lean pmo as a cha agent · 2020. 8. 6. · haré todo lo posible por no aburrir a la audiencia y...

Lean PMO as a ChaAgent

Madrid 21 de Abril de 2015

LEAN PMO AS A CHANGE AGENTMe ha tocado la peor hora, lo se, después de comer . . .

LEAN PMO AS A CHANGE AGENTHaré todo lo posible por no aburrir a la audiencia y que estos 45 minutos sean de interés

LEAN PMO AS A CHANGE AGENT

@PepeVazquezS

Agradecimientos

Sobre mi.

Donde trabajoA qué me dedicoCual es mi relación con Lean Kanban

El Blog, El libro , y Agiletaste


@PepeVazquezS

INDICE.

1. Introducción y algunas definiciones 2. Pirámide del cambio para introducirnos en LPMO.3. Conceptos Lean y aplicación en PMO.4. Lean PMO , cambio y liderazgo.5. Lean PMO Journey Map.


@PepeVazquezS

1. Introducción y algunas definiciones.

Definiciones (CLASICAS)Project Management = Organización de recursos y actividades para entregar un ambito de trabajo predefinido, dentro de unos tiempos y costes acordados, usando las capacidades existentes para conseguir unos beneficios que justifiquen el proyecto.

Vale, esa ya me la sabía.


@PepeVazquezS


Definiciones (CLASICAS)Program Management = organización de recursos y actividades para definir, entregar y evolucionar una colección de proyectos relacionados, que combinados, responden a un objetivo de negocio y aumentan las capacidades de la organización.

Eehh?¿ Y esto justo después de

comer

¿VALOR?


@PepeVazquezS


Definiciones (CLASICAS)Portfolio Management = gestión de un rango diverso de proyectos y programas, relacionados o no relacionados, para conseguir el máximo valor dentro de unos recursos y unas restricciones presupuestarias.

Fijo que está de coña este

tío….

Proyecto Programa Portfolio


@PepeVazquezS


Definiciones.

PERSONAS

VALORES

PRINCIPIOS

CULTURA


@PepeVazquezS


PMO = Project Management Office.

¿ No es percibida como un ente que añade burocracia a la actividad de Gestión de proyectos?


@PepeVazquezS

¿ Cuantos opinais asi?


@PepeVazquezS


Dos tipos de PMO

1 Las que gestionan los proyectos dentro de la PMO.

2 Las que supervisan, dan soporte metodológico y deherramientas a los Jefes de Proyecto y reportan statusa la gerencia de las iniciativas, segun la estrategia yobjetivos.

A los efectos de esta charla, trabajaremos la de tipo 2


@PepeVazquezS

¿PARA QUE TIENENUNA PMO LAS ORGANIZACIONES ?


@PepeVazquezS

“Una PMO es ungrupo/departamento/división de personasdedicadas a mejorar la práctica y losresultados de la Gestión de Proyectos.”

HAY PROBLEMASVisión general


@PepeVazquezS

“Una PMO es una organización dedicada aasistir y ayudar a los JP a obtener mejoresresultados con sus proyectos.”

LOS PM NECESITAN AYUDAVisión gerencia


@PepeVazquezS

“Una PMO es una organización quecentraliza, coordina y supervisa la gestiónde proyectos y/o programas bajo sudominio.”

TENEMOS QUE CONTROLAR MAS A LOS PM

Visión gerencia


@PepeVazquezS

“Una PMO es un grupo de gente con lamision de dar soporte a los PM en ellanzamiento, implementación y finalizaciónde los proyectos.”

NO NECESITAMOS QUE NOS AYUDEN

Visión PM


@PepeVazquezS

POR TANTO

¿ Las organizaciones crean una

PMO para solucionar algun tipo

de problema en la ejecución y entrega de proyectos ?


@PepeVazquezS



@PepeVazquezS

Aunque no es necesariamente asi, en la

mayoría de los casos ocurre.

Ejercer mayor control sobre los proyectos.

Recopilar datos de situación.Monitorizar los proyectos.

Reportar a la gerencia.


@PepeVazquezS

Es “percibida” por un PM como un centro desde el que me van a “fiscalizar” el proyecto, revisar que sigo los procesos y escalar en caso de problemas.


@PepeVazquezS



@PepeVazquezS

PMO es MAL ….


@PepeVazquezS

PMO

Hacemos lo que

Nos piden…

Hace falta un cambio


@PepeVazquezS

Y ADEMAS LA ORGANIZACION SE PLANTEA


@PepeVazquezS

Nos hace falta una herramienta para poder administrar, mantener y comunicar información de los proyectos para

conocerlos y asi poder mejorar.

Es verdad, pero antes de eso deberíamos

asentar ciertas cosas


@PepeVazquezS

“Los principios son atemporales, las herramientas evolucionan y necesitan cambios.”Y es aquí donde LEAN,como filosofía empieza su protagonismo

Necesitamos unos valores y unos principios


@PepeVazquezS

3 puntos de arranque


@PepeVazquezS

DIRECCION , VISION CLARA, ACCION


@PepeVazquezS

2. Pirámide del Cambio para implantación LeanPMO.


@PepeVazquezS

3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO.

Hosin Kanri- Gemba – Hansei –Heiyunca.


@PepeVazquezS

¿Eehhhhh?

3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO


@PepeVazquezS

Hosin Kanri• Hosin Kanri significa : direccion estratégica para alinear los

objetivos de la organización, las personas y los procesos. Tambien significa :despliegue de políticas.

• Es el punto de partida para definir aspectos clave para la organización: visión, misión, objetivos, medición, adaptación.

• Es un proceso participativo de planeación, partiendo de la definición de la alta gerencia a nivel objetivos estratégicos.



@PepeVazquezS

Hosin Kanri como herramienta de la PMO

• Claridad en los objetivos que se definen para la LPMO.

• Trasladar a todos los actores relacionados con la LPMO la visión y la misión :• Participación de los actores para conformar juntos el modelo.• “Participación Genuina” : E. Molini.

• Transparencia en las políticas de la LPMO y definición concreta de las mismas.• Publicación de un panel de “Políticas Explícitas” visible por todo

el mundo.



@PepeVazquezS

Gemba

Gemba ' |現場|' es un Término japonés que significa "en el sitio de acción" o en la “escena del crimen".

“Las empresas no hablan con sus clientes, por miedque les digan que se han equivocado.”.

Jeff GothelfLEAN UX



@PepeVazquezS

GembaGEMBA por tanto es el lugar de trabajo.

GEMBA Walk , es “el paseo” que los directivos y managers tienen que dar por las “zonas de producción” para conocer los problemas por si mismos.

APLICADO A LPMO: Conocer los problemas de las personas en el lugar de trabajo y vivir por uno mismo las situaciones.

3 . CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO


@PepeVazquezS

GEMBA como herramienta para la Lean PMO

• Ir y ver : salir de tu sitio, de tu mesa, de tu edificio.• Entender los problemas por uno mismo.• Vivir en persona la situación.• Escuchar a los que tienen el problema.• Ponerte en su lugar y empatizar.• Entender sus emociones.• Identificar las ineficiencias.• Preguntar por las causas raiz.• Ofrecer alternativas y dejar que resuelvan por si mismos


“Cuando entendemos como funcionan las cosas es cuansomos capaces de mejorarlas”


@PepeVazquezS

Hansei• Hansei significa “Auto reflexión”.

• Reconocimiento de los propios errores como base para la mejora.

• También significa, reconocimiento del éxito con modestia y humildad.

• Practica de mejora continua



@PepeVazquezS

Hansei como herramienta para la Lean PMO

• Retrospectivas.• No complacencia con los resultados.• Small Steps , Never Stop.

El trabajo puede ser de dos tipos :

“ El trabajo que hacemos hoy, y el trabajo que tenemos que hacer mañana para mejorar.”

• Transmisión de esta cultura desde la LPMO.



@PepeVazquezS

Heiyunka NIVELACION

• Hacer la demanda visible para nivelar la carga.• Fomentar el Pull.• Previsibilidad y anticipación del flujo de ordenes de

trabajo.• Evitar los picos y aplanar la demanda todo lo posible.• Ritmo sostenible.



@PepeVazquezS

Heyunka como herramienta para la Lean PMO

Identificar las iniciativas o proyectos por medio de un Backlog visual.

Arrancar solo aquellos proyectos que hayan pasado por una fase de preparación,tengan definida la entrega de valor y hayan sido coordinados con todos los stakeholders.

Conseguir desde la PMO una anticipación de la carga, visitando a los usuarios que demandan el trabajo para obtener “potenciales”.

Gestionar el flujo de arranque de proyectos por medio de la anticipación y ayuda en la preparación a los PM.



@PepeVazquezS

Heiyunka3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO

NIVELACION


@PepeVazquezS


El camino hacia Lean PMO


@PepeVazquezS


@PepeVazquezS

Todavía no se ha Todavía no se ha acabado…. Aún hay más y sé que estáis deseando oirlo.


@PepeVazquezS

4. LEAN PMO, PERSONAS, CAMBIO Y LIDERAZGO.


@PepeVazquezS

¿ PROBLEMAS EN IT ?

Poca o escasa organizacion de procesos TI.

Falta de tiempo para llevar a cabo todas las funcionalidades de un proyecto.

Falta de priorización y cambio permantente de la prioridad.

Poca proactividad , y cultura reactiva.

Incorrecta planificación y/o entrega de valor tardía al Negocio.



@PepeVazquezS

¿ PROBLEMAS EN IT ?Cuando se fija un plan, se acepta que todas las fechas intermedias se pueden desplazar, pero no la fecha final.

Los compromisos intermedios no importan, siempre que se respete el hito final.

Silos de conocimiento ,falta de visión global , exceso de burocracias..

Sobrecarga, exceso de trabajo en progreso, retrasos

Etc, etc.



@PepeVazquezS


Una Lean PMO implica un cambio en la manera de abordar proyectos en una organizacion.

LeanTransformation.“ El centro del cambio de toda organizacióny de toda sociedad está en las personas”

Gary Hamel : “ Lo que ahora importa”


@PepeVazquezS


Mejorar es cambiar. Ser perfecto es cambiar a menudo.Winston Churchill.


@PepeVazquezS


PARA DAR EL SALTO E INICIAR LA TRANSFORMACIÓN, PRIMERO HAY QUE ENTENDER LAS 7 ETAPAS DEL

CAMBIO

Menudo Menudo marrón… nadie me sigue.


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 1. SOLEDAD


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio

2. SUFICIENCIA

Aqui estoy Aqui estoy yo, porque

yo lo valgo…!!

¿Quien necesita un cambio?

¿ Que cambie ¿ Que cambie que ?

Ni de coña baby !!


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio3. RECHAZO FRONTAL


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio4. CONFRONTACION

Todos se creen muy buenos …..

Si tienes lo que hay que tener dimelo a la cara


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio5. RESIGNACION

Bueno, que le vamos a hacer, cambiaremos

Arrggg,

tanto…..

Arrggg, valeeee, pero no aprietes tanto…..


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 6. ACEPTACIONNo

cosa…

No podemos hacer otra cosa…

Me esta inflando….

Bueno, al final Bueno, al final esto será bueno para

todos


@PepeVazquezS


Las 7 etapas del cambio 7. EXALTACION

Biennn, Biennn, Genial...

Ya lo decia yo, esto mola

Jefe, todo Arreglado..


@PepeVazquezS

5. LEAN PMO, PERSONAS, CAMBIO Y LIDERAZGO.Liderazgo en la PMO

Modelo de Hersey- Blanchard.

Liderazgo situacional.

Un integrante de una LeanPMO, estaría mas en los cuadrantes superiores.

APOYAREstar cuando se le necesita y supervisar en la distancia la marcha de los proyectos.

ENTRENAR ( Mentor)Desde su experiencia y conocimiento.

Visión amplia y estratégica.Orienta y motiva.


@PepeVazquezS

Lean PMO Journey Map

RECORRIDO PARA CONSTITUIR UNA LPMO Y MANTENER VIVO EL ESPIRITU


@PepeVazquezS

5. LEAN PMO: JOURNEY MAP.

Para poder despegar e iniciar la carrera necesitamosun empujón.

Hay que cumplir tres requisitos


@PepeVazquezS


1 Apoyo desde la dirección.




@PepeVazquezS


Entender la situación actual y tener clara la visión


@PepeVazquezS


Identificar las cargas que no nos dejan avanzar

Resistencias al cambio.Gestionarlas


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE : Etapa 1.• Visión y situación actual.

• Constituir el equipo.

1. Addicted to Change2. Pos-it Warriors.3. Kaizen lovers4. Gemba walkers5. A3 thinkers6. Always searching for Waste7. Flow, Pull and WIP evangelist.8. Servant Leaders


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE: Etapa 2.• Con el equipo formado, lanzar una

sesión KAIZEN con otros PM de la organización para que partiendo de la situación actual se llegue a la situación deseada definiendo cuales serán las interacciones y las atividades de valor de la LPMO.

Escuchar a los JP , recabar iniciativas de mejora de los procedimientos actuales, iniciar un calendario de quick wins, trazar la hoja de ruta completa.


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE: Etapa 3.Definir las politicas de la LeanPMo de manera explicita y hacerlas visibles.

1. Ofrecer a la gente un espacio para opinar sobre las politicas. (plataforma de cambio)

2. Identificar resistencias al cambio y gestionarlas.


@PepeVazquezS


PREPARAR EL VIAJE: Etapa 4.Seleccionar 2/tres proyectos

piloto para arrancar la LPMO y aprender (con más de un subproyecto y varios equipos a coordinar)

1. Informar a toda la organizacion de lo que se pretende en los pilotos.

2. Comunicar a los PM /otros actores implicados de los proyectos piloto cual será su papel en la iniciativa y como participará LPMO en ellos. ( esto es clave para gestionar expectativas)


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 1.Dar formación Lean-Kanbana los pilotos.

Asegurar el Flujo de valor del proyecto/s.

Acompañar al PMDefinir que medir y como.Kanban Board/s.

Flow – Wip - PullDaily meeting.…


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 2.Usar herramientas Lean. (A3)

ProblemasErrores

Algo que hay que mejorar

Capturan el entendimientocompartido de un problemay lo representan en una hoja


@PepeVazquezS


HACER EL VIAJE: Etapa 3 : consejos de viajeMecanismos simples.

Procesos sencillos.

Foco en entrega de valor , en vez de en seguir procedimientos.

Controlar el WIP. (Mura)

Entender la variabilidad (Muri)


@PepeVazquezS


TERMINAR EL VIAJE :Retrospectiva global.

Inventariar mejoras a realizar.

Celebrar tanto logros como fracasos.

Hacer el album de fotos del viaje y compartir, compartir, compartir…..


@PepeVazquezS

¿Cual tiene que ser la percepción deun PM tras este viaje ?


@PepeVazquezS

Lean Project Management Office.La Lean PMO colabora en identificar mejoras en losproyectos que gestiono, para entregar siempre valor amis usuarios. Me asesora con las dependencias y meanticipa cuando haya algun riesgo que pueda poneren problemas los proyectos.


@PepeVazquezS

La gente de la PMO son “mi salvavidas”y me aportanmejores formas de trabajar para eliminardesperdicios y generar valor.

Cuando tengo un problema encuentro apoyo y meayudan a identificar causas raiz para solucionarlo.

Hacen mis problemas suyos y colaboran con miequipo de proyecto.

Lean Project Management Office.


@PepeVazquezS

La gente de LPMO me aporta valor por medio denuevos modelos de Gestión Visual y herramientasLean a mi portfolio de proyectos.

La gente de la LPMO entiende nuestras dificultadesy actua de altavoz ante la dirección. Han logrado quehaya, más motivación y comunicación.

Lean Project Management Office.


@PepeVazquezS

?


@PepeVazquezS

Fomentar un cambio deCultura de proyectos


@PepeVazquezS

Don’t look with your eyes, look with your feet; Don’t think with your head, think with your hands”.To improve, remove!

Lean is about engaging everybody to do things we could not do before

Eficiency and motivation is posible.Small steps, Never STOP


@PepeVazquezS

Al final del viaje tenemos que conseguir instaurar una LPMO que :


@PepeVazquezS

• Identifique mejoras en el flujo de los proyectos y detecte cuellos de botella.

• Se haga cargo de actividades que no aportan valor al proyecto pero son necesarias ( MUDA tipo 1).

• Tenga en cuenta los objetivos a alto nivel para la priorización de iniciativas ayudando en la entrega de valor temprana.

• Identifique desperdicios y comunique a PM. ( MUDA tipo 2)• Detecte dependencias cruzadas con impacto en los plazos.• Anticipe desviaciones mediante tendencias. (predictibilidad)• Tome métricas de valor para los proyectos.• Haga Mentoring de proyectos.• Implante y divulgue métodos de Gestión visual de proyectos y

portfolios.• Asesore en Definición, implantación y acompañamiento de los

tableros Lean de Proyectos.• Facilite reuniones de mejora ( eventos Kaizen , Retrospectivas)


@PepeVazquezS

CONCLUSIONES Y MENSAJESUna LPMO reporta a las organizaciones un enfoque nuevoy transformador para afrontar la estrategia de IT, actuando como agente favorecedor del cambio.

Mejorando la motivación y compromisoMayor transparencia y visibilidadMayor alineación de IT y negocioMenores tiempos de respuesta en la entrega de valorUn ritmo de trabajo sostenibleMayor eficiencia.Enfatizando en la cultura de mejora continua y eliminación de desperdicio


@PepeVazquezS

lean pmo as a cha agent · 2020. 8. 6. · haré todo lo posible por no aburrir a la audiencia y...

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