1

Leonardo da VinciMobilitetsprosjekterBergen, 28.09.11

Tore Kjærgård og Siv Andersen

SIU melder tilbake til søker om søknaden er godkjent for behandling (eligible)

Sende inn Leonardo mobilitetssøknad elektronisk og i papirutgave

Søkers / kontraktors oppgaver

SIUs oppgaver

Søknadene vurderes av interne og eksterne eksperter, og endelig tildeling godkjennes avNasjonalt utvalg for Leonardo-programmet.

SIU melder tilbake til søker om søknaden fårtildeling eller ikke. Hvis søknaden får tildeling blir søker (heretter kalt kontraktor) invitert til

å inngå kontrakt med SIU.

Søkers / kontraktors oppgaver

SIUs oppgaver

Kvalitativ tilbakemelding på søknad med innspill til evt. forbedringer.

SIU sender kontrakt til kontraktor.Kontrakt skrives ut i 2 eksemplarer,

signeres av ansvarlig ved institusjonen ogbegge eksemplarer returneres til SIU.

SIU signerer kontraktseksemplarene og returnererdet ene til kontraktor.

Oppstart av aktivitetene i prosjektet

Kontraktor må inngå skriftlig avtale med alle deltagerne

og mottakerorganisasjonene. EU-kommisjonens standard

minimum kontrakt skal benyttes som basis for avtalene.

Innen 45 dager etter kontraktsinngåelse,

utbetaler SIU 80 % av kontraktsbeløpet.

Kontraktor skal sende inn sluttrapport til SIU innen 60 dager etter utløp av

kontraktsperioden.

SIU behandler og kontrollerer sluttrapporten. Noen utvalgte prosjekter blir kontaktet for en

utvidet kontroll. Kontraktor må da sende inn supplerende dokumentasjon som

kopi av reisebilag. Når dette arbeidet er sluttført utbetales sluttoppgjøret, eventuelt

innkreves for mye utbetalt.

Sluttrapporten skal omfatte: • Kvalitativ (skriftlig) evaluering• Økonomisk rapport • Kopi av et utvalg av deltagerrapportene

Fra 2011 samles kvalitativ og økonomisk rapport i et skjema som genereres i Mobility Tool

7

Leonardo da VinciØkonomi

88

• Kontrakten

• Utbetaling

• Valuta

• Dokumentasjon

• System

• Sluttrapporten

99

Kontrakten

• Grant Agreement består av;• Special Conditions• General Conditions• Annexes I-VI

• Økonomiske betingelser i kontrakten• Utbetalinger 80/20• Bankkonto (eurokonto)• Rapportering av økonomi• Kontroll og revisjon

1010

Utbetaling

• Utbetalingsprosedyre:

• De første 80% av tilskuddet utbetales senest 45 dager etter at kontrakten er signert

• Resten av tilskuddet utbetales etter at sluttrapport er innsendt og godkjent

1111

Valuta

• Valutakurs (kontraktens pkt. IV.2)

• Kontrakten gjøres i EUR

• All rapportering skjer i EUR

• Valutakurs = kursen den dagen de første 80% av kontraktssummen ble innbetalt til kontraktors konto

1212

Dokumentasjon

Hva bør dere ta vare på?

• Alle bilag og kvitteringer på utgifter i forbindelsemed prosjektet/aktiviteten

Slik dokumentasjon kan være;

• Reiseutgifter; (virkelige kostnader) kopi av;Fakturaer, kvitteringer, reisedokumenter, boarding pass, bevis på betaling

• Kost og losji utgifter; Reisedokumenter eller hotell kvittering med datoer for innreise og utreise.

• Forberedelsesutgifter; Liste og antall deltakere som har deltatt i forberedende aktiviteter

• Administrasjonskostnader; Liste og antall deltakere

13

System (1)Hvordan systematisere dette?• Registrere alle deltakerne fortløpende i

Multipass/Mobilty Tool

Hvorfor?• God oversikt• Forenkler senere rapportering

Ha en perm med skilleark på hver deltaker• Legge alle kvitteringer på reiser/opphold/Europass pr.

deltaker fortløpende

Hvorfor?• God kontroll og oversikt på innlevert materiell • Letter arbeidet med å få inn manglende

dokumentasjon fra deltakerne (tidligere ute)

14

System (2)

All erfaring tilsier at et godt system legger tilrette for full utbetaling - og raskere utbetaling

15

Rapportering

• Ingen kopi av bilag skal sendes inn ved rapportering, men dokumentasjon på gjennomført mobilitet må sendes inn sammen med sluttrapport

• Enkelte utvalgte prosjekter vil bli kontaktet av SIU for innsending av dokumentasjon av innrapporterte utgifter

1616

Sluttrapport

• Tidsfrister• Kontraktor: rapport sendes NA 60 dager etter ferdig

prosjekt/sluttdato kontraktens pkt. II.2 + 60 d.

• NA(SIU): vurdering sluttrapport og utbetaling sluttavregning senest 90 dager etter mottatt sluttrapport

• Bilagsarkiv

• Alle bilag på kostnader og aktiviteter skal arkiveres i 5 år etter mottatt sluttavregning

• Ekstern revisjon av regnskapet kan bli gjennomført!

17

Leonardo da VinciEuropass mobilitet/Europass

Skills Passport

18

Transparens i kvalifikasjoner og kompetanse 2004

A single framework for the transparency of qualifications and competences

Benyttes i hele Europa og skal fremme• Mobilitet• Livslang læring• Bedre informasjon og mer klarhet• Gjenkjennelse og anerkjennelse av kvalifikasjoner

Mål

19

Hva er Europass?

20

Europass mobilitetDokumenterer utenlandsopphold i Europa og beskriver

hva en har lært under oppholdet

1. Innehaver2. Utsteder3. Sender- og mottakerorganisasjon4. Formål og organisering5. Innhold og resultater

A. Innhold og resultater - beskrivendeB. Innhold og resultater - ECTS

Takk for oppmerksomheten!siu.no/leonardo

leonardo@siu.no