ledarens roll i förändringsarbetet (heart to change special)
DESCRIPTION
Presentation för Kvalitetsmagasinet Live 2014-10-02, http://kvalitetsmagasinetlive.nordreportern.se/presentation/parallella-spar-2/ Baserat på rapporten Heart To Change http://www.kb.se/bibliotek/heart-to-changeTRANSCRIPT
Ledarens roll i förändringsarbetet”Heart to Change special”
Elisabet Ahlqvist, nationell biblioteks- och kvalitetsutveckling, Kungliga biblioteket
Som förändringsledare ska du …
Leda människor (som ingår i flera olika sociala system) till ett helt nytt läge
Som förändringsledare ska du …
Skapa kommunicerbara helhetsbilder av förändringen
Som förändringsledare ska du …
Arbeta med verktyg och nycklar, med förnuft och magkänsla och ha ett stort hjärta
Dagens upplägg
1. Förändringens basteori
2. Förändringsledaren
3. Verktyg och nycklar
1 Förändring är
• En process, som i att ett antal händelser under en begränsad tid kommer att äga rum
• En översättning, på det sätt att det abstrakta (idén) omvandlas till det konkreta (handlingar och/eller objekt)
• En emotionell eller politisk process (t.ex. motstånd)
http://tiny.cc/0cm1mx
1 Förändring
har
- ett innehåll
- en omfattning
och styrs av ett
- inre kontext
- yttre kontext
samt är
- stigberoende och påverkas av tidigare vägval
Består av tre centrala variabler:1. Översättningen/berättelsen2. Tiden 3. Emotionella processer
1 Planerad förändring
• Initieras av en planerad aktivitet, har början och slut• Avsiktlig • Svarar antingen på yttre eller inre tryck• Kan initieras utan tryck, viljestyrt
Foto: Elisabet Ahlqvist
1 En teoretisk modell av D I Jacobsen
1 Varför generiska modeller inte fungerar
• Förändring är situations- och kontextberoende
• Komplext• Emotionellt styrt• Beroende av sociala mönster• Påverkas av tidsmässig samband
(stigberoenden)
Foto: Elisabet Ahlqvist
1 En förändring har ägt rum när
• Strukturella element, som t.ex. organisering, vision,
belöningssystem och motivationsfaktorer har reviderats eller
förändrats.
• När organisationskulturen har förändrats och de anställda
bedömer saker och ting på ett nytt sätt.
• När gruppen utgår från de nya premisserna för hur arbetet bör
utföras, vad som är rätt eller fel, bra eller dålig.
• När evalueringssystemet, dvs. uppfattningen om
lämpligt/olämpligt beteende genom feedback har förändrats.
• När förändringar i effektivitet, nyttomaximering etc. uppnåtts
2 Förändringsledaren, centrala
kompetenser
• Är stabil och strategisk, och har förmåga att fatta beslut i stunden, utanför rutinerna.
• Kan kommunicerar på ett tydligt och övertygande sätt, har förmåga att skapa förtroende, engagemang och delaktighet.
• Är lyhörd och kan hantera såväl sina egna som andras känslor.
• Kan samordna grupper för att nå gemensamma mål och samtidigt se till individen och dem som förändringen drabbar eller gynnar.
• Kan lösa konflikter och arbeta med komplexa frågor är andra centrala kompetenser.
http://tiny.cc/djm1mx
2 Förändringsledaren (FL)
Behöver
• Ledningens fulla stöd• Mandat• Position• Visionsbärare
Florence Nightingale
http://tiny.cc/hrm1mx
2 FL bör kartlägga/undersöka
• Drivkrafterna till förändringen
• Inre och yttre kontexten
• Finns det en institutionell omgivning som kommer att påverka?
• Maktavstånden
• Hur påverkas förändringen av - Positioner- Professioner- Mandat
2 FL påverkas av
• Organisationens styrform
• Arbetsplatskulturen
• Yttre tryck, megatrender
• Tidigare förändringar (stigberoenden och vägvalsbeslut längre tillbaka)
Foto: Elisabet Ahlqvist
2 Kris/förändring modell Thylefors
ChockNyorientering
Reaktion Bearbetning
2 Kris/förändring modell Thylefors
Informera
Lyssna aktivt Strukturera
Involvera o lämna över
2 Inledningsfasen (”chock”)
• Ledningen o FL synkroniserar berättelsen
• FL skapar förutsättningar för ett bra mottagande av berättelsen, kommunikationsplanen finns på plats!
• Informerar så länge verksamheten befinner sig i ”chock”
• FL hanterar motstånd
• FL blir verksamhetens ”container och ställföreträdande hopp”
2 Startfasen (”Reaktion”)
• Ge ordentligt med plats för reaktionen!! • FL övergår till att lyssna aktivt, ta in verksamhetens
åsikter• FL hanterar fortfarande motstånd
• FL analyserar motståndet– tydlighet– innehåll– omfattning– tiden/tajming– strukturen– tryck från omgivningen
Hatshepsut – kvinnan på tronen
Foto: Elisabet Ahlqvist
2 Tankar om motstånd
Motstånd uppstår oftast när
• Individuella förhållanden ändras–Social tillhörighet–Ändrade makt/statusförhållanden
• Förhållandena i omgivningen är otydlig
• Berättelsen inte håller! (Ifrågasättande)
• Gradvis upptrappning: passivitet, likgiltighet, ointresse, aggressivitet, rykten, blandar in media, ordervägran, sabotage
http://tiny.cc/dum1mx
2 Implementering ( Bearbetning)
• Fokus på framtiden
• Planerna formas slutgiltigt och genomförs
• FL ska skapa trygghet
• FL ska vara aktiv och närvarande
• Organisationen ska se över
–Evalueringssystem
–Belöningssystem
–Rekryteringsmodeller
–Karriärvägar
2 Bevarandefasen (nyorientering)
Det nya ska befästas, rullas ut och bli en del av vardagen genom
–Utbildning, träning, feedback–Tydliga förväntningar & utvärderingar
(= stärker förändringen)
https://www.flickr.com/photos/henrikj/3447879877/
2. Bevarandefasen
• Medarbetarna involveras i högre grad
• Medarbetarna görs delaktiga & ansvariga
• FL får en mindre framträdande roll i ansvar
• FL allt viktigare som motor, energiskapare när verksamheten tappar farten:–Uppträder som föreläsare–Kopplar tillbaka till vad
man åstadkommit–Visar resan
https://www.flickr.com/photos/henrikj/3255841079/
3 Nycklar och verktyg
Foto: Elisabet Ahlqvist
3 Berättelsen
• Bygga berättelsen, ”sence of urgency”• Beskriva & förstå drivkrafterna• Kommunicera drivkrafterna med trovärdighet
• Kontrollera berättelsens mottagande och tolkning
• Hitta visionsbärare
3 Kommunikation
•Communication comes in both words
and deeds. The latter is generally the
most powerful form.
•Error # 4: Undercommunication the
Vision by a Factor of 10 (or 100 or
even 1,000)
Leading Change, J P Kotter (1996)
3 Tiden
• Tiden delas i –Objektiv tid–Kvalitativ tid
• Tajming
• Tidigare vägval
• Stigberoenden, –frikoppla eller –koppla ihop
Frågor och funderingar?
Rapporten: Heart To Changehttp://www.kb.se/bibliotek/heart-to-change
Dagens presentation finns på Slideshare.comhttp://www.slideshare.net/eliahl/presentations
Twitter @EliAhl
Foto: Pär Nilsson, KB