leandro jesus – novas ideias para o antigo desafio de integrar as visões de negócio e tecnologia
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Novas ideias para o antigo desafio de integrar as visões de
negócio e tecnologia
Leandro Jesus
Maio, 2012
2
Atuação internacional em projetos em 12 países
1. Estratégia e Desempenho Organizacional
2. Gestão de Centros de Serviços Compartilhados
3. Gestão da Inovação
4. Gestão de Processos de Negócios
5. Automação e Sistemas Especialistas
Consultoria especializada
Mais de 700 profissionais formados pela ELO Educação
Executiva
Cooperação Internacional
Time de 150 consultores em 4 escritórios Desenvolvimento e Tecnologia
BPMS – Process
Automation
Wisen Dashboards
Quem Somos – ELO Group
3
UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Crie valor a partir da
abordagem de ganhos x melhorias de recursos
Histórico de Sucesso de Projetos de Transformação !
Segundo uma pesquisa de 2008 da McKinsey, apenas um terço dos
respondentes afirmaram que suas organizações tiveram sucesso na
realização de mudanças maior impacto! (McKinsey)
Pesquisas demonstram que 82 % das organizações estão atualmente
desenvovendo alguma forma de iniciativa de mudança, sendo que 70 %
destas iniciativas falham e 68 % destas organizações não chegam nem a
avaliar o sucesso destas iniciativas (Kottler na Harvard Business Review …)
“A grande maioria das estratégias não falharam por que foram mal
elaboradas, mas sim por que foram mal implementadas” (Norton & Kaplan)
“Não crie uma dependência com uma única arma ou escola de artes marciais”
Miyamoto Musashi (宮本 武蔵?) (1584, 1645), Samurai japonês considerado um dos maiores guerreiros de todos os tempos
SHU: APRENDER UMA TÉCNICA HA: DESATAR RI: TRANSCENDER
T-Shaped Professionals: Os Profissionais da Transformação
INOVAÇÃO
ESTRATÉGIA
MARKETING AVALIAÇÃO
PROJETOS
MUDANÇA
SISTEMAS ESTRUTURA E COMPETÊNCIA
FORMAÇÃO DE LÍDERES/ GESTORES
PROCESSO
... e as competências necessárias para esse profissional!
PROCESSO 1
Val
or
pe
rce
bid
o e
m
Re
laçã
o a
ind
úst
ria
Produto entregue
Eficiência Confiabilidade Satisfação Do Cliente
Redução De Custos
1.Atribuições
2.Poder
3.Divisão de
Trabalho
ESTRUTURA
1. Políticas
2. Manuais
3. Fluxos
3. Procedimentos
NORMATIVOS E REGRAS
1. Competências
2. Sizing
3. Treinamento
4. Recompensa
PESSOAS
1. Funcionalidade
2. Integração
3. Hardware
1. Terceirização
2. Fornecedores
TECNOLOGIA CONTRATOS
47% 82 % 65 % 45 % 70 %
Conformidade
Maturidade: 68 %
GANHO 1
GANHO 2
PROCESSO 1
Val
or
pe
rce
bid
o e
m
Re
laçã
o a
ind
úst
ria
Produto entregue
Eficiência Confiabilidade Satisfação Do Cliente
Redução De Custos
1.Atribuições
2.Poder
3.Divisão de
Trabalho
ESTRUTURA
1. Políticas
2. Manuais
3. Fluxos
3. Procedimentos
NORMATIVOS E REGRAS
1. Competências
2. Sizing
3. Treinamento
4. Recompensa
PESSOAS
1. Funcionalidade
2. Interface
3. Hardware
1. Terceirização
2. Fornecedores
TECNOLOGIA CONTRATOS
65% 82 % 79% 58 % 70 %
Conformidade
Maturidade: 68 %
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UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Crie valor a partir da
abordagem de ganhos x melhorias de recursos
UMA MELHOR FORMA DE GERIR:
A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar
melhores decisões
A Gestão do Dia-a-Dia: Situação Atual
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
Solicitações de compras
não conformes
Pagamentos
em atraso
Falhas no
sistema
Perdas de
documentos
Excesso de
autorizações em
Uma compra específica
Não consolidação
De compras
semelhantes
Desconhecimento
Das regras
Interrupções
nas compras
Realizar compra
emergencial
Realizar compra
emergencial
Realizar compra
emergencial
Realizar
Compra
emergencial
Temos que repensar o modo como apresentamos a gestão por processos!
SOLICITANTE COMPRAS JURÍDICO CONTAS A PAGAR
“Os pedidos
são solicitados
de forma
incorreta”
“ Não existe
planejamento
de compras”
“O jurídico
demora muito
para aprovar”
“As compras
demoram
muito”
“Sempre
funcionou desta
forma, é melhor
se contentar“
“O sistema não
funciona”
“Os
pagamentos
são sempre
para ontem”
“O fluxo de
caixa não está
otimizado”
“Multas e mais
multas”
“Retrabalho!
são sempre os
mesmos erros”
“Não existe
tempo
suficiente”
“Informações
disponíveis não
são suficientes”
Rito de Gestão
Compras
Jurídico Contas a pagar
TI Gestor
do Processo
Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
RE
UN
IÃO
DE
MO
NIT
OR
AM
EN
TO
DO
S P
RO
CE
SS
OS
Ajuste na Automação de
Controle de pagamento
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
Solicitações de compras
não conformes
Realizar
Compra
emergencial
Pagamentos
em atraso
Bugs no
sistema
Perdas de
documentos
Revisão do Formulário de Compras
compras
jurídico
Contas a pagar
Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
RE
UN
IÃO
DE
MO
NIT
OR
AM
EN
TO
DO
S P
RO
CE
SS
OS
R
EU
NIÃ
O D
E M
ON
ITO
RA
ME
NT
O D
OS
PR
OC
ES
SO
S
Revisão da Política de
Alçada
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIMENTO
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
Solicitações de compras
não conformes
Pagamentos
em atraso
Bugs no
sistema
Perdas de
documentos
Revisão do Formulário de Compras
Ajuste na Automação de
Controle de pagamento
Realizar
Compra
emergencial
Excesso de
autorizações em
compras de TI
Realizar compra
emergencial
O PROBLEMA: Falta uma visão de processo !
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... Aumentando a capacidade de gestores tomarem melhores decisões no plano
das ações, pessoas e informações
18
UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova
mudanças nos recursos
UMA MELHOR FORMA DE GERIR:
A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar
melhores decisões
UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO
Inspire os profissionais de sua organização a repensar como
ela deveria funcionar
19
Adoramos falar em Inovação, contudo...
...somos naturalmente resistentes à
mudança!
39 % DAS MUDANÇA FALHAM POR RESISTÊNCIA DOS PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS
33 % DAS MUDANÇA FALHAM POR BAIXO PATROCINIO DOS GESTORES
– “Nós já tentamos isto antes”, “isto não é o meu trabalho”, “estamos muito ocupados”, “nós não temos tempo”, “isto é muito radical”, “as pessoas nunca vão comprar esta proposta”, “vamos voltar a realidade”, “isto não é um problema meu”, “você está dois anos na frente do seu tempo”, “não é a melhor hora para isto”, “não temos orçamento”, “não é adequado frente a cultura da organização”, “ótimo pensamento! Contudo, impraticável”, “a não, de novo não”, “sempre funcionou sem isto”, “já fizemos isto”, “vamos formar um comitê ou GT”, “aqui... isto nunca funcionário”, “vamos pensar um pouco melhor sobre isto”, “não pode ser feito”, “é muito esforço para pouca coisa”, “ é impossível”, “eu conheço organizações que já tentaram isto e não deu certo”, “continue sonhando...”
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A expectativa das pessoas em uma transformação !
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Ansiedade Posso ajudar?
Felicidade Alguma coisa vai mudar!
Medo Como isso me afetará?
Negação Mudança, que mudança?
Desilusão Estou fora..isso não é para mim
Ameaça É maior do que eu imaginava
Culpa Eu fiz isso!
Depressão Quem eu sou?
Seguir em frente Pode funcionar e ser bom!
Aceitação gradual Eu me vejo assim no futuro
Hostilidade Só por cima do meu cadáver
A melhor forma de prever o futuro da sua organização é INVENTÁ-LO
Alan Kay
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UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova
mudanças nos recursos
UMA MELHOR FORMA DE GERIR:
A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar
melhores decisões
UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO
Inspire os profissionais de sua organização a repensar como
ela deveria funcionar
USO DE TECNOLOGIAS PARA AUTOMAÇÃO
Acelere significativamente o desenvolvimento de sistemas para
suportar a execução e gestão dos processos
NEGÓCIO TECNOLOGIA
“O pessoal de TI não conseguiu entender o que eu queria” “O negócio todo dia pedia uma coisa diferente”
“Foram diversas reuniões e até agora nenhum resultado” “As reuniões são improdutivas quando não se sabe o quer”
“Tudo já havia sido dito desde a primeira reunião” “A falta de foco e objetividade durante as reuniões tornam tudo mais lento”
“Eles deviam saber mais sobre o negócio” “Eles deviam saber mais sobre sistemas”
“Se eles entendessem o que eu falava...” “Se eles entendessem o que eu falava...’
O velho impasse entre negócio e tecnologia
Componentes de um BPMS segundo Gartner
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Visão Geral de uma aplicação BPMS
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2 – Verificar presença de item no PDA
Objetivo da Atividade: Classificar a aquisição que se deseja realizar em relação ao PDA.
Regras de Negócio: • QUANDO a lista oficial for atualizada ENTÃO a
listagem de itens do PDA deve ser atualizada; • QUANDO a aquisição desejada não estiver
planejada ENTÃO o demandante tem que clicar no checkbox relacionado a não presença da aquisição no PDA;
• QUANDO o demandante enviar a demanda ENTÃO pelo menos um item deve estar selecionado SENÃO o sistema não permite o envio da demanda.
Documentos de Referência: • Listagem de Itens do PDA – a lista preencherá
automaticamente a tabela de itens do PDA
Regras de Prazo e de Alerta: • N/A
Tempo médio da atividade: N/A
Observações: Esta atividade possui total relação com os processos de desenvolvimento e atualização do PDA.
História de Usuário: 1 - O demandante da área técnica busca sua aquisição por meio de busca rápida (número da ação ou número da aquisição); 2 - O sistema disponibiliza a listagem de itens/aquisições relacionadas; 3 - O demandante seleciona a aquisição em questão e clica em enviar; Caso sua aquisição não esteja relacionada/planejada, o usuário seleciona o checkbox de que não se aplica e clica em enviar.
Validadores e Máscaras: Ação: N.NNN (número) Código da aquisição: NNNN (número)/AAAA (ano) Valor orçado: R$ N.NNN.NNN,NN (número)
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UMA MELHOR FORMA DE GERIR:
A visão por processos aumenta nossa capacidade de tomar
melhores decisões
UM MÉTODO DE TRANSFORMAÇÃO: Identifique os ganhos desejados e promova
mudanças nos recursos
UMA CULTURA DE MELHORIA & INOVAÇÃO
Inspire os profissionais de sua organização a repensar como
ela deveria funcionar
USO DE TECNOLOGIAS PARA AUTOMAÇÃO
Acelere significativamente o desenvolvimento de sistemas para
suportar a execução e Gestão dos processos