Lawson Migration Updates

Management Team Meeting

June 24, 2015

Agenda

2

• Important Dates• Lawson Access (UPHS and CCH)• Workflow Updates• Resource Center Support and Contacts• Policy Changes

Important Dates

“Go Live” Dates

June 25, 2015** HROD / Payroll**

Web Time Entry and HROD Requisitions

July 1, 2015** Materials Management / AP**

4

Important Dates• June 25th (Thursday)

– ALL FY15 invoices must be delivered to CCH AP Dept.– UPHS Lawson available for:

• web time entry• employee records and paycheck• manager central HR – validate your employee list

• July 1st Wednesday– All orders will be placed from Corporate Materials Management– Use new Check Request Form– Requires use of:

• new accounting units, accounts, item #s• budget accounts

• July 2nd (Thursday) and 3rd (Friday)– Submit and approve Web time records before the holiday weekend.

• July 6th (Monday)– Web time entry for non‐nursing depts. must be completed  and 

approved by 10:00 AM

5

Access to Lawson (UPHS and CCH)

CCH Team Page – Lawson Access

7

Requestors and Managers Portal• Used by requestors to order supplies, managers who approve time, submit position 

requisitions, and LBI Dashboard reports.  Requestors will be activated on July 1st.Employee Records and Paychecks• Used by employees to enter time (non‐nursing only), view/print paystub information, 

change direct deposit and other personal information changesCCH Lawson• Used to reference FY15 data. Contact CCH Finance with any questions.

**Available starting 6/23/15**UPHS Lawson Managers PortalUPHS Lawson Employee Records and PaychecksCCH Lawson

Workflow Updates

Materials Management – New FormsNew Form / Process Replaces CCH Form / Process

Request to Purchase  ½ sheet Special Requisition form

Check  Request Process Flow  Check Request Form and also the  invoice signature process

Employee Reimbursement Form  Travel Expense Voucher Form

Lawson Access Request Form  IT Access Form (for Lawson only)

9

Materials Management New Files

10

• Links to be published to CCH Team page– Item Master Cross Reference– Purchase Order vs Check Request Matrix– Requesting Location Cross Reference– Account Cross Reference

Resource Center Support and Contacts

Contact Information

12

Support Team Type of Support Phone Number

Email Address*

Human Resources How to use Manager self‐serve,complete an HR requisition

215‐615‐2256 HRISSupport@uphs.upenn.edu

Materials Management How to order supplies, questions about approving 

requisitions

267‐414‐2656 Requestor,Lawson@uphs.upenn.edu

Accounts Payable Questions on check request form, invoices

267 414‐2267(Monica Goldberg )

267 414‐2264(Rachel Cruz)267 414‐2272

(Wanda Robinson)

Monica.Goldberg@uphs.upenn.eduRachel.Cruz@uphs.upenn.edu

Wanda.Robinson@uphs.upenn.edu

Payroll Inaccurate paycheck, missing paper check & employee 

reimbursements

267‐414‐2323 Non applicable

IS UPHS Service Desk Lawson access, Knowledge Link, Penn Key & STATT

215‐662‐7474 http://uphsnet.uphs.upenn.edu/servicedeskticket

CCH IS  Help Desk (Cerner) Soarian Clinicals, Financials and EDM

610 431‐5634 CCH Help Desk

Penn Behavioral Health Employee Assistance Program and mental health

888‐321‐4433  (after July 1)

Non Applicable

Care Management Health Advocate –includes elder care, claims management 

866‐695‐8622  (after July 1)

Non Applicable

*Email addresses are also available in the Global Address Mail List on Outlook

Resource (Command) Center Logistics

• Located in the Mira Room (back of room)

• UPHS resources will be on site– Materials Management / Accounts Payable– HRIS– IS Lawson 

• CCH resources– HROD and Payroll– IS Technical Support

13

Resource (Command) Center Schedule

14

HR /Payroll12P‐4P

HR /Payroll1P‐5P

HR /Payroll6A‐10A

HR /Payroll7A‐7P

HR /Payroll7A‐7P

HR /Payroll12P‐4P

Resource Center Phone #  610 732‐6960

15

Resource (Command) Center Schedule

Upcoming Policy Changes• Petty Cash• Employee Reimbursement• Travel Policy• Credit Cards• Gift Cards• Cash Awards

16

Financial Reporting Training• Save the Date……

– July 30th or August 4th

• Focus on Finance course 

• Assigned through Knowledge Link

• Four (4) hour training session

17

18