lathund: utbytesstudier · lagt till kapitel: intyg, utdata, uppföljning, tillgodoräknande,...
TRANSCRIPT
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 0
Lathund: UtbytesstudierVersion för senaste uppdatering: 100
Mer information om Ladok
Utbildningsmaterial utvecklas efterhand och publiceras på Ladok.se:Aktuellt utbildningsmaterial
Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet:Systemdokumentation för nya Ladok
Versionshantering
Sprint Granskad version Kommentarer från Uppdaterad
95 Delat upp lathunden i egen del. Anna Westerberg 2017-12-06
96 Lagt till information om inresande utbytesstudier. Annette Larsson 2017-12-20
96 Justerat information om inresande utbytesstudier Annette Larsson 2018-01-03
100 Justerat lathund. Lagt till kapitel: Intyg, Utdata, Uppföljning, Tillgodoräknande, Scenarios Klara Nordström, Katja Taavo, Karin Schelen 2018-03-21
Versioner av lathunden och systemet
Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet.
I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer.
Lathundarna uppdateras vid behov, dvs. när Ladok
uppdateras med nya komplexa funktioner. I lathundens
sidfot anges datum och version.
Om du ser att lathunden har ett versionsnummer som är
lägre än det som står på sidfoten t ex version 89 i
Lathunden men version 97 i systemet, då bör du hämta en
ny lathund om det finns.
Nedan finns de uppdateringar som gjorts av lathunden listat:
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 1
Innehållsförteckning
Sidtitel Sida Kommentarer
Utbytesstudier, grunder 3
Utbytesavtal (in- och utresande) 4-6
Inresande: innehåll i utbytesavtalet 7-9
Utresande: innehåll i utbytesavtalet 10-16
Utresande: Tillgodoräkna utbildning inom utbytesavtalet 17-19
Intyg (in- och utresande) 20-22
Utdata och uppföljning (in- och utresande) 23-31 .
Tillämpning
- Goda exempel från andra lärosäten 34-35
- Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier 36-37
- Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet 38-39
- Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal 40-41
Syfte
Syftet med lathunden är att beskriva hantering av utbytesstudier för in- och utresande studenter. Lathunden beskriver konceptet kring utbytesstudier i Ladok, och hur dessa kan
hanteras i systemet. Det handhavande som är specifikt för utbytesstudier finns beskrivet i lathunden, medan det handhavande som är generellt för Ladok finns beskrivet i andra
lathundar.
Lathunden beskriver inte rutiner och hantering inom ett lärosäte, t ex rutiner vid hantering av utbytesstudier. Målgruppen för dokumentet är centrala Ladokanvändare på lärosätet,
men kan användas för slutanvändare efter viss redigering.
Lathunden förutsätter att användaren har en grundläggande förståelse för navigering och begrepp i Ladok, se ladok.se/utbildningsvagar för utbildning på grundläggande nivå.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 2
Utbytesstudier
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 3
Lathunden beskriver upplägg och hantering av utbytesstudier i Ladok, dvs. hantering av utbildning som görs
inom utbytesavtal mellan utländskt lärosäte och det egna lärosätet.
Konstruktionen för utbytesstudier i Ladok är att ett utbytesavtal (kurspaketering) skapas med tillhörande
utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) inom vilket innehåll läggs.
• Utbytesavtalet är generellt för alla studenter som reser ut och in inom avtalet.
• Utbytestillfället kan användas för flera studenter som reser under samma tillfällesperiod. Det är på
utbytestillfället man anger om tillfället avser in- eller utresande.
Utbytesavtal
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 4
5
Utbytesavtal: Hur det hänger ihop
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbildningstyp: 2007UA
Skapas i Utbildningsinformation
Utbytesavtal är den utbildningstyp inom vilken
utbytesstudier bedrivs både för inresande och
utresande,
Utbytesavtal kan användas för utbildning på
grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå.
Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)
Utbildningstyp, inresande: 2007UTFI
Utbildningstyp, utresande: 2007UTFU
Skapas i Utbildningsinformation
Ovanstående utbildningstyper används för ut-
respektive inresande.
Utbytestillfälle kan användas för utbildning på
grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå
Ett utbytestillfälle kan användas för flera
studenter, förutsatt att de planerarar att
genomföra utbildningen inom samma
studieperioder.
Innehåll
När studenten har ett förväntat deltagande på
ett utbytestillfälle kan innehåll läggas in.
• Innehåll för inresande, sida 9
• Innehåll för utresande, sida 14
Utbytesavtal (Kurspaketering)
Utbytestillfälle, inresande
(Kurspaketeringstillfälle)
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Utbytestillfälle, utresande
(Kurspaketeringstillfälle)
6
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)
för inresande
Exempel alternativ 2: utbytesavtal, inresande som egen studieplan
Program
Programtillfälle
... / Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytesavtal: skapa förväntat deltagande
Då utbytesavtal och utbytestillfälle är skapade i
Utbildningsinformation och är i status komplett
kan förväntat deltagande läggas in för
studenter.
Förväntat deltagande på ett utbytesavtal kan
skapas på olika sätt, beroende på om
studenten deltar i utbytesavtalet inom till
exempel ett program (kurspaketering) eller
som egen studieplan.
Hanteringen är densamma för utbytestillfällen
för både utresande och inresande.
Alternativ 1:
Utbytesavtalet läggs in inom annan
kurspaketering, (t ex program, inriktning eller
ämne på forskarnivå)
Utbytesavtalet läggs in inom studieplanen för
kurspaketeringen.
Används för utresande studenter.
Se handhavande i Handhavandeguide:
Studiedeltagande
Alternativ 2:
Utbytesavtalet läggs in som en egen
studieplan.
Används för inresande eller utresande
studenter.
Se handhavande i Handhavandeguide:
Studiedeltagande
Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)
för utresande
…/Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)
för utresande
Exempel alternativ 1: utbytesavtal, utresande inom program
Exempel alternativ 2: utbytesavtal, utresande som egen studieplan
Program
Programtillfälle
... / Inriktning
…/ Inriktningstillfälle
…/... / Utbytesavtal (kurspaketering)
…/... / Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)
för utresande
Exempel alternativ 1: utbytesavtal , utresande inom inriktning
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Inresande:Innehåll i utbytesavtalet
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 7
Studenten reser
hem.
Studenten påbörjar sina
studier vid lärosätet, i
samband med kursstart
registreras hen
En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras.
För inresande utbytesstudenter läggs innehåll i studieplanen för utbytesavtalet in som kurs eller individuell kurs, med tillhörande
tillfälle. Studenten registreras på kurs.
Då studenten genomfört kursen rapporteras resultat in. Se mer om resultatrapportering i Lathund: resultatrapportering.
Utbytesstudier, inresande: tidslinje
Studier genomförs på lärosätet
Resultat
rapporteras i
Ladok.
Studenten blir antagen till
utbytesstudier på lärosätet.
Studenten etableras i
Ladok och förväntat
deltagande läggs in för
studenten på:
• Utbytesavtal med tillfälle
för inresande.
• Innehållet i studieplanen
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 8
9
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytesstudier, inresande: Hur det hänger ihop
När studenten har ett förväntat deltagande på
utbytesavtalet kan innehåll läggas in i studieplanen. I
studieplanen för ett Utbytesavtal för en inresande är det
möjligt att lägga in innehåll enligt nedan.
Kurs och kurstillfälle
Välj en befintlig kurs och ett befintligt kurstillfälle.
Handhavande för att skapa förväntat deltagande på
kurs och kurstillfälle finns i Handhavandeguide:
Studiedeltagande.
Kurs och individuellt tillfälle
Välj en befintlig kurs och skapa ett individuellt tillfälle.
Handhavande för att skapa förväntat deltagande på
kurs och individuellt kurstillfälle finns i
Handhavandeguide: Studiedeltagande.
Individuell kurs och individuellt kurstillfälle
Skapa en individuell kurs inklusive individuellt tillfälle.
Handhavande för att skapa en individuell kurs inklusive
individuellt kurstillfälle finns i Handhavandeguide:
Studiedeltagande.
Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle)
Kurs
Kurstillfälle
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Kurs
Individuellt kurstillfälle
Individuell kurs
Individuellt kurstillfälle
Utresande:Innehåll i utbytesavtalet
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 10
Studenten påbörjar sina
studier vid det utländska
lärosätet och registreras
på utbytesåtagandet
En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras.
Innehållet i studieplanen i Utbytesavtalet för en utresande är ett utbytesåtagande med tillhörande tillfälle.
Resultat rapporteras inte på utbytesåtagandet. I stället kan resultat från det utländska lärosätet dokumenteras som andra meriter och tillgodoräknas.
Eftersom resultat inte rapporteras på utbytesåtagande visas inte tillståndet i översikt för student i administratörsgränssnittet. I studentgränssnittet
visas utbytesåtagandet under ”Aktuell utbildning” under studieperioden, och flyttas till "Avslutad utbildning" när studieperioden är passerad.
Utbytesstudier, utresande: tidslinje
Studier genomförs på utländskt lärosäte
Resultat från det
utländska lärosätet kan
läggas in i Ladok som
Andra meriter och
tillgodoräknas inom
utbytesavtalet
När studieperioden har
passerats visas
utbytesåtagandet under
”Avslutad utbildning” i
Studentgränssnittet
Studenten blir antagen till
utbytesstudier.
Förväntat deltagande
läggs in för studenten på:
• Utbytesavtal med
tillfälle för utresande
• Utbytesåtagande
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 11
Studenten reser hem.
Resultat har rapporterats
på det utländska lärosätet.
12
Utbytesstudier, utresande: Hur det hänger ihop
För utresande utbytesstudenter är innehållet i utbytesavtalet ett
utbytesåtagande och tillhörande tillfälle för utbytesåtagande.
För ett utbytesåtagande kan deltagande registreras men inte
resultat rapporteras.
Utbytesåtagande, utresande (alternativ 1)
Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UAT
Skapas i Utbildningsinformation
Kan användas för flera studenter.
Individuellt utbytesåtagande, utresande (alternativ 2)
Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT
Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUAT
Skapas via studentens studieplan.
Kan endast användas för en student.
Tillfälle för utbytesåtagande, utresande
Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UATTFR
Skapas i Utbildningsinformation
Kan användas för Utbytesåtagande, utresande
Förväntat deltagande på utbytesåtagande och tillfälle för
utbytesåtagande skapas som på kurs och kurstillfälle.
Handhavande finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande.
Individuellt tillfälle för utbytesåtagande
Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT
Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUATF
Skapas via studentens studieplan.
Kan användas både för utbytesåtagande och individuellt
utbytesåtagande. Handhavande finns på följande sidor.
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle)
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Utbytesåtagande, utresande
(alternativ 1)
Individuellt tillfälle för
utbytesåtagande, utresande
Utbytesåtagande, utresande
(alternativ 1)
Tillfälle för utbytesåtagande,
utresande
Individuellt utbytesåtagande,
utresande (alternativ 2)
Individuellt tillfälle för
utbytesåtagande, utresande
132018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1)
Ett utbytesåtagande skapas i
Utbildningsinformation under Övriga
utbildningstyper → Utbytesåtagande, utresande.
Handhavande: Skapa förväntat deltagande
på utbytesåtagandet
Förväntat deltagande skapas i
studiedeltagandefliken för studenten.
1. I raden för utbytesåtagandet: Välj ”Lägg till
individuellt tillfälle”.
2. Välj alternativet ”Välj befintlig utbildning
och skapa ett individuellt tillfälle”. Detta
innebär att du utgår från en redan skapad
utbildning (av utbildningstypen
utbytesåtagande) och skapar ett individuellt
tillfälle för den gemensamma utbildningen.
3. Sök fram utbildningen. Typ av tillfälle väljs
som tillfälle för utbytesåtagande, utresande.
4. Lägg in uppgifter om tillfället. Du behöver
fylla i de obligatoriska uppgifterna, märkta
med *.
För att studenten ska kunna registrera sig i
studentgränssnittet själv krävs att
registreringsperiod är angiven.
5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum.
Förhandsgranska och bekräfta.
1
3
14
Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1) (forts.)
Då du bekräftat det individuella tillfället får
studenten ett förväntat deltagande på
utbytesstudierna.
Notera! Det kan ta några sekunder innan
utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om
sidan med F5.
När utbildningen med tillfälle visas, gäller
vanligt registreringsförfarande för att sätta
Utbytestillfället till Pågående.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
152018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2)
Handhavande: förväntat deltagande på
individuellt utbytesåtagande
1. I raden för utbytesavtalet: Välj ”Lägg till
individuellt tillfälle”
2. Välj alternativet ”Skapa individuellt
åtagande inklusive individuellt tillfälle”. I
detta val så lägger man till både individuell
utbildning och individuellt tillfälle för
studenten. Kontrollera att typ av kurs är
”Individuellt utbytesåtagande…”
3. Lägg in uppgifter om individuell kurs.
Du behöver fylla i de obligatoriska
uppgifterna, märkta med *.
4. Lägg in uppgifter om individuellt tillfälle.
Du behöver fylla i de obligatoriska
uppgifterna, märkta med *.
För att studenten ska kunna registrera sig
själv krävs att registreringsperiod är
angiven.
5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum.
Förhandsgranska och bekräfta.
1
16
Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2) (forts.)
Då du bekräftat det individuella tillfället får
studenten ett förväntat deltagande på
utbytesstudierna.
Notera! Det kan ta några sekunder innan
utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om
sidan med F5.
När utbildningen med tillfälle visas, gäller
vanligt registreringsförfarande för att sätta
Utbytestillfället till Pågående.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Utresande:Tillgodoräkna utbytesstudier
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 17
18
Tillgodoräknande av utbytesstudier
När den utresande studenten kommer tillbaka
från utbytesstudierna kan resultat från det
utländska lärosätet läggas in i Ladok som
Andra meriter och efter det tillgodoräknas.
Tillgodoräknandet kan kopplas till
Utbytesavtalet (kurspaketering). I de fall
Utbytesavtalet finns inom ett program (annan
kurspaketering) kopplas tillgodoräknandet
även till detta.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Resultat från
utländskt
lärosäte
Andra meriter
Exempel: tillgodoräknande kopplat till ett utbytesavtal inom ett program.
192018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 19
Tillgodoräknande av utbytesstudier (forts.)
Handhavande koppla tillgodoräknande till
utbytesavtal:
1. Skapa annan merit i Ladok (handhavande
för detta: se Lathund: bevis och
tillgodoräknande)
2. Påbörja ärende för tillgodoräknande
3. Ange att tillgodoräknandet ska kopplas till
utbytesavtalet genom att välja
Tillgodoräknandet avser kurspaketering
och sök fram utbytesavtalet
(kurspaketeringen).
4. Ange grund och mål för tillgodoräknade
5. Klarmarkera och tilldela attestant.
Då tillgodoräknandet attesterats dokumenteras
tillgodoräknandet inom utbytesavtalet.
2
Intyg
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 20
212018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Registreringsintyg
Då student registrerats på innehåll inom ett
utbytesavtal visas detta i
registreringsintyg.
222018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier
Resultatintyg
Då resultat har rapporterats syns detta på
resultatintyg enl.:
Tillgodoräknad utbildning (utresande
studenter)
Tillgodoräknad utbildning visas under egen
rubrik i resultatintyget.
Resultat på utbildning (inresande studenter)
Resultat på kurser visas i resultatintyget men
är inte kopplade till utbytesavtalet
Utdata och uppföljning
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 23
242018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 24
Utdata: Utbytesstudier
Utdatafunktionen gör det möjligt att söka ut
studenter som har ett förväntat deltagande på
Utbytesavtal samt uppgift om deltagande inom
ramen för ett utbytesavtal. Avser in- respektive
utresande studenter.
Utsökningsparametrar
1. Utbytesalternativ. Välj typ av
utbytestillfälle; inresande eller utresande.
Om inget val görs ingår båda alternativen i
utsökningsresultatet.
2. Tillstånd. Välj Tillstånd:
Pågående (utbytestillfället är påbörjat
genom registrering på ett ingående tillfälle)
Ej påbörjad (förväntat deltagande finns
men ingen registrering på ingående tillfälle)
Avbrott (Studenten har påbörjat
utbytestillfället men har gjort avbrott)
Om inget val görs ingår alla tillstånd i
utsökningsresultatet.
3. Pågår inom. Ange en tidsperiod inom
vilket utbytestillfället pågår helt eller delvis.
4. Klicka på Sök
25
Visning av resultatet
Följande information visas av sökresultatet:
1. Personnummer
2. Namn: Efternamn och förnamn
3. Utbytesavtal: Benämning och kod.
4. Extern part: Det utländska lärosätets benämning.
5. Land: Benämning och kod.
6. Utbytesprogram: Benämning och kod
7. Utbytesalternativ: Utbytestillfälle, inresande eller
Utbytestillfälle, utresande.
8. Period: Utbytestillfällets startdatum och slutdatum.
9. Tillstånd: Pågående, Ej påbörjad, Avbrott.
Sorteringsordning: Utbytesprogrammets benämning,
Utbytesprogrammets kod, Efternamn, Förnamn,
Personnummer.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 25
Utdata: Utbytesstudier (forts.)
Antal visade individer = antal individer som visas på sidan. Antal träffar = totalt antal utbytesavtalstillfällen som matchar sökningen.
262018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 26
Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter
För grunderna i Uppföljning, se lathund:
Rapporterna i Uppföljning.
Rapporten beräknar antal helårsstudenter
(HST) utifrån studenternas registreringar på
kurstillfällen (motsv.). För mer information se:
systemdokumentation.
• Utresande: antal HST beräknas utifrån
registrering på tillfället för utbytesåtagandet
• Inresande: antal HST beräknas utifrån
registreringar på kurstillfällen (/motsv.)
Utsökningsparametrar, HST utbytesstudier
Begränsa:
1. Ange Utsökningsperiod
2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle,
inresande och Utbytestillfälle, utresande.
Se exempel
Om inget val görs ingår HST för båda
alternativen i utsökningsresultatet
tillsammans med övriga HST som
genererats för utsökningsperioden inom
den valda studieordningen. Se exempel
Gruppera:
4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ
5. Klicka på Hämta
272018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 27
Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter (forts.)
Exempel 1: In- och Utresande utbytesstudenter
sorterade på Land och utländsk lärosäte samt
Utbytesavtal (i resultatet visas dock inte
Utbytesavtal för Utresande).
Utsökningsparametrar, exempel 1
Begränsa:
1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
inresande och Utbytestillfälle, utresande
Gruppera:
3. Välj grupperingsnivå: 1) Utbytesalternativ,
2) Land, 3) Utbytesavtal
Exempel 2: Utresande utbytesstudenter inom
program
Utsökningsparametrar, exempel 2
Begränsa:
1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
2. Välj Utbildningstyp för kurspaketering:
Program (2007PRG);
3. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
utresande
Gruppera:
4. Välj grupperingsnivå: 1) Program, 2) Land,
3) Utbytesavtal, 4) Utbytesalternativ
Kolumnen Utbytesavtal visar endast uppgift om studentens
första underliggande kurspaketering. För studenter som reser ut
på ett utbyte inom en inriktning är Utbytesavtalet den andra
underliggande kurspaketeringen. Därför är kolumnen tom.
Exempel 1
Exempel 2
282018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 28
Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer
Rapporten beräknar antal helårsprestationer
(HPR) och utgår ifrån godkända prestationer
(antal avklarade högskolepoäng). HPR
beräknas utifrån prestationens
examinationsdatum. För mer information se:
systemdokumentationen.
Eftersom det inte är möjligt att rapportera
resultat på ett utbytesåtande för en utresande
utbytesstudent ingår inte utresande i resultatet.
Utsökningsparametrar, HPR utbytesstudier
Begränsa:
1. Ange Utsökningsperiod
2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
3. Välj Utbytesalternativ: Utbytesalternativ,
inresande. Se exempel
Om inget val görs, ingår HPR för inresande
tillsammans med övriga HPR som
genererats för utsökningsperioden inom
den valda studieordningen. Se exempel
Gruppera:
4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ
5. Klicka på Hämta
292018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 29
Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer (forts.)
Exempel 1: Inresande utbytesstudenter sorterade
på Land och utländsk lärosäte samt Utbytesavtal
Utsökningsparametrar, exempel 1
Begränsa:
1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007
års studieordning
2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
inresande
Gruppera:
3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2) Utbytesavtal
Exempel 2: Inresande under åren 2014-2017,
fördelat på kalenderår.
Utsökningsparametrar, exempel 2
Begränsa:
1. Välj Utsökningsperiod: 2014-2017
2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007
års studieordning
3. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
inresande
Gruppera:
4. Välj att gruppera på: 1) Kalenderår (möjligt att
lägga till ex. Land eller Utbytesavtal)
Notera! Denna utsökning går också att göra i
rapporten Helårsstudenter men då måste man
också begränsa på Utbytestillfälle, utresande samt
gruppera på Kalenderår och Utbytesalternativ.
Exempel 1
Exempel 2
302018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 30
Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering
Rapporten beräknar antal registrerade
studenter utifrån registreringar på kurstillfällena
(motsv.) för vald tidsperiod. För mer
information se: systemdokumentationen.
Utsökningsparametrar, studiedeltagande -
registrering
Begränsa:
1. Ange Utsökningsperiod
2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle,
inresande och Utbytestillfälle, utresande.
Se exempel
Om inget val görs ingår registreringar för
båda alternativen i utsökningsresultatet
tillsammans med övriga registreringar för
utsökningsperioden. Se exempel
Gruppera:
4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ
5. Klicka på Hämta
312018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 31
Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering (forts.)
Exempel 1: Resultatet visar antal in- och
Utresande utbytesstudenter redovisat på
Land/lärosäte samt utbytesalternativ.
Utsökningsparametrar
Begränsa:
1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
inresande och Utbytestillfälle, utresande
Gruppera:
3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2)
Utbytesalternativ
Exempel 2: Resultatet visar antal in- och
utresande redovisat på Land/lärosäte,
utbytesalternativ samt kurs (motsv.).
Utsökningsparametrar
Begränsa:
1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,
2007 års studieordning
2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,
inresande och Utbytestillfälle, utresande
Gruppera:
3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2)
Utbytesalternativ, 2) Kurs (eller kurstillfälle
motsv.)
För utsökning av utresande inom program, se
avsnittet om Helårsstudenter, exempel 2.
Använd samma utsökningsparametrar.
Exempel 1
Exempel 2
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 32
Scenarier och goda exempel
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 33
I följande kapitel kommer exempel tas upp för att förklara hur konceptet kring utbytesstudier i Ladok kan
tillämpas på lärosätet. Följande tas upp:
• Goda exempel
• Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier
• Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet
• Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal
Scenarier och goda exempel
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 34
Goda exempel
Konverterad data
För lärosäten som går in i nya Ladok rekommenderas att inte bygga vidare på konverterad data från gamla Ladok. Det är bättre att
definiera upp ny struktur för utbytesstudier i nya Ladok.
Struktur: Utbytesavtal
• Utbildningskod. I benämning och kod för utbytesavtalet är det bra att välja en struktur som tydligt visar information om utbytesavtalet,
vilket underlättar ex. utsökningar. Exempel:
• Benämning, Utbytesavtal + Utländskt lärosäte + Land: ”Erasmus+ - LUCA School of Arts – Belgien”
• Utbildningskod, Förkortning av utbytesavtal + Förkortning av land + löpnummer: ”ER+BE0001”
• Tillfälleskod. Det syns inte i ex. studentöversikten om tillfället avser inresande eller utresande studenter, därför kan det underlätta
översikten och utsökning av studenter om ut- eller inresande även anges i tillfälleskoden. Exempel:
• Tillfälle för inresande: IN följt av ex. period eller löpnummer, ”INVT18”
• Tillfälle för utresande: UT följt av ex. period eller löpnummer, ”UT001”
• Studieperiod för utbytestillfälle. Sträcker sig utbytestillfället över flera perioder kan studieperioden anges som en lång studieperiod
eller delas upp i studieperioder motsvarande terminer. Det finns inga krav inom Ladok på att dela upp studieperioder för utbytestillfällen
motsvarande terminer utan en studieperiod motsvarande hela utbytesavtalets tid räcker. Undantag finns när det gäller att hantera
tillfällen för kurspaketeringar som utannonseras via EMIL-schemat.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 35
Goda exempel (forts.)
Struktur: Utbytesåtagande
• Lärosätet beslutar om utbytesåtagande eller individuellt utbytesåtagande används för utresande studenter. Saker att tänka
på då strukturen skapas är:
• Vilka behörigheter som behöver tilldelas slutanvändare på lärosätet påverkas av detta val, ex. för att skapa deltagande på
ett individuellt tillfälle för utbytesåtagande behöver slutanvändaren behörighet att skapa individuellt tillfälle
(utbildningstillfälle) men för att skapa deltagande på ett individuellt utbytesåtagande inkl. tillfälle behöver slutanvändaren
behörighet att skapa både individuellt åtagande (utbildning) och individuellt tillfälle.
• Ett individuellt utbytesåtagande endast kan användas för en student, i övrigt är det samma attribut och funktionalitet för
utbytesåtagande och individuellt utbytesåtagande.
• Att utbildningen endast kan användas för en student (Individuellt utbytesåtagande) är användbart i de fall omfattning,
organisationsenhet eller utbildningsområde inte är gemensamma för de utresande studenterna.
• Att ha en gemensam utbildning (Utbytesåtagande) är möjlig om värdena för attributen är detsamma för flera studenter. Det
är vid gemensam utbildning möjligt att tex söka fram alla studenter inom Utbytesåtagandet.
• Benämning och utbildningskod på utbytesavtal kan ex. struktureras per period, per institution eller per land, beroende på
lärosätets behov. Exempel:
• Kod och benämning per institution: ”UTBVÅE”, ”Utbytesstudier, Vårdvetenskap”,
• Kod och benämning per land: ”UTBAUS001”, ”Utbytesstudier, Australien”
Masshantering
Det finns inte någon speciell masshantering för studenter inom utbytesstudier utan det är den funktionalitet som finns för
masshantering som kan användas. Ett behov som framförts är att kunna skapa förväntat deltagande för ett kurstillfälle för
studenter som läser inom olika Utbytesavtal (kurspaketeringar) och ärende finns för detta.
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 36
Scenario 1:
En avgiftsskyldig student inom program (kurspaketering) som betalat studieavgift på lärosätet. Inom ramen för programmet beviljas
hen utbytesstudier.
Ett förväntat deltagande för utbytestillfälle för utbytesavtal läggs in i studieplanen för studenten samt ett förväntat deltagande för ett
individuellt tillfälle för utbytesåtagande. Båda tillfällena anges som studieavgiftsbelagda.
Efter det att studenten erlagt studieavgift och detta dokumenterats i Ladok kan studenten registreras på utbytesåtagandet och
påbörja sina utbytesstudier.
Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier
Studenten reser iväg och
registreras på
utbytesåtagandet
Studenten blir antagen till
utbytesstudier.
Förväntat deltagande
läggs in för studenten på:
• Utbytesavtal med
tillfälle för utresande
• Utbytesåtagande med
attribut:
Studieavgiftsbelagd
Avgiftsskyldig student
antas till utbildning på
lärosätet
Förväntat deltagande
läggs in för studenten på
program och ingående
kurser
Studieavgift erläggs
och dokumenteras i
Ladok
Studenten registreras på
utbildningen.Studieavgift erläggs
och dokumenteras i
Ladok
Utbildning genomförs
372018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 37
Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier (forts.)
Studieavgiftsskyldighet
Kontroll för studieavgiftabetalning i Ladok görs
på kurstillfällesantagningar. För utbytesstudier
motsvarar det individuella tillfället för
utbytesåtagandet ett kurstillfälle.
Attribut för studieavgiftsbetalning anges på det
individuella tillfället för utbytesåtagande då
tillfället skapas via studentens studieplan.
Attributet innebär att de utresande studenter
som är avgiftsskyldiga också betalar för den
period de studerar utomlands.
Dokumentera studieavgiftsbetalning
Inbetald studieavgift kan dokumenteras
manuellt för utbytesåtagandet i fliken
”Studentinformation”.
Alternativt kan betalning av studieavgift
dokumenteras för en datumperiod på det
yttersta kurspaketeringstillfället, i detta fall det
program som utbytesavtalet lagts inom. Då
avgiftsbetalning på perioden dokumenteras på
programmet markeras även utbytesåtagandet
som betalt.
Program
Programtillfälle
Studieavgiftsbelagd: Ja
... / Utbytesavtal (kurspaketering)
…/Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle)
Studieavgiftsbelagd: Ja
Utbytesåtagande, utresande
Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande
Studieavgiftsbelagd: Ja
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 38
Scenario 2:
En student från utländskt lärosäte antas till utbytesstudier på det egna lärosätet. Studenten får ett förväntat deltagande på utbytesavtal
med tillfälle för inresande och innehåll läggs in inom utbytesavtalet.
Studenten genomför studierna inom ramen för utbytesavtalet. Resultat rapporteras då momenten genomförts.
Efter avslutat utbytesstudier ansöker studenten till ett program på det egna lärosätet och antas. Ett förväntat deltagande läggs in som ny
studieplan för studenten.
Studenten registreras och påbörjar programstudierna.
Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet
Studenten reser till
lärosätet, i samband med
kursstart registreras hen
Studier genomförs på lärosätet
Resultat
rapporteras i
Ladok.
Studenten blir antagen till
utbytesstudier vt17 på
lärosätet.
Studenten etableras i
Ladok och förväntat
deltagande läggs in för
studenten på:
• Utbytesavtal med tillfälle
vt17 för inresande.
• Innehåll i utbildningen för
vt17
Studenten antas till utbildning
på lärosätet ht17.
Förväntat deltagande läggs in
på utbildningen.
Studier genomförs på lärosätet
39
Studentens studieplan
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 39
Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet (forts.)
Den inresande utbytesstudenten har etablerats
sedan tidigare i Ladok och har ett deltagande
på kurser inom ett utbytesavtal och
utbytestillfälle.
Då studenten antas till ett program på lärosätet
sker detta separat från utbytesavtalet.
Utbildningen läggs in som en ny studieplan för
studenten.
Utbytesavtal (kurspaketering)
Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle)
Studieperiod: VT17
Utbildning
Utbildningstillfälle VT17
Program (kurspaketering)
Programtillfälle (kurspaketeringstillfälle)
Studieperiod: HT17-VT21
Kurs
Kurstillfälle HT17
Kurs
Kurstillfälle HT17
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 40
Scenario 3:
En student antas till utbytesstudier HT17. Hen registreras på innehållet i utbytesavtalet och genomför studier på lärosätet.
Vid utbytesavtalets slut beviljas studenten att förlänga sina utbytesstudier över VT18. I Ladok kan detta dokumenteras genom att skapa ett
utbytestillfälle med studieperiod HT17-VT18, studenten får ett förväntat deltagande på detta genom tillfällesbyte då det ligger inom samma
utbytesavtal (kurspaketering) som föregående utbytestillfälle. Innehåll för VT18 läggs in, studenten registreras och fortsätter sina studier.
Hanteringen är samma för ut- och inresande studenter. Exemplet nedan visar tidslinjen för inresande student:
Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal
Studenten reser till
lärosätet, i samband med
kursstart registreras hen
Studier genomförs på lärosätet
Resultat
rapporteras i
Ladok.
Studenten blir antagen till
utbytesstudier ht 17 på
lärosätet.
Studenten etableras i
Ladok och förväntat
deltagande läggs in för
studenten på:
• Utbytesavtal med
tillfälle ht17 för
inresande.
• Innehåll i utbildningen
för ht17
Studenten beviljas att
fortsätta utbytesstudierna
ytterligare en period på
lärosätet.
• Tillfällesbyte görs till
utbytestillfälle gällande
ht17-vt18.
• Innehåll i utbildningen
läggs in för vt18 och
studenten registreras
Studier genomförs på lärosätet
Resultat
rapporteras i
Ladok.
Studenten reser
hem.
41
Studentens studieplan
Utbytesavtal (kurspaketering)
2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 41
Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal (forts.)
För att förlänga utbytesstudier behöver ett utbytestillfälle
gällande den förlängda perioden skapas, och studenten
få ett förväntat deltagande på utbytestillfället gällande
den nya perioden genom tillfällesbyte. Detta beror på att
studenten redan har ett deltagande på utbytesavtalet
(kurspaketeringen) sedan tidigare.
1. Skapa ett utbytestillfälle (för in- eller utresande) i
Utbildningsinformation med studieperiod HT17-
VT18.
Det finns inga krav i Ladok att dela upp
studieperioden motsvarande terminer, så en
studieperiod motsvarande hela utbytestillfället kan
läggas in.
2. Genomför ett tillfällesbyte från utbytestillfället
HT17 till utbytestillfället HT17-VT18.
Ange tillgänglighetsdatum så det framgår att
studenten påbörjar studierna på det nya
utbytestillfället genomfört VT18. Tillfället för H17
visar att studenten läst inom utbytesavtalet under
den perioden.
3. Lägg in innehåll för utbytestillfället;
utbytesåtagande för utresande studenter respektive
kurs/individuell kurs för inresande studenter.
Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle)
Studieperiod: HT17
Utbildning
Utbildningstillfälle HT17
Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle)
Studieperiod: HT17-VT18
Tillgänglig: 2018-01-15
Utbildning
Utbildningstillfälle HT18
Tillfällesbyte