laporan praktik pengalaman lapangan (ppl) …eprints.uny.ac.id/32025/1/9. rimadhan aulia muchti -...
TRANSCRIPT
LAPORAN
PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL)
SEMESTER KHUSUS TAHUN AKADEMIK 2015/2016
OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBANTUAN KOMPUTER DI
SUBBAGIAN KEUANGAN DINAS PENDIDIKAN MENENGAH DAN
NONFORMAL KABUPATEN BANTUL
Disusun Guna Memenuhi Persyaratan Mata Kuliah Praktik Pengalaman Lapangan
Di Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul
Dosen Pembimbing Lapangan : Dr. Setya Raharja, M.Pd
Disusun Oleh :
Rimadhan Aulia Muchti
NIM : 12101241045
Program Studi Manajemen Pendidikan
PUSAT PENGEMBANGAN PPL DAN PKL
LEMBAGA PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2015
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penyusun panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Laporan Praktik Pengalaman
Lapangan II Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbantuan Komputer di Subbag
Keuangan dan Aset Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul
dapat diselesaikan. Laporan ini merupakan tugas akhir Mata Kuliah Praktek
Pengalaman Lapangan II.
Terselesainya laporan ini tentu tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh
sebab itu penyusun mengucapkan terimakasih kepada:
1. Allah SWT atas nikmat, hidayah dan inayah-Nya sehingga saya dapat
menyelesaikan Praktek Pengalaman Lapangan II tahun 2015,
2. Prof. Dr. Rochmat Wahab M.Pd., MA selaku Rektor Universitas Negeri
Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan untuk pelaksanaan kegiatan
Praktek Pengalaman Lapangan II tahun 2015.
3. PP PPL dan PKL LPPMP UNY yang telah membantu proses persiapan dan
perizinan PPL.
4. Bapak Drs. Masharun, MM selaku Kepala Dinas Pendidikan Menengah dan Non
Formal Kabupaten Bantul yang telah berkenan memberikan izin untuk
pelaksanaan PPL.
5. Bapak Warsito, S.Pd. selaku Kasubbag Keuangan dan Aset yang telah
membimbing dalam pelaksanaan PPL.
6. Seluruh staf subbag Keuangan dan Aset Dinas Pendidikan Menengah dan Non
Formal Kabupaten Bantul yang telah mendukung dan membantu dalam
pelaksanaan PPL.
7. Bapak Dr. Setya Raharja, M.Pd selaku dosen pembimbing lapangan.
8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.
Penyusun menyadari bahwa penyusun laporan ini tentunya tidak lepas dari
berbagai bentuk kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun
sangat penyusun harapkan demi penyempuranaan laporan PPL II. Semoga laporan
ini dapat bermanfaat bagi penyusunan maupun pembaca.
Bantul, September 2015
Penyusun
Rimadhan Aulia M
NIM. 12101241045
iv
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................................iv
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... v
ABSTRAK ......................................................................................................................vi
BAB I .............................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
A. Analisis Situasi ........................................................................................................ 1
B. Perumusan Program dan Rancangan Kegiatan PPL ............................................... 1
BAB II ............................................................................................................................. 4
PERSIAPAN, PELAKSANAAN, DAN ANALISIS HASIL ......................................... 4
A. PERSIAPAN ........................................................................................................... 4
B. PELAKSANAAN ................................................................................................... 4
C. Analisis Hasil Pelaksanaan Dan Refleksi ............................................................... 9
BAB III ......................................................................................................................... 10
PENUTUP .................................................................................................................... 10
A. KESIMPULAN ..................................................................................................... 10
B. SARAN ................................................................................................................. 10
LAMPIRAN .................................................................................................................. 12
v
DAFTAR LAMPIRAN
1. Matriks
2. Laporan Mingguan
3. Format data arsip
vi
LAPORAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN II
OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBANTUAN KOMPUTER DI
SUBBAG KEUANGAN DAN ASET DINAS PENDIDIKAN MENENGAH DAN
NON FORMAL KABUPATEN BANTUL
Oleh:
RIMADHAN AULIA M
12101241045
ABSTRAK
Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal merupakan unsur pelaksana
Pemerintah Daerah di bidang Pendidikan yang dipimpin oleh Kepala Dinas dan
berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah. Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul
mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga Pemerintah Daerah dan
tugas pembantuan di bidang pendidikan. Dinas Pendidikan ini mempunyai
beberapa bidang yaitu Bidang Pendidikan Menengah Atas, Bidang Pendidikan
Non Formal, Bidang Menengah Kejuruan, Bidang Bina Program, dan Bidang
Sekretariat.
Program optimalisasi pengelolaan arsip berbantuan komputer ini bertujuan
agar arsip yang ada di subbag keuangan menjadi lebih tertata rapi dan mudah
ditemukan apabila ada yang memerlukan. Pelaksanaan program meliputi,
pengelompokkan spj per periode, pengklasifikasian arsip, pendiskripsian arsip,
penempatan arsip dalam rak.
Optimalisasi pengelolaan arsip berbantuan komputer di sub bagian
keuangan menghasilkan arsip yang telah dijilid dan ditata dengan rapi. Data
deskripsi arsip telah diinput kedalam format Microsoft Excel dan di buatkan
database daftar arsip dalam format Microsoft Accses.
Kata Kunci : asip, komputer, optimalisasi
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Analisis Situasi
Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul terletak di
Komplek Pemda II Kabupaten Bantul tepatnya di Jalan Lingkar Timur Manding
Trirenggo Bantul. Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal merupakan
unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang Pendidikan yang dipimpin oleh
Kepala Dinas dan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati
melalui Sekretaris Daerah. Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal
Kabupaten Bantul mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga
Pemerintah Daerah dan tugas pembantuan di bidang pendidikan.
Dikmennof mempunyai beberapa bidang yaitu, Bidang Kesekretariatan,
Bidang Pendidikan Menengah Atas, Bidang Pendidikan Non Formal, dan
Bidang Bina Program. Bidang kesekretariatan terdiri dari tiga subbagian yaitu
subbagian umum, subbagian keuangan dan aset, serta subbagian kepegawaian.
Subbagian keuangan dan aset mempunyai tugas yaitu menyusun rencana
kegiatan; menyiapkan bahan kerja; menyiapkan dan memfasilitasi urusan hukum
yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Dinas; menyelenggarakan tata
naskah dinas, humas dan protokol, kearsipan, kepustakaan, surat-menyurat, dan
alat tulis unit kerja; serta beberapa tugas lainnya.
B. Perumusan Program dan Rancangan Kegiatan PPL
Berdasarkan analisis situasi yang telah dikemukakan diatas maka dapat
disusun rumusan program dan rancangan kegiatan PPL II :
1. Program Utama
Program utama PPL II merupakan pelaksanaan program PPL I pada
semester 6 lalu. Program tersebut adalah “Optimalisasi pengelolaan Arsip
Berbantuan Komputer”
a. Tahap Persiapan
1) Koordinasi dengan staf Subbagian Keuangan yang menangani
arsip dan dokumen.
2) Membuat bagan alur penanganan arsip dan dokumen.
3) Menyiapkan format tabel yang akan digunakan menggunakan
microsoft excel
2
b. Tahap Pelaksanaan
1) Pengelompokkan Arsip
a) Mengelompokkan arsip berdasarkan perihal dan periode arsip
yang dibantu oleh staaf subbag keuangan.
b) Membuat sampul arsip dan judul arsip.
2) Pengklasifikasian Arsip
a) Menjilid arsip yang akan disimpan.
b) Menempelkan judul arsip.
3) Pendeskripsian Arsip
a) Mendeskripsikan arsip
b) Memasukkan data arsip ke dalam format Microsoft Excel yang
telah dibuat
4) Penyimpanan Arsip
a) Meyiapkan rak untuk penyimpanan arsip
b) Menempatkan arsip pada rak yang telah diberi batas untuk
setiap periode, dan pemberian nama rak arsip.
c) Memasukkan data nama rak kedalam format Microsoft Excel
yang telah dibuat agar memudahkan dalam penemuan kembali
arsip yang dibutuhkan.
c. Monitoring
Monitoring program dilaksanakan setiap minggu sekali. Hal
ini dilakukan agar dapat diketahui sejauh mana program telah berjalan
dan apakah terdapat hal yang menghambat berjalannya program.
d. Evaluasi
Evaluasi dilakukan ketika program telah selesai dilakukan. Hal
ini dilakukan agar hasil (output) sesuai yang telah diharapkan.
Evaluasi dilakukan dengan mengecek jumlah arsip yang harus
diarsipkan dengan arsip yang telah dikelola dengan menggunakan
Microsoft Excel. Evaluasi yang dilakukan selanjutnya yaitu dengan
mengecek data yang ada dalam format yang telah dibuat dengan arsip
yang telah ada di dalam rak penyimpanan arsip.
e. Tindak lanjut
1) Membuat backup data daftar arsip yang telah dibuat, dengan
mengkopi nya ke dalam flasdisk. Hal ini dilakukan sebagai
antisipasi apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan.
2) Mencetak hasil entri daftar arsip dalam bentuk hardcopy.
3
3) Melakukan sosialisasi kepada staf subbag keuangan mengenai
prosedur kerja, kegiatan dan cara meng input data kedalam
Microsoft Excel serta proses pencarian arsip apabila ada yang
membutuhkan arsip.
4
BAB II
PERSIAPAN, PELAKSANAAN, DAN ANALISIS HASIL
A. PERSIAPAN
Persiapan dilakukan sebelum pelaksanaan PPL di Lembaga berlangsung.
Tahap ini bertujuan untuk mempersiapkan segala sesuatu yang akan dikerjakan
atau dilaksanakan pada pelaksanaan PPL di Lembaga. Untuk program
Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbantuan Komputer Di Subbagian Keuangan
Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul kegiatan yang
dilaksanakan yaitu, dimulai dengan observasi yang dilaksanakan pada semester
6 yang lalu.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan khususnya di Sub bagian
keuangan Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul,
ditemukan beberapa masalah yaitu dalam pengelolaan arsip, masih terdapat
kesulitan dalam penemuan kembali arsip, kurangnya pegawai yang menangani
arsip dan dokumen, dan dikarenakan ruangan arsip yang kurang memadahi, arsip
yang ada kurang tertata dengan rapi. Perlu penataan arsip yang lebih baik lagi
agar lebih memudahkan dalam keberlangsungan organisasi.
Setelah mendapatkan permasalahan tersebut kemudian dilakukan persiapan
tahap awal yang dilakukan dimulai dengan koordinasi dengan kasubbag dan staf
keuangan dikmennof. Hal ini dilakukan sebagai bentuk pemantapan kegiatan
yang akan dilakukan selama PPL II berlangsung. Setelah berkoordinasi dengan
kasubagg dan staf keuangan Dikmennof, langkah selanjutnya adalah
mempersipkanbahan dan peralatan yang akan digunakan dalam implementasi
program. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan yaitu ATK dan komputer.
Agar pelaksanaan program ini berjalan dengan baik, maka dibutuhkan bantuan
dari beberapa pihak, yaitu teman satu kelompok ppl Istiqomah dan kasubbag
serta staf subbag keuangan Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal
Kabupaten Bantul.
B. PELAKSANAAN
1. Program Utama
a. Persiapan
Persiapan pelaksanaan program Optimalisasi Pengelolaan Arsip
Berbantuan Komputer Di Subbagian Keuangan Dinas Pendidikan
Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul yaitu melakukan
5
koordinasi dengan pihak dinas. Dalam hal ini koordinasi dilakukan
bersama kepala dan staff sub bagian keuangan dikmenof.
Setelah melakukan koordinasi, langkah selanjutnya adalah
mempersiapkan alatdan bahan yang akan digunakan untuk membantu
berjalannya program. Hal pertama yang dipersiapkan adalah
mempersiapkan komputer yang akan digunakan untuk membuat
sampul, punggung, dan judul arsip. Persiapan selanjutnya adalah
mempersiapka alat dan bahan yang akan digunakan. Alat yang dan
bbahan yang digunakan yaitu kertas hvs, bolpoin, gunting, dan lain –
lain.
b. Pelaksanaan
Langkah awal pelaksanaan program Optimalisasi Pengelolaan
Arsip Berbantuan Komputer Di Subbagian Keuangan Dinas Pendidikan
Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul yaitu mengelompokkan
arsip berdasarkan tahun dan periode arsip. Arsip yang dikelola pada
program ini adalah arsip yang berupa LPJ periode Januari 2014 s.d Juli
2015.
Setelah arsip dikelompokkan sesuai dengan periode nya, langkah
selanjutnya adalah membuat judul arsip. Judul arsip ini berfungsi
sebagai sarana yang memuat informasi mengenai arsip tersebut.
Informasi yang dimuat dalam judul arsip yaitu, periode arsip, asal arsip
(bagian/bidang), dan nama PPTK. Selain sebagai sarana informasi arsip
judul arsip juga berfungsi sebagai sekat pembatas arsip per bidang yang
dijilid. Judul arsip ini dibuat menggunakan kertas hvs warna.
Langkah selanjutnya adalah membuat sampul dan punggung
arsip. Sampul arsip memuat periode arsip, nama lembaga, dan tahun
anggaran. Punggung arsip memuat judul arsip, tahun anggaran,
periode, dan nama lembaga. Setelah semua perlengkapan arsip selesai
dibuat kemuadian arsip yang telah dikelompokkan diberi sampul arsip,
judul arsip serta punggung arsip.
Arsip yang telah siap kemudian diantarkan ke tempat penjilidan
untuk dilakukan penjilidan arsip. Dalam kegiatan ini perlu melibatkan
rekan satu tim PPL yaitu Istiqomah untuk mengantarkan arsip yang
akan dijilid ke tempat penjilidan. Arsip dijilid dengan warna sampul
yang berbeda untuk setiap tahun nya. Untuk arsip tahun 2014 warna
sampulnya adalah orange dan untuk sampul arsip tahun 2015 berwarna
6
pink. Selain sampul arsip yang menggunakan kertas berwarna, judul
arsip yang juga berfungsi sebagai pembatas tiap arsip per bidang, juga
menggunakan kertas hvs berwarna. Warna yang digunakan yaitu
disesuaikan dengan warna sampul arsip. Jika sampul arsip berwarna
orange maka pembatas judul arsip juga berwarna orange.
Setelah arsip – arsip tersebut diantarkan ke tempat penjilidan,
langkah selanjutnya yaitu mempersiapkan format excel yang akan
digunakan untuk meng-input data arsip yang telah di kelola. Hal – hal
yang dimuat dalam format Microsoft excel yaitu, nomor, inisial, kode,
indeks, isi ringkas, tahun anggaran, periode, asal arsip, jumlah, no rak,
status arsip dan keterangan.
Setelah data – data tentang arsip tersebut selesai di input ke dalam
format Microsoft excel, kemudian dibuatkan format data arsip dalam
format Microsoft Access. Pembuatan format Microsoft Acces ini tidak
ada dalam rencana program pelaksanaan PPL. Pada awalnya data arsip
hanya akan dimasukkan kedalam format microsoft excel, akan tetapi
dikarenakan waktu PPL yang masih tersisa, maka dibuatlah data daftar
arsip dalam bentuk microsoft access. Pembuatan format microsoft
access ini pun dirasa juga dapat memudahkan dalam temu kembali arsip
apabila ada yang memerlukan.
Arsip yang telah selesai dijilid, diambil dari tempat penjilidan
secara bertahap. Hal ini dikarenakan agar arsip dapat sedikit demi
sedikit ditata ke dalam rak penyimpanan arsip. Arsip yang telah dijilid,
ditata ke dalam rak yang telah disediakan. Rak yang akan digunakan
terlebih dahulu dirapikan dan dibersihkan dari debu dan kotoran yang
ada.
Arsip kemudian ditata secara rapi berdasarkan tahun dan periode
arsip. Setiap tahun periode arsip diberi penyekat yang dibuat
menggunakan kertas karton tebal. Dalam penyekat arsip tersebut dibuat
kata tangkap berupa tahun periode arsip agar dapat memudahkan dalam
penempatan arsip. Penyekat arsip berfungsi sebagai pembatas antar
tahun periode arsip. Setelah ditata ke dalam rak, kegiatan selanjutnya
adalah memasukkan nomor rak ke dalam daftar arsip format Microsoft
Excel.
c. Monitoring
Monitoring pelaksanaan program Optimalisasi Pengelolaan Arsip
Berbantuan Komputer Di Subbagian Keuangan Dinas Pendidikan
7
Menengah dan Non Formal Kabupaten Bantul, dilaksanakan setiap
minggu sekali. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui sejauh mana
program telah berjalan dan apakah terdapat hal yang menghambat
berjalannya program. Berdasarkan hasil monitoring, program berjalan
dengan baik dan tidak memiliki kendala waktu. Program berjalan lebih
cepat dari yang direncanakan.
d. Evaluasi
Evaluasi dilaksanakan setiap minggu sekali. Dalam kegiatan
evaluasi ini, kegiatan yang dilaksanakan yaitu mencocokkan hasil
kegiatan dengan rencana kegiatan yang telah di rencanakan pada PPL I.
Pada pelaksanaan PPL II ini, program yang telah direncanakan berjalan
dengan baik, walaupun sedikit berbeda dengan yang direncanakan.
Arsip yang dikelola adalah arsip periode Januari 2014 s.d Juli 2015
yang telah dijilid rapi dan di tata di rak penyimpanan.
e. Tindak Lanjut
Proses tindak lanjut dilakukan pada saat akhir program berlangsung.
Kegiatan yang dilakukan yaitu membuat backup data daftar arsip yang
telah dibuat, dengan mengkopi nya ke dalam flasdisk. Hal ini dilakukan
sebagai antisipasi apabila terjadi suatu hal yang tidak diinginkan.
Kegiatan selanjutnya yaitu mencetak hasil entri daftar arsip dalam
bentuk hardcopy.
2. Program Tambahan
Program tambahan merupakan kegiatan yang saya lakukan untuk
membantu pekerjaan sub bagian keuangan. Program tambahan ini
merupakan program di luar program utama. Kegiatan yang saya lakukan
dalam program tambahan yaitu :
NO Nama Kegiatan Deskripsi
1 Apel pagi Mengikuti kegiatan apel pagi yang dilakukan setiap
pagi hari.
2 Jum’at Sehat Mengikuti kegiatan olah raga pagi yang
dilaksanakan setiap hari Jum’at, di Lingkungan
kantor Dikmennof, lapangan Trirenggo Bantul, dan
Komplek Pempa II Kabupaten Bantul.
3. Upacara Peringatan
HUT RI Ke-70
Mengikuti kegiatan Upacara Peringatan HUT RI ke
70 bersama seluruh pegawai Dinas se-Kabupaten
8
NO Nama Kegiatan Deskripsi
Bantul. Upacara bertempat di Depan kantor Dinas
Kesehatan Kabupaten Bantul.
4. Penyusunan Daftar
Gaji Induk
Menyusun daftar pembayaran gaji induk PNS /
CPNS bulan September 2015. Kegiatan yang
dilakukan meliputi Pemotongan Kertas, Menyusun
sesuai urutan sekolah, memisahkan antara yang asli
dengan lampiran, menyusun menjadi satu per
sekolah, melubangi kertas (agar dapat dimasukkan
ke dalam map). Kemudian di masukkan ke dalam
map masing – masing sekolah.
5. Menuliskan daftar
SPP Gaji
Menuliskan daftar SPP Gaji pegawai SMA / SMK
kedalam kedalam buku register SPP. Kegiatan yang
dilakukan yaitu menuliskan berkas daftar SPP gaji
SMA / SMK se Kabupaten Bantul ke dalam buku
register SPP. Keterangan yang dituliskan yaitu
Nomor, keterangan, jumlah gaji kotor pegawai
SMA / SMK. Setelah itu berkas diberi nomor urut
sesuai dengan nomor yang tertulis pada bukuk
register SPP.
6. Menerima kunjungan
dari dosen AP
Menerima kunjungan dari dosen Manajemen
Pendidikan FIP UNY. Kunjungan tersebut
bertujuan untuk monitoring pelaksanaan PPL II.
7. Foto copy Membantu staff keuangan meng copy surat,
8. Menyetample, melipat
surat, menulis alamat
surat
Membubuhkan stample pada surat, melipat surat,
dan menulis alamat surat.
9. Mengetikkan susunan
acara upacara bendera
HUT RI ke 70.
Membantu mengetikkan susunan acara upacara
bendera HUT RI ke 70 dan mengetikkan teks
Pancasila untuk dibacakan pada saat upacara HUT
RI ke-70.
10. Membantu pelayanan
SPJ Gaji
Membantu melayani koordinator DPK yang akan
mengambil SPJ Gaji Bulan Agustus dan September,
mengambilkan SPJ dan menyiapkan buku tanda
pengambilan SPJ.
11. Pelayanan Membantu pelayanan pengambilan blangko
9
NO Nama Kegiatan Deskripsi
pengambilan blangko
pendaftaran KORPRI
pendaftaran KORPRI
12. Menjaga daftar hadir
sosialisasi KORPRI
Menjaga daftar hadir sosialisasi KORPRI yang
bertempat di ruang rapat Dikmennof.
13. Input data pegawai Membantu Istiqomah mengimput data pegawai
14. Menginput daftar
arsip ke dalam format
Microsoft Acces
Menginput daftar arsip ke dalam format Microsoft
Acces.
15 Membeli pot dan
media tanam
Membeli pot 5 buah, dan 3 sak mediatanam
C. Analisis Hasil Pelaksanaan Dan Refleksi
1. Program Utama
Program PPL utama adalah Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbantuan
Komputer di Subbagian Keuangan Dinas Pendidikan Menengah dan
Nonformal Kabupaten Bantul. Jumlah arsip yang dikelola berjumlah 63
arsip. Arsip – arsip tersebut dijilid menurut periode nya. Terdapat 11
periode arsip yang dijid menjadi 29 bendel. Arsip yang dikelola adalah arsip
bulan Januari 2014 sampai dengan Juli 2015.
Arsip yang telah dijilid rapi ditata pada rak yang telah disediakan. Arsip
yang terata rapi akan lebih memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
Arsip telah dijilid menjadi terlihat lebih rapi dan enak dipandang. Ruangan
penyimpanan arsip menjadi lebih rapi karena arsip lebih tertata dengan baik.
2. Program Tambahan
Program tambahan merupakan program yang dilakukan diluar program
utama. Program tambahan dilakukan guna membantu pekerjaan subbag
keuangan. Kegiatan yang dilakukan antara lain penyusunan daftar gaji
induk, menuliskan daftar SPP gaji, pelayanan SPJ gaji, dan menyiapkan
surat. Walaupun tanpa persiapan, kegiatan tambahan ini berjalan dengan
baik dan staff subbag keuangan merasa terbantu dengan adanya mahasiswa
PPL.
10
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Pelaksanaan program Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbantuan Komputer
di Subbagian Keuangan Dinas Pendidikan Menengah dan Nonformal Kabupaten
Bantul berjan dengan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan. Arsip yang
dikelola berjumlah 63 arsip yang dijilid menjadi 29 bendel arsip. Arsip yang
dikelola adalah arsip periode Januari 2014 sampai dengan Juli 2015.
Persiapan pelaksanaan program dimulai dengan ber koordinasi dengan
kasubbag dan staf keuangan yang dilanjutkan dengan mempersipakan bahan dan
peralatan yang akan digunakan. Pada tahap pelaksanaan kegiatan yang dilakukan
adalah mengelompokkan arsip, membuat sampul arsip, judul arsip, dan
punggung arsip. Arsip yang sudah siap kemudian diantarkan ke penjilidan. Arsip
tahun 2014 dijilid dengan sampul warna orange dan arsip tahun 2015 dijilid
dengan warna pink. Data deskripsi arsip di input ke dalam format microsoft
excel. Agar lebih menarik dan lebih memudahkan pencarian dibuatkan pula data
deskripsi arsip ke dalam format microsoft accses.
Selain melaksanakan program utama, kegiatan lain yaitu melaksanakan
program tambahan yang merupakan kegiatan yang tidak direncanakan. Program
tambahan antara lain penyusunan daftar gaji induk, menuliskan daftar SPP gaji,
pelayanan SPJ gaji, dan menyiapkan surat.
B. SARAN
1. Dinas
Pengelolaan arsip sebaiknya dilakukan secara periodik, misalnya tiga
bulan sekali. Hal ini dikarenakan agar arsip tidak menumpuk banyak dan
tempat kerja menjadi lebih rapi. Arsip merupakan dokumen penting yang
perlu dijaga dengan baik, oleh karena itu perlu dilakukan penangan arsip
yang tepat agar dapat menjaga keberlangsungan organisasi dengan baik.
2. LPPMP UNY
a. Perlu peningkatan hubungan kerjasama dengan semua lembaga,
instansi, maupun sekolah.
b. Memberikan informasi pelaksanaan dan prosedur PPL dengan jelas,
pasti, tidak berubah-ubah, dan tidak menimbulkan multi tafsir.
11
c. Perlunya meningkatkan hubungan komunikasi antara LPPMP, Dosen
Pembimbing, Lembaga PPL, dan mahasiswa PPL agar pelaksanaan PPL
dapat berjalan efektif dan efisien.
12
LAMPIRAN
1
MATRIK IMPLEMENTASI PROGRAM KERJA PPL UNY
2015
DINAS PENDIDIKAN MENENGAH DAN NON FORMAL KABUPATEN BANTUL
Nomor Lokasi :
Nama Lokasi : Dinas Pendidikan Menengah dan Non
Formal Kabupaten Bantul
Alamat Lokasi : Jl Lingkar Timur Manding, Trirenggo
Bantul
NO KEGIATAN
Agustus Sept
Jml
Jam
Pel
aksa
na
II III IV I II
10
-14 A
gst
17
-21 A
gst
24
-31 A
gst
1-
4 S
ept
7-1
1 S
ept
A. PERSIAPAN
1
Koordinasi dengan staf Subbagian
Keuangan yang menangani arsip dan
dokumen.
R 3 3
Rima,
staff
P 2 2
2
Mempersiapkan alat dan bahan yg
akan digunakan
R 2 2
Rima
P 0,5 0,5
3
Menyiapkan format tabel yang akan
digunakan menggunakan microsoft
excel
R 3 3
Rima
P 1 1
B. PELAKSANAAN
1 Pengelompokkan arsip
a. Mengelompokkan arsip
berdasarkan periode (per periode)
R 3 5 5 2 15
Rima
P 3 3 6
b. Membuat judul arsip, sampul
arsip, dan punggung arsip R 5 5 2 12
Rima
P 3 5 5 13
2 Klasifiikasi Arsip
a. Mengelompokkan arsip yang akan
dijilid (per bendel)
R 6 6 6 18
Rima
P 5 6 6 3 20
b. Menjilid arsip R 6 6 6 18 Rima,
Isti
P 10 8 9 27
3 Mendeskripsikan arsip
Memasukkan data daftar arsip
kedalam format Microsoft Excel
R 8 8 8 24
Rima
P 1 1 2 1 5
4 Penyimpanan Arsip
a. Menyiapkan rak penyimpanan
arsip dan pebatas arsip
R 3 3
Rima
P 1 1
b. Menata arsip ke dalam rak R 10 10
Rima
P 3 3
c. Memasukkan data nama rak ke
dalam format Microsoft Excel
R 11 11
Rima
P 1 1
C MONITORING R 3 3 Rima,
staff
P 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5
D EVALUASI R 3 3 Rima,
staff
P 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5
E TINDAK LANJUT R 3 3
Rima
P 2,5 2,5
JUMLAH JAM PELAKSANAAN PROGRAM PPL 87
F PROGRAM TAMBAHAN
i Apel Paei P 1 1 1 1 1 5 Rima
2 Jum'at sehat P I 1 1 1 1 5 Rima
JMengetikkan susunan acara upacara
bendera HUT RI ke 70P
2 2 Rima
4 Upacaraperingatan HUT RI Ke-70 P 2 2 Rima5 Penwsunan Daftar eaii Induk PNS / P 10 10 Rima
6 Menuliskan daftar SPP Gaii P 2.5 2.5 Rima
7 Menerima kuniunqan dari dosen AP P 2.5 2.5 Rima
8 Foto copy P 0.15 0.10 0.25 Rima
9memberi stample, melipat surat,
menulis alamat suratP
0.5 2.5 J Rima
10 Pelayanan SPJ Gaii P 2 2 4 Rima
11P elayanan pengambilan blangkopendafaran koperasi
P2 2 4 Rima
12Menjaga daftar hadir sosialisasi
KORPRI P 2 2 Rima
13 Input data pegawai P J J Rirna
t4Membuat format data arsip kedalam
format Microsoft Access P J J Rima
15 Membeli pot dan media tanam P 1 1 Rima
Jum lah Jam Program Tambahan 49.3
Jumlah JamR 11 30 30 24 JJ t28P 14.50 32.00 28.00 34.15 27.60 136
Bantul, September 2015
Penl,usun dan Pelaksana
12t0t241045
Mengetahui,
Do sen P embirnbing lapangan
124 t98503 1 004 NrP. 19651tr} 199102 | 001
pimbing Lembaga
$sry
3
LAPORAN MINGGUAN PELAKSANAAN PPL
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TAHUN : 2015
Nama Lembaga : Dinas Pendidikan Menengah dan Non Formal Kab. Bantul Nama Mahasiswa : Rimadhan Aulia M
Alamat Lembaga : Jl. Lingkar Timur Manding Trirenggo Bantul No. Mahasiswa : 12101241045
Pembimbing Lembaga : FAK/JUR/PRODI : FIP/AP/MP
Dosen Pembimbing : Setya Raharja, M.Pd.
NO Hari / Tanggal Materi Kegiatan Hasil Hambatan Solusi
1. 10 Agustus 2015 Penyerahan Mahasiswa PPL Mahasiswa PPL diterima oleh Dikmennof
melalui Ibu Ary dan Bpk Agus
- -
Apel Pagi Apel pagi dilakukan setiap hari pada pagi
hari.
- -
Jum’at sehat Kegiatan olah raga pagi setiap hari jum’at
Penataan Arsip Mengelompokkan arsip per periode - -
Penyusunan daftar
pembayaran gaji induk PNS
/ CPNS bulan September
2015.
Daftar pembayaran gaji induk PNS /
CPNS bulan September 2015 disusun
sesuai urutan sekolah.
- -
Mengetik susunan acara
upacara peringatan HUT RI
ke-70
Mengetik susunan acara upacara
peringatan HUT RI ke-70 dan mengetik
Teks Pancasila
- -
4
NO Hari / Tanggal Materi Kegiatan Hasil Hambatan Solusi
Pelayanan SPJ gaji Membantu melayani pengambilan SPJ
gaji
Membeli pot dan media
tanam
Membeli 6 buah pot dan 3 sak media
tanam
Monitoring Pelaksanaan program baru terlaksana pada
tahap awal program
Evaluasi Program belum berjalan maksimal
2. 17 Agustus 2015 Upacara 17 Agustus Upacara memperingati HUT RI ke 70 - -
Apel Pagi Mengikuti apel pagi setiap hari kerja pada
pagi hari.
Jum’at sehat Kegiatan olah raga pagi setiap hari jum’at
Pengelompokkan arsip Arsip dikelompokkan per tahun kemudian
dikelompokkan per periode
- -
Membuat sampul arsip Sampul arsip januari 2014 s.d Desember
2014 telah dibuat dan siap di print.
- -
Menyiapkan format data
Arsip
Format siap digunakan - -
Menuliskan alamat surat Alamat surat telah ditulis
Penyusunan Daftar Gaji Menyusun daftar pembayaran gaji induk - -
5
NO Hari / Tanggal Materi Kegiatan Hasil Hambatan Solusi
Induk PNS / CPNS bulan September 2015.
Kemudian di masukkan ke dalam map
masing – masing sekolah.
Menuliskan daftar SPP gaji Menuliskan daftar SPP Gaji pegawai
SMA / SMK kedalam kedalam buku
register SPP
Pelayanan SPJ gaji Membantu melayani pengambilan SPJ
gaji
Input data pegawai Membantu program Istiqomah menginput
data pegawai
Monitoring
Evaluasi
3. 24 Agustus 2015 Apel Pagi Mengikuti apel pagi setiap hari kerja pada
pagi hari.
- -
Jum’at sehat Kegiatan olah raga pagi setiap hari jum’at - -
Menuliskan Daftar SPP gaji Menuliskan daftar SPP Gaji pegawai
SMA / SMK kedalam kedalam buku
register SPP.
- -
Membuat sampul arsip Sampul arsip januari 2014 s.d Desember - -
6
NO Hari / Tanggal Materi Kegiatan Hasil Hambatan Solusi
2014 telah dibuat dan siap di print.
Membuat judul Arsip Membuat Judul Arsip per bagian dan siap
di print
- -
Membuat Punggung arsip Membuat punggung arsip dan siap di print - -
Mengelompokkan arsip Mengelompokkan arsip per periode yang
akan dijilid kemudian diberi sampul arsip,
judul arsip, punggung arsip.
Monitoring
Evaluasi
4. 31 Agustus 2015 Apel Pagi Mengikuti apel pagi setiap hari kerja pada
pagi hari.
- -
Jum’at sehat Kegiatan olah raga pagi setiap hari jum’at - -
Mengelompokkan arsip Mengelompokkan arsip per periode yang
akan dijilid kemudian diberi sampul arsip,
judul arsip, punggung arsip.
- -
Menjilid arsip spj Arsip diantar ke tempat penjilidan - -
Menginput data arsip ke
dalam Microsoft excel.
Data arsip sebagian telah di input ke
dalam Microsoft excel.
- -
Menerima kunjungan dosen Kunjungan Tim Dosen AP sebagai bentuk
7
NO Hari / Tanggal Materi Kegiatan Hasil Hambatan Solusi
AP monitoring pelaksanaan PPL
Pelayanan pengambilan
blangko pendaftaran
koperasi
Membantu melayani pengambilan blangko
pendaftaran koperasi korpri.
- -
Foto copy Foto copy surat sebanyak 35 surat.
Menyetemple surat, melipat
surat, menulis alamat surat
Menyetemple surat, melipat surat, menulis
alamat surat sebanyak 35 surat
Membuat format data arsip
dalam format microsoft
acces
Membuat format data arsip dalam format
microsoft acces
Monitoring
Evaluasi
5. 7 September 2015 Apel Pagi Apel pagi yang dilaksanakan rutin setiap
pagi hari sebelum memulai kegiatan
- -
Foto copy Foto copy surat pemberitahuan sebanyak
35 lembar, kemudian dibubuhkan cap, di
lipat, dan dituliskan alamat surat.
- -
Pelayanan pengambilan
blangko pendaftaran
Membantu melayani pengambilan blangko
pendaftaran koperasi korpri.
- -
,rldt9l.il r,-13;t
*/t
aJdl --l OE
IEE
t*E
li,=
t i,i&
tz
od
(nNtroarC)
IC)
aN!63
co
()bo(.)
a.dl *o-l N'J^
>li
JO\
.il jE
I-l la)
H8
()l -al.l o.l.rl liA
lz
csoo9.(B
'.]b0fi
-oC)
Ili0)U)
aaa
&aa(ha*$r
Hc3(so0cr3.F
?oz
Eooo,t4U)
./)dHo>'
^()X
-b0
(+i
0-)$r=
cca-c
a0o6)
z
$r
E^)
=6-
cgA(€
iJiaN
- C
trO
I)c,
ou)zd
F
a000
Ffrz
$
9
10
11
Gambar 1 Sampul arsip Gambar 2 : Punggung arsip
Gambar 3 Judul arsip
Gambar 4 arsip yang telah dijilid
SPJ BULAN APRIL s.d MEI 2015
PERIODE TANGGAL : 29 s.d 31 DESEMBER
BAGIAN / BIDANG : Sekretariat Umum (SPPD)
PPTK : Warsito, S.Pd.
DINAS PENDIDIKAN MENENGAH DAN NON FORMAL
KABUPATEN BANTUL