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Introduccin a Access

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1. PARA QU SIRVE ACCESS

no de los problemas ms cotidianos al que nos enfrentamos en nuestra actividad laboral es el poder administrar la distinta

informacin que manejamos continuamente: informacin de los proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas, de los clientes, etc.

En muchos casos tenemos esa informacin bastante desperdigada: en la agenda nos apuntamos la direccin y telfono de los proveedores de material; en una aplicacin de contabilidad incluimos los detalles de las facturas que expedimos a los clientes; creamos una hoja de clculo para apuntar los pedidos a los proveedores y otra para disponer de los detalles sobre nuestros clientes...

La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un nico sitio de toda esa informacin que manejamos cada da. Si necesitamos buscar o modificar cualquier cosa, slo tenemos que hacerlo en la parte de la base de datos adecuada.

As, si necesitamos disponer de informacin sobre proveedores, consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir una factura o albarn de pedido, utilizaremos un informe de la base de datos...

La misma idea tambin la podemos aplicar en casa. Seguro que tienes libros, compact discs y pelculas, y muchas veces no es fcil encontrar alguno de ellos.

Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos para centralizar toda la informacin de nuestro catlogo de libros y dems en una base de datos.

U


2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL NICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

De esta forma, podrs saber en qu estante est ese libro que buscas o la pelcula que prestas a un amigo e incluso tambin ser interesante apuntar qu amigo se la lleva, para tenerlo controlado. Todo esto se podr guardar y gestionar desde una base de datos.

Access es la aplicacin adecuada para crear bases de datos. A lo largo de las lecciones iremos viendo cmo organizar la informacin que queremos guardar en la base de datos, por lo que irn apareciendo conceptos como tabla, campo, tipo de datos, etc.

Adems, tambin aprenderemos a extraer resultados de la informacin almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajo de introducir todo nuestro catlogo de pelculas, por qu no aprovecharlo y disponer de un listado dividido por directores, actores, gneros, etc.?

A la hora de estudiar cmo extraer informacin til de la base de datos iremos conociendo conceptos como los de consulta, informes, campos calculados, etc.

Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco ms proporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otras herramientas.

Te acuerdas de cuando hablbamos de Microsoft Office 2010? Office 2010 es un grupo de aplicaciones o programas que sirven para distintas cosas.

Access pertenece a este conjunto de programas de Microsoft Office 2010, por lo que tiene aspectos similares al resto de aplicaciones: la manera de crear, abrir y guardar documentos, la utilizacin del sistema de ayuda, algunos de los elementos de su entorno, etc.



Adems, como integrante de Office 2010, en Access tendremos la posibilidad de compartir la informacin con el resto de aplicaciones. As, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word para invitar a la presentacin de nuestro ltimo producto a los clientes de la base de datos que tenemos en Access.

2. INICIAR ACCESS

omo cualquier otra aplicacin de Windows, Access 2010 se puede ejecutar a travs de la opcin del programa que est en

el men Inicio de Windows.

Recuerda que en men Inicio estn los programas que tienes en el ordenador y que puedes ejecutar. En concreto, para poner en marcha Access, despliega la opcin Todos los programas - Microsoft Office y selecciona la opcin Microsoft Access 2010.

Al poner en marcha Access 2010 (a partir de ahora, para hacerlo ms corto, lo llamaremos simplemente Access), aparece su ventana inicial.

Lo que se muestra por defecto se llama pgina de introduccin a Microsoft Office Access. Los enlaces del panel de la izquierda permiten seleccionar lo que quieres mostrar en la seccin central de esta ventana inicial.

Por ejemplo, ahora puedes crear una nueva base de datos en blanco, acceder a algunas de las plantillas disponibles en Microsoft Office Online y acceder a alguna ayuda e informacin sobre el funcionamiento de este programa.

C

Aunque Access se ejecuta des-

de el men

Inicio , si

lo usas habi-tualmente, es

una buena idea crear un

acceso directo en el escritorio.

As podrs acceder a este programa ms rpidamente.



Esta pestaa Archivo se llama vista Backstage, y reemplaza al

botn Microsoft Office y el men Archivo disponible en otras versiones anteriores.

En Plantillas disponibles puedes ver las plantillas que tienes instaladas en tu ordenador, desde las que puedes crear nuevas bases de datos, y las plantillas que puedes descargarte desde Office.com. Ms adelante veremos con ms detenimiento lo que son las plantillas y cmo utilizarlas.

Desde aqu puedes ver las bases de datos recientes con las que has trabajado, de forma tengas un acceso rpido a ellas por si quieres abrirlas.

Tambin podrs abrir o buscar cualquier base de datos. La extensin de las bases de datos de Access es accdb (que viene de Access Database).

Al abrir o crear una base de datos aparecer la ventana principal de Access. En este entorno trabajaremos a lo largo del curso.

Siempre que se abre una base de datos, Access te muestra un aviso, indicndote de que puede darse el caso de que tenga cdigo capaz de daar el equipo, como podra ser que contuviera un virus informtico.



Esto slo es una advertencia que debes tener en cuenta si la base de datos que ests abriendo no es de confianza (por ejemplo, la has obtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviado algn desconocido por correo electrnico).

Normalmente abrirs tus bases de datos u otras provenientes de alguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertencia que hace Access, seleccionando la opcin Habilitar contenido.

De esta forma, Access ya estar preparado para realizar cualquier tarea de gestin de la base de datos abierta.

3. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA

eamos los principales elementos de la ventana de Access. En la parte de arriba de la ventana aparece la barra de ttulo, en la

que aparecer el nombre de la base de datos con la que estamos trabajando.

Debajo del ttulo puedes ver la Cinta de opciones, donde estn los botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas fichas o pestaas.

V



El nombre de las distintas fichas de la Cinta de opciones te indica para qu sirven sus botones: para crear distintos objetos en la base de datos, para importar datos externos o exportar los datos de la base de datos, etc.

Si pulsas en una ficha de la Cinta de opciones, se vern los controles que hay dentro de ella. Dentro de cada ficha, los controles estn organizados por grupos, segn para qu sirvan estos controles.

Por ejemplo, en esta ficha Herramientas de base de datos puedes ver los grupos de comandos Macro, Mostrar u ocultar, Analizar, Mover datos y Herramientas de base de datos.

Adems de las fichas que aparecen ahora en la Cinta de opciones, recuerda que tambin existen herramientas contextuales, que son fichas que slo aparecen al seleccionar el objeto sobre el que tienen efecto.

Por ejemplo, al mostrar la ventana Relaciones aparece la ficha contextual Diseo, que tiene varios comandos relacionados con el trabajo con las relaciones de los datos en la base de datos. De la misma forma, al abrir una tabla se mostrar una ficha con comandos que se pueden aplicar sobre ella, al abrir un formulario se mostrarn las fichas que permiten modificarlo, etc.

En la parte izquierda de la ventana de Access figura el Panel de navegacin. En este elemento aparecen todos los objetos de la base de datos, agrupados en categoras y grupos personalizados.

La ventaja que tienen las bases de datos de Access es que todos sus elementos se almacenan en un nico archivo de extensin accdb. El contenido de dicho archivo es el que puedes organizar y ver en este Panel de navegacin.

A medida que abrimos elementos de la base de datos actual, se irn colocando en el rea de trabajo de la ventana de Access, en forma de documentos con fichas. De esta manera se puede tener acceso a los objetos que al usuario le hacen falta, consiguiendo que el uso de la base de datos sea ms rpida y fcil.

En la imagen puedes ver cmo tenemos abiertos dos elementos: fjate en las dos fichas que se ven en la parte superior. De esta forma puedes situarte en cualquiera de los elementos abiertos de la base de datos simplemente seleccionando su ficha.

Al cerrar un objeto abierto, el resto de objetos abiertos siguen estando presentes en el rea de trabajo del programa.

La ficha Inicio de la Cinta de opciones tiene controles para hacer acciones bsicas, como copiar y pegar,

el estableci-miento del for-mato del texto

(fuente, tamao, color,

negrita...), opciones de or-

denacin o filtrado, etc.

El Panel de navegacin

sustituye a la ventana Base

de datos de las versiones an-

teriores de Access, que ya

no existe en esta nueva versin del programa.



En la parte inferior de la ventana est la barra de estado, en la que ir apareciendo informacin que puede serte de utilidad para la tarea que ests realizando. Tambin se muestran botones que permiten cambiar la vista .

4. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

amos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo del programa Access.

En la parte superior izquierda de la cinta de opciones est la pestaa Archivo, donde puedes encontrar un men para acceder a opciones de trabajo con documentos: crear una nueva base de datos o abrir alguna existente, guardar la actual con otro nombre, opciones de impresin...

Tambin puedes ver las bases de datos recientemente. Si quieres abrir una de estas bases de datos, slo tienes que seleccionarla en esta lista.

Mediante el cuadro de dilogo que aparece al pulsar el botn Opciones, podemos configurar distintos aspectos de Access.

Desde la seccin izquierda puedes seleccionar la categora de la que quieres ver o modificar sus opciones. De esta forma, puedes acceder a las opciones ms comunes de Access, a las relacionadas con la apariencia de las hojas de datos, a las relacionadas con el diseo y creacin de los objetos o a opciones avanzadas de personalizacin.

V



Desde las opciones de la categora Base de datos actual puedes indicar si quieres que se muestre la barra de estado, el panel de navegacin, si quieres mostrar los objetos abiertos en forma de fichas o como ventanas superpuestas, etc.

Arriba de la pestaa Archivo est la Barra de herramientas de acceso rpido , que tiene comandos de uso frecuente, para que puedas acceder a ellos rpidamente.

Para ocultar o mostrar el Panel de navegacin

mientras tra-bajas en Access tambin puedes

pulsar el botn , que

est en la es-quina superior

derecha de este panel, o

utilizar la tecla .



Recuerda que puedes aadir a esta barra los botones que quieras o que uses ms a menudo, para que se adapte a tu forma de trabajo.

Otro elemento que puedes usar son los mens contextuales. Un men contextual aparece cuando se pulsa con el botn derecho del ratn sobre un determinado objeto.

Se llama contextual precisamente porque, dependiendo del objeto sobre el que hemos pulsado, el men puede ser distinto. ste es un modo rpido de acceder a las tareas ms comunes de un determinado elemento.

Por ejemplo, en el caso del men contextual del nombre de una columna de una tabla, puedes ordenar la tabla segn los valores de este campo, buscar un determinado elemento, aadir una nueva columna o eliminar la actual, etc.

En el men contextual de una tabla, visible al hacer clic en ella desde el Panel de navegacin, se muestran distintas opciones relativas al trabajo con este objeto de tipo tabla.

En funcin de sobre dnde pulsemos con el botn derecho, dispondremos de un men distinto.

Los mens contextuales son muy tiles, ya que en muchos casos utilizarlos es la forma ms rpida de realizar una tarea. De todas formas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un men contextual, slo aquellos en los que tiene sentido.



5. SALIR DE ACCESS

na vez has terminado de trabajar con una base de datos, puedes cerrarla.

Con la opcin Cerrar base de datos de la pestaa Archivo cerrars la base de datos en la que ests trabajando.

Con el botn Salir, que est en la parte inferior derecha de este men, cerrars el programa, cerrando tambin la base de datos que tengas abierta.

A diferencia de otros documentos de Office, en Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenan en el momento en que se realizan, no as los cambios en el diseo de los objetos, como ya veremos.

U Tambin

puedes cerrar Access con el botn Cerrar

de la parte superior derecha de la

ventana del programa.

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