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CONTABILIDAD DE ACTIVOS

Deudores

2 [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]

• UNIDAD 4

DEUDORES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD • Identificar e interpretar los diferentes rubros que componen el grupo Deudores. • Identificar los hechos económicos que originan las diferentes cuentas por cobrar. • Conocer, interpretar y registrar los diferentes métodos de provisiones. • Contabilizar y controlar las diferentes transacciones que originan las Cuentas por

Cobrar.

COMPETENCIAS 1. Identificar e interpretar los diferentes rubros que componen el grupo Deudores. 2. Identificar los conceptos básicos de la NIIF 9. 3. Identificar los hechos económicos que originan las diferentes cuentas por cobrar. 4. Conocer, interpretar y registrar los diferentes métodos de provisiones. 5. Determinar y calcular los montos de deterioro de cartera. 6. Identificar los conceptos básicos de la NIC 36. 7. Contabilizar y controlar las diferentes transacciones que originan las Cuentas por

Cobrar

DESARROLLO TEMÁTICO INTRODUCCIÓN El Grupo de Deudores está conformado por todas las deudas a favor de la empresa. En la presente unidad se analizarán los diferentes hechos económicos que generan Cuentas por Cobrar. También se identificarán las medidas de Control Interno.

4.1 CONCEPTO GENERAL, CLASIFICACIÒN.

Este grupo de Activos, conocido como la Cartera de la empresa, comprende las obligaciones a cargo de terceros y a favor del ente económico. Representan derechos a reclamar efectivo u otros activos, como consecuencia de préstamos y otros compromisos crediticios. El Activo Deudores, agrupa todas las cuentas por cobrar de la empresa, como son entre otras:

3 [ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

Cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a socios, Anticipo de Impuestos y Contribuciones, Reclamaciones, Cuentas por cobrar a trabajadores. 4.1.1 CONTROL INTERNO

Con el fin de prevenir posibles fraudes o pérdidas futuras, se hace necesario establecer e implementar diferentes políticas internas, para el manejo y el control de éstas obligaciones. Las siguientes se pueden considerar como medidas de control interno:

• Informar a los clientes periódicamente sobre el estado de cuenta, como saldos por pagar, intereses, número de facturas por pagar, fechas de vencimiento, etc.

• Verificar en las facturas los precios, referencias y cantidad de artículos facturados y despachados.

• El personal encargado de las ventas y la facturación, debe ser diferente al personal que maneja la Contabilidad.

• Los vendedores no deben ejercer la función de cobradores, para evitar fraudes y malos manejos del efectivo.

• Todo recaudo o cancelación de facturas, o cualquier otro documento, debe estar soportado por un recibo de Caja.

• Antes de expedir Notas Crédito a los clientes por devolución de mercancías, es necesario verificar en qué estado llega la mercancía.

• Personal diferente a los vendedores debe visitar esporádicamente a los clientes, con el fin de verificar procedimientos de cobro, atención y manejo de despachos.

4.2 PROVISIONES

Las empresas, regularmente, adoptan la política de ventas a crédito, con el fin de incrementar sus ingresos operacionales y tener un mayor margen de utilidad. Pero esto conlleva posibles pérdidas de su cartera, por el riesgo que se da al momento de otorgar créditos. Las ventas a crédito, en ocasiones, producen cuentas que por alguna circunstancia no pueden recuperarse. La Dirección de Impuestos Nacionales reconoce esta pérdida al admitir el aumento de los Gastos Operacionales, por el valor de las cuentas que según la legislación tributaria no son recuperables.


Fiscalmente existen dos métodos, de reconocido valor técnico, para calcular las provisiones de gastos por posibles pérdidas de las deudas de difícil cobro, también conocidas como deudas malas, las cuales se conocen con el nombre de Provisión General de cartera y provisión individual de cartera. Las provisiones para cuentas por cobrar, estiman la porción de Cartera que posiblemente se perderá en un periodo dado, mediante un análisis de vencimientos al final del periodo contable, teniendo en cuenta los criterios y la normatividad del reconocimiento por pérdidas de cuentas, por parte de las autoridades fiscales.

4.2.1 Provisión General, Provisión Individual

El método de provisiones permite registrar Gastos, para posibles pérdidas de Cuentas por cobrar, en la siguiente forma: Provisión General Cuentas por cobrar vencidas: Entre 90 y 180 días un 5% Entre 181 y 360 días un 10% Con más de 360 días un 15%

Provisión Individual 33% para cada una de las deudas con más de 360 días de vencidas. Las empresas tienen libertad de utilizar el método que más les convenga. Regularmente se deciden por aquel que origine la provisión más alta, debido a que entre mayor sea este monto, las utilidades del periodo serán menores, generando beneficios fiscales. Las provisiones para deudores deben registrarse solo en las cantidades razonables, que con criterio comercial establezca la norma, y que se hayan originado en transacciones productoras de renta. El rubro Provisión de Cartera, se considera una cuenta real de valuación del Activo de naturaleza crédito, por lo tanto, figurará en el Balance General como un menor valor de las Cuentas por cobrar.

4.2.2 Castigo de Cartera

Corresponde a las deudas de difícil cobro que se consideran irrecuperables y se asumen como pérdidas de la empresa, ocasionando un sacrificio económico, en los resultados operacionales del respectivo periodo. Solo procede el castigo de las cuentas por cobrar, cuando se


tenga la certeza jurídica o material de la pérdida parcial o total del derecho incorporado o representado.

Ejemplo No. 1 Agrícola Palmar Ltda., efectuó un análisis de vencimientos de su cartera al cierre contable de Diciembre 31 de 2.0xx, el cual arrojó los siguientes resultados:

• No vencidas $ 5.800.000 • Vencidas entre 1 y 90 días $ 4.000.000 • Vencidas entre 91 y 180 días $ 2.000.000 • Vencidas entre 181 y 360 días $ 2.600.000 • Vencidas con más de 360 días $ 300.000

En Febrero 20/xy decide trasladar a deudas de difícil cobro, la cartera con más de 360 días de vencida.

En Marzo 10/xy decide castigar la cartera con más de un año de vencida.

La empresa utiliza el método de provisión general.

Se requiere:

• Calcular y contabilizar la provisión a diciembre 31 de 2.0xx. • Contabilizar la transacción de febrero 20/xy. • Contabilizar la transacción de marzo 10/xy.

Solución:

Fecha Periodo Valor % Total

31/12/xx Vencidas entre 91 y

180 días $ 2.000.00

0 5 $ 100.000

Vencidas entre 181 y

360 días $ 2.600.00

0 10 $ 260.000

Vencidas con mas de 360 días

$ 300.000 15 $ 45.000

$ 405.000


Fecha Cuenta Debe Haber

31/12/xx Gastos operacionales Provisiones – Deudores

405.000

Provisiones – Deudores 405.000

20/02/xy Deudas de difícil cobro Cuentas por cobrar

clientes 300.000

Deudores – clientes 300.000

10/03/xy Provisión – Deudores 300.000

Deudas de difícil cobro cuentas por cobrar –

clientes

300.000

Ejemplo No. 2 Calcular y contabilizar la provisión para deudores, a diciembre 31 de 2.0xx del ejemplo No. 1, suponiendo que la empresa utiliza el método de provisión individual. Diciembre 31 de 2.0xx. Deudas vencidas con más de 360 días $300.000 * 33% = $ 99.000


31/12/xx Gastos operacionales

Provisiones – Deudores

99.000

Provisiones – Deudores

99.000


Ejemplo No. 3 Manufacturar Ltda., efectuó un análisis de vencimientos de su cartera al cierre contable de Diciembre 31 de 2.008, el cual arrojó los siguientes resultados:

• No vencidas: o Cliente A $ 12.000.000 o Cliente B $ 3.000.000

• Vencidas entre 1 y 90 días o Cliente C $ 4.000.000 o Cliente D $ 2.500.000

• Vencidas entre 91 y 180 días o Cliente E $ 6.500.000 o Cliente F $ 2.800.000

• Vencidas entre 181 y 360 días o Cliente G $ 3.600.000 o Cliente H $ 1.200.000

• Vencidas con mas de 360 días o Cliente I $ 1.000.000 o Cliente J $ 500.000 o Cliente K $ 400.000

En febrero 20 de 2.0xy, decide trasladar a deudas de difícil cobro, la cartera con más de un año vencida. En junio 10 de 2.0xy, decide castigar la cartera con más de un año de vencida. En agosto 15 de 20xy, se logró recuperar la cartera castigada del cliente K (se recibió un cheque del cliente). En enero 20 de 2.0xz, se logró recuperar el 80% de la cartera castigada del cliente I. La empresa utiliza el método de provisión general. Se requiere:

• Elaborar un análisis de vencimientos de la cartera. • Calcular y contabilizar la provisión a diciembre 31 de 2.0xx. • Contabilizar la transacción de febrero 20 de 2.0xy. • Contabilizar la transacción de junio 10 de 20xy, agosto 15 de 20xy y enero 20

de 2.0xz.


Solución: Análisis de vencimiento

CLIENTE

TOTAL

CARTERA

No.

VENCIDAS

VENCIDAS EN DIAS

1 A 90 91 A 180 181 A 360 MAS DE

360

A 12.000.000 12.000.000

B 3.000.000 3.000.000

C 4.000.000 4.000.000

D 2.500.000 2.500.000

E 6.500.000 6.500.000

F 2.800.000 2.800.000

G 3.600.000 3.600.000

H 1.200.000 1.200.000

I 1.000.000 1.000.000

J 500.000 500.0000

K 400.000 400.000

TOTAL 37.500.000 15.000.000 6.500.000 9.300.000 4.800.000 1.900.000

5% 10 15%

$465.000 $480.000 $285.000 $465.000 + $480.000 + $285.000 = $ 1.230.000


31/12/xx Gastos operacionales Provisiones – Deudores

1.230.000

Provisiones – Deudores 1.230.000


20/02/xy Deudas de difícil cobro Cuentas por cobrar

clientes

1.900.000


Deudores – clientes 1.900.000


10/06/xy Provisión – Deudores 1.900.000


clientes

1.900.000

Cuentas de orden

deudoras de control – Activos castigados

1.900.000

Cuentas de orden – Deudoras por contra

1.900.000


15/08/xy Deudas de difícil cobro cuentas por cobrar –

clientes

400.000

Provisión – Deudores 400.000

Caja 400.000


clientes

400.000

Cuentas de orden – Deudoras por contra

400.000

Cuentas de orden –

Deudoras de control – Activos castigados

400.000

20/01/xz Caja 800.000

Ingresos no operacionales Recuperaciones – deudas

malas 800.000

Cuentas de orden

deudoras por contra 800.000

Cuentas de orden –

Deudoras de control – Activos castigados

800.000


Explicación:

Es importante tener en cuenta, tal como se muestra en agosto 15 de 20xy y enero 20 de 2.0xz, que cuando la recuperación de una cartera castigada ocurre en el mismo año o periodo contable de su castigo, el registro consiste en reversar el asiento que se había realizado al momento de castigarla y en registrar el ingreso de los recursos monetarios, cancelando en forma definitiva las deudas de difícil cobro. Cuando la recuperación ocurre en diferente período, simplemente se registra la entrada de los recursos monetarios y se contabiliza como un ingreso no operacional por recuperaciones. Se debe llevar un registro de la cartera castigada a través de cuentas de orden Deudoras de Control, con el fin de controlar recaudos posteriores y futuras negociaciones.

4.3 DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS (NIC 36) Los activos, en últimas, valen por su valor recuperable. Si el valor en libros no está cercano a su cantidad recuperable se hace necesario “castigar “ese valor a fin de ajustarlo a la cantidad recuperable. El objetivo de esta norma es prescribir los procedimientos que aplica una entidad para asegurarse de que sus activos se cargan a una cantidad que no es mayor a la que es recuperable. Un activo se carga a una cantidad que es mayor que la recuperable si la cantidad cargada excede la cantidad a recuperar a través del uso o venta del activo. Si este es el caso, el activo se describe como deteriorado y la norma requiere que la entidad reconozca una pérdida por deterioro. Para determinar el valor del deterioro de las cuentas por cobrar, se debe comparar el importe en libros del activo con el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados; si el flujo de efectivo es menor, este será el valor del deterioro que se debe contabilizar.


RESUMEN DE LA UNIDAD

El Activo Deudores, representa el grupo de todas las cuentas por cobrar a favor de la empresa, por diferentes transacciones realizadas en el desarrollo de sus operaciones. Su contabilización está reglamentada por normas técnicas y es importante el manejo prudente y adecuado de este grupo de cuentas, ya que representa una buena parte del capital de trabajo de las empresas.

GLOSARIO

Provisión: apropiación de Gastos con fines específicos. Cartera: conjunto de cuentas por cobrar de un ente económico. Castigo de cartera: sacrificio económico originado por la cartera incobrable. Deudas malas: cartera que por diferentes factores no se puede cobrar o recuperar. Deterioro de cartera: Se genera cuando el valor en libros es superior al importe recuperado.

BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA

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• Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edición) (volumen III). Neiva,

Colombia: Universidad Surcolombiana.

• Hargadon, B. (2003). Principios de Contabilidad (cuarta edición). Bogotá, Colombia: Editorial Norma.

• Legis. (2008). Régimen contable colombiano. Bogotá, Colombia.

• Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de información

para las organizaciones (cuarta edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

• Mantilla B. Samuel Alberto. (2013) IFRS/NIIF plenos A su alcance para facilitar su implementación. (primera edición). Bogotá, Colombia: Editorial Ecoe Ediciones.


Universidad Sergio Arboleda-‐ Sena (2013). Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. (primera edición). Bogotá, Colombia: Editorial Sergio Arboleda. BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

• Coral, L. y Gudiño, E.L. (2004). Contabilidad universitaria (tercera edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

• Guajardo, C.G. (2002). Contabilidad Financiera (tercera edición). México: Editorial Mc

Graw Hill.

• Legis. (2008). Manual de declaración de renta. Bogotá, Colombia.

• Meigs, R. y Williams, J. y Haka, S. y Bettner, M. (2000). Contabilidad la base de las decisiones gerenciales (undécima edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

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