leidy johanna sierra_ investigación

7/25/2019 Leidy Johanna Sierra_ Investigacin

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PROCESOS DE NEGOCIO, ESTRATGICOS Y MISIONALES Y TIPOS DE

SISTEMAS DE INFORMACIN DE UNA INSTITUCIN EDUCATIVA.

LEIDY JOHANNA SIERRA BORRERO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER CVUDES

MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA

BUCARAMANGASANTANDER

2015


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LEIDY JOHANNA SIERRA BORRERO

Mdulo: Sistemas de gestin para educacin mediados por Tics.

Tutora Julieth Paola Herrera Mendoza

Profesor-consultor - Magister en Educacin.

UNIVERSIDAD DE SANTANDER CVUDES

MAESTRA EN GESTIN DE LA TECNOLOGA EDUCATIVA

BUCARAMANGASANTANDER

2015


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Introduccin.

En la presente investigacin se evidencian los procesos misionales y de negocio de una

institucin como modelo, adems se enuncian los sistemas de informacin que soportan el

servicio pblico educativo colombiano. Mediante la utilizacin de tablas y diagramas se

identifican cules son sus caractersticas y funcionalidades principales. Apoyando la herramienta

se describen dichos procesos que permiten evidenciar las tendencias modernas en cuanto a

construccin y desarrollo en una institucin educativa.

El trabajo culmina con unas conclusiones relacionadas con lo expuesto en el documento.


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Existen jerarquizaciones en torno a las organizaciones y niveles de decisin en el mbito

educativo. Siendo sistemas de informacin, a nivel de suprasistemas, las entidades del Estado

que regulan el sistema educativo y otros a nivel institucional correspondiente a los entes que

llevan a cabo el procesos estratgicos, misionales y de apoyo (UDES, 2013). A continuacin se

presenta esta jerarquizacin.

Las operaciones bsicas de un SI son la entrada de datos, procesamiento y almacenamiento

de datos y salida de datos. Esto permite el apoyo a diversos procesos que se llevan a cabo en una

organizacin como son las actividades estratgicas relacionadas con el mercadeo fidelizacin

de clientes; las actividades claves enfocadas en la venta y gestin de produccin y procesos de

Sistemas de informacin a nivel de

Suprasistema

Sistemas de informacin a nivel de la Institucin.

Aplicaciones de software que utilizan las entidades reguladoras

para hacer seguimiento al desempeo de las IE y la educacin

en general.

Sistemas de informacin a nivel del aula

Aplicaciones de software que implementan

procesos estratgicos, misionales y de apoyo de lasIE.

Aplicaciones de Software destinados a apoyo

de labores de enseanza aprendizaje


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apoyo como la contabilidad o el presupuesto, por ejemplo. Lo cual aplica para las organizaciones

educativas.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Nota fuente Adaptado de: Parra C. A (2014). ://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos.

Para el caso interno de una Institucin educativa entre los procesos clavespara la gestin

acadmica se tiene un sistema de registro de notas y calificaciones que utilizando un softwareespecfico, permite la incorporacin de la informacin, procesamiento, anlisis y por ltimo la

reproduccin de los informes en diferentes medios, principalmente el impreso, consolida los

criterios, resultados, calificaciones de acuerdo a la escala valorativa estipulada. As mismo se

ENTORNO OPERACIONAL DE UNA ORGANIZACIN EDUCATIVA.

ESTUDIANTES RECTOR-DOCENTES

PADRES DE FLIA

INSTITUCIONES

ENTIDADES REGULADORAS: MEN-SECRETARIAS DE EDU.

Almacenamiento PREOCESAMIENTO SALIDA

RETROALIMENTACIN

SISTEMA DE INFORMACIN

PROCESOS

ESTRATEGICOS CLAVES DE APOYO


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cuenta con una base de datos que permite la organizacin y registro de matrcula de estudiantes y

as como de las novedades de traslado, desercin o retencin.

Los procesos estratgicosse encuentran apoyados en sistemas de informacin no integrados

para el desarrollo y automatizacin de la informacin en cuanto a autoevaluacin, la cual debe

incorporarse a la plataforma nacional del SIGCE, sistema de gestin de las Instituciones

educativas.

Otro sistema, pertenece al mbito administrativo y de manejo de recursos dentro de los

procesos de apoyo. Para este se cuenta con un sistema de presupuesto y contabilidad quepermite llevar un control ordenado de los ingresos, egresos y movimientos econmicos y

productivos de la institucin. Esto es de vital importancia, toda vez que ayuda a que los informes

solicitados por las entidades competentes y de vigilancia, los reciban oportunamente y con los

requerimientos definidos. Este proceso de apoyo requiere de un asesor profesional que apoye a la

oficina de recursos de la Institucin que est a cargo del secretario- pagador.

Sin embargo Meza (2009) ha detectado inconvenientes relacionados con que algunos

sistemas de informacin no son integrados ya sea porque han sido de desarrollo propio o

adquirido por un proveedor o de software por tanto no son adaptables a otras plataformas los que

dificulta disponer de la informacin en tiempo real. Otro aspecto tiene que ver con la

automatizacin de los procesos, cuando se contrata un equipo de programadores y estos no

verifican si los procesos se realizan de forma correcta. Por ltimo muchos sistemas

Planeacin educativaProyeccin de matrcula

Reserva y asignacin de cupos

Pre matricula, inscripcin alumnosnuevos

Matricula.Alumnos antiguos y nuevos

Padre de familia entrega requisitosen las fechas corres ondientes

Ente institucional verifica requisitos e

in resa a Simat la novedad


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administrativos adquiridos por la IE, son proporcionados por proveedores que no ha tenido

experiencia en el sector y por tanto no cumplen con los requerimientos propios de la institucin.

SISTEMAS DE INFORMACIN DE ENTIDADES REGULADORAS DE LAEDUCACIN.

Estos sistemas de informacin surgen como necesidad del Estado de disponer de estadsticas

confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial de la educacin en todos sus niveles, y de

esta manera tomar decisiones ms acertadas para mejorar la calidad de la misma (UDES, 2013)

esto propende a la unificacin de criterios y evitar el flujo de informacin no estructurada. Este

trabajo lo lleva a cabo el Ministerio de Educacin Nacional, por medio de la Direccin de

Planeacin y el Programa Nuevo Sistema Escolar

En este se trata informacin sectorial de gestin, coordinacin, planeacin y administracin

de IE nacionales y territoriales. Esta aplicacin trabaja a dos niveles: Nivel nacional, el cual

maneja la informacin estadstica de cobertura, calidad e inversin tanto en educacin bsica y

media como superior, y el sistema de apoyo a la gestin interna del Ministerio de Educacin.

Tambin trabaja a nivel territorial: Comprende el desarrollo del sistema de informacin de apoyo

a los procesos operativos, de planeacin y misionales de las secretaras de educacin y de las

instituciones educativas.

SISTEMAS DE INFORMACIN SEGN DOMINIO DE APLICACIN.

SINEB

EVI SINCE

SIMAT SICIED SNIES

SACES

SPADIES

SAC

S. MONITOREO TIC

RECURSOS H

VENTANILLA NICA

ASISTENCIA TECNICA

EDU.BASICA Y MEDIA

EDU.SUPERIOR

SIET

EDU.PARA EL TRABAJO

OTROS SISTEMAS


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Este Sistema de Informacin es un conjunto de aplicaciones y programas que no slo

permite contar con informacin, sino que tambin propicia el libre acceso a informacin sobre la

calidad y cobertura en la educacin, as como la generacin de una cultura de uso de informacin

para la gestin, la toma de decisiones, la rendicin de cuentas y la participacin ciudadana en el

seguimiento de resultados. De la pgina del ministerio de Educacin se han consultado las

siguientes:

EDUCACIN BSICA Y MEDIA.

SINEB: Sistema de Informacin Nacional de Educacin Bsica y MediaEste sistema recoge

los datos que deben reportar los establecimientos educativos oficiales y no oficiales a los

municipios y/o departamentos.Estos reportes incluyen la informacin de los establecimientos educativos, la situacin

acadmica de los estudiantes al finalizar el ao anterior, los resultados de calidad y los datos de

los docentes de establecimientos privados, entre otros.

Cada entidad territorial debe contar con un sistema de informacin confiable y actualizada. De

esta manera los municipios alimentan el sistema con la informacin que les proporciona las

instituciones educativas, y los departamentos, con los reportes suministrados por los municipios.

El SINEB proporciona los datos necesarios para determinar la cobertura, la calidad y la

eficiencia del servicio, brinda a la Nacin, los departamentos, los distritos y los municipios la

Flujo de informacin de la situacin acadmica y de calidad SINEB

Instituciones

educativas Municipios Departamento Cobertura

Calidad

EficienciaPlaneacin del servicio

MEN


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informacin requerida para la planeacin del servicio educativo y para la evaluacin de sus

resultados.

Entre otros objetivos, con el SINEB es posible estimar los costos y determinar las fuentes de

financiamiento del servicio pblico educativo. Adems, sirve de base para distribuir entre las

entidades territoriales los recursos de la participacin para educacin del Sistema General de

Participaciones, de acuerdo con la poblacin atendida y la poblacin por atender.

EVI: El sistema de informacin de Evaluacin institucional y tarifas de Establecimientos

educativos privados de educacin preescolar, bsica, y media, permite la gestin del presupuesto.

En este sistema se gestiona el proceso de evaluacin institucional de la calidad del servicio

prestado por establecimientos educativos de preescolar, bsica y media, as como el reporte de

informacin financiera y la fijacin de tarifas.

Todos los establecimientos privados registran en lnea su autoevaluacin institucional (existe

un formulario para colegios, el 1A, uno para jardines: 1B, otro para educacin de adultos: 1C y

para establecimientos nuevos) junto con su informacin financiera y propuesta de tarifas

(formulario 2). Adjuntan las actas de revisin de esta informacin por el Consejo Directivo y

contador o revisor fiscal. Deben reportar sesenta das antes de la matrcula.

A partir de esta informacin, las secretaras hacen seguimiento al proceso, generan

resoluciones de clasificacin y tarifas para cada establecimiento educativo (antes de que este

matricule) y organizan las visitas de evaluacin externa. Esto se hace una vez al ao, para

calendario A y B.

.

SINCE. El sistema nacional de informacin de la contratacin educativa, es una estrategia

usada en el Proyecto de Ampliacin de Cobertura para la Poblacin Vulnerable que lidera el

Ministerio de Educacin Nacional para facilitar el acceso a la educacin formal de nios, nias y

jvenes de poblaciones afectadas por el conflicto armado, indgenas, con discapacidades y de

reas rurales dispersas. Este proyecto es financiado con recursos adicionales. Con ellos, mediante

contratacin del servicio educativo a travs del banco de oferentes, se atiende a estas poblaciones

que han permanecido excluidas del sistema


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SIMAT: El sistema integrado de matrcula SIMAT es una herramienta que permite organizar

y controlar el proceso de matrcula en todas sus etapas, as como tener una fuente de informacin

confiable y disponible para la toma de decisiones.

El SIMAT contribuye a mejorar la gestin del proceso de matrcula de cada secretara de

educacin, permitiendo realizar consolidar informacin, generar reportes y realizar seguimiento a

todo el proceso. La administracin eficiente de todo el proceso de matrcula es el elemento

fundamental en la poltica de cobertura, para lo cual se deben tener las siguientes etapas:

Proceso de matricula

El proceso de matrcula es el conjunto de polticas, procedimientos y actividades, que

permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el

Sistema de Educacin Oficial del Pas.

Los procesos que apoyan son:

ETAPAS EN EL PROCESO DE MATRICULA

C1. Establecimiento de directrices criterios, procedimientos y

cronograma para la organizacin.

C2. Proyeccin de cupos

C3. Solicitud, reserva y asignacin de cupos

C4. Registro de matrculas

C5. Seguimiento


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Nota Fuente: Ministerio de educacin nacional MEN (2014)http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-

article-297837.html

Los mdulos del SIMAT que apoyan el proceso de matrcula son:

SICIED: El Sistema Interactivo De Consulta De Infraestructura Educativa es un sistema de

informacin que permite cuantificar, evaluar y calificar el estado de la infraestructura educativa,

en relacin con los estndares determinados en la Norma Tcnica Colombiana ICONTEC - NTC

4595 (Planeamiento y Diseo de Instalaciones y Ambientes Escolares). El SICIED comprende la

Registro de

estudiantes.

Informacin de losestudiantes

Proyeccin.

Base de la continuacin delos estudiantes antiguos

Inscripcin

Ingreso de alumnos nuevosal sistema

Promocin

Grado siguiente dealumnos antiguos

Matrcula

Administracin

del sistema

Reportes
http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-297837.htmlhttp://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-297837.htmlhttp://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-297837.htmlhttp://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-article-297837.html


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metodologa de trabajo para realizar el proceso de recoleccin de la informacin y la plataforma

(software). Para recopilacin y consulta de la informacin, adicionalmente el SICIED articula

informacin general de la sede (Entorno, propiedad, servicios pblicos, etc.) y de cada una de las

reas educativas, con fotografas y planos generales de las edificaciones que comprende la sede

educativa.

SIMPADE: El Sistema De Informacin Para El Monitoreo Prevencin y Anlisis De La

Desercin Escolar cuenta con informacin del estudiante, de su ncleo familiar, del contexto

institucional y municipal con el fin ser analizada por los diferentes niveles de administracin del

sistema educativo para tomar decisiones que mejoren la permanencia escolar. Adicionalmente

cuenta con un ndice de riesgo como resultado del anlisis de la informacin.

EDUCACION SUPERIOR

SNIES: El Sistema Nacional de Informacin de la Educacin Superior (SNIES), es un

sistema de informacin que ha sido creado para responder a las necesidades de informacin de la

educacin superior en Colombia. En este sistema se recopila y organiza la informacin relevante

sobre la educacin superior que permite hacer planeacin, monitoreo, evaluacin, asesora,

inspeccin y vigilancia del sector.. Este sistema como fuente de informacin, en relacin con las

instituciones y programas acadmicos aprobados por el Ministerio de Educacin Nacional,

consolida y suministra datos, estadsticas e indicadores.
http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/articles-217541_GRAFICO_CONSOLIDACION_IES.jpg


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Nota Fuente: Ministerio de educacin Nacional (2014). http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-

article-217541.html

.

Este proceso inicia con la recopilacin de la informacin al interior de las Instituciones de

Educacin Superior (IES), por lo que el Ministerio de Educacin Nacional ha establecido uncalendario de reporte con las fechas y la informacin por gestionar. La recoleccin de esta

informacin se puede realizar de tres formas: por medio de sistemas que se consiguen en el

mercado para tal fin; mediante desarrollos propios de las mismas instituciones, o a travs de

archivos de Excel predefinidos por el Ministerio de Educacin Nacional. Estas posibilidades

adems de permanecer en constante actualizacin y mejoramiento, siempre estn al alcance de

las ltimas soluciones tecnolgicas disponibles y son impulsadas por la evolucin del Sistema

Nacional de Informacin de Educacin Superior (SNIES).

Cada institucin tiene instalado un sistema de almacenamiento de datos llamado SNIES local,

desde el que se compila toda la informacin consolidada que luego es cargada a la gran base de

datos del sector: el SNIES central. La migracin de la informacin se realiza a travs de Internet.

Esta gran base de datos se complementa con la informacin transmitida por el Sistema de

Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior (SACES) y, de otras fuentes estratgicas

del sector como ICETEX, SENA, ICFES y COLCIENCIAS. Concluida la consolidacin de la

informacin del sector en el SNIES, el Ministerio de Educacin Nacional lleva a cabo el proceso

llamado Gestionar del SNIES' que permite depurar la informacin y la posibilidad de alimentar

dos sistemas de informacin especializados de la educacin superior:

SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educacin Superior. Este sistema fue

creado para que las Instituciones de Educacin Superior (IES) realicen de forma automtica los

trmites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional como:

Reconocimiento de Personera Jurdica, aprobacin de estudio de factibilidad para institucionesde educacin superior pblicas, cambio de carcter, reconocimiento como universidad,

redefinicin para el ofrecimiento de ciclos propeduticos, autorizacin de creacin de

seccionales, pblico objetivo, va dirigido a las instituciones de educacin superior.


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PROCESO PARA SOLICITUD DEL REGISTRO CALIFICADO

SPADIESes un sistema de informacin especializado para el anlisis de la permanencia en la

educacin superior colombiana a partir del seguimiento a la desercin estudiantil, que consolida

y clasifica la informacin para facilitar el acompaamiento a las condiciones que desestimulan la

continuidad en el sistema educativo.

Proceso de

radicacin

Radicado Asignacin de pares

Visita de

pares

En autos Evaluacin.Resolucin


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EDUCACION PARA EL TRABAJO.

SIET: En el 2010 se dise e implemento el Sistema de Informacin de la Educacin para el

Trabajo y el Desarrollo Humano (SIET) el cual es una herramienta informtica creada para que

las secretaras de educacin de las entidades territoriales certificadas ingresen la informacin de

las instituciones y los programas de educacin para el trabajo y el desarrollo humano (antes

educacin no formal) que tengan licencia de funcionamiento y registro. Este sistema busca

brindar informacin confiable a la comunidad educativa sobre la legalidad de estas instituciones

y programas, es decir, que toda la informacin all consignada est aprobada por las secretaras

de educacin y avalada por el Ministerio de Educacin Nacional. El SIET actualmente les

permite a los ciudadanos tener informacin sobre estos programas e instituciones, la duracin de

los mismos, su certificacin de calidad y costos educativos. El proceso de registro en el SistemaSIET de Instituciones de Formacin para el Trabajo y Desarrollo Humano -IETDH- y Programas

de Formacin es realizado directamente por las Secretaras de Educacin Certificadas luego de

realizar las respectivas evaluaciones y aprobaciones. Despus de esto las IETDH son las

encargadas de subir su informacin de matrcula, certificados y costos.

OTROS SISTEMAS

Sistema nacional de monitoreo TIC. Seguimiento al uso de computadores y la conectividad

en las sedes educativas. El seguimiento y monitoreo de la red de conectividad de los

establecimientos educativos del pas es de vital importancia para obtener la Conexin Total, pues

permite conocer el mejor uso de los equipos y tomar las mejores decisiones para lograr la

conectividad. Por eso, ingrese al Sistema de Monitoreo y registre los computadores de su

establecimiento. Pblico objetivo Secretaras de educacin, directivos de establecimientos

educativos, alcaldes, gobernadores y gerentes de tecnologa de las entidades territoriales.

Importancia Con el Sistema Nacional de Monitoreo se garantiza el cumplimiento de los objetivos

del Ministerio y las Secretaras de Educacin en cuanto a conectividad de los establecimientos

educativos. Adems de que permite conocer y entender el comportamiento y uso de las TIC en

las aulas colombianas, tanto rurales como urbanas.

La tecnologa se ha convertido en un pilar fundamental para la educacin del pas, conocer de


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cerca su aplicacin, permite identificar las necesidades y las acciones para satisfacer los

requerimientos del sector

Recursos humanos: Sistema para mejorar la gestin del recurso humano en las secretarias.Es un sistema de Informacin para apoyar en las secretaras de educacin los procesos de

administracin, organizacin y control de la informacin relacionada con la gestin del recurso

humano, as como la liquidacin de la nmina para el personal docente y administrativo de las

Secretaras de Educacin.

Este sistema de informacin cubre los alcances de definicin de la planta personal,

continuando con la seleccin e induccin del personal, la administracin de la carrera

administrativa y el escalafn docente, el desarrollo de procesos de capacitacin y bienestar, la

administracin de las hojas de vida, finalizando con la generacin y liquidacin de la nmina

para los funcionarios docentes y administrativos de la Secretara de Educacin.

Sistema de informacin de asistencia tcnica:El sistema de Asistencia Tcnica permite al

Ministerio de Educacin Nacional brindar asesora a los diferentes entes territoriales e

Instituciones de Educacin Superior en el diagnstico de su situacin, administracin de sus

recursos financieros y humanos, administracin de la informacin de matrcula y utilizacin de

herramientas tecnolgicas. Pblico objetivo Secretaras de educacin, directivos de instituciones

de educacin superior. La asistencia tcnica colabora con las entidades territoriales e

Instituciones de Educacin Superior en la implementacin de los procesos de planeacin, gestin

y articulacin con el Ministerio de Educacin Nacional.

Ventanilla nica:Es una herramienta que le permite realizar los trmites y servicios

dispuestos en lnea por el Ministerio de Educacin Nacional., en lnea lo que le evita

desplazamientos, hacer filas, le ahorra tiempo y dinero, con resultados eficientes y confiables,

pues las dependencias y entidades trabajan de forma articulada para hacer ms sencillos los

trmites que necesitan los ciudadanos. Usted puede hacer seguimiento de sus procesos y estar

enterado de todos los pasos o el estado de sus trmites por medio de esta Ventanilla nica.

Adems, puede realizar consultas, quejas y sugerencias sobre el sector educativo.
https://vumen.mineducacion.gov.co/VUMEN/https://vumen.mineducacion.gov.co/VUMEN/https://vumen.mineducacion.gov.co/VUMEN/


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Conclusiones.

- Loa sistemas de informacin, a nivel de suprasistemas, corresponden a las aplicaciones

de software de las entidades del Estado que regulan el sistema educativo y otros a nivel

institucional correspondiente a los entes que llevan a cabo los procesos estratgicos,

misionales y de apoyo.

- Los procesos estratgicos dentro de una institucin educativa estn los relacionados con

la autoevaluacin institucional y la gestin de calidad. Lo correspondiente a matriculas,

planificacin de actividades y gestin comunitaria hace referencia a los procesos claves

de la institucin. Los procesos de apoyo son aquellos que ayudan a que se lleve a cabo su

misin principal, como el presupuesto, la contabilidad y el recurso humano.

- Entre los sistemas de informacin ms importantes en una institucin estn los que

apoyan el control de matrculas, las calificaciones y la contabilidad.

- Los sistemas de informacin surgen como necesidad del Estado de disponer de

estadsticas confiables y oportunas sobre el desempeo sectorial de la educacin en todos

sus niveles, y de esta manera tomar decisiones ms acertadas para mejorar la calidad de la

misma.

- Los sistemas de informacin para la educacin bsica y media estn el SINEB, EVI,

SINCE, SIMAT, SICIED, SIMPADE.

- Los sistemas de informacin para la educacin superior estn el SNIES, SACES,

SPADIES.

- Los sistemas de educacin para el trabajo est el SIET y otros sistemas son SAC, Sistema

de monitoreo TIC, recursos Humanos, Ventanilla nica, Asistencia Tecnica.


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Sistema de informacin de asistencia tcnica (2012 ). extrado de


Ventanilla nica. Extrado de:http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-article-185481.html
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