laporan praktik pengalaman lapangan jurusan...

LAPORAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN

JURUSAN EKONOMI SYARIAH

MEKANISME PENYUSUNAN BERKAS KEARSIPAN PASPOR YANG

SUDAH SELESAI PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II NON TPI

BLITAR

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Akhir

Praktik Pengalaman Lapangan Jurusan Ekonomi Syariah

Disusun oleh :

Afni Nurvita Dewi

NIM : 12402173170

Dosen Pembimbing Lapangan

Nur Aziz Muslim, M.HI

JURUSAN EKONOMI SYARIAH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI TULUNGAGUNG

TAHUN 2020

ii

HALAMAN PERSETUJUAN

PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN

Laporan akhir Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) Jurusan Ekonomi Syariah

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN Tulungagung ini telah disetujui dan

disahkan pada :

Hari :

Tanggal : Februari 2020

Di : Tulungagung

Judul Laporan : “Mekanisme Penyusunan Berkas Kearsipan Paspor Yang

Sudah Selesai Pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI

Blitar”

MENYETUJUI

DOSEN PAMONG DOSEN PEMBIMBING LAPANGAN

MASTOHA, S.H NUR AZIZ MUSLIM, M.HI

NIP. 197201231994031001 NIP”. 197407162009011006

MENGESAHKAN

a.n DEKAN

KEPALA LABORATORIUM FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

SISWAHYUDIANTO, M.M

NIDN. 2015068402

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan

Laporan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) ini. Sholawat dan salam kami

ucapkan kepada Nabi Muhammada SAW sebagai rahmatan lil’alamin yang telah

membimbing umatnya ke jalan yang benar.

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat telah

menyelesaikan

Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Islam IAIN Tulungagung. Laporan ini di susun berdasarkan hasil observasi

selama PPL di Kantor Imigrsi Kelas II Non TPI Blitar yang dilaksanakan selama

4 Minggu yang dimulai dari tanggal 07 Januari – 07 Februari 2020. Selama

pelaksanaan PPL sampai dengan selesai ini, kami banyak menerima bantuan dan

dukungan dari berbagai pihak, karena itu pada kesempatan ini kami

menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Prof. Dr. Maftukhim, M. Ag selaku Rektor IAIN Tulungagung.

2. Siswahyudiant, M.M selaku Kepala Laboratorium Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Islam IAIN Tulungagung.

3. Nur Aziz Muslim, M.HI selaku DPL (Dosen Pembimbing Lapangan) dalam

pelaksanaan PPL (Praktik Pengalaman Lapangan).

4. Andhika Pandu Kurniawan, A.Md, Im., S.H. selaku Kepala Kantor Imigrasi

Kelas II Non TPI Blitar.

5. Mastoha, S.H selaku Dosen Pamong dalam pelaksanaan PPL (Prakting

Pengalaman Lapangan).

6. Seluruh karyawan dan staff Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang

telah membantu dalam penyusunan laporan.

7. Orang Tua yang memberikan dukungan serta doa dalam menyelasaikan

Laporan PPL (Praktik Pengalaman Lapangan).

8. Semua pihak yang telah membantu selama proses pembuatan Laporan PPL

(Praktik Pengalaman Lapangan).

iv

Semoga Allah SWT membalas semua budi baik semua pihak yang telah

memberi dukungan, doa, bantuan serta kesempatan kepada penulis dalam

menyelesaikan laporan ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan

ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran yang membangun dari pihak dan semoga laporan ini bermanfaat

bagi kita semua.

Tulungagung, Februari 2020

Penulis

AFNI NURVITA DEWI

NIM. 12402173170

v

DAFTAR ISI

Halaman Judul ...................................................................................................... i

Halaman Persetujuan .......................................................................................... ii

Kata Pengantar ................................................................................................... iii

Daftar Isi ............................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran ......................................................................................... 1

B. Tujuan dan Kegunaan ................................................................................ 2

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan ................................................................ 2

BAB II PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Profil Lembaga ........................................................................................... 3

B. Pelaksanaan Praktik ................................................................................... 6

C. Permasalahan di Lapangan ........................................................................ 7

D. Tanggapan dari Pihak Lembaga Tempat Praktik ...................................... 7

BAB III PEMBAHASAN TERHADAP TEMUAN STUDI

A. Prosedur Pengarsipan Secara Manual ........................................................ 8

B. Pengorganisasian Arsip .............................................................................. 9

C. Prosedur Penyimpanan Arsip ................................................................... 10

D. Pemusnahan Arsip .................................................................................... 12

E. Penemuan Kembali Arsip ........................................................................ 14

F. Kendala dalam Pengarsipan Data yang belum di Digitalisasi ................. 15

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................................. 16

B. Saran-Saran .............................................................................................. 16

vi

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

A. Berita Acara Serah Terima Mahasiswa PPL

B. Presensi Kehadiran Harian Individual

C. Presensi Kehadiran Kelompok

D. Berita Acara Harian Individual

E. From Bukti Konsultasi dengan DPL

F. Foto-Foto Kegiatan PPL

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran

Pada umumnya setiap perusahaan atau instansi mempunyai proses

kearsipan, dan pada dasarnya arsip dapat berupa catatan atau rekaman dari setiap

kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Catatan ini secara umum disebut

sebagai naskah atau dokumen ataupun informasi terkema, yang dalam realisasinya

dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara. Informasi-informasi tersebut sangat

penting bagi perusahaan yang kemudian disimpan dengan baik dan sewaktu-

waktu akan digunakan kembali untuk kepentingan perusahaan baik pemerintah

maupun swasta. Dengan semakin meningkatnya aktivitaas suatu perusahaan,

maka akan semakin meningkat pula volume arsip yang tercipta dan yang

dibutuhkan. Sistem kearsipan merupakan sistem yang mencakup keseluruhan

aktivitas dan daur hidup arsip dimulai dari penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan

dan penemuan arsip yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan harus teratur dan

bertahap dimulai dari memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan

menyimpan arsip.

Sistem kearsipan yang dilaksanakan oleh pegawai Kantor Imigrasi Kelas II

Non TPI Blitar dalam proses prosedur penyimpanan arsipnya dan sistem

penyimpanan arsip yang digunakan belum dilakukan dengan baik. Hal ini dapat

dilihat dari sistem penyimpanan dokumen keimigrasian yang hanya menggunakan

satu sistem penyimpanan yaitu sistem tanggal tanpa adanya kombinasi dan

prosedur penyimpanan arsip yang masih belum teratur karena prosedur yang

dilaksanakan hanya memeriksa dokumen, mencatat dokumen dan menyimpan

dokumen saja. Sehingga dokumen-dokumen bertumpuk dan masih belum tertara

dengan baik dan juga dalam penemuan kembali dokumen memerlukan waktu

yang relatif lama, pencarian satu dokumen memerlukan waktu 5-15 menit. Hal

tersebut menjadi masalah bagi kelancaran kegiatan perusahaan.

Lalu kini yang menjadi sebuah pertanyaan bagaimana pelaksanaan

prosedur penyimpanan arsip dokumen keimigrasian di Kantor Imigrasi Kelas II

2

Non TPI Blitar? dan Bagaimana sistem penyimpanan arsip dokumen keimigrasian

yang digunakan pada kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar?. Berdasarkan

uraian diatas, maka untuk memahami dan mengetahui lebih jauh dibuatlah laporan

akhir Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) yang berjudul “MEKANISME

PENYUSUNAN BERKAS KEARSIPAN PASPOR YANG SUDAH SELESAI

PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II NON TPI BLITAR”.

B. Tujuan dan Kegunaan

Tujuan dari laporan ini diharapkan memberikan manfaat dalam

pengetahuan tentang penyusunan pengarsipan paspor yang sudah selesai, dan

secara umum agar dapat jadi sumber referensi keilmuan tentang prosedur

penyusunan berkas kearsipan paspor.

Adapun kegunaan dalam penyusunan laporan ini, diharapkan menjadi

proses pembelajaran dan bekal tambahan pengetahuan dengan cara mengetahui

gambaran tentang pelaksanaan prosedur penyusunan berkas kearsipan dan sistem

penyusunan berkas kearsipan paspor.

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) Gelombang I ini dilaksanakan di

Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang beralamat di Jl. Raya Mastrip

No.45, Srengat Blitar dan dilaksanakan selama kurang lebih 30 hari. Dimulai pada

tanggal 07 Januari – 07 Februari 2020. Hari efektif kerja yaitu hari Senin – Jumat

dimulai pada pukul 07.30 s.d 16.00 WIB.

3

BAB II

PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Profil Lembaga

Kantor Imigrasi Kelas II Blitar dibentuk berdasarkan Keputusan Menteri

Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomer 05-PR.07.04

Tahun 2002 tanggal 29 September 2002. Menempati bangunan gedung kantor

seluas 1.047 m2 berdiri diatas lahan 11.910 m2 terletak di Jalan Raya Mastrip 45

Srengat Kabupaten Blitar, berjarak 19 km dari Kota Blitar dengan status tanah dan

bangunan pinjam pakai 25 (dua puluh lima) tahun dari Pemerintah Kabupaten

Blitar berdasarkan Ssurat Perjanjian Nomor 188/33/409.306/2004 dan

W10.PL.01.10-371 tanggal 11 Januari 2004 antar Pemerintah Kabupaten Blitar

dan Kantor Wilayah Departemen Kehakiman Jawa Timur.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan HAM No.

M.HH08.OT.01.02 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Kantor Imigrasi Kelas III

Ponorogo, Wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas II Blitar yan sebelumnya meliputi

Kota Blitar, Kabupaten Blitar, Kabupaten Tulungagung dan Kabupaten

Trenggalek menjadi Kota Blitar, Kabupaten Blitar, Kabupaten Tulungagung saja.

Wilayah tersebut terdiri dari :

Kota Blitar terdiri dari 3 kecamatan yaitu :

1. Kecamatan Kepanjenkidul

2. Kecamatan Sananwetan

3. Kecamatan Sukorejo

Kabupaten Blitar terdiri dari 22 kecamatan yaitu :

1. Kecamatan Bakung

2. Kecamatan Binangun

3. Kecamatan Doko

4. Kecamatan Gandusari

5. Kecamatan Garum

6. Kecamatan Kademangan

4

7. Kecamatan Kanigoro

8. Kecamatan Kesamben

9. Kecamatan Nglegok

10. Kecamatan Panggungrejo

11. Kecamatan Ponggok

12. Kecamatan Sanankulon

13. Kecamatan Selopuro

14. Kecamatan Selorejo

15. Kecamatan Srengat

16. Kecamatan Sutojayan

17. Kecamatan Talun

18. Kecamatan Udanawu

19. Kecamatan Wlingi

20. Kecamatan Wonodadi

21. Kecamatan Wonotirto

22. Kecamatan Wates

Kabupaten Tulungagung terdiri dari 19 Kecamatan yaitu :

1. Kecamatan Bandung

2. Kecamatan Besuki

3. Kecamatan Boyolangu

4. Kecamatan Campurdarat

5. Kecamatan Gondang

6. Kecamatan Kalidawir

7. Kecamatan Karangrejo

8. Kecamatan Kedungwaru

9. Kecamatan Kauman

10. Kecamatan Ngantru

11. Kecamatan Paagerwojo

12. Kecamatan Ngunut

13. Kecamatan Pakel

14. Kecamatan Pucanglaban

15. Kecamatan Rejotangan

5

16. Kecamatan Sendang

17. Kecamatan Sumbergempol

18. Kecamatan Tanggung Gunung

19. Kecamatan Tulungagung

Visi dan Misi

Visi : “Masyarakat memperoleh kepastian hukum”

Misi : “Melindungi Hak Asasi Manusia”

Tugas dan Fungsi

Tugas Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah melaksanakan

sebagian tugas pokok Kementerian Hukum dan HAM di Bidang

Keimigrasian di wilayah kerjannya. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut

Kantor Imigrasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Melaksanakan tugas di bidang Tata Usaha.

2. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Doklan Intalkim (Dokumen

dan Izin Tinggal Keimigrasian).

3. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Inteldakim (Inteljen dan

Penindakan Keimigrasian).

4. Melaksanakan tugas keimigrasian di bidang Bidang Teknologi

Informasi dan Komunikasi Keimigrasian (Tikim).

Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi Kantor Imigrasi Kelas II Non Tpi Blitar

adalah sebagai berikut :

KEPALA KANTOR : Andhika Pandu Kurniawan, A.Md. Im., S.H.

BIDANG DOKLAN INTALKIM

Kepala Seksi : Moch. Andri Budiman, S.Sos.

Kasubsi Dokumen Perjalanan : Minda Natalia Napitupulu, S.E.

Kasubsi Izin Tinggal : Donny Febriansyah, S.H.

6

BIDANG TIKIM

Kepala Seksi : Dian Widyastuti, A.Md. IM., S.H.

Kasubsi Informasi : Dedit Satria Adyguna, A.Md. Im., S.H.

Kasubsi Komunikasi : Hetty Rosidah, A.Md. Im., S.H., M.H.

BIDANG INTELDAKIM

Kepala Seksi : Denny Irawan, S.H.

Kasubsi Inteljen Keimigrasian : Priyo Ery Wicaksono, S.H.

Kasubsi Penindakan : Dendy Wibisono Tjahyo Utomo, S.H.

B. Pelaksanaan Praktik

Pada kesempatan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) pada tahun ini,

terdapat 5 Mahaasiswa yang dapat melaksanakan PPL di Kantor Imigrasi Kelas II

Non TPI Blitar, diantaranya :

1. Asneliy Sa’adah

2. Septiana Dwika Sari

3. Dwi Ngainur Rosyida

4. Melsilia Prastiwi

5. Afni Nurvita Dewi

Adapun pelaksanaan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) ini

dilaksanakan di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yang beralamat di Jl.

Mastrip No.45, Srengat, Kec.Srengat, Kab.Blitar. Pelaksanaan PPL berlangsung

mulai tanggal 07 Januari sampai 07 Februari 2020.

Dalam melaksanakan PPL kami dituntut untuk selalu aktif dalam

praktiknya akan tetapi dengan tetap berpedoman pada aturan-aturan yang telah

disepakati di awal pelaksanaan PPL. Selama PPL di Kantor Imigrasi Kelas II Non

TPI Blitar, saya banyak mendapatkan pembelajaran yang belum pernah saya

dapatkan sebelumnya. Semua yang telah saya pelajari selama berada dibangku

kuliah berbeda jauh dengan praktinya secara langsung.

7

Memahami secara umum bagian dan sub bagian yang ada dalam instansi

serta tugas-tugas tiap bagian. Membantu berbagai bidang sesuai dengan arahan

Bapak dosen pamong / staf yang ada di instansi. Sedangkan tugas yang saya

lakukan selama PPL di Kantor Imigrasi Kelasd II Non TPI Blitar yaitu :

1. Membantu dibidang customer care 1 atau bidang layanan dan informasi.

2. Membantu mendaftarkan antrian online pemohon paspor.

3. Check in antrian online paspor.

4. Mengantarkan lansia kebagian prioritas.

5. Mengantarkan berkas pemohon ke wasdakim.

6. Membantu foto antrian sambang pemohon.

7. Membantu bidang cetak paspor, uji kualitas paspor, laminating paspor dan

stampel paspor.

8. Membantu bagian arsip berkas pemohon paspor.

9. Cek pembayaran paspor.

10. Membantu menyiapkan kebutuhan timpora wasdakim.

11. Membantu bidang kepegawaian.

C. Permasalahan di Lapangan

Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada Kantor Imigrasi Kelas II Non

TPI Blitar masih belum maksimal, karena ruangan untuk penyimpanan masih

sempit dan mengenai petugas penataan arsip sebaiknya ditambah satu lagi agar

penataan cepat selesai dan tidak acak-acakan akibat banyaknya berkas yang setiap

hari terkumpul di gudang.

D. Tanggapan dari Pihak Lembaga Tempat Praktik

Tanggapan dari pihak Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar yaitu tetap

bersikap professional. Para petugas sebaiknya lebih perhatian pada arsip paspor

yang sudah selesai dalam hal penyimpanan dan pemeliharaan arsip, mengingat

pentingnya arsip paspor untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Sarana

dan prasarana dalam penyimpanan arsip, penyimpanan secara manual sebaiknya

lebih dimaksimalkan lagi, supaya arsip paspor yang telah disimpan tidak mudah

rusak maupun hilang.

8

BAB III

PEMBAHASAN TERHADAP TEMUAN STUDI

A. Prosedur Pengarsipan Secara Manual

Hampir sebagian besar perusahaan masih menggunakan atau mengelola

arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, Compact

Disk (CD) maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang menjadikan pengelolaan

arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini. Berikut ini

akan dijelaskan tentang prosedur pengarsipan paspor yang sudah selesai secara

manual yang ada bagian Sumber Daya Manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non

TPI Blitar.

Prosedur Pengarsipan Secara Manual

Pemilihan Dokumen

Dokumen Permanen

Checklist Validasi

Dokumen

Dokumen Tidak Permanen

Pengarsipan Dokumen

Masukkan pada Map

berkas

Masukkan pada lemari

arsip

9

Berdasarkan Gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Memilih dan mengklasifikasikan dokumen personal paspor yang ada di

map sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yaitu memilih dokumen

antara dokumen permanen dengan dokumen tidak permanen.

2. Dokumen permanen yang dimiliki setiap pemohon kemudia di

checklist pada form checklist validasi dokumen pemohon. Form

checklist tersebut dapat memudahkan pelaksana sumber daya manusia

dalam penemuan kembali arsip paspor.

3. Dokumen yang telah di arsip tersebut di masukkan ke dalam map

berkas.

4. Setelah rapi di masukkan pada map berkas, langkah selanjutnya yaitu

penataan map berkas pada lemari arsip. Penataan map berkas tersebut

sesuai dengan nomer pemohon, sehingga dalam pencarian file data

personal pemohon dapat dengan mudah di temukan.1

B. Pengorganisasian Arsip

Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian sumber daya manusia

di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah kombinasi sistem sentralisasi

dan desentralisasi. Berikut penjelasan pengorganisasian arsip pada bagian sumber

daya manusia :

1. Sentralisasi

Seluruh dokumen tidak permanen arsip paspor di Kantor Imigrasi Kelas II

Non TPI Blitar disimpan secara terpusat oleh bagian sumber daya manusia.

Fotokopi dokumen permanen arsip paspor juga disimpan secara terpusat

oleh bagian sumber daya manusia. Hal ini agar memudahkan dalam

pencarian (penemuan kembali) apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh

perusahaan atau pemohon.

2. Desentralisasi2

1 CHR. Jimmy L.Gaol, Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi , (Jakarta:

PT. Gramedia, 2015), hlm.290. 2 Drs. Zulkifli Amsyah.MLS, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,

2005), hlm.16.

10

Dokumen arsip paspor yang asli diserahkan kembali pada pemohon agar

disimpan secara pribadi oleh masing-masing pemohon. Hal ini bertujuan

sebagai bukti perseorangan setiap pemohon apabila dibutuhkan sewaktu-

waktu oleh perusahaan.

C. Prosedur Penyimpanan Arsip

Menurut Amsyah, “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang

dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah

disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu

diperlukan”. 3

Menurut Amsyah, langkah- langkah penyimpanan arsip terdiri dari4 :

1. Memeriksa

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara

memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-

arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut harus

dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa

surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat

disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan “hilang”.

2. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau

subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem

abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala

surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar

dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu

map dengan kata tangkap yang sama.

3. Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara

sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna

3 Ibid, hlm. 71.

4 Ibid, hlm. 64.

11

yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah

pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan

disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar

file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut

berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan

kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk

jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan

penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan

pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa

pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci

pada waktu penyimpanan dokumen, disamping berkali-kali membuka dan

menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi

dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad,

pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem

numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis

dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat

dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.

5. Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen

atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang

dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien

bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan

sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana

mempergunakan almari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat

tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator,

dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui

lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat

masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar

12

maka menggunakan penyimpanan moderen, surat masuk dan surat keluar

dari dan untuk satu koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama

dan letaknya berdampingan

Dapat dilihat dalam prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen

keimigrasian yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar sebelum

melakukan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian ke ruang khusus arsip,

dalam pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian melakukan

prosedur pencatatan terlebih dahulu dimana dokumen-dokumen tersebut harus

dicatat dibuku agenda khusus dokumen keimigrasian. Pencatatan yang

dilaksanakan untuk mencatat dokumen-dokumen keimigrasian berdasarkan pada

sistem penyimpanan nomor permohonan. Tetapi sistem penyimpanan arsip

yang digunakan tersebut masih kurang membantu dalam penemuan kembali arsip

dengan cepat karena hanya menggunakan satu sistem penyimpanan tanpa

dikombinasikan dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya.

D. Pemusnahan Arsip

Sebelum pemusnahan arsip dilakukan, sebaiknya harus diadakan penilaian

berkas-berkas terlebih dahulu. Penilaiaan berkas-berkas yang akan dimusnahkan

dapat dilakukan dengan dua langkah sebagai berikut :

1. Penggolongan berkas surat dinamis, berdasarkan hal-hal berikut :

Berkas surat aktif, yaitu berkas surat yang masih sering digunakan.

Berkas surat semiaktif, yaitu berkas surat yang frekuensi

penggunaannya sudah jarang.

Berkas surat inaktif, yaitu berkas surat yang sama sekali tidak lagi

digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Pemindahan berkas surat, yaitu pemindahan berkas surat dari file aktif ke

file inaktif yaitu diatur dengan cara sebagai berikut :

Pemindahan secara berkala

Pemindahan secara terus-menerus

Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif :

13

1. Pencacahan

Metode ini paling sering digunakan. Prosesnya menggunakan alat

pencacahan yang biasa dikenal dengan shredden. Alat ini menghancurkan

kertas dengan cara menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan

kecil, dengan ukuran bervvariasi 0,8 – 2,5 cm.

2. Pembakaran

Metode ini sangat populer pada masa lalu, tetapi saat ini dianggap sulit dan

berbahaya dilakukan karena berisiko menyebabkan kebakaran.

3. Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi. Walaupun

metode ini lebih efisien dibandingan dengan metode pencacahan, tidak

dapat dilakukan sewaktu-waktu. Pasalnya, bahan kimia yang digunakan

adalah larutan asam yng dapat merusak kulit dan mudah terbakar, sehingga

harus disimpan di tempat yang aman.

4. Pembuburan

Merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih. Namun, metode ini

tidak terlalu populer digunakan. Pemusnahan dilakukan dengan

memasukkan dokumen ke dalam bak penampungan yang telah diisi air, lalu

dicacah hingga hancur, kemuddian diisaring. Pembuburan banyak dilakukan

oleh bank dan organisasi yang membutuhkan pengamanan tinggi terhadap

dokumen yang harus dimusnahkan.

Berkaitan dengan pemusnahan berkas, biasanya pihak manajemen telah

menyiapkan prosedur untuk mentepakan metode pemusnahan yang paling sesuai.

Pemilihan metode pemusnahan biasanya dilakukan dengan pertimbangan-

pertimbangan berikut ini:

Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.

Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.

Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia yang akan

dimusnahkan.5

5 Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff, (Jakarta: Visimedia, 2009),

hlm. 50.

14

Bagian sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar

dalam melakukan pemusnahan arsip data paspor terutama arsip inaktif dalam

dokumen tidak permanen yang telah memasuki masa penyimpanan arsip kurang

lebih dari 10 tahun yaitu dengan cara memilih dokumennya terlebih dahulu. Arsip

data personal tersebut kemudian di bakar. Apabila terdapat dokumen yang ganda

dalam penyimpanan arsip, maka dokumen tersebut langsung dimusnahkan.

Melakukan pemusnahan arsip dengan cara tersebut dapat menghemat

biaya serta dapat dengan mudah dilakukan oleh perlasana sumber daya manusia.

Akan tetapi, membutuhkan waktu yang lama dalam memilih dokumen. Bagian

sumber daya manusia memilih cara pemusnahan arsip tersebut bertujuan untuk

memusnahkan dokumen-dokumen papor yang sudah tidak terpakai, sehingga

dokumen tersebut tidak menumpuk pada kantor bagian sumber daya manusia dan

tidak menganggu proses kerja pegawai. Mengingat seluruh arsip paspor tersimpan

pada kantor bagian sumber daya manusia dan dikelola langsung oleh pelaksana

sumber daya manusia.

E. Penemuan Kembali Arsip

Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa penemuan kembali surat/file tidak

diperlukan penggunaan kartu korespondensi, asal kita mengetahui masalah/subyek

dan kode klasifikasinya, maka surat-surat/file tersebut akan ditemukan kembali

dengan mudah.6

Proses penemuan kembali arsip pemohon yang terdapat pada bagian

sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar dengan

menggunakan metode klasifikasi arsip menurut abjad dan numerik yaitu dilakukan

secara manual. Dengan menggunakan metode tersebut dapat membantu bagian

sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip. Bagian sumber daya

manusia dalam penemuan kembali arsip terbantu dengan adanya pemikiran nomer

permohonan dan nama lengkap pemohon. Penemuan kembali arsip pegawai

tersebut bertujuan untuk menemukan arsip pemohon dengan cepat dan tepat.

6Hadi Abubakar, Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien, (Jakarta:Djambatan,

1997), hlm. 31.

15

Dimana arsip pemohon tersebut berfungsi sebagai sumber informasi perusahaan

serta kebutuhan perusahaan dan juga kebutuhan pemohon.

F. Kendala dalam Pengarsipan Data yang belum di Digitalisasi

Kendala dalam pengarsipan data yang belum di digitalisasi , antara lain

adalah:

1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau

kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan

berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan

akhirnya tugas-tugas di biidang kearsipan dipandang rendah.

2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mmengakibatkan tempat

dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.

3. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat

bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum

sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.7

7 http://bpkad.banjarkab.go.id/index.php/2016/07/23/masalah-dalam-pengelolaan-arsip/,

diakses pada tanggal 23 Juli 2016.

http://bpkad.banjarkab.go.id/index.php/2016/07/23/masalah-dalam-pengelolaan-arsip/

16

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Hampir sebagian besar perusahaan masih menggunakan atau

mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa

kertas, Compact Disk (CD) maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang

menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan untuk dibahas

pada era digital ini.

Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian sumber daya

manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar adalah kombinasi sistem

sentralisasi dan desentralisasi.

Menurut Amsyah, “penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang

dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang

sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-

waktu diperlukan”. Menurut Amsyah, langkah-langkah penyimpanan arsip

terdiri dari Memeriksa, Mengindeks, Memberi tanda, Menyortir, Menyimpan.

Bagian sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI

Blitar dalam melakukan pemusnahan arsip data paspor terutama arsip inaktif

dalam dokumen tidak permanen yang telah memasuki masa penyimpanan

arsip kurang lebih dari 10 tahun yaitu dengan cara memilih dokumennya

terlebih dahulu. Arsip data personal tersebut kemudian di bakar. Apabila

terdapat dokumen yang ganda dalam penyimpanan arsip, maka dokumen

tersebut langsung dimusnahkan.

Proses penemuan kembali arsip pemohon yang terdapat pada bagian

sumber daya manusia di Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar dengan

menggunakan metode klasifikasi arsip menurut abjad dan numerik yaitu

dilakukan secara manual. Dengan menggunakan metode tersebut dapat

membantu bagian sumber daya manusia dalam penemuan kembali arsip.

B. Saran

Penulis akan memberikan saran untuk Kantor Imigrasi Kelas II Non

TPI Blitar Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip dokumen keimigrasian

17

yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar masih belum

maksimal, metode penyimpanan arsip ada lima metode yaitu metode abjad,

metode pokok soal, metode nomor, metode tanggal, dan metode wilayah.

Sedangkan pada Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Blitar hanya melakukan

satu metode yaitu metode nomer tidak melakukan metode abjad, pokok soal,

tanggal maupun wilayah tetapi hanya mencatat dokumen keimigrasian dibuku

agenda berdasarkan sistem penyimpanan nomor sehingga dokumen-dokumen

tersebut bertumpuk dan untuk menemukan satu dokumen yang dibutuhkan

memerlukan waktu yang lama yaitu 5 menit.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan

Efisien. (Jakarta : Djambatan).

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama).

Gaol. CHR Jimmy L. 2015. Kendala dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan

Organisasi. (Jakarta: PT. Gramedia).

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff.

(Jakarta: Visimedia).

http://bpkad.banjarkab.go.id/index.php/2016/07/23/masalah-dalam-pengelolaan-

arsip/, diakses pada tanggal 23 Juli 2016



BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL

PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I

JURUSAN EKONOMI SYARI’AH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG

TAHUN 2020

Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 7 sampai 13 bulan Januari

Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah

dilaksanakan PPL Gelombang I Ekonomi Syari’ah, Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Islam IAIN Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswi dengan identitas sebagai

berikut :

Nama/NIM/Jurusan : Afni Nurvita Dewi / 12402173170 / Ekonomi Syariah

Bentuk kegiatan adalah :

Selasa, 07 Januari 2020

1. Perkenalan tugas dan pegawai di ruangan INTELDAKIM.

2. Mengetahui tugas di masing-masing bagian.

3. Membantu penomeran berkas Arsip di bagian INSARKOM.

Rabu, 08 Januari 2020

1. Membantu pencarian dokumen Arsip yang diperlukan oleh yang

bersangkutan.

2. Membantu penomeran berkas Arsip di bagian INSARKOM.

3. Membantu mengurutkan berkas Arsip sesuai nomor kemudian diletakkan

ke gudang.

Kamis, 09 Januari 2020

1. Membantu penomeran berkas Arsip atau penyimpanan berkas di bagian

INSARKOM.

2. Membantu mengurutkan berkas Arsip sesuai nomor urut kemudian di

letakkan di gudang.

Jum’at, 10 Januari 2020

1. Membantu Entry Data pemohon paspor di bagian Doklan Intaltuskim.

2. Membantu penomoran berkas arsip atau penyimpanan berkas di bagian

INSARKOM.

3. Membantu mengurutkan berkas Arsip yang sudah diberi nomor

kemudian di serahkan ke bagian gudang.

Senin, 13 Januari 2020

1. Mengikuti kegiatan apel pagi.

2. Membantu mencetak Paspor, Alokasi Paspor, dan laminating Paspor

kemudian di serahkan ke bagian Tata Usaha Perjalanan Dokumen Lalu

Lintas ke Imigrasian.

Blitar, 13 Januari 2020

Mengetahui

Pembimbing / Dosen Pamong

Mastoha, S.H





TAHUN 2020





berikut :




1. Membantu Pemanggilan terhadap pengunjung sesuai nomor antrian.

2. Membantu melakukan penomoran surat keluar.

3. Membantu memintakan paraf kepada KASI INTELDAKIM.

4. Membantu mengantar berkas ke Customer Service.


1. Melakukan pemanggilan pengunjung sesuai nomer antrian.










Izin karena SAKIT


1. Mengikuti kegiatan apel pagi



4. Menyetorkan berkas untuk dimintakan paraf dari KASUBSI

INTELDAKIM dan KASI INTELDAKIM.



Mengetahui


Mastoha, S.H





TAHUN 2020





berikut :




1. Membantu penomoran berkas Arsip di bagian INSARKOM.

2. Membantu pengetikan Lakip bapak Kepala Urusan Umum.



2. Membantu mengurutkan berkas arsip sesuai nomor kemudian diletakkan

di gudang.

3. Membantu pencarian dokumen arsip yang diperlukan oleh yang

bersangkutan.




di gudang.

3. Membantu pengetikan berkas Lakip bapak Kepala Urusan Umum.




di gudang.

3. Membantu pengetikan dan mencetak berkas Lakip bapak Kepala Urusan

Umum.

4. Membantu Entry Data pemohon paspor di bagian Doklan Intaltuskim.


1. Mmengikuti kegiatan apel pagi.

2. Membantu Entry Data pemohon paspor dibagian Doklan Intaltuskim.


Mengetahui


Mastoha, S.H





TAHUN 2020

Pada hari ini, Selasa sampai Senin tanggal 28 Januari sampai 03 Februari




berikut :




1. Fotokopi formulir berkas pendaftaran (PERDIM) untuk membuat dan

memperpanjang paspor, serta formulir pendukung lainnya. Seperti

formulir pernyataan CTKI, pernyataan nama kakek, dan sebagainya.

2. Membantu menanyakan tujuan pengunjung yang datang.

3. Mengecek kelengkapan berkas yang dibawa pengunjung.

4. Membantu menulis nomer barcode pendaftaran online di buku catatan.

5. Mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan

memberikan berkas ke ruang BAP.

6. Selain itu, mengarahkan pengunjung untuk duduk di dalam ruangan, dan

memberikan berkas ke loket bagian layanan prioritas.









6. Memanggil, mendaftarkan dan mem-foto pengunjung untuk antrian loket.

7. Mengambil map kuning ke bagian Aula.











1. Fotokopi formulir berkas pendaftaran (PERDIM) untuk membuat dan

memperpanjang paspor


















Blitar, 03 Februari 2020

Mengetahui


Mastoha, S.H





TAHUN 2020

Pada hari ini, Selasa sampai Jum’at tanggal 04 sampai 07 Februari Tahun

2020, bertempat di lembaga Kantor Imigrasi kelas II Non TPI Blitar, telah



berikut :



Selasa – Jum’at tanggal 04 – 07 Februari 2020

1. Perkenalan tugas dan pegawai di ruangan DOKLAR (Dokumen

Perjalanan).

2. Mengetahui tugas di masing-masing bagian.

3. Memberikan bantuan kepada pengunjung yang hendak melakukan

pengambilan paspor

4. Memberikan informasi ke pengunjung mengenai waktu untuk

pengambilan paspor

5. Melakukan input data atau berkas yang paspor nya telah diserahkan

kepada pemilik.

6. Melakukan pencarian berkas atau map ketika pada brankas tidak ada,

dengan cara melakukan pengecekan terhadap posisi atau status dokumen

tersebut.

7. Melayani pengunjung dengan senyum dan ramah.

8. Melakukan pengecekan kekurangan dokumen sebelum dilakukannya

penyerahan paspor.

9. Memisahkan map yang sudah selesai diserahkan dan yang belum

diserahkan.

10. Mengurutkan dan merapikan map sesuai nomor yang tertera sebelum

dimasukkan kedalam brankas, untuk mempermudah pencarian berkasatau

map ketika ada yang akan mengambil paspor.

11. Menyetorkan map atau berkas yang sudah seleseai serah ke bagian arsip

atau INSARKOM.

12. Membantu pengunjung yangh hendak melakukan pengambilan paspor

lama dengan cara menghubungi pihak INSARKOM.

13. pada hari Jum’at, melakukan kegiatan jalan sehat dan kegiatan bersih-

bersih lingkungan kantor.

14. Setelah kegiatan jumat bersih dilanjutkan kegiatan seperti biasanya dengan

menggunakan seragam batik.

15. Pada hari Senin melakukan kegiatan apel pagi yang dilaksanakan di

halaman kantor.

16. Setelah apel melaksanakan kegiatan seperti biasanya di DOKLAR

17. Menyiapkan dokumen yang sudah diparaf oleh Kasi

DOKLANINTALKIM dan Kasi TIKIM untuk diurutkan Dan dimasukkan

kedalam brankas

18. Melakukan input data yang sudah diserahkan.

19. Selalu bertanya kepada pegawai lain apabila ada sesuatu yang kurang saya

mengerti mengenai pengambilan paspor.

20. Membantu pengecekan kelengkapan berkas atau data pengunjung.

Tulungagung, 07 Februari 2020

Mengetahui


Mastoha, S.H

LAMPIRAN

1. Berita Acara serah terima mahasiswa PPL

2. Presensi kehadiran harian individual

3. Presensi kehadiran kolektif / kelompok

4. Berita acara harian individual

5. Form bukti konsultasi dengan DPL

FOTO –

FOTO

KEGIATAN

PPL

Keterangan: Kunjungan

DPL Bapak Nur Aziz

Keterangan: Pendaftaran pengusulan

calon jama’ah umrah

Keterangan : Kegiatan

laminating paspor

Keterangan: Mencari berkas

dan paspor pemohon

Keterangan: Kegiatan di arsip

Keterangan:

Suasana ruang

tunggu

pengantar

Keterangan:

Suasana ruang

tunggu

pemohon

Keterangan: Meminta tanda tangan perdim ke bagian Kasubsi Doklan

laporan praktik pengalaman lapangan jurusan...

Documents