leda en verksamhet genom en verktygsförändring

LEDA EN VERKSAMHET GENOM EN VERKTYGSFÖRÄNDRING

Johan Enfeldt, [email protected]

� Implementera ett verktyg för projekt-, portfölj- och resursstyrning

Ditt uppdrag:

© 2008 Camako 2

� Vad är ”ett verktyg”?

� Vad menar vi med ”implementera”?

� Hur mäts ett lyckat resultat?

Vad betyder det?

© 2008 Camako 3

Better safe than sorry

Implementera ett verktyg

Förväntan

IT-implementation

Realisera verksamhetsnytta

Gör om gör rätt

© 2008 Camako 4

IT-implementation

Resultat

Installera

Gör om gör rätt

Tillräckliga

Otillräckliga

Excel som mjukvara: Excel för verksamhetsnytta:

Vad innebär ”implementera ett verktyg”?

© 2008 Camako 5

En enkel införandemodell

Envisioning Planning Developing Stabilizing DeployingOpportunity

� Utmaningar i de olika faserna

� Roller att involvera

© 2008 Camako 6

� Fallgropar

� Erfarenheter

� Opportunity� Vad kan vi tjäna?� Vilka är våra möjligheter?� Kan vi ställa ett projektverktyg mot andra alternativ?

� Men det här är väl redan gjort?

Varför överväger vi ett verktyg?

© 2008 Camako 7


Vad är nytta för dig?

Bättre resurs-utnyttjande

LOB

Kontroll, styrning,

PM

Detaljerad planering

och uppföljning

Efterlevnad av metoder och

processer

?

© 2008 Camako 8


Controller

styrning, nyckeltal

PMO

processer

TM

Tydliga förväntningar,

rätt information

Vad ska vi uppnå?

� Leveransprecision� Efterlevnad� Förutsägbarhet� Kommunikation� Resursutnyttjande

� Mätetal idag?� Mål

© 2008 Camako 9

� Resursutnyttjande� Kvalitet


Då börjar vi!

� Envisioning� Definiera vision� Definiera omfattning� Definiera etapper

© 2008 Camako 10


� Representanter för alla relevanta roller ska stå för:� Vision� Omfattning� Etapper

� Exempel:

Ta gisslan

© 2008 Camako 11

� Controller, Linjechef, Verksamhetschef, Projektkontor, Projektledare

� Mottagare


� Affärskrav

� Användarkrav

� Användarscenarier

� Specifikation

Nu vet vi vart vi ska och kan börja planera

© 2008 Camako 12

� Projektplan


� Vilka krav kan vi ställa� På projektledare� Styrgrupper� Team-medlemmar� Projektkontor� Linjechefer

Kräv svar på de jobbiga frågorna

© 2008 Camako 13

� Vem ställer krav på vem?

� Kan vi hantera transparens?� Ska alla se alla projekt?� Hur känslig är frågan om beläggning?


� Processerna definierar väl både ”Vad” och ”Hur”?

� Gör vi som vi säger att vi gör?

� Om inte: � Går målen att uppnå?� Kommer verktyget att överbrygga glappet?

Öppna garderoberna

© 2008 Camako 14

� Kommer verktyget att överbrygga glappet?


Kompetens och kompetensglapp

� Brist

� Inventera och kontrollera

Vi kan planering i

Project!

PM

Fixed workFixed Units

© 2008 Camako 15

� Överskott� Ojämnt fördelad


PM

Fixed UnitsFixed Cost

Fixed Duration?

� Finns förutsättningar att uppfylla målen inom ramarna?

� Om inte:� Paus i implementation för verksamhetsprojekt� Omdefinierat scope

Kontroll

© 2008 Camako 16

� Större: Inkludera verksamhetsutveckling� Mindre: Undanta och avgränsa i denna etapp


Här kan vi undvika misstag!

� Detaljera och konkretisera kraven

� Pröva och ompröva

� Dokumentera� Vad?� Varför?

Puh – Då kan vi börja realisera kraven

© 2008 Camako 17

� Varför?� För vem?


� Kräv deltagande från relevanta roller

� Säkra engagemang och återkoppling

� Nöj dig inte utan godkännande

Behåll gisslan

© 2008 Camako 18


� Relevant pilotfall

� Utvärderingskriterier

� Engagerade och utbildade användare� Obs! Även utbildning behöver pilot

Dags för pilot!

© 2008 Camako 19


� Bättre att bromsa nu än mitt i utrullningen

� Klarade verktygsimplementationen mötet med verkligheten?� Kompetensbrist

� Se över utbildningsplanenMindre justeringar

Våga utvärdera!

© 2008 Camako 21

� Mindre justeringar � Kör en ny pilot

� Större brister� Åter till ritbordet (Envisioning eller Planning)

� Ytterligare verksamhetsglapp


� Inkludera alla roller

� Utvärdera och mät!� Nytta� Kraven och verkligheten

� Kommunicera

Äntligen utrullning

© 2008 Camako 22

� Kommunicera

� Glöm inte mottagarorganisationen� Helpdesk� Affärsroller� Teknikroller


ROI

Benefit Calculation Savings/Year (FTE)

Reduced administration time

for Project Managers

10 hrs/month/PM

20 PM’s in Location

2400 hrs = 2 FTE

Improved visibility into projects

that do not meet timeline

=> Close 1 project/year and

allocated resources to a

5 FTE used in a Project with

ability to meet launch date

with a variance of +/- 10%

5 FTE

© 2008 Camako 24

allocated resources to a

better project

Improved planning of resources

and Line Time => improved

productivity in projects

1,5 % improvement in

productivity on Location

Dept ~ 330 FTE

5 FTE

Management save Time and get

more reliable data

2 hrs saved time looking for

Project data/ month * 50

managers

1 FTE

Full Time Admin needed to

maintain EPM system

- 1 FTE

ROI – indirekta effekter

Benefit Calculation Savings/Year (FTE)

Reduced Time for project

Member to find and act on

information

1 hour/month * 330 people 3 FTE

Improved project/delivery

awareness, due to better

understanding of Project

1 hour/Quarter * 330 people 1 FTE

© 2008 Camako 25

understanding of Project

Plan

Reduced time to Action

through the Organization,

upon change. I.e. re-

prioritization of projects

Toady it takes 2-4 weeks after a

decison before all resource are

informed and moved. Assume 10

re-prio/year affecting 5

staff/project

1w*40hrs*10*5people=1500 hrs

1 FTE

� Johan Enfeldt0706 39 10 [email protected]

� Finns i Camakos monter i eftermiddag

Frågor och kommentarer

© 2008 Camako 26

leda en verksamhet genom en verktygsförändring

Documents