le projet op@le

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Le projet OP@LE Catherine Gagelin Cheffe du bureau DAF A3 au ministère de l’éducation nationale Directrice du programme MF2

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES POINTS CLES DU PROJET OP@LE (1/4)

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OP@LE c’est un peu tout ça à la fois :


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Pourquoi changer ?

Les difficultés techniques de GFC : un langage informatique obsolète et des difficultés d’hébergement des bases GFC dans chaque EPLE

Des métiers de la gestion financière en EPLE en forte évolution avec des évolutions réglementaires majeures

Un besoin de sécurisation des processus et d’harmonisation des pratiques financières et comptables

Quels principes directeurs du choix de la nouvelle solution ?

Une application web - Fin de l’installation et des mises à jour sur les serveurs ou postes informatiques des EPLE - Sauvegarde sécurisée et centralisée sur un serveur

Le recours à un progiciel de gestion intégré (PGI)

- Optimisation des processus de gestion

- Fonctionnement intégré entre comptabilités auxiliaires et comptabilités budgétaires et générales

Un élargissement du périmètre fonctionnel par rapport à GFC


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Quels enjeux de modernisation ?

Sécuriser la

fonction

financière

Simplifier les

processus Moderniser

Renforcer

l’expertise

Partage d’informations

Conformité

Couverture fonctionnelle

Traçabilité

Articulation comptabilités

Nouvelles fonctionnalités

Optimisation

Facilitation du quotidien

Qualité comptable

Dématérialisation

Digitalisation

Relation fournisseurs

Relation usagers

Restitutions

Pilotage / suivi

Analyse financière

Compte de tiers

Pôle d’expertise (SFACT…)


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Quel périmètre fonctionnel ?

10 principaux domaines fonctionnels :

+ 1 domaine « PRINCIPES TRANSVERSES » commun à l’ensemble des domaines qui comprend :

Budget Dépenses Recettes Gestion des

immobilisations Gestion des

stocks

Gestion des tiers Comptabilités

(budgétaire, générale et auxiliaires)

Opérations de fin d’exercice

Régies Gestion des

établissements des POM-TOM

Signature électronique et authentification

Ergonomie et intuitivité de la solution

Gestion des référentiels

Restitutions (suivi et pilotage)

Dématérialisation des processus

Contrôles (contrôles de cohérence, contrôle interne…)

Traçabilité

Habilitations

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – QUEL CALENDRIER ? – JALONS CLÉS

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Le projet OP@LE s’inscrit dans un calendrier de déploiement avec les principaux jalons de déploiement suivants :

Mise en production de la V1 d’OP@LE pour 300 EPLE « Pilotes » au 1er janvier 2020

2018-2019 Travaux de conception, réalisation, test/recette, déploiement

2020-2023 Mise en production de la V2 d’OP@LE sur un périmètre progressif d’EPLE – Tous les EPLE seront dans OP@LE au 1er janvier 2023

Tous les EPLE sont concernés, soit plus de 8000 établissements !

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – QUEL CALENDRIER ? – CALENDRIER DÉTAILLÉ

7

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE –VOLET SI - QUELLE ÉQUIPE ?

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■ 1 direction de programme MF2 au sein de la direction des affaires financières

■ Plusieurs acteurs ministériels sont mobilisés pour réussir le projet :

■ Et des représentants des Utilisateurs en EPLE pour les travaux de conception et de conduite du changement : chef d’établissement, adjoint gestionnaire, agent comptable, fondé de pouvoir, assistante…

DAF DNE Académies

Bureau A3

Bureau B2-1 Exploitation Qualification

Diffusion

EPAC

MOA Applications

SIECLE OPER@

SI2G

DEM’ACT…

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Pour mener à bien les différents chantiers, le programme MF²

s’appuie sur les Equipes Projet Académiques

EP@c.

31 équipes projet académiques (EP@c)

Directeur de projet = Secrétaire général adjoint

Chef de projet = Responsable de la mission d’aide et de conseil financiers aux EPLE

Responsable académique de la formation administrative

Responsable académique de l’assistance informatique aux EPLE

Coordonnateur paye ou référent de la paye en EPLE

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE –VOLET SI - QUELS ACTEURS EN ACADÉMIES ?

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LE PROJET OP@LE – OÙ EN EST-ON ?

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Dans le cadre d’une procédure de dialogue compétitif engagée depuis plus de 2 ans, qui a mobilisé certains d’entre vous, le choix du ministère s’est portée sur le prestataire suivant :

OP@LE reposera sur le PGI :

Les travaux de conception d’OP@LE vont pouvoir commencer !

http://www.invoke-software.fr/institutionnel/ecosysteme/partenaires/qualiac

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 1ÈRE ÉTAPE : CONSTITUER UNE ÉQUIPE

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LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 2ÈME ÉTAPE : RÉUSSIR ENSEMBLE LA CONCEPTION DU SI

12

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE 3ÈME ÉTAPE : RÉUSSIR LA CONDUITE DU CHANGEMENT

13

14

On y est !

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LA CONCEPTION DANS L’ENSEMBLE DU PROJET

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES TRAVAUX DE CONCEPTION – QUELQUES CHIFFRES CLÉS

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10 domaines : Une conception répartie en 10 domaines fonctionnels qui forment le périmètre d’OP@LE : budget, dépenses, recettes, immobilisations, stocks, tiers, régies, comptabilités, opérations fin d’exercice, principes transverses

110 ateliers de conception : - 15 en conception générale - 67 en conception détaillée pour la V1 - 28 en conception détaillée pour la V2

3 binômes fonctionnels : 3 binômes de représentants DAF-A3, répartis par

domaine, en charge de porter opérationnellement les travaux fonctionnels

62 utilisateurs / concepteurs : Recrutés pour associer les futurs utilisateurs à la conception d’OP@LE et pour assurer une bonne représentativité de la gestion financière des EPLE (26 Académies)

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES TRAVAUX DE CONCEPTION - PRÉSENTATION

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Préciser et partager les besoins /

processus et identifier les meilleures modalités de leur implémentation

dans OP@LE

Spécifier dans le détail les fonctionnalités d’OP@LE

(ergonomie, processus, règles de gestion)

Conception générale Conception détaillée

La conception se décompose en 2 phases imbriquées qui s’enchaînent :

Garantir la bonne compréhension et prise en compte de l’ensemble des besoins / processus

Définir la politique d’habilitation

Arrêter les périmètres fonctionnels de la V1 et de la V2 d’OP@LE

Définir dans le détail les fonctionnalités de la solution pour chaque processus (règles de gestion, contrôles, automatismes…), chaque interface et chaque développement identifié

Sur la base d’un prototype

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE ORGANISATION DU MINISTÈRE – LES CONCEPTEURS (1/3)

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62 Utilisateurs / concepteurs sélectionnés pour participer aux travaux, répartis par domaine fonctionnel

7 Profils différents pour assurer une bonne représentativité de la gestion financière en EPLE

26 Académies représentées

Chef d’établissement Adjoint gestionnaire Agent comptable Fondé de Pouvoir Assistant comptabilité ordonnateur Assistant comptabilité générale R’ Conseil


18 MERCI POUR VOTRE MOBILISATION !

30

20

7

33

30

14

3

64 76 28

13

23

6

8

37

5 30 2

1

23

27

26

24

25

30

17

33

16

19

21

Académies Candidats

retenus

Aix-Marseille 4

Amiens 3

Besançon 1

Bordeaux 3

Caen 2

Clermont-Ferrand 2

Corse 2

Créteil 4

Dijon 1

Grenoble 1

Lille 5

Limoges 1

Lyon 1

Montpellier 2

Nancy-Metz 2

Nantes 3

Nice 1

Orléans-Tours 2

Paris 2

Poitiers 2

Reims 1

Rennes 3

Rouen 2

Strasbourg 3

Toulouse 2

Versailles 7

Total 62

680 candidatures reçues 62 candidatures retenues

Agent comptable

Chef d’établisse

ment

Fondé de pouvoir

Adjoint gestionnaire

Assistant comptabilité

générale

Assistant comptabilité ordonnateur

R-Conseil TOTAL

Budget 1 2 1 2 6

Comptabilités 3 1 2 6

Dépenses 1 1 1 3 1 1 8

Immobilisations 4 4

Opérations de fin d’exercice

1 2 3 6

Recettes 2 4 1 7

Régies 1 1 1 2 1 6

Stocks 2 1 3 6

Tiers 1 1 2 1 5

Principes transversaux

3 1 1 1 1 1 8

TOTAL 19 5 9 20 6 1 2 62


19

La répartition des utilisateurs / concepteurs par domaine :

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION - PRÉSENTATION

La conception sera rythmée par des temps forts : les ateliers de conception

■ Pour la conception générale :

■ Pour la conception détaillée :

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15 ateliers de conception répartis sur 60 jours (avril à juin 2018)

atelier de conception par domaine fonctionnel

SAUF pour les domaines dépenses, comptabilités et principes transverses 1 Soit

95 ateliers de conception :

ateliers pour la V1 d’OP@LE de septembre 2018 à mai 2019

ateliers pour la V2 d’OP@LE de septembre 2019 à mars 2020

67 28

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – CYCLE DE TRAVAIL

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Ministère

■ Cycle de travail pour 1 atelier de conception :

Echéance Etapes Responsable Livrables

J-2 Prestataire Support (version projet)

J-2 DAF A3

DS2I Concepteurs

Support (version amendée)

J-1 Prestataire Support (version validée)

J DAF A3

DS2I Concepteurs

J+2 Prestataire Compte-rendu (version projet)

J+4 DAF A3

DS2I Concepteurs

Fiches de relecture

J+5 Prestataire Compte-rendu (version validée)

Transmission du support d’atelier

Revue du support

Atelier de conception MARDI, MERCREDI, JEUDI

Préparation du CR d’atelier

Revue et validation du CR

Prise en compte des remarques du ministère dans le CR

C Y C L E

Prestataire

Prise en compte des remarques du ministère dans le support

NB : 1 jour imparti pour vos remarques sur le support d’atelier et le compte-rendu d’atelier le jour même de la livraison du document => Anticiper pour une plus grande réactivité

https://fr.wikipedia.org/wiki/Danger



LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – PARTICIPANTS

■ Les participants aux ateliers de conception :

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Prestataire (Capgemini) Anime l’atelier sur la base des possibilités offertes par la solution pour répondre aux besoins / processus fonctionnels

DAF A3 et CONCEPTEURS

Assure : • La bonne compréhension des besoins fonctionnels • … Leur bonne prise en compte dans la solution (recettes

intermédiaires)

• ….La cohérence fonctionnelle inter-domaines

DNE – DS2I Assure la cohérence entre les aspects fonctionnels et les aspects techniques de la solution

LA CONCEPTION FONCTIONNELLE LES ATELIERS DE CONCEPTION – CONTENU

Concrètement, les objectifs des ateliers sont :

■Affiner les besoins / processus en cible OP@LE

■Affiner les cas d’utilisation en EPLE

■ Passer en revue le fonctionnement standard du PGI

■Décrire les flux d’échanges avec d’autres SI internes ou externes au ministère

■Décrire les droits et habilitations

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Support atelier Compte-rendu atelier Matrice habilitations

LIVRABLES

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Les apports d’OP@LE et la conception fonctionnelle par domaine Equipe DAF A3 Equipe maîtrise d’ouvrage fonctionnelle

Domaine Budget

25

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE BUDGET

26

Simulation budgétaire

Préparation budgétaire

initiale

Gestion d’un budget

provisoire DBM

Mise à disposition aux autorités de

contrôle

Etats réglementaires

Nomenclatures budgétaires (domaines, activités…)

Changement de structure budgétaire (fusion, ouverture/fermeture, suppression BA…)

Elaboration du budget Modification du budget

en cours d’exercice Contrôle externe


Etats de suivi et de pilotage

PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE BUDGET

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Les principaux points à retenir :

■ Capacité à réaliser des simulations budgétaires selon différentes hypothèses pour alimenter automatiquement la préparation du budget (facultatif)

■ Gestion intégrale de la procédure budgétaire (entre les parties prenantes)

■ Renforcement du pilotage budgétaire

■ Echange dématérialisé avec Dem’Act

■ Mise en place d’une nomenclature des budgets annexes pour uniformiser les pratiques

Domaine Régies

28

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE RÉGIES

29

Création d’une régie

Contrôle et solde des écritures


Création d’une régie

Gestion d’une régie Fin de période

Clôture de

régie

Mutation de régisseur

Régie mixte

avec compte Trésor

sans compte Trésor sans compte Trésor

avec compte Trésor

Régie d’avances Régie de recettes



PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RÉGIES

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■ Création administrative de la régie par l’ordonnateur, automatisée sur la base de modèles nationaux pour s’adapter à la règlementation

■Optimisation du processus d’encaissement des recettes sur créances ou au comptant

■Visibilité pour l’ordonnateur ou l’agent comptable sur les écritures du régisseur

■ Saisie des opérations de dépenses et recettes à partir d’une liste de natures d’opérations autorisées pour faciliter et sécuriser les opérations de saisie du régisseur

Domaine Opérations de Fin d’Exercice

31

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE OPÉRATIONS DE FIN D’EXERCICE

32

Reprise/Saisie du bilan d’entrée

Rattachement des charges et

produits

Comptabilisation des charges et

produits constatés d’avance

Changement d’exercice

Transfert des engagements non soldés N

vers N+1

Période d’inventaire

Opérations spécifiques

Clôture de l’exercice

Clôture

Fin d’exercice

Traitement des factures non parvenues sur plusieurs exercices




PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE OPÉRATIONS DE FIN D’EXERCICE

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■Accélération des opérations de fin d’exercice (réduction des délais de la période d’inventaire et de clôture…)

■Ouverture de la gestion N+1 à une date commune pour tous les EPLE

■ Sécurisation et fiabilité des engagements de fin d’année

Domaine Dépenses

34

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE DÉPENSES

35

Engagement Service fait Demande de

paiement Paiement

Demande d’achat

Suivi des marchés

Cas particulier de dépenses



PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE DÉPENSES

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Les principaux points à retenir (1/2) :

■Un nouveau processus d’exécution de la dépense pour s’adapter à la règlementation et aux impératifs de dématérialisation

■ La dérivation automatique des comptes de charge sur la base d’une nomenclature achats, pour sécuriser et renforcer la qualité comptable

■ L’accélération du processus d’exécution de la dépense sur la base d’une alimentation automatique avec Chorus Pro

■ L’automatisation des échanges avec OPER@ pour la comptabilisation des charges de personnel


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Les principaux points à retenir (2/2) :

■ La possibilité d’adaptation aux organisations en service facturier en cible

■ Le fléchage / ventilation des dépenses selon des axes d’analyse (projet stratégique, réponse aux enquêtes des collectivités) propre à chaque établissement – facultatif

■ La capacité à gérer des engagements pluriannuels


38

Préparation de

l’engagement

Validation de l’engagement

Constatation du SF

Saisie des DP

Prise en charge des

DP Paiement

Validation de l’ordonnancement

Certification du SF

Validation des DP

Engagement Liquidation et ordonnancement Paiement

Adjoint gestionnaire / Ordonnateur

Agent comptable Ordre de payer


Domaine Immobilisations

39

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE IMMOBILISATIONS

40

Entrée et sorties d’immobilisations

Calcul des amortissements, dépréciations et réévaluations


Inventaire comptable et physique


PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE IMMOBILISATIONS

41


■Une gestion complète des immobilisations, imbriquée avec le processus de la dépense, qui alimente automatiquement une comptabilité auxiliaire des immobilisations

■ La simplification du suivi des opérations comptables relatives aux immobilisations (entrée, amortissement, dépréciation , réévaluation, sortie, transfert…)

■ La tenue d'un inventaire physique des biens (immobilisés ou non)

■ La facilitation du transfert de biens entre personnes publiques

Domaine Stocks

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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE STOCKS

43

Entrée et sorties de stocks

Valorisation des stocks


Inventaire comptable et physique


PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE STOCKS

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■ La possibilité d’une gestion complète des stocks, imbriquée avec le processus de la dépense, qui alimente automatiquement une comptabilité auxiliaire des stocks

■ L’interopérabilité avec des applications de gestion de la restauration des collectivités locales

■ La simplification du suivi des opérations comptables relatives aux stocks (entrée, valorisation, sortie, dépréciation, ...)

Domaine Recettes

45

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE RECETTES

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Constatation des droits

Création du titre de recette

Certification de la créance & validation du

titre de recette

Recouvrement amiable/

contentieux

Prise en charge du titre de

recette


Cas particuliers de la recette (au comptant, d’avances…)


Régularisations de recettes

Constatation de l’encaissement & rapprochement

Liquidation des recettes Prise en charge du

titre de recette Recouvrement

Encaissement / rapprochement

Télépaiement


PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RECETTES

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■ La rénovation du processus de la recette avec un traitement intégral du processus, de la constatation des droits au rapprochement de l’encaissement

■ La sécurisation du processus de recouvrement avec l’obligation de prise en charge du titre de recette avant émission de l’avis des sommes à payer

■ La traçabilité du processus pour tous les acteurs concernés

■ La possibilité d’adaptation aux organisations en service spécialisé de la recette

PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE RECETTES

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Création du titre de recette

Validation des recettes

Certification des créances

Validation du titre de recette


Liquidation des recettes Encaissement / Rapprochement

Adjoint gestionnaire / Ordonnateur

Agent comptable

Prise en charge du titre de recette

Prise en charge du titre

de recette

Transmission facture / avis

sommes à payer

Rapprochement (lettrage)

Constatation de l’encaissement ou reprise sur avance

Vaut ordre de recouvrer

Domaine Comptabilités

49

PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE COMPTABILITÉS

50

Comptabilité budgétaire

Comptabilité générale

Comptabilité auxiliaire

fournisseurs

Comptabilité auxiliaire clients

Gestion des référentiels comptables (plan comptable…)

Modalités spécifiques de comptabilité (lettrage…)


Compte financier

Comptabilité auxiliaire des

immobilisations

Comptabilité auxiliaire des

stocks

Comptabilités auxiliaires


PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE COMPTABILITÉS

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■ La mise en place de 4 comptabilités auxiliaires (fournisseurs, clients, immobilisations, stocks)

■Un renforcement du suivi des comptabilités budgétaire et générale

■ La simplification et la sécurisation des imputations comptables à partir de mécanismes de dérivation automatique des comptes

■Une aide au suivi de la trésorerie et au développement de l’analyse financière

Domaine Tiers

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PÉRIMÈTRE DU DOMAINE DOMAINE TIERS

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Gestion des Tiers élèves


Gestion des Tiers hors élèves


PRINCIPAUX APPORTS D’OP@LE DOMAINE TIERS

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■ La fiabilisation des informations tiers sur la base d’une interface avec SIECLE pour les données tiers élèves

■ La facilitation du suivi des tiers élèves

-> Lien 1 élève -> N responsables légaux

-> Lien 1 responsable légal -> N élèves

■Une gestion complète des tiers élèves et hors élèves

Domaine Principes transverses

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PÉRIMÈTRE ET CONCEPTION DU DOMAINE DOMAINE PRINCIPES TRANSVERSES

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Signature électronique et authentification

Ergonomie et intuitivité de la solution

Gestion des référentiels

Restitutions (suivi et pilotage)

Dématérialisation des processus

Contrôles (contrôles de cohérence, contrôle interne…)

Traçabilité

Habilitations

57

Merci de votre attention et de votre implication

le projet op@le

Documents