les résultats de lenquête dopinion juin 2005 « comment les entités publiques abordent-elles la...

Les résultats de l’enquête d’opinion

JUIN 2005JUIN 2005

« Comment les entités publiques abordent-elles la rationalisation de leurs achats, en conformité avec

le nouveau code des marchés publics ? »

L’enquête : les objectifs

Mieux cerner la fonction achat et son évolution dans les entités publiques, Dresser le panorama des actions entreprises pour rationaliser les achats, Évaluer la conformité de ces actions avec les nouvelles réglementations

Enquête réalisée auprès de 83 directeurs et responsables achats d’entités publiques:

35

22

11

6

54 Mairie

Conseil Général

Administration /Entreprisepublique

CHU/CHRU

Conseil Régional

CCI

ContexteLa politique économique de maîtrise des déficits publics a conduit l’Étatà recentrer les objectifs des Achats publics :

Réduire les coûts de la commande publique Renforcer la transparence de l'achat public Simplifier et élargir l'accès des entreprises aux marchés

Enjeux

69 000 entités publiques et 350 000 services achats Les entités publiques achètent annuellement près de 120 milliards

d’euros de fournitures et de services (9% du PIB) dont 90 milliards uniquement pour les collectivités locales

Gains escomptés : 5 à 10 milliards d’économies

Achat public

Cadre réglementaire

Au 1er Janvier 2005, l'article 56 du nouveau Code des marchés publics impose à l'État et aux collectivités de recevoir les candidatures et les offres de leurs fournisseurs de manière électronique (uniquement pour les marchés formalisés et > seuils)

A venir• Réforme du pacte de stabilité• Directives européennes transposables avant le 31 janvier 2006, vers une

dématérialisation complète

Orientations

Application des meilleurs pratiques achats : rationalisation et professionnalisation des achats

Dématérialisation des processus achats – Mise en œuvre de nouveaux outils technologiques

Achat public

Le contexte dans les entités publiques interrogées

50% des achats transitent par des appels d’offres formalisés (i.e : ceux qui sont directement concernés par la dématérialisation),

Les autres achats sont principalement effectués via les procédures adaptées (i.e : qui ne nécessitent pas de passer par un appel d’offres),

L’organisation type en matière d’achat est un mixte entre décentralisation et centralisation suivant la nature d’achat (45%),

37 % se disent totalement centralisés et 18% totalement décentralisés

79% des directions achats mènent au moins un projet de rationalisation :

les projets menés visent avant tout la mutualisation des achats à travers la refonte de l’organisation (52%), devant l’amélioration des procédures (18%) et du SI (15%),

78% des entités publiques interrogées se sont préparées pour recevoir et traiter les réponses électroniques aux appels d’offre

Toutefois, moins d’un tiers des projets sont liés dans une approche globale d’amélioration de la performance achat

Cela bouge dans les entités publiques !

Ce que disent les Directeurs Achats…

Les principaux objectifs de rationalisation des achats sont :

la réduction des coûts d’achats (45%), la satisfaction des demandeurs (31%), la professionnalisation de la fonction achat (21%)

Les moyens à mettre en oeuvre en priorité sont :

une meilleure évaluation et définition des besoins (71% ), la mutualisation des achats (31%) la formation (24%)


De la rationalisation des achats

Toutefois, beaucoup font état de nombreuses contraintes qui portent essentiellement sur :

L’organisation (27%) décrite comme lourde, inadaptée et manquant de maturité,

La culture interne (15%) qui provoque une forte résistance au changement,

Le niveau insuffisant de professionnalisation des acheteurs (13%),

Un quart seulement des responsables achats jugent qu’aucun frein ne vient entraver les projets de rationalisation.

De la rationalisation des achats


94% estiment connaître les modalités du nouveau code des marchés publics sur la dématérialisation mais avec une compréhension différente de ses applications !

Simple obligation d'échanger les appels d'offres et les réponses par voie électronique - 29% des réponses

Gestion électronique de la totalité de la procédure - 35% des réponses Seules 30% des réponses expriment un lien entre la dématérialisation des achats et la

rationalisation des achats

En matière de dématérialisation

Quelle est leur compréhension des obligations de dématérialisation ?

29%

35%

30%

6%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Simple obligationd'échanger les appelsd'offres et les réponsespar voie électronique

Gestion électronique dela totalité de laprocédure

Reforme plus globalevisant à rationaliser lesachats

Autres


La réforme est majoritairement (55%) perçue comme positive pour les entités publiques qui adhèrent généralement aux objectifs fixés par l’état

Toutefois, une grosse minorité (39%) des réponses associe plutôt la réforme aux contraintes et minimise les effets positifs à court terme…

Leur sentiment global sur la réforme

23%

32%

23%

16%

6%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

1

Positif

Plutôt positif

Plutôt contraignant

Contraignant

Autres



Là encore, les contraintes apparaissent importantes :

la lourdeur et la complexité accrue des procédures (citée par 70% des personnes interrogées). Cette lourdeur s’explique notamment par la mise en œuvre d’une double procédure – électronique et manuelle,

les coûts de mise en conformité du SI (cités par 21% des personnes interrogées),

le manque de compétences sur les nouvelles procédures électroniques (cité par 15% des personnes interrogées).



Les deux tiers d’entre-eux se considèrent dans les temps,

Peu d’entre-eux ont l’impression d’avoir raté le train de la dématérialisation


Leur positionnement

18%15%

64%

2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Précurseur

Prudente

Dans la vague

NSP


Seules 36% des entités publiques sondées utilisent un SI pour leur cycle achat, et 18% pour leurs approvisionnements,

Près de 50% des entités ne possèderaient qu’un outil bureautique voire aucun outil informatique…


De leur système d’information

La couverture fonctionnelle du SI

36%

19%

30%

18%

5%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Oui, sur le cycle Achat

Oui, sur le cycleapprovisionnement

Outil bureautique

aucun

Autres

La location d’une plate-forme de dématérialisation est le choix prépondérant dans les entités publiques (58% des réponses) car elle permet de répondre à la fois au souci de centralisation et au manque d’expérience sur les outils de dématérialisation (accompagnement)

L’implémentation d’une solution logicielle spécifique ou du marché est très minoritaire (17%),

Certains éditeurs de plate-formes tirent leur épingle du jeu : OMNIKLE (SOPRA Group) (25% des réponses) Achat public.com (21% des réponses) ATEXO (12% des réponses)



A terme, les évolutions du SI devraient porter principalement sur la gestion de catalogues et la facturation électroniques



Outils : les tendances

31%

58%

39%

89%

69%

42%

61%

11%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Enchèresinversées

Carte d'achats Catalogueélectronique

Factureélectronique

Non

Oui

Il existe des projets de dématérialisation des achats publics et des projets de refonte plus globale des achats mais la démarche n’est pas commune,

Les objectifs de la rationalisation sont la réduction des coûts et l’amélioration de la satisfaction des demandeurs,

Les objectifs de la dématérialisation sont plus diversement appréciés des acheteurs. Cela va de la simple application des obligations du code des marchés publics jusqu’à la volonté de rationalisation globale des achats,

Les freins à ces projets sont connus et réaffirmés avec force dans cette enquête : la lourdeur des organisations, la culture administrative et le manque de professionnalisation des acheteurs

Il reste beaucoup de chemin à parcourir pour développer la culture du SI et les coûts de mise aux normes sont élevés. Les acheteurs se tournent plutôt vers des solutions de dématérialisation « clé en main » et externalisées

Notre conclusion

Nous vous accompagnons sur vos projets pour :

Vous aider à mettre en place les processus les plus adaptés à l’identification et à la définition des besoins de vos clients internes

Faire évoluer vos organisations achats pour atteindre vos objectifs de rationalisation et de professionnalisation

Vous apporter notre connaissance des solutions les plus performantes et notre savoir faire pour la dématérialisation et la gestion des achats publics

A votre service…

Si vous souhaitez disposer de compléments d’informations sur l’offre d’Axys, vous pouvez contacter le centre de compétences « Achats et Relations fournisseurs » :

Marc Sailly – Directeur Associé

E-mail: [email protected]: 01 44 89 91 04

Erwan Clorennec – Directeur Associé

E-mail: [email protected]: 01 44 89 91 07

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