Les enjeux de la facture dématérialisée

Source de gains et d’amélioration des procédures internes et externes

On édite chaque année en France environ 2 milliards de factures, dont environ 3 % au format électronique. Le coût de traitement de chacune peut être estimé entre 10 à 15€. La répartition de ce coût est d'environ un tiers pour le fournisseur qui émet la facture et des 2 tiers restant pour le client qui doit la régler, d'où l'intérêt de se pencher sur l'optimisation de ce poste, obligatoire, mais non productif. Ceci posé, l'enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas seulement être considéré de manière économique, c'est aussi un problème légal et organisationnel.

> DÉFINITION ET TYPES DE FACTURES DÉMATERIALISÉES La facture est à la fois

un document commercial, traduisant au client le coût convenu de son achat, mais aussi, un document fiscal, utilisé pour porter les montants de TVA et destiné à faire preuve en cas de contrôle.

De ce dernier aspect découlent les règles fixées par l'administration fiscale en matière de dématérialisation. Elles sont, comme toujours, très précises, ce qui justifie la notion de dématérialisation fiscale.

2 types de factures, 2 statuts fiscaux

Dans la majorité des cas, la facture est encore émise sur un support papier, plus rarement sous format électronique. L'administration fiscale ne considère que les originaux, ils ne peuvent donc pas être traduits ou transférés sur un autre support. Deux cas de figures :

la facture est émise sur support papier : le client doit en conserver un exemplaire papier. la facture est émise sur support électronique : l'opération doit répondre à certaines règles

> ENVIRONNEMENT RÉGLEMENTAIRE ET FISCAL La dématérialisation fiscale c'est la dématérialisation des factures suivant des règles admises par l'administration fiscale. A

défaut de pouvoir suivre ces règles, il convient, en parallèle, de produire, échanger et archiver les documents au format papier. Qu’est-ce que la dématérialisation fiscale de la facture ?

Les factures fiscalement dématérialisées et échangées entre deux partenaires commerciaux correspondent à la télétransmission de « factures » sous forme électronique, sans que celle-ci soit échangée sous forme de document papier. L’administration fiscale reconnaît ainsi la validité du fichier émis et/ou reçu en tant que preuve. Pour supprimer définitivement le papier, il faut cependant s’assurer de respecter un cadre légal parfaitement défini. Basée sur la Directive européenne 2001/115/CE, la réglementation française a précisé le champ d’application des échanges de la facture par voie électronique dans le Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003. Deux modes d’échange sont aujourd’hui à la disposition des entreprises françaises pour dématérialiser leurs factures. Quel qu’il soit,

il doit garantir l’intégrité du contenu et l’authenticité du fichier. L’Echange de Données Informatisé (EDI) via un fichier structuré (interprétable automatiquement par programme

informatique) Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique

> LES ACTEURS DE LA DÉMATÉRIALISATION ET COMMENT CHOISIR SON PARTENAIRE

Comment choisir un prestataire de services ?

Dès lors qu’une entreprise dématérialise ses factures selon le Code Général des Impôts, elle doit avoir recours à un « système de télétransmission ». Cette expression, utilisée dans les textes réglementaires, doit se comprendre comme « outil de dématérialisation », c’est-à-dire comme un système comprenant un ensemble de logiciels qui concourent à l’émission, à la réception, au contrôle, à l’archivage et à la restitution des factures émises et/ou reçues ainsi qu’à l’établissement de la liste récapitulative et du fichier des partenaires. Le choix des solutions de dématérialisation des factures porte sur une variété de critères, quatre éléments sont régulièrement mis en

avant par les personnes interrogées (source : MARKESS International) La conformité de la solution avec la législation fiscale de l’Etat La présence d’une offre d’archivage des factures électroniques au sein de la solution de dématérialisation proposée L’expérience des prestataires Les standards de dématérialisation et d’échange supportés par la solution

Typologie des prestataires ?

Les entreprises qui font le choix de la dématérialisation se tournent en majorité vers deux profils de prestataires pour mener à bien leurs projet; les opérateurs proposant des services externalisés et des éditeurs dont les solutions peuvent être opérées sur site mais également en mode SaaS pour certaines d’entre elles. Le schéma ci-dessous positionne ces acteurs en distinguant le mode d’opération de la solution : sur site ou hors site, avec une prise en charge de la dématérialisation, voire du processus de facturation par le prestataire ; et le flux de facturation traité : entrant, sortant ou mixte.

Au-delà de ces fournisseurs de solutions de dématérialisation, d’autres catégories d’acteurs interviennent également sur de tels projets : Des intégrateurs assurant notamment l’intégration de la solution de dématérialisation de factures avec le reste du système

d’information de l’entreprise. Se retrouvent sur ce marché des grands intégrateurs généralistes, tels que Accenture, Atos Origin, Capgemini, CSC, IBM, Logica, Sopra Group, etc., qui apportent également un expertise de conseil dans de tels projets

Des spécialistes de l’archivage, tiers archiveurs (CDC Arkhinéo, Numéri+…) ou éditeurs spécialisés dans des solutions d’archivage déployées dans les organisations (Cecurity.com)

Des fournisseurs de solutions de confiance (signature électronique, horodatage, gestion de preuves…) tels que CertEurope, Cryptolog, Dictao, Keynectis, STS Group, TrustMission, TrustWeaver, etc. ;

Des cabinets de conseil intervenant en amont des projets dont la composante organisationnelle ne doit pas être sous-estimée au profil des aspects plus techniques (par exemple, BearingPoint, Ineum Consulting, en plus des entités « consulting » des intégrateurs cités précédemment)

Des juristes (avocats, conseils légaux et fiscaux)

> MOTIVATIONS ET GAINS POTENTIELS Une relation client-fournisseur gagnant-gagnant :

pour la dématérialisation des factures entrantes (ou factures fournisseurs), les arguments majeurs portent sur l’automatisation des processus comptables et financiers et la réduction des coûts associés (traitement des factures, gestion des litiges, archivage des factures, etc.) ;

pour la dématérialisation des factures sortantes (ou factures clients), il s’agit avant tout de répondre à une demande émanant encore fortement des clients professionnels et de réduire les coûts relatifs à l’impression des factures, l’affranchissement, la relance, la gestion des litiges, l’archivage, etc.).

Édition : 08/2011

Quels gains – estimation des économies réalisables entre les 2 formats, papier et dématérialisée :

Estimation du coût de traitement standard d’une facture reçue

Facture Papier

Estimation du coût de traitement standard d'une facture reçue Total facture papier : 13,80€ (source Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess)

Facture Dématérialisée

Économies cibles atteignables grâce à la dématérialisation du traitement des factures entrantes Total facture dématérialisée : 4 €

Economie réalisée entre les 2 formats : 9,80 €

Estimation du coût de traitement standard d’une facture émise

Facture Papier

Estimation du coût de traitement standard d'une facture émise – Total facture papier : 8 – 9,5 € (source Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess)

Facture Dématérialisée

Type d'économies cibles atteignables grâce à la dématérialisation de l'émission de factures Total facture dématérialisée : 3 €

Economie réalisée entre les 2 formats : de 5 à 6,50 €

> LES CONDITIONS DE LA REUSSITE DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : Au delà des efforts pour harmoniser et simplifier les pratiques de dématérialisation fiscale des factures au sein des pays membres de l’Union Européenne, l’aspect clé de la réussite des projets de dématérialisation porte sur la mobilisation des différentes parties prenantes au projet :

les clients, encore fréquemment à l’initiative de tels projets, doivent recueillir l’adhésion et l’implication de leurs fournisseurs. Cela peut nécessiter envers les fournisseurs, de mettre en place un certain nombre d’actions de communication, de formation et d’accompagnement, en amont et pendant le projet ;

les directions ou services concernés par la dématérialisation, tant chez les clients (achats, DAF, comptabilité fournisseurs…) que chez les fournisseurs (marketing, relation client, vente, comptabilité clients…), avec un soutien au niveau de la direction générale. Si les directions informatiques sont fortement impliquées dans les projets de dématérialisation de factures, l’intervention des directions métiers, utilisatrices, est primordiale, la dématérialisation des factures entraînant inévitablement des modifications, voire des révisions des processus comptables.

Sources : http://www.facture-dematerialisee.org/ http://www.gs1.fr/gs1_fr/solutions/facture_dematerialisee http://www.markess.fr