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NavigationAccess: Les sous-formulaires

Avant de commencer

HYPERLINK "http://www.lecompagnon.info/access/sousformulaire.htm" \l "accesssousformulaireaccesssousformulaireintro" IntroductionCration de requtesCration du formulaireModifier le formulaireAjouter un sous-formulaireAjout d'un champ calcul totalRelation pre-filsAvant de commencer

Access vous offre plusieurs types de formulaires. Cette page Web vous dmontre comment crer et utiliser un formulaire dans un formulaire. Pour plus d'informations sur les formulaires en gnral, veillez vous rendre la page sur les formulaires.

On prsume aussi que vous savez comment crer des requtes qui incluent des champs calculs. Aussi, il est trs important que les relations entre les tables soient raliss pour qu'il y ait un lien entre le formulaire et le sous formulaire sur un champ en commun. Dans ce cas, il s'agit du champ No facture de la table Facture et le champ Numro de facture de la table Transition Fact-Inv.

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Les champs de plusieurs tables et requtes seront requis pour raliser l'exercice de cette page. Vous devez utiliser les bases de donnes demoacc2.mdb ou demoacc3.mdb, pour Access 97, ou demoa2k2.mdb ou demoa2k3.mdb pour Access 2000 et les versions suivantes. Ces bases de donnes contiennent toutes les tables requises pour raliser l'exercice. Vous les retrouverez tous au bas de la page des fichiers de dmonstration.

Introduction

Pour vraiment utliser une base de donnes, il faut tre capable de chercher et d'afficher des donnes provnant de plusieurs tables. Cela veut souvent dire qu'il faut un formulaire principal, qui inclut les informations gnrales, avec un ou des sous formulaires pour avoir plus de dtails. L'exercice de cette page consiste la cration d'un formulaire pour la facturation de l'entreprise. Pour montrer toutes les informations que l'on retrouve normalement dans ce formulaire, il doit contenir un second formulaire qui dcrit les items facturs.

Mais avant de pouvoir crer ce genre de formulaire, vous devez dj avoir une bonne matrise d'Access. Les tables sont crs et possdent des donnes. Vos tables sont relis et vous tes capable de crer des requtes avec des champs calculs. Assurez-vous de bien matriser ces concepts avant de crer un formulaire qui inclut un sous-formulaire.

La cration d'un formulaire de facturation se fait par tapes:

1) Cration des requtes ncessaires2) Cration du formulaire3) Modification du formulaire pour qu'il soit plus prsentable4) Ajouter le sous-formulaire5) Caluler le total de la facture dans le sous-formulaire6) Ajouter le champ calcul dans le formulaire principalCration des requtes ncessaires

Avant de pouvoir crer le formulaire et un sous-formulaire, il faut dterminer quels seront les champs requis et dans quel formulaire ils vont se retrouver. Pour la facture, il faut les informations des tables Facture et Clients. Il faut aussi ajouter dans le sous-formulaire les informations des tables Transition Fact-Inv ainsi que la description du produit et de son prix unitaire qui se retrouve dans la table Inventaire. Vous devez crer deux requtes: l'une avec les champs requis pour la facture et l'autre sur les items de cette facture. On regardera ensuite comment avoir le total de cette facture.

Du menu principal, slectionnez l'onglet Requtes .Appuyez sur le bouton Nouveau.Slectionnez l'option Mode Cration.De la liste des tables, slectionnez les tables Clients et Facture.Appuyez sur le bouton Fermer.De la liste des champs de la table Facture, slectionnez tous les champs dans le mme ordre.De la liste des champs de la table Clients, slectionnez les champs Nom, Adresse, Ville et Code Postal.Enregistrez cette requte sous le nom RFactures.Fermez la requte.

Crez une seconde requte.

Appuyez sur le bouton Nouveau.Slectionnez l'option Mode Cration.De la liste des tables, slectionnez les tables Transition Fact-Inv et Inventaire.Appuyez sur le bouton Fermer.

Puisque les relations entre les tables ont dj t tablies, vous devriez voir un lien entre les champs Numro de produit de la table Transition Fact-Inv et le champ Numro d'inventaire de la table Inventaire. Sinon, il faudra faire la relation entre ces deux champs.

De la liste des champs de la table Transition Fact-Inv, slectionnez tous les champs.

Vous pouvez aussi slectionnez l'astrisque (*) au dessus de la liste des champs. Cela aura l'effet de choisir tous les champs de la table.

De la liste des champs de la table Inventaire, slectionnez les champs Description et Prix unitaire.Crez un champ calcul STotal: quantit * [prix unitaire]N'oubliez pas de mettre les crochets autour du champ Prix unitaire. Access se chargera de mettre les crochets autour de Quantit. Ce champ calcul va donner le total de chacun des items de la facture. On regardera plus loin comment avoir le total de tous les items de la facture.

Enregistrez cette requte sous le nom RFactures-Items.Fermez la requte.

Cration du formulaire

Avant de pouvoir ajouter un sous-formulaire, il faut crer le formulaire principal. Celui-ci affichera les informations gnrales de la facture. Les informations sur les dtails de la facture seront dans le sous-formulaire.

Du menu principal, slectionnez l'onglet Formulaires.Appuyez sur le bouton Nouveau.

Parmi les modes de cration de formulaires, slectionnez l'Assistant Formulaire.La source du formulaire sera la requte RFactures.Appuyez sur le bouton OK.

Slectionnez tous les champs de la requte en appuyant sur le bouton .Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant constate qu'il peut trier les enregistrements selon la cl primaire Numro client ou par la cl primaire No Facture. Il vous demande par quel champ il doit trier les enregistrements. Pour cet exemple, on veut afficher les informations par facture et non par client.

Slectionnez par Facture.Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite de choisir le type de prsentation des champs. Seront-ils placs en colonne, en ligne, en feuille de donnes comme dans une table ou une requte ou en ligne jusqu'au bout de l'cran. Les autres champs suivront sur la ligne suivante.

Slectionnez l'option Colonne simple.Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant a besoin de savoir quel type de prsentation que vous voulez choisir. Cela inclus le fond du formulaire ainsi que la police de caractres qui sera choisi. Vous pouvez toujours changer ces options plus tard.

Slectionnez le style de prsentation Standard.Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande pour terminer le nom que vous voulez donner au formulaire ainsi si vous voulez le voir ou le modifier.

Pour le nom du formulaire, entrez Facture.Appuyez sur le bouton Terminer.

Modification du formulaire

Le formulaire est termin. Mais il n'y a pas assez d'espace pour le sous-foumulaire. La prochaine partie consiste modifier le formulaire ci-dessus et d'y inclure un sous formulaire.

Appuyez sur le bouton Mode cration en appuyant sur le bouton.OUDu menu Affichage, slectionnez l'option Mode cration.

Le formulaire est trop petit pour les lments qui doivent encore tre ajouts. Pour changer les dimension du formulaire, vous devez placez le pointeur sur la bordure du formulaire. Le pointeur va changer de forme. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, tendez le formulaire vers l'extrieur.

largissez le formulaire 16 cm.Allongez le formulaire 10 cm.Dplacez les champs aux endroits indiqus sur l'image ci-dessus.

Ajouter le sous-formulaire

Il y a maintenant assez d'espace pour voir les items de la facture ainsi que le total. La prochaine partie consiste crer le sous-formulaire.

Si la bote outils n'est pas affich, appuyez sur le bouton .OUDu menu Affichage, slectionnez les options Barres d'outils et bote outils.

De la bote outils, appuyez sur le bouton Sous-Formulaire.

L'assistant pour les sous-formulaires/sous-tats va vous demander quel sera la source du sous-formulaire. Est-ce une table, une requte ou un formulaire que vous avez dj prpar.

Slectionnez l'option Table/Requte.Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande ensuite quels seront les champs qui seront inclus dans le formulaire.

De la liste des tables et des requtes, slectionnez la requte RFactures-Items. Slectionnez tous les champs de la requte en appuyant sur le bouton .Appuyez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande quels seront les champs en commun entre le formulaire et le sous-formulaire. Pour cet exercice, nous allons laisser Access trouver les champs en communs. Si cela ne fonctionne pas, vous verrez la fin comment dterminer la relation pre-fils entre le formulaire et le sous-formulaire.

Slectionnez l'option Choisir partir d'une liste.

Si vous slectionnez l'option Les dfinir moi-mme. Vous devrez aussi dterminer quels sont les champs en commun entre le formulaire et le sous-formulaire.

Pour le champ en commun du formulaire, slectionnez le champ No Facture.Pour le champ en commun du sous-formulaire, slectionnez le champ Numro de facture.

Vous aviez le choix entre laisser l'assistant trouver les champ en commun ou les dterminer par vous-mme. Le reste des oprations pour terminer le sous-formulaire sont les mmes.

Appuyez sur le bouton Suivant.

Laissez le nom du sous-formulaire RFactures-Items sous-formulaire.Appuyez sur le bouton Terminer.

Le sous-formulaire est maintenant inclus.

Allongez le sous-formulaire de 4 cm jusqu' 8,5 cm pour toute la largeur du formulaire.

Passez au mode formulaire en appuyant le bouton .OUDu menu Affichage, slectionnez l'option Mode Formulaire.

moins qu'on indique autrement, la prsentation des donnes est toujours en mode feuille de donnes comme dans les tables ou les requtes. Le premier champ Numro indique le numro de la facture. Le second champ numro indique le numro de rfrence du produit de la table Inventaire.

Le total de la facture

Le formulaire montre maintenant les informations du formulaire ainsi que les items facturs. Mais il ne montre pas le total de la facture. Il faut ajouter un champ calcul pour le voir. La prochaine partie consiste ajouter un champ calcul pour voir le total.

Retournez en mode cration en appuyant sur le bouton .OUDu menu Affichage, slectionnez l'option Mode cration.

Faites un double-clic sur le sous-formulaire.

Le sous formulaire apparat. Il faut ajouter un champ calcul dans l'en-tte ou le pied du formulaire. Pour cet exemple, il sera ajout dans le pied de formulaire. Pour agrandir le pied de formulaire.

Placez le pointeur au bas de la barre Pied de formulaire.

Le pointeur devrait changer de forme.

En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le pointeur vers le bas.

La zone du pied de formulaire va s'agrandir. Il faut qu'il soit assez grand pour ajouter un champ calcul.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .Cliquez dans la zone du pied de formulaire.

Un champ vide va apparatre dans le pied de formulaire. Il faut maintenant ajouter la formule pour calculer le total et lui donner un nom significatif.

Cliquez une premire fois sur le nouveau champ.Cliquez une seconde fois dans le champ.

Vous pourrez ensuite crire la formule requise.

crivez la formule suivante: =somme(stotal) .Appuyez sur la touche Entre.

Comme dans Excel, les formules des champs calculs que l'on retrouve dans des formulaires ou des tats commencent toujours avec le signe "=". Cette formule va additionner les valeurs de tous les enregistrements stotal. Il faut maintenant donner un nom significatif ce nouveau champ calcul.

Placez le pointeur sur le nouveau champ.Appuyez sur le bouton droit de la souris.Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits.

Changez le contenu de la case Nom TotalItems.Fermer la fentre des proprits en appuyant sur le bouton .

Puisque ce champ a t plac soit dans dans l'en-tte ou le puied du formulaire, il va maintenant faire la somme de tous les enregistrements de la table ou de la requte. Si ce mme champ aurait t plac dans la zone dtail, il aurait fait la somme que d'un seul enregistrement. C'est pour cette raison qu'il tait important de placer ce champ dans l'en-tte ou le pied du formulaire. Ces zones permettent d'accomplir des oprations sur tous les enregistrements au lieu d'un seul.

Fermez le sous-formulaire en appuyant sur le bouton Ajouter le calcul du sous-formulaire dans le formulaire principal

Dans l'exercice prcdent, nous avons ajout un champ appel TotalIems qui fait le total de tous les enregistrements s'appelle TotalItems. Il suffit maintenant de l'ajouter au formulaire Facture pour voir le total.

Nous sommes maintenant de retour au formulaire Facture. Il faut ajouter une rfrence au champ TotalItems dans ce formulaire pour voir le total des items de cette facture.

Ajoutez un champ en dessous du sous-formulaire en appuyant sur le bouton .Placez le pointeur par-dessus le nouveau champ.Appuyez sur le bouton droit de la souris.Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits.

Placez le pointeur dans la case Source contrle.Cliquez sur le bouton ayant trois petits points la droite de la case.

Cela va activer le gnrateur d'expression. Il faut spcifier Access l'endroit o se trouve le champ TotalItems. Ce champ se retrouve dans le sous-formulaire RFactures-Items.

De la case de gauche, faites un double-clic sur le dossier Facture.Faites un double-clic sur le dossier Rfactures-Items sous-formulaire.De la case du milieu, slectionnez le champ TotalItems.Appuyez sur le bouton Coller.Appuyez sur le bouton OK.Appuyez sur la touche Entre.Changez le texte qui vient avec le champ Total.

Le bouton OK choisi le champ. La touche Entre confirme la formule. La case sera vide si vous ne faites pas ces deux oprations. Le total de la facture devrait apparatre la prochaine fois que vous afficherez le formulaire.

De la barre d'outils, appuyez sur le bouton .OUDu menu Affichage, slectionnez l'option Mode formulaire.

Le total est bien l. Mais va-t-il se mettre jour si on change une valeur?

Placez le pointeur dans la case quantit de la quatrime ligne du sous formulaire (Planche neige).Changez la quantit vendue de 4 5.Dplacez le pointeur vers le haut.

Le total du formulaire se met jour lorsque vous changez d'enregistrement.

Les relations pre-fils

Il est possible de la relation entre le formulaire et le sous-formulaire ne se fait pas. Mais vous pouvez toujours dterminer quels sont les champs en commun entre les deux tables. Le champ pre est un champ qui provient du formulaire principal. Le champ fils est l'un qui se retrouve dans le sous-formulaire.

Slectionnez le formulaire Facture.Allez en mode Cration en appuyant sur le bouton .OUDu menu Affichage, slectionnez l'option Mode cration.

Slectionnez le sous-formulaire.

Appuyez sur le bouton droit de la souris.Du menu contextuel, slectionnez l'option Proprits.OUDe la barre d'outils, appuyez sur le bouton .

L'image ci-dessus indique les proprits du sous-formulaire incluant les cases Champs fils et Champs pres qui indiquent les champs en commun entre le sous-formulaire (fils) et le formulaire principal (pre). Il doit se retrouver des champs en commun entre ces deux pour qu'une relation soit possible.

Assurez-vous que le champ dans Champs fils est Numro de facture.Assurez-vous que le champ dans Champs pres est No Facture.Fermez la fentre des proprits.

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