l’e mail e secretaire
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01/05/2023Le Forem – Formation Liège 1
L’E-MAIL AU SERVICE DE LA
COMMUNICATION
E-SecrétaireMyriam LINDENBAUM
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SAVOIR COMMUNIQUER PAR E-MAIL Le lecteur jamais tu n’oublieras Jamais tu n’agresseras Brièvement tu écriras A l’humour et aux sarcasmes tu prendras garde L’en-tête tu vérifieras Les références tu citeras Les remontrances orthographiques tu éviteras La signature tu n’exagéreras pas La longueur des lignes tu limiteras
01/05/2023Forem – Formation Liège Val Benoît 3
L’OBJET Explicite
Adapter le sujet au propos relatif au corps du message Court
doit être bref afin d’être lu rapidement sans oublier que le sujet n’est pas le message
Référencé Lorsque votre message fait référence à un message
reçu, assurez-vous que le sujet indique bien le propos Unique
Essayez autant que possible de limiter le message à un seul sujet.
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LE CORPS (1)
Concis obtenir le même résultat informatif en moins de mots et
en moins de phrases Clair
comprendre en une première lecture ce que vous désirez communiquer
Limpide exempt de fautes d’orthographe et de fautes de frappe
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LE CORPS (2)
Dynamique utiliser le temps présent et des phrases positives
Personnalisé indiquer le nom du destinataire à la première ligne de
votre message Typiquement adéquat
utiliser des polices faciles à lire - Times New Roman ou Arial, taille 11 ou 12 points, ne pas écrire entièrement en majuscules
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LA SIGNATURE
Formule de salutations brève
Ex : Bien à vous, sincères salutations. Ex : Bonne journée et bien à vous. Ex : A bientôt et bien à vous
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PRENEZ GARDE AUX ENVOIS EN NOMBRE
Si vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le champ Cci: (copie conforme invisible).
De cette façon, chaque destinataire n'aura pas
connaissance de la liste des destinataires.
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QUELQUES CONSEILS
Évitez les mots tout en majuscules Réfléchissez à deux fois avant de transférer un e-mail Évitez les informations confidentielles Définissez une priorité à votre message si nécessaire Il vaut mieux écarter les mots « fourre-tout » comme
« faire, être, avoir, choses, gens, personnes, … » et, d’ailleurs, le plus souvent, nous connaissons bien le terme approprié.
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CERTAINS MAILS DEMANDENT UNE RÉPONSE D’AUTRES PAS.INDIQUEZ SI VOUS RÉPONDEZ OU NON. EN CAS D’HÉSITATION, EXPLIQUEZ.
Invitation à venir retirer vos chèques-repas au service RH.
L’ordre du jour de la prochaine réunion de service. Une convocation à une visite médicale avec
questionnaire. Objet perdu : un collègue a perdu ses clés de voiture.
Il appelle à l’aide. Une convocation à une réunion de travail. Coupure de réseau de 12h à 13h.
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EXERCICES PRATIQUES Voici diverses situations. Répondez-y le plus
adéquatement possible.
Vous hésitez sur une question de grammaire. Vous faites appel à l’un de vos collègues.
Vous demandez à l’un de vos collègues l’adresse d’un bon traiteur pour l’organisation du repas de fin d’année
Vous informez votre responsable que la réunion du Comité de Gestion prévue à Bruxelles le ../../.. est annulée.
Vous envoyez un invitation à un séminaire à vos collègues du service commercial.
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QUELQUES LIENS INTÉRESSANTS
http://www.arobase.org/rediger/
http://www.gentside.com/e-mail/comment-rediger-un-e-mail-parfait-quatre-etapes-a-suivre-pour-faire-bonne-impression_art49242.html
http://www.me-anifop.com/les-10-regles-pour-rediger-un-mail-professionnel
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UN PEU D’HUMOUR …