lean - projektinhallinta johdon näkö · pdf filelean - projektinhallinta johdon...

Lean -projektinhallinta johdon näkökulmastaHarri Luuppala

Projektinhallintapäivä TTY:llä12.08.2009 (09.15-10.00 /TB104)

Harri Luuppala

SVPTieto, [email protected]

© 2009 Tieto Corporation

Sisältö• Esitelmän sisältö 3

• Tieto 4• Luuppala, Background 5• Tutkimus: Pohjolan paras ulkoistuskumppani 6• CIO –tutkimus, odotukset 5/2009

Miten näet liiketoiminnan tarpeiden muuttuneen tietotekniikan suhteen viime vuosina? 7• Lean 8

• Lean - määritelmä 9• Johtaminen – yleinen määritelmä 11• Hankkeet/projektit 12• Pyhä kolminaisuus,

Tietotyöntekijän johtaminen 15• Liikkeenjohdon osa-alueet 16• Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 17• Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 18• Lean -johtamisen suppea määritelmä 20• Mittarointi: Why? - Make sure to operate in save conditions 21• ....the Crash Case 22• Yksinkertainen on kaunista? 23• Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 1(2) 24• Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 2(2) 25• Taustaa 26• Lean -projektin turhat työt 29• Ketterä (agile) ohjelmistojen kehittäminen korostaa: 30• Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: 31• Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: 32• Lean –projektinhallinta, kulmakivet johdettuna perusteollisuudesta 33• Tieto ja Lean

34• Thank you 35

2 2009-08-05


Esitelmän sisältö• Määrittelen ensin peruskäsitteet• Palautetaan mieliin lyhyesti johtamisen peruskäsitteet.

Projektijohtaminen on erityistapaus johtamisesta.• Tulkitaan Lean -johtaminen yleisiä projektijohtamisen

tavoitteita vastaan• Näkökulmana esityksessä on Projektijohtajan ja/tai

liiketoimintajohtajan näkökulma.• Vertailu: Ketterät menetelmät - Lean -johtaminen

3 2009-08-05

Tieto Sekä omat taustani


Luuppala, Background

5

Software incl. productsServicesMfg Industry incl. LeanTelecom (Terminals & network)MediaBankingInsuranceTravel AgencyProject MgmtLeadershipBusiness Development

Instrumentarium 80-luvun lopullaValmet 90-luvun alkuTieto –konsernissa 95-:1995-2001 Production&Manufacturing2001-2004 Telecom2005-2008 Banking & Insurance2009- Telecom&Media

Vastuullani nyt 200M€ T&M Finland

Update 11.8.2009


Tutkimus: Pohjolan paras ulkoistuskumppani• EquaTerran tutkimuksen mukaan* Tieto on Pohjoismaiden paras ulkoistuskumppani• Yli 200 yhtiön talous- ja IT-johtajat arvio• 72% vastaajista ilmoitti olevansa tyytyväinen Tiedon palveluihin

• Tieto päihitti tänä vuonna kaikkit keskeiset kilpailijansa

• Asema parantunut vuoden aikana merkittävästi (2008 / 57 %)

• Ainoastaan intialaisten IT-yhtiöiden kokonaisarvosana niukasti parempi

*Tietotekniikka ja liiketoimintaprosessit -alueiden kansainvälinen neuvonantajayritys, joka tekee myös markkinatutkimuksia(ent. Morgan Chambers) - Nordic Region Service Provider Performance and Satisfaction: 2009

1. Intialaiset IT yhtiöt 75 %

2. Tieto72 %

3. CapGemini71 %

4. Volvo IT, TeliaSonera, Logica, Fujitsu Services, Accenture 69 %

2009-05-256


CIO –tutkimus, odotukset 5/2009Miten näet liiketoiminnan tarpeiden muuttuneen tietotekniikan suhteen viime vuosina?• Vaatimus kustannustehokkuudesta ja ketteryydestä

samanaikaisesti• IT:n “arkipäiväistyminen”• IT koetaan vihdoin liiketoimintaa tukevana ja

mahdollistavana• Kehitystarpeet ja –syklit nopeutuneet; time to market• Kapasiteettitarpeet kasvaneet; käytettävyys, 24/7• Jatkuvuuden hallinnan merkitys kasvaa• Valmius ostaa toimintoja palveluna kasvanut

7

Lähde: Tieto CIO –kollegatapaaminen 14.5.2009 / kyselytutkimus

Lean Lean –projektinhallinta


Lean - määritelmä• Lean (laiha, kevyt, ohut) johtaminen perustuu ajatukseen

poistaa kaikki turha tekeminen prosessista.

Huomaa erityisesti• Hukan minimointi on tehokkuuden maksimointia!

Motto: Tyhmä paljon työtä tekee, viisas pääseevähemmällä.

Esim. TietoT&M Finland 200M€

© 2009 Tieto Corporation 10

Country OrganisationTelecom & Media Finland

Industry management, Harri Luuppala

Sales Finland

Petri J Ojala

IU Telecom Service

Providers Finland

Matti Vesala

IU Mobile Devices OEM’s

Finland

Petri J Ojala

IU Media Finland

Jukka Iivonen

IU Tieto

Minna Virtanen

IU Network Equipment Providers FinlandTimo J

Aaltonen

TietoBroadcasting IT

OyEero Kytölä

Marketing & CommunicationsIrene Salo

Human ResourcesMinna Lahtinen

Executive AssistantSari Ikonen

Quality & ProcessSeppo Hartikka

Sales ControllerNiklas Nordström

*) Preliminary

Finance PartnerLeena Havas

IU Nokia R&DFinland

Juhani Kallio

Service Excellence

Unit

Petteri Patjas

Esim. Tieto Finland Oy:nLean ajattelusta organisaatiossa.vain vastuuhenkilöt ja johdon assistenttiovat “vakituisia”.

Resourcing: 85% from Tieto’s own Service Line –organization or sub-contractors


Johtaminen – yleinen määritelmä• Johtaminen voidaan määritellä toiminnoksi, jonka tavoite

on saada työntekijät toimimaan halutun lopputuloksen oikea-aikaiseksi saavuttamiseksi.

• Projektointi on liikkeenjohdon työkalu – isomman kokonaisuuden delegointia.

• Lean on toimintatapa, jossa perustellusti (testatusti) määritellään hyvä tapa toimia.

• Yhdistämällä projektointi ja Lean –toimintatapa saadaan Lean -projektijohtaminen

11 2009-08-05


Hankkeet/projektit• Halutaanko hoitaa ko. projekti?• Kuinka isosta työstä on oikeasti kyse?• Onko meillä riittävä ja osaava henkilöstö?• Selviämmekö aikataulussa?• Kuinka hyvä tuote/palvelu meillä on (laatu)?• Miten tämä sopii suunnitelmiimme?

• Motto: Joka kuritta kasvaa, se kunniatta kuolee!

• Motto: Joka paljon lupaa, se vähän antaa!

Esim. Tieto nimeää projektille Project Ownerinjoka vastaa projektin talousellisesta tuloksesta.

Projektipäällikkö voi harvoin valita projektin, yritys yleensä voi.

Valitettavasti tämä toteutuu monesti päinvastoin – eli projektipäällikkö valitsee mitä haluaa - ja ei aina halua ja yritys ottaa mitä tahansa (myynti myy...)

Kysy/selvitä projektin vaikutus yrityksen tulokseen:

Liikevaihto+tulos:

1. tänä vuonna, ja

2. ensi vuonna

© 2009 Tieto Corporation13

Aikataulu(Schedule)

Pyhä kolminaisuus, sopiminen

Sisältö(Scope)

Hinta(Price or Cost Price)

Kaksi kolmesta kulmasta voi kiinnittää eli sopia, kolmas on laskettava!

Lisätty 19.3.2004 / PrahaUpdate 19.2.2007

© 2009 Tieto Corporation14

Aikataulu(Schedule)

Pyhä kolminaisuus, tekeminen

Sisältö(Scope)

Henkilöstö(Personnel)

Kaksi kolmesta kulmasta voi kiinnittää, kolmatta ei!


Tietotyöntekijän johtaminenTietotyöntekijän johtaminen on erilaista kuin perinteinen

tuotannollisen työntekijän johtaminen.

Tietotyöntekijää pitää johtaa siten, että hän:1. osaa (ja voi) itse hakeutua tehtäviin, joissa hänen

panoksensa on suurin 2. oppii jatkokouluttamaan itseään3. pysyy henkisesti virkeänä ja nuorena työikänsä

15 2009-08-05

Esim. Tieto on keskittänyt horisontaaliset osaamiset (esim. SAP, MS, Oracle, Java,…) yhtenäiseen Service Line –organisaatioon, joka vastaa ao. henkilöstönkouluttamisesta. Liiketoiminta varaa ja ostaa asiantuntijat projekteihin tarpeen mukaan.


Liikkeenjohdon osa-alueet • Suunnittelu

• tänään, ensi viikolla, ensi kuussa, ensi vuonna, seuraavina 3. vuonna,...)

• Organisointi• junailu eli resurssien optimaalinen käyttö

• Miehitys• tehtävien analysointi, uusien työntekijöiden hankkiminen,

palkkaaminen työsuhteeseen• Johtaminen

• tavoitteiden määrittäminen ja ihmisten sitouttamista saavuttamaan tavoitteet

• Motivointi• saada työntekijät (vapaaehtoisesti) halukkaiksi

• Valvonta• toteuman seuranta (mittaaminen)

16 2009-08-05


Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä:

1. Jos tavoite on järkevä ja arvoa tuottava niin aika toimia on NYT. Ehdottomasti on tunnettava omat ja asiakkaan vahvuudet.

2. Ymmärrä kustannukset ja vaihtoehdot. Sitoudu toimenpiteisiin äläkä katso taaksesi.

3. Suunnittele toimenpiteet lopullisen tavoitteen pohjalta.4. Toimintaa tukeva ympäristö on ehdoton onnistumisen

edellytys. Poista elementit, jotka sallivat paluun taaksepäin.

5. Tunnista riskit, sisällytä suunnitelmiisi. Hanki asiantuntija-apua.

6. Pysy vahvana ja vältä heikkouksia.

17 2009-08-05



7. Epäsuora toiminta kuten koulutus johtaa menestykseen. Kilpailu oman organisaation sisällä on vaarallista.

8. Vältä ylivarovaisuutta, vastuun puutetta ja pysähtyneisyyttä.

9. Itse-ohjautuvuus ja järjestys syntyvät päättäväisyydestä.10. Ota riski vain kun menestys on varma.11. Ole tietoinen nykytilanteesta ja tarvittavista

toimenpiteistä.12. Käytä ulkoista apua ja varmista että jokainen

suoritettava toimenpide on vaikuttava ja oikean suuntainen.

18 2009-08-05



13. Käytä tietoa luomaan menestystä ja karta tappioita.14. Projektijohtajan on syytä muistaa että "Maailma on

tosiasioiden eikä olioiden kokonaisuus".15. Organisaatio on työkalu joka yhdistää ihmisten

yhteistyön tehokkaaksi16. Ei ole yhtä oikeaa organisaatiota vaan organisaatio

riippuu tehtävästä17. Kutakin ihmistä pitää johtaa yksilönä

19 2009-08-05


Lean -johtamisen suppea määritelmä• Johtajan näkökulmasta lean -johtaminen määrittyy

tavoitteeksi poistaa turha työ, materiaali ja odottaminen. • Lean on siis jatkuvaa säästämistä!• Projektissa poistetaan kaikki turha – myös aikapuskurit!Esim. On turha aloittaa aikaisin, jos voi aloittaa myöhemmin

– pitää tietää/laskea milloin aloitetaan -> JOT eli JIT -tuotantofilosofia JOT = Juuri Oikeaan Tarpeeseen JIT = Just In Time

Vrt. Student syndrooma eli opiskelija aloittaa liian myöhään -> myöhästyminen (ei ole JOT / JIT:iä!)

Lean –projekti pitäisi siis suunnitella toimituspäivästä taaksepäin laskien. Tapa on teollisuudessa käytössä ja edellyttää yleensä toistettavuutta ja hyvää mittarointia. Käytännössä ainutkertainen ICT-projekti on hankala laskea näin päin. Edellyttää yleensä toistettavuutta.

20 2009-08-05


Mittarointi: Why? - Make sure to operate in save conditions• To fly in IMC (instrument meteorological conditions =

“deep shit”) needs special skills and equipment

• Missing instruments = loss of control Speed = Project performanceFlight attitude = ForecastAltitude = BudgetHeading = Keeping schedule and estimates

Loosing control leads to.....

• So called Magic-T is relevant for all types of aircrafts (= Projects)


....the Crash Case• Loss of orientation leads to crash down (Due to US-FAA

investigation you only have 180 seconds to survive after flying into IMC with inappropriate equipment or skill)

Projects end up in a disaster as wellif you cannot provide some basicmeasurements and guidance


Yksinkertainen on kaunista?• Occamin partaveitsi eli tieteen periaate, jonka mukaan

ilmiöitä selittävien tekijöiden määrän tulee olla mahdollisimman vähäinen. (Huom. Einsteinin hiomakivi)

• Multics -> Unix -> Linux -> (Ubuntu?)• Huom. yksinkertainen teoria ei ole välttämättä totuus

olevaisesta - asiat ovat joskus monimutkaisia, ja yksinkertaistus jättää osan asioista pois. Perimmiltään ICT-projektien pääongelma on pyrkimys määritellä monimutkaiset asiat ja ominaisuudet yksinkertaisesti (usein ei tiedetä monimutkaisia riippuvuuksia, koska asiakkaalla ei ole formaalia määrittelykieltä ja/tai halua asioiden formalisointiin).

• 2008 selvitimme Tieto –konsernissa yhden osa-alueen osalta useassa maassa juurisyyn projektiongelmiin. Noin 90% palautui myyntivaiheen työmäärälaskentaan ja näytti siltä että yksinkertaistusta oli liikaa – kaikki pitää huomioida!

23 2009-08-05


Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 1(2)• Johtamisperiaatteet

• Ihmiset tekevät tuloksen yhteistyössä• Selkeät tavoitteet, mittarit ja seuranta• Pitkälle menevä tulosvastuullinen delegointi ja hajautettu

organisaatio• Monitaitoinen ja yritteliäs henkilöstö• Asiakkaan, omistajan ja henkilöstön yhteinen etu

24 2009-08-05


Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 2(2)• Toimintatavat

• Perustana asiakkaalle tuleva lisäarvo• Huomion kiinnittäminen kokonaisuuteen• Jatkuva kustannusrakenteen keventäminen• Tiedonkulun suoruus ja avoimuus• Jatkuva oman toiminnan kehittäminen• Joustavat ja nopeat toimitusketjut• Henkilöresurssien järkevä yhdistäminen nykyaikaiseen

tuotantotekniikkaan• Lähde: Veikko Kajaste ja Timo Liukko: Lean-toiminta /

Suomalaisten yritysten kokemuksia (MET Tekninen tiedotus 6/94)

25 2009-08-05


Taustaa• Lean sanana yhdistyy Toyotan kehittämään käytännön

toteutukseen, joka kuvataan 90-luvulla ilmestyneessä kirjassa (Machine That Changed the World : The Story of Lean Production) viidellä toiminnolla;

1. Arvo määritetään asiakkaan näkemänä arvona2. Arvoketjun tunteminen ja arvoa tuottamattomien

toiminteiden poistamisena3. Toimittaminen asiakkaan tarpeiden mukaan so.

imuohjaus4. Työntekijöiden osallistaminen toiminnan kehittämiseen5. Jatkuva kehittäminen (jap. Kaizen)

26 2009-08-05


Taustaa• Lean sanana yhdistyy Toyotan kehittämään käytännön

toteutukseen, joka kuvataan 90-luvulla ilmestyneessä kirjassa (Machine That Changed the World : The Story of Lean Production) viidellä toiminnolla;

1. Arvo määritetään asiakkaan näkemänä arvona2. Arvoketjun tunteminen ja arvoa tuottamattomien

toiminteiden poistamisena3. Toimittaminen asiakkaan tarpeiden mukaan so.

imuohjaus4. Työntekijöiden osallistaminen toiminnan kehittämiseen5. Jatkuva kehittäminen (jap. Kaizen)

27 2009-08-05


Kaikki tiet johtavat "ATT":lle?• Toyotan Lean ajattelu pohjautuu Demingin (TQM, Plan-

Do-Study-Act) opetuksiin sodanjälkeisessä Japanissa ja takautuu Demingin ja erityisesti Shewhartin (SPC, kontrollikortti, Plan-Do-Check-Act) Western Electricisillä(ja sittemmin Bell Telephone Laboratory) 20-luvulla tekemään pohjatyöhön.

• Esim 1. 1989 CMU/SEI esitti että SPC olisi sovellettavissa CMM:ään. Nykyinen CCMI:n MaturityLevel 4 Quantitative Managed ja Level 5 Optimizingperustuvat tähän.

•Motto EI OLE: ”Hajota ja hallitse"

VAAN: ”Hajonta ja hallinta" 28 2009-08-05


Lean -projektin turhat työt• Ylituotanto – esim. turhat ominaisuudet• Odottaminen – esim. puskurit aikataulussa• Tarpeettomat liikkeet – esim. turhat dokumentit• Kuljetus – esim. ohjelmien siirto DVD:llä• Yliprosessointi – esim. olemassa olevan tietojärjestelmän

käyttöliittymän kehitys liian hyväksi vrs alla oleva toiminnallisuus

• Tarpeettomat varastot – esim. saman tiedon tallennus useaan paikkaan (vrt. normalisointi, varmuuskopio, välimuisti)

• Virheet

29 2009-08-05


Ketterä (agile) ohjelmistojen kehittäminen korostaa:1. Yksilöitä ja vuorovaikutusta (enemmän kuin prosesseja ja

työkaluja), 2. Toimivia sovelluksia (enemmän kuin kokonaisvaltaista

dokumentaatiota, 3. Asiakasyhteistyötä (enemmän kuin sopimusneuvotteluja), 4. Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman

noudattamista

Huom. Teollisuus Suomessa on edennyt Lean –ajattelusta prosessiparadigmaan (joka toki sisältyy Lean –ajatteluun).

30 2009-08-05


Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma:Agilen periaate Lean -johtaminen

Asiakas tyytyväiseksi Asiakaskeskeisyys (-> mieluummin asiakaslähtöisyys)

Vaatimukset voivat muuttua työn aikana

Imuohjaus eli asiakkaan tarpeen mukaan (=hyvää palvelua)

Toimitus sovitulla syklillä Jatkuva kehittäminen, asiakaskeskeisyys

Liiketoiminta ja kehittäjät tekevät yhdessä

Työntekijöiden osallistaminentoiminnan kehittämiseen

Motivoituneet työntekijät Motivoituneet työntekijät

Anna työkalut ja luota Turhan tekemisen poistaminen (työnjohto tiimille itselleen)

31 2009-08-05


Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma:Agilen periaate Lean -johtaminen

Kommunikointi kasvokkain Turhat välineet pois (<-turha tekeminen)

Päämittari on toimiva ohjelmisto Turhat mittarit pois (<-turha tekeminen)

Kestävä tapa kehittää Turha tavan muuttaminen pois (<-turha tekeminen pois)

Jatkuva teknisen paremmuuden huomioiminen

Jatkuva kehittäminen

Hyvä suunnittelu Turha tekeminen pois (vrt. "Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty")

Yksinkertaisuus Lean -johtamisen päätavoite on yksinkertaistaa

32 2009-08-05


Lean –projektinhallinta, kulmakivetjohdettuna perusteollisuudesta• Arvon määrittely – asiakkaan näkökulmasta

• Työ on tarpeellinen, jos asiakas on valmis maksamaan sen• Arvoketjun tunnistaminen – poista arvoa tuottamaton osa

• Vain lisäarvon tuotto on tarpeellista• Vuo – tehtävät virtaavat projektiryhmän (solun) sisällä,

mutta vasta kun seuraava vaihe sitä tarvitsee• Virtauta toiminta – seuraava vaihe “pyytää” edelliseltä

• Imu – tehtävä suoritetaan vasta kun asiakas ilmaiseetarpeensa• JIT/JOT

• Täydellisyys• Kerralla kuntoon• Jatkuva parantaminen

33 2009-08-05


Tieto ja Lean• Tieto on kehittänyt Lean –filosofiaan perustuvan

toiminnanohjausjärjestelmän teollisuudelle.http://www.leansystem.fi/

• Esim. • VTI:n toiminnanohjausjärjestelmänä on Tiedon toimittama Lean

System. Yhteistyö on jatkunut jo yli vuosikymmenen ajan.• ”Hyödynnämme Lean Systemiä tilaus-toimitusketjun hallinnassa.

Järjestelmän käyttöä laajennetaan jatkuvasti muun muassa tuotannon suunnittelussa sekä projektien, käyttöomaisuuden ja investointien hallinnassa”, ”Viime vuosina markkinoiden kasvu on ollut vahvaa”, VTI Technologiesin Business Infrastructure and Quality -yksikön johtaja Tapio Niskanen vahvistaa.

• VTI Technologies on johtava mikroelektromekaanisten (MEMS) kiihtyvyys-antureiden toimittaja autoteollisuuden sovelluksissa sekä sydämentahdistimissa. Yrityksessä työskentelee yli 700 työntekijää. Liikevaihtoa kertyi vuonna 2007 73,5 miljoonaa euroa.

34 2009-08-05

Thank you

Harri LuuppalaSVPTieto, [email protected]

lean - projektinhallinta johdon näkö · pdf filelean - projektinhallinta johdon...

Documents