Ledarutveckling över gränserna

Rekryteringsprocesser för korttidsvikarierCaseredovisning mars-13

Ivo RoméKarin Ekdahl

Eva Ekdahl Jillbratt

Hur arbetar kommunerna med att rekrytera korttidsvikarier (timanställda)?

• Flertalet av kommunerna jobbar med webbansökan, i en del fall kan man lämna in intresseanmälan personligen. Semestervikarier annonseras efter i olika medier.

Bild lånad från:Tuletrafikskola.se

Finns det någon bemanningsenhet/vikarieförmedling för detta?

• En del kommuner har bemanningscenter.• I en del kommuner är det chefer, assistenter

eller personal som sköter detta.

Om det finns en bemanningsenhet/vikarieförmedling finns några

verktyg/datorprogram för att hantera korttidsvikarier?

• Flertalet av de undersökta kommunerna använder sig av TimeCare.

• Webbansökan och egna listor.

Bild lånad från:grandinitc.se

Hur vet man vilka vikarier som är tillgängliga?

• I de kommuner som använder sig av TimeCare, loggar användarna in sig och lägger upp sina scheman.

• I de kommuner som inte har TC sammanställer områdeschefer/bemanningscenter el likn listor med tillgänglig personal.

Hur får vikarien sin tid och betalat för tiden?

• I de kommuner som har TC söker man av vikarier och tillgängliga vikarier får sms, epost eller telefonsamtal.

• I andra fall sköts rekryteringen via listor som sammanställts av områdeschefer el likn och resp avd ringer in vikarier.

• I vissa kommuner är TC synkat till löneprogrammet och i andra kommuner fyller vikarierna i en traditionell tidrapport.

• Vikarier utanför TC fyller i en tidrapport eller via en självserviceportal.

Bild lånad från:lanamedbetalningsanmarkning.se

Hur rekryteras vikarierna, finns det någon/några rekryteringsprocess/rutiner för detta?

• Intresseanmälningar direkt eller via webbansökan (ex rekryteringsverktyget offentligajobb.se).

• Rekrytering sker även via semestervikarier och praktikanter på arbetsplatsen.

Vilka kompetenskrav (t.ex. utbildning) ställs på korttidsvikarier?

• Utbildning är meriterande, men inget krav.• Utbildning prioriteras, har förtur.• Utdrag ur belastningsregistret för vikariat

inom skola/barnomsorg, LSS, HVB och kost/städ (inom skola).

Tankar och funderingar!

• Man kan urskilja tre spår: de kommuner som använder TC fullt ut, de som använder TC till viss del och de som har ett eget system (listor el likn).

• Fördelar med TC är att allt är samlat på ett ställe. Man minskar administrationen. (Personec)

• Samordnaren måste kunna sin enhet, se till att rätt person hamnar på rätt ställe.

Bild lånad från:merchantcircle.com

• Datasystem kan göra att det blir olika personer varje dag.

• Kostnader för TC jämfört med andra liknande system (vi har inte hittat liknande verktyg i någon kommun som vi undersökt). Eller kostnader jämfört med andra lösningar/personal.

• Olika resurser i olika kommuner. En del satsar mycket personal som jobbar med TC, andra inte.

• Några kommuner har en tidsgräns på 300 dgr/9mån för outbildade korttidsvikarier, för att undvika fasta tjänster med outbildad personal.

Reflektioner

• Man tar reda på vikariens syften och ambitioner vid en första intervju. Därefter kopplar man det till om intentionen är en framtida anställning. Det är viktigt att vikarien vet vilka krav som ställs på den och vice versa.

• Man bör försöka vara mer aktiv i rekryteringsprocesserna. Gå ut på gymnasier och högskolor. Annonsera via olika medier.

• Det måste vara en bra återkoppling mellan verksamheten och bemanningsverksamheten för att nyttja vikarierna bäst. Ex det är en vinst att ha en fungerande person som är känd på arbetsplatsen sen tidigare, för att minska belastningen för ordinarie personal.

• Vi har även hört oss för hur man löser korttidsvikarier i vissa större kommuner. Även där används TC. Vi har inte hittat något annat konkurrerande system.

Bild lånad från:miamirealestateusa.com

Vi har hämtat information från bl a:

Caseansvarig: Lena Josefsson