l’evoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti
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L’evoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti. Guglielmo Longobardi CNIPA - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. L’IMPOSTAZIONE DELL’IMPIANTO NORMATIVO IN VIGORE. B. F. A. C. E. H. G. D. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004 Ing. Guglielmo Longobardi
L’evoluzione normativa della gestione elettronicadei documenti
Guglielmo LongobardiCNIPA - Centro Nazionale per l’Informaticanella Pubblica Amministrazione
Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004 Ing. Guglielmo Longobardi
L’IMPOSTAZIONE DELL’IMPIANTO NORMATIVO
IN VIGORE
Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004 Ing. Guglielmo Longobardi
STRUMENTI PER LA TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO, L’IMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI:
NORMA, TECNOLOGIA E ORGANIZZAZIONE
A E
F
G
H
Amministrazione o Area organizzativa B
A E H
Amministrazione o Area organizzativa C
A
B
C
D
E
F
G
H
Amministrazione o Area organizzativa A
Che fine ha fatto la mia
pratica?
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LE NORME E LORO AMBITO DI APPLICAZIONE
A E
F
G
H
Amministrazione o Area organizzativa B
A E H
Amministrazione o Area organizzativa C
A
B
C
D
E
F
G
H
Amministrazione o Area organizzativa A
TRASMISSIONE DOCUMENTI INFORMATICIDPR POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (IN FASE DI EMANAZIONE)CIRCOLARE AIPA N.28/2001DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI
RICEZIONE E INVIO DOCUMENTI (CARTACEI/ELETTRONICI FIRMATI ELETTRONICAMENTE)DPR 445/2000 - DPCM 31/10/2000DPR 137/2003 E REGOLE TECNICHE DPCM 13/1/2004
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTIDPR 445/2000 DELIBERA CNIPA 11/2004DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI
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ATTIVITÀ PER FAVORIRE L’ATTUAZIONE DELLA NORMA
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ATTIVITÀ SVOLTE
Modificato il quadro normativo Finanziati progetti per oltre 11 milioni
di euro Azioni di indirizzo
Stesura documenti di indirizzo (gedoc 1 e 2) Definizione metodologia di intervento Stesura linee guida per l’integrazione
protocollo/posta/firma
Strumenti di supporto alle amministrazioni sito web http://protocollo.gov.it
progetto formazione protocollo e gedoc
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CENTRO DI COMPETENZA: ATTIVITA’ IN CORSO
INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE
INIZIATIVE DI SUPPORTO ALLE AMMINISTRAZIONI
• riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it)
• servizio di sussidiarietà (ASP)
• supporto consulenziale
• assessment con l'uso di questionari
INIZIATIVE ORIENTATE ALLA TRASPARENZA
• progetti di riferimento con alcune amministrazioni per
l'attuazione della trasparenza
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L’ ASSESSMENT : LO STATO ATTUALE DEI PROGETTI
VOLTI ALL’ATTUAZIONE ALLA NORMATIVA
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DISTRIBUZIONE AMMINISTRAZIONI PER TIPOLOGIA
Campione di riferimento: 50 PAC
13 15
814
Ministeri
Altre A.C.
EPNE Classe 1
EPNE Classe 2
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COPERTURA DEI RUOLI CHIAVE (DPR 445/2000)
Campione di riferimento: 50 PAC
87%
65%
0%10%20%30%40%
50%60%
70%80%90%
Resp. Sistemi Informativi Resp. Trasparenza Amministrativa
Riferimento: 45 posizioni
ResponsabiliSistemi Informativi
Responsabili Trasparenza Amm.
40
1 1 3
Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito
22
912
Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito
Riferimento: 34 posizioni
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Campione di riferimento: 36 PAC con copertura al 100% delle AOO
43%98% 95%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Rapporto AOO /
uffici protocollo
centrali
Rapporto AOO /
uffici protocollo
periferici
Rapporto AOO /
Uffici protocollo
RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO
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DISTRIBUZIONE PROGETTI PER ULTERIORIFUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE
Campione di riferimento: 65 Progetti (escluso sussidiarietà CNIPA)
65
43
1624
0
10
20
30
40
50
60
70
'Nucleo Minimo' Gest. Doc. Trasp. Amm.va' 'WFM'
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Campione di riferimento: 50 PAC
1%
40%
26%
32%
5%
6%
56%
33%
4%2%
11%
82%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
al
30/04/2004al
31/08/2004al
31/12/2004
Completamento della DiffusioneDiffusione
Esercizio
Realizzazione
Progettazione
Fattibilità
Non Progetto
DISTRIBUZIONE DIPENDENTI DELLE PAC PER STATO DI AVANZAMENTO (N.RO)
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Campione di riferimento: 50 PAC
M01 M02
M03
M04
M05
M06
M07
M08
M09 M10
M11
M12 M13 M14
M15 A01
A02
A03
A04
A05
A06
A07 A08 E101
E102
E103
E104 E105 E106 E107 E108 E109
E110
E111
E112 E113
E114
E201
E202 E203 E204 E205
E206 E207
E208
E209
E210
E211
E212
E213
Ese
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Fat
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STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI NELLA PAC AL 30 APRILE 2004
Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1
Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2
Legenda
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Campione di riferimento: 50
PAC
0,90
0,80 alto
0,70
0,60
buono0,50
0,40 mediocre
0,30
0,20
basso0,10
0,00
1,00
M01
M02
M03
M04
M05
M06
M07
M08
M09
M10
M11
M12
M13 M14
M15
A01
A02
A03
A04
A05
A06
A07 A08 E101
E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109
E110
E111
E112 E113
E114
E201
E202 E203 E204 E205
E206 E207 E208
E209
E210
E211
E212 E213
VALUTAZIONE DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI
Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1
Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2
Legenda
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STATO DEL PIANO DI FORMAZIONE
Campione di riferimento: 50 PAC
18
23
9
'Da avviare''In corso''Terminata'
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RIEPILOGO DELLE SESSIONI DI FORMAZIONE
Campione di riferimento: 1.813 sessioni di corsi erogate
Sessioni interne specifiche
Sessioni interne generiche
Sessioni presso CNIPA
369
1.354 75 %
20 %
90 5 %
N.ro %
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BENEFICI ATTESI
Campione di riferimento: 46 PAC (due risposte possibili)
321
1638
12
Riduzione spese
Efficacia interna
Efficacia esterna
Efficienza interna
Integrazione SI
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CRITICITÀ RISCONTRATE E AZIONI DI CONTRASTO
Risorse economiche limitate
Inadeguatezza parco tecnologico e infrastrutturale
Scelta soluzione tecnica
Difficoltà culturali (assenza di professionalità specifiche)
Scarsa sensibilità vertici
Problematiche di tipo organizzativo
interpretazione della norma
Servizio ASP CNIPA
Promozione del Riuso (oggetti e sw)
Bandi di e-gov
Formazione del personale
Sensibilizzazione dei vertici delle pp.aa.
Perfezionamento della norma
CRITICITÀ RISCONTRATE AZIONI DI CONTRASTO
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AZIONI DI CONTRASTO
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SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE IN ASP
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Nessun obbligo di adesione
per le amministrazioni
Soluzione senza oneri di
installazione
Scalabilità e flessibilità in
relazione alle esigenze di
ciascuna amministrazione
Investimenti limitati
Costi correlati ai consumi
effettivi
CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
Riuso del software
Modalità ASP per la fornitura
con tecnologie web
Catalogo servizi:
Repro
Gedoc
store
formazione
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ADESIONI AL SERVIZIO ASP:ANALISI DEI FABBISOGNI
Gedoc48%
Store2%
Formazione3%
Consulenza5%
Repro
42%
Repro Gedoc Store Formazione Consulenza
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RIEPILOGO DELLA PARTECIPAZIONE AI CORSI DI FORMAZIONE EROGATI DA CNIPA
Campione di riferimento: 1.485 partecipanti
Operatori
Resp. servizio
Resp. Organizz..
345
1.059 71,3 %
23,3 %
Hanno utilizzato i corsi CNIPA 25 PAC su 49 che hanno risposto alla specifica Sessione (51% del campione)
Corsi per
81 5,5 %
N.ro %
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IL SITO WEB SULLA GESTIONE DEI DOCUMENTI
Il centro di competenza nel corso del biennio 2003-2004 ha risposto a oltre 2.500 quesiti inviati attraverso la casella di posta [email protected] da parte di PAC e PAL e operatori del settori.
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ALTRE INIZIATIVE IN CORSO
Perfezionamento della norma sulla base dell’esperienza
maturata in questi 4 anni di vita del Testo Unico
Istituzione di un gruppo di lavoro sulla
dematerializzazione della documentazione su supporto
digitale
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…IN DEFINITIVA
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CONCLUSIONI
Norma perfezionabile ma ha un buon grado di applicabilità
Tecnologia ormai matura per la quasi totalità del flusso dei
documenti
Organizzazione sensibilità direzionale interna alle
amministrazione buona ma migliorabile
Dall’analisi dell’assessment emerge che Il processo di
rinnovamento è in fase avanzata ed è irreversibile.
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Per maggiori informazioni
http://Protocollo.gov.ithttp:// www.cnipa.gov.it