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LES WORKFLOWS
SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE
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PRESENTATION
Anne DECOMBAZ
Yvanna ESSOMBA ZE
Marylène JABY
Lucie PROUZET
Réda KABBAJ
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PLAN
INTRODUCTION
PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOWDéfinition & TypologieConcepts fondamentauxPhases d’un projet Workflow
INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOWAvantages fonctionnelsWorkflow, Contrôle Interne & Audit
CONCLUSION
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PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW
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DEFINITION
QU’EST-CE QU’UN WORKFLOW ? “L’automatisation d’une procédure, en totalité ou en partie, pendant laquelle les documents, informations ou tâches sont transmis d’un acteur à un autre pour une autre action, selon un jeu de règles de procédures”
POURQUOI UNE ACTIVITÉ DEVRAIT UTILISER UN WORKFLOW
un outil qui apporte une véritable aide àl’organisationl’exécutionl’optimisation
Processus
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TYPOLOGIE DES WORKFLOWS
WF centrés sur le document
WF centrés sur le groupe
Processus répétitifs et structurés par les
documents
WF appliqués aux processus
principaux (forte valeur
ajoutée)
WF appliqués aux processus
support (faible valeur ajoutée)
Processus spécifiques et structurés par les
intervenants
Processus « mode routine »
Processus « mode projet »
Base de données et moteur de WF
Messagerie et formulaires informatiques
de productionde production CoopératifCoopératif
Ad hocAd hocAdministratifAdministratif
EX: demande de prêts
bancaires
EX: développement d’un nouveau produit
EX: remboursement de
notes de frais
EX: rédaction d’un document
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TYPOLOGIE DES WORKFLOWS
EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER
Entreprise d’édition M2 CCA
Réunion du CE en AGEla semaine dernière
Objectif: transformer leurs fichiers usuels en fichiers exploitables via internet
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EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 1: le workflow humain
TYPOLOGIE DES WORKFLOWS
Le rédacteur choisit des articles, fait des résumés
Le « leader d’opinion » choisit
les articles à éditer et rédige des commentaires d’experts
L’assistant à la production convertit les documents WORD en fichiers HTML ou XML
Le REC approuve les articles. Puis, le Conseiller en communication effectue les contrôles nécessaires
Le contenu est publié sur une base hebdomadaire
Le gestionnaire de comptes distribue des rapports internes mensuels, externes trimestriels, et planifie les dates de promotion
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EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 2: la conversion du workflow
TYPOLOGIE DES WORKFLOWS
DocumentsMS Word
Autres sources
HTML
XtextXML
MRCXML
Processus de conversion
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EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIEREtape 3: le déploiement du workflow
TYPOLOGIE DES WORKFLOWS
Sage Adonix
SQLDatabase
Données complètes
Données incrémenté
es
Centre de
données
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LES CONCEPTS FONDAMENTAUX D’UN WORKFLOW
Routes Règles Rôles
Définition des itinéraires
Regroupement des informations
Définition des compétences
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PHASE 1 : DEFINITION DU WORKFLOW
PHASE 2 : INTEGRATION A LA GESTION DE L’ORGANISATION
PHASE 3 : MISE EN PLACE ET EVALUATION
LES PHASES D’UN PROJET WORKFLOW
Formulation et
conceptionRéalisation
Tests
Identification
Analyse
Modélisation
Installation et
Exécution
Recommandation
et Adaptation
Formation et
Accompagnement
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ORDINOGRAMME
Proposition correcte?
Client
Commercial
Service souscription
Service comptable
Signe une propositionRemet un chèque
Complète la propositionSigne
Dispatche proposition et chèque
Encaisse le chèque
NON
OUIService
souscriptionArchive l’originalÉdite le contrat
Service logistique
Début de la souscription
Fin de lasouscription
J
J+1
J+2
J+5
J+4
J+10
Envoi du contratau client
PROCESSUS : EncaissementPROCESSUS : Encaissement
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INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW
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AVANTAGES D’UN WORKFLOW
Rationalisation
Automatisation
Sécurisation
Information
WORKFLOW
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AVANTAGES D’UN WORKFLOWRATIONALISATION
REDÉFINITION DES PROCESSUS DE GESTION DE L’ENTREPRISE AFIN DE
suppression des redondances
standardiser des méthodes de travail
s’adapter rapidement aux évolutions
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AVANTAGES D’UN WORKFLOWAUTOMATISATION
ÉLIMINATION DES « TEMPS MORTS » ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UNE MÊME TACHE
DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EN SUPPRIMANT LES FORMULAIRES PAPIERS
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AVANTAGES D’UN WORKFLOWSECURISATION
RÉDUIRE LES RISQUES D’ERREURS HUMAINES
AMÉLIORER LA TRAÇABILITÉ ET LA TRANSPARENCE DE L’INFORMATION
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AVANTAGES D’UN WORKFLOWINFORMATION EN TEMPS RÉEL
VISIBILITÉ IMMÉDIATE DES TÂCHES EFFECTUÉES, EN COURS, À FAIRE OU EN RETARD
ANTICIPATION DES BLOCAGES ET DYSFONCTIONNEMENT
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AVANTAGES D’UN WORKFLOW
Rationalisation
Automatisation
Sécurisation
Information
WORKFLOW
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WORKFLOW, CONTRÔLE INTERNE & AUDIT
Contrôle interne Audit
Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles
Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles
La partie opérationnelle est
suivie d’un partie de contrôle
La partie opérationnelle est
suivie d’un partie de contrôle
Workflow comme support Évaluation des travaux
réalisés en fin de période
Workflow assimilé au Contrôle interne
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CONCLUSION
Avant d’être un projet informatique, les Workflows sont essentiellement une problématique organisationnelle
En somme, nous essayerons de répondre aux questions
- Qui?-Fait quoi?
-Quand?-Comment?
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SOURCES
http://jobfunctions.bnet.com/whitepaper.aspx?docid=176937
http://www.guideinformatique.com/fiche-workflow-394.html
http://www.knowledgestormerp.com/kserp/search/keyword/Erp%20Ppt%20Workflow/Direct%20Related%20Searches/Erp%20Ppt%20Workflow
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REMERCIEMENTS
M. Pierre DAGNIAU
M. TRENTESEAUX