Le manuel de la gestion de documentsUn guide pratique pour aider les entreprises en expansion à mieux gérer leurs documents

En fait, l’impression représente en moyenne 15 % du budget global d’une PME – si vous avez un budget informatique d’un million d’euros, cela équivaut à 150 000 euros.3 Par ailleurs, 12 % des ressources informatiques sont consacrées à l’impression.4

Ce chiffre vous surprend ? Vous n’êtes pas le seul. Comme vous allez le voir, la plupart des gens sous-estiment ce que leur coûte réellement la gestion de documents. Ils ne sont pas non plus conscients des diverses inefficacités qui nuisent à leur productivité et monopolisent leur personnel informatique.

Une gestion sous-optimale des documents génère donc d’importants coûts cachés. La bonne nouvelle : en vous y prenant bien, vous pourrez réaliser de véritables économies et améliorer considérablement vos opérations.

Ce manuel est là pour vous aider.

Même si la révolution du mobile et du Cloud bat son plein, plus d’un tiers des processus reposent sur le papier.1 Et près de trois quarts des PME le confirment : l’impression joue un rôle clé dans leurs activités.2

L’importance du workflow documentaire

2Le manuel de la gestion de documents

Avant de nous intéresser aux solutions, commençons par examiner rapidement le problème.

Comment en sommes-nous arrivés là ?

La gestion de documents est souvent négligée

La plupart des entreprises ne consacrent pas à la gestion de documents l’attention qu’elle mérite. Résultat : elles font face à des dépenses superflues et des difficultés inattendues qui accaparent leur personnel informatique et réduisent la productivité des utilisateurs.

Les coûts matériels commencent à s’accumuler

Sans gouvernance ou processus officiels mis en place, les entreprises se retrouvent souvent à dépenser bien plus que nécessaire en papier, imprimantes, imprimantes multifonction (MFP) et toners. La multiplication des imprimantes bon marché, en particulier, commence à coûter à l’entreprise bien plus à long terme que ce qu’on peut imaginer.

Les coûts organisationnels se font sentir

Les workflows documentaires lents et complexes nuisent à la productivité des employés.5 Par ailleurs, 40 à 60 % des appels reçus par les hotlines concernent des problèmes d’impression6 – les services informatiques consacrent donc une grande partie de leur temps à y remédier.

En résumé : la situation peut considérablement être améliorée.

Voyons comment.

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Faites le bilan

Avant de pouvoir commencer à optimiser votre environnement d’impression et gérer vos documents de façon plus simple et efficace, vous devez évaluer votre situation actuelle.

Pour faire le point, il vous suffit de répondre aux trois questions suivantes.

70 %Les responsables informatiques se trompent d’environ 70 % dans l’estimation de leur parc d’imprimantes.

Vous devez impérativement déterminer avec précision la taille de votre parc d’imprimantes. Cette première étape vous permettra de découvrir où et comment réduire vos coûts. À vous de déterminer :

• Combien d’imprimantes et de multifonctions – locales et partagées – compte votre parc

• Combien de marques différentes composent votre parc d’imprimantes

Ces informations vous aideront à déterminer le nombre d’appareils dont vous avez vraiment besoin, et le nombre de fournisseurs que vous pensez pouvoir gérer sans difficulté.

Si cette question vous paraît simple, sachez que la plupart des gens se trompent dans la réponse. En général, l’estimation des responsables informatiques à qui nous avons posé la question s’avère erronnée à 70 %. Et près de 60 % des appareils qui sont selon eux utilisés ont déjà été retirés de leur parc d’imprimantes ou remplacés. Comme personne ne contrôle ou ne suit les mouvements des appareils, la plupart des listes ne sont pas à jour.

1. Combien d’imprimantes et de MFP possédez-vous ?

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Peut-on accéder facilement à vos imprimantes partagées ?

Choisir le bon emplacement pour une grosse imprimante partagée nécessite d’évaluer la distance que vos employés sont prêts à parcourir pour aller récupérer leurs impressions. Ont-il accès à une imprimante partagée dans ce périmètre ? Quand vous aurez répondu à cette question, il sera plus facile de déterminer le nombre idéal d’imprimantes partagées. L’objectif est que ce soit le plus pratique pour vos employés, et le moins coûteux pour vous.

L’étape suivante consiste à identifier l’emplacement de vos appareils. Sont-ils placés de manière stratégique ? Si c’est la première fois que vous vous posez cette question, la réponse est probablement non. Examinez l’aménagement de vos bureaux et posez-vous les questions suivantes pour déterminer si l’emplacement de vos imprimantes est optimal :

2. Où se trouvent vos imprimantes et MFP ?

Comment vos employés les utilisent-ils ?

Selon vos équipes et les différents espaces de vos locaux, les gens ont différents besoins et contraintes en matière de gestion de documents. Une réception, par exemple, aura peut-être besoin d’une seule imprimante qui servira à de nombreux utilisateurs potentiels. Le service des ressources humaines aura peut-être besoin de sa propre imprimante ou multifonction pour traiter des documents confidentiels. Il s’agit de trouver le juste équilibre entre faciliter l’accès à une imprimante pour tous les employés, tout en s’assurant que les groupes qui ont vraiment besoin d’une imprimante locale en aient une à disposition.

Combien d’employés ont besoin d’imprimer à distance ?

Pendant que vous tâchez d’identifier les différents besoins de vos équipes, demandez-vous aussi combien d’entre elles tireraient parti de l’impression mobile et d’intégrations simplifiées avec les solutions de stockage dans le Cloud. S’il semble évident qu’un grand nombre d’utilisateurs bénéficieraient d’une connectivité Cloud et mobile, vous savez ce qu’il vous reste à faire.

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Comme nous l’avons mentionné plus haut, plus d’un tiers des processus d’entreprises reposent sur le papier. Ne vous donnez donc pas la peine de tous les lister lors de votre évaluation.

Choisissez plutôt trois processus clés qui génèrent des documents papier – comme le paiement des achats, par exemple. Décrivez ensuite brièvement le workflow nécessaire à la réalisation de cette tâche. Si besoin, faites-vous aider par une personne d’un autre service.

Une fois les grandes lignes définies, posez-vous les questions suivantes :

• Toutes les étapes de ce workflow doivent-elles être effectuées manuellement ? Est-il possible d’utiliser nos multifonctions pour en automatiser certaines ?

• Avons-nous besoin de mesures de sécurité supplémentaires pour protéger le flux de documents tout au long de ce processus ?

• Ces documents doivent-ils être imprimés en couleur ?

Lorsque vous vous interrogez sur l’ampleur et la nature de vos besoins en gestion de documents, la dernière question à vous poser concerne les workflows pour lesquels vos employés utilisent votre infrastructure d’impression.

3. En quoi consistent vos workflows ?

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La liste de contrôle de la gestion de documentsUne liste pour évaluer facilement et rapidement vos processus documentaires

Vous avez répondu aux questions essentielles pour déterminer vos besoins en matière de gestion de documents. Maintenant, voyons si vous connaissez bien votre environnement.

Questions Réponses

1 Faites le bilan de votre parc d’imprimantes

a Combien d’imprimantes, de photocopieuses et d’appareils multifonctions possédez-vous ?

b Combien de marques d’imprimantes, de scanners, de photocopieuses et de multifonctions utilisez-vous ?

1

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2 Déterminez le ratio utilisateurs/imprimante

a Combien une imprimante ou une multifonction a-t-elle d’utilisateurs en moyenne ?

b Quelle distance parcourent vos employés pour accéder à une imprimante partagée ?

c Combien y a-t-il d’imprimantes « personnelles » dans vos bureaux ?

2

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b

c

3 Contrôlez vos coûts matériels

a Combien avez-vous d’imprimantes couleur ?

b Combien de personnes ont réellement besoin d’impressions couleur ?

c Combien de personnes achètent des cartouches de toner pour vos imprimantes ?

d Toutes vos imprimantes sont-elles paramétrées en mode économie ?

e Combien d’imprimantes basculent en mode faible consommation quand elles ne sont pas utilisées ?

f Vos imprimantes sont-elles utilisées le week-end ?

3

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Questions Réponses

4 Contrôlez vos coûts organisationnels

a Quel pourcentage des appels reçus par votre hotline informatique est-il lié à des problèmes d’impression ?

b Combien de fournisseurs de services d’impression et de factures liées à l’impression gérez-vous et traitez-vous chaque mois ?

4

a

b

5 Sécurisez votre environnement d’impression

a Vos imprimantes sont-elles configurées pour ne lancer l’impression qu’après authentification des utilisateurs (pull-printing) ?

b Vos multifonctions vous fournissent-elles une piste d’audit listant les utilisateurs, documents et dates d’impression ?

c Combien d’imprimantes ont des documents qui traînent dans leur bac ?

5

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c

6 Alignez votre environnement d’impression sur vos workflows

a Si vos employés ont besoin d’imprimer depuis des applis Cloud comme SharePoint ou Dropbox, combien d’étapes doivent-ils effectuer ?

b Votre environnement d’impression permet-il l’impression mobile ?

c Avez-vous des placards remplis de documents papier que vous n’êtes pas légalement tenu de conserver ?

d Combien de temps vous faut-il pour configurer une toute nouvelle imprimante ou une multifonction ?

6

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Une fois que vous aurez une connaissance approfondie de votre environnement d’impression, vous pourrez véritablement commencer à comprendre comment améliorer son efficacité. Utilisez cette liste de contrôle pour avoir une idée plus claire de votre situation, puis reportez-vous aux conseils de la section suivante pour définir vos objectifs.

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Les secrets d’une gestion documentaire bien huilée

Appliquez ces bonnes pratiques pour réaliser les économies et les gains de productivité dont votre entreprise a besoin.

Numérisez les workflows

Éliminez les étapes répétitives nécessaires aux processus courants. L’interface située sur le panneau avant de votre multifonction vous permet de créer des workflows numériques personnalisés, comme la numérisation et le stockage de factures dans un dossier partagé dédié. Une fois ce workflow défini, vous pouvez le sauvegarder en tant qu’appli pour que les utilisateurs puissent effectuer ces tâches en une seule étape.

Intégrez des solutions mobiles

Adoptez des outils qui permettent aux utilisateurs de se connecter et d’imprimer plus facilement depuis tous leurs appareils, partout et à tout moment. Optez pour une solution multi plate-forme qui s’intègre à vos applications habituelles. Il faut qu’il soit aussi simple d’imprimer un document que d’envoyer un e-mail. De cette manière, les utilisateurs n’auront plus besoin de recourir à des solutions tierces. Elles alourdissent la charge du support informatique et sont suceptibles de causer des problèmes de sécurité.

1. Nos conseils pour aider votre équipe à être plus efficace

Intégrez votre infrastructure avec le Cloud

Supprimez les étapes superflues en intégrant votre infrastructure d’impression à de nouveaux outils Cloud de productivité et de stockage, comme Dropbox et Google Apps for Work. La plupart des utilisateurs doivent utiliser leur e-mail ou le bureau de leur ordinateur pour envoyer les commandes d’impression, même s’ils utilisent déjà ces applis Cloud. En intégrant ces applis à vos imprimantes, vous éliminez une étape du processus et offrez à vos employés la liberté de se connecter au système dont ils ont besoin, quel qu’il soit.

Améliorez votre sécurité

L’une des principales motivations à optimiser votre workflow de gestion de documents est la sécurité. Les documents oubliés peuvent contenir des informations internes ou commerciales sensibles. Les applis tierces téléchargées sans autorisation pour permettre l’impression mobile sont susceptibles de porter atteinte à la sécurité de votre réseau. Les disques durs externes des imprimantes multifonction contiennent parfois des données sensibles qui devraient être effacées une fois les documents imprimés. Le développement du BYOD (Bring Your Own Device) complique encore davantage la gestion des appareils, qu’ils soient autorisés ou non. Une analyse approfondie de votre workflow de gestion de documents vous aidera à éliminer ces risques et à augmenter la sécurité de vos opérations.

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Externalisez votre hotline dédiée aux imprimantes

40 % des appels reçus par les hotlines concernent des problèmes d’impression – une perte de temps considérable pour les employés comme pour le service informatique. Pour y remédier, il faut commencer par améliorer vos workflows. Mais si vous n’avez vraiment pas envie de gérer ces appels, envisagez de transférer votre centre d’assistance impression aux mains d’un expert externe.

Les PME du monde entier consacrent 12 % de leurs ressources informatiques aux questions d’impression7, un chiffre qui s’éleve à 17 % pour les États-Unis. Le plus grand défi auquel sont confrontées les PME est le contrôle des dépenses courantes. 32 % des PME rapportent une augmentation des interventions de support liées aux problèmes d’impression.

Voici quelques stratégies à adopter pour alléger la charge de votre support informatique :

2. Nos conseils pour libérer votre personnel informatique et garder le contrôle

Anticipez les besoins en fourniture

Quand leurs cartouches sont presque vides, vos multifonctions peuvent vous alerter ou alerter vos partenaires informatiques. Cette fonctionalité contribue grandement à limiter le gaspillage généré par les achats de toners et de consommables effectués par différentes personnes à différents moments.

Simplifiez la configuration

Au lieu de configurer et paramétrer manuellement chaque nouvelle multifonction, vous pouvez simplement « cloner » les réglages d’une machine pour les appliquer aux nouvelles. C’est plus rapide, plus facile et moins susceptible d’occasionner des erreurs.

Diagnostiquez les problèmes à distance

Au lieu de vous précipiter pour intervenir au moindre souci, choisissez des multifonctions qui vous permettent de diagnostiquer les problèmes depuis votre ordinateur.

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• Un point de contact unique pour tous les problèmes de gestion d’impression

• Un parc d’imprimantes entièrement surveillé, géré et optimisé – quelle que soit la marque des appareils – et la tranquillité d’esprit qui va avec

• Une combinaison optimisée d’appareils, pour un équilibre qui profite autant à vos équipes qu’à votre budget

• Une interface utilisateur uniforme pour une expérience cohérente dans tous les services, des remplacements de composants simplifiés, et facile d’utilisation

• Une approche dynamique qui favorise une résolution rapide des problèmes de gestion d’impression et garantit le réapprovisionnement régulier des consommables

• Un plan d’action incluant l’automatisation progressive des tâches quotidiennes et la numérisation des processus

Vue l’importance du workflow de documents pour les entreprises et la nature complexe des environnements d’impression, il peut s’avérer judicieux d’externaliser tout le processus auprès d’un partenaire.

En confiant à un fournisseur de services de gestion d’impression la gestion de votre infrastructure, vous pourrez vous focaliser sur votre cœur de métier. Pour les entreprises de toutes tailles, les avantages sont loin d’être négligeables :

Découvrez les avantages des services de gestion d’impression

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Un workflow documentaire optimisé

Le développement des appareils mobiles, du Cloud et de la virtualisation a beau connaître une croissance continue, le papier reste un pilier de l’entreprise.

Passez au niveau supérieur

Contactez un partenaire Xerox pour un inventaire gratuit de vos ressources.

Pour une solution plus complète, demandez une analyse de vos activités d’impression. Cet exercice exhaustif comprend un inventaire automatique de votre parc d’imprimantes et de multifonctions, et vous révèlera ce qu’elles impriment. Grâce à des scénarios de simulation, nous pourrons vous indiquer dans le détail les sources d’économies potentielles et les moyens d’améliorer votre efficacité.

Les résultats vous seront présentés sous forme de rapport personnalisé, qui contiendra une analyse détaillée de votre environnement d’impression ainsi qu’un plan d’action concret pour réduire vos dépenses et améliorer l’efficacité de vos opérations.

Nous sommes Xerox. Nous sommes convaincus que l’amélioration de votre façon de travailler passe par l’amélioration du workflow.

Nous aidons les entreprises à remédier aux inefficacités de leurs workflows documentaires pour que le travail soit plus efficace.

©2016 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox® et Xerox and Design® sont des marques commerciales de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. BR18742.

Pour cette raison, la gestion de vos processus documentaires joue un rôle clé dans l’amélioration de votre façon de travailler. La plupart des infra-structures d’impression sont négligées et ne sont soumises à aucun contrôle, ce qui entraîne gaspillages et inefficacités. Pour autant, il n’est pas nécessairement long ni compliqué de régler ces problèmes.

Les étapes décrites dans ce manuel constituent un point de départ qui vous aidera à limiter vos dépenses, améliorer votre efficacité et réduire vos coûts de maintenance informatique.

Le résultat

Vos employés seront plus productifs, votre personnel informatique pourra se focaliser sur des tâches essentielles, et les informations seront distribuées plus rapidement, intelligemment et efficacement.

Un workflow documentaire optimisé

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Sources

1 Poor document processes lead to significant business risk, IDC

2 Quocirca

3 Étude Quocirca sur les services de gestion d’impression dans les PME, 2014

4 Étude Quocirca sur les services de gestion d’impression dans les PME en Europe et aux États-Unis, Janvier 2014

5 Recherche Xerox

6 Xerox RealBusiness Magazine – Numéro spécial Gartner ITxpo, 2012

7 Quocirca

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