Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: estudio R A M P con principios rectores

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

wi C ¿; Î985

PGI-85/WS/9

París, 1985

LEGISLACIÓN Y REGLAMENTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS Y GESTION DE DOCUMENTOS:

UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado por Eric Ketelaar

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación,la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo recomendado:

Ketelaar, Eric Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: un estudio del RAMP con directrices/ preparado por Eric Ketelaar /para el/ Programa General de Información y UNISIST. París: Unesco, 1985. ii, 90 págs.; 30 cm. (PGI-85/WS/9).

I - Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: un estudio del RAMP con directrices.

II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

PROLOGO

Con objeto de conocer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha establecido un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), a largo plazo.

El RAMP se ciñe, en sus elementos básicos, a los temas globales del Programa General de Información y comprende, por ello, proyectos, estudios y otras activi­dades encaminadas a:

1. Promover la formulación de políticas y planes de información (naciona­les, regionales e internacionales).

2. Promover y difundir métodos y normas de manejo de la información.

3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de información.

4. Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializa­dos de información en los campos de la educación, de la cultura y la comunicación y de las ciencias exactas y naturales y las sociales.

5. Fomentar la formación de especialistas y usuarios de la información.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Inter­nacional de Archivos (CÍA), está dirigido a facilitar a los profesionales, plani­ficación y política de información, a los encargados de proponer, elaborar y revi­sar la legislación y las disposiciones administrativas, y especialmente a los archiveros y conservadores de manuscritos a crear, desarrollar y evaluar sistemas y servicios modernos en materia de archivos y gestión de documentos, sobre todo en la administración pública. El estudio se basa en el análisis de la legislación y los reglamentos vigentes en casi 120 países, y concluye con un conjunto de princi­pios rectores destinados a prestar asistencia en la planificación o revisión de los instrumentos jurídicos y administrativos esenciales para establecer sistemas y servicios viables.

Se invita a enviar observaciones y sugerencias a la División del Programa General de Información (Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 París), a la cual pue­den pedirse también otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP.

INDICE

Pagina

INTRODUCCIÓN 1

JURISDICCIÓN Y ORGANIZACIÓN 5 1.1 Definición de documentos y archivos en general 5 1.2 Definición de documentos públicos y archivos 12 1.3 Inalienabilidad e imprescriptibilidad

de los archivos públicos 14 1.4 Legislación y reglamentos relativos a los archivos

que no son públicos 16 1.5 Funciones y organización de los servicios

de archivos públicos 21 1.6 Sistema nacional de archivos 28 1.7 Responsabilidad ministerial 30 1.8 El órgano asesor (Consejo de Archivos) 31

LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS 35 2.1 Gestión de documentos 35 2.2 El derecho de inspección 41 2.3 Centros de documentos 44 2.4 Evaluación y destrucción 45

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS 49 3.0 Introducción 49 3.1 Transferencia 49 3.2 Depósito de publicaciones oficiales 55 3.3 Conservación 56 3.4 Ordenación y descripción 58 3.5 Acceso 62 3.6 Reprografía 68 3.7 Personal 72

EJECUCIÓN 75 4.1 Disposiciones penales 75

PRINCIPIOS RECTORES PARA LAS LEGISLACIONES Y LOS REGLAMENTOS . . . . 77 5.0 Introducción 77 5.1 Definición de los documentos y archivos en general 77 5.2 Definición de los documentos y archivos públicos 78 5.3 Inalienabilidad e imprescriptibilidad

de los archivos públicos 78 5.4 Archivos que no son de propiedad pública 78 5.5 Funciones y organización de los servicios

de los archivos públicos 79 5.6 Sistema nacional de archivos 81 5.7 Responsabilidad ministerial 81 5.8 Organismo asesor (Consejo de Archivos) 81 5.9 Gestión de documentos 82

- ii -

Página

5.10 Derecho de inspección 82 5.11 Centros de documentos 83 5.12 Evaluación y destrucción 83 5.13 Transferencia 83 5.14 Depósito de publicaciones oficiales 83 5.15 Conservación 83 5.16 Ordenamiento y clasificación 83 5.17 Acceso 83 5.18 Reprografía 84 5.19 Personal 84 5.20 Ejecución 84

BIBLIOGRAFÍA 86

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0. INTRODUCCIÓN

1. El presente estudio tiene por objeto asistir a los especialistas en políticas y planificación de la información; a quienes participan en la propuesta, redacción y revisión de las leyes y reglamentos administrativos; y, en especial, a los archiveros y los gestores de documentos en lo que respecta a crear, desarrollar y evaluar sistemas y servicios modernos de archivos y de gestión de documentos, sobre todo en la administración pública. El estudio se basa en el análisis de la legislación y los reglamentos vigentes en casi 120 países, y concluye con un con­junto de principios rectores destinados a prestar asistencia en la planificación o revisión de los instrumentos jurídicos y administrativos esenciales para estable­cer sistemas y servicios viables.

2. Durante varios años la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos se han interesado en la legislación en materia de archivos, y, por lo general, la asis­tencia de la Unesco a los Estados Miembros para el desarrollo de infraestructuras de archivos y de gestión de documentos ha incluido asesoramiento sobre legislación en esa materia '. Asimismo, la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos han auspiciado y organizado seminarios regionales para crear una mayor conciencia de la importancia de la legislación en materia de archivos entre los archiveros y administradores en diferentes partes del mundo. En 1968 se publicó, con la coope­ración de la Unesco, un manual de archivología tropical escrito bajo los auspicios del Consejo Internacional de Archivos que contiene un valioso capítulo sobre prin­cipios de legislación y reglamentos en materia de archivos que aún merece atención2).

3. Además, el Consejo Internacional de Archivos ha dedicado cuatro volúmenes de su revista Archivum (los de 1967 a 1971) a la publicación de legislación relativa a archivos de países de todo el mundo; en 1982 se publicó un quinto volumen en que se actualiza lo publicado anteriormente. En el decenio pasado 20 países aprobaron nuevas leyes básicas en materia de archivos. Esto "expresa de forma elocuente la amplitud del movimiento actual hacia la renovación y el aumento de la conciencia en relación con los archivos, movimiento en el que, a todas luces, las actividades de la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos desempeñan un papel primordial"3^.

4. Otra contribución a la armonización de las leyes en materia de archivo fue la publicación por la Unesco en 1972 de Draft model law on archives, por S. Carbone y R. Guêze. No obstante, ese trabajo se basó demasiado en la legislación de archi­vos latina, especialmente en la italiana, para que tuviera un valor directo para países con una experiencia diferente '.

5. En 1972 la Unesco organizó una Consulta de Expertos sobre planificación de servicios de archivos, en la que se aprobó la propuesta de preparar un estudio sobre la planificación de infraestructuras de archivos, uno de cuyos componentes serían los principios rectores en materia de legislación y reglamentos. Basándose en parte en estas recomendaciones, B. Delmas incluyó en su contribución a J.H. d'01ier-B. Delmas, Planning national infrastructures for documentation, libraries and archives; outline of a general policy (1975)-''', criterios para legislación y reglamentos en materia 3ë" archivos junto con el esbozo de una ley modelo sobre archivos.

6. Por último, la obra publicada por la Unesco en 1977, Establishing a legis­lative framework for the implementation of NATIS"), contiene una relación de aspectos cuya inclusión en los sistemas nacionales de archivo debe tenerse en

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cuenta. Estos aspectos son explicados por A.W. Mabbs en dos capítulos, "Legisla­ción para documentos públicos y los Archivos Nacionales" y "Coordinación de los servicios de archivo nacionales", que abordan los amplios criterios que podrían aplicarse al redactar la legislación en materia de archivos.

Estos capítulos son valiosos para todo archivero y administrador; se basan en el análisis profesional de la legislación vigente y en maduras experiencias acerca de las necesidades en materia de archivos, especialmente en los países en des­arrollo.

7. Todos los estudios anteriormente señalados se refieren a la legislación, ya bien publicada en Archivum o en otros lugares, sólo en términos generales. Así pues, para una mejor comprensión y una síntesis más cabal es indispensable anali­zar y comparar la legislación vigente. El volumen 28 de Archivum, de reciente publicación, ha ampliado el terreno para un análisis de esa índole. Al igual que en varios estudios anteriores, aquí se ofrece una relación de temas y principios rectores al respecto que deben tenerse en cuenta para su inclusión en la legisla­ción en materia de archivo. No obstante, estos Principios Rectores RAMP dedican más atención a cuestiones legislativas concretas que conciernen a la gestión de documentos y, en determinadas circunstancias, expresan preferencia por ciertas opciones. También indican qué disposiciones se consideran esenciales, a diferen­cia de las que sólo son deseables u opcionales, según las condiciones y circuns­tancias que prevalezcan en cada país, y dedican especial atención a las tradicio­nes de conservación de los documentos y las prácticas administrativas.

8. El análisis de la legislación y los reglamentos vigentes se basa principal­mente en los textos publicados en Archivum.

Ahora bien, aparte de esos textos, existen pormenores de la organización interna de los servicios de archivo y su funcionamiento, los reglamentos para la capacitación profesional y el estatuto del personal de los archivos, así como nor­mas detalladas para la selección, transferencia, ordenación y descripción de los archivos.

La información sobre estos temas ha sido proporcionada, a solicitud del autor, por varios países seleccionados:

R. Méndez, Jefe de Departamento, Archivo Nacional W.I. Smith, Archivero del Dominio

Duchein, Inspector General, Archivo Nacional Molnár, Director, Archivo Nacional Gal, Director General, Archivo Nacional Mbaye, Director, Archivo Nacional Gauye, Director, Archivos Federales

9. Además de la legislación publicada en Archivum y de las publicaciones rela­cionadas en la bibliografía, también se han consultado los siguientes documentos:

Archives Bill 1983 (Australia); Draft-Federal Archives (ley de la República Federal de Alemania); Real decreto sobre gestión de documentos, 1980, (Países Bajos); Rhode Island (US) Archives and Records Management Act (proyecto); Ordinance 1964:504 relativa al uso de material escrito para asuntos oficiales

(Suecia) ; Presidential Records Act de 1978, Estados Unidos, 44 USC, capítulo 22; Public Record Law 1972 (Chipre)

Argentina Canadá Francia Hungría Rumania Senegal Suiza

L W M J I S 0

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10. La Unesco invitó a los Sres. M. Duchein (Francia), A.W. Mabbs (Reino Unido) y F. Pusceddu (Italia) a que hicieran observaciones sobre el proyecto del presente estudio. Asimismo, el autor distribuyó el proyecto entre varios colegas a fin de comprobar si la legislación nacional de sus países respectivos se había interpre­tado correctamente. Entre estos figuraban los siguientes:

Argentina Canadá Checoslovaquia Estados Unidos

Hungría

Malasia Polonia República Democrática Alemana

República Federal de Alemania

Senegal Suecia URSS

C.A. García Belsunce, Director General, Archivo Nacional W.I. Smith, Archivero del Dominio V. Sykora, Director, Administración de Archivos R.M. McReynolds, Jefe Adjunto (Rama Judicial, Fiscal y Social, División de Archivos Civiles), Servicio Nacional de Archivos y Documentos J. Molnár, Jefe del Departamento de Archivos del Ministerio de Cultura y Educación Z. Hanura Nor, Director General, Archivo Nacional M. Wojciechowski, Director General, Archivos Estatales

R. Leipold, Director, Administración Estatal de Archivos

H. Booms, Presidente de los Archivos Federales

S. Mbaye, Director, Archivo Nacional N. Rosqvist, Jefe de Sección, Archivos Estatales F.I. Dolgih, Director General, Administración Central de Archivos del Consejo de Ministros.

Los comentarios y sugerencias de estos expertos han sido sumamente prove­chosos para el autor.

11. El presente estudio hace la siguiente distinción entre legislación y regla­mento. La legislación es el producto de la más alta autoridad legislativa de una nación (o, en una estructura federal, de un estado) en una forma acorde con la constitución. En cuanto a los reglamentos, cabe considerar que abarcan todas las medidas relacionadas con la aplicación de la legislación stricto sensu, es decir, los decretos establecidos por la legislatura (el Parlamento con la colaboración de un órgano ejecutivo).

Sin embargo, los reglamentos pueden ser establecidos por cualquier autoridad con potestad normativa').

En este estudio el término legislación se utiliza, por lo general, en un sen­tido amplio que abarca tanto las leyes formales como los reglamentos.

12. Cuando se hace referencia a la legislación y los reglamentos de un país determinado que han sido publicados en Archivum o se han mencionado en el párrafo 9, la ubicación exacta se ofrece sólo si se trata de una cita. Obsérvese que los textos legales en idiomas distintos del alemán, español, francés, inglés o italiano, se tradujeron a uno de esos idiomas para su publicación en Archivum. En los casos de textos que no se publicaron en inglés, sino en uno de los otros idio­mas, el autor del estudio utilizó su propia traducción, no a partir del original sino del texto tal como fue publicado. En este estudio se mencionan los países por su nombre abreviado en inglés de conformidad con la norma internacional ISO-3166-1981.

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NOTAS A LA INTRODUCCIÓN

1. Dos ejemplos recientes: C.V. BLACK, Grenada; archival development (FMR/PGI/-81/182) (Unesco, París 1981); F.B. EVANS, The Republic of Cyprus: development of an archival and records management programme (FKM/PGI/81/166) (Unesco, París 1981) (PP/1981-1983/5/10.1/03).

2. BAUTIER, Principles of archival legislation (véase la bibliografía para la mención completa).

3. Prólogo de Archivum, vol. 28, pág. 16. 4. Para una reseña crítica de esta publicación, véase SC NEWTON, Journal of the

Society of Archivists, vol. 4, n° 8 (octubre de 1973) págs. 654 a 659. El proyecto de modelo fue copiado en gran medida en la ley de archivos de Argelia de 1977.

5. DELMAS, Archives. 6. Establishing a legislative framework for the implementation of NATIS. 7. BAUTIER, Principles of archival legislation, pág. 33.

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1. JURISDICCIÓN Y ORGANIZACIÓN

1.1 Definición de documentos y archivos en general

13. En varios países se hace una distinción entre documentos y archivos. Los documentos se pueden definir como

la información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio, que haya sido creada o recibida y conservada por un organismo, institución, organiza­ción o individuo en cumplimiento de su obligación en virtud de la ley o mediante una transacción de negocios de cualquier índole-*-).

Los archivos son una función de los documentos de una organización o per­sona. Pueden definirse como

los documentos no actuales preservados con carácter permanente, con o sin selección, por los responsables de su creación o por los sucesores de éstos para su propio uso, o por un depositario de archivos debido a su valor de archivo^).

En países como Bélgica, España, Francia, Indonesia, Italia, los Países Bajos y Yugoslavia, el término archivos abarca los documentos y los archivos. Sin embargo, en los textos legales de algunos de estos países se distingue entre archivos "corrientes" (o "administrativos" o "dinámicos") y archivos "históricos" (o "definitivos")3).

Cabe señalar que en algunas legislaciones la definición de documentos y archivos incluye tanto los de origen público como privado.

14. En la legislación vigente figuran los siguientes tipos de definiciones de documentos y archivos:

i) una definición general por el fin o la procedencia;

ii) una definición general basada en la custodia.

Además, existen leyes que no contienen una definición de los documentos y los archivos, sino una enumeración de los diferentes tipos de documentos que se consi­deran como tales o como archivos.

15. Las definiciones legales basadas en el fin o la procedencia se ajustan más o menos a la definición profesionalmente aceptada de "información" registrada, cual­quiera que sea la forma o el medio, que haya sido creada o recibida y conservada por un organismo, institución, organización o individuo en cumplimiento de su obligación en virtud de la ley o mediante una transacción de negocios de cualquier índole4).

Esta definición se asemeja mucho a la de la legislación federal de los Estados Unidos, que se aplica sólo a los documentos públicos:

"documento" incluye todos los libros, textos, mapas, fotografías, materiales legibles por una máquina u otros materiales documentales, independientemente de su forma física o características, hechos o recibidos por un organismo del Gobierno de los Estados Unidos en virtud de una ley federal o relacionados con la transacción de negocios públicos, y preservados o apropiados para su

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preservación por ese organismo o su sucesor legítimo como prueba de la orga­nización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno o debido al valor informativo de los datos que contienen-*).

Existen definiciones comparables a la anterior en la legislación del Canadá, Fiji, Filipinas, Liberia, Nueva Zelandia y Puerto Rico, y dentro de los Estados Unidos, en los Estados de Illinois, Ohio y Wisconsin.

16. Si bien estas definiciones subrayan el valor tanto probatorio como informa­tivo de los documentos, otras definiciones se circunscriben al valor informativo. De conformidad con la ley yugoslava, son archivos

todos los documentos, originales o reproducciones (manuscritos, dibujos, material impreso, fotografías, películas, fonogramas y otros), que tienen importancia histórica o de otro carácter científico para la cultura en gene­ral y para otras necesidades sociales, y que fueron creados en el curso de negocios de anteriores organismos y organizaciones del Estado . . . " ) .

En Hungría la ley considera como archivos:

Los documentos que tienen un valor histórico considerable desde el punto de vista de la economía, la sociedad, la política, el derecho, la defensa nacio­nal, la ciencia, la tecnología, la cultura, etc.').

La siguiente definición, sumamente amplia, se interpreta en un orden gubernamental en el que los archivos se definen como

todo texto escrito, serie de caracteres numéricos, gráfico, mapa, notación musical, creados por el funcionamiento de una organización o las actividades de una persona, cualquiera que sea el medio, la forma y el proceso gráfico de esos documentos").

En Checoslovaquia, la ley dispone que

los documentos de archivo incluirán los documentos escritos, iconográficos, sonoros y de otra índole, que han sido creados mediante actividades del Estado y de otros órganos y organizaciones y mediante actividades de indivi­duos, y que, en vista de su importancia histórica, política, económica o cul­tural, poseen un valor documental duradero").

17. Las legislaciones de Malasia y Singapur contienen definiciones que incluyen el carácter de documento como producto de la transacción de negocios, pero que no hacen mención de su valor probatorio o informativo; en ellas se consideran como documentos públicos:

los textos, documentos, crónicas, registros, materiales impresos, libros, mapas, planos, dibujos, fotografías, microfilmes, películas cinematográficas y grabaciones sonoras, de cualquier tipo que sean, recibidos o producidos oficialmente por cualquier dependencia pública en la conducción de sus asun­tos o por cualquier funcionario o empleado de una dependencia pública en el curso de sus deberes oficiales-LO).

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La misma pauta se observa en la definición de la ley de archivos de Francia:

Se considerarán documentos, independientemente de su fecha, forma y soporte físico, todos los creados o recibidos por cualquier persona física o jurídica y por todo organismo u organización públicos o privados en el curso de sus actividades-*-!).

La definición de la Archives Act de Lesotho es comparable a la anterior:

"archivos" significa todo documento o texto recibido o creado en una depen­dencia del Gobierno o en la oficina de un funcionario público durante la con­ducción de los asuntos de esa dependencia y que, por su condición o porque no lo estipule ninguna otra ley, no se deben tratar de otra forma que no sea la dispuesta en la presente ley ...•'.

al igual que la definición de documentos que figura en la legislación de Indonesia:

documentos hechos y recibidos por institutos del Estado y órganos gubernamen­tales, en cualquier forma, por separado o agrupados en el marco de la ejecu­ción de las actividades del Gobierno1-*'.

Es muy breve pero aceptable, la definición que figura en la Archives Act de los Países Bajos: "son documentos públicos los documentos recibidos o hechos por órganos públicos y que, por su naturaleza, deben ser preservados por esos órga­nos"-'- ). La definición del Zaire es comparable e incluye "en la ejecución de sus funciones"^). En la legislación de Victoria (Australia) "documentos públi­cos" significa:

a) todo documento hecho o recibido por un funcionario público en el desem­peño de sus funciones ; y

b) todo documento hecho o recibido por un tribunal o una persona que actúe en su capacidad jurídica en Victoria, pero no incluye el documento que posea, con resultados beneficiosos, una persona u órgano que no sean la Corona o una dependencia pública-'-") .

18. Todas las definiciones anteriores señalan la procedencia de los documentos a diferencia de los materiales históricos. Empero, en algunas legislaciones la definición de documentos no especifica esta cualidad esencial. Ese tipo de defi­nición, que combina los documentos y archivos con los manuscritos histó-ricos1 ', se ofrece en el proyecto de ley modelo de Carbone-Guêze:

El patrimonio nacional de archivos históricos incluirá las fuentes documen­tales de los órganos legislativo, judicial y administrativo del Estado; de las dependencias públicas, salvo las del Estado; de los órganos e individuos privados; los documentos notariales; y toda fuente documental, cualquiera que sea su naturaleza y procedencia, cuyo interés histórico sea primordial a jui­cio de los servicios indicados de la administración de archivos1**'.

19. La legislación de los países socialistas se basa en el concepto del "Fondo de Archivos del Estado". En virtud de la legislación de la URSS, el Fondo de Archi­vos del Estado

"es la totalidad de los documentos propiedad del Estado que poseen valor político, económico, científico, sociocultural o histórico . . , " 1 ' ) .

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El Fondo de Archivos del Estado de la URSS consta de

a) los documentos producidos por el funcionamiento de los órganos, organi­zaciones y empresas que existen o han existido en el territorio nacional de la URSS ...

b) los documentos producidos por ... instituciones soviéticas que se encuentran o se han encontrado en el extranjero ...

c) los documentos privados que han pasado a ser propiedad del Estado soviético .. .20).

20. La definición de documentos públicos en la legislación de las Bahamas, Botswana, Gambia, Ghana, Nigeria, Sierra Leona, Zambia y Zimbabwe, no se basa en la procedencia sino en la custodia:

"documentos públicos" o "documentos" significan todos los documentos públi­cos, archivos, textos y demás materiales históricos de todo tipo, naturaleza y descripción que se encuentren bajo la custodia de cualquier departamento del Gobierno o que, cuando la ley vuelva a entrar en vigor, pasen al Archivo Nacional (Public Record Office) por transferencia adquisición^!).

21. De conformidad con el First Schedule del Records Act del Reino Unido, son documentos públicos:

los documentos departamentales pertenecientes a Su Majestad, ... y en particular

a) los documentos de cualquier departamento del Gobierno de Su Majestad en el Reino Unido, o conservados en ese departamento, o

b) los documentos de toda dependencia, comisión u otro órgano o estableci­miento, cualquiera que sea, bajo el Gobierno de Su Majestad en el Reino Unido22).

El significado de esta definición es que para ser públicos, los documentos tienen que ser creados ("documentos de") por el Gobierno de Su Majestad o estar bajo su custodia ("conservados") y tienen que pertenecer a la Corona. Esto último es definitivo. Esta formulación tiene el efecto de excluir los documentos de las empresas públicas y de muchos organismos casi gubernamentales que tienen el esta­tuto de un órgano corporativo. También significa que los documentos creados por departamentos estatales y que pertenecen al Gobierno de Su Majestad mantienen prima facie su condición de documentos públicos si se extravían y pasan a la cus­todia privada").

22. La legislación israelí considera como materiales de archivo todos los docu­mentos "que se encuentran en posesión de una institución del Estado o de una auto­ridad local, salvo los materiales que no tienen valor documental", y aquellos documentos

que estén ubicados en cualquier lugar y que sean pertinentes para el estudio del pasado, el pueblo, el Estado o la sociedad, o que estén relacionados con la memoria o las actividades de personalidades prominentes2^).

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23. Un tercer método para definir los documentos y archivos consiste en enumerar los diferentes tipos de documentos que se consideran como tales. La legislación de Guatemala se aplica a los "documentos históricos", que son

1. los expedidos por autoridades civiles, militares, religiosas o municipa­les, ya sean originales, copias, borradores, fotocopias, con firma o sin ella, que sean de interés público;

2. los sellos, memorias, registros y libros que comprendan las actividades de las oficinas públicas que hayan pertenecido al Estado y cuya antigüe­dad sea mayor de 50 años ;

3. los mapas, planos topográficos y cartas geográficas terrestres, maríti­mas y aéreas, totales o parciales, del territorio de la República, cuya antigüedad sea mayor de 50 años;

4. las publicaciones periódicas, pergaminos, diplomas, memorias, cartas privadas, autobiografías y correspondencia, que puedan contribuir al esclarecimiento de la historia nacional y centroamericana;

5. las fotografías, dibujos, pinturas, códices, grabados e impresos que se relacionen con importantes acontecimientos históricos nacionales y cen­troamericanos, con aspectos peculiares del istmo o que describan a per­sonalidades de Centroamérica;

6. los impresos que deben conservarse para el conocimiento de la historia centroamericana;

7. los que procedan del interior y que se relacionen con la historia de la América Central^).

24. Los Archivos Federales de Suiza son los depositarios centrales de "todos los documentos de valor permanente" de los organismos federales. Este artículo ha sido ampliado en los reglamentos mediante una enumeración de los documentos:

protocolos, por ejemplo, tratados, instrumentos notariales,

escrituras, en consecuencia, "el propio manuscrito" (correspondencia, mensajes, minutas, avisos, notas explicativas) y el material visual com­plementario (mapas, gráficos, esquemas, películas, fotografías, car­teles, etc.),

grabaciones sonoras (discos de gramófono, cintas magnéticas sonoras) y material impreso (libros, diarios, publicaciones periódicas, panfletos, etc.),

registros e índices de tarjetas, por lo que se entenderá: medios de localización de la información en los registros, tales como planos de archivo, inventarios de archivo e índices, otros registros e índices de tarjetas, a saber, otros documentos creados con fines de registro, por ejemplo . . . « ) .

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Conclusión

25. En resumen, las definiciones de los documentos y archivos que se encuentran en la legislación vigente son muy variadas y dependen del supuesto de que partan. Existen leyes que, al menos en las definiciones, abarcan los documentos y archivos tanto públicos como privados. La legislación puede distinguir entre documentos y archivos. Sólo las definiciones que incluyen la cualidad esencial de los documen­tos como productos de la transacción de negocios (procedencia) parecen ser acepta­bles en la ciencia de archivo moderna. Ese tipo de definición puede incluir, aun­que no necesariamente, los criterios del valor probatorio e informativo, que están arraigados en la teoría de archivo de los Estados Unidos y el Canadá.

La definición de los documentos y los archivos debe ser válida con indepen­dencia de la forma o el medio. Las enumeraciones de posibles formas en la defini­ción tienden a hacerse obsoletas cuando la tecnología da lugar a medios nue-vos^". La enumeración de diferentes tipos de documentos que se consideren documentos y archivos podría ilustrar, pero no sustituir, una definición legal adecuada.

NOTAS AL CAPITULO 1.1

1. International Glossary of Archival Terminology, n 387 1). 2. Basado en International Glossary of Archival Terminology n 33 1). 3. Francia (Archivum, vol. 28, págs. 199-100): archives courantes, archives

intermédiaires, archives définitives. Hungría (información proporcionada por J. Molnár, Jefe de Departamento de los Archivos del Ministerio de Cultura y Educación): irratár (archivos corrien­tes), levéltár (archivos históricos). Indonesia (Archivum, vol. 20, pág. 171 y experiencias del autor): arsip dinamis (archivos corrientes en funcionamiento), arsip statis (archivos estáticos). Yugoslavia: Archivum, vol. 19, pág. 198. La Draft Federal Archives Law de la República Federal de Alemania establece una diferencia entre Unterlagen (documentos) y Archivgut (archivos). Véase, además: E.L0D0LINI, "Archivio" un concetto controverso nella dottrina e nelle leggi, Rassegna degli Archivi di Stato, vol. 40 (1980) págs. 9 a 45.

4. International Glossary of Archival Terminology, n 387 1). 5. Archivum, vol. 28, pág. 423. 6. Archivum, vol. 19, pág. 200 (traducción). 7. Archivum, vol. 17, pág. 224 (traducción). 8. Archivum, vol. 17, pág. 227 (traducción). 9. Archivum, vol. 28, pág. 113. 10. Archivum, vol. 20, pág. 209 y pág. 227. 11. Archivum, vol. 28, pág. 191 (traducción). 12. Archivum, vol. 20, pág. 69. 13. Archivum, vol. 20, pág. 171. 14. Archivum, vol. 19, pág. 52 (traducción). 15. Archivum, vol. 28, pág. 431 (traducción). 16. Archivum, vol. 28, pág. 53. 17. En los Estados Unidos y el Canadá, el término "manuscritos" también designa

los documentos recibidos de fuentes no oficiales o los documentos y archivos creados por individuos.

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18. Carbone-Guêze, Draft model law, pág. 125. 19. Archivum, vol. 28, pág. 339 (traducción). 20. Archivum, vol. 28, pág. 341 (traducción). 21. Archivum, vol. 28, pág. 58. 22. Archivum, vol. 17, págs. 189 y 190. 23. Información suministrada por A.W. Mabbs, ex Conservador del Archivo Nacional

(Reino Unido). 24. Archivum, vol. 20, pág. 184. 25. Archivum, vol. 21, págs. 126 y 127. 26. Archivum, vol. 19, pág. 151 (traducción). 27. EVANS, Cyprus, párrafo 3.9.

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1.2 Definición de documentos públicos y archivos

26. Como se señaló anteriormente, algunas de las definiciones que figuran en las legislaciones vigentes no establecen una diferencia entre documentos públicos y privados. En tal caso puede ser necesario aclarar más el alcance de los órganos públicos. Pero esa aclaración puede incluirse también en la legislación y los reglamentos cuando la ley contiene solamente una definición de los documentos públicos. La legislación actual tiende a definir los documentos públicos y los archivos haciendo referencia:

i) al origen de los documentos y los archivos, (por ejemplo, documentos que han sido creados o recibidos por cualquier dependencia pública)•*•', o

ii) a la propiedad y custodia o ambas (por ejemplo, los documentos y archi­vos que pertenecen al Estado o al Gobierno)^).

En la legislación de ambos tipos, los órganos públicos:

a) se definen de forma general con o sin ejemplos, o

b) se definen de forma general y se dispone la aplicación de la definición general a instituciones determinadas, o

c) se enumeran.

27. En las legislaciones de varios países, los documentos públicos y los archivos se definen haciendo referencia a su origen, como es el caso del Camerún, Canadá, Estados Unidos, Fiji, Filipinas, Hungría, Indonesia, Lesotho, Malasia, Nueva Zelandia, Países Bajos, Puerto Rico, Sudán y Yugoslavia. En estos países la ley contiene una definición general y amplia de los órganos públicos que, para citar la legislación de Malasia, por ejemplo, son "todo departamento, comisión, junta, organismo corporativo, autoridad local o cualquier otra dependencia del Gobierno, de la Federación o de cualquier Estado . . . " • * ) .

La Archives Act de Indonesia se aplica a los documentos de las instituciones del Estado y los órganos gubernamentales. La explicación oficial de la ley indica que los institutos del Estado son los que estipulan la Constitución de 1945, y que por "órgano gubernamentales" se entiende:

a) todo el aparato estatal, incluidas las empresas comerciales cuyo capital provenga total o parcialmente del Gobierno; y

b) los órganos del Gobierno que han de unirse o que se unieron en el momento de proclamarse la Ley^).

La legislación del Reino Unido y la Archives Act de los Países Bajos contie­nen una disposición parecida en relación con las instituciones disueltas:

Los órganos públicos incluirán:

a) su personal, junto con los servicios, empresas e instituciones públicas y su personal respectivo;

b) los órganos públicos disueltos antes o después de la entrada en vigor de la presente Ley5).

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28. La segunda solución (la definición de documentos públicos por referencia a la propiedad o la custodia) puede hallarse, entre otras, en la legislación de Bélgica, Egipto, España, Gambia, Ghana, Israel, Mauricio, Nigeria, Reino Unido, Rhodesia, Sierra Leona, Zambia.

29. La condición de los órganos públicos puede cambiar y pueden establecerse órganos nuevos cuya condición pública sea incierta. Las legislaciones que contie­nen una definición general de órganos públicos disponen la ampliación del control estatutorio a otros órganos. En la legislación de Singapur el término "dependen­cia pública" incluye "cualquier otro órgano que el Presidente mediante notifica­ción en la Gaceta, declare dependencia pública""'. Existen sistemas parecidos en Botswana, Israel, Malasia, Nueva Zelandia, Reino Unido y Victoria (Australia).

30. La legislación de Chile, Panamá y Suiza, sin embargo, enumera los órganos públicos y de esa forma constituye ejemplos del tercer tipo. En Kenya y Tanzania se procede de forma similar en un programa del Archives Act. También en Grecia la ley enumera los archivos públicos: a) los documentos producidos por los emperado­res de Bizancio... f) los archivos de las ciudades y municipalidades... i) los archivos de los establecimientos públicos').

31. En ocasiones se excluyen documentos de órganos específicos, por ejemplo, en Gran Bretaña -"los documentos de todo museo o galería mencionado en dicho Cuadro

° g \ que formen parte de sus colecciones permanentes" '- y en Kenya -"los documentos del Depositario Público o del Archivero General que se relacionen con bienes en custodia o patrimonios de individuos"*). (Véase también el párrafo 129). Conclusión

32. Si la legislación define solamente los documentos y archivos públicos, no parece necesario indicar el rango de órganos públicos que cae dentro del ámbito de la ley (excepto para definir la condición de los órganos paraestatales si no se les define de alguna otra forma). Ahora bien, la legislación que contiene una definición de los documentos y archivos públicos y privados debe ser ampliada para que quede claro a qué órganos se aplica la ley. Puede ser conveniente incluir disposiciones relativas a las instituciones disueltas que permitan extender el control estatutorio a nuevos órganos públicos.

NOTAS AL CAPITULO 1.2

1. NATIS Guideline, párrafo 127. 2. Véase también el capítulo 1.1, párrafo 21. 3. Archivum, vol. 20, pág. 109. 4. Archivum, vol. 20, pág. 174. 5. Archivum, vol. 19, pág. 52 (traducción al inglés de Nederlands Archievenblad,

vol. 75 (1971), pág. 2). 6. Archivum, vol. 20, pág. 227. 7. Archivum, vol. 17, pág. 213 (traducción). 8. Archivum, vol. 17, pág. 190. 9. Archivum, vol. 20, pág. 67.

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1.3 Inalienabllidad e Imprescrlptlbilidad de los archivos públicos

33. La inalienabilidad de los archivos públicos puede definirse como la condición derivada de su relación con la soberanía de un estado o con la autoridad legal de cualquier otro órgano, que previene su desplazamiento o abandono o la transferen­cia de su propiedad a espaldas de la ley1). La imprescriptibilidad es el con­cepto de que los archivos públicos, que son inalienables, permanecen sujetos a reivindicación sin límite de tiempo^). Debido a estas cualidades de los archi­vos, el Estado tiene el derecho de recuperar los archivos públicos que se extra­vían (derecho de reivindicación

34. En la mayor parte de las legislaciones, la imprescriptibilidad e inalienabi-lidad de los archivos públicos están dadas por el hecho de que pertenecen al domi­nio público o al patrimonio estatal.

35. En la legislación de Italia, la República Democrática Alemana, la Repúblcia Dominicana, el Senegal, Turquía y el Zaire, se declara que los archivos públicos forman parte del dominio público y que, en consecuencia, son inalienables. De conformidad con la ley francesa, los archivos públicos son imprescriptibles. Las legislaciones de Bulgaria y Hungría declaran explícitamente que los archivos públicos son inalienables. En las legislaciones de Costa de Marfil y Mauritania los archivos públicos se declaran imprescriptibles e inalienables. Las legisla­ciones de Argelia, Finlandia, Francia, Dinamarca y República Dominicana otorgan explícitamente al Estado el derecho de reivindicación. En Fiji, Malasia y Nueva Zelandia, la ley prescribe que en el caso de que cualquier archivo o documento público se encuentre en poder de cualquier persona ajena a una dependencia esta­tal, "esa persona, al recibo de una solicitud por escrito del Archivero Principal, depositará esos archivos públicos o documentos públicos en los Archivos Nacio­nales"^). La Corte Suprema de New Brunswick (Canadá) puede ordenar que la per­sona que retenga indebidamente documentos públicos los entregue al custodio que corresponda. Por último, en algunos países la ley faculta al Gobierno a entrar en posesión de los documentos de los ministros y empleados civiles de jerarquía fallecidos o separados del cargo, pero rara vez se aplica esta disposición puesto que resulta inevitable cierta confusión entre la correspondencia privada y los documentos oficiales de esas personas '. En Indonesia todo aquel que de forma deliberada e ilícita tenga en su poder archivos públicos, puede ser sentenciado a prisión por un máximo de diez años.

36. En los Países Bajos:

toda persona que posea documentos públicos los transmitirá al órgano público responsable ... dentro de las cuatro semanas siguientes al recibo de la noti­ficación al efecto mediante carta certificada, a fin de permitir que el órgano interesado haga reproducciones fotográficas de dichos documentos; la transmisión se efectuará a cuenta y riesgo del órgano público. El órgano público devolverá los documentos al remitente dentro de los 30 días siguien­tes a su recibo, aun en el caso de que los reclame por otras razones").

En Victoria (Australia), por recomendación del Consejo Asesor de Documentos Públicos, su Gobernador puede declarar que un documento es "documento prescrito" si está convencido de que se trataría de un documento público salvo por el hecho de que su propiedad por una persona u órgano privados es beneficiosa. El propie­tario puede recibir la solicitud de que presente el documento prescrito en el Archivo Nacional (Public Record Office) para ser copiado. Es posible que reciba

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las indicaciones que el Director del Archivo considere necesarias en relación con la preservación del documento. A la muerte del propietario de un documento pres­crito, éste pasa a ser propiedad del Estado y se efectúa el pago de una compensa­ción al patrimonio del extinto dueño.

Conclusión

37. En los países en que el sistema jurídico de la propiedad privada prevé en general la inalienabiiidad e imprescriptibilidad de ios archivos públicos, parece superfluo, estrictamente hablando, incluir disposiciones específicas en la legis­lación en materia de archivo. Podría resultar conveniente una disposición espe­cial para la reproducción de los archivos públicos que se extravían.

NOTAS AL CAPITULO 1.3

1. International Glossary of Archival Terminology, n 233. 2. International Glossary of Archival Terminology, n 232. 3. International Glossary of Archival Terminology, n 409. 4. Archivum, vol. 20, pág. 210 y vol. 21, págs. 202 y 209. 5. Duchein, Legislative foundations, pág. 39. 6. Archivum, vol. 19, págs. 52 y 53 (traducción).

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1.4 Legislación y reglamentos relativos a los archivos que no son públicos

38. Los documentos y archivos privados pueden definirse como los pertenecientes a organismos, instituciones y organizaciones no gubernamentales y de procedencia no gubernamental o ambas cosas '. En la mayoría de los países incluyen los docu­mentos personales, los archivos familiares y del patrimonio, los archivos de nego­cios, los archivos eclesiásticos, etc. En los países socialistas el ámbito de los archivos privados es más limitado que en otros lugares.

39. Casi toda la legislación vigente se aplica exclusivamente a los documentos públicos. No obstante, esas leyes también pueden abarcar documentos de personas y órganos privados en la siguiente medida:

a) los archivos privados pueden ser donados al órgano de archivo o deposi­tados en éste o comprados por éste; tras la donación, el depósito o la compra, los documentos suelen quedar sujetos a las mismas normas que los archivos públicos;

b) los archivos privados (en poder de particulares) pueden estar sujetos a reglamentos de protección, aplicables i) a todos los archivos privados o ii) sólo a los archivos privados que han sido clasificados. La cla­sificación significa la inscripción de los archivos privados como archi­vos de interés público. Estos reglamentos de protección pueden prever, en progresión ascedente del control estatal:

- la compilación por el Estado de un registro de archivos privados; - la prohibición de la exportación de los archivos privados; - el derecho del Estado a la compra preferencial de los archivos

privados ; - que los Archivos Nacionales tengan una autoridad general encargada de

adoptar medidas para proteger los archivos privados; - el derecho de expropiación de los archivos privados.

40. Como excepción de la norma predominante de que la legislación en materia de archivos "no puede situar eficazmente a los archivos privados bajo el mismo grado de protección que se puede aplicar a los archivos públicos"-*', en Zaire la ley considera que los archivos tanto públicos como privados forman parte del patri­monio de archivos. Los órganos privados y los individuos que conservan archivos de más de 30 años están obligados a declararlos al Archivo Nacional. Los archivos privados pueden expropiarse si se considera que tienen interés histórico. Este sistema sigue la pauta del proyecto de ley modelo de Carbone y Guêze, que a su vez se asemeja a la legislación italiana (véase el párrafo 48). En Rumania el Fondo Nacional de Archivos comprende los archivos estatales y los de propiedad privada. Lo mismo ocurre en Yugoslavia. En otros países socialistas, como Hungría, los archivos privados pueden pasar a integrar el Fondo Nacional de Archivos mediante un procedimiento que es comparable con la clasificación de archivos privados que se describe más adelante.

41. Casi todas las legislaciones autorizan a los Archivos Nacionales a comprar y aceptar donaciones, obsequios y depósitos de documentos privados y otros materia­les que complementan los archivos públicos. Por ejemplo, el Director del Archivo Nacional de Zambia tiene el derecho de:

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"adquirir mediante compra, donación, obsequio o de otra forma, cualquier documento, libro u otro material que, a juicio del Director, tenga o es posi­ble que llegue a tener un valor histórico duradero"'. La legislación federal de los Estados Unidos limita esta situación a los "documentos de los funcionarios estatales y demás documentos que se relacionen y sean contempo­ráneos con un Presidente o ex Presidente de los Estados Unidos" y "los docu­mentos de fuentes privadas cuya preservación por el Gobierno esté indicada como prueba de la organización de éste, sus funciones, política, procedimien­tos de decisión y transacciones"-'.

En Bulgaria la fijación de los precios de compra de los archivos y documentos privados está a cargo de comisiones especiales de evaluación de archivos. Las personas que donan o legan archivos privados están exentas de impuestos sucesorios y otros gravámenes en Argentina, Francia, República Dominicana, Tasmania (Australia) y Nueva Gales del Sur (Australia). En Francia y el Reino Unido se aceptan archivos privados en lugar del pago de impuestos. En algunos países (Canadá, por ejemplo), el valor del obsequio de archivos privados al Gobierno puede emplearse para reducir la renta imponible.

42. Para evitar los conflictos de intereses, en Graubünden (Suiza) y en Grecia se prohibe a los archiveros comprar documentos o comerciar con ellos. Los Archivos Estatales de los Países Bajos y los Archivos Nacionales del Líbano no permiten que su personal coleccione archivos con carácter privado sin autorización.

43. Entre las funciones de la mayoría de los archiveros está la responsabilidad de asegurar la debida conservación de los archivos privados, o por lo menos, de los que se considere que tienen un interés primordial. En el Brasil, Israel, el Líbano, México, los Países Bajos y el Reino Unido se prevé un registro nacional de archivos de procedencia no pública (y colecciones de documentos) que tenga sufi­ciente valor de investigación -pero sin consecuencias para el propietario.

44. En otros países, los propietarios de archivos privados están obligados por ley a cuidar debidamente de esos archivos. En Checoslovaquia, por ejemplo:

El dueño de todo documento de archivo que no sea propiedad socialista y no esté depositado en los Archivos, estará obligado a cuidar debidamente de él y a permitir que un funcionario de los Archivos en cuyos registros conste el documento, verifique en el terreno tales cuidados. A fin de prevenir todo riesgo para la conservación de ese documento de archivo, el dueño estará obligado a tomar todas las medidas necesarias, según recomienden los Archivos interesados, para preservarlo. Si no lo hace, se le puede ordenar, por deci­sión del Ministro del Interior, que haga entrega del documento de archivos para su custodia, sin costo y durante el periodo necesario, a los Archivos que el Ministerio designe al adoptar su decisión.

El dueño de un documento de archivo estará obligado a notificar a los Archi­vos en que esté registrado todos los datos pertinentes, incluidos los cargos por concepto de propiedad").

En Portugal existe una ley especial que protege a los archivos de las empre­sas que por su edad, interés económico o valor político han ejercido una influen­cia notable. Estos archivos se declaran inalienables y no se pueden exportar. Las firmas comerciales interesadas son responsables de su conservación. El Archi­vero del Estado en Israel puede pedir información sobre material de archivo a toda

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persona que lo posea o en cuyo poder se encuentre. La inspección o la reproduc­ción de los archivos privados sólo está permitida con la autorización del propie­tario o del propietario del derecho de autor y con arreglo a las condiciones con­venidas por el Archivero del Estado y el propietario del material. En Finlandia, no se puede destruir ni donar archivos privados de gran interés histórico sin informarlo previamente al Archivo Nacional. Estos tienen el derecho de hacer copias del material o de comprar los archivos privados. En Bulgaria, los ciuda­danos deben declarar ante los órganos del Fondo de Archivos del Estado los docu­mentos que adquieran por legado, donación, testamento o de otra forma. Si existe peligro de destrucción, dispersión o exportación, estos documentos pueden ser sometidos a la acción judicial con aprobación de la fiscalía y entregados en cus­todia a los legatarios. Si éstos no poseen las condiciones idóneas para su con­servación, los órganos se harán cargo de los documentos y los mantendrán en depó­sito hasta su compra o expropiación. El Ministerio del Interior de la República Democrática Alemana puede tomar medidas para salvaguardar los archivos privados en los casos en que corran peligro. En Hungría, todo dueño o poseedor de archivos privados tienen la obligación de mantenerlos aptos para consultas, pero esto no se aplica a los archivos que conciernen a su poseedor o que éste ha creado en su actividad personal. En el Perú toda transferencia de título (salvo mediante dona­ción) a un archivo privado tiene que contar con la autorización del Archivo Nacional.

45. En varios países, el Estado tiene derecho a comprar archivos privados en con­diciones preferenciales, a saber, Checoslovaquia, Finlandia, Francia, Italia, Perú, Portugal, República Democrática Alemana, Senegal, URSS, Yugoslavia y Zaire. En Mauricio, los subastadores autorizados deben notificar al Archivero Superior toda venta propuesta de material de archivo. Existen disposiciones parecidas en Argentina, Costa Rica, Francia, Guatemala e Italia.

46. En muchos países la legislación prohibe la exportación de archivos o le impone algunos controles (en las Bahamas, Malasia, Singapur, Nueva Gales del Sur y Tasmania esta prohibición se limita a los archivos públicos), a veces en el marco de la legislación relativa a la propiedad cultural en general '. En algunos países se puede obtener licencia para la exportación. En Bulgaria está permitida la exportación de archivos privados, siempre que se presente un inventario a los Archivos y sea verificado por éstos. En Israel el Archivero del Estado está auto­rizado para inspeccionar, fotografiar o copiar y registrar los archivos privados destinados a la exportación, pero no puede impedir que se exporten. Asimismo, el Archivo Nacional de Venezuela tampoco puede prevenir la exportación de archivos privados pero puede comprar los documentos o copiarlos.

47. En varios países, sólo los archivos privados que han sido clasificados y registrados están sujetos a medidas de protección. En Francia, los archivos pri­vados que tienen interés público debido a su valor histórico pueden ser clasifica­dos como "archivos históricos" por el Ministro de Cultura a propuesta del Archivo Nacional. Esa clasificación no afecta la propiedad, pero en lo sucesivo queda prohibido al dueño destruir, cambiar o enajenar sus archivos sin la aprobación del Archivo Nacional. El dueño recibe una indemnización. Cuando desee exportar sus archivos, el Archivo Nacional tiene el derecho de copiarlos o comprarlos al precio fijado por el exportador. La exportación de archivos privados no clasificados tiene que estar autorizada por el Ministro de Cultura, quien puede comprarlos al precio fijado por el exportador. Existen disposiciones similares en la legisla­ción de Argelia, Bulgaria, Botswana, España, Grecia, Hungría, Malawi, Países Bajos, Polonia, Portugal, República Democrática Alemana, República Dominicana, República Federal de Alemania (por ejemplo, Baden-Wiirttemberg, Bavaria), Rumania y San Marino.

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48. En Italia, toda persona que tenga en su poder documentos privados de más de 70 años está obligada a declararlos al cuerpo de inspectores de archivos y al pre­fecto de la provincia. El cuerpo de inspectores de archivos puede declarar que los documentos son de gran interés (existe el recurso de apelación al Ministro del Interior). El poseedor de documentos o archivos que se declaran de gran interés está obligado a:

a) preservar, clasificar y arreglar esos archivos y documentos y hacer un inventario de ellos; debe enviar una copia del inventario a la inspec­ción de archivos. Se prohibe el desarreglo de los archivos;

b) permitir a los investigadores que consulten los documentos, a menos que en la inspección se haya reconocido que éstos son de índole secreta;

c) comunicar en un plazo de 30 días a los inspectores de archivo la pérdida o destrucción de documentos o su traslado a otro lugar;

d) reparar todo documento deteriorado o permitir que los inspectores de archivos dispongan su restauración;

e) abstenerse de transferir la propiedad, tenencia o posesión de los docu­mentos sin avisar previamente a los inspectores de archivos;

f) abstenerse de exportar los documentos sin la autorización de los inspec­tores de archivos;

g) permitir que los inspectores de archivos comprueben el cumplimiento de todas las obligaciones.

Si el dueño incumple estas obligaciones, la sanción definitiva puede ser la transferencia obligatoria de los documentos a los Archivos del Estado. En este caso, Carbone y Guêze, que se basaron en los reglamentos italianos para su pro­yecto de ley modelo, proponen incluso la expropiación'). La ley argelina sigue la pauta del modelo italiano.

49. En Grecia, todas las colecciones privadas de manuscritos y documentos histó­ricos tienen que ser declarados al Ministerio de Educación y al Archivo Nacional. Si no se efectúa la declaración dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigor de la ley de archivos, o dentro del mes siguiente a su adquisición, los documentos pueden ser confiscados. En Bulgaria, los archivos privados valiosos para el Estado o la sociedad que se encuentran en peligro de destrucción o de ser extraídos del país, pueden expropiarse a la muerte de sus creadores. En San Marino existe la expropiación como sanción por negligencia en la custodia de los archivos privados. Las leyes de archivo de Italia y el Zaire permiten la expro­piación en interés público de documentos que tengan valor histórico.

Conclusión

50. La tendencia de la legislación actual es imponer algún control de las autori­dades de archivo sobre los archivos privados, por 1 menos sobre los que tienen más interés general. El grado en que se puede efectuar ese control varía de un país a otro. Un control demasiado rígido, aparte de que sea factible, puede conducir al ocultamiento e incluso a la destrucción de los archivos privados. Se debe alentar a los dueños a que depositen o donen su material a las instituciones de archivos

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públicos. En muchos casos será suficiente para la institución de archivos hacer una reproducción de los archivos de propiedad privada. Debe subrayarse que, de conformidad con la Convención de la Unesco de 1970, la legislación nacional debe prever la prevención de la exportación ilícita de los archivos.

NOTAS AL CAPITULO 1.4

1. International Glossary of Archival Terminology, n 273. 2. International Glossary of Archival Terminology, n s 215 y 130. 3. NATIS Guideline, párrafo 158. 4. Archivum, vol. 20, pág. 148. 5. Archivum, vol. 21, pág. 87. 6. Archivum, vol. 28, pág. 115. 7. Véase B. Burham, The protection of cultural property. Handbook of national

legislations (Consejo Internacional de Museos, 1974). Véase también la Con­vención sobre las medidas que deben adoptarse para prohibir e impedir la Importación, la Exportación y la Transferencia de Propiedad Ilícitas de Bienes Culturales, aprobada por la Conferencia General de la Unesco en 1970.

8. Archivum, vol. 19, págs. 25 a 27. 9. Carbone-Guêze, Draft Model Law, pág. 203.

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1.5 Funciones y organización de los servicios de archivos públicos

51. Un servicio u organismo de archivos puede definirse como una institución res­ponsable de la adquisición, conservación y comunicación de los archivos^). Dentro de la organización administrativa de los archivos públicos (véase el capítulo 1.6) puede haber archivos centrales, regionales y locales, así como ins­tituciones de archivo especializadas. El ámbito del presente estudio no abarca el análisis pormenorizado de las funciones de todas estas categorías de servicios de archivo. Por consiguiente, el análisis se limita a las funciones de los servicios responsables de los archivos de un gobierno nacional, que suelen denominarse Archivo Nacional, Archivos Federales o Centrales, y que, por lo general, sirven de modelo para los demás archivos. Así pues, el análisis de las funciones del Archivo Nacional puede ayudar a comprender las funciones de los otros servicios de archivos públicos.

52. En la mayoría de las legislaciones se resumen las funciones principales de los Archivos Nacionales en un lenguaje amplio y general, o bien se enumeran. Se puede ofrecer una descripción más breve de esas funciones, y ampliarla después en un decreto o en reglamentos para la ejecución de la ley. A veces las funciones y responsabilidades de los Archivos Nacionales se formulan como funciones y respon­sabilidades del ministro o de otra autoridad gubernamental (véase el capí­tulo 1.7), quien puede delegar sus facultades en el Archivero Nacional. No obs­tante, en la mayoría de los casos esas funciones se formulan como funciones del Archivo Nacional o del Archivero Nacional.

53. La legislación francesa constituye un ejemplo de circunscripción muy amplia de las funciones del Archivo Nacional, al expresar que:

El Archivo Nacional conserva, evalúa, ordena, describe y comunica:

a) los documentos creados por las instituciones centrales del Estado desde los orígenes de la nación francesa;

b) los documentos creados por los servicios, establecimientos y organiza­ciones públicos cuya competencia abarca o ha abarcado todo el territorio de Francia;

c) todos los otros documentos que se asignan o transfieren al Archivo Nacional de forma temporal o definitiva^).

La ley de Graubünden (Suiza) estipula que:

Los Archivos Estatales se ocupan de la salvaguardia, preservación y comunica­ción de los documentos relativos a la historia de Graubünden, así como de la gestión de todos los documentos esenciales del cantón para salvaguardar sus derechos e intereses^).

En las leyes de Gabón y Mauricio se encuentran otros ejemplos de declara­ciones amplias de las funciones de los Archivos Nacionales5) . Las leyes de Checoslovaquia e Islandia son algo más explícitas6).

54. La legislación de la URSS describe de forma más sucinta el cometido de los Archivos:

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El Servicio de Archivos Estatales de la URSS están encargado de la constitu­ción de fondos, el registro de la condición, la conservación y la organiza­ción del uso de los documentos que pertenecen al Fondo de Archivos del Estado de la URSS.

Lo anterior se amplía en una enumeración muy detallada de las funciones y responsabilidades de la Dirección General, subordinada al Consejo de Minis­tros '. La ley de archivos de Finlandia, de 1939, describe las funciones del Archivo Nacional como sigue:

Es responsable de la adquisición, conservación y ordenación de los archivos, su comunicación a las autoridades, investigadores y otras personas que deseen consultarlos y, en última instancia, de controlar y dirigir las actividades en materia de archivos en general^).

En un decreto de 1952 se amplían cada una de las funciones básicas del Archivo Nacional finés mediante enumeraciones de sus diferentes obligaciones^).

55. La descripción de las funciones de los Archivos Nacionales de las Bahamas, Ghana, Nigeria y Sierra Leona siguen todas el mismo modelo. Por ejemplo, el Archivero de las Bahamas es:

responsable de la custodia, conservación, ordenación, restauración y rehabi­litación de los documentos que se conservan en el Archivo Nacional (Public Records Office), así como de su duplicación y reproducción según sea necesario o conveniente, incluida la preparación y publicación de inventarios, índices, catálogos y otros medios de localización o guías que faciliten el uso de dichos documentos^-).

Esto podría ser un resumen de las funciones del Conservador del Archivo Nacional (Reino Unido), quien tiene:

potestad para hacer cuanto crea necesario o conveniente para mantener la utilidad del Archivo Nacional y puede, en particular:

a) compilar y poner a disposición índices y guías para los documentos que se encuentran en el Archivo, así como calendarios y textos de dichos documentos ;

b) preparar publicaciones acerca de las actividades del Archivo Nacional y las oportunidades que ofrece;

c) establecer las condiciones que se exigen al público para poder inspec­cionar los documentos públicos o de otra índole o hacer uso de las otras facilidades del Archivo Nacional;

d) disponer la realización y certificación de copias de los documentos y de fragmentos de ellas cuando se soliciten para utilizarlas como pruebas en procesos jurídicos o para otros fines;

e) aceptar la responsabilidad de salvaguardar otros documentos además de los públicos;

f) disponer la ubicación por separado de películas y otros documentos que deben conservarse en condiciones especiales;

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g) prestar documentos, previa aprobación del Lord Canciller, para ser exhi­bidos en exposiciones conmemorativas o para otros fines especiales;

h) adquerir documentos y aceptar obsequios y préstamos '.

En las legislaciones de Botswana, Chipre, Kenya, Malawi, Tanzania y Victoria (Australia), se encuentran disposiciones comparables a las del Archivo Nacional (Reino Unido), pero en una forma más detallada-'--').

56. Carbone y Guêze enumeran con gran minuciosidad las funciones de un servicio de archivos nacionales en su proyecto de ley modelo (que sirvió de pauta a la ley argelina) ' . Enumeraciones similares de las funciones de los archivos naciona­les existen en la legislación de Argentina (que sirvió de modelo a la de Uruguay-'--')), Australia, Basilea (Suiza), Brasil, Costa Rica, Egipto, España, Guatemala, Hungría, Líbano, Liechtenstein, Malawi, Malasia, México, New Brunswick (Canadá), Portugal, Puerto Rico, República Dominicana, Singapur, Sri Lanka, Suiza y Viet Nam. He aquí una cita de la ley de archivos de Australia:

Con arreglo a la presente ley, las funciones de los Archivos Australianos son:

a) asegurar la conservación y preservación de los recursos de archivo actuales y futuras de la Mancomunidad;

b) alentar y fomentar la preservación de todos los demás recursos de archivo que guarden relación con Australia;

c) promover, mediante asesoramiento y otros tipos de asistencia a las instituciones de la Mancomunidad, la conservación de los documentos corrientes de la Mancomunidad de una forma eficaz y económica que faci­lite su uso como parte de los recursos de archivo de la Mancomunidad;

d) determinar el material que constituye los recursos de archivo de la Mancomunidad ;

e) hacerse cargo de la custodia y la gestión de los documentos de la Mancomunidad que no sean sus documentos corrientes, y

i) formen parte de los recursos de archivo de la Mancomunidad;

ii) deban ser examinados para determinar si forman parte de esos recursos de archivo; o

iii) aunque no formen parte de esos recursos, deban conservarse de manera permanente o temporal;

f) tratar de obtener, y asumir, la custodia y la gestión de materiales (incluidos documentos de la Mancomunidad) que no se encuentren bajo la custodia de una institución de la Mancomunidad y que, en opinión del Director General, deban estar bajo la custodia de los Archivos;

g) con la aprobación del ministro, aceptar y asumir la custodia y la ges­tión de materiales que, aunque no formen parte de los recursos de archivo de la Mancomunidad, integren los recursos de archivo que se relacionan con Australia y, en la opinión del ministro, deban estar bajo la custodia de los Archivos a fin de asegurar su preservación o por cualquier otra razón;

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h) alentar, facilitar, divulgar y auspiciar el uso de los materiales de archivo;

j) poner al acceso del público los documentos de la Mancomunidad en virtud de la presente ley, y tomar parte en los arreglos encaminados a permitir el acceso a otros documentos de la Mancomunidad;

k) realizar investigaciones y prestar asesoramiento en relación con la ges­tión y la conservación de los documentos y demás material de archivo;

1) desarrollar y fomentar la coordinación de actividades relativas a la conservación y el uso de los recursos de archivo de la Mancomunidad y de otros recursos relacionados con Australia; y

m) con la aprobación del ministro, y de conformidad con los arreglos reali­zados con una persona responsable del material exonerado, realizar cual­quiera de las funciones antes mencionadas en relación con ese material como si formara parte de los recursos de archivo de la Mancomunidad.

Los Archivos pueden hacer todo lo que sea necesario o conveniente para el desempeño de sus funciones, y, en particular, sin limitar la generalidad de lo antedicho, pueden:

a) crear y controlar centros de depósito u otras facilidades para albergar o exhibir materiales de los Archivos y, en asociación con un Estado, los territorios del Norte u otra persona, controlar los centros de depósito u otras facilidades en las que se alberguen o exhiban materiales de los Archivos;

b) emprender el estudio, la evaluación, la adquisición, la ordenación, la descripción y la indización de los documentos de la Mancomunidad;

c) disponer la adquisición por la Mancomunidad de materiales que formen parte de los recursos de archivo de la Mancomunidad, o de sus derechos de autor, o hacer arreglos relativos a la custodia de esos materiales;

d) hacer crónicas y registros de materias relacionadas con la estructura y funcionamiento de instituciones de la Mancomunidad u otras materias de significación para los archivos, y confeccionar documentos con el fin de añadirlos a los recursos de archivo de la Mancomunidad;

e) hacer copias, de los materiales de archivo, mediante microfilmes o de otra forma, pero sin infringir el derecho de autor (que no sea propiedad de la Mancomunidad) que subsista en los materiales o en las obras;

g) publicar índices u otras guías del material de archivo;

h) autorizar la depuración o destrucción de documentos de la Mancomunidad;

j) previa solicitud, asistir a las instituciones de la Mancomunidad en la formación de personas responsables de la conservación de los documentos corrientes de la Mancomunidad;

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k) formar, o ayudar a formar, a personas distintas de las responsables de la conservación de los documentos ordinarios de la Mancomunidad, para que trabajen en relación con los documentos y demás material de archivo;

1) obtener y mantener equipo para su empleo en la recuperación, u obtención de cualquier otra forma, de información de los documentos; y

m) proporcionar información y facilidades a las personas que utilizan los materiales de los Archivos.

57. En muchos países, la legislación contiene una disposición concreta respecto de la existencia de un sello del Archivo Nacional. Por ejemplo, en Botswana

1) Existirá un sello oficial del Archivo Nacional cuyo diseño será aprobado por el ministro.

2) El sello del Archivo Nacional se mantendrá bajo la custodia del Director y podrá usarse para los fines del Archivo Nacional y para los fines de todo lugar de depósito que no cuente con un sello propio.

3) El ministro podrá aprobar un sello oficial para uso de cualquier lugar de depósito, y todo sello así creado se mantendrá bajo la custodia del guardián de los archivos públicos de dicho lugar.

4) Se dará cuenta judicialmente del sello oficial del Archivo Nacional y de todo sello que se cree a tenor de la presente ley para los fines de cualquier lugar de depósito-'-").

Existen disposiciones parecidas en Kenya, Malawi, Tanzania y Zambia.

58. Algunas de las medidas que los Archivos Nacionales deben adoptar con respecto a los documentos públicos que obran en los departamentos gubernamentales y los archivos públicos pueden requerir una autoridad oficial-'-'/. La legislación puede investir de esa autoridad a los Archivos Nacionales o al ministro o a la Administración Nacional de Archivos. En la mayor parte de las legislaciones se confiere esta autoridad al director de la Administración Nacional de Archivos, bajo la responsabilidad política general del ministro (véase el capítulo 1.7). Sin embargo, en algunos países la legislación declara al propio ministro responsa­ble oficial de la conservación de los documentos públicos y el director del Archivo Nacional es literalmente un manus ministrae que ostenta una autoridad delegada. Ejemplos de esto son Checoslovaquia, Filipinas, Irlanda, Japón, Jamaica, Reino Unido, Sudán y, caso notable, los Estados Unidos, donde el Adminis­trador de Servicios Generales es el responsable de la custodia, uso y retiro de los documentos que se le transfieren (es decir, que se transfieren al Archivo Nacional).

59. En lo concerniente a la organización interna de los servicios de archivo, resulta difícil hacer un análisis de la legislación vigente, ya que este tema no se publica en Archivum. Además, en la mayoría de los países la organización de un organismo se dispone mediante reglamentos y no por leyl**). Con todo, las legis­laciones de Argelia, Brasil, Chile, Colombia, Japón, Laos, México y Rwanda, ofre­cen algunos detalles acerca de la estructura de los Archivos Nacionales, como su división en secciones, sus funciones, etc. Evidentemente, no hay un modelo general que pueda o deba copiarse.

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60. Los reglamentos son también el medio apropiado para las disposiciones relati­vas, por ejemplo, a un fondo fiduciario especial, una comisión de publicaciones históricas vinculada a los Archivos, etcétera.

Conclusión

61. La mayor parte de las leyes en materia de archivo estipulan el cometido y las funciones principales de los Archivos Nacionales. La enumeración detallada de las funciones, responsabilidades y autoridades de los Archivos Nacionales entraña el riesgo de una interpretación limitante. Para dejar un margen de flexibilidad, sería conveniente la inclusión de una cláusula general que permitiera asignar otras funciones nuevas1"'. La legislación vigente confiere a los Archivos Nacionales cierto grado de independencia sujeta a la responsabilidad constitu­cional general del ministro. Este parece ser el caso también cuando la legisla­ción asigna oficialmente al ministro funciones relacionadas con los archivos.

NOTAS AL CAPITULO 1.5

1. International Glossary of Archival Terminology, n° 33 2). 2. International Glossary of Archival Terminology, n°s 68 y 311. 3. Archivum, vol. 28, pág. 201 (traducción). 4. Archivum, vol. 28, pág. 358 (traducción). 5. Archivum, vol. 20, págs. 51 y 84. 6. Archivum, vol. 28, pág. 340 (traducción). 8. Archivum, vol. 28, págs. 347 a 352. 9. Archivum, vol. 17, pág. 123 (traducción). 10. Archivum, vol. 17, págs. 132 a 134. 11. Archivum, vol. 28, págs. 58 y 59. 12. Archivum, vol. 17, pág. 185. 13. Véanse también las instrucciones para el Archivo Nacional de Suecia:

Archivum, vol. 28, págs. 378 a 382. 14. Carbone-Guéze, Draft model law, págs. 126 y 127 y Archivum, vol. 28, págs. 33

a 35. 15. Archivum, vol. 21, págs. 17 a 19 y 170 y 171. En el decreto presidencial

2866/1977 se relacionan en detalle el cometido y las funciones del Directorio General y los diferentes departamentos del Archivo Nacional de la Argentina (información proporcionada por L. Rosaria Méndez, Jefe del Departamento de Difusión, Archivo General de la Nación, Buenos Aires).

16. Archivum, vol. 28, pág. 76. 17. NATIS Guideline, párrafo 151. 18. El reglamento más reciente del Archivo Nacional de Francia, que data de 1911,

ha quedado prácticamente inactivo. La organización interna se regula sen­cillamente mediante "notas de servicio" emitidas por el Director General. Los archivos de los départements (provincias) franceses cuentan con reglamen­tos que datan de 1921 y se actualizan periódicamente, y con cartas circulares del Director General. Véase: Règlement Général des Archives départementales, édition annotée et commentée à jour au 1er janvier 1964 (Paris, Direction des Archives de France, 1964, 51 págs.); Lois, décrets, arrêtés, règlements et instructions concernant le service des archives départementales (Paris - Melun, Direction des Archives de France, 1931, 293 págs.);

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(cont. nota 18)

Lois, décrets, arrêtés, ordonnances, circulaires et instructions concernant les Services départementaux d'archives, 1930-1957 (Paris, Direction des Archives de France, 1958, 366 págs.). (Información proporcionada por M. Duchein, Inspecteur Général des Archives de France, Paris).

19. La Draft Archives Law de la República Federal de Alemania expresa que el Gobierno Federal puede asignar a los Archivos Federales otras funciones fede­rales distintas de las especificadas en la ley de archivos, siempre que sean compatibles con el sistema federal de archivos o con la investigación de la historia alemana (información proporcionada por H. Booms, Prasident des Bundesarchivs, Koblenz).

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1.6 Sistema nacional de archivos

62. El análisis de la función de los servicios de archivos públicos (véase el capítulo 1.5) se centró en los Archivos Nacionales. Ahora bien, la legislación también debe tener en cuenta la necesidad de un sistema nacional en el que, además de los Archivos Nacionales, existan servicios de archivos públicos a los niveles de gobierno subordinados, es decir, provincial, municipal, etc. Además de los servicios de archivos públicos vinculados con los niveles de gobierno, también pueden existir instituciones especiales de archivos. Estas pueden estar limitadas a las propiedades transferidas por un organismo oficial (por ejemplo, los archivos de un Parlamento o de un Ministerio de Relaciones Exteriores o de Defensa), o por varios tipos similares de instituciones públicas o privadas (por ejemplo, cámaras de comercio, sindicatos, firmas comerciales, instituciones eclesiásticas, acade­mias de ciencias, hospitales, universidades, partidos políticos, familias, etc.). Una institución especial de archivos puede limitarse a las propiedades adquiridas sobre la base de un contenido temático o de una forma física común, como los archivos de literatura y arte, los archivos económicos, los archivos audiovisua­les, los de películas o materiales sonoros y los de materiales legibles por máqui­nas. Un sistema nacional de archivos, que abarque todos estos tipos de institu­ciones de archivos requiere una coordinación eficaz, o por lo menos una autoridad responsable de la planificación y ejecución de una política nacional en la materia.

63. En los países centralizados el sistema nacional de archivos puede ser una jerarquía integrada por archivos nacional, regionales, provinciales, y municipales o locales, así como por archivos especiales, subordinados todos a una autoridad suprema en materia de archivos. En los países no centralizados, los servicios de archivos públicos en los diferentes niveles suelen ser independientes. Empero, en esos países puede existir un órgano encargado de la coordinación entre las insti­tuciones de archivo. Esta autoridad suprema (en los sistemas centralizados y no centralizados) puede llevar el nombre de Administración Nacional de Archivos. Puede estar integrada por:

i) un directorio dentro de los Archivos Nacionales, supeditado al control de éstos;

ii) una división del ministerio responsable de los documentos públicos y los Archivos Nacionales;

iii) un organismo, comisión, junta u otro órgano idóneo separado capaz de ejercer facultades ejecutivas y de asesoramiento.

64. Finlandia, la República Democrática Alemana, la URSS y otros países socialis­tas son ejemplos de países con gobierno centralizado en los que existe un alto grado de centralización, pero también están en este caso países como España, Italia y Suecia. El sistema de archivos no centralizados existe no sólo en países con una constitución federal (Brasil, Estados Unidos, República Federal de Alemania, Suiza), sino también, por ejemplo, en el Reino Unido. Además, existen sistemas nacionales de archivos que presentan características de sistema centrali­zado y descentralizado, como Bélgica, Francia y los Países Bajos. Ante esta situación, en lugar del análisis de estos sistemas de archivos -que se basan en los respectivos sistemas administrativos de cada país resultaría más útil remi­tirse a la contribución de Delmas a "Planning national infrastructures for docu­mentation, libraries and archives"-'-) .

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65. En cuanto a la Administración Nacional de Archivos, el segundo tipo (una división del ministerio responsable de los documentos públicos y los Archivos Nacionales) puede hallarse en la legislación de países socialistas como Bulgaria, Checoslovaquia y la República Democrática Alemana, pero también en España e Italia. En otros países, como los Países Bajos, de hecho existe una división den­tro del ministerio que tiene la responsabilidad oficial de la política nacional de archivos, pero cuya dependencia del Archivo Nacional es tal que la situación se asemeja a la primera opción, en la que el Archivo Nacional es responsable tanto de su propia gestión como del sistema nacional de archivos.

66. La organización del primer tipo (un directorio dentro de los Archivos Nacio­nales) existe en la mayoría de los países, evidentemente porque en la mayor parte de los países en desarrollo y desarrollados el establecimiento de la red de archi­vos comenzó por la creación de los Archivos Nacionales y no por la creación de una administración nacional de archivos.

67. En la URSS existe un organismo separado con facultades ejecutivas y de aseso-ramiento en calidad de administración nacional de archivos (tipo iii)). Carbone y Guêze propugnan este tipo^'.

68. En los países en que, desde el punto de vista constitucional no puede existir una dirección central, debe ser posible "lograr algún grado de coordinación mediante un Consejo Consultivo convenientemente constituido desprovisto de facul­tades ejecutivas ..."3). Este tipo de Consejo Consultivo se aborda más adelante (capítulo 1.8.).

Conclusión

69. La legislación que regule la red del sistema nacional de archivos tiene que tener en cuenta la estructura del Estado y el grado de autonomía de las autorida­des de los niveles subordinados de gobierno. En casi todos los países existe alguna forma de insfraestructura en materia de archivo ajena al gobierno central, que la nueva legislación no puede pasar por alto. En muchos casos la creación de los Archivos Nacionales y de un sistema de gestión de documentos será un requisito previo para la creación del sistema nacional de archivos. Los resultados de dos proyectos experimentales RAMP para el establecimiento de archivos regionales y un centro de documentos modelo en Filipinas ', y de archivos nacionales y un sis­tema de gestión de documentos en el Perú-*) deben ser de utilidad para otros paí­ses en la creación de su propio sistema nacional de archivos.

NOTAS AL CAPITULO 1.6

1. Delmas, Archives, págs. 249 a 253 (The structure of the national archives system) y págs. 268 a 302 (Machinery for formulating a national archives plan and procedures for its implementation).

2. Carbone y Guêze, Draft model law, págs. 24 y 27. 3. NATIS Guideline, párrafo 161. 4. Ricks, Artel. Republic of the Philippines: RAMP pilot project for the

establishment of a regional archives and records centre (FMR/PGI/81/158) Paris, Unesco, 1981. 49 págs. Ricks, Artel. Philippines; RAMP pilot project for the establishment of a regional archives and records centre (Report n 2) (FMR/PGI/82/161) Paris, Unesco, 1982. 24 págs.

5. Cortés, Alonso, Vicenta. Perú: Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Documentos: RAMP Proyecto Piloto (FMR/PGI/81/197) París, Unesco, 1981. 24 págs, disponible también en inglés.

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1.7 Responsabilidad ministerial

70. Generalmente los archivos (Archivos Nacionales o sistema nacional de archivos están subordinados a la autoridad de una autoridad oficial suprema, que en la mayoría de los países es un ministro. Este ministro puede ostentar la responsabi­lidad general de ejecutar la ley en materia de archivos y supervisar los servicios de archivos (véase también el párrafo 52 en el Capítulo 1.5). La autoridad guber­namental que rige los archivos difiere de un país a otro: puede ser el Ministro del Interior u otro ministro, el Presidente o el Consejo de Ministros.

71. En Camerún, Gabon, Líbano y Rwanda, los Archivos Nacionales están adscritos a la Presidencia, en Laos y en la URSS al Consejo de Ministros, en Israel y el Japón a la Oficina del Primer Ministro, y en Tanzania a la Oficina del Segundo Vicepre­sidente. El Archivo Nacional de los Estados Unidos forma parte de la Administra­ción de Servicios Generales, encabezada por el Administrador de Servicios Genera­les. El Ministro del Interior es el responsable de los archivos en Argentina, Checoslovaquia, Costa Rica, Ginebra (Suiza), la República Democrática Alemana, la República Dominicana, la República Federal de Alemania (Archivos Federales), Rumania y Sudán. En el Reino Unido, el Archivo Nacional se subordina al Lord Canciller, y en Brasil, Chipre, Jamaica y el Perú, al Ministro de Justicia. El Ministro de Cultura es el responsable oficial en Dinamarca, España, Francia, Hungría, Iraq, Italia, los Países Bajos, Portugal, Quebec (Canadá), la mayor parte de los estados de la República Federal de Alemania (por ejemplo, Bavaria, Hesse, Rhineland Pfalz) y Zaire. En Bélgica, Chile, Graubünden (Suiza), Grecia, Islandia, Guatemala, Polonia, Togo, Uruguay y Viet Nam, el ministro que detenta la cartera de la educación es el responsable de los archivos. En México, el Senegal y la República Centroafricana, los archivos están adscritos a la Secretaría del Gobierno.

Conclusión

72. Este resumen demuestra claramente que no existe una solución para el problema de la ubicación de la función de los archivos en las organizaciones que sea de aceptación universal. Desde el punto de vista profesional, el servicio de archi­vos debe estar vinculado con las actividades de gestión de documentos de todos los departamentos del gobierno (véase el Capítulo 2.1), y esto se lograría de un modo más eficaz con el apoyo de un funcionario que ostentara algún grado de autoridad intraministerial o supraministerial. Ahora bien, las circunstancias personales y políticias pueden requerir otra solución. La consideración fundamental es que los archivos deben estar bajo la jurisdicción de un ministro influyente al cual puede tener un acceso directo el jefe del Archivo Nacional.

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1.8 El órgano asesor (Consejo de Archivos)

73. La legislación de la mayoría de los países contiene disposiciones acerca de un Consejo de Archivos u órgano similar para asesorar a) al Presidente, Secretario de Estado, o al Ministro competente, o b) al director del Archivo Nacional. Aten­diendo a sus funciones, estos consejos pueden subdividirse en consejos que contro­lan el funcionamiento de los Archivos Nacionales y aquellos que tienen una función de asesoramiento más amplia en la determinación de la política de archivos. En la literatura que trata de la legislación acerca de los archivos se recomienda ambos tipos de Consejo. El Consejo Nacional de Archivo que proponen Carbone y Guêze-"-) constituye "el órgano principal de la administración de archivos" y "el resorte principal de toda la actividad general de los archivos del país". Semejante Consejo realmente controla la administración de archivos. El modelo de ley pro­puesto por Delmas ' contempla un Consejo superior de Archivos que tiene la res­ponsabilidad de determinar y planificar la política de archivos.

74. En la legislación de, por ejemplo, Argelia, el Canadá, Guatemala, Malasia, México y Singapur, se contempla un consejo para asesorar al director de los Archi­vos Nacionales. También puede ejercer alguna supervisión de los Archivos Naciona­les como en aquellos casos en que el director del Archivo Nacional está obligado a consultar al Consejo acerca de ciertos asuntos como sucede con la Junta de Gobierno del Archivo Nacional de España. Sin embargo, en otros casos existe un consejo que supervisa los Archivos Nacionales y rinde cuentas al ministro respon­sable, como sucede en Graubiinden (Suiza), San Marino y Venezuela (donde los Conse­jos deben inspeccionar los Archivos), y en Grecia, Lesotho, Saskatchewan (Canadá) y el Sudán.

75. El Consejo Asesor propuesto para los archivos de Australia deberá asesorar tanto al ministro como al Director General de los Archivos de Australia. En el Reino Unido, el Consejo Asesor en materia de documentos públicos asesoraba al Lord Canciller:

acerca de asuntos relativos a los documentos públicos en general y, en parti­cular, sobre aquellos aspectos del trabajo del Archivo Nacional (Public Record Office) que afectan a miembros del público que se sirven de los servi­cios que presta dicho Archivo-^).

Los respectivos Consejos en las Bahamas, Escocia, Sri Lanka, y Tanzania tienen asignada una función similar.

76. A veces el Consejo de Archivos dirige el servicio de archivos como es el caso en el Iraq, el Líbano, los Estados Unidos (Maryland, Carolina del Norte y Wisconsin) y Suiza (cantón de Lucerna). El tipo de Consejo Nacional de Archivos que proponen Carbone y Guêze^' cae dentro de esta categoría.

La Junta Estatal de Archivos de Suecia es un órgano ejecutivo de jerarquía superior al Archivero Nacional. Le incumbe tomar decisiones sobre importantes cuestiones organizativas, las propuestas de asignaciones que se presentan al Parlamento, el reglamento de trabajo o las regulaciones de servicio, la planifica­ción, los nombramientos, y las licencias del personal de nivel ejecutivo.

77. El Conseil d'Administration de Viet Nam debe estudiar el informe del director de Archivos y Bibliotecas sobre el funcionamiento de su dirección y hacer sugeren­cias relativas acerca del programa de trabajo y el presupuesto de la dirección. El Consejo de Archivos de Yugoslavia debe aprobar todo reglamento que gobierne el uso de los archivos, brindar asesoramiento sobre el programa de trabajo y el des­arrollo de los Archivos y examinar los informes de los Archivos.

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La legislación de Argelia, el Senegal, Viet Nam y Yugoslavia contempla conse­jos que participan en la planificación y creación de programas para las activida­des de los archivos, la elaboración de normas y lineamientos y otros asuntos téc­nicos. La legislación de Bélgica, Checoslovaquia, los Países Bajos y Francia contempla un consejo que asesora todos los aspectos técnicos relativos a los archivos. En la dirección general de Archivos Estatales de Polonia existe un Con­sejo de Archivos que no sólo traza el programa de los archivos, sino que asesora sobre los reglamentos que rigen la distribución de documentos de archivos dentro del país, los inventarios, el programa de ordenación y descripción de archivos, etc. El Consejo puede brindar asesoramiento en materia de capacitación y promo­ción de actividades. En Panamá, la Junta Nacional de Documentación y Archivos tiene la tarea de elaborar el reglamento general para la conservación, ordenación, descripción, evaluación y destrucción de los archivos. Los Consejos de Archivos de otros países latinoamericanos tales como Brasil, Colombia y Puerto Rico tienen funciones similares.

78. El Consejo de Archivos de Senegal fija cada dos años las prioridades para adquirir medios de localización, publicaciones documentarías y para todas las actividades de extensión de los Archivos Nacionales. La legislación del Brasil y Colombia asigna específicamente al Consejo de Archivos la tarea de la normaliza­ción terminológica. Varios consejos brindan asesoramiento en materia de las publicaciones documentarías, incluidos los de la Argentina, Grecia y Lesotho. La legislación similar de Gambia, Nigeria y Sierra Leona dispone que el Consejo de Archivos supervise la publicación de todo documento o lista o calendario de archivos cuya publicación haya sido autorizada por el ministro. En estos países, el Consejo de Archivos también participa en el proceso para otorgar la licencia de exportación de documentos históricos. Esto también ocurre en España, Kenya y Portugal (véase el capítulo 1.4).

79. El Consejo dé Archivos desempeña un papel muy importante en la evaluación y selección de los documentos. Algunos Consejos solamente brindan asesoramiento sobre los procedimientos, pero en muchos países el Consejo de Archivos participa directamente en la evaluación y selección. En el Canadá, el Archivero del Dominio puede referir al Consejo Consultivo sobre Documentos Públicos (del cual él mismo es presidente):

asuntos referentes a la política y las proposiciones de destrucción de docu­mentos en todo momento que considere que la experiencia de los departamentos y las opiniones de la comunidad académica sean especialmente pertinentes-^.

El Illinois State Records Commission (Estados Unidos) tiene el deber:

de determinar qué documentos carecen ya de valor administrativo, legislativo, investigativo o histórico y deberán ser destruidos o depurados de algún modo • • *

Ningún organismo del Estado eliminará ningún documento sin antes haber obte­nido la aprobación del State Records Commission ...

La Comisión dictará el reglamento ... que será obligatorio para todos los organismos").

Todos los programas deben someterse a la Comisión.

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El Archivo General de Centroamérica en Guatemala puede destruir documentos que carecen de valor histórico o administrativo con la aprobación del Consejo Con­sultivo y previa autorización del ministro. La función principal del Consejo de la Organización de Archivos Nacionales de Irán es determinar qué documentos son innecesarios y susceptibles de ser depurados, así como aprobar el programa de depuración. Se debe invitar a la reunión correspondiente del Consejo a un repre­sentante del ministerio u organismo cuyos documentos innecesarios se encuentran sometidos a la consideración del Consejo. El Archivero Estatal de Israel, quien preside el Consejo Superior de Archivos, debe contar con la autorización de los demás miembros antes de destruir los documentos programados. También incumbe al Consejo tomar la decisión correspondiente cuando alguien se opone a la destrucción de cualquier documento (véase el capítulo 2.4). Los Consejos de Archivos del Camerún, Gambia, los Países Bajos, Nigeria, Rhodesia, Sierra Leona, el Sudán y Zambia deben asesorar al ministro en cuanto a la destrucción de documentos públicos.

80. Por lo general, la composición de los miembros del Consejo de Archivos es un reflejo de los usuarios de los archivos: altos funcionarios del gobierno y repre­sentantes de la comunidad académica, pero el Consejo de Archivos del Brasil sólo cuenta con miembros provenientes de los ministerios y no tiene ningún represen­tante académico. En todos los países el Archivero Nacional es miembro ex officio del Consejo o tiene derecho a asistir a sus reuniones. En algunos países (como Bélgica, Brasil, Canadá, Guatemala, Israel, Mauricio, Escocia, Singapur, Venezuela) el Archivero Nacional es presidente del Consejo, mientras que en Irán, Puerto Rico y Sudán es secretario del Consejo.

81. Algunas leyes dejan la composición del Consejo de Archivo a la discreción de la autoridad que designa a sus miembros (el Jefe de Estado, Ministro o Archivero Nacional). Sin embargo, otras leyes contienen disposiciones detalladas respecto de la composición del Consejo. Tal es el caso del reglamento francés, que lista unos 16 miembros ex officio. De forma menos detallada la Orden sobre Documentos Públicos, en el Canadá, dispone que el Consejo Consultivo sobre Documentos Públi­cos estará compuesto por el Archivero del Dominio (presidente), nueve miembros provenientes de organismos gubernamentales y tres miembros ajenos al servicio público en representación de la Canadian Historical Association, la Canadian Poli­tical Science Association y la Records Management Association de Ottawa. Estos 9 miembros son nombrados por la Junta del Tesoro.

82. En algunos países, la ley dispone que las universidades o academias de cien­cias nombren o propongan a los miembros del Consejo de Archivos, por ejemplo, Guatemala, Italia, Nigeria, Panamá, Puerto Rico, Saskatchewan (Canadá), Senegal, Sierra Leona, Turquía. El Consejo, de Archivos de Ghana también incluye un repre­sentante de las escuelas secundarias no gubernamentales, mientras que el Consejo de Archivos de Nigeria cuenta con miembros de cada una de las cinco universidades, un miembro que representa a los intereses comerciales, uno que representa a los órganos misioneros, dos conocedores de la cultura árabe, y miembros propuestos por el gobernador militar de cada estado. En la Comisión Nacional de Archivos de la Argentina se dispone una representación similar de los estados o provincias. Ade­más de los miembros del Consejo de Archivos que representan a los usuarios del gobierno y las universidades puede haber representantes de los especialistas en genealogía y otros investigadores que no integran el ámbito académico, tal es el caso en los Países Bajos y Guatemala. Parece ventajoso incluir en el Consejo de Archivos a representantes de la biblioteca nacional y de instituciones de archivos que quedan fuera de la jurisdicción de los Archivos Nacionales, como en el caso de Israel, Francia y Portugal. El reglamento del Archivo General de Centroamérica

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(Guatemala), dispone que los Archiveros Nacionales de los demás países latinoame­ricanos son miembros honorarios del Consejo Consultivo del Archivo General de Centroamérica.

Los Consejos de Archivo de Francia, Panamá y el Senegal cuentan con representantes de asociaciones profesionales relacionadas con los archivos. A veces, como en Bélgica y Francia, el personal de los Archivos está representado en el Consejo de Archivos.

Conclusión

83. La idea de que el Consejo de Archivos "solicite la participación de los que crean y utilizan los archivos en la elaboración de la política de archivos^) está casi universalmente aceptada. Pero la cuestión fundamental de si el Consejo debe contar con poderes ejecutivos ha recibido distintas interpretaciones. Cuando el Consejo tiene demasiado poder se pone en peligro la autoridad de los Archivos y se puede hasta frustrar el desarrollo provechoso de una institución de archivos responsable tanto desde el punto de vista constitucional como profesional. Por otra parte, cuando los Archivos Nacionales carecen de una interacción externa corren el riesgo de introvertirse y aislarse. Cabe la posibilidad de que el ministro correspondiente sienta la necesidad de contar con el asesoramiento de expertos para compensar la especialización profesional de los Archivos Nacionales. En muchos países se ha querido resolver estos problemas mediante una legislación que asigna al Consejo de Archivos no sólo una función de asesoramiento (al Ministro o al Archivero Nacional o ambos), sino disponiendo que el Archivero Nacional también consulte al Consejo de Archivos respecto de algunos asuntos específicos antes de tomar una decisión. Esto se aplica con mayor frecuencia a la evaluación y selección de documentos y archivos. Sin embargo, la decisión final, especialmente en estos asuntos, la deben tomar los Archivos y no los representantes de los usuarios8^.

NOTAS AL CAPITULO 1.8

1. Carbone and Guêze, Draft model law, pág. 50. 2. Delmas, Archives, pág. 307. 3. Archivum, vol. 17, pág. 184. 4. Carbone and Guêze, Draft model law, págs. 49 a 52. 5. Archivum, vol. 21, pág. 50. 6. Archivum, vol. 21, pág. 100. 7. Delmas, Archives, pág. 305. 8. Actes des dix-huitième en dix-neuvième conférence internationales de la Table

Ronde des Archives, págs. 66 a 71.

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2. LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS

2.1 Gestión de documentos

84. La gestión de documentos puede definirse como:

la esfera de la gestión administrativa general que se ocupa de la eficiencia y la economía de los archivos en la creación, preservación y uso, y la depu­ración de documentos, es decir, en todo su ciclo de vida-L'.

Este capítulo aborda este concepto amplio de la gestión de documentos mien­tras que los capítulos siguientes estarán dedicados, respectivamente, al derecho de inspección, centros de documentos, evaluación, destrucción y transferencia de documentos.

85. Son pocos los países en que los Archivos Nacionales tienen la responsabilidad jurídica sobre toda la gama de funciones de la gestión de documentos o la tarea de formular normas para los sistemas de documentos y brindar un servicio de asesora-miento. En otros países estas funciones pueden estar asignadas a otro organismo como la Administración General de Servicios, el Ministerio del Interior o la Secretaría Central del Estado. Lo más frecuente es que los Archivos Nacionales desempeñen un papel previo a la recepción de los documentos solamente en aquellas áreas de la gestión de documentos que están más directamente relacionadas con el ejercicio de algún grado de control sobre la evaluación. La mayoría de las leyes contienen algunas disposiciones generales para garantizar una buena gestión de documentos. Cuando existe una regulación de la responsabilidad sobre la gestión de documentos en sí, ello suele hacerse mediante reglamentos, cartas, circulares, etc.

86. En algunos países existen leyes especiales dedicadas a la gestión de documen­tos. El primer ejemplo es la legislación federal de los Estados Unidos, la única que define la gestión de documentos:

la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades de la gestión relativas a la creación de documentos, su preservación y uso y su ubicación^).

La ley Federal de Gestión de Documentos dispone la creación de normas y pro­cedimientos que garanticen una gestión de documentos eficiente y eficaz. Promul­gar estas normas es deber del Administrador de Servicios Generales. El tiene la responsabilidad de:

1) fomentar la economía y la eficiencia en la selección y utilización del espacio, el personal, los equipos, y los suministros para la gestión de documentos;

2) promulgar normas, procedimientos, y principios rectores relativos a la gestión de documentos y los estudios acerca de la gestión de documentos;

3) llevar a cabo investigaciones respecto de los adelantos en los progra­mas y las prácticas de gestión de documentos;

4) servir de centro de referencia de la información relativa a la gestión de documentos y de fuente central de materiales de referencia y capaci­tación respecto de la gestión de documentos;

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5) crear las comisiones y juntas que sean necesarias entre organismos para fomentar, entre los organismos federales, el intercambio de información relativa a la gestión de documentos;

6) diseminar la información referente a los adelantos tecnológicos en la gestión de documentos;

7) llamar continuamente a la atención de los organismos federales y del congreso la carga que el papeleo innecesario impone sobre el gobierno federal y la necesidad de contar con políticas adecuadas que rijan la creación, preservación y uso, y ubicación de documentos;

8) realizar estudios referentes a la gestión de documentos y, a su discre­ción, nombrar a jefes de organismos ejecutivos para que lleven a cabo estudios respecto de la gestión de documentos relativos a la creación de técnicas y sistemas encaminados a ahorrar tiempo y trabajo en la gestión de documentos, prestando particular atención a las normas y los procedimientos que rigen la creación de documentos;

9) realizar inspecciones o estudios respecto de la gestión de documentos que incluyan la revisión de los programas y las prácticas de más de un organismo federal y que examinen la interacción y relación entre los organismos federales respecto de los documentos y la gestión de documentos; y

10) rendir cuentas cada año al Congreso y al director de la Oficina de Ges­tión y Presupuesto, en el momento o momentos que lo considere aconseja­ble, sobre los resultados de las actividades antes mencionadas, inclui­da la evaluación de las respuestas de los organismos federales a cual­quier recomendación emanada de los estudios o las inspecciones por él realizados-^.

En la práctica, el Servicio de Documentos y Archivos Nacionales que forma parte de los Servicios Generales, es el que realiza estas actividades. Reciente­mente se eximió al Servicio de Documentos y Archivos Nacionales de la mayoría de estos deberes y responsabilidades y se asignaron a otro servicio del Administrador de Servicios Generales. Las respectivas leyes de Liberia, Filipinas y Rhode Island (Estados Unidos) están inspiradas en la legislación federal de los Estados Unidos.

87. La Dirección General de Archivos de la URSS, i.a.,

e) garantiza, en cuanto a organización y métodos, el funcionamiento de los archivos administrativos^) y la organización de los documentos de las secretarías de los ministerios, administraciones, establecimientos, instituciones y empresas de la URSS: toma medidas para mejorar el fun­cionamiento de los archivos administrativos y organiza supervisiones no administrativas de la administración de las secretarías y el funciona­miento de los archivos administrativos; organiza por contrato la asis­tencia a los archivos administrativos para garantizar su buena preser­vación, regulación y utilización de los documentos y crear un fondo de copias de seguridad de documentos ...

j) lleva a cabo, conjuntamente con los ministerios y la administración de la URSS, el fomento y perfeccionamiento del Sistema Único para las

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secretarías y el Sistema Común para los documentos de la administración y la dirección; dirige su aplicación respecto de la organización y los métodos;

k) supervisa el trabajo de los archivos administrativos y la preservación de los documentos en las secretarías de los ministerios, administra­ciones, establecimientos, instituciones y empresas;

1) formula y aprueba los reglamentos de las secretarías y archivos que son de cumplimiento obligatorio por todos los ministerios, administracio­nes, establecimientos, instituciones y empresas ...

p) organiza la reubicación ocupacional del personal del establecimiento subordinado a la Dirección General de Archivos del Consejo de Ministros de la URSS y del personal de los archivos administrativos-*).

88. La ley de los Documentos Presidenciales de 1978 dispone que, mediante la aplicación de la gestión de documentos en el Gobierno de los Estados Unidos, el Presidente de los Estados Unidos:

tome todas las medidas que sean necesarias para garantizar que las activida­des, deliberaciones, decisiones y políticas que reflejen la ejecución de sus deberes constitucionales, jurídicos, oficiales o ceremoniales queden debida­mente documentadas y que tales documentos se preserven como documentos presi­denciales de conformidad con las disposiciones de esta sección y las otras disposiciones jurídicas").

La Administración General de Servicios del Brasil (SISG) dicta las normas para la gestión de documentos. De igual forma, el director del Centro de Documen­tos y Archivos Nacionales de Singapur tiene la responsabilidad de:

administrar un programa de gestión de documentos encaminado a la eficiente creación, utilización, preservación, retención, conservación y depuración de los documentos públicos').

El Inspector General de Bibliotecas y Archivos de Portugal debe:

tomar decisiones, de común acuerdo con los secretarios generales de los dis­tintos ministerios o con sus representantes, sobre todo lo concerniente a la seguridad, conservación y ordenación de sus archivos y bibliotecas^).

En el Canadá, el Archivero del Dominio, de conformidad con la Orden sobre Documentos Públicos, valorará toda proposición referente a la destrucción de docu­mentos públicos bajo la custodia de los departamentos, cesación de propiedad gubernamental, reproducción en microfilme (con especial atención a lo adecuado de los equipos, la eficacia de las técnicas de tratamiento, la aceptabilidad de las proposiciones relativas a la conservación de los documentos públicos y los ahorros que pudieran lograrse utilizando el servicio central de microfilme para el proce­samiento por máquina). El archivero debe evaluar la suficiencia de los sistemas de clasificación de los documentos departamentales, el grado en que los programas y las políticas importantes de los departamentos quedan documentados para la investigación futura, y la medida en que los documentos se almacenan y manipulan. El Archivero del Dominio puede establecer normas y dictar lineamientos a los departamentos respecto de estos asuntos').

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89. En otros países, los Archivos Nacionales están también facultados para redac­tar o emitir, o ambas cosas, normas relativas a la gestión de documentos y a la gestión del papeleo, por ejemplo, Argelia, la Argentina, Bulgaria (Comisión Central de Control de Expertos en la Junta Central de Archivos), Victoria (Australia). En Dinamarca, el Archivero Nacional debe aprobar todo nuevo sistema para archivar documentos, así como los cambios en los sistemas de archivo exis­tentes.

90. En otros países, el Archivero Nacional tiene la tarea de fomentar la gestión eficiente y económica de documentos y de brindar asesoramiento y asistencia a los organismos gubernamentales: Australia, Mauricio, URSS, etc. La mayoría de las leyes al respecto contienen algunas disposiciones generales encaminadas a garan­tizar una buena gestión de documentos, por ejemplo, en Checoslovaquia:

los órganos del Estado y las organizaciones socialistas garantizarán la admi­nistración debida de los documentos ... y se ocuparán del registro adecuado de expedientes, de una preservación segura y eficaz de los documentos, así como de su ubicación adecuada ...•'.

La ley de archivos de Holanda dispone que "Los órganos públicos mantendrán los documentos bajo su custodia en las condiciones adecuadas y debidamente ordena­dos y clasificados". Esta disposición aparece expuesta en mayor detalle en el decreto acerca de los archivos que obliga a los jefes de departamentos a dictar los reglamentos, garantizar su ordenación y descripción, y tomar medidas respecto de la preservación segura de sus documentos y la disponibilidad de espacio para su almacenamiento.

De conformidad con una proposición del Ministro del Interior de Holanda (quien coordina la gestión de documentos en los ministerios y en los organismos centrales del gobierno), la Corona ha dictado el reglamento relativo a la gestión de documentos. Estos disponen, inter alia, que los jefes de los registros centra­les de los ministerios deben poseer la formación profesional que determina el ministro. Los métodos de archivo deben ser aprobados por un consejo de gestión de documentos que asesora al ministro. El Archivero General del Estado es miembro de este Consejo-'--'-'. En Liberia, la ley relativa al Centro Nacional de Documenta­ción y Documentos contiene una sección acerca de los deberes de los jefes de orga-nismos respecto de la gestion de documentos-*- '.

La legislación polaca encomienda a los ministros regular, de muto acuerdo con el director general de los Archivos Estatales, la gestión de documentos en sus respectivos organismos, especialmente la preservación, comunicación, transferencia y destrucción de documentos. En Bulgaria, los organismos deben decidir cómo pro­cesar los documentos tras haber consultado con los Archivos Estatales. Los siste­mas de archivo y las listas descriptivas de los documentos deben ser aprobadas por los jefes de organismos y los Archivos Estatales atendiendo al reglamento general aprobado por la Junta General de Archivos. Quebec (Canadá) tiene un comité de gestión de documentos integrado por el conservador de los Archivos Nacionales o su delegado y siete miembros procedentes de organismos y departamentos gubernamenta­les designados por la Junta del Tesoro. El comité somete a la Junta del Tesoro, para su aprobación, las normas,y políticas relativas a la disposición y descrip­ción de documentos, gestión de formularios, funcionamiento de un centro de docu­mentos, y todo otro aspecto de la gestión de documentos. Cada organismo debe designar un coordinador de gestión de documentos y tomar las otras medidas que garanticen una buena gestión de documentos y el cumplimiento de las directivas de

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la Junta del Tesoro. En Turquía, el reglamento dispone que los organismos guber­namentales deben adoptar los planes de archivo y las normas relativas a la calidad del papel, así como la comunicación de documentos emitidos por el Archivo Nacional y el Instituto turco para la normalización.

91. El Estatuto General de Archivos de Suecia, que figura en una circular de los Archivos Nacionales, contiene un reglamento más detallado respecto de la gestión de documentos. Una de las secciones de esta circular dispone las normas para la creación y preservación de documentos; otra abarca el reglamento relativo al papel y los materiales para escribir (por ejemplo, el Estatuto acerca de los materiales para escribir de 1964: 504); y otras se refieren al almacenamiento, cuidado y uso de documentos así como su ordenación y descripción. La circular contiene los reglamentos no sólo referentes a los documentos convencionales, sino también dis­posiciones específicas relativas a documentos legibles en máquina, microformu-larios, y otros documentos de tipo no convencional1^'.

En el Pakistán, la gestión de documentos se rige detalladamente por las ins­trucciones de la Secretaría de la División del Gabinete, 1975. Otros ejemplos de reglamentos detallados relativos a la gestión de documentos son una circular de los Archivos Federales del Camerún; las directivas anexas a un decreto gubernamen­tal húngaro relativo a la aplicación de la ley de archivos; la legislación de Rumania; y el reglamento emitido por la oficina del Primer Ministro de Tailandia.

Conclusión

92. El grado de control que ejercen los Archivos sobre la gestión de documentos varía ampliamente de un país a otro. Son pocos los países en que los Archivos Nacionales tienen la responsabilidad jurídica sobre toda la gama de funciones de la gestión de documentos. En otros países, el papel que desempeñan los Archivos Nacionales antes de archivar los documentos se limita a controlar la evaluación y depuración o a participar en estas funciones. Esto no significa que en estos países no existan programas para la gestión de documentos que abarcan todo el ciclo de vida de los documentos públicos, sino que tales programas estarían basa­dos en reglamentos emitidos por algún organismo gubernamental que no fuera el Archivo Nacional. Por lo regular, las leyes contienen algunas disposiciones gene­rales encaminadas a garantizar una buena gestión de documentos.

NOTAS AL CAPITULO 2.1

1. International Glossary of Archival Terminology, n° 392. 2. Archivum, vol. 28, pág. 423. 3. Archivum, vol. 28, pág. 425. 4. En Archivum, vol. 28, pág. 348, en el inciso e; artículo 5, las palabras

"archives d'état" deben ser reemplazadas por "archives administratives" (información suministrada por F.I. Dolguih, Director General de Archivos del Consejo de Ministros de la URSS (Moscú)).

5. Archivum, vol. 28, págs. 348 a 350 (traducción). 6. 44 USC, párrafo 2203. 7. Archivum, vol. 20, pág. 228. 8. Archivum, vol. 19, pág. 93. 9. Archivum, vol. 21, págs. 48 y 49. 10. Archivum, vol. 28, pág. 114.

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11. Besluit algemene secretaíre-aangelegenheden rijksadmlnistratle (Royal Decree on central governement records management) 1980.

12. Archivum, vol. 28, págs. 238 a 241. 13. Archivum, vol. 19, págs. 139 a 145 (texto enmendado de 1968). La circular

fue de nuevo enmendada en 1979 (n 679) (información brindada por N. Rosqvist, Archivos Estatales, Oslo).

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2.2 El derecho de inspección

93. El derecho de inspección puede definirse como:

la responsabilidad jurídicamente impuesta de los archivos o de los ser­vicios de gestión de documentos de inspeccionar e informar, así como proponer medidas para mejorar las prácticas empleadas por los organis­mos que funcionan bajo su jurisdicción respecto de la creación, preser­vación, y depuración de documentos-*-).

En algunos países la inspección la realizan comisiones, una de cada organismo gubernamental, a las cuales pertenece un representante del Archivo Nacional. En otros países es el Archivero Nacional (o la División de Inspección de Archivo Nacional) quien dirige a un número de inspectores que sirven de vínculo con los organismos gubernamentales.

94. En la legislación italiana se dispone la creación de comisiones de supervi­sión en cada organismo gubernamental regido por la ley de archivos (excepto la Cancillería). Cada comisión es designada por un mandato de tres años por el ministro correspondiente e integrada por el jefe del organismo o su delegado como presidente, un administrador del organismo como secretario y el conservador de los Archivos Estatales competentes o su delegado. Las comisiones supervisan la con­servación, descripción y ordenación de documentos; funcionan como comité de eva­luación, controlan la aplicación de las normas reprográficas, y se ocupa de trans­ferir los documentos a los Archivos Estatales. La ley argelina de 1977 fue copia del proyecto de ley Modeler), inspirado en el sistema italiano.

95. En casi todas las legislaciones, el Archivero Nacional "está facultado para examinar todo documento que se encuentre bajo la custodia de cualquier departa­mento gubernamental" (Bahamas) ) y brindar asesoramiento "acerca del cuidado, conservación, custodia y control de dichos documentos públicos" (Botswana ) 4 ) . La legislación de Australia, Bahamas, Botswana, Camerún, los Estados Unidos, el Líbano, Liechtenstein, Sierra Leona, la URSS disponen explícitamente semejante función de asesoramiento junto con el derecho de inspección. El Archivero Prin­cipal de Nueva Zelandia está facultado para inspeccionar todos los documentos públicos o archivos públicos y:

dar cualquier instrucción relativa a su conservación segura y cualquier pro­posición referente a su gestión y administración económicas y eficientes que estime necesarias-').

La Administración Estatal de Archivos y los Archivos Estatales de la República Democrática Alemana están facultados para emitir instrucciones a los organismos para garantizar la seguridad y gestión adecuadas de sus documentos.

En Francia, el Archivo Nacional acredita a un funcionario ante los distintos departamentos y organismos, el conservateur en mission, quien funge como oficial de enlace entre los Archivos y el departamento gubernamental correspondiente").

Resulta sorprendente que el Director del Archivo Nacional de Zambia sólo pueda examinar los documentos a solicitud de un departamento gubernamental.

96. En Portugal, el Archivo Nacional queda subordinado a la Inspección General de Bibliotecas y Archivos que brinda ayuda técnica y moral a los organismos estatales

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y controla la conservación, ordenación y preservación de los archivos y documen­tos. Cuando la Inspección determina que las condiciones de conservación, ordena­ción y preservación son insatisfactorias, lo advierte al jefe competente del orga­nismo. Si pasados seis meses y después de dos recordatorios la situación no ha mejorado, la Inspección está facultada para transferir los documentos a uno de los establecimientos bajo la jurisdicción de la Inspección. Disposiciones similares forman parte de la legislación en España, Italia y Suecia.

Ejemplos de la imposición penal del derecho de inspección pueden encontrarse en la legislación de Yugoslavia, donde una institución que impida la inspección por los Archivos o no les permita participar en la selección de los documentos es susceptible de ser penada. Asimismo, una persona que no cumpla las instrucciones del Archivo sobre la conservación segura y la preservación de los documentos o archivos puede ser castigada con una multa°). En Checoslovaquia, la ley dispone:

1) Durante la supervisión profesional, el Ministerio del Interior o los Archivos correspondientes podrán ordenar que se eliminen los errores e insuficiencias que encuentren; y si éstos son culpa de funcionarios de la organización, podrán orientar al jefe de la organización o a su sus­tituto que instituya un proceso disciplinario en contra de los susodi­chos funcionarios; si los errores o insuficiencias fueran culpa del jefe de la organización o de su sustituto, el Ministerio del Interior o los Archivos correspondientes podrán hacer la misma proposición al organismo superior inmediato del jefe de la organización.

2) La organización que, a pesar de la notificación por el Ministerio del Interior o de los archivos correspondientes, no cumpliera las responsa­bilidades que le incumbe de conformidad con esta ley o con el regla­mento jurídico vigente de cumplimiento obligatorio general respecto de la creación, abolición o gestión de los archivos será penada con una multa de no más de 50.000 coronas checas impuestas por el Comité Nacio­nal del Distrito a sugerencia del Ministerio del Interior o de los Archivos correspondientes, especialmente en aquellos casos en que se han causado daños o éstos son inminentes. En aquellos casos en que la organización incumpliera en repetidas ocasiones las responsabilidades antes mencionadas, será penada con una multa de no más de 100.000 coro­nas checas"''.

En países como Francia y los Países Bajos las penas por infracciones relati­vas a los archivos y documentos públicos están incluidas en el Código Penal.

97. En algunos países la ley excluye los documentos "secretos" del derecho de inspección: Australia (con disposiciones muy detalladas), Bahamas, Nueva Zelandia, Tanzania, Sierra Leona. Sin embargo, el Director del Archivo Nacional de Botswana está facultado para inspeccionar cualquier documento público, a pesar de que estos documentos estén clasificados de secreto o confidencial. De conformidad con la ley Federal de Gestión de Documentos de los Estados Unidos, la inspección de docu­mentos, cuyo uso esté restringido por ley o por razones de la seguridad nacional o el interés público, se rige por el reglamento emitido por el Administrador de Ser­vicios Generales previa aprobación por el jefe del organismo de que se trate, o del presidente. En los Países Bajos, los inspectores de archivos tienen acceso a los lugares donde se guardan los documentos "con el debido cumplimiento del regla­mento de seguridad vigente relativo a los documentos secretos"''. Esto signi­fica que el inspector está facultado para examinar las condiciones materiales y ambientales de los documentos, aun cuando no esté autorizado a examinar el conte­nido de los documentos secretos. Según la legislación en Finlandia, el Consejo de Ministros está facultado, con la opinión del Archivero Nacional, a eximir a algu­nos organismos de la inspección.

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98. La legislación de los Países Bajos y de Suecia contiene disposiciones especí­ficas referentes a los deberes de los Archivos sobre el estudio de proposiciones de nuevos centros de depósito o de la reconstrucción de los existentes.

Conclusión

99. La legislación de la mayoría de los países reconoce el derecho de los Archi­vos a examinar las prácticas relativas a la creación, preservación, y depuración de documentos en la administración pública. En la mayoría de los casos los Archi­vos también están facultados para dirigir instrucciones a los organismos respecto de la conservación segura de sus documentos. En algunos países la legislación dispone explícitamente el cumplimiento de las medidas propuestas por los Archivos en el ejercicio de su derecho de inspección. El séptimo Congreso Internacional sobre Archivos consideró que era recomendable contar con leyes que dispusieran explícitamente el control regular de los Archivos Estatales sobre la gestión de documentos corrientes-^).

NOTAS AL CAPITULO 2.2

1. International Glossary of Archival Terminology, n° 244. 2. Carbone-Guêze, Draft Model Law, págs. 64 a 67. En el proyecto de ley Modelo,

págs. 64 a 67, así como en la legislación argelina, se contempla un servicio de inspección integrado por inspectores generales que inspeccionan periódicamente los servicios de la administración de archivos en todo el país. Esta inspección está claramente inspirada en la sovrintendenze archi-vistiche de Italia, que supervisa los archivos públicos y privados ajenos a los Archivos Estatales.

3. Archivum, vol. 29, pág. 59. 4. Archivum, vol. 28, pág. 75. 5. Archivum, vol. 21, pág. 210. 6. Actes de la septième conférence internationale de la Table Ronde des

Archives, pág. 15. 7. Archivum, vol. 19, pág. 64, traducción al inglés en Nederlands Archievenblad,

vol. 75 (1971), pág. 17. 8. Archivum, vol. 19, págs. 205 y 206 y 217. Véase también Archivum, vol. 28,

págs. 314 y 315 (Rumania). 9. Archivum, vol. 28, pág. 122. 10. Archivum, vol. 24, pág. 363.

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2.3 Centros de documentos

100. El centro de documentos o depósito intermedio puede definirse como:

un edificio, que suele ser especialmente diseñado y construido para comunicar, preservar, y almacenar a bajo costo documentos corrientes y semicorrientes en espera de su ubicación final-'-).

Atendiendo a esta definición, cualquier edificio especial para almacenar documentos corrientes o semicorrientes sería un centro de documentos. Sin embargo, desde el punto de vista jurídico, la cualidad esencial de un centro de documentos es que no lo controla el organismo creador de documentos sino los archivos ' . Por lo tanto, los depósitos intermedios considerados, por ejemplo, en el proyecto de ley Modelo de Carbone-Guêze y en la legislación de Turquía, organizados y operados por la administración que crea los documentos, no son, en el sentido estricto de la palabra, centros de documentos, como tampoco lo es el Organismo Central de Evaluación holandés.

101. En la legislación de Argelia, Brasil, Canadá, Francia, Panamá, Quebec (Canadá), la República Federal Alemana, la Sajonia Inferior (RFA), Senegal, Tanzania y los Estados Unidos se encuentran referencias a los centros de docu­mentos. En algunos países como el Reino Unido existen centros de documentos. En Brasil, la Division du préarchivage de los archivos nacionales cumple las funcio­nes de un centro de documentos. En Francia, los documentos semicorrientes (archives intermédiaires) pueden depositarse en centros de documentos (dépôts de préarchivage), administrados o supervisados por la dirección de los Archives de France. Cuando los centros de documentos no existen, los documentos semicorrien­tes pueden ser conservados en las oficinas del organismo que crea los documentos, bajo la supervisión de los Archivos, o por los propios Archivos en sus depósitos. Los límites de tiempo para preservar documentos corrientes, conservar los documen­tos semicorrientes o para depurarlos los fijan de mutuo acuerdo la administración correspondiente y los Archives de France. La ley Federal de Gestión de Documentos de los Estados Unidos faculta al Administrador de Servicios Generales para crear, mantener y operar centros de documentos para los organismos federales.

Conclusión

102. No está dentro del alcance de este estudio abordar el concepto de los cen­tros de documentos operados por los Archivos tal como los han creado en Bélgica, el Canadá, los Estados Unidos, el Reino Unido y la República Federal Alemana, ni tampoco la noción de los archivos intermedios que se están creando en América Latina. En todo caso, las leyes no deberían constituir un obstáculo a la creación de tales centros de documentos y archivos intermedios.

NOTAS AL CAPITULO 2.3

1. International Glossary of Archival Terminology, n 390. 2. NATIS Guideline, párrafo 133.

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2.4 Evaluación y destrucción

103. La evaluación puede definirse como:

determinar la destrucción final de documentos atendiendo a su valor administrativo, fiscal y jurídico actual y futuro, así como su valor testimonial, informativo e investigativo-"-).

La destrucción es el método que se sigue para eliminar documentos que ya carecen de valora. El capítulo 3.1 trata de la depuración de documentos con valor duradero mediante la transferencia.

104. Casi todas las leyes disponen que la decisión final respecto de la evalua­ción y destrucción de documentos, la tome el Archivero Nacional, por sus propias facultades, o el ministro correspondiente al cual están subordinados los Archi­vos. A veces es preciso contar con la aprobación del jefe del organismo que creó los documentos y la del Archivero Nacional, sin indicar ninguna posición priorita­ria, como es el caso en Argelia, Checoslovaquia, Polonia, Quebec (Canadá), y Yugoslavia. A menudo estas decisiones las preparan una comisión especial de eva­luación o el Consejo de Archivos (véase el capítulo 1.8). Tales comisiones espe­ciales existen en Bulgaria, Italia, los Países Bajos (aunque no es una comisión permanente) y Rumania. La legislación búlgara dispone que las recomendaciones de la comisión de expertos del organismo deben ser avaladas por las Comisiones de Control de Expertos de los Archivos Estatales, cuyo trabajo está orientado por las instrucciones de procedimiento dictadas por la Junta General de Archivos. Esta Junta cuenta con una Comisión Central de Control de Expertos que trata cuestiones de principios relativos a la evaluación y aprueba los programas para los documen­tos. También en Rumania existen comisiones de evaluación dentro de los organismos que proponen la destrucción de documentos a los Archivos Estatales. La legisla­ción holandesa dispone que el ministro responsable de los Archivos y el ministro al cual está subordinado el organismo que creó los documentos deben verificar, antes de fijar la programación de los documentos, si la programación ha sido redactada por expertos en las funciones del organismo de que se trata, conjunta­mente con los expertos de gestión de documentos del propio organismo y el Archi­vero General del Estado o su delegado.

El proyecto de ley Modelo-^) dispone que las comisiones de control tengan la decisión final. Los autores consideran que la aprobación final por los Archi­vos Estatales carece de fundamento lógico, ya que el director de Archivos es pre­sidente de cada comisión. Además, el presidente de una comisión de control está facultado para referir los casos dudosos al Archivo competente. El decreto refe­rente a la aplicación de la ley también puede disponer que las comisiones aprueben por unanimidad toda decisión relativa a la destrucción de documentos. La ley en Argelia está inspirada en el proyecto de ley Modelo, pero no contiene ninguna dis­posición que prohiba pasar por alto al archivero cuando se toma la decisión final de destruir.

105. En muchos países, el trabajo de preparación y asesoramiento referente a la evaluación lo realiza un Consejo de Archivos en el cual suelen estar representados los departamentos gubernamentales y la profesión académica, por ejemplo, Illinois (EE.UU.), Grecia, Lesotho, Liberia, Mauricio, los Países Bajos, Nigeria, Panamá, Turquía. En Chile existe una comisión especial denominada Comisión de selección descarte que propone al ministro las normas de evaluación y la programación de los documentos. En Ghana el comité permanente sobre archivos públicos, cuyo presi­dente es el Archivero, es el que ordena la destrucción siguiendo la proposición de los organismos. En Egipto, de conformidad con la ley de archivos de 1954 de la

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República Arabe Unida, existe un comité de documentos en cada ministerio que funge como enlace con el Archivo Nacional. El comité, en colaboración con los Archivos Nacionales, hace las propuestas de destrucción y las remite al Consejo Superior de los Archivos Nacionales que asesora al ministro. El reglamento dictado en Tailandia en 1963, contempla comités de evaluación en cada organismo que rinden cuenta al jefe del organismo. Se informa que en 1972 se estaba revisando este reglamento para que contemplara consultas entre los Archivos Nacionales y el orga­nismo correspondiente respecto de la evaluación^. En algunos países, por ejem­plo, Botswana, la ley faculta al Archivero Nacional específicamente a que:

consulte con cualquier persona que considere capacitada para asesorarlo acerca del valor de tales documentos públicos con miras a su conservación permanente, antes de autorizar su destrucción-^.

106. La legislación actual distingue entre a) la destrucción de conformidad con la programación de documentos, b) la destrucción de documentos no programados y e ) la destrucción de documentos transferidos a los Archivos. A veces la ley o el reglamento enumeran tipos de documentos que, o no son considerados como tales y por lo tanto pueden ser destruidos sin aprobación especial, o se consideran documentos sin valor archivístico y por lo tanto pueden destruirse siguiendo un procedimiento sencillo o sin aprobación especial alguna. Un buen ejemplo lo cons­tituye el reglamento de Noruega, que enumera varios tipos de documentos que no se consideran como tales. La legislación de la República Democrática Alemana dispone un "procedimiento simplificado de destrucción" para ciertas categorías de documen­tos listados en un inventario especial emitido por la administración del archivo. La legislación sueca enumera 14 categorías de documentos que pueden destruirse al vencerse el periodo de retención dictado por la autoridad. Las cartas de expedi­ción, plegables, comunicados de remisión y recibos de entrega pueden destruirse siempre que no se mutilen indebidamente los documentos o expedientes y en el caso de que no se considere necesario conservar las observaciones y otra información que contengan. Las solicitudes de empleo se devuelven al solicitante. La legis­lación de Francia y de Costa de Marfil dispone que los documentos en los que figu­ran datos repetidos en otro documento, impreso o no, puedan destruirse.

107. La ley puede, por el contrario, especificar cuáles documentos no deben eli­minarse, por ejemplo, documentos anteriores a cierta fecha (Francia 1799, Irlanda del Norte y Escocia (Reino Unido) 1800, Turquía 1839, Yugoslavia 1850, Costa de Marfil 1920, el Sudán 1925). En Checoslovaquia el reglamento contiene una enume­ración detallada de los tipos de documentos que deberán conservarse bajo cuales­quiera circunstancia.

108. El ministro responsable de los Archivos Nacionales es el que suele dictar la programación de documentos y las normas de destrucción (en Liberia y el Camerún, el Presidente; en los Estados Unidos, el Administrador de Servicios Generales), a veces de conformidad con el ministro responsable del organismo que creó los docu­mentos (los Países Bajos, Checoslovaquia). En el Canadá, el Archivero del Dominio está facultado para dictar la programación de los documentos administrativos internos y otros comunes a la mayoría de los departamentos; en Polonia y Yugoslavia, el jefe de cada organismo, de mutuo acuerdo con los Archivos Estata­les, establece la programación atendiendo a las directivas ministeriales. En Holanda el decreto que regula la aplicación de la ley de Archivos dispone que los documentos no programados pueden destruirse solamente con la aprobación del Archi­vero General del Estado de mutuo acuerdo con el inspector provincial o los Archi­vos municipales (cuando se trata de documentos provinciales o municipales). El ministro está facultado para pasar por alto la opinión del Archivero General del Estado. En Camerún es el Consejo de Archivos el que autoriza la destrucción de los documentos no programados.

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109. Por lo general, se autoriza la destrucción de documentos que han sido repro­ducidos en microformularios u otro método de reproducción (los Estados Unidos, Israel, Portugal, Puerto Rico, el Zaire). En la República Democrática Alemana y los Países Bajos sólo se autoriza la destrucción de orignales que han sido repro­ducidos cuando ya estaba programada su destrucción.

110. La legislación de los Estados Unidos y la de muchos otros países contiene disposiciones especiales respecto del valor testimonial de las reproducciones"'.

111. En Suecia, la destrucción de información que aparece en microformularios y en formularios legibles en máquina se rige por el mismo reglamento principal que la destrucción de documentos en papel. Además la eliminación de información con­tenida en documentos legibles en máquina sólo se autoriza si se transfiere la información a alguna forma que permita leerla, escucharla o de algún otro modo comprenderla, por ejemplo, cuando se transfiere la información de un soporte de proceso automático de datos a otro siempre que tengan las mismas normas de calidad y que nú se altere la información.

En Australia, todo tratamiento de un documento legible en máquina que impida obtener información de él se considera destrucción del documento.

112. En Israel, cuando el Archivero del Estado solicita al Consejo de Archivos autorización para destruir documentos, dicha solicitud puede publicarse en la gaceta oficial. Cualquiera puede oponerse a la destrucción; si el Archivero del Estado no considera aceptable la oposición, remitirá el asunto al Consejo para que tome una decisión.

113. En los Estados Unidos la legislación contempla la destrucción por emergen­cia: durante un estado de guerra el jefe de cualquier organismo de los Estados Unidos está facultado para autorizar la destrucción de documentos bajo su custodia legal que se encuentren en alguna instalación militar o naval, barco, u otro depó­sito fuera de los límites continentales de los Estados Unidos y cuya conservación pudiera ser perjudicial para los intereses de los Estados Unidos o que ocupan un espacio que se necesita urgentemente para fines militares y carecen, en su opi­nión, de suficiente valor administrativo, jurídico, investigativo u otro que merezca mantener su conservación. Transcurridos seis meses de la destrucción debe rendirse un informe escrito al Administrador de Servicios Generales.

114. En Noruega, como en el Reino Unido, se reconoce el sistema de doble revi­sión, el cual se aplica a todo los expedientes cuya destrucción no esté programada o que se rijan por procedimientos especiales de evaluación. La primera revisión la lleva a cabo la administración con la asistencia y coordinación de los Archivos Nacionales cuando el expediente cumple cinco años. La segunda revisión ocurre a los 25 años, antes de transferir el expediente a los Archivos. El organismo y el Archivo Nacional deben tomar la decisión de consumo. Si hubiera alguna discrepan­cia, el ministro deberá decidir.

En Suiza se evalúa la mayoría de los documentos antes de transferirlos a los Archivos Federales. El Archivo Federal vuelve a revisar a los 10 ó 30 años, res­pectivamente, los expedientes marcados 10, 30 ó "X" (=indefinido) por el organismo que los generó.

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Conclusión

115. La legislación actual abarca los siguientes aspectos de la evaluación y la destrucción' '.

1) Los respectivos cometidos de los Archivos Nacionales y los departamen­tos gubernamentales en la función de evaluación. En algunos países los servicios de gestión de documentos y los servicios de archivo comparten la función de evaluación y destrucción de documentos no actuales. En cada caso, existe y debe existir alguna supervisión por los Archivos. El organismo que generó el documento está facultado para evaluar el valor administrativo, pero incumbe al Archivero decidir respecto del valor archivístico (o histórico) que justifica la conservación indefi­nida o permanente.

2) El grado de formalidad requerido para aprobar y ejecutar las decisiones de evaluación. Cabe distinguir entre los documentos incluidos en la programación de documentos y los documentos no programados.

3) Las autoridades facultadas para ordenar la destrucción de documentos públicos:

a) el ministro, responsable de los Archivos, casi siempre asesorado por el Archivero Nacional o el Consejo de Archivos; o

b) el Archivero Nacional, a veces asesorado por el Consejo de Archi­vos ; o

c) el Archivero Nacional de mutuo acuerdo con el organismo que generó los documentos.

4) Las autoridades facultadas para ordenar la destrucción de documentos transferidos a alguna institución de archivo.

5) La enumeración de las categorías de documentos cotidianos que pueden ser eliminados en cualquier caso; dicha enumeración puede formar parte del reglamento o de la programación general de documentos.

NOTAS AL CAPITULO 2.4

1. International Glossary of Archival Terminology, n° 22. 2. International Glossary of Archival Terminology, n 133. 3. Carbone-Guêze, Draft Model Law, págs. 64 a 67. 4. Archivum, vol. 20, pág. 235. 5. Archivum, vol. 28, pág. 77. 6. Véase: G. Weill, The admissibility of microforms as evidence: a RAMP study

(PGI-81/WS/25). Paris, Unesco, 1981, pág. 84. 7. Cf. NATIS Guideline, párrafo 131.

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3. FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS

3.0 Introducción

El Capítulo 1.5 estuvo dedicado al análisis de las limitaciones existentes en la legislación actual respecto de las funciones y la organización de los servi­cios públicos de archivos. En los capítulos siguientes se examina la legislación y los reglamentos relativos a cada una de las principales funciones de los archi­vos (adquisición, conservación y comunicación). El Capítulo 3.1 aborda el aspecto de la función de adquisición que se refiere a la transferencia de documentos a los archivos (véase el Capítulo 1.4 acerca de la adquisición de archivos privados y el Capítulo 3.2 acerca del depósito de publicaciones oficiales). El Capítulo 3.3 trata de la conservación; el 3.4 trata los aspectos fundamentales de la función de comunicación (ordenación y descripción); el 3.5, acceso; y el 3.6, la reprografía.

3.1 Transferencia

116. La transferencia de documentos es la acción de cambiar la custodia física de los documentos, con o sin cambio del título legal1'. Los documentos caen bajo la jurisdicción de la administración de archivos mediante la transferencia. Los siguientes aspectos de la transferencia deben ser de interés para los legisla­dores ' :

i) disposición del periodo general de retención (la cantidad de años en que deben transferirse los documentos después de ser generados) y el procedimiento de transferencia;

ii) excepciones jurídicas al periodo general de retención y el procedi­miento para otorgar exenciones temporales (diferir la transferencia);

iii) procedimiento para autorizar la transferencia antes de cumplirse el periodo de retención estatuido;

iv) disposiciones específicas para la transferencia de tipos especiales de materiales, por ejemplo, para su depósito legal o para garantizar el control eficaz de documentos audiovisuales y legibles en máquina;

v) disposiciones para la transferencia a un depósito ajeno a los Archivos Nacionales ;

vi) exenciones para ciertos departamentos gubernamentales de los procedi­mientos normales de la transferencia.

117. En la legislación actual, el periodo general de retención de todos los docu­mentos varía desde 100 años (Bélgica, Suecia para los documentos de las autorida­des locales) hasta 5 años (la Argentina, Dahomey, Mauritania). Existe un periodo de retención de 50 años en los Países Bajos y en Puerto Rico. En Italia y el Irán el periodo de retención es de 40 años, mientras que en el Reino Unido, Rumania, San Marino, Yugoslavia y el Zaire se aplican periodos de 30 años. La legislación de varios países dispone un periodo de retención de 10 a 15 años: Bulgaria, Costa de Marfil, Finlandia, Hungría, Liechtenstein, Polonia, Suiza y la URSS. Esto se refiere al periodo general de retención para todos los documentos; en muchos casos el periodo de transferencia de ciertos documentos puede diferir de la regla gene­ral. Por ejemplo, en la URSS, el periodo de retención de los documentos del gobierno central y otros similares es de 15 años, para los documentos de los orga­nismos a niveles inferiores (ciudades, etc.) es de 5 años.

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118. A veces el periodo general de retención no lo dispone la ley sino el regla­mento (Gambia, Sierra Leona). En Turquía la ley no contiene ningún periodo gene­ral de retención: el Consejo de Archivos decide cuándo deben transferirse los documentos. No obstante, el periodo general de retención antes de transferir los documentos a los archivos puede estar expresado como límite máximo. Por ejemplo, en los Países Bajos, se considera actualmente la propuesta de transferir "tan pronto como los documentos no sean necesarios para realizar las actividades actua­les, pero en todo caso después de transcurridos 25 años". Un reglamento similar se aplica en el Zaire, donde los documentos que ya no tienen utilidad administra­tiva inmediata deben ser transferidos, aun cuando tengan menos de 30 años (el periodo general de transferencia). La legislación rumana dispone la transferencia anual de expedientes relativos a asuntos terminados.

119. En algunos países no existe un periodo de retención jurídicamente estable­cido. En Francia, por ejemplo, el periodo de retención está regido por reglamen­tos individuales dictados de consuno por la Dirección de Archivos de Francia y el organismo en cuestión. Lo mismo sucede en Suecia con los documentos de las auto­ridades centrales y regionales. En Camerún, el periodo de retención queda a la discreción del organismo generador, pero si el organismo necesitara un periodo mayor de 20 años, debe presentar una justificación. En Yugoslavia, el periodo de retención debe negociarse entre el organismo generador y los Archivos Federales, pero no puede ser menos de 5 ni más de 30 años. En Baviera (República Federal de Alemania), cuando se considera un asunto de especial valor testimonial o informa­tivo, se solicita a los organismos que indiquen la necesidad de transferencia en el futuro marcando el expediente "Archivo Estatal".

120. A menudo la ley dispone que las transferencias deben realizarse cada quinto año (por ejemplo, Dinamarca, Hungría) o cada décimo año (por ejemplo, Bélgica, Suecia para los documentos de las autoridades locales) o que la transferencia debe efectuarse dentro de los 10 años después de la fecha en que los documentos han cumplido el periodo de retención dispuesto (los Países Bajos). De conformidad con el reglamento holandés, los organismos generadores están obligados a cerrar todos los expedientes cada año que termina en 9 para facilitar la transferencia. En Noruega este periodo es de 5 años.

121. En los reglamentos se suele contemplar el procedimiento para la transferen­cia. Los documentos que van a ser transferidos deben estar en buenas condiciones materiales (Dinamarca) y bien arreglados (Argelia, Basilea (cantón suizo) Francia, Liechtenstein, Polonia, República Democrática Alemana, la URSS). La ley yugoslava faculta a los Archivos Federales para exigir al organismo que transfiere que los documentos estén bien ordenados. En casos excepcionales, los Archivos Federales pueden ordenar los documentos y el organismo generador debe pagar los gastos. En Hungría, Israel, República Democrática Alemana, República Federal Alemana y la URSS se encuentran disposiciones de que junto con los documentos debe transferirse una copia de los medios de localización del registro.

122. El organismo que transfiere debe notificar por adelantado que se producirá la transferencia. En Bélgica, los Archivos Estatales están facultados para dene­gar la transferencia en casos de urgencia. En el Reino Unido, el Lord Canciller está facultado para determinar, si considera que sirve los intereses de la admi­nistración correcta del Archivo Nacional (Public Record Office), que se suspenda la transferencia de documentos hasta tanto estén creadas las condiciones para su recepción. En la legislación de Tanzania existe una disposición similar.

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123. Los documentos transferidos deberán estar enumerados en una lista de trans­ferencia. El organismo que realiza la transferencia deberá guardar una copia de esta lista, firmada en nombre de la administración de archivos, como constancia oficial de la transferencia. En la mayoría de los países el organismo que realiza la transferencia está obligado a correr con los gastos de transportación de los documentos.

124. Una circular del Archivo Nacional de Suecia^) contiene disposiciones espe­ciales respecto de la transferencia de documentos legibles en máquina y micro-filmes. La información legible en máquina se deberá grabar en cinta magnética. La cinta deberá ser transferida por triplicado y al menos uno de los ejemplares deberá ser nuevo. Ambas cintas deberán cumplir las normas dictadas por la autori­dad nacional sueca, para pruebas, inspección y metrología. Junto con la cinta debe transferirse la documentación pertinente, incluidas las impresiones de salida de bloques de datos existentes con las pérdidas de información y las anotaciones sobre las condiciones físicas de la cinta. Antes de transferirse, debe compro­barse la información anotada en el registro cronológico de la computadora para garantizar que corresponda con la del sistema de documentación. En la transferen­cia de microfilme se debe incluir una copia para los fines del archivo y otra para ser leída.

125. En algunos países, el periodo de retención para ciertas categorías de docu­mentos difiere del periodo general de retención. Ejemplos de ello son los docu­mentos notariales (Puerto Rico, 60 años; Francia, Países Bajos y la URSS, 75 años); los registros civiles (Francia, Polonia y Rumania, 100 años, Bulgaria y la URSS, 75 años); documentos relativos al personal (Bulgaria y la URSS, 40 años). Evidentemente, esta prolongación del periodo de retención se debe a que el organismo generador necesita retener los documentos durante un tiempo mayor para usarlos en su trabajo actual. A veces se considera necesario posponer la trans­ferencia para retrasar el acceso a los documentos. En Malasia, por ejemplo, el Ministro está facultado para:

impedir que los documentos públicos en que figura información confidencial y secreta sean trasladados a los Archivos Nacionales^).

Sin embargo, en Argelia, los Archivos pueden aceptar la transferencia ade­lantada de documentos por razones de secreto o protección de la información pri­vada. De conformidad con la ley búlgara, el ministro está facultado para fijar un plazo mayor o menor para la transferencia atendiendo a la naturaleza de los docu­mentos o a "la defensa de los intereses del estado y de los ciudadanos"^K En Camerún los documentos de las fuerzs armadas y del Ministerio de Relaciones Exte­riores se transfieren después de 50 años en lugar de 20. En Bélgica están exten-tos de la transferencia a los Archivos Estatales todos los documentos de valor actual administrativo indiscutible, los documentos que están en exhibición en museos subordinados a departamentos gubernamentales, y las copias del registro civil que guardan los tribunales.

126. Además de las excepciones al periodo general de retención para ciertas cate­gorías de documentos, en la mayor parte de las leyes se contemplan excepciones en casos especiales en que algún departamento del gobierno necesite retener sus docu­mentos de trabajo actual y cuándo sería impracticable o inconveniente tener que depender de los procedimientos que permiten al organismo que transfiere tomar prestados documentos de la administración de archivos '. Por ejemplo, en Malasia, el director de los archivos nacionales puede diferir la transferencia:

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cuando está convencido de que por la naturaleza de los documentos su trans­ferencia inmediata perjudicaría indebidamente la administración de cualquier servicio público o estaría en contra del interés público''.

En algunos países es el ministro responsable quien debe dar la autorización para diferir (por ejemplo, Costa de Marfil, los Países Bajos, Tanzania, el Reino Unido y en el Zaire, incluso el presidente); en otros países es la administración de archivos o el director del Archivo Nacional (Malasia, Noruega, Polonia, Singapur, Sri Lanka). En Rumania se puede posponer la transferencia cuando falta espacio en el depósito de los archivos.

127. A veces se dispone adelantar la transferencia de algunos tipos específicos de documentos. De conformidad con la ley polaca, las fotografías, las grabaciones de sonido, y las películas deben ser transferidas después de 5 años, mientras que el periodo de transferencia de los documentos convencionales del gobierno central es de 15 años. En Rumania las fotografías se transfieren después de 15 años en lugar de los 30 años habituales; las películas, las películas de televisión, y otros documentos audiovisuales se transfieren a los 3 años como en la URSS. En la URSS los documentos legibles en máquina se transfieren a los 5 años.

128. En algunos países está jurídicamente estatuido que los Archivos Nacionales son el lugar de depósito legal: puede ser el único lugar, como en Mauricio y Zambia, o conjuntamente con la biblioteca nacional, como en Camerún, Costa Rica, Guyana, la India, Madagascar, República Dominicana, Sri Lanka y el Sudán (véase el Capítulo 3.2). En algunos casos el papel de los Archivos Nacionales en este asunto se limita a los documentos no convencionales"' o a publicaciones guberna­mentales. En estos casos puede ser necesario definir los arreglos para depositar esos materiales al poco tiempo de ser publicados"), por ejemplo, Argelia, Mauricio, México, Wisconsin (EE.UU.) (antes de ser distribuidos). En Mauricio debe depositarse un ejemplar de cada emisión de sellos, papel moneda y monedas en el Departamento de Archivo dentro del plazo de un mes, junto con una declaración oficial que contenga la historia y el objetivo de la emisión. El Departamento de Archivos también recibe copias de las actas de los consejos municipales y de pue­blos, así como copias de los documentos del Tribunal Supremo relativos a la pro­piedad gubernamental dentro de plazos respectivos de un mes después de su adopción y una semana después de la sentencia.

129. En algunos países los arreglos para la custodia en archivo requieren que en ciertos casos se transfieran los documentos públicos a una autoridad de archivos ajena a los Archivos Nacionales '. Por ejemplo, los Archivos Generales Esta­tales " de los Países Bajos están facultados para guardar los archivos de aquellos órganos públicos cuyas responsabilidades se extienden a toda la nación, mientras que los Archivos Estatales en las provincias guardan los archivos de los órganos centrales del gobierno en las provincias cuyas responsabilidades no se extienden a toda la nación. Sin embargo, la Corona puede ordenar que los documentos de órga­nos públicos cuyas responsabilidades se extienden a toda la nación se guarden en los Archivos Estatales de la capital de la provincia en que están establecidos esos órganos, y a la inversa, que los archivos de órganos públicos cuyas responsa­bilidades se extiendan a más de una provincia pero no a toda la nación, se guarden en los Archivos Generales Estatales.

Los documentos de un organismo gubernamental federal que se producen en ofi­cinas ubicadas en diferentes partes del país y que tratan asuntos regionales bajo control federal, pueden transferirse a la custodia de las autoridades de los archivos estatales o provinciales si no se han creado depósitos regionales ramales

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de los Archivos Nacionales-*-*-). En el Reino Unido, el Lord Canciller está facul­tado para designar lugares fuera del Archivo Nacional (Public Record Office) como lugares de depósito si considera que reúnen las condiciones necesarias para la seguridad y conservación de los documentos y su inspección por el público. Está facultado para determinar que los documentos públicos no se transfieran al Archivo Nacional, sino a algún lugar de depósito; o que se transfieran del Archivo Nacio­nal a algún lugar de depósito. En la legislación de Botswana y Tanzania se encuentran disposiciones similares.

130. Algunos países han eximido a uno o dos ministerios o departamentos guberna­mentales de los arreglos normales de transferencia.

En Bélgica, Bulgaria, Francia, República Federal de Alemania e Italia los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores no se transfieren a los Archi­vos Nacionales. En Bélgica y Francia también se exime a los documentos del Minis­terio de Defensa de transferencia a los Archivos Nacionales. En Yugoslavia, la Cancillería, los Ministerios de Defensa y del Interior, el presidente, etc., no están obligados a transferir sus documentos al Archivo Nacional. Los Ministerios de Defensa, del Interior y de Relaciones Exteriores de Polonia quedan incluso totalmente excluidos de la jurisdicción del Archivo Nacional. En la República Federal de Alemania e Italia los documentos de las Cámaras del Parlamento se transfieren a los archivos parlamentarios y no a los Archivos Estatales. En Bulgaria los Ministerios del Interior y de Relaciones Exteriores, la Academia de Ciencias, así como la Junta General de Geodesia y Cartografía mantienen sus pro­pios archivos; sin embargo, los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores hasta 1944 se guardan en el Archivo Central Histórico del Estado. La administra­ción de archivos de Polonia está facultada para autorizar a los organismos guber­namentales, especialmente a la Academia de Ciencias, a mantener sus archivos bajo el control de la administración de archivos. En estos casos no se aplica el periodo general de retención. En la República Democrática Alemana, las universi­dades, academias de ciencias y el ejército mantienen sus archivos que son, sin embargo, parte de los Fondos Estatales de Archivo.

Conclusión

131. En 1967, la 10a. Mesa Redonda sobre Archivos recomendó dos posibilidades alternas:

a) un periodo de retención de 50 años con la posibilidad de acceso ade­lantado para un gran número de documentos, o

b) un periodo de retención de 30 años con la posibilidad de diferirlo para proteger los intereses del Estado y de los ciudadanos-^). La legislación de la mayoría de los países ha acogido la segunda varian­te: un periodo de retención de 30 años-"- '. Un periodo de retención más corto podría sobrecargar los archivos de tareas que la administra­ción o un centro de documentos o ambos, podrían realizar mejor, pero en muchos países en desarrollo existe una verdadera necesidad de exa­minar el periodo de retención de 30 años a la luz de la economía y la eficiencia gubernamental, sobre todo en lo que se refiere al uso de programaciones de documentos y a la autorización adelantada para des­truir documentos que carecen de valor de archivo.

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Cabe preguntarse si la protección necesaria de los intereses del Estado y de los ciudadanos se beneficia al diferir el acceso a los documentos o posponer su transferencia a los Archivos. La conservación de los documentos podría garanti­zarse mejor con su transferencia oportuna a los Archivos, con la condición de que el acceso sea restringido durante un periodo limitado cuando esto sea necesario.

NOTAS AL CAPITULO 3.1

1. International Glossary of Archival Terminology, n 480. 2. NATIS Guideline, párrafos 134 a 139. 3. Archivum, vol. 19, págs. 139 a 145 (texto enmendado en 1968). La circular

se volvió a enmendar en 1979 (n 679) (información brindada por N. Rosqvist, Archivos Estatales, Oslo).

4. Archivum, vol. 20, pág. 210. 5. Archivum, vol. 28, pág. 64. 6. NATIS Guideline, párrafo 135. 7. Archivum, vol. 20, pág. 210. 8. Pomassl, Survey of existing legal deposit laws, pág. 90, Lunn,

Guidelines for legal deposit legislation, párrafo 13.2. 9. NATIS Guideline, párrafo 137. 10. NATIS Guideline, párrafo 138. 11. NATIS Guideline, párrafo 138. 12. Actes de la dixième conférence internationale de la Table Ronde des

Archives, págs. 20 a 30 y 82. 13. Prasad, The liberalisation of access and use, págs. 137 y 138.

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3.2 Depósito de publicaciones oficiales

132. Aunque en la mayoría de los países se regula el depósito legal de libros y de otras publicaciones impresas independientemente de la legislación acerca de los archivos, existen algunas leyes acerca de archivos en las que figuran disposi­ciones respecto del depósito legal. Como la legislación acerca del depósito legal ya se ha examinado ^, el presente análisis se limita al cometido de una insti­tución de archivo como posible lugar de depósito legal.

133. En algunos países el depósito legal de libros y otras publicaciones impresas se realiza con los Archivos Nacionales exclusivamente. En otros países el depó­sito legal se realiza con el Archivo Nacional además de la Biblioteca Nacional. Es evidente que todas las instituciones de archivos mantienen archivos de mate­riales impresos aunque no los denominen así: documentos impresos generados, reci­bidos y conservados por un organismo, institución, organización o individuo de conformidad con sus obligaciones legales o como parte de la conducción de negocios de cualquier tipo que se conservan permanentemente por su valor de archivo^'. Estos documentos impresos serán transferidos junto con los otros documentos. En algunos países la legislación contiene disposiciones especiales respecto del depó­sito (antes del periodo normal de transferencia) de publicaciones gubernamentales en los Archivos Nacionales.

134. En Mauricio y Zambia el Archivo Nacional recibe todas las publicaciones impresas para su depósito legal. En Zambia esto queda regulado en la Orden de Publicaciones Impresas. En Mauricio, la ley de Archivos contempla tanto la fun­ción de depósito legal (véase el párrafo 128) como las funciones de archivo del Departamento de Archivos. Camerún, Costa Rica, Guyana, la India, Madagascar, Marruecos, República Dominicana, Sri Lanka y el Sudán son algunos de los países donde el Archivo Nacional y la Biblioteca Nacional reciben un ejemplar de cada publicación.

135. En Bulgaria, Costa de Marfil, Laos y Mauritania la ley dispone que el Archivo Nacional mantenga una "biblioteca administrativa" que contenga todas las publicaciones gubernamentales, leyes, anuarios, etc., y otras publicaciones jurí­dicas necesarias para la investigación en el campo de la historia institucional. En el caso de Mauritania, Puerto Rico y el Zaire se depositan en los Archivos Nacionales dos ejemplares de cada publicación oficial. El Archivo Nacional de México recibe ejemplares de todos los reglamentos y leyes que se promulgan.

Conclusión

136. No es una función primaria de las instituciones de archivos servir de lugar de depósito legal de libros y otros materiales impresos sin valor de archivo. A veces resulta difícil distinguir entre las publicaciones gubernamentales y los documentos gubernamentales impresos. Esta podría ser una razón para entregar a los archivos un ejemplar de todas las publicaciones gubernamentales.

NOTAS AL CAPITULO 3.2

1. NATIS Guideline, párrafos 55 a 59; Pomassl, Survey of existing legal deposit laws ; Lunn, Guidelines for legal deposit legislation.

2. Cf. International Glossary of Archival Terminology, n 370.

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3.3 Conservación

137. La conservación puede definirse como "la función fundamental que tienen los archivos de almacenar y proteger los documentos y archivos"!).

En la legislación actual acerca de archivos esta función puede aparecer for­mulada en una cláusula general que se aplica tanto a los documentos como a los archivos, o como una de las responsabilidades de los Archivos Nacionales. A veces esta cláusula general aparece desarrollada en disposiciones detalladas, pero en la mayoría de los casos esto lo abarcan los reglamentos. En algunas de las leyes se hace mención especial del proceso de microfilme como medida de seguridad.

138. La cláusula más general es la que dispone que el Estado garantiza la protec­ción, conservación y gestión del patrimonio histórico-archivístico (Argelia). Otros ejemplos son: "los documentos de archivos serán protegidos por el Estado" (Checoslovaquia); y "los órganos públicos conservarán los documentos bajo su cus­todia en condiciones adecuadas y debidamente clasificados y organizados" (los Países Bajos)2). La ley General de Archivos de Suecia dispone:

Los archivos se conservarán y manejarán cuidadosamente. Se tendrá especial cuidado en garantizar que estén protegidos de la humedad y del fuego así como en evitar el acceso a ellos de personas no autorizadas.

Toda autoridad que proponga la construcción de un nuevo local para archivo o la alteración de los existentes, someterá sus planes al examen de la autori­dad de archivos antes de adoptarlos. Al alquilar un lugar que servirá de archivo se consultará, de ser posible, a la autoridad de archivos.

Al trasladar un archivo a un local nuevo o preparado al efecto se notificará a la autoridad de archivos-^).

En los Países Bajos existen reglamentos similares.

La ley rumana dispone que los documentos deberán conservarse en depósitos especialmente construidos o en edificios adaptados para ese fin que deberán contar con sistemas adecuados de conservación y prevención de incendios.

139. En la mayoría de los países una de las funciones asignadas al Archivero Nacional es la responsabilidad de conservar y garantizar la seguridad de los archivos públicos bajo su control (véase el Capítulo 1.5).

En los Estados Unidos:

El administrador de Servicios Generales deberá disponer la conserva­ción, ordenación, restauración y rehabilitación, duplicación y repro­ducción (incluidas las publicaciones en microcopias) ... de documen­tos ... a él transferidos-*).

Similar responsabilidad está asignada a los Archiveros Nacionales de Bahamas, Botswana, Gabón, Ghana y Sri Lanka. La ley de archivos de Puerto Rico llega a enumerar diversos medios de conservación: uso de la cámara al vacío, lami­nación, encapsulación y fotografía. Una de las responsabilidades de la Dirección General de los Archivos Estatales de la URSS es crear sistemas y métodos para la conservación, restauración, uso y protección de los documentos y enumerar los materiales y equipos que necesitan los Archivos Estatales para estos fines. El Archivero Estatal del cantón suizo de Graubünden debe tomar precauciones encamina­das a la evacuación y seguridad de los documentos vitales. Además, la legislación

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de Graubünden subraya la importancia de las copias en microfilme con fines de seguridad y la conservación de estos microfilmes. Los niveles gubernamentales inferiores de Graubünden no están autorizados a tratar documentos con sustancias químicas o de otro tipo sin la aprobación del Archivero Estatal. "La conservación de sellos y la reparación de títulos y libros deben ser realizadas por profesio­nales '. En Italia existe un Instituto Centrale per la patología del libro, y el Instituto Centrale per il restauro; ambos forman parte de la Administración Central del Ministerio.

140. En los reglamentos de los archivos eclesiásticos de España, así como en la legislación de la Sajonia Inferior (República Federal de Alemania), Rumania y la URSS se menciona la técnica del microfilme con fines de seguridad. En Bulgaria y Polonia se prefiere brindar al investigador reproducciones en lugar de los docu­mentos originales.

141. El Conservador del Archivo Nacional (Reino Unido), así como sus homólogos en Kenya, Lesotho, Tanzania, y Tasmania (Australia), están facultados para tomar medidas especiales encaminadas a mantener las películas y otros documentos que deben guardarse en condiciones especiales en instalaciones independientes. En la legislación de Lesotho, Finlandia, Singapur, y Zambia, el Archivero Nacional queda específicamente facultado para ordenar que se repare, encuaderne o trate los docu­mentos de cualquier manera que considere necesaria para su debida conservación. La legislación de Laos dispone que el edificio de los archivos debe estar aislado, bien cerrado y protegido contra inundaciones e incendios.

Conclusión

142. La atención que se dedica a la conservación en la legislación actual sobre archivos es inversamente proporcional a la importancia de esta función básica de los archivos. Sin embargo, existen buenos ejemplos de leyes que forman la base de instrucciones o reglamentos más detallados y de un programa general de conser­vación (los Estados Unidos, Suecia, la URSS).

NOTAS AL CAPITULO 3.3

1. International Glossary of Archival Terminology, n 364 (1). 2. Archivum, vol. 28, pág. 115; Archivum, vol. 19, pág. 52 (traducción al

inglés en Nederlands Archievenblad, vol. 75 (1971) pág. 2). 3. Archivum, vol. 28, págs. 374 y 375. 4. Archivum, vol. 19, págs. 63 a 66 (traducción al inglés en Nederlands

Archievenblad, vol. 75 (1971) págs. 16 a 18). 5. Archivum, vol. 21, pág. 87. 6. Archivum, vol. 28, pág. 361 (traducción).

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3.4 Ordenación y descripción

143. La ordenación y descripción de los archivos y documentos puede definirse como la creación de controles administrativos e intelectuales mediante la organi-zación de archivos y documentos y su descripción en medios de localizacion '. Lo planteado en el Capítulo 3.3 acerca de las disposiciones legales relacionadas con la conservación, también es válido para la ordenación y descripción. Casi todas estas funciones de los archivos están formuladas en una cláusula general como una de las responsabilidades de los Archivos Nacionales. A veces esta cláu­sula incluye algunas disposiciones más detalladas.

144. En relación con estos aspectos, el artículo 2 de la legislación de archivos de los Países Bajos es muy general:

los organismos públicos conservarán los documentos bajo su custodia en bue­nas condiciones y correctamente ordenados y clasificados^^.

La legislación federal de los Estados Unidos establece lo siguiente:

El Administrador de los Servicios Generales velará por la conservación, la ordenación, ... la descripción y la exhibición de los documentos u otros materiales de valor documentario que le hayan sido trasladados según se con­sidere necesario o adecuado, incluida la preparación y publicación de inven­tarios, índices, catálogos y otros medios de localizacion o guías que faci­liten su uso^.

En la Ley de Archivos del Reino Unido se estipula lo siguiente:

El Conservador de Archivos está facultado para hacer todo lo que considerase necesario u oportuno para mantener la utilidad del Archivo Nacional y puede, en particular: a) acopiar y facilitar los índices, guías, calendarios y tex­tos de los documentos del Archivo Nacional '.

Una legislación similar está en vigor en las Bahamas, Botswana, Gambia, Hungría, Kenya, Nigeria, Nueva Zelandia, Puerto Rico, Quebec (Canadá), Singapur, Sri Lanka, Tanzania, Tasmania (Australia) y Victoria (Australia). La legislación de Victoria prevé lo siguiente:

El Conservador de los Documentos Públicos estará responsabilizado con: a) la conservación y seguridad de los documentos públicos bajo su control; b) la clasificación lógica y ordenada de dichos documentos así como con la publicación de listas, índices y otras guías que faciliten su uso ...5).

En la legislación de Hungría se estipula que las instituciones de archivo deben poner al acceso de los investigadores los archivos bajo su custodia ordenán­dolos y describiéndolos de acuerdo con normas científicas así como elaborando los medios de localizacion y garantizando las demás condiciones necesarias para el trabajo de investigación.

145. La legislación de la URSS recoge el principio universal que rige la ordena­ción de los archivos:

Los documentos pertenecientes a los Fondos de los Archivos Estatales de la URSS se conservan y ordenan en las instituciones de archivo por fondos, colecciones y unidades"-).

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Las instrucciones del Archivo Nacional de Suecia también establecen que los archivos:

estén ordenados y catalogados de forma tal que cada archivo individual se conserve unido siguiendo la secuencia que se fijara como resultado de la organización y actividad del generador de los documentos').

146. Una ordenanza de Bulgaria determina lo siguiente:

El Jefe de la Junta General de Archivos definirá la estructura de los fondos de los archivos a propuesta del Consejo Metodológico Coordinador de la Junta General de Archivos ... La secuencia de las labores de acopio, clasifica­ción, conservación, investigación científica y técnica así como el trata­miento y la explotación de los documentos de archivo de los Fondos de los Archivos Estatales ... estarán fijados en las instrucciones del Responsable de la Junta General de Archivos... Los documentos de los Fondos de los Archivos Estatales se agruparán por épocas y por tipos. La distribución por épocas se hará manteniendo el principio de la indivisibilidad de los fondos y la complejidad de los fondos ... °).

147. En la República Democrática Alemana, la URSS y otros países, una de las fun­ciones de la Junta Directiva de los Archivos consiste en formular los reglamentos e instrucciones sobre la ordenación y clasificación de los archivos. En el cantón suizo de Ginebra se establece lo siguiente:

Los archivos se ordenan de acuerdo con el modelo de clasificación adjunto al presente reglamento y según el principio de procedencia").

Los reglamentos de Ginebra exigen la actualización periódica de los inventa­rios, la elaboración de repertorios y el análisis de los documentos a fin de faci­litar las labores de investigación y consulta:

Cada registro o atado llevará un número de referencia. Los documentos que se incluyan en cada atado estarán numerados. Todos los documentos ... deben llevar el cuño de los Archivos Estatales-LO).

Este último requisito también se halla en la legislación de un número de otros países. En Mauritania, el Presidente de la República fija el modelo de cla­sificación. En el Líbano y en Liechtenstein una de las responsabilidades del Archivero Nacional es ayudar a los organismos, las instituciones públicas y muni­cipales en las labores de ordenación y clasificación. En muchos países el Consejo de Archivos es responsable de elaborar los reglamentos para la ordenación y des­cripción de los fondos, tal como sucede, por ejemplo, en Polonia y en Croacia (Yugoslavia). Ya en 1834, un decreto real ordenaba la publicación y distribución de los inventarios de los Archivos Estatales de Bélgica.

148. Las legislaciones vigentes en España, Grecia, y la República Dominicana abordan la ordenación y descripción en forma más detallada. El reglamento del Archivo Nacional de la República Dominicana estipula lo siguiente:

Clasificar un documento es determinar a qué fondo pertenece, es decir, con qué conjunto de documentos guarda estrecha relación el documento clasifi-cable; y a ese fondo deberá ir a parar. Cada fondo debe constar de tantas divisiones como lo requiera la naturaleza del fondo y la buena organización del Archivo.

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Clasificados los documentos, se procederá a su ordenación. En la ordenación de documentos, deberá tenerse muy presente, que es indispensable, no deshacer los fondos a que pertenece un documento, para ordenarlo alfabética o cronológicamente; sino que el Archivero tratará por todos los medios de conservar el fondo primitivo e imprimirle la ordenación racional que su experiencia le indique.

Una vez ordenados los documentos, la labor consiste en catalogarlos y esta operación se divide en dos diligencias: a) inventariado y b) catalogación propia­mente dicha. El inventariado es la catalogación de los legajos de cada fondo de cada una de las Secciones; y la catalogación propiamente dicha, es la descripción sumaria pero esencialmente completa, de cada uno de los documentos de cada legajo.

De cada fondo se redactará un inventario de los legajos que contenga, con su denominación propia, y se hará de cada legajo a su vez, el catálogo correspon­diente de sus documentos-'--'- .

El reglamento de los Archivos Estatales Generales de Grecia establece los siguiente:

Los documentos transferidos al Archivo Nacional se ordenan por fondos, divi­didos en grupos, cada uno de los cuales está compuesto de una cantidad para­lela de registros. Para cada fondo se elabora un repertorio especial. Por decisión de la Comisión se prepara un inventario científico en el cual apa­recen los nombres de las personas, los lugares y los temas. Para cada registro se hace un inventario con dos copias que incluye un resumen del contenido, así como la cantidad de documentos que componen el registro y el estado en que se encuentran-^).

Desde 1901 el reglamento de los Archivos Estatales de España establece un modelo de clasificación y diferentes tipos de inventarios, catálogos y otros medios de localizacion1-^).

Conclusión

149. En la mayoría de los países la legislación establece las bases para la orde­nación y descripción de los documentos y archivos y con frecuencia asigna a los organismos creadores y a los Archivos Nacionales responsabilidades concretas en este campo. Cabría esperar que los detalles de las disposiciones se circunscri­birían a los reglamentos e instrucciones, pero existen países donde en la legis­lación se presta considerable atención a la ordenación y descripción. En condi­ciones normales, habría bastado con fijar únicamente los principios de mayor importancia, especialmente si se considera el carácter cambiante de los documentos y archivos consagrados a los textos modernos así como a las necesidades especiales de los documentos y archivos audiovisuales y legibles en máquina.

NOTAS AL CAPITULO 3.4

1. Cf. International Glossary of Archival Terminology, nos. 35, 131 y 187. 2. Archivum, vol. 19, pág. 52 (la traducción al inglés aparece en Nederlands

Archievenblad, vol. 75 (1971) pág. 2). Esta disposición también se aplica a los archivos.

3. Archivum, vol. 21, pág. 87. 4. Archivum, vol. 17, pág. 185. 5. Archivum, vol. 28, pág. 54.

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6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Archivum, Archivum, Archivum, Archivum, Archivum, Archivum, Archivum, Archivum,

vol. vol. vol. vol. vol. vol. vol. vol.

28, 28, 28, 28, 28, 28, 17, 17,

pág. Pág. págs pág. Pág. pág. pág. págs

340 379. . 66 356 357 167. 211 . 96

(traducción)

y 67. (traducción) (traducción)

(traducción) y 97.

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3.5 Acceso

150. El acceso es la disponibilidad de los documentos y archivos para su uso y consulta gracias a la existencia de los medios de localización y a la debida auto­rización legal '. En el Capítulo 3.4 se analiza la posibilidad de tener acceso a los documentos y archivos con los medios de localización, mientras que en este capítulo se aborda el acceso físico a los mismos. En otro estudio RAMP realizado por M. Duchein aparecen principios rectores e información más detallados^). A diferencia de este estudio, el Sr. Duchein también aborda en dicho trabajo el acceso a las obras archivadas lo que en la práctica puede apartarse de la letra de la ley en sentidos positivo o negativo. Por ejemplo, en algunos países donde la ley permite el acceso a los archivos, en la práctica esto sólo se logra tras ges­tiones prolongadas y enfadosas.

151. Las legislaciones que rigen el acceso a los documentos públicos se distin­guen entre sí en la medida en que su transferencia a una institución de archivo implique algún tipo de diferencia. Así vemos que el interés se centra en los siguientes aspectos:

i) el acceso a documentos transferidos o no

a) a partir del momento de su creación b) cuando ha transcurrido determinado tiempo (fecha de acceso)

ii) el acceso únicamente a los documentos transferidos, a veces tras haber transcurrido cierto tiempo.

En los dos casos mencionados anteriormente existirán excepciones relativas a:

i) el acceso a documentos y archivos que normalmente estarían cerrados

ii) el acceso limitado a documentos y archivos que normalmente podrían consultarse (acceso restringido) debido a:

a) las condiciones materiales en que se hallan los documentos y archivos

b) la protección de su carácter privado o de la seguridad nacional (información clasificada por razones de seguridad) o

c) las condiciones impuestas por el donante de archivos privados.

152. El libre acceso a los archivos constituye un derecho para cada ciuda­dano '. En España, la constitución establece este derecho. En un número de países todos los documentos públicos, o algunos de ellos, están sujetos a la legislación sobre la "libertad de información" que, en principio, permite el acceso desde el momento mismo de su creación. Esto sucede por ejemplo en Australia (proyecto de ley sobre la Libertad de Información), el Canadá, los Estados Unidos y Francia'*). Algunas legislaciones (Argelia, Botswana, Francia, el Reino Unido, Tanzania y Zambia) establecen de forma explícita que aquellos documentos que eran asequibles antes de su traslado a los archivos seguirán abier­tos a inspección. La mayoría de las legislaciones de archivos incluyen el prin­cipio del acceso a los archivos transferidos. Sin embargo, en muchos países deben transcurrir algunos años antes de que el público pueda consultarlos. Los lapsos son los siguientes:

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20 años en Botswana, Camerún, Israel y Zambia

30 años en las Bahamas, Francia-*), Sri Lanka, el Reino Unido (Archivo Nacional), Gambia, la India, Kenya y Tanzania

35 años en Lesotho y Suiza (Archivos Federales)

40 años en Austria

50 años en Costa de Marfil, Checoslovaquia, Dinamarca, Ghana, Liechtenstein, Madagascar y Nigeria.

En la legislación de Andorra, el Gabon, Italia, el Japón, los Países Bajos, San Marino y el Zaire no se hace referencia a la fecha de acceso a los documentos, pero debe tenerse presente que en algunos de estos países el periodo de retención de las instituciones de origen es de 30 años en San Marino y el Zaire, de 40 años en Italia y de 50 años en los Países Bajos, si bien en ese último país es posible tener acceso antes a algunos documentos al amparo de la legislación sobre la Libertad de Información.

153. La fecha de acceso a los documentos puede variar según las diferentes cate­gorías de archivo. En Francia, se puede tener acceso a los documentos médicos después de 150 años, si bien para poder consultar documentos judiciales y notaria­les, el registro civil, los documentos estadísticos y aquellos que contengan datos personales es necesario esperar 100 años. En el caso de los expedientes persona­les han de transcurrir 120 años. Se establece un periodo de 60 años para poder tener acceso a documentos privados o relacionados con la seguridad nacional o con la defensa nacional siempre y cuando aparezcan reseñados en un decreto especial. En las legislaciones de Dinamarca, la República Federal de Alemania, Rumania, San Marino y el Zaire existe una escala comparable de fechas de acceso. En Argelia se tiene acceso a los archivos después de 25 años, si bien se excluyen los anteceden­tes penales y los documentos privados, para los cuales hay que esperar 50 años. En Camerún el lapso de 25 años se extiende a 70 en los casos de archivos diplomá­ticos y militares así como de expedientes personales. Pueden consultarse todos los documentos de los Archivos Estatales de Italia, excepto los relacionados con la política exterior o interior del Estado, para lo cual hay que esperar 50 años, y los relacionados con la vida privada de las personas así como los antecedentes penales, para los que es necesario aguardar 70 años.

154. Además del acceso restringido a algunas categorías determinadas de archivos, a veces el acceso se limita en términos generales. En Nigeria, el permiso necesa­rio para investigar en los archivos continúa siendo un acto ex gratia, ya que no se reconoce el derecho a investigar. En la India, únicamente se concede autoriza­ción a aquellos estudiosos bona fide que estén realizando una investigación; las categorías sujetas a este permiso están recogidas en la legislación. En algunos estados de la República Federal de Alemania el investigador debe demostrar que lo mueve un interés conforme a la ley ("berechtigtes Interesse"). En Bulgaria, la República Democrática Alemana, la República Federal de Alemania, Polonia y San Marino, el investigador debe pedir permiso por escrito antes de inspeccionar los archivos y en la solicitud debe especificar el tema y los objetivos de la investi­gación y, en algunos países, también debe señalar los documentos que desea consul­tar. En Austria, la República Democrática Alemana y la República Federal de Alemania, el investigador debe comprometerse a no violar los derechos de autor o de carácter privado. En Austria el Estado debe quedar a salvo de riesgos de cual­quier tipo.

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Según lo establecido en la Ley de Gobierno Local del Reino Unido, el custo­dio de un documento susceptible de ser inspeccionado está sujeto a multa si entor­pece la labor de cualquier persona con derecho a inspeccionar o copiar el docu­mento o hacer extractos de él.

155. La legislación de Bélgica, Gambia, Ginebra (Suiza), Laos, Luxemburgo y los Países Bajos establece que la consulta de los archivos es gratuita. En Checoslovaquia y Mauricio las investigaciones científicas y las de interés general son gratuitas, aunque en San Marino esta medida se limita a la investigación cien­tífica. En Australia tampoco hay que pagar por consultar los archivos, aunque la consulta de documentos legibles en máquina puede entrañar algún tipo de pago. En países como la República Federal de Alemania la legislación prevé la posibilidad de que se perciba algún tipo de honorarios por la consulta.

156. Los extranjeros generalmente gozan de los mismos derechos de acceso a los documentos que los ciudadanos del país pero a veces esto sólo es posible cuando existe un acuerdo de reciprocidad, como es el caso de Austria, la República Federal de Alemania, Yugoslavia y Suiza. En Polonia los extranjeros sólo tienen acceso a los archivos anteriores a 1939 y a los archivos que abarcan de 1939 a 1949, para los trabajos de investigación sobre los crímenes cometidos por los nazis.

157. En algunos casos en que, por regla general, los documentos y archivos no estarían a la disposición de los usuarios para su inspección puede darse permiso cuando se trata de investigaciones académicas. Esto es lo que sucede en Argelia, Austria, Camerún, Liechtenstein, Suiza y el Zaire.

158. En casos especiales puede dispensarse del acceso restringido a los documen­tos y proceder a una derogación, lo que generalmente es llevado a cabo por la misma persona autorizada a imponer la restricción. Un ejemplo de esto lo tenemos en Francia, donde el Ministro puede conceder una derogación, si bien esto no se aplicaría en el caso de datos estadísticos de carácter privado de menos de 100 años. Esta derogación puede ser general para ciertos grupos de archivos, siempre y cuando los documentos tengan más de 30 años y se cuente con el consenti­miento de la institución de creación. En Argelia el Consejo de Archivos, aseso­rado por el Archivero Nacional, puede autorizar la inspección con fines científi­cos de archivos que normalmente están cerrados. En Rin del Norte-Westfalia, en la República Federal de Alemania, los archivos que contienen datos personales no pueden inspeccionarse hasta que no hayan transcurrido 100 años del nacimiento de la persona interesada. Sin embargo, si se cuenta con el permiso de la institución generadora o de la persona a quien concierne o de sus sucesores se puede permitir el acceso a los documentos con anterioridad a la persona interesada o a sus suce­sores o con fines científicos, con excepción de los expedientes personales.

159. En Andorra, Austria, Camerún, el Canadá, Rumania y Suiza la dispensa depende del permiso de la institución generadora. De acuerdo con la legislación de Dinamarca algunas categorías de archivos son asequibles antes del límite de 50 años. Más aún, el Archivero Nacional puede autorizar el acceso a documentos más recientes aunque, en caso de que los archivos tengan menos de 25 años, la ins­titución generadora debe conceder permiso para la inspección.

160. En los Países Bajos en caso de que así se estableciera en el momento del traslado, en la República Federal de Alemania y en Suiza, el investigador que goza de la dispensa debe presentar su publicación a los Archivos.

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161. Con el permiso de la persona interesada para consultar archivos que contie­nen datos personales se pueden inspeccionar los de Rio del Norte-Westfalia, en la República Federal de Alemania.

162. El Presidente del Zaire o el ministro responsabilizado con los Archivos de Botswana, Nueva Zelandia, los Países Bajos, el Reino Unido (llamado Public Record Office) y Tanzania están facultados para limitar el acceso. En Botswana y Zambia estas facultades pueden delegarse en el Archivero Nacional. En Fiji, Islandia, Japón, Luxemburgo, Mauricio y Polonia el propio Archivero Nacional puede limitar el acceso a los documentos. En Camerún y los Países Bajos el responsable de la institución generadora puede solicitar que se limite el acceso a los documentos. En Camerún el Consejo de Archivos debe dar su parecer sobre este tipo de restric­ción. En Sri Lanka la institución generadora debe aprobar cualquier limitación del acceso a los documentos. La legislación de la República Democrática Alemana, Fiji, Francia, Mauricio y los Países Bajos permite apelar la decisión de limitar el acceso. La legislación de Francia dispone que cualquier decisión de limitar el acceso debe estar debidamente fundamentada.

163. En la mayoría de los países puede prohibirse el acceso a los archivos en malas condiciones materiales. Esto es válido para Ginebra (Suiza), Israel, Madagascar, Nueva Zelandia, los Países Bajos y Polonia y se hace extensivo a los archivos que no pueden consultarse por no estar ordenados y clasificados. La legislación de Nueva Zelandia establece lo siguiente:

El Archivero Principal puede prohibir el acceso si lo considera necesario debido al estado de fragilidad o hasta tanto se efectúe la clasificación, restauración u otro tratamiento").

En Australia, Israel y el Japón pueden brindarse duplicados a los investiga­dores en lugar de los originales. En Croacia, Yugoslavia, sólo se consultan los originales cuando no existen reproducciones o cuando el método científico exige la inspección de los originales.

164. También puede prohibirse la consulta de archivos cuando éstos son necesarios para el Estado (República Federal de Alemania y República Democrática Alemana) o si la consulta puede "crear molestias a la administración" (Costa de Marfil, Luxemburgo y Madagascar) o si la entrega de los documentos entraña demasiadas dificultades (República Democrática Alemana). En términos generales, el Archivero está facultado para rehusar el acceso a los documentos "por cualquier razón válida" (Fiji, Polonia) o "cuando el fin de la consulta da lugar a serias objecio­nes" (Rin del Norte-Westfalia, República Federal de Alemania). E 1 Director del Archivo Nacional de Botswana está facultado para imponer "cualquier condición o restricción" al acceso a los documentos. En Polonia se puede negar el acceso cuando el investigador evidencia su incapacidad para llevar a cabo investigaciones de archivo. De acuerdo con la legislación de Bulgaria, la institución generadora tiene prioridad sobre los demás investigadores durante tres años a partir del momento en que se produce el traslado, lo cual, de hecho, limita el acceso a los documentos (véase también el párrafo 126). En Bulgaria, fuera de los servicios de archivo no se permite usar, con fines de reproducción o propaganda, los negativos originales, los negativos de reproducción únicos, las películas de reproducción, fotocopias, copias únicas y medios de referencia científicos, en lo tocante a todo tipo de documentos'/.

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Sin la aprobación del Archivo, los ciudadanos búlgaros no tienen derecho a transferir a instituciones, organizaciones y personas privadas extranjeras copias de documentos o información sobre documentos de los Fondos de los Archivos Estatales").

165. En la mayoría de los países la protección de las cuestiones privadas o del honor de una persona o una familia es razón suficiente para prohibir la consulta de documentos y archivos. La legislación relacionada con la protección de lo que es privado puede incidir en el acceso a los documentos y archivos '. En países como Australia, el Canadá, la República Federal de Alemania y los Países Bajos la relación existente entre la legislación relativa a los archivos y la legislación sobre la libertad de información, la protección de lo privado y la protección de los datos actualmente es motivo de preocupación.

En Fiji y Nueva Zelandia los protocolos judiciales sólo pueden consultarse mediante una autorización del Presidente de Sala o del Ministro de Justicia, res­pectivamente. Los registros de antecedentes penales de San Marino no pueden con­sultarse durane 50 años, pero el Ministro de Estado para el Interior puede autori­zar consultas antes de ese tiempo. En Polonia y la República Federal de Alemania la persona interesada puede dar su autorización para la consulta de documentos que contienen datos personales que normalmente están cerrados.

166. La protección de la seguridad nacional y de los intereses de la defensa y de la política exterior es la otra razón fundamental para que se limite el acceso a los documentos, hecho que se declara explícitamente en la mayoría de las legisla­ciones. La legislación relativa a los archivos no incluye la clasificación de la información considerada secreto de Estado, secreta, confidencial, etc., ni tampoco regula la anulación de dicha clasificación ni su ubicación en una categoría de menor importancia^).

167. La persona que dona su archivo a los archivos públicos también puede limitar el acceso a ellos tal como suceó*e en Botswana, Checoslovaquia, Eslovenia (Yugoslavia), Israel, Italia, Liechtenstein, Nigeria, los Países Bajos, Polonia, la República Federal de Alemania, San Marino, Saskatchewan (Canadá), Suiza y Zambia. En San Marino esta autoridad se limita a los archivos que tengan menos de 30 años aunque en Italia llega a los 70 años y la restricción del acceso a los documentos relacionados con los bienes raíces no perjudica a la persona que adquiera la propiedad y desee consultar los documentos donados por el propietario anterior.

Conclusión

168. Uno de los elementos fundamentales de la legislación relativa a los archivos se refiere a la regulación del acceso a los documentos y archivos. Debemos adver­tir a los estudiosos de las legislaciones que, especialmente en lo tocante al acceso, el análisis exclusivo de los textos legales no le brindará una idea exacta de la situación real. En muchos países la fecha de acceso está determinada por un número definido de años. Asimismo, la legislación sobre la libertad de informa­ción, la protección de lo privado y la protección de los datos también puede inci­dir en el acceso a los documentos y archivos. La legislación en vigor en materia de archivos autoriza al Archivero Nacional, y en algunos países al ministro a per­mitir la consulta de aquellos documentos que normalmente estarían cerrados o a limitar el acceso a los archivos que normalmente estarían abiertos. Estas excep­ciones deben formularse lo más estrictamente posible.

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NOTAS AL CAPITULO 3.5

International Glossary of Archival Terminology, n 2. M. Duchein, Les obstacles à l'accès. Bautier, Principles of legislation, pág. 46. El Consejo Internacional de Archivos está organizando un estudio sobre los problemas de archivo dimanados de la legislación en materia de libertad de información y de protección de datos. No obstante, es posible tener acceso a algunos documentos en fecha más temprana al amparo de la legislación en materia de libertad de información. Archivum, vol. 21, pág. 214. Archivum, vol. 28, pág. 70. Archivum, vol. 28, pág. 71. Véanse las notas 2 y 4. La legislación sobre la protección de los datos dispone la destrucción de información que, desde el punto de vista de los archivos, debe conservarse. Véase, por ejemplo, Executive Order N° 12065 (43 F.R. 28949); 3 CFR) del Presidente de los Estados Unidos en relación con la Información relativa a la Seguridad Nacional (incluida en Basic Laws and authorities of the National Archives and Records Service, mayo de 1981, págs. 241 a 257).

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3.6 Reprografía

169. La reprografía incluye todos los tratamientos de copia y microcopia que uti­lice cualquier forma de energía radiante así como todos los tratamientos de repro­ducción e impresión en oficinas '. En la mayoría de los países el derecho de acceso a los documentos (véase el Capítulo 3.5) incluye el derecho a reproducir los documentos de archivo o a ordenar dicha reproducción. Pero la mayoría de los archivos también constituyen obras intelectuales amparadas jurídicamente por el derecho de autor, es decir, el derecho exclusivo a reproducir, publicar y vender la forma y el contenido de una obra intelectual^). En la legislación vigente en materia de archivos la reprografía se contempla en las disposiciones especiales relacionadas con la autenticación, es decir, la determinación de que un documento o la reproducción de un documento es lo que pretende ser-*), así como con la posibilidad de admitir la presentación de reproducciones como pruebas en un pro­ceso legal^).

170. En muchos países el Archivero Nacional está autorizado a reproducir cual­quier documento bajo su custodia y a suministrarles copias a los usuarios. Exis­ten disposiciones especiales relacionadas con la autenticación y, en algunas legislaciones, con la admisibilidad jurídica de las reproducciones. En algunos países el derecho a copiar documentos se incluye en el derecho de acceso a los mismos. Únicamente un número limitado de leyes relativas a los archivos incluyen disposiciones en materia de derecho de autor.

171. Resulta algo difícil analizar la legislación y los reglamentos actualmente vigentes sobre estos temas porque, en la mayoría de los casos, las disposiciones para la realización y autenticación de las copias así como la admisibilidad jurí­dica de dichas copias se han excluido de los textos jurídicos publicados en Archivum. En los Países Bajos todas las personas tienen derecho a consultar los documentos gratuitamente "y a hacer reproducciones o copias o resúmenes de los mismos o a que se hagan reproducciones, copias o resúmenes a su costa-*). Sin embargo, en Botswana, Malasia y Singapur se prohibe la publicación o reproducción de los documentos públicos a menos que se cuente con una autorización escrita del Archivero Nacional.

172. En la mayoría de los países la entrega y autenticación de las copias es una de las funciones que desempeña el custodio del archivo público o el Archivo Nacional (véase el Capítulo 1.5). En Francia existen disposiciones especiales para autenticar las copias de mapas hechas a la misma escala del original. En Rumania todas las organizaciones que conservan documentos están obligadas a emitir certificaciones, copias y resúmenes de éstos en caso de que dicho documento afecte los derechos de la persona que los solicita. En New Brunswick, al igual que en Quebec, en Canadá, se establece lo siguiente:

La firma del Archivero Provincial en las copias de los documentos públicos es prueba de que dichos documentos existen y que están totalmente en su poder, y que cualquier copia debidamente firmada y certificada equivale al documento original y que cualquier copia que ostente dicha firma se consi­dera original6).

En los Países Bajos todo custodio de los documentos públicos está autorizado a emitir copias o resúmenes certificados de los documentos en su poder. Si el custodio es el secretario del ayuntamiento, las copias de documentos anteriores a 1700 tienen que llevar el visto bueno y la firma del Archivero de Estado, a menos que el secretario del ayuntamiento posea conocimientos de nivel medio o de archi­vero superior.

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173. En las Bahamas, Botswana, Malawi, Nigeria y Sri Lanka la ley establece lo siguiente:

Una copia o un resumen de cualquier archivo público o de cualquier documento o manuscrito privado depositado en el Archivo Nacional que se supone que esté debidamente certificado y autenticado por el Director o por cualquier otro funcionario autorizado por él, por escrito, a este fin y en los cuales aparezca el sello oficial del Archivo Nacional, se admitirá como prueba en cualquier providencia de cualquier tribunal de la misma manera y hasta el mismo punto que hubiera podido admitirse como prueba, cualquier documento o manuscrito original').

Disposiciones similares están en vigor por ejemplo en Irlanda, el Reino Unido (Archivo Nacional-Publie Record Office), Rumania, Saskatchewan (Canadá) y Tanzania. En Liberia, al igual que en los Estados Unidos y Puerto Rico, se esta­blece lo siguiente:

Cada vez que aquellos documentos que la ley establece que se guarden indefi­nidamente se hayan reproducido por medios fotográficos o microfotográficos o por otros tratamientos, de conformidad con las normas establecidas por el Director General, se considerará que la conservación indefinida de dichas reproducciones se efectúa a tenor de los requerimientos legales para la con­servación indefinida de dichos documentos originales. Tales reproducciones gozarán del mismo estatuto jurídico que los originales de las mismas"'.

174. Las ordenanzas de Wisconsin, en los Estados Unidos, contienen requerimientos de procedimiento para la reproducción de los documentos:

cualquier reproducción fotográfica se considerará un original siempre y cuando:

a) El medio utilizado para reproducir los documentos en una película sea del tipo que reproduce con exactitud el contenido del original.

b) Que cada núcleo o una parte del núcleo del microfilme tenga al inicio una pequeña seña donde aparezcan el nombre del organismo, la signatura resumida de la serie del documento, el número de autorización de depu­ración asignado por la junta y, al final, el certificado del operador de la cámara junto con el número de autorización de depuración, el número del núcleo, la signatura resumida de la serie del documento, una breve descripción del primer y último documento que aparecen en el núcleo o en parte del núcleo de la película, junto con una declaración firmada por el operador que, en esencia, exprese lo siguiente: Certi­fico que a los ... días del mes de ... de 19... procedí a fotografiar los documentos descritos anteriormente de conformidad con las normas y procedimientos establecidos en el s.16.80.

c) Que se presente una declaración ante la junta en la que se exprese que la producción consta en una película que cumple las normas mínimas de calidad para los documentos fotográficos permanentes, según lo esta­blecido por la junta y que la película fue tratada y revelada de con­formidad con las normas mínimas fijadas por la junta. El certificado del operador y la declaración de cumplimiento se considerarán como pruebas presuntas de que se han satisfecho todas las condiciones y normas dictadas en la presente sección.

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Toda reproducción fotográfica que satisfaga los requerimientos de la pre­sente sección se considerará como el documento original, lo podrá sustituir y sur­tirá todos los efectos de éste; se admitirá, además, como prueba en todas las cor­tes y en todos los demás tribunales o instituciones administrativas o de otra

índole, en todos los casos en que sea admisible el documento original").

En Jamaica rige lo siguiente:

Si en algún momento a partir del instante en que se haya certificado un documento asentado en un registro conforme a la subsección 1) de la presente sección o a partir del instante en que se haya certificado la copia de un documento en virtud de la sección 36 de la presente ley, se descubriera que se ha cometido un error de oficina al copiar el documento o la copia de oficina, el Archivero de los Documentos tras efectuar los exámenes y pesqui­sas que estime necesarios, dispondrá que el Archivero Adjunto de los Docu­mentos corrija dicho error y el Archivero Adjunto de los Documentos de inme­diato corregirá dicho error en el documento y en cualquier copia de oficina que se le presentare, pero, al corregir cualesquiera errores de esa índole, no se borrarán ni harán ilegibles las palabras que originalmente aparecían en el documento o en la copia de oficina y el Archivero Adjunto de los Docu­mentos certificará de su puño y letra en el documento corregido y la copia de oficina que la corrección se realizó a instancias del Archivero de los Documentos y declarará la fecha en que se hizo dicha corrección, y esta corrección así certificada se leerá y aceptará en calidad de prueba como parte del documento o de la copia de oficina-^).

175. En Botswana, Tanzania y Zambia la legislación relativa a los archivos esta­blece lo siguiente:

Dondequiera que una obra en la cual rijan los derechos de autor o una repro­ducción de dicha obra forme parte de cualesquiera archivos públicos abiertos a la inspección del público de conformidad con las disposiciones de la pre­sente ley, no se violará el derecho de autor de la obra al hacer una repro­ducción de la obra o al suministrarla a cualquier persona por parte del Director o en cumplimiento de sus instrucciones: se dispone que, al solici­tar cualquier documento obtenido por una vía que no fuere su traslado al Archivo Nacional de conformidad con la sección 10, las disposiciones prece­dentes de la presente sección entrarán en vigor sujetas a cualesquiera tér­minos o condiciones expresas en virtud de las cuales se obtuvo dicho document o-*-!).

La legislación relativa a los archivos vigente en Fiji, Malasia, Nueva Zelandia, Singapur y otros países declara explícitamente que ninguna disposición relacionada con la reproducción afectará la ley sobre el derecho de autor. En Fiji y Nueva Zelandia cualquier persona que publique un fragmento de un documento público depositado en la Oficina de Archivos mencionará en dicha publicación la fuente de la cual se tomó el fragmento.

Conclusión

176. La legislación vigente en materia de archivos permite la autenticación de las copias de los documentos y archivos. En algunos países la admisibilidad jurí­dica de las reproducciones de documentos como prueba aparecen en la legislación relativa a los archivos o en la legislación en materia de pruebas. Los requeri­mientos técnicos y de procedimiento para la reproducción de documentos y archivos

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pueden estar previstos en los reglamentos o en las normas nacionales u otros docu­mentos de carácter normativo. La legislación relacionada con la propiedad inte­lectual, más conocida como el derecho de autor, puede afectar la reproducción o publicación (o ambas cosas) de los documentos y archivos1¿).

NOTAS AL CAPITULO 3.6

1. 2. 3. 4.

6. 7. 8. 9.

10. 11. 12.

International Glossary of Archival Terminology, n 413. ISO/DIS 5127-1 (1977). International Glossary of Archival Terminology, n 37. Cf. G. WEILL, The admissibility of microforms as evidence: (PGI-81/WS/25. Archivum, vol.

a RAMP study Paris, Unesco, 1981, 84 págs. 19, pág. 53 (traducción al inglés tomada del Nederlands

Archievenblad, vol. 75 (1971), pág. 3. Archivum, vol. 28, págs. 104 y 105.

28, pág. 334. 28, pág. 239. 21, págs. 114 y 115. Véase también el estudio de G. WEILL

ejemplo, the National Standard of Canada

Archivum, vol. Archivum, vol. Archivum, vol. (véase la nota 4) y, por CAN2-72,11-79: Microfilm as documentary evidence (Microfilm littérale). Sobre la base del artículo 962 del código civil

- preuve de Suiza

existen disposiciones detalladas para la reproducción de documentos. Archivum, vol. 21, págs. 133 y 134. Archivum, vol. 28, pág. 81. El Consejo Internacional de Archivo tiene en preparación una serie de estudios sobre los problemas de archivo que emanan de las legislaciones concernientes a la propiedad intelectual.

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3.7 Personal

177. Resulta difícil analizar la legislación y los reglamentos relacionados con el personal de los servicios de archivos no sólo porque este asunto no está reco­gido en los textos publicados en Archivum sino, sobre todo, porque la legislación en materia de archivos generalmente es muy limitada en este aspecto. En la mayoría de los países la ley se limita a estipular la designación de un Archivero Nacional y a enumerar sus responsabilidades (véase el Capítulo 1.5). Las normas para la contratación, el nombramiento y la promoción del personal de archivo así como los requisitos profesionales que deben satisfacer corresponde a los reglamentos o a las normas relativas al personal ' que conciernen especialmente a los archivos o como parte de los reglamentos relacionados con los empleados públicos en general.

178. Sin embargo, hay un aspecto que aparece regulado en la mayoría de las legis­laciones relativas a los archivos y es el "secreto profesional" de los archiveros y los que están a cargo de la gestión de documentos. La legislación francesa en materia de archivos estipula lo siguiente:

Todo funcionario o agente encargado de acopiar o custodiar documentos en virtud de las disposiciones de la presente ley está obligado al secreto pro­fesional con respecto a todo documento que legalmente no pueda ponerse a disposición del público2'.

En Botswana se estipula lo siguiente:

Toda persona de conformidad con la presente ley o empleada para la ejecución de sus disposiciones deberá velar por todos los documentos públicos que sean secretos o confidenciales o cuyo acceso pueda limitarse por conside- rarse secreto. También deberá atender dichos documentos.

Toda persona nombrada de conformidad con la presente ley o empleada para la ejecución de sus disposiciones deberá prestar juramento o hará una declara­ción en virtud de la cual se compromete a guardar secreto en la manera y la forma que se estipulare.

Toda persona nombrada de conformidad con la presente ley o empleada para la ejecución de sus disposiciones que, contraviniendo el juramento o el compro­miso de guardar secreto realizados por ella al amparo de la subsección 2) revelara a cualquier persona no autorizada cualquier información contenida en los documentos públicos a los cuales se hace referencia en la subsec­ción 1) o permitiera a cualquier persona no autorizada a tener acceso a tales documentos será culpable de un delito- '.

La legislación de Tanzania y de Zambia establece lo siguiente;

Allí donde se trasladaren al Archivo Nacional o a cualquier lugar de depó­sito cualesquiera documentos públicos que contengan información obtenida de los miembros del público cuya revelación, según el derecho escrito, estu­viere prohibida o limitada a ciertos fines, el Director, el custodio de los documentos públicos de tal lugar y cada miembro del personal del Archivo Nacional o de tal lugar que tuviere acceso a dichos documentos, prestará el juramento o hará la declaración en virtud de la cual se compromete a guardar secreto, con aquellas modificaciones que las circunstancias requirieran, como exige el derecho escrito pertinente que efectúen las personas que tengan acceso a tales documentos antes de su transferencia y cada persona

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que preste dicho juramento o haga dicha declaración, a los efectos de cual­quier disposición de dicho derecho escrito que considera punible hacer alguna revelación que contravenga el derecho escrito, se considerará una persona empleada en la ejecución de las disposiciones del derecho escrito pertinente ' .

En la legislación de otros países existen disposiciones similares, por ejem­plo, en Filipinas, Indonesia, el Líbano, Malawi, la República Dominicana, el Senegal, Tailandia y el Zaire.

En otros países el compromiso de los archiveros de guardar secreto puede estar incluido entre las obligaciones generales de los empleados públicos.

179. Existe un número de países donde los archiveros no tienen un estatuto espe­cial que difiera del de los demás empleados públicos, aunque en otros países su estatuto está regulado por disposiciones especiales que a veces aparecen unidas a las de los bibliotecarios. En el Senegal, por ejemplo, un decreto especial rige el estatuto del personal de los Archivos y de las bibliotecas, su jerarquía, con­tratación, promoción, salarios, y demás^). El decreto establece las obligacio­nes de cada una de las cuatro categorías de archivero: conservateurs d'archives, conservateurs-archivistes, archivistes, sous-archivistes. La primera categoría, integrada por egresados de l'Ecole des Chartes de París o por personas que poseen un título equivalente, deben:

velar por la buena gestión de los Archivos. Coordinan y supervisan el tra­bajo de depuración, ordenación y descripción de los archivos. Promueven y orientan las investigaciones. Asesoran al gobierno en asuntos correspon­dientes a los archivos.

La segunda categoría de archiveros, los conservateurs-archivistes, son gra­duados universitarios que han efectuado el stage-technique international des archives en París. Ellos:

deben garantizar el cuidado de los documentos bajo su custodia y fomentar y recibir nuevas adquisiciones. Llevan a cabo la depuración, ordenación y descripción de estos archivos y preparan catálogos y repertorios.

Los archiveros pertenecientes a la tercera categoría, los archivistes, son egresados de la EBAD en Dakar. Su labor consiste en ayudar a los conservateurs. Los archiveros de menor categoría, los sous-archivistes, realizan labores no pro­fesionales.

180. En Francia"/ el título de conservateur o archiviste se reserva exclusiva­mente a los egresados de la Ecole des Chartes. Estos graduados son los únicos que pueden ocupar el cargo de director o conservateur de un service d'archives départamentaux o de conservateur del Archivo Nacional o de archivero de una de las casi veinte ciudades de primera categoría es decir, Marsella, Lyon, Tolosa, Burdeos, Estrasburgo, etc. El personal que sigue a estas categorías científicas, que de hecho suman 82 en el Archivo Nacional y 157 en los départements, constituye la clase del personnel de documentation, integrado por 314 personas, la cual está compuesta de tres categorías en orden descendente:

a) chargés d'études documentaires, quienes poseen un título universitario o maîtrise y han aprobado un examen que incluye las asignaturas de histo­ria, derecho administrativo y ciencia de archivos;

b) documentalistes, quienes son graduados universitarios;

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c) secrétaires de documentation, antiguamente denominados sous-archivistes, quienes poseen un certificado de estudios secundarios o baccalauréat. Además existen los empleados o commis et agents d'administration quienes desempeñan, por ejemplo, las funciones sencillas de los archivos, el personal de los almacenes o magasiniers, antiguamente denominados gardiens, y el personal de oficina y el trabajo técnico, es decir, los fotógrafos, restauradores y demás.

181. Las legislaciones publicadas en Archivum' / no incluyen la capacitación de los archiveros y del personal encargado de la gestión de documentos. En algunos países la ley sólo contempla los requisitos que regulan la capacitación. Por ejemplo, la legislación en materia de archivos de los Países Bajos exige que la Corona establezca disposiciones relacionadas con la capacitación y calificación necesarias para ocupar los cargos de archivero en las categorías de nivel medio y superior. El Decreto de Archivos"^ aborda estos aspectos y, entre otras cosas, enumera las materias de los cursos de capacitación y examen y también estipula los requisitos de ingreso. Cuestiones como la duración de los estudios, los honora­rios y demás se reservan para los reglamentos más detallados que establece el ministro.

Conclusión

182. A partir de un examen sumamente limitado de las legislaciones y reglamentos relacionados con el personal podría llegarse a la conclusión de que no resulta factible incluir en las legislaciones relativas a los archivos las disposiciones relacionadas con el personal de archivo y de los servicios de gestión de documen­tos. Únicamente un estudio particular de los reglamentos y de las situaciones que en la práctica existen en un número de países revelaría los elementos comunes que tal vez podrían servir de base a los principios rectores relacionados con las des­cripciones de los empleos modelo, las normas de personal, la organización de la capacitación y demás. El único aspecto que aparece tratado en la mayoría de las legislaciones es el secreto profesional de los archiveros y de las personas encar­gadas de la gestión de documentos.

NOTAS AL CAPITULO 3.7

1. DELMAS, Archives, pág. 310 ofrece normas útiles para la contratación del personal de las diferentes categorías para una central de depósito nacional típica. Este tema también ha sido tratado en la XII Conferencia Interna­cional de la Mesa Redonda en materia de Archivos celebrada en 1979; véase Actes de la onzième et douzième conférences internationales de la Table Ronde des Archives.

2. Archivum, vol. 28, pág. 292 (traducción). 3. Archivum, vol. 28, págs. 76 y 77. 4. Archivum, vol. 20, pág. 130. 5. Información brindada por S. Mbaye, Director del Archivo Nacional del Senegal. 6. Información brindada por M. Duchein, Inspector General de los Archivos de

Francia. 7 Véase M. COOK, Guidelines for curriculum development in records management

and the administration of modern archives; a RAMP study (PGI-82/WS/16). Paris, Unesco, 1982, 74 págs.; M. COOK, An international standard for the training of archivists and records managers, en : Unesco, Journal of Information Science, Librarianship and Archives Administration, vol. 4, n 2 (1982), págs. 114 a 122.

8. Traducción al inglés en Nederlands Archievenblad, vol. 75 (1981), págs. 190 a 208.

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4. EJECUCIÓN

4.1 Disposiciones penales

183. Para garantizar la ejecución de las leyes, éstas deben incluir sanciones. Ya nos hemos referido a la conveniencia de que existan sanciones que garanticen la ejecución del derecho de inspección, la inalienabilidad de los archivos públicos, la protección de los archivos privados, el control de la exportación de los archi­vos privados y el secreto profesional.

Además de disposiciones penales concretas relacionadas con estos asuntos, la mayoría de las legislaciones incluyen una cláusula general que prohibe el dañar los archivos públicos, mutilarlos, destruirlos, sustraerlos de la custodia, etc. Un ejemplo de este tipo de cláusula general aparece en la legislación de New Brunswick, Canadá, que estipula lo siguiente:

Cualquier persona que ilícitamente dañe, mutile o destruya cualquier docu­mento público o sustraiga o retenga de los archivos o de un departamento cualquier documento público comete un delito y está sujeto, en condena suma­ria, a una multa que no exceda los cien dólares1''.

En las legislaciones de Argelia, Costa de Marfil, Chile, Guatemala, Lesotho, Nueva Gales del Sur (Australia), Puerto Rico, el Senegal y el Zaire existen dispo­siciones similares. En Filipinas, Haití, Illinois (Estados Unidos) y Singapur esta cláusula se limita a las oficinas públicas. En otros lugares, las obligacio­nes de las oficinas públicas se establecen en una legislación especial o en un código criminal.

184. Las legislaciones de Islandia y Malawi contienen una cláusula muy general:

La violación de esta regulación estará sujeta a una causa judicial y a una multa de hasta 10 mil coronas islandesas, excepto cuando la ley establezca una sanción más severa (Islandia)*^.

Toda persona que no se atenga o rehuse atenerse a cualquier término o condi­ción de cualquier permiso, autoridad o licencia amparados por la presente ley será culpable de un delito.

Toda persona que cometa un delito en virtud de la presente ley estará sujeta a una multa de MK 2.000 o a prisión por un término de cinco años o a multa y prisión (Malawi)3^.

En Sierra Leona el ministro está facultado para regular las condenas por la destrucción premeditada, daño o sustracción de los documentos públicos. El código penal de Francia dictamina específicamente que las disposiciones penales relativas a la mutilación y destrucción de documentos y objetos son aplicables en caso de una exposición organizada por una autoridad pública, independientemente de la propiedad del documento u objeto.

La legislación de Bulgaria establece lo siguiente:

El empleado que esté obligado a garantizar condiciones adecuadas para la conservación de los documentos de archivo pero que no lo haya hecho ocasio­nando así su pérdida, deterioro o destrucción será penado con una multa de hasta 300 levas a menos que esté sujeto a una sanción más severa.

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Se impondrá una multa de hasta 200 levas a una persona, a menos que esté sujeta a una sanción más severa, en caso de que a) la persona no cumpla la orden de una institución administrativa de los Fondos de los Archivos Esta­tales en lo tocante al acopio, registro, manejo, conservación o uso de los documentos de archivo; o b) la persona no tome medidas para la conservación de los documentos de la institución u organización en el momento de su reor­ganización o liquidación.

Se impondrá una multa de hasta 100 levas a una persona, a menos que esté sujeta a una sanción más severa, si esa persona no cumple otra obligación que se derive de esta ley o de una ley normativa sobre su aplicación^.

185. Algunos ejemplos de disposiciones penales específicas, además de las rela­cionadas con asuntos analizados en párrafos anteriores, son los siguientes:

Se sancionará a toda persona que, al término de sus funciones, sustraiga, incluso sin intenciones fraudulentas, los documentos públicos que estén bajo su custodia en virtud de sus funciones (Francia)-^.

Se impondrá la pena de prisión mayor y de una multa que no exceda los 5000 pesos a cualquier funcionario público, empleado o notario que, aprove­chando su cargo oficial, falsifique un documento cometiendo uno de los siguientes actos: 1. Falsificación o imitación de cualquier escritura, firma o rúbrica; ...6. Alteración o intercalación en un documento auténtico que altere su significado (Filipinas)").

En otros países podrán hallarse disposiciones comparables en los códigos penales.

Conclusión

186. La mayoría de las legislaciones vigentes en materia de archivo prohiben el daño, mutilación, destrucción, sustracción de la custodia, etc., de los documentos y archivos públicos. Existen además sanciones para hacer observar el derecho de inspección, la inalienabilidad de los archivos públicos, el control sobre la exportación de archivos privados y el secreto profesional de los archiveros y per­sonas a cargo de la gestión de documentos. Algunos de estos temas o todos ellos pueden ser analizados en un código penal.

NOTAS AL CAPITULO 4.1

1. Archivum, vol. 28, pág. 105. 2. Archivum, vol. 17, pág. 247. 3. Archivum, vol. 28, págs. 257 y 258. 4. Archivum, vol. 28, pág. 65. 5. Archivum, vol. 28, pág. 107 (traducción). 6. Archivum, vol. 20, pág. 225.

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5. PRINCIPIOS RECTORES PARA LAS LEGISLACIONES Y LOS REGLAMENTOS

5.0 Introducción

187. En este capítulo aparece un resumen de los principales temas que deben tomarse en consideración para incluirlos en las legislaciones y los reglamentos relativos a los archivos. Algunos de estos temas ya han sido analizados en los principios rectores del NATIS (Capítulos IV y V) pero, a fin de presentar un con­junto de principios rectores autónomos, en los casos convenientes este estudio cita las partes pertinentes de las recomendaciones de los NATIS con las siglas NG e incluye el número del párrafo. Las demás indicaciones se refieren a los números de los párrafos de este estudio.

188. Este resumen establece una distinción entre los temas esenciales que deben ser recogidos por la ley y aquellos que son opcionales o que sería conveniente fueran incluidos en los reglamentos. Debe presentarse sumo cuidado al aplicar estos principios rectores a la estructura y los objetivos de los servicios de archivos de un país dado. Es más fácil cambiar los reglamentos que las leyes y, por consiguiente, constituyen una base más flexible a la hora de poner en práctica los programas para la gestión de archivos y documentos. Sin embargo, esta flexi­bilidad podría resultar un inconveniente en momentos de dificultades políticas o financieras ya que los programas para la gestión de archivos y documentos pueden alterarse mediante el sencillo acto de cambiar el reglamento o incluso por la interpretación de un reglamento demasiado flexible.

El reglamento establecido por el ministro responsabilizado con los archivos puede carecer de la autoridad necesaria ante las instituciones que respondan a otros ministros. Por ello, la ley debe definir claramente hasta dónde llegan las competencias y autoridades.

En la mayoría de los países la jerarquía legislativa establece que después de la ley, la cual entra en vigor por decisión del Parlamento, pero antes de los reglamentos ministeriales, se hallan las ordenanzas, decretos, etc., dictados por la Corona, el Presidente o el Consejo de Ministros u otras instancias facultadas para ello. Siempre que sea posible son preferibles los reglamentos que gozan de tal autoridad supraministerial a los reglamentos aprobados por un ministro o por la propia administración del archivo. En términos generales, la frontera que separa a la ley del reglamento depende en gran medida de la tradición jurídica y de la práctica administrativa de un país en particular.

5.1 Definición de los documentos y archivos en general (véanse párrs. 13 a 25)

189. Cada ley de archivo debe definir el concepto de documento público a fin de "evitar ambigüedades sobre el alcance de las responsabilidades de los Archivos Nacionales" (NG párr. 125). A fin de establecer las diferencias existentes entre la legislación relativa a los archivos y la legislación para otros campos de la información, es muy necesario que al definir los documentos quede claro que los documentos los crea, recibe y conserva una institución o un individuo en el desem­peño de sus funciones. No siempre es conveniente restringir la definición de los documentos públicos porque la legislación necesariamente influirá, en cierta medida, en los documentos y archivos privados.

190. La enumeración de los tipos o formas físicas que aparecen en la definición de los documentos siempre va a la zaga de las nuevas tecnologías por lo que conti­nuamente surgen problemas de interpretación^-). Por lo tanto es vital que en la

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definición se utilice un lenguaje general que abarque la información registrada, independientemente de su forma o características físicas (NG párr. 126). Una definición general de este tipo podría plasmarse detalladamente en el reglamento o en una circular en los cuales apareciera una relación no exhaustiva de los tipos y las formas de los documentos y otros materiales que se incluyen en esta definición.

5.2 Definición de los documentos y archivos públicos (véanse párrs. 26 a 32)

191. "Es importante que la legislación que tiene que ver con los documentos públicos se aplique no sólo a toda la gama de organismos que desempeñan las fun­ciones legislativa, judicial y administrativa del Estado, sino también a las cor­poraciones controladas por el Estado y a todas las demás organizaciones bajo el control directo o indirecto del gobierno que puedan considerarse organismos públi­cos. El no establecer controles estatutarios sobre la gama más amplia posible de organismos públicos da al traste con una gran parte de los fines que persigue la legislación en materia de archivos" (NG párr. 127).

Una definición referida al origen de los documentos, es decir a su proceden­cia, tiende más bien a reflejar la definición de documentos aceptada en términos profesionales (párr. 15) que a la definición relacionada con la propiedad. Sin embargo, este último tipo, unido al concepto británico de "custodia inalterada" de los documentos como fundamento del valor probatorio de los mismos se utiliza cuando lo que se persigue es incluir a los manuscritos históricos y demás documen­tos propiedad del Estado. "Independientemente del método de definición que se utilice, es deseable tomar medidas contra omisiones o cambios futuros en el esta­tuto de los organismos públicos mediante algún recurso formal que, sin recurrir a una nueva legislación, extienda el control establecido por la ley a cualquier documento que resulte estar excluido sobre la base de una interpretación técnica de la definición o por otras razones" (NG párr. 127).

5.3 Inalienabilidad e imprescriptibilidad de los archivos públicos (véanse párrs. 33 a 37)

192. Los archivos públicos son propiedad pública y forman parte de la propiedad pública; por lo tanto, tienen carácter intransferible e imprescriptible. Según la legislación del país de que se trate estas cualidades de los archivos pueden estar recogidas explícitamente en un derecho de archivo. Los Archivos Nacionales deben tener el derecho a recuperar los archivos públicos que se hayan extraviado o, al menos, el derecho a sacar copias de ellos (NG párr. 145).

5.4 Archivos que no son propiedad pública (véanse párrs. 38 a 50)

193. Los Archivos Nacionales deben estar facultados por la ley para adquirir archivos privados (NG párr. 143). Debe considerarse el establecimiento de una legislación que responsabilice a los Archivos Nacionales con el acopio y actuali­zación de un registro de todos los archivos cuya procedencia no sea pública y de todas las colecciones de documentos que resulten de valor para las investiga­ciones. La ley debe obligar a los propietarios y custodios de esos archivos "registrados" a conservarlos en las mejores condiciones posibles. Debe notifi­carse cualquier cambio del lugar donde estén depositados, y toda proposición para vender o de otra forma disponer de ellos debe someterse a las autoridades corres­pondientes. Debe prohibirse la exportación de tales archivos o, si no, estar

sujeta a la aprobación de las autoridades de archivo competentes (NG párr. 159). Puede concedérsele al Estado la prioridad para la compra de archivos privados.

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5.5 Funciones y organización de los servicios de los archivos públicos (véanse párrs. 51 a 56)

194. Las siguientes funciones de los servicios de archivos públicos nacionales, regionales, locales y de instituciones de archivo especiales deben ser estatu­tarias, además de las funciones inherentes a la gestión de documentos esbozados en los párrafos 200 y 201:

i) la custodia segura en edificaciones y condiciones ambientales adecua­das de todos los archivos nacionales, sea cual fuere la fuente, pública o no, de donde han sido transferidos, incluidos los archivos audiovisuales, legibles en máquina y de cualquier otro tipo;

ii) la ordenación y clasificación de los archivos de acuerdo con los prin­cipios y métodos de archivo aceptados;

iii) la creación de medios de referencia por cualquier procedimiento dis­ponible y adecuado para facilitar el acceso a los archivos y recuperar información de éstos,"

iv) la creación de salas de búsqueda o consulta en las cuales existan las instalaciones adecuadas para la inspección de los archivos legalmente abiertos al público y la creación de otros servicios de consulta nece­sarios para satisfacer las solicitudes por correo, etc.;

v) la creación de instalaciones para sacar copias de los archivos por medios fotográficos o reprográficos de otro tipo y para la venta de dichas copias;

vi) la creación de instalaciones para la restauración y conservación de los materiales de archivo de todo tipo por métodos adecuados;

vii) la publicación de guías, textos, calendarios, inventarios, medios de localización y demás obras dignas de publicarse preparados por el per­sonal de los Archivos o encargados por éstos;

viii) el fomento del valor educacional de los archivos por medios adecuados que incluyan la preparación de exposiciones y el préstamo de documen­tos para que se exhiban en exposiciones organizadas por otras institu­ciones (NG párr. 148).

195. El ministro o el Archivo Nacional o alguna autoridad suprema en materia de archivos pueden estar investidos de la autoridad formal para tomar medidas en relación con los documentos públicos. Los principios rectores de la NATIS (NG párr. 151) no establecen preferencias. Sin embargo, existen razones de peso para preferir que se delimiten las responsabilidades profesionales y las políticas, lo que puede lograrse concediendo a los Archivos Nacionales una suerte de autonomía y manteniéndolos en cierta forma independientes del ministro '.

En la mayoría de los países no compete a la legislación la tarea de definir la organización interna de ningún organismo ni las disposiciones en materia de personal. Sin embargo, es vital que la legislación relativa a los archivos públi­cos autorice el nombramiento del responsable del Archivo Nacional y defina sus deberes y responsabilidades estatutarias. Los detalles de la estructura y organi­zación internas, las cuales requieren algún grado de flexibilidad para poder hacer

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frente a las condiciones cambiantes así como la contratación y calificación del personal son asuntos en los cuales generalmente no se considera necesaria la auto­ridad estatutaria y que pueden resolverse a partir de los reglamentos generales de personal establecidos para el funcionamiento del Gobierno (NG párr. 149).

196. En relación con la organización interna de los servicios de archivos, su inclusión en la ley puede inmovilizar a la organización al no dejar mucho margen para evolucionar y realizar los cambios necesarios. Delmas ' presenta un pro­yecto teórico para la organización de los servicios de archivos dividido en tres etapas de crecimiento^). En 1977, la Asociación Nacional de Archivos Estatales y Administradores de Registros de los Estados Unidos aprobó los siguientes princi­pios para ayudar a los diversos Estados en la creación y funcionamiento de las instituciones estatales de archivo y gestión de documentos:

I. Legislación.

Una legislación global que reconoce el carácter fundamental de la relación de los documentos gubernamentales como instrumentos de rendición de cuentas por el gobierno al pueblo, prueba de los derechos y obligaciones públicas y privadas, fuente de información sobre asuntos que entrañen la continua administración y gestión del gobierno; conserva el patrimonio del Estado según se evidencia en los documentos; y proporciona la autoridad exclusiva para desempeñar las funciones y responsabilidades relacionadas con la gestión de archivos y documentos sobre una amplia base gubernamental.

II. Identidad institucional.

El carácter institucional del organismo como central de depósito de los documentos gubernamentales cuyo valor es permanente para conceder auto­nomía suficiente para su protección contra la injerencia política, incluida la inamovilidad del responsable del organismo, la protección de la adminis­tración pública a sus empleados y el control de las instalaciones, equipos y recursos del organismo.

III. Lugar que ocupa en la organización.

El lugar que ocupa dentro del gobierno impide el sometimiento del organismo a intereses en competencia; elimina la confusión de las funciones con otros organismos profesionales y disciplinas; protege contra la injeren­cia en las responsabilidades de los programas de otros organismos so pre­texto de una autoridad coordinadora; y evita entorpecimientos en la supervi­sión y el control por tener poco o ningún conocimiento profesional de sus responsabilidades y operaciones en el programa.

IV. Autoridad del programa.

Autoridad suficiente para que el organismo defina los problemas y necesidades del Estado en materia de documentos, prescriba programas adecua­dos y administre eficazmente el programa.

V. Responsabilidad exclusiva.

Responsabilidades exclusivas en el programa que no debiliten la responsabilidad fundamental del organismo en lo tocante a los documentos gubernamentales.

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VI. Asignaciones y gastos.

Financiación mediante asignaciones directas al organismo por parte de la Legislatura con autoridad para presupuestar e invertir dichos fondos.

VII. Política interna.

Determinación exclusiva por parte del organismo respecto de su polí­tica interna y sus necesidades profesionales.

VIII. Reglamentos y normas.

Facultades para prescribir y hacer cumplir las reglas; reglamentos y normas relacionadas con la gestión de los documentos gubernamentales-''.

5.6 Sistema nacional de archivos (véanse párrs. 62 a 69)

197. "La organización de los archivos públicos, que siempre ha sido motivo de preocupación en materia legislativa, está estrechamente relacionada con el sistema administrativo de cada país""'. En cualesquiera circunstancias será necesario crear una organización central, con funciones ejecutiva y de asesoramiento, que debe responder a un ministro encargado de la ejecución de una política nacional acordada en materia de archivos (véase párr. 198). En algunos países sería conve­niente que el Archivo Nacional o al menos un Directorio individual incorporado a él desempeñara estas funciones de coordinación, en algunos casos sería más ade­cuado crear una autoridad ejecutiva aparte mientras que, en otros, donde sea cons-titucionalmente imposible contar con una dirección central, sería factible lograr cierta coordinación a través de un Consejo Asesor debidamente constituido pero carente de poderes ejecutivos (NG párr. 161).

5.7 Responsabilidad ministerial (véanse párrs. 70 a 72)

198. Un asunto que requiere acciones legislativas y demanda un cuidadoso análisis es la elección del ministro responsabilizado con los archivos (NG párr. 150)'J. Los principios rectores de NATIS analizan los argumentos para poner a los archivos bajo el control del ministro de asuntos culturales y expresa su preferencia por un ministro que posea un grado considerable de influencia o autoridad interminis­terial. Esta preferencia se basa en el hecho de que un servicio de archivos debe participar activamente en las actividades generales de la gestión de documentos que podrían llevarse a cabo con mayor eficacia si contaran con el apoyo de un ministro así. Este asunto se analizó durante la XIX Conferencia Internacional de la Mesa Redonda en materia de Archivos"' la cual abogó por ubicarlo en el nivel más alto de la autoridad interministerial o supraministerial. Pero en este sen­tido "no puede afirmarse que ningún sistema sea ideal" ' , especialmente cuando se tiene en cuenta que el mejor ministro es aquel que se interesa personalmente en el trabajo de los archivos y la legislación no puede garantizar esta ubicación.

5.8 Organismo asesor (Consejo de Archivos) (véanse párrs. 73 a 83)

199. De acuerdo con la estructura que tenga el sistema nacional de archivos algu­nos países pueden preferir conceder facultades ejecutiva y de supervisión o una de éstas al Consejo de Archivos (véase párr. 197). Sin embargo, en la mayoría de las legislaciones de archivo, el Consejo de Archivos es sencillamente un cuerpo ase­sor que garantiza la participación y representación de los productores y usuarios de archivos en la formulación y ejecución de la plítica de archivos y gestión de

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documentos-'-"/. La ley debe determinar las funciones, las principales responsa­bilidades y la composición del Consejo de Archivos. Los detalles de participación en calidad de miembro y del funcionamiento deben fijarse en el reglamento-^).

Debe consultarse al Consejo respecto de todos los proyectos de carácter legislativo relacionados con los documentos y archivos, la creación o modificación de la red de archivos y todos los proyectos de calendarios de documentos. Asi­mismo podría ser conveniente consultar al Consejo sobre la posposición de tras­lados, la limitación del acceso a los documentos y el programa de capacitación. Puede pedirse al Consejo que participe en la redacción o revisión de la legisla­ción o el reglamento de los archivos o de ambas cosas. La ley debe especificar que el Consejo de Archivos está compuesto de miembros ex officio, entre ellos el Archivero Nacional, y de miembros designados por el Jefe de Estado o el Consejo de Ministros.

5.9 Gestión de documentos (véanse párrs. 84 a 92)

200. El séptimo Congreso Internacional de Archivos celebrado en 1972 recalcó la ausencia de una legislación especial que formule claramente los derechos y deberes de los archivos administrativos, en casi todos los países, excepto en los países socialistas1^. El grado de control que ejercen los servicios de archivos sobre los documentos de actualidad varía mucho de un país a otro '. El mínimo indis­pensable debe ser el derecho de inspección (véase párr. 202) unido al control de las labores de evaluación, destrucción y transferencia (véanse párrs. 204 y 205). La participación del Archivo Nacional en la gestión de documentos ^ debe exten­derse preferentemente a la formulación de normas, procedimientos y principios rec­tores y a la capacitación del personal de las oficinas de documentos de los orga­nismos. En muchos países y, a pesar de lo atractivo que pueda resultar, no sería viable una participación máxima que entrañe la responsabilidad estatutaria para toda la gama de funciones que acarrea la gestión de documentos y, de hecho, en los Estados Unidos recientemente se revisó esta posición.

201. Los reglamentos y circulares deben regir los siguientes aspectos:

- responsabilidades de los registros, - calificación profesional y capacitación, - creación de documentos, incluidos la gestión de formularios, normas en lo

tocante a los medios de información, equipos y suministros, gestión buro­crática,

- clasificación; los planes para el trabajo de clasificación pueden ser aprobados por el Archivo Nacional,

- clasificación de seguridad, - ordenación y descripción de los documentos,

consultas y préstamos (comunicación de documentos y archivos), - reprografía, - gestión de documentos vitales, - conservación.

5.10 Derecho de inspección (véanse párrs. 93 a 99)

202. El vínculo legal entre la gestión de documentos y el Archivo se establece concediéndole a este último el derecho de inspección no sólo en lo tocante a la depuración de documentos sino, en principio, de todas las funciones y operaciones de la gestión de documentos que tengan que ver con documentos de actualidad y semiactualidad. La inspección resulta inútil sin una disposición que prevea el empleo de sanciones como último recurso.

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5.11 Centros de documentos (véanse párrs. 100 a 102)

203. En los casos que sea posible, debe existir una autorización legislativa que permita al Archivo Nacional crear y dirigir centros de documentos si las circuns­tancias así lo exigen; también se requieren las facultades necesarias para obligar a los departamentos y organismos gubernamentales a trasladar los documentos caren­tes de actualidad a un centro de documentación (NG párr. 133).

5.12 Evaluación y destrucción (véanse párrs. 103 a 115)

204. La ley debe impedir que todos los organismos que producen documentos públi­cos los destruyan sin tener en cuenta los valores de investigación a largo plazo, y los Archivos Nacionales deben estar facultados para garantizar que dichos valo­res se definan y que se conserven los documentos que tengan interés a los efectos de la investigación (NG párr. 132).

5.13 Transferencia (véanse párrs. 116 a 131)

205. El principal requisito estatutario para la transferencia es que los documen­tos públicos seleccionados para su conservación permanente, es decir, aquellos que se han conservado más años que los prescritos, se trasladen al Archivo Nacional (NG párr. 134).

5.14 Depósito de publicaciones oficiales (véanse párrs. 132 a 136)

206. La prescripción del depósito legal de libros y demás publicaciones no com­pete a la legislación de archivos. Sin embargo debe depositarse en el Archivo Nacional una copia de archivo de cada una de las publicaciones gubernamentales, exista o no un depósito legal en la Biblioteca Nacional.

5.15 Conservación (véanse párrs. 137 a 142)

207. La primera responsabilidad del Archivo Nacional y de hecho de cualquier ins­titución de archivo es la custodia segura en edificaciones y condiciones ambien­tales adecuadas de todos los archivos. La legislación debe autorizar al Archivo Nacional a crear las instalaciones para la restauración y conservación de los materiales de archivo (NG párr. 148). Los reglamentos deben fijar las medidas de seguridad13'.

5.16 Ordenamiento y clasificación (véanse párrs. 143 a 149)

208. La legislación debe garantizar que se mantenga a todos los documentos públi­cos bajo un control administrativo e intelectual adecuado. Una de las funciones de cualquier servicio de archivos debe ser la ordenación y clasificación de los documentos de conformidad con los principios y métodos de archivo aceptados y la publicación de guías, inventarios y demás medios de localización.

5.17 Acceso (véanse párrs. 150 a 168)

209. El derecho a tener acceso a los documentos públicos, siempre y cuando se cumplan las condiciones dispuestas para proteger su custodia segura y condiciones físicas, deben estar claramente fijadas en la legislación de archivo. El aspecto más importante de esta cuestión a considerar es el periodo de años transcurridos a partir de la creación de los documentos durante los cuales los documentos públi­cos, como norma, deben mantenerse cerrados y no ser asequibles para labores de investigación. En la mayoría de los países el análisis de este problema ha dado lugar a que en términos generales la apertura de documentos se produzca cuando

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tengan más de 25 ó 30 años. Independientemente del periodo adoptado durante el cual los documentos están cerrados, es necesario establecer mecanismos que permi­tan dar acceso a algunos documentos luego de periodos más cortos o más largos a través de excepciones generales y, en casos excepcionales, permitir el acceso a investigadores individuales a aquellos documentos que estén cerrados (NG párrs. 140 a 142)16).

5.18 Reprografía (véanse párrs. 169 a 176)

210. Es conveniente que la legislación sobre los archivos disponga que no se viole el derecho de autor al copiar o publicar cualquier documento abierto a ins­pección pública y en poder del Archivo Nacional u otros archivos públicos (NG párr. 147).

211. Puede ser necesario incluir en la legislación relativa a los archivos una disposición en el sentido de que la validez legal de los documentos que se hallan en departamentos gubernamentales u otras organizaciones no se afecte con su tras­lado al Archivo Nacional. La legislación también debe velar por que el Archivo Nacional u otra autoridad en materia de archivo que legalmente posea dichos docu­mentos pueda certificar cualesquiera copias de éstos (NG párr. 146).

5.19 Personal (véanse párrs. 177 a 182)

212. Es de suma importancia que la legislación siente las bases para la existen­cia de reglamentos detallados para la contratación, nombramiento, promoción, cali­ficación profesional y capacitación del personal de archivos.

5.20 Ejecución (véanse párrs. 187 a 188)

213. Además de las disposiciones penales especiales para poner en práctica el derecho de inspección, la inalienabilidad de los archivos públicos, la protección y el control de la exportación de archivos privados y el secreto profesional de los archiveros y personas encargadas de la gestión de documentos, la legislación debe incluir una cláusula general que prohiba el daño, la mutilación, la destruc­ción y la sustracción de los documentos en poder de los archivos públicos.

NOTAS AL CAPITULO 5

1. Evans, Cyprus, párrafo 3.9. 2. Carbone-Guéze, Draft model law, pág. 24. 3. Delmas, Archives, pág. 292. 4. Véase también Actes des dix-huitième et dix-neuvième conférences

internationales de la Table Ronde des Archives, págs. 108 a 161. 5. Principles for State Archivai and Records Management Agencies, Atlanta:

National Association of State Archives and Records Administrators, 1981. 6. Duchein, Legislative foundations, pág. 39. 7. Rhoads, The role of archives and records management. 8. Actes des dix-huitième et dix-neuvième conférences internationales de la

Table Ronde des Archives, págs. 135 y 136. 9. Duchein, Legislative foundations, pág. 39. 10. Véase Delmas, Archives, pág. 305. 11. Véase Delmas, Archives, pág. 306. 12. Dolgih, La liaison, págs. 38 y 39. , 13. M. Duchein, Preface to Archivum, vol. 28, pág. 17.

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14. Rhoads, The role of archives and re componentes y otras características para la gestión de documentos.

15. Bautier, Principles, págs. 56 y 57. 16. Duchein, Les obstacles à l'accès.

ords management, analiza los elementos de los servicios y sistemas modernos

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6. BIBLIOGRAFÍA

Actes de la septième Conférence internationale de la Table Ronde des Archives: Le concept d'archives et les frontières de l'archivistique (Paris 1963).

Actes de la dixième Conférence internationale de la Table Ronde des Archives: I Problems concrets posés aux directions d'archives par les projets de libéralisa­tion en matière de communication de documents ... (Paris 1969).

Actes des onzième et douzième conférences internationales de la Table Ronde des Archives: I. Les archives imprimées. II. La mission des archives et les tâches des archivistes (s.d., s.p.).

Actes des dix-huitième et dix-neuvième conférences internationales de la Table Ronde des Archives; Nairobi 1978, Normes à respecter pour l'établissement et l'organisation des institutions d'archives; Gosier 1979, Gouvernement, administra­tion, archives (Paris 1981).

Archivum. Revue internationale des archives, vol. 17 (1967). La législation archivistique. I. Europe, 1er partie: Allemagne-Islande (1971); vol. 19 (1969), 2e partie: Italie-Yugoslavie (1972); vol. 20 (1970). La législation archivis­tique, II. Afrique, Asie (1972); vol. 21 (1973). La législation archivistique, III. Amérique, Océanie (1973);

Archivum. International Review on Archives. Revue internationales des archives, vol. 28. Archival legislation, Législation archivistique, 1970-1980 (1982).

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Pelmas, B., Archives, en: J.H. D'Olier y B. Delmas, Planning national infras­tructures for documentation, libraries and archives; outline of a general policy (Unesco, París 1975), págs. 227 a 328 (Documentation, Libraries and archives: studies and research, vol. 4).

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Duchein, M. , Obstacles to the access, use, and transfer of information from archives: a RAMP study (Unesco, París 1983) (PGI-83/WS/20).

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Mabbs, A.W. véase: Establishing a legislative framework, for the implementation of NATIS.

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Documentos del RAMP y otros conexos

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2. Unesco. General Information Programme. Expert Consultation on the Development of a Records and Archives Management Programme (RAMP) Within the Framework of the General Information Programme, 14-16 May 1979. Paris, Final Report (PGI-79/WS/II). Paris, Unesco, 1979. 36 págs. Existe también en francés.

3. Manning, Raymond, Gilberte Pérotin y Sven Welander, comps, and eds. Guide to the Archives of International Organizations. Part I. The United Nations System. Preliminary version (PGI-79/WS/7). Paris, 1979. 301 págs.

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5. Delmas, Bruno. The Training of Archivists -Analysis of the Study Programme of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization (PGI-79/CONF.604/COL.1). Paris, Unesco, 1979. 75 págs. Existe también en francés.

6. Unesco. Division of the General Information Programme. Meeting of Experts on the Harmonization of Archival Training Programmes, 26-30 November, Paris, 1979. Final Report (PGI-79/CONF.604/COL.7). Paris, Unesco, 1980, 18 págs. Existe también en francés.

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7. Roper, Michael. Democratic Republic of the Sudan; Establishment of a Technical Training Centre in Archival Restoration and Reprography (FMR/PGI-80/180). Paris, Unesco, 1980. 31 págs.

8. Kecskeméti, Charles y Evert Van Laar. Model Bilateral and Multilateral Agreements and Conventions Concerning the Transfer of Archives (PGI-81/WS/3) Paris, Unesco, 1981. 34 págs. Existe también en árabe, español, francés y ruso.

9. Silva, G.P.S.H. de. A Survey of Archives and Manuscripts Relating to Sri Lanka and Located in Major London Repositories (PGI-81/WS/4). París, Unesco, 1981, 100 págs.

10. Borsá, Iván. Feasibility Study on the Creation of an Internationally Financed and Managed Microfilm Assistance Fund to Facilitate the Solution of Problems involved in the International Transfer of Archives and in Obtaining Access to Sources of National History Located in Foreign Archives (PGI-81/WS/7). Paris, Unesco, 1981. 31 págs. Existe también en árabe, español, francés y ruso.

11. White, Brenda. Archives Journals; A Study of their Coverage by Primary and Secondary Source's"! (RAMP Studies and Guidelines). (PGI-81/WS/10) Paris, Unesco, 1981. 72 págs. Existe también en francés.

12. Pieyns, Jean. Feasibility Study of a Data Base on National Historical Sources in Foreign Repositories" (PGI-81/WS/24). Paris, Unesco, 1981. 66 págs. Existe también en francés.

13. Weill, Georges. The Admissibility of Microforms as Evidence: A RAMP Study (PGI-81/WS/25). Paris, Unesco, 1982. 84 págs. Existe también en español y francés.

14. Hull, Felix. The Use of Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Study with Guidelines (PGI-81/WS/26). Paris, Unesco, 1981. 64 págs. Existe también en español y francés.

15. Cortés Alonso, Vicenta. Perú: Sistema Nacional de Archivos y Gestión de Documentos: RAMP Proyecto Piloto (FM/PGI-81/110). París, Unesco, 1981. 56 págs. Existe también en inglés.

16. Crespo, Carmen. Republic of Argentina: Development of a Regional Demonstration and Training Centre at the School for Archivists, University of Cordoba (FMR/PGI-81/116 1)1 Paris, Unesco, Ï98Ï"! 28 pags"! Existe también en español.

17. Ricks, Artel. Republic of the Philippines: RAMP pilot project for the establishement of a regional archives and records centre. (FMR/PGI-81/158). Paris, Unesco, 1981. 49 págs.

18. Evans, Frank B. The Republic of Cyprus: Development of an archival and records management programme (FMR/PGI-81/166). Paris, Unesco, 1981. 64 págs.

19. Unesco. General Information Programme. Survey of Archival and Records Management Systems and Services 1982 (PGI-82/WS/3). Paris, Unesco, 1982. Existe también en francés.

PGI-85/WS/9 - pág. 89

Rhoads, James B. The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO International Standards to Archives Administration and Records Management: A RAMP Study (PGI-82/WS/4). Paris, Unesco, 1982. 95 págs. Existe también en español y francés.

Unesco. Division of the General Information Programme. Second Expert Consultation on RAMP (RAMP II) Berlin (West), 9-11 June 1982. Working Document (PGI-82/WS/6). Paris, Unesco, 1982. 31 págs.

White, Brenda. Directory of Audio-Visual Materials for Use in Records Management and Archives Administration Training (PGI-82/WS/8). Paris, Unesco, 1982. 71 págs.

Tirmizi, S.A.I. Guide to Records Relating to Science and Technology in the National Archives of India: A RAMP Study (PGI-82/WS/12). Parish Unesco, 1982. 84 págs.

Cook, Michael. Guidelines for Curriculum Development in Records Management and the Administrations of Modern Archives: A RAMP Study (PGI-82/WS/16). Paris, Unesco, 1982. 74 págs. Existe también en español.

Unesco. Division of the General Information Programme. Second Expert Consultation on RAMP (RAMP II) Berlin (West), 9-11 June 1982. Final Report (PGI-82/WS/24). Paris, Unesco, 1982. 54 págs. Existe también en español y francés.

Evans, Frank B. Malaysia: Development of the Archives and Records Management Programme (FMR/PGI-82/110). Paris, Unesco, 1982. 54 págs.

Ricks, Artel. Philippines: RAMP Pilot Project for the Establishment of a Regional Archives and Records Centre (Report N 2) (FMR/PGI-82/161). Paris, Unesco, 1982. 24 págs

Evans, Frank B. Writings on Archives Published by and with the Assistance of Unesco: A RAMP Study (PGI-83/WS/5). Paris, Unesco, 1983. 33 págs.

Evans, Frank B. y Eric Ketelaar. A Guide for Surveying Archival and Records Management Systems and Services: A RAMP Study (PGI-83/WS/6). Paris, Unesco, 1983. 30 págs. Existe también en español y francés.

Rhoads, James B. The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study (PGI-83/WS/21). París, Unesco, 1983. 56 págs. Existe también en francés.

Kula, Sam. The Archival Appraisal of Moving Images: A RAMP Study with Guidelines (PGI-83/WS/18). Paris, Unesco, 1983. 130 págs.

Hildesheimer, Françoise. Guidelines for the Preparation of General Guides to National Archives: A RAMP Study (PGI-83/WS/9). Paris, Unesco, 1983. 67 págs.

Duchein, Michel. Obstacles to the Access, Use and Transfer of Information from Archives: A RAMP Study (PGI-83/WS/20). Paris, Unesco, 1983. 80 págs. Existe también en francés.

PGI-85/WS/9 - pág. 90

34. Rhoads, James B. The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study (PGI-83/WS/21). París, Unesco, 1983. 56 págs. Existe también en francés.

35. Hendriks, Klaus B. The Preservation and Restoration of Photographic Materials in Archives and Libraries: A RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/1). Paris, Unesco, 1984. 121 págs.

36. Stark, Marie C. Development of Records Management and Archives Services within United Nations Agencies (PGI-83/WS/26). Paris, Unesco, 1983. 215 págs.

37. Kathpalia, Y.P. A Model Curriculum for the Training of Specialists in Document Preservation and Restoration: A RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco, 1984. 27 págs. Existe también en español y francés.

38. Seton, Rosemary E. The Preservation and Administration of Private Archives: A RAMP Study (PGI-84/WS/6). París, Unesco, 1984. 65 págs. Existe también en español y francés.

39 Taylor, Hugh A. Archival services and the concept of the user: A RAMP Study (PGI-84/WS/5). Paris, Unesco, 1984. 98 págs. Existe también en español y francés.

En la medida en que no se hayan agotado, se pueden obtener ejemplares de los estu­dios e informes supra sin costo alguno dirigiéndose a:

División del Programa General de Información Centro de Documentación 7, place de Fontenoy 75700 París, Francia