lesson 1 แนะนำการใช้โปรแกรม
TRANSCRIPT
1
การใชคอมพวเตอรในการเกบขอมลขาวสาร จะท าใหผใชสามารถเรยกขอมลและขาวสารนนมาใชไดอยางรวดเรว นอกจากนยงสามารถท ากรรมวธตางๆ เชน การเลอกกลมการปรบปรง ขอมล เปนตน ในการน าขอมลเขาและออกจากสอบนทกนนจ าเปนตองมโปรแกรมทมาจดการฐานขอมลเหลานน ซงเรยกวา “ระบบฐานขอมล (Database Management System : DBMS)” ส าหรบโปรแกรม Microsoft Access จดเปนโปรแกรมการจดการฐานขอมลเชงสมพนธ(Regional Database Management System : RDBMS)” ซงมประสทธภาพในการจดฐานขอมลไดดเยยม โดยโปรแกรม Microsoft Access 2010 ท างานภายใตระบบปฏบตการ Windows ท าใหใชงานไดงาย สะดวก รวดเรว มเครองมอชวยในการท างานไมจ าเปนตองจดจ าค าสงในการท างานเหมอนกบโปรแกรมจดการฐานขอมลประเภทอนๆ และเปนโปรแกรมทงายตอการเรยนร
คณสมบตของโปรแกรม Microsoft Access 2010
ดงทไดกลาวมาในขางตนแลววาโปรแกรม Microsoft Access 2010 จดเปนโปแกรมดานการจดการฐานขอมล ดงนนความสามารถโดยตรงของโปรแกรมกคอ “การจดการดานฐานขอมล” ในการน าขอมลเกบ โดย Microsoft Access 2010 จะมองแฟมขอมลแตละแฟมขอมลทจดเกบอยในคอมพวเตอรในรปแบบของ ตาราง (Table) ทประกอบดวย เขตขอมลหรอคอลมน และ ระเบยนหรอแถว โดยในแตละตารางจะตองมคยทเหมอนกนเพอใชในการเชอมโยง (Relation) ตารางสองตารางใหสมพนธกน ดงนนขอมลใน สองตาราง จงสามารถใชงานรวมกนได นอกจากนนแลวเรายงสามารถน าขอมลทอยในตารางมาจดใหอยในรปแบบของ Query ซงเปนค าถามทใชถามไปยงฐานขอมลของเราเพอทจะไดน าขอมลทตองการใชออกมา โดยจะมการก าหนดเงอนไขตางๆ ในการแสดงขอมลดวยและยงมการน าขอมลทอยในฐานขอมลของเรามาสรางเปน Form เพอใหงายตอการปอนขอมล ทงยงน าขอมลมาสรางเปนรายงานเพอแสดงผลงานทงหมดออกมานนเอง สรปลกษณะการท างานของโปรแกรม Microsoft Access 2010จงเปนขนตอนการท างานทยดยาวทมกระบวนการการท างานทตอเนองกนจนกระทงไดผลลพธเปนรายงานออกมาเพอน าเสนอ
สงทเพมเตมเขามาในโปรแกรม Microsoft Access 2010 นนคอการเนนความเรยบงาย โดยมาพรอมกบแมแบบพรอมใชทคณสามารถน าไปใชไดทนท อกทงยงมเครองมอทมประสทธภาพทสามารถจดการงานไดเสมอแมวา ขอมลจะมปรมาณมากขนกตาม
2
ปมค าสงทจ าเปนตองใช เราสามารถใชงานไดทกเมอและทกต าแหนงทคณตองการเรยกใช
การก าหนด Ribbon สามารถปรบปรงเองไดอยางงายดาย เพอใหคณสามารถเขาถงค าสงทคณใชบอยได สรางแทบแบบก าหนดเองหรอแมแตก าหนดแทบทมอยแลวภายในเอง เมอใช Access 2010 คณจะท างานไดอยางทตองการ
การจดการฐานขอมลของคณและเรยกใชเครองมอฐานขอมลไดโดยตรงและรวด เรวยงขนจากมมมอง Microsoft Office Backstage มมมอง Backstage เขามาแทนทเมนแฟมแบบเดมในโปรแกรมประยกต Office 2010 ทงหมด โดยจะเปนพนทสวนกลางทไดรบการจดระเบยบไวส าหรบจดการฐานขอมล ของคณและก าหนดรปแบบการใชงาน Access ของคณเอง
มมมอง Microsoft Office Backstage
3
การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Access 2010
การเรมใชงาน Microsoft Access 2010 จากแถบงาน
1. คลกทปม Start บน Taskbar จะปรากฏเมนของปม Start 2. เมอปรากฏ เมนของปม Start ขนมาแลวใหเลอนเมาส มาชทค าสง All Programs ใน เมนของปม Start นน จะปรากฏรายการยอยภายในเมน Programs ขน
3. จากนนใหเลอน Mouse มาท Microsoft Office จะปรากฏรายการของโปรแกรม Microsoft Office ขนมา ใหเลอน Mouse มา Click ท Microsoft Access 2010
❶ คลกทปม Start บน Taskbar จะปรากฏเมนของปม Start
❷ เมอปรากฏเมนของปม Start ขนมาแลว ใหเลอน Mouse มาชท Programs ในเมนของปม Start นน จะปรากฏรายการ ภายในเมน Programs ขน
❸ จากนนใหเลอน Mouse มาท Microsoft Office จะปรากฏรายการ โปรแกรม Microsoft Office ขนมา ❹ ใหเลอน Mouse มา Click ท Microsoft Access 2010
4
เมอสนสดขนตอนการเขาสโปรแกรมแลว จะปรากฏหนาตางของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ดงรป
1. คลกทปม บนหนาตางการเรมตนการใช Microsoft Access 2010
2. จากนนท าการตงชอใหกบไฟลฐานขอมล จะเหนไดวานามสกลของไฟลฐานขอมลจะเปน ( *.accdb ) โดยการตงชอไฟลนนสามารถตงไดไมเกน 255 ตวอกษร
3. คลกทปม เพอใหโปรแกรม Microsoft Access 2010 สรางฐานขอมลเปลา
5
เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Access 2010
เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Access 2010 แลวหนาจอแรกทเราพบ คอ หนาตางของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ซงภายในหนาตางของโปรแกรมจะประกอบดวย สวนตางๆ ทเปนเครองมอในการท างานของโปรแกรม โดยในแตละสวนจะมการใชงานทแตกตางกนออกไปดงน
แถบ Navigator
ประเภท Object
แฟม (File) Title Bar
Quick Access Toolbar แทปค าสง
ปมค าสง Ribbon
กลมค าสง
6
แฟม (File) รวบรวมชดค าสงจดการฐานขอมล เชน การสราง การบนทก การพมพ การส ารองฐานขอมล และ Publishing ปมค าสงนอยทมมซายของ Database window เมนค าสงน Quick Access Toolbar น าเสนอบางค าสงเพออ านวยความสะดวกในการท างาน แถบเครองมอนอยถดจาก Microsoft Office Button มาทางขวา ตามคาเรมตนแสดงปมค าสง Save, Undo และ Redo แตสามารถเพมค าสงอนไดอก
Title Bar แถบไตเตล แสดงชอของObjectฐานขอมลปจจบน (ถาขยายใหญ) ดานขวาสดเปนปมการยอ ขยาย และปดเหมอนกบโปรแกรม Windows ทงหมด การซอน Access Window ชวคราวสามารถคลกปม Minimize (ยอ) จดขนาดของ window โดยการคลกปม Restore Down / Maximize และปด window หรอออกจาก Microsoft Access โดยการคลกปม Close
Ribbon อยใตแถบไตเตลเปนสวนการท างานใหมในโปรแกรมชด Microsoft Office 2010 ค าสงตางๆไดรบการน าเสนอบน Ribbon แทนทบนแถบเมนหรอแถบเครองมอแบบเดม จงท าใหสามารถท างานไดอยางมประสทธภาพภายใน Window การจด Ribbon เปนแทปหนาทเฉพาะทแบงตามกลมหนาทเฉพาะของค าสง
แทปค าสง Ribbon จะแบงเมนค าสงออกเปนแทปเพอความสะดวกในการเรยกใชงาน
ปมค าสง ในแตละกลม ปมค าสงเปลยนขนาดโดยขนอยกบกบความกวางของ Window ปมเหลานอาจจะใหญ หรอเลก ซงปายปมค าสงอาจจะเปนชอไอคอน หรอทง 2 อยาง เมอชไปทปมค าสงจะแสดงชอปมค าสงนนใน ScreenTip บางครงจะอธบายการท างานของปมค าสงนน บางปมค าสงมลกศร ซงในลกศรนนจะมฟงกชนอนๆ ถาชปมค าสงทมลกศรภายในตวปมค าสงนน ลกศรจะแสดงรายการค าสงยอยใหเลอก ถาลกศรแยกตางหาก ลกศรจะแสดงรายการค าสงยอยทท าตามการเลอกปจจบน
กลมค าสง แทปค าสง จะแบงปมค าสงออกเปนกลม ๆ ตามลกษณะการใชงานในหมวดเดยวกน
Navigator แสดงรายการ Object ฐานขอมล การเปลยน Object ในรายการใหคลกสวนหวของรายการ แลวคลกกลมของ Object ทตองการใหแสดง
Object แสดงชอกลมออบเจคทงหมดในฐานขอมล ถาคลกทไอคอนของกลมใด จะแสดงรายชอออบเจคทงหมดในกลมนนในสวนของ Document Windows
7
หนาตางฐานขอมล
Ribbon บน Database Window ม 4 แทบ คอ หนาแรก , สราง , ขอมลภายนอก และ เครองมอฐานขอมล
แสดง Ribbon ปกต
ถาตองการพนทหนาจอเพมขน แต Ribbon ทซอนไวสามารถแสดงออกมา เมอคลกแทบใดแทปหนง
แสดง Ribbon แบบยอเลกสด
แทปหนาแรก Home
แทปหนาแรก เปนแทปทรวบรวมค าสงทเกยวกบการจดหนาจอ ในการแสดงผลเปรยบเทยบไดกบเมน Edit, เมน Record ในเวอรชนกอนหนา แทปนประกอบดวยกลมตอไปน
8
มมมอง View เปนกลมฟงกชนแสดงมมมอง Object เชน มมมองแผนขอมล , มมมอง Pivot Table , มมมอง Pivot Chart , มมมองออกแบบ
คลปบอรด Clipboard เปนกลมฟงกชนการคดลอก
เรยงล ำดบและกรอง Sort & Filter เปนกลมฟงกชนจดการเรคคอรดในดานการเรยงล าดบ การสรางตวกรอง
ระเบยน Records เปนกลมฟงกชนท างานกบเรคคอรด เชน การหาผลรวม , การลบ เปนตน
9
คนหำ Find เปนกลมฟงกชนคนหาและแทนท
กำรจดรปแบบขอควำม Font เปนกลมฟงกชนจดการแสดงตวอกษร จดหนากระดาษ เชน การก าหนดยอหนา , การใสสญลกษณแสดงหวขอยอย
แทปสราง Create
แทบสราง Create เปนแทปทรวบรวมค าสงในการสราง Object ฐานขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงตอไปน
ตำรำง Tables เปนกลมฟงกชนการสรางตารางขอมล
แบบสอบถำม Query เปนกลมฟงกชนการสรางแบบสอบถามขอมล
10
ฟอรม Forms เปนกลมฟงกชนการสรางฟอรม
รำยงำน Reports เปนกลมฟงกชนการสรางรายงาน
แมโครและโคด เปนกลมฟงกชนการสรางมาโคร มอดล คลาสมอดล Visual Basic
แทปขอมลภายนอก External Data
แทปขอมลภายนอก External Data เปนแทปทรวบรวมค าสงในการน าเขาหรอสงออกขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงดงตอไปน
น ำเขำและเชอมโยง Import เปนกลมฟงกชนน าเขาขอมลจากฐานขอมล Microsoft Access, ไฟล Excel, ไฟล HTML หรอ XML, ไฟลขอความ ตลอดจนฐานขอมลอนๆ
11
สงออก Export เปนกลมฟงกชนสงออกเปน ไฟล Excel, ไฟล HTML หรอ XML, ไฟลขอความ หรอฐานขอมล
รวบรวมขอมล Collect Data เปนกลมฟงกชนท างานกบ Outlook ส าหรบการสงผานอเมล
แทปเครองมอฐานขอมล Database Tools
แทปเครองมอฐานขอมล Database Tools เปนแทปรวบรวมค าสงจดการฐานขอมล เชน การสรางความสมพนธ การก าหนดรหสผานฐานขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงตอไปน
แมโคร Macro เปนกลมฟงกชนการสรางระบบโปรแกรมอตโนมต คอ แมโคร และค าสง Visual Basic
ควำมสมพนธ เปนกลมฟงกชนท างานกบ Object ฐานขอมล เชน ความสมพนธ
12
วเครำะห Analyze เปนกลมฟงกชนตรวจสอบและวเคราะห
ยำยขอมล Move Data เปนกลมฟงกชนสงผานขอมลจากฐานขอมล คอ การสงไปยง SQL Server หรอ การแบงฐานขอมลเปนสวนโปรแกรมกบฐานขอมล
สวนเพมเตม Add-in เปนกลมฟงกชนสนบสนนฐานขอมล เชน Link Table Manager
แทปแสดงสถานะของ Object Contextua l
เมอมการเลอก Object ตามแตละ Categories แทป Contextual จะแสดงออกมาสมพนธกบObject และมมมอง ตอจากแทปปกต เชน การเปดตารางขอมล จะปรากฏแทป Datasheet ตามแทป Contextual ทเปน Datasheet ส าหรบการเปดตารางขอมลในมมมองตาราง
13
Navigator Pane
การแสดงประเภทของ Navigator Pane ใหคลกทแถบ Navigator จะปรากฎเมนค าสง Navigator โดยจะแสดง Category ตามประเภททเลอก