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Práctica de Sistemas de Información Gerencial Curso: SIG
UNMSM – FCA Prof: Aquiles Bedriñana Ascarza 15
PREGUNTAS DE APRENDIZAJE
1. Genera tu propia definición de información.
La información es un dato procesado que se vuelve útil para un receptor para determinados procesos como la toma de decisiones.
2. Si este es el esquema de una empresa: Ordena del lado izquierdo las categorías de la información. Ordena en el lado derecho las frases Información Externa e Información interna según la maneje la empresa
3. Escribe 3 ejemplos de Sistemas Transaccionales- Nóminas - Flujo de materiales en una fábrica - Depósitos en efectivo
4. Escribe 3 ejemplos de Sistemas de Apoyo a las Decisiones- Programación de la producción- Análisis de costos contractuales - Análisis precio/utilidad
5. Escribe 3 ejemplos de Sistemas Estratégicos- Planeación de utilidades - Planeamiento de recursos humanos - Plan de operaciones de 05 años
Información interna
Información externa
Información externaInformación interna
Categoría estratégica
Categoría táctica
Categoría operacional
EstratégicasTácticaOperacional
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CUESTIONARIO
1. ¿Cual es la función de la Información?
La función de la información consiste en:
Aumentar el conocimiento del usuario.
Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el
desarrollo de soluciones y la elección.
Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de
control. La Información como vía para llegar al Conocimiento, debe de ser
elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este proceso empírico se llama
Documentación, que tiene métodos y herramientas propios.
2. Analice la siguiente afirmación: “La información es el cemento que mantiene
unida la organización”
Las actividades fundamentales de una organización basada en la información, son la
recogida de la información, su procesado, su empleo y la emisión de información. Los
lideres de la organización basadas en la información consideran que toda las funciones
organizativas están impulsadas por la información. Por ello, incrementan la eficacia de
la información incrementando la velocidad y mejorando la calidad del empleo de la
información por parte de las personas que pertenecen a la organización. De manera muy
parecida a los chips informáticos mas recientes, las organizaciones basadas en la
información producen un número de canales superior para mover la información con
mayor rapidez. Reducen también los gastos fijos del sistema aminorando los requisitos
de datos internos innecesarios (por ejemplo, los memorandos internos, los informes que
no se utilizan). Incrementan la capacidad de reacción del sistema obteniendo más
información y de mayor calidad; formando a los miembros de la organización para que
hagan buen uso de la información; asegurándose de que los miembros de la
organización, tienen un acceso rápido a los datos, y permitiéndoles tomar y ejecutar
decisiones bien documentadas, basadas en la información; y transmitiendo eficazmente
la información a los miembros de la organización y al publico. La importancia básica de
la información es un principio básico de la teoría moderna de la organización, sobre
todo de la teoría asociada a la Gestión de la Calidad Total.
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3. Mencione y describa 7 maneras de utilizar la información.
I.La base de datos de Clientes.
Una empresa requiere captar clientes, para tal efecto busca la base de datos de
clientes existente en el mercado.
II.Implementar un sistema contable en una empresa de producción de calzados.
Para poder implementar u sistema contable en una empresa que produce
calzado, se requiere contra con El Plan Contable de la empresa, saber cuantos
centros de costos existente y sobre los cuales se distribuye el gasto.
III.Declarar los impuestos
Para declarar los impuestos de carácter mensual, ante la SUNAT, se requiere
contar con la información de todas las ventas realizadas en el mes y la
información de todas las compras realizadas en el mes.
IV.Aplicación de las estadísticas, para iniciar un negocio:
Usar la información demográfica.
Como puede apreciar de la información demográfica que aparece en la foto
superior la población peruana es relativamente joven ¿entonces en donde
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buscaría usted su idea de negocios? Evidentemente su idea de negocios deberá
ser dirigida a ese mercado joven.
Pero también tiene que tener en cuenta cual es el poder adquisitivo de ese
mercado joven. Busque información estadística sobre ello también, y así
sucesivamente hasta encontrar el mercado meta objetivo.
V.Establecer la ciudad para exportar productos:
Para saber donde exportar sus productos usted debe de identificar primero cual
es su mercado objetivo y una herramienta para ello es el uso de información
demográfica y de densidad e incluso climática.
VI.Elaborar un Manual de Organización y Funciones de una organización.
Para elaborar un MOF, se requiere se requiere contar con el organigrama de la
organización, saber cual es la política y cultura de la organización básicamente.
VII.Sintetizar la información relevante de una fuente.
Debemos pensar cómo vamos a recoger la información relevante a nuestro tema,
cómo podemos usar mejor cada fuente y qué información de cada fuente es útil
para nuestra tarea, asignación o trabajo de investigación. Incluye los siguientes
aspectos:
a) Resumir, parafrasear y citar información.
b) Organizar la información recopilada por cada fuente.
c) Comparar la información obtenida con tu necesidad inicial.
d) Desarrollar un producto preliminar
4. Investigue cuales son los atributos de la información
Exactitud. Cierta, falsa, exacta o inexacta.
Forma. La estructura de la información.
Cuantitativa (medición) o Cualitativa (describir una situación o hecho de
ciertas características no medibles).
Impresa o Visualizada
Según el grado de agrupamiento en forma sintetizada (resumida) o detallada
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Frecuencia: Medida de cuán a menudo se requiere, se recaba o se produce.
Extensión: El alcance de la información define su campo de acción, alguna
información puede cubrir una amplia área de interés, otra puede tener una esfera
de acción muy reducida. El uso determina el alcance necesario.
Origen. La información se puede Originar desde fuentes en la organización o
fuera de ella.
Temporalidad. La información puede estar orientada hacia el pasado, hacia los
sucesos actuales o hacia las actividades y sucesos futuros.
ATRIBUTOS DE UN CONJUNTO DE INFORMACION
Relevancia. La información es relevante si es necesaria para una situación en
particular. La información que se necesitó alguna vez puede no ser relevante
siempre de la misma manera; la información que se tiene “por si acaso”, no es
relevante.
Completitud. Una información completa proporciona al usuario todo lo que
necesita saber acerca de una situación en particular.
Oportunidad. La información oportuna está disponible cuando se necesita y no
se ha desactualizado a causa de retrasos.
5. Investigue la relación de los Conceptos Sistemas de Información con la
aplicación de los conceptos del Enfoque de Sistemas.
Por definición, un sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre
sí para lograr un cierto objetivo.
Un sistema toma las materias primas y las convierte en un producto, que será
utilizado por el consumidor o que constituirá a su vez la materia prima para otra fase
de conversión.
Así, un sistema de información convierte la materia prima (datos) ya sea en un
informe utilizable o en un elemento de entrada para el siguiente ciclo de
procesamiento.
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La definición de sistema de información está relacionada con los conceptos de
entropía/neguentropía de la Teoría General de Sistemas tal como lo muestra el
gráfico adjunto.
6. Explique tres objetivos básicos que se persiguen a través de los SI
Los tres objetivos básicos de un SIG son:
- Automatización de procesos operativos. (Sistemas transaccionales)
- Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de la toma de
decisiones. (Sistemas de soporte a las decisiones)
- Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.(Sistemas
estratégicos)
7. Elegir una empresa y discutir que información es relevante para el
cumplimiento de sus objetivos, además de ordenarla de acuerdo a las
categorías de la información.
Información de categoría operacional:
- Facturas, letras, recibos, comprobantes de pago, notas de crédito.
- Cheques, cotizaciones, remisiones.
Información de categoría táctica:
- Balance General
- Estado de Pérdidas y Ganancias
- Mejores precios de distribuidor
- Costos particionados por ingresos, egresos, activos y pasivos por centro de
responsabilidad.
- Evaluación del desempeño
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- Indicadores de gestión
- Información especifica sobre sus productos, clientes o combinaciones de ellos:
Clientes más asiduos, posibles productos que serán adquiridos por clientes.
Información de categoría estratégica:
– Información acumulada y comparada sobre la empresa, sus competidores y su
entorno.
– Expectativas sobre los cambios esperados a nivel económico, tecnológico, legal,
de mercado financiero, etc para los años venideros.
8. Mencionar cinco sistemas que sean típicos en la etapa de inicio de una empresa.
El primer tipo de sistemas de información que se implantan en las organizaciones
son los sistemas transaccionales (TPS). Estos sistemas empiezan apoyando las tareas
a nivel operativo de la organización.
Entre estos tipos de sistemas tenemos:
- Sistema para la facturación
- Sistema de nominas
- Sistema de cuentas por cobrar
- Sistema de contabilidad general
- Sistema de conciliaciones bancarias.
- Sistema de inventarios.
9. Elaborar el diseño conceptual de un Sistema de Información, indicando
claramente las entradas, almacenamiento, proceso y las salidas.
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10. Hacer una lista de los Sistemas de Información que se encuentren operando en
alguna empresa mediana o grande indicando el tipo de sistema al que
pertenece cada uno.
Los sistemas de información que habitualmente se encuentran operando en una
empresa mediana o grande son:
SISTEMA DE VENTAS Y MERCADEO
SISTEMANIVEL ORGANIZACIONAL
AL QUE APOYA
TIPO DE SISTEMA AL QUE
PERTENECE
Procesamiento de ordenes Operacional Sistema de procesamiento de
transacciones (TPS)
Análisis de mercado Conocimiento Sistema de trabajo de
conocimiento (KWS)
Análisis de precio Administrativo Sistema de Soporte de
Decisiones (MIS)
Tendencia de ventas Estratégico Sistema de Soporte a las
decisiones (DSS)
PROCESO
Entrada de dato
Reportese
informes
Interfase automática de entrada
Interfase automática
de salidaAlmacenamiento
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Política de crédito:Limites de crédito, plazo de pago, etc
Factura Movimientos del mes (pagos, depuraciones)Catalogo de clientesFacturas
Informe de pagosEstados de cuentaPólizas contables
Consulta de saldos en pantalla de una terminal
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SISTEMA DE MANUFACTURA Y PRODUCCIÓN
SISTEMANIVEL ORGANIZACIONAL
AL QUE APOYA
TIPO DE SISTEMA AL QUE
PERTENECE
Control de maquinaria Operacional Sistema de procesamiento de
transacciones (TPS)
Diseño Asistido por
computador Conocimiento
Sistema de trabajo de
conocimiento (KWS)
Planeación de producción Administrativo Sistema de Soporte a las
Decisiones (DSS)
Localización de
instalacionesEstratégico
Sistema de Soporte a las
decisiones (DSS)
SISTEMA FINANCIEROS Y CONTABLES
SISTEMANIVEL ORGANIZACIONAL
AL QUE APOYA
TIPO DE SISTEMA AL QUE
PERTENECE
Cuentas por cobrar Operacional Sistema de procesamiento de
transacciones (TPS)
Análisis de portafolios Conocimiento Sistema de trabajo de
conocimiento (KWS)
Presupuestación Anual Administrativo Sistema de información
Gerencial (MIS)
Planeación de utilidades Estratégico Sistema de Soporte a las
decisiones (DSS)
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SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
SISTEMANIVEL ORGANIZACIONAL
AL QUE APOYA
TIPO DE SISTEMA AL QUE
PERTENECE
Entrenamiento y desarrollo Operacional Sistema de procesamiento de
transacciones (TPS)
Trayecto de carrera Conocimiento Sistema de trabajo de
conocimiento (KWS)
Análisis de compensaciones Administrativo Sistema de información
Gerencial (MIS)
Planeamiento de recursos
humanosEstratégico
Sistema de Soporte a las
decisiones (DSS)
11. Haga una comparación entre los diferentes tipos de usuarios de los sistemas de
información. ¿Qué diferencias existen entre las responsabilidades de cada uno?
USUARIO DE SISTEMA
DE INFORMACIÓN
RESPONSABILIDAD
Gerente Toma de decisiones organizacionales.
Administrador Desarrollo de planes y estrategias
Empleados Capturan y transforman la información recibida.
Clientes Utiliza los datos generados por un negocio para
tomar una decisión.
Proveedores Interactúa y genera vínculos con las empresas.
Entidad bancaria Decide dar crédito o no a las empresas personas,
etc.
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12. Comenta la Teoría de las Etapas de Richard Nolan (Sistemas de Información
para la Toma de Decisiones, Daniel Cohen pag. 9)
Según Richard Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona
a través de ciertas etapas, las cuales se explican a continuación:
Etapas de crecimiento:
Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica
por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales
como nóminas o contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área
de contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser
manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de
computación.
El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un
operador y/o un programador.
Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información.
Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las
que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta
el intento de introducir la computador a la empresa.
Etapa de contagio o expansión:
Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se
encuentra en esta etapa son:
Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la
organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los
Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como
facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.
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El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de
la Gerencia Administrativa o Contraloría.
El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a
todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un
especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.
Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como
analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de
desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que
marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos
computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución
marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalización:
Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la
necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las
técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la
implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio
para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos,
control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y
manejo de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial,
dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al
control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a
desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el
desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por
desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo
dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de
proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación.
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Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparado técnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integración:
La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la
centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de
bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios
inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los
usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de
sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más
usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del
departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó
hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas
para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos
sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa
están las siguientes:
El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un
recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma
apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la
misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
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Etapa de madurez:
Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta
etapa, se incluyen los siguientes:
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida
como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama
(dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por
Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas
de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que
proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones
de carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de
datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares
remotos, a través del uso de recursos computacionales.
13. Comente lo siguiente "La mayoría de los problemas que se tienen con los
sistemas de información desaparecerán cuando las computadoras sean más
rápidas y baratas."
Las empresas usan la tecnología de la información para ayudar a administrar y
controlar muchas de sus actividades en áreas como finanzas, contabilidad, etc.
Si bien es cierto son muy útiles para que una empresa pueda vincularse mejor con
el exterior (clientes, proveedores, distribuidores, etc.) también el uso excesivo por
ejemplo de computadores, si todas las áreas dependieran de computadores podría
aislarse mucho la información y a la persona misma de los demás. Las personas
poco a poco se adaptarían al trabajo incomunicativo social. Entonces no
consideramos que el abaratamiento o velocidad de los computadores sea en si el
problema principal a los Sistemas de información.
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14. En un grupo de tres o cuatro compañeros describa un sistema de información
en términos de sus insumos, procesos y productos. Y en términos de las
características de su administración, organización y tecnología.
•Pedidos del clientes•Programa de producción de productos terminados (PT)•Devoluciones de PTde clientes•Remisión por entradas de PT•Existencia actual de PT•Políticas de manejo de inventarios PT (bajas, costos)
•Programación de entregas a clientes de PT
•Programación de transporte de PT
•Capacidad de almacenamiento, espacios, distribución, organización
•Remisiones firmadas por clientes
•Ordenes de compra de PT
• Control de calidad de entrada de PT
• Cálculo de existencias actuales por entrada, salida y correcciones de PT
• Calcular devoluciones de PT a clientes
• Calcular devolución de PT a proveedores
• Actualizar programa de entrega de PT aclientes
• Calcular cumplimientode entrega de PT por
parte de proveedores• Contabilización de
entrada, salidas y correcciones de PT
• Remisiones de entrega de PT a clientes
• Remisión de PT por devolución a proveedores
• Ejecuciones de entrega de PT a clientes
• Estadísticas por entradas, salidas y correcciones de PT
• Cumplimiento de pedido• Calidad de PT por parte
de proveedores• Cumplimiento de
proveedoresen entrega de PT
Datos Información
PROCESOSENTRADAS SALIDAS
•Pedidos del clientes•Programa de producción de productos terminados (PT)•Devoluciones de PTde clientes•Remisión por entradas de PT•Existencia actual de PT•Políticas de manejo de inventarios PT (bajas, costos)
•Programación de entregas a clientes de PT
•Programación de transporte de PT
•Capacidad de almacenamiento, espacios, distribución, organización
•Remisiones firmadas por clientes
•Ordenes de compra de PT
• Control de calidad de entrada de PT
• Cálculo de existencias actuales por entrada, salida y correcciones de PT
• Calcular devoluciones de PT a clientes
• Calcular devolución de PT a proveedores
• Actualizar programa de entrega de PT aclientes
• Calcular cumplimientode entrega de PT por
parte de proveedores• Contabilización de
entrada, salidas y correcciones de PT
• Remisiones de entrega de PT a clientes
• Remisión de PT por devolución a proveedores
• Ejecuciones de entrega de PT a clientes
• Estadísticas por entradas, salidas y correcciones de PT
• Cumplimiento de pedido• Calidad de PT por parte
de proveedores• Cumplimiento de
proveedoresen entrega de PT
Datos Información
PROCESOSENTRADAS SALIDAS