LAYOUT KANTORSoko Prasetyo

KANTOR•Ruang/kamar kerja•Markas•Biro•Instansi,badan,jawatan,pers.

Office (Inggris) :• Kewajiban tugas,duty, task, function

• Jabatan( tanure of official position)

• Markas/ gedung ( Quarter )

• Jasa layanan (kind help, Service )

• Tugas pekerjaan ( duties )

Kantoor (Belanda):

TEMPAT/RUANG (statis)

PROSES (dinamis)

SARANA (fungsional)

PENGERTIAN KANTOR1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan 2. Proses penyelenggaraan kegiatan 3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya

pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif

Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya

Pengertian Layout KantorTataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Keuntungan-keuntungan dari tataruang kantor yang baik : 1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para pegawai.3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.6) Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Manfaat Layout Kantor yang EfektifMengoptimalkan penggunaan ruang yang

ada secara efektifMengembangkan lingkungan kerja yang

nyaman bagi pegawaiMemberikan kesan yang positif terhadap

perusahaanMenjamin efisiensi dari arus kerja yang adaMeningkatkan produktivitas kerja pegawaiMengantisipasi pengembangan organisasi di

masa depam dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

13.1 TAHAPAN PERENCANAAN Quible (2001), mengungkapkan beberapa

faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan :

1. Tugas pegawai2. Arus kerja3. Bagan organisasi4. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa

datang5. Jaringan komunikasi6. Departemen dalam organisasi

7. Kantor publik dan privat8. Kebutuhan ruang9. Pertimbangan keamanan10. Pembiayaan ruang perkantoran

Prinsip layout yang efektif menurut Gie (2000), antara lain :• Asas mengenai jarak terpendek, yang memungkinkan penyelesaian pekerjaan administrasi dengan menempuh jarak yang seminimal mungkin.• Asas mengenai rangkaian kerja, dengan menempatkan pegawai dan peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang dimaksud.• Asas mengenai penggunaan seluruh ruang, dengan tidak membiarkan adanya ruang yang tidak termanfaatkan, baik yang horizontal maupun vertical.• Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja, dengan memungkinkan perubahan semudah mungkin.

Area Khusus Beberapa area khusus yang harus

diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran :

1. Reception area2. Ruang konfrensi3. Ruang komputer4. Ruang persuratan5. Ruang penggandaan6. Area pusat penyimpanan

P e ra la ta n d a n F u rn itu re P e rk a n to ra n

L a y o u t k a n to r tid a k lu p u t d a ri k e b e ra d a a n p e ra la ta n m a u p u n fu rn itu re y a n g a k a n d ig u n a k a n o le h o rg a n is a s i. M e s k ip u n la y o u t s a n g a t b a g u s , n a m u n a p a b ila p e ra la ta n y a n g d im ilik i a ta u te rp a s a n g te rla lu u s a n g , m a k a tu ju a n p e n a ta a n la y o u t tid a k a k a n te rc a p a i. B e g itu p u la a p a b ila fu rn itu re y a n g d ig u n a k a n k u ra n g s e s u a i d e n g a n k o n s e p la y o u t y a n g d ip a k a i.

Q u ib le (2 0 0 1 ) m e n g k la s ifi k a s ik a n 3 fa k to r y a n g h a ru s d ip e rh a tik a n d a la m m e m ilih p e ra la ta n k a n to r, y a itu p e rtim b a n g a n p e ra la ta n , p e n ju a l d a n p e ra w a ta n .

S e la n ju tn y a a k a n d ib a h a s p e rtim b a n g a n y a n g p e rta m a k a re n a h a l itu b e rk a ita n la n g s u n g d e n g a n la y o u t k a n to r.

1 ) Tu ju a n p e n g g u n a a n p e ra la ta n . 7 ) F itu r k e a m a n a n .

2 ) M e n e n tu k a n p e ra la ta n y a n g s e s u a i. 8 ) F le k s ib ilita s p e ra la ta n .

3 ) T in g k a t k e g u n a a n p e ra la ta n . 9 ) K e m u d a h a n p e n g g u n a a n

p e ra la ta n .

4 ) S p e s ifi k a s i p e ra la ta n . 1 0 ) K e c e p a ta n o p e ra s i

p e ra la ta n .

5 ) B ia y a p e ra la ta n . 1 1 ) M a s u k a n d a ri o p e ra to r

p e ra la ta n .

6 ) P ro s e s o p e ra s io n a l p e ra la ta n . 1 2 ) S ta n d a rd is a s i p e ra la ta n .

Fa k to r k e d u a y a n g p e rlu d ip e rtim b a n g k a n d a la m p e n y u s u n a n la y o u t a d a la h fu rn itu re k a n to r. B e rd a s a rk a n p e n e litia n y a n g d ila k u k a n o le h A n ju m , P a u l d a n A s h c ro ft (2 0 0 5 ) y a n g m e lib a tk a n 3 .0 0 0 p e g a w a i k a n to r d i In g g ris d a n S k o tla n d ia , p e g a w a i y a n g tid a k p u a s a k a n p e n a ta a n fu rn itu re d i k a n to rn y a re la tif b a n y a k d a n d ila p o rk a n s e b a g a i b e rik u t :1 ) K u rs i. P a d a ta h u n 1 9 8 0 -a n , k e e rg o n o m is a n k u rs i k a n to r m e n ja d i p e rh a tia n u ta m a p a ra d e s a in e r fu rn itu re k a n to r d e n g a n p ilih a n y a n g k u ra n g b e rv a ria s i.2 ) M e ja k e rja . S a a t in i p e m ilih a n m e ja k a n to r h e n d a k n y a m e m p e rtim b a n g k a n k e m u d a h a n p e n g a tu ra n k a b e l k o m p u te r, te le p o n d a n p e ra la ta n k a n to r la in n y a , s e h in g g a k e s a n ru a n g k e rja le b ih b e rs ih d a n n y a m a n .3 ) F ilin g k a b in e t. D a ri o b s e rv a s i y a n g d ila k u k a n o le h p e n e liti m e n u n ju k k a n p e g a w a i s a a t in i m e n y u k a i le m a ri y a n g m u ltifu n g s i, d a la m a rti d a p a t m e n y im p a n a rs ip m a n u a l m a u p u n e le k tro n is s e c a ra b e rs a m a a n d e n g a n b e n tu k y a n g c u k u p d in a m is . 4 ) L e m a ri p e n y im p a n a n . S e b a g ia n b e s a r d o k u m e n m a n u a l m e m p u n y a i u k u ra n y a n g tid a k s a m a , a d a y a n g m e n g g u n a k a n u k u ra n fo lio , A 4 , A 3 , b a h k a n b e b e ra p a m a p m e m p u n y a i k e te b a la n y a n g tid a k s e ra g a m d a n m e m b u a t p e g a w a i k e s u lita n d a la m m e n y im p a n n y a . U n tu k itu , s e b a ik n y a o rg a n is a s i m e la k u k a n s ta n d a ris a s i fo rm y a n g d ig u n a k a n , s e h in g g a p e g a w a i le b ih m u d a h d a la m m e n g e lo la d o k u m e n te ru ta m a d o k u m e n m a n u a l.

KANTOR MODERNKAMUS BESAR BAHASA INDONESIA :Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

Hubungannya dgn perkantoran :

• Punya bangunan dan tata ruang yg baik• Perlengkapan ,alat/perabot yg tepat• Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin,akuntabel• Bekerja analitis,sistematis, rational, terbuka dan demokratis• Memiliki sikap ,cara berpikir,bertindak sesuai perk. jaman• Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif,efisien,produktif• Mendasarkan atas sistem informasi ( information based organz.)• Computer based ?