Redigerad 2012-09-05

LATHUND PA-WEBBEN

SNABBKURS RESOR

2

INLOGGNING OCH UTLOGGNING ..................................................................................................................... 3

INLOGGNING ........................................................................................................................................................... 3

UTLOGGNING .......................................................................................................................................................... 3

SPRÅKVAL ........................................................................................................................................................ 3

SKRIVA KONTERING ......................................................................................................................................... 3

FLÖDET FÖR RESERÄKNINGAR OCH UTLÄGG .................................................................................................... 3

SYMBOLER I PA-WEBBEN ................................................................................................................................. 4

FÖR DIG SOM ÄR RESENÄR .............................................................................................................................. 4

VÄLJ FORMULÄR ...................................................................................................................................................... 4

FLER ANSTÄLLNINGAR ............................................................................................................................................... 5

RESAN ................................................................................................................................................................... 5

KONTERING ............................................................................................................................................................ 6

TRAKTAMENTE OCH MÅLTIDER ................................................................................................................................... 6

UTLÄGG ................................................................................................................................................................. 7

REPRESENTATION .................................................................................................................................................... 7

BILERSÄTTNING ....................................................................................................................................................... 8

BERÄKNA ............................................................................................................................................................... 8

SKRIVA UT BLANKETT ................................................................................................................................................ 9

SKICKA ÄRENDET TILL GRANSKARE ............................................................................................................................... 9

STATUS PÅ ÄRENDET ................................................................................................................................................. 9

FÖR DIG SOM ÄR GRANSKARE ....................................................................................................................... 10

TA FRAM ETT ÄRENDE ELLER FORMULÄR ..................................................................................................................... 10

SÖKA RESOR/UTLÄGG ............................................................................................................................................. 10

GRANSKA RESERÄKNING/UTLÄGG .............................................................................................................................. 10

ÄNDRA ELLER LÄGGA TILL KONTERING ........................................................................................................................ 11

GODKÄNNA RESERÄKNING ELLER UTLÄGG ................................................................................................................... 11

TVÅ KÖRNINGAR .................................................................................................................................................... 12

3

Inloggning och utloggning

Inloggning PA-webben har adress ppw.ki.se (skriv inte www före). För att logga in, använd samma

användarnamn (KI-ID) och lösenord som till ditt e-postkonto. Om du har glömt ditt lösenord, gå in på

adress https://kid.ki.se för att ordna ett nytt.

Utloggning För att logga ut, klicka på ”Logga ut” högst upp på höger sida. Observera att utloggning då endast har

skett från PA-webben, inte från KIs inloggningstjänst. Detta innebär att om du inom tre timmar

öppnar ppw.ki.se i samma webbläsare som tidigare krävs ingen ny inloggning. Vi rekommenderar

starkt att alltid stänga webbläsaren efter utloggning.

Språkval För att byta språk, klicka på den svenska eller engelska flaggan till vänster i bilden under fliksystemet.

Skriva kontering Om du vill skriva konteringen istället för att välja i rullisten: gå till Min sida/Personliga inställningar.

Markera därefter ”Ej listval vid kontering” och klicka på ”Spara”.

Flödet för reseräkningar och utlägg __________________________________________________________________________________

1. Anställd skriver reseorder, skickar

Manuellt till attesterande chef

Elektroniskt till granskaren

2. Attesterande chef godkänner och skickar till granskaren. Godkänner inte, skickar tillbaka.

3. Granskaren godkänner reseordern efter att attesterande chef har godkänt resan. Nu skapas ett utkast till en reseräkning.

4. Anställd skriver reseräkning/utlägg (utkast är skapat)

Skickar reseräkning med kvitton till granskaren

Skickar även elektroniskt till granskaren

5. Granskaren stämmer av mot reseordern

Om ok, attesterar och skickar för utbetalning

Om negativ diskrepans, skickas pappersunderlag till attesterande chef för godkännande.

Flödet för utlägg ser ut på samma sätt som för reseräkning förutom att granskaren

skickar för utbetalning efter godkännande av attesterande chef.

4

Symboler i PA-webben PA-webben har olika symboler. Klicka på symbolen (inte texten efter symbolen) för att göra ditt val.

= Lägg till

= Ta bort

= Stäng

= Meddelande/Bilagor som du önskar skicka med ärendet

= Kasta

= Skicka, när du är klar och vill att din chef ska attestera

= Spara

= Ny rad

= Ta bort rad

= Hjälptexter, syns direkt i formuläret

= Ångra ditt senaste val

För dig som är resenär Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg.

Välj formulär Resor/utlägg består av fem formulär. Välj formulär efter vilken sorts resa/utlägg du har gjort/haft.

__________________________________________________________________________________

1. När du inte har några utlägg

eller reseräkningar liggande

börjar du med att markera

rätt formulär i rullisten

1. Om du har pågående utlägg eller reseräkningar visas det direkt. Antalet pågående ärenden ser du i parentesen.

2. För att gå till nästa ärende klicka på , Nästa eller välj i rullisten

3. För att skapa ett nytt ärende,

klicka på , Nytt och välj därefter formulär. 1

2

3

1

5

Fler anställningar __________________________________________________________________________________

När/om du har fler anställningar väljer du för vilken anställning utlägget/reseräkningen gäller

Resan

Fyll i formuläret. Hjälptexter finns under hjälpfunktionen . Varje frågetecken innehåller

information om respektive del.

__________________________________________________________________________________

1. Vid Avresa och Hemkomst – fyll i datum i formen ÅÅMMDD och klockslag när du lämnat alt. ankommit till hemmet/ tjänstestället.

2. Vid Avgång och Ankomst – fyll i klockslag när planet/tåget avgått resp. ankommit.

3. Priv. logi anges endast om du har ordnat privat logi. Fyll i antal övernattningar.

4. Observera! Du måste även fylla i när du har anlänt till Sverige igen.

5. Den första konteringen måste vara ifylld för att resan ska kunna godkännas. Detta är huvudkonteringen. Se mer information om kontering nedan.

6. Vid Avbrott i resa, klicka på knappen Avbrott i resa, fyll i uppgifterna.

7. Om avbrottet varat hela dagar, fyll i klockslag enligt följande: Datum from, klockslag 0600, Datum tom, klockslag 0000.

N = ny rad, om du har rest till fler länder X = ta bort rad

7

1

2

3

4

5

6

6

Kontering Klicka på knappen Kontering, då öppnas ett fönster att fylla i.

__________________________________________________________________________________

Den första konteringen i varje resa/utlägg måste vara ifylld. Resterande uppgifter får samma kontering om du inte konterar annorlunda vid resp. post. Klicka på plusset för att se anställningens kontering. 1. Du ska endast fylla i omfattning

(Omf), kostnadsställe (Kst), projekt och lönegrupp.

2. Klicka på Lägg till 3. Om konteringen ligger på raden

längre ned och är fel, klicka på klicka på den nedre Ta bort. Om konteringen är delad och endast en rad ska tas bort, klicka på Ändra och sedan på den övre Ta bort.

Traktamente och måltider __________________________________________________________________________________

1. Om du har blivit bjuden på mat, klicka på Måltider. Då visas din resa dag för dag:

Måltidsavdrag ska göras för alla måltider som KI eller någon annan har betalat. Undantag måltider ombord på allmänna transportmedel.

Kostförmån ska tas upp för alla måltider som KI har betalat. Undantag frukost som ingår i hotellpriset, måltider ombord på allmänna transportmedel eller måltider vid intern kurs/utbildning samt vid representation.

2. Markera Alla måltider betalda av resenären om du har betalat alla måltider själv.

3. Om inget traktamente/lönetillägg ska utbetalas, markera resp. ruta.

Efter du har klickat på Beräkna i slutet av reseräkningen visas summorna under resp. rubrik.

Om ett lägre traktamente ska utbetalas, fyll i summan

vid Lägre traktamente.

1

2

3

1

2

3

7

Utlägg __________________________________________________________________________________

Klicka på Utlägg

1. Välj rätt utlägg i rullisten Belopp – fyll i

2. Valuta – behöver endast fyllas i om valutan inte är svensk Valutakurs – fyll i din växelkurs. S:a utlägg – fyll inte i, visas först efter du har klickat på Beräkna

3. Avv kontering – behöver endast fyllas i om den avviker från din huvudkontering som är ifylld överst i ärendet Syfte – fyll i Vid flera utlägg, klicka på N (Ny rad). Vid fel ta bort genom att klicka på X (Ta bort raden)

Om du saknar växelkurs kan du använda

Forex – går till Forex hemsida

OBS! Uppgifterna till höger som har fet text måste fyllas i!

Representation __________________________________________________________________________________

Klicka på Representation

1. Välj rätt representation i rullisten Belopp – fyll i Antal pers – fyll i antal personer

2. Valuta – behöver endast fyllas i om valutan inte är svensk Valutakurs – fyll i din valutakurs S:a repr. – fyll inte i, visas först efter du har klickat på Beräkna S:a avdragsgill repr. – fyll inte i, visas först efter du har klickat på Beräkna

3. Avv kontering – behöver endast fyllas i om den avviker från din huvudkontering som är ifylld överst i ärendet Syfte – fyll i Namn – fyll i Vid mer än en representation, klicka på N (Ny rad). Vid fel ta bort genom att klicka på X (Ta bort raden).

Om du saknar växelkurs kan du använda

Forex – går till Forex hemsida

OBS! Uppgifterna till höger som har fet text måste fyllas i!

1

2

3

1

2

3

8

Bilersättning __________________________________________________________________________________

Klicka på Bilersättning

1. Välj bilersättning i rullisten Välj Bilmedgivande om KI anser att resa med bil är det mest lämpliga färdmedlet

2. Färdväg – fyll i Km – fyll i antal kilometer Passagerare – fyll i vid behov. Om passageraren inte har åkt med hela vägen måste resan delas upp på två rader S:a bilersättning – fyll inte i, visas först efter du har klickat på Beräkna

3. Avv kontering – behöver endast fyllas i om den avviker från din huvudkontering som är ifylld överst i ärendet Vid flera resor, klicka på N (Ny rad). Vid fel ta bort genom att klicka på X (Ta bort raden).

OBS! Uppgifterna till höger som

har fet text måste fyllas i!

Beräkna __________________________________________________________________________________

1. När du är klar med reseräkningen/utlägget, klicka på Beräkna. Summan som kommer att utbetalas visas vid rubriken ”Preliminär utbetalning”. Systemet drar 50% i skatt (för arvodister är skatten 30%).

2. Om du klickar på den blåa texten ”Kontering” visas konteringen ovanför rutan. Du kan se omfattning, konto, kostnadsställe, projekt och lönegrupp. Observera! Inga ändringar kan göras här. För att ändra kontering måste du gå till rätt konteringsruta och klicka på den.

Markera rutan ”Utbetalning omkring den 10:e önskas” om du vill ha ersättningen utbetald då. Tänk dock på att ärendet måste bli godkänt i systemet några dagar före den 10:e för att utbetalningen ska kunna ske.

1

2

1

2

3

9

Skriva ut blankett När reseräkningen/utlägget är klart och du har beräknat är det dags att skriva ut en blankett.

__________________________________________________________________________________

1. Välj blankett i rullisten 2. Klicka på Hämta 3. Klicka på den blåa länken som skapas

och filen öppnas i word 4. Skriv ut blanketten 5. Häfta fast alla kvitton i original på

blanketten 6. Skriv under blanketten 7. Skicka blanketten till attesteraren

Skicka ärendet till granskare Ärendet skickas både manuellt och elektroniskt till granskaren.

__________________________________________________________________________________

1. Om du har en ruta ”Skickas till handläggare på” och den är tom måste du välja den enhet dit ärendet ska skickas.

2. När du är klar skickar du ärendet till granskare genom att klicka på

3. Om du inte vill skicka ärendet på en

gång sparar du det genom att klicka på disketten.

Status på ärendet När ärendet har gått vidare till din granskare kan du kontrollera statusen på ärendet under ”Mitt

arkiv”.

__________________________________________________________________________________

När ärendet har gått vidare till din granskare kan du kontrollera statusen på ärendet under ”Mitt arkiv”.

1

2

3

1

2

3

10

För dig som är granskare Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg.

Ta fram ett ärende eller formulär Antal pågående ärenden visas i parentesen på fliken Handlägga.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Om du har fler ärenden att granska, välj rätt ärende genom att markera i

rullisten eller klicka på eller , Nästa. Ärendena är sorterade i personnummerordning.

2. Om du är källrapportör och ska skapa

ett nytt ärende, klicka på , Nytt.

Söka resor/utlägg Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg.

1. Klicka på förstoringsglaset,

2. Markera det du vill söka på, tex en person eller en enhet

3. Klicka på , Bekräfta. I rullisten finns nu bara ärenden på det urval du har gjort.

4. För att gå tillbaka till det ursprungliga urvalet, klicka på förstoringsglaset

och sedan på , Återställ.

Granska reseräkning/utlägg Om det är en reseräkning, kontrollera innehållet mot reseordern. Kontrollera följande:

att kvitton stämmer med inlagda summor

att utläggen är korrekta, dvs att det inte är privata kvitton

att kostförmånsbeskattningen är korrekt

att attesterande chef har skrivit under

att konteringen är korrekt – konteringen är ej tvingande för anställd att fylla i, men som

granskare kan du ej skicka ärendet vidare för utbetalning om kontering saknas

1

2

3

4

2

1

11

Ändra eller lägga till kontering Det går ej att skicka ärendet för utbetalning om inte den första konteringen är ifylld. Klicka på

knappen Kontering.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Fyll i omfattning (Omf), kostnadsställe (Kst), projekt och lönegrupp.

2. Klicka på , Lägg till, 3. Om konteringen ligger på raden

längre ned och är fel, klicka på klicka på den nedre Ta bort. Om konteringen är delad och endast en rad ska tas bort, klicka på Ändra och sedan på den övre Ta bort.

4. Om konteringen ska vara samma som anställningen, klicka på Kopiera och därefter Lägg till.

Godkänna reseräkning eller utlägg --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. När allt är klart, markera Beviljas

2. Skicka iväg ärendet genom att klicka på Verkställ. Ärendet går då till Primula för utbetalning.

3. Om du vill skicka tillbaka ärendet till den som skapat det, klicka på Returnera.

Om något är fel:

Reseräkningen är på större belopp än reseorder – skicka tillbaka underlaget manuellt till chefen för godkännande

Om tider, beskattning, kostförmåner inte stämmer med underlag – skicka tillbaka ärendet till den anställde

Om konteringen är felaktig - ändra

1

2

3

1

2

3

4

12

Två körningar Det är två körningar för utbetalning av ersättning gällande resor och utlägg. Personen kan välja att få

ersättningen utbetald omkring den 10:e i månaden genom att markera ”Utbetalning omkring den

10:e önskas”. Om personen inte gör något val betalas ersättningen ut den 25:e.

Utbetalning den 10:e är mest lämpligt för personer som är anställda eller anknutna. Det är inte

lämpligt för personer som även ska ha ersättning som utbetalas via lönesystemet den 25:. Det kan

tex vara ett arvode. OBS! Tänk på att personer som bor utomlands inte ska ha utbetalning den 10:e.

Detsamma gäller för personer som fått reseförskott utbetalt.

Om du vill förhindra utbetalningen den 10:e tar du bort markeringen i rutan ”Utbetalning omkring

den 10:e önskas” genom att klicka i den. Spara därefter.

Om en person har markerat för utbetalning den 10:e och den extra körningen har varit, då rensas

systemet automatiskt och personen får ersättningen den 25:e istället.