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普通高等职业教育“十一五”规划教材

高职高专专业基础课教材系列

实用文体写作教程

罗时华 傅克斌 主 编

刘枝明 刘丽娟 副主编

刘枝明 彭忠林 主 审

北 京

内 容 简 介

本书是一本系统性、实用性和操作性较强的实用文体写作教材。内容包

括实用文体概述、公务文书、事务文书、传播文书、社交文书、科技文书、

医护文书等。书中各文种按概念、特点、种类、例文点评、写法、注意事项、

思考练习内容进行介绍。各章节详略得当，篇幅合理。

本书可作为普通高等职业院校、高等专科院校应用写作课程的教材，也

可供相关从业人员自学应用文写作时参考。

书繁体字版名为《SolidWorks 2001 PLUS 教学范本》，由知城数位科技股份

图书在版编目(CIP)数据

实用文体写作教程/罗时华，傅克斌主编. —北京： 科学出版社，2009 （普通高等教育“十一五”规划教材·高职高专专业基础课系列规划教材） ISBN 978-7-03-025264-7

Ⅰ. 实… Ⅱ.罗… Ⅲ. 汉语-应用文-高等学校：技术学校-教材

Ⅳ. H152.3

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2009）第 144108 号

责任编辑：王彦刚 吕建忠 / 责任校对：赵 燕 责任印制：吕春珉 / 封面设计：天女来

出版 北京东黄城根北街 16 号

邮政编码：100717

http://www.sciencep.com 北京双清印刷厂印刷

科学出版社发行 各地新华书店经销 *

2009 年 8 月第 一 版 2009 年 8 月第一次印刷 印数：1—3 000

开本：787×1092 1/16 印张：15 1/2 字数：295 000

定价：25.00 元

（如有印装质量问题，我社负责调换<环伟>）

销售部电话 010-62134988 编辑部电话 010-62138978-8305（VF02）

版权所有，侵权必究

举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303

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高职高专专业基础课系列编委会

主 任 陈元芳

副主任 许成钦 罗时华

委 员（按姓氏笔画排列）

王振新 龙德水 刘丽娟 刘枝明

肖作武 李 霁 罗时贤 胡少华

胡方萍 张纯杰 章灵燕 曹章新

彭忠林 曾 艳 简尚高 傅克斌

xii

学 理 管 明 简

教 程

本书编写人员

主 编 罗时华 傅克斌

副主编 刘枝明 刘丽娟

编写人员（按姓氏笔画排序）

刘丽娟 刘枝明 罗时华 胡方萍

章灵燕 傅克斌 徐进华

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前 言

实用文体写作是高等院校的一门基础课。其最大的特点是实践性强。无

论是在校学习还是毕业后参加工作，或是在日常生活和工作中，每个人都要

用到应用文。随着改革开放的不断深入，我国的社会生活方式正在发生巨大

的变化。现代社会的各种交际、交往越来越频繁。信息传递、工作管理、科

技、业务交流、人际关系都与实用文体写作密切相关。为了使实用文体写作

教学更好地与实践相结合，为了体现基础课服务于专业课的教学理念，培养

出高素质应用型人才，我们编写了此书。本书在编写时突出了以下几个特点。

一、淡化理论教学内容，强化写作技能训练

本书的编写以高等职业教育的培养目标以及“实用文体写作”课程的性

质为依据，力求突破原有的学科体系，淡化理论，强化实践，充分体现了指

导性和可操作性。本书对理论知识的介绍以实用为宗旨，以必需、够用为度，

将应用写作能力训练作为全书的主线，把提高学生实用文体写作能力作为最

终目的。

二、编写体例创新，突出典型案例教学

本书按文种概念、特点、种类、例文点评、写作方法、注意事项、思考

与练习来编排内容，重点放在例文点评及写作方法上。例文点评采用文本框

的形式，形象直观，所选例文典型、深刻，思考与练习写练结合，难易适度。

三、构建合理文种体系，突出时代特色

本书在文种的选择上注重从学生自身的实际需要出发，突出知识性、专

业性、实用性、时代性特点，在具体内容上以新的知识、新的信息来吸引学

生，使写作知识与当今的政策法规和实际情况密切联系，增加了“护理文书”

这一新型文种，适应开设医学专业的需要，同时又满足了社会生活的需要。 本书由湖北省荆州职业技术学院罗时华、傅克斌任主编，刘枝明、刘丽

娟任、胡方萍、章灵燕合作完成。各章具体分工如下：第一、七章由傅克斌

编写，第二章由罗时华编写，第三章由刘枝明编写，第四章由胡方萍编写，

第五章由刘丽娟编写，第六章第一到四节由胡方萍编写，第六章五到七节由

章灵燕编写。 编者

目 录

第一章 绪论 ................................................................................................................ 1

第一节 实用文体概述 ...................................................................................... 1

一、实用文体的概念 ....................................................................................... 1 二、实用文体的特点 ....................................................................................... 1 三、实用文体的分类 ....................................................................................... 2 四、实用文体的作用 ....................................................................................... 2 五、实用文体写作注意事项 ............................................................................ 4

第二节 实用文体写作要素 .............................................................................. 4

一、实用文体写作主题 ................................................................................... 4 二、实用文体写作材料 ................................................................................... 5 三、实用文体写作结构 ................................................................................... 6 四、实用文体写作语言 ................................................................................... 8 五、实用文体写作表达方式 .......................................................................... 10

第二章 公务文书 ..................................................................................................... 15

第一节 公文概述 ............................................................................................. 15

一、公文的概念 ............................................................................................ 15 二、公文的特点 ............................................................................................ 15 三、公文的种类 ............................................................................................ 15 四、公文例文点评 ......................................................................................... 16 五、公文的写法 ............................................................................................ 17 六、公文行文注意事项 ................................................................................. 20

第二节 通知 ...................................................................................................... 21

一、通知的概念 ............................................................................................ 21 二、通知的特点 ............................................................................................ 21 三、通知的种类 ............................................................................................ 22 四、通知例文点评 ......................................................................................... 22 五、通知的写法 ............................................................................................ 23 六、通知写作注意事项 ................................................................................. 24

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

第三节 通报 ...................................................................................................... 25

一、通报的概念 ............................................................................................ 25 二、通报的特点 ............................................................................................ 25 三、通报的种类 ............................................................................................ 25 四、通报例文点评 ......................................................................................... 26 五、通报的写法 ............................................................................................ 26 六、通报写作注意事项 ................................................................................. 27

第四节 报告 ...................................................................................................... 28

一、报告的概念 ............................................................................................ 28 二、报告的特点 ............................................................................................ 29 三、报告的种类 ............................................................................................ 29 四、报告例文点评 ......................................................................................... 30 五、报告的写法 ............................................................................................ 30 六、报告写作注意事项 ................................................................................. 31

第五节 请示 ...................................................................................................... 32

一、请示的概念 ............................................................................................ 32 二、请示的特点 ............................................................................................ 32 三、请示的种类 ............................................................................................ 33 四、请示例文点评 ......................................................................................... 33 五、请示的写法 ............................................................................................ 34 六、请示写作注意事项 ................................................................................. 34

第六节 函 .......................................................................................................... 35

一、函的概念 ................................................................................................ 35 二、函的特点 ................................................................................................ 36 三、函的种类 ................................................................................................ 36 四、函的例文点评 ......................................................................................... 36 五、函的写法 ................................................................................................ 37 六、函写作注意事项 ..................................................................................... 38

第七节 批复 ...................................................................................................... 39

一、批复的概念 ............................................................................................ 39 二、批复的特点 ............................................................................................ 39 三、批复的种类 ............................................................................................ 39 四、批复例文点评 ......................................................................................... 40 五、批复的写法 ............................................................................................ 41 六、批复写作注意事项 ................................................................................. 41

第八节 会议纪要 ............................................................................................. 41

一、会议纪要的概念 ..................................................................................... 41 二、会议纪要的特点 ..................................................................................... 41

目

录

v

三、会议纪要的种类 ..................................................................................... 42 四、会议纪要例文点评 ................................................................................. 42 五、会议纪要的写法 ..................................................................................... 43 六、会议纪要写作注意事项 .......................................................................... 44

第九节 会议记录 ............................................................................................. 45

一、会议记录的概念 ..................................................................................... 45 二、会议记录的特点 ..................................................................................... 45 三、会议记录的种类 ..................................................................................... 45 四、会议记录例文点评 ................................................................................. 46 五、会议记录写法 ......................................................................................... 47 六、会议记录写作注意事项 .......................................................................... 48

第三章 事务文书 ..................................................................................................... 49

第一节 计划 ...................................................................................................... 49

一、计划的概念 ............................................................................................ 49 二、计划的特点 ............................................................................................ 49 三、计划的种类 ............................................................................................ 49 四、计划例文点评 ......................................................................................... 50 五、计划的写法 ............................................................................................ 52 六、计划写作注意事项 ................................................................................. 53

第二节 总结 ...................................................................................................... 53

一、总结的概念 ............................................................................................ 53 二、总结的特点 ............................................................................................ 54 三、总结的种类 ............................................................................................ 54 四、总结例文评点 ......................................................................................... 54 五、总结的写法 ............................................................................................ 56 六、总结写作注意事项 ................................................................................. 57

第三节 调查报告 ............................................................................................. 58

一、调查报告的概念 ..................................................................................... 58 二、调查报告的特点 ..................................................................................... 58 三、调查报告的种类 ..................................................................................... 59 四、调查报告例文点评 ................................................................................. 59 五、调查报告的写法 ..................................................................................... 65 六、调查报告写作注意事项 .......................................................................... 66

第四节 演讲稿 ................................................................................................. 67 一、演讲稿的概念 ......................................................................................... 67 二、演讲稿的特点 ......................................................................................... 67 三、演讲稿的种类 ......................................................................................... 67

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

四、演讲稿例文点评 ..................................................................................... 68 五、演讲稿的写法 ......................................................................................... 70 六、演讲稿写作注意事项 ............................................................................. 71

第四章 传播文书 ..................................................................................................... 73

第一节 通讯 ...................................................................................................... 73

一、通讯的概念 ............................................................................................ 73 二、通讯的特点 ............................................................................................ 73 三、通讯的种类 ............................................................................................ 74 四、通讯例文点评 ......................................................................................... 76 五、通讯的写法 ............................................................................................ 77 六、通讯写作注意事项 ................................................................................. 79

第二节 消息 ...................................................................................................... 80

一、消息的概念 ............................................................................................ 80 二、消息的特点 ............................................................................................ 80 三、消息的种类 ............................................................................................ 81 四、消息例文点评 ......................................................................................... 84 五、消息的写法 ............................................................................................ 85 六、消息写作注意事项 ................................................................................. 91

第五章 社交文书 ..................................................................................................... 92

第一节 申请书、请柬、聘书 ....................................................................... 92

一、申请书 .................................................................................................... 92 二、请柬 ........................................................................................................ 96 三、聘书 ........................................................................................................ 98

第二节 简历、自传、求职信 ..................................................................... 101

一、简历 ...................................................................................................... 101 二、自传 ...................................................................................................... 105 三、求职信 .................................................................................................. 108

第六章 科技文书 ................................................................................................... 114

第一节 科技报告 ........................................................................................... 114

一、科技报告的概念 ................................................................................... 114 二、科技报告的特点 ................................................................................... 114 三、科技报告的种类 ................................................................................... 115 四、科技报告例文点评 ............................................................................... 116 五、科技报告的写法 ................................................................................... 119 六、科技报告写作注意事项 ........................................................................ 120

目

录

vii

第二节 专利申请书 ....................................................................................... 125 一、专利申请书的概念 ............................................................................... 125 二、专利申请书的特点 ............................................................................... 125 三、专利申请书的种类 ............................................................................... 125 四、专利申请书例文点评 ........................................................................... 127 五、专利申请书的写法 ............................................................................... 131 六、专利申请书的要求 ............................................................................... 132

第三节 科技实验报告 .................................................................................. 133

一、科技实验报告的概念 ........................................................................... 133 二、科技实验报告的特点 ........................................................................... 134 三、科技实验报告的种类 ........................................................................... 135 四、科技实验报告例文点评 ........................................................................ 135 五、科技实验报告的写法 ........................................................................... 141 六、科技实验报告写作注意事项 ................................................................ 143

第四节 科技可行性研究报告 ..................................................................... 144

一、科技可行性研究报告的概念 ................................................................ 144 二、科技可行性研究报告的特点 ................................................................ 144 三、科技可行性研究报告的种类 ................................................................ 144 四、科技可行性研究报告例文点评 ............................................................. 145 五、科技可行性研究的写法 ........................................................................ 146 六、科技可行性研究报告写作注意事项 ..................................................... 147

第五节 机械设计任务书的写作 ................................................................. 148

一、机械设计任务书的概念 ........................................................................ 148 二、机械设计任务书的特点 ........................................................................ 149 三、机械设计任务书的种类 ........................................................................ 149 四、机械设计任务书例文分析 .................................................................... 149 五、机械设计任务书的格式 ........................................................................ 153 六、设计任务书写作注意事项 .................................................................... 154

第六节 园林规划设计方案 .......................................................................... 154

一、园林规划设计方案的概念 .................................................................... 154 二、园林规划设计方案的表现形式 ............................................................. 154 三、园林规划设计方案示例 ........................................................................ 155 四、园林规划设计方案制作步骤 ................................................................ 158

第七节 计算机科技论文写作 ..................................................................... 160

一、计算机科技论文的概念 ........................................................................ 160 二、计算机科技论文的种类 ........................................................................ 160 三、计算机科技论文的结构 ........................................................................ 160 四、计算机科技论文例文分析 .................................................................... 162

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

五、论文格式及目录系统 ........................................................................... 166 六、计算机科技论文写作技巧和注意事项 ................................................. 168

第八节 科技论文（设计）写作 ................................................................. 169

一、科技论文的概念 ................................................................................... 169 二、科技论文的特点 ................................................................................... 169 三、科技论文的分类 ................................................................................... 170 四、科技论文例文分析 ............................................................................... 171 五、科技论文的写法 ................................................................................... 177 六、科技论文写作注意事项 ........................................................................ 182

第七章 医护文书 ................................................................................................... 185

第一节 病历书写 ........................................................................................... 185

一、病历的概念 .......................................................................................... 185 二、病历的特点 .......................................................................................... 185 三、病历的种类 .......................................................................................... 185 四、病历例文点评 ....................................................................................... 186 五、病历的书写 .......................................................................................... 186 六、病历书写注意事项 ............................................................................... 187

第二节 处方书写 ........................................................................................... 189

一、处方的概念 .......................................................................................... 189 二、处方的特点 .......................................................................................... 189 三、处方的种类 .......................................................................................... 189 四、处方例文点评 ....................................................................................... 189 五、处方的写法 .......................................................................................... 190 六、处方书写注意事项 ............................................................................... 190

第三节 各种记录的书写 .............................................................................. 191

一、记录的概念 .......................................................................................... 191 二、记录的特点 .......................................................................................... 191 三、记录的种类 .......................................................................................... 191 四、记录例文点评 ....................................................................................... 192 五、记录的格式 .......................................................................................... 193 六、记录书写注意事项 ............................................................................... 193

第四节 护理文书书写 .................................................................................. 194

一、护理文书的概念 ................................................................................... 194 二、护理文书的特点 ................................................................................... 194 三、护理文书的种类 ................................................................................... 194 四、护理文书例文点评 ............................................................................... 195 五、护理文书书写格式 ............................................................................... 196

目

录

ix

六、护理文书书写注意事项 ........................................................................ 196 第五节 常用检查申请单、报告单 ............................................................. 197

一、申请单、报告单的概念 ........................................................................ 197 二、申请单、报告单的特点 ........................................................................ 197 三、申请单、报告单的种类 ........................................................................ 197 四、申请单、报告单例文点评 .................................................................... 198 五、申请单、报告单的格式填法 ................................................................ 198 六、常用检查申请单、报告的填写及粘贴注意事项 .................................. 199

第六节 医学论文写作 .................................................................................. 200

一、医学论文的概念 ................................................................................... 200 二、医学论文的种类 ................................................................................... 200 三、医学论文的特点 ................................................................................... 201 四、医学论文例文点评 ............................................................................... 201 五、医学论文的要求 ................................................................................... 203 六、医学论文的写法 ................................................................................... 205

附录 1 国家行政机关公文处理办法 .................................................................. 209

附录 2 国家行政机关公文格式 .......................................................................... 216

附录 3 中国共产党机关公文处理条例 ............................................................. 223

附录 4 实用文体写作常用词语汇释 .................................................................. 230

主要参考文献 ............................................................................................................ 232

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第一章 绪 论

第一节 实用文体概述

一、实用文体的概念

实用文体是指处理实际工作中的具体问题或传播信息及其他交际活动

所使用的具有一定格式的文体的总称。

二、实用文体的特点

1．文体的实用性

实用文体写作以实用为出发点，它直接服务于实际工作，直接用于处理

公务中的具体问题，或传播信息，其社会功用在于实用。 “文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这就强调了其实用性。

就其他文书而言，亦是如此。如合同的作用就在于促使、监督签订合同的双

方共同履行某种经济行为；计划、总结都是为完成某种具体工作而制订的；

科技报告、机械设计书、病历书等专业技术文书是为各类专业的写作而编 撰的。

2．内容的真实性

真实性是指内容的真实确凿、实事求是。实用文体写作是管理工作的工

具，要为解决现实问题、指导实际工作服务，因而它完全排斥虚构和杜撰。

文中所写的数据、材料等要真实、准确，所发布、传达的上级指示精神要确

切，不能采用任何艺术加工。

3．对象的明确性

实用文体写作的读者不像文学作品那样广泛，阅读对象大都明确、具体。

无论是行政公文中的“请示”、“通知”，还是医护文书中的“病历书”、“检

查申请单”，都有明确的对象。

4．格式的规范性

实用文体写作讲究格式的规范性。每一个文种在长期的使用过程中都形

成了比较固定的格式，写作时必须根据实用文体写作的具体类型，遵守各自

的固定格式。当然这些格式也不是永恒不变的，如书写处方，原先大多用中

2

写 体 文 用 实

作

程 教 程

文汉字，现又规定用字母符号及有关外文代替，随着社会的发展，实用文体

写作的格式也在不断完善和创新。

5．语言的简朴性

实用文体写作要求语言简朴，表达明确，一般不用拟人、夸张、比喻、

双关等积极修辞格。用词必须准确，不能含糊其辞，模棱两可，以免发生歧

义或误解。

三、实用文体的分类

根据高职高专教育的特点，本书在选择文种范畴时打破历来编撰实用文

书的原则，即体现实用文体写作为专业课服务，适应学生学，学以致用，够

用为“度”的特色，除去了部分非专业性的文种，增添了专业性极强的实用

文种。根据内容、功用和使用范围的不同，分为以下六类。 1）公务文书（以行政公文为主）。行政公文是指国务院 2000 年 8 月 24

日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出的 13 种公文里的部分文种，

即通知、通报、请示、批复、报告、会议纪要（会议文书中的会议记录）。 2）事务文书。事务文书包括计划、总结、调查报告、演讲稿等。 3）传播文书。传播文书包括通讯、消息。 4）社交文书。社交文书包括申请书、请柬、聘书、简历、自传、求职

信等。 5）科技文书。科技文书包括科技报告、专利申请书、科技实验报告、

科技可行性研究报告、机械设计任务书、园林规划设计方案、园林设计报告、

计算机科技论文写作、科技论文（设计）写作等。 6）医护文书。医护文书包括病历书写、护理文书、处方书写规范与质

量标准、各种记录的书写、常用检查申请单与报告单、医学科技论文（设计）

写作等。

四、实用文体的作用

实用文体写作的功能可以概括为以下几点。

1．联系、沟通

社会生活中存在多种多样的公共关系，人类社会就是人际关系的联络

网，如政府与公众、单位与个人、单位与单位、个人与个人等，相互都需要

运用各种方式进行交往与联系，而沟通诸多关系的重要的文字媒体便是实用

文。例如，社会中的上下级关系、平行关系、不相隶属的关系需要行政公文

来沟通联系，制定政策、发布规章、商洽工作、交流经验或请示汇报、答复

事项，或向有关团体、组织、个人发出邀请，或传递信息、情况等都需要运

用实用文。实用文体写作的联系沟通作用一般表现为两种形式，即专门联系

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第一章

绪

论

3

与公众传播。前者如报告、请示、批复、函以及合同协议等有特定的联系对

象、联系范围，具有一种固定的联系功用；后者如通知、通告等具有一定公

众传播作用，目的在于让广大人民群众知晓、了解、执行。

2．宣传、传播

实用文的宣传、传播作用主要体现在以下几方面：第一，宣传党和国家

的方针政策。国家的重大决策、立法都要通过实用文颁布，以便让社会团体、

人民群众知晓。如党的十七大文件，十一届全国人大会议的文件，国家颁布

的《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国

野生动物保护法》等，它不仅传达有关的政策、法律，而且还指导人们应当

如何做、如何执行，其宣传教育作用是非常明显的。第二，传播科技文化知

识。知识是人类进步的阶梯，正是由于知识的积累和传播，人类社会才不断

向高度的物质文明和精神文明发展进化，而实用文正是记录和积累人类知识

并使之传播的载体。科技报告、学术论文、各类专著都是对文化知识的一种

传播。中国古代的科技文化知识正是通过《齐民要术》、《天工开物》、《梦溪

笔谈》、《本草纲目》等实用文著作流传下来的。近代法国科学家法拉第发现

了电磁感应规律，但因为没有用论文把这项成果公布出来，所以没有得到科

学界的认可，一直到麦克斯韦用论文正确地阐明、论证了这一规律，这项发

现才得以承认并传播开来。

3．领导、指导

党和国家行政机关颁布的命令、决定和各级机关机构发布的法律、规定、

规则、办法等等都是党和国家方针政策的具体体现，对下级机关、对各项工

作都具有领导作用。这类实用文具有权威性、法规性特点，一经签发并发布

后，下级部门必须遵照执行，这类实用文的领导作用是很明显的。例如，《中

华人民共和国节约能源法》（1997 年 11 月 1 日八届全国人大常委会第二十

八次会议通过），这个文件公布后，就要求遵照执行，兼有领导与指导作用。

另有一类实用文如通知、指示、批复等主要起一种指导作用，如中共中央办

公厅发出的《关于认真学习党的十七大精神的通知》等，对学习的重点和要

求都作了具体说明，对如何学好十七大文件有重要指导意义。

4．用作凭据、凭证

有些实用文具有凭据作用。它表现在，其一，作为处理问题、解决问题、

管理事务工作的依据凭证，如行政公文。而法律类文体，就是行政执法人员

执法的依据。契约类文体如合同、协议是双方确认、执行权力与义务的凭据。

科技报告、学术论文也都是作为鉴定、评价其成果、价值的文字依据。其二，

实用文在一个历史时期之后，文本本身虽已失去效力，但它作为档案材料保

存下来，却具有重要的史料价值，是研究、考据某个历史时期的政治、军事、

经济、文化、教育的重要见证和凭证。例如，1949 年 4 月 21 日毛泽东、朱

4

写 体 文 用 实

作

程 教 程

德发布的《向全国进军的命令》，就是我们今天了解当年解放战争进展状况

的重要历史见证。而香港回归时，有关领导人的命令、讲话及其消息报道等，

都将作为历史资料保存下来而具有珍贵的史料价值。

五、实用文体写作注意事项

1．要熟悉政策和法规，具有较高的政策水平

实用文写作的政策性很强。一定时期的实用文，反映党和国家这一时期

的方针政策。要写好实用文，首先要掌握党和国家的方针政策，深刻领会中

央有关精神。明确了方向，才能写出好的实用文。

2．要有较宽的知识面

刘勰在《文心雕龙·议对》中写到：“郊祀必洞于礼，戎事必练于兵，

田谷先晓于农，断讼务精于律。”这段话精辟地阐明了写作与各专业知识的

关系。实用文同各专业知识之间有密切的关系。例如，写医护文书，应懂得

相应的医护知识；写法律文书，要具有一定的法律知识；写礼仪文书，应熟

悉有关的礼仪知识，等等。因此，要写好实用文，必须掌握相应各专业的 知识。

3．要具备较强的文字表达能力

1）学习语法、修辞、逻辑知识。古人云：“工欲善其事，必先利其器。”

要提高实用文写作能力，必须先提高文字表达能力。这就要努力学好语文知

识，重视听、说、读、写的练习，从文字到语法，从修辞到逻辑，直至标点

符号的运用，都要认真学习，一丝不苟。 2）加强写作实践，不断提高写作能力。陆游在《冬夜读书示子聿》中

写到：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”他强调“躬行”，就是指导自

己亲身去实践、去练习。学习写作知识，借鉴前人的实用文写作经验，好比

夜间走路有了指路灯，可以少走弯路，避免盲目性。但路还得靠自己走，只

有平时多练习，才能在写作实践中加深对实用文写作知识的理解。

第二节 实用文体写作要素

一、实用文体写作主题

实用文的主题，就是贯穿于一篇实用文中的核心思想，或主要意图。实

用文随文种的不同，对主题的要求是不同的。例如，一篇调查报告的主题与

一份请示的主题，有较大的区别。对于一篇调查报告，可以分析、归纳出某

种核心思想。但是对于一份简单的请示，则不必下力气分析与归纳，它所说

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绪

论

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的那件事所要达到的目的，就是它的主题。例如，一个车间向厂里写一份请

示，要求拨一万元维修该车间的澡堂，此请示的主题就是“要钱”。 尽管实用文的主题随文种的不同，有不同的要求，但对所有实用文而言，

也应有共同的要求，此种共同要求即得到学术界公认的“主题四原则”：正

确、鲜明、深刻、集中。

1．主题要正确

就是要求实用文的主题符合马列主义、毛泽东思想、邓小平理论与三个

代表的思想，符合党和国家的方针政策，符合国家的一切法律与法规，同时，

也符合我国的国情，符合中华民族的传统美德，符合客观规律。当然，对于

那些相对简单的实用文而言，可能不涉及上述要求，但起码是不违背上述一

切。例如，写一份请示要求上级拨款，它的内容虽然不涉及马列主义的庄严

思想，但它绝不违背马列主义。

2．主题要鲜明

就是要求实用文的主题要表述得明确清晰，赞成什么，反对什么，要观

点鲜明，决不含糊其辞，模棱两可，也绝不吞吞吐吐。这就要求实用文的撰

写者头脑要清楚，思维要敏捷，对事物有明确的认识。同时，要求他具有较

高的文字功夫，有能力把话说清楚，在表达时不出现歧义。

3．主题要深刻

就是要求实用文的主题不能停留在表面事实的罗列上，要从事实中归纳

出观点，提炼出思想。这当然是对那些思想内容比较复杂、篇幅较大的实用

文而言，如总结、调查报告、科技论文、科技可行性研究报告、机械设计任

务书、园林规划设计方案等。此类实用文的主题要做到深刻，要能反映某些

规律性的问题，帮助人们达到对某一客观事物的深刻认识。

4．主题要集中

就是要求一篇实用文的主题要相对单一，中心突出。对于某些篇幅短小

的实用文，如请示，要做到一文一事，不能表达多种意图。对于那些内容比

较复杂、篇幅较长的实用文，主题也要集中。就是说，虽然其具体观点可能

不止一个，但这些观点在一篇文章中应存在一种内在的逻辑关系，它们共同

表达一个中心思想。比如，一篇经验总结，具体经验可以有好几条，但这几

条经验围绕一个核心，共同表达某种观点。

二、实用文体写作材料

1．材料的含义

实用文的材料是指作者为表现实用文的主旨所搜集或积累的一系列事

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写 体 文 用 实

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程 教 程

实、数据或论据。材料是实用文写作的基础。如果说主旨是实用文写作的灵

魂，那么材料就是实用文的血肉。没有材料，主旨就不能体现。

2．材料的来源

实用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。根据特定的写作

目的，实用文搜集的材料要做到丰厚、典型。那么怎样获得实用文的材料呢？ （1）直接获取 直接获取是指作者亲自从现实生活中获取材料。如通过观察、实地调查、

访问、问卷、开调查会等方法直接搜集材料。 （2）间接获取 间接获取是指作者通过某种传播媒介获得材料。如通过查询各种记录、

报表、报刊、书籍、部门或单位的档案、网络等方法获取大量的间接材料。

3．材料的选择和使用

（1）选择材料 选择材料是指在搜集和分析材料的基础上，对具备候选资格的材料进行

筛选、取舍。实用文选择材料主要是根据主旨的需要去选择那些典型、真实、

新颖的材料，这是由实用文的实用性决定的。典型性材料能够“以一当十”；

真实性材料能够反映客观事物的本质和主流；新颖性材料符合时代的特征，

能够引起人们的共鸣。 （2）使用材料 使用材料的恰当与否直接关系到主题的表达是否正确和文章质量的高

低。因此，使用材料时一定要分清主次，根据主题的需要，按照一定的组织

形式，安排材料的先后顺序。在安排顺序时要考虑材料的主次、时间的先后、

材料间的逻辑顺序、人们认识事物的规律、事物发展的过程等诸多因素。

三、实用文体写作结构

结构指文章的谋篇布局，文章的结构相当于人的骨架。以前的实用写作

专著往往不区分实用文的文种，而笼统地谈结构，因而显得思维不够缜密。

我们认为，谈结构要结合考虑文种问题。例如，一份简单的请示与一篇复杂

的调查报告相比，显然，其结构的内涵是不同的。关于实用文的结构，我们

可做如下说明。

1．不同实用文有不同的结构类型

主要有以下两类： （1）行政公文的结构 除少数文种（议案、会议纪要）外，绝大多数文种的结构简洁明快，大

体是三段式：开头（简单说明依据、目的等），主体（主要内容），结尾（有

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时用一句惯用语结束，有时干脆没有结尾）。有的行政公文既无开头，也无

结尾，全篇只由一个完整的段落构成。 （2）事务文书、科技及其他文书的结构 该类文书结构相对复杂，要针对其具体文种，确定该文的结构。与行政

公文相比，结构的主要区别在主体方面。主体可分为几个层次，每个层次可

由几个段落构成。层次、段落均可分为两种主要结构类型。 1）并列式结构：层次（或段落）之间的逻辑关系是平等的，并列的。

从不同的侧面，共同说明某个方面的问题。例如，一个企业单位的年终工作

总结，可以分为政治思想工作、生产销售工作、后勤保障工作三大层次。这

三个层次是并列关系，共同反映该企业的工作全貌。而在“生产销售工作”

这个层次里，又可由几个段落构成，如生产情况、技改情况、销售情况等。

这几个段落在逻辑上是平等的，共同说明生产方面的问题。 2）递进式结构：层次（或段落）之间的逻辑关系，后一层（段）是对

前一层（段）的深入、提高或升华。这种结构方式在总结、调查报告或科技

论文中常常可以见到。例如，有一篇关于当代大学毕业生就业问题的调查报

告，其主体分三个层次：第一层，对于某校大学毕业生就业情况的介绍。第

二层，在第一层提供的事实基础上，分析大学毕业生就业难的原因。第三层，

提出积极解决大学毕业生就业问题的设想。我们可以看到：第一层是基础，

第二层是对第一层的深入，第三层是对此问题的继续深化。从逻辑关系上讲，

这三个层次是逐层递进的。

2．实用文的开头与结尾

除了少数实用文只由一个段落构成全文外（如有的命令、批复），绝大

多数实用文都有开头与结尾。依文种的不同，其开头与结尾的写法也不相同。 （1）开头的常见写法

1）“目的缘由”法：开头一段写明撰写该篇实用文的目的、缘由或根据，

引出主体。这是许多实用文采用的开头方法。命令、通知、通报、请示、批

复等行政公文常用此法开头。 2）“陈述概况”法：开头一段陈述有关概况，便于主体加以展开。总结、

调查报告、会议纪要等常用此法开头。 3）“阐明论点”法：开头一段揭示该篇实用文的主题，或分析、评论事

物的性质，或得出某种结论，总之，是以针对全文的思辨成果作为开头。有

些调查报告、通报以此法开头。 4）“致意表态”法：开头一段向对方致意，或表明己方的态度、观点。

批复和某些公关礼仪方面的实用文常用此法。 此外，还有些较为特殊的开头方法，如新闻稿用的“提问法”、“描写法”

等，就不一一列举了。 （2）结尾的常见写法

1）“点题概括”式：用一句话或一段话概括全文的意思。总结、讲话稿、

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写 体 文 用 实

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程 教 程

论文常以此法结尾。 2）“号召希望”式：结尾处向受文对象发出号召，提出希望。通报、会

议报告等常以此法结尾。 3）“祈请期盼”式：请示、报告、函常以此法结尾。如“上述请求，请

予批准”，“以上要求如无不妥，切盼回复。” 4）“专门用语”式：报告、批复、通知等常以此法结尾。如“特此报告”、

“此复”等。

四、实用文体写作语言

1．实用文语言的表述要求

（1）准确 准确是指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强。造句要合

乎语法修辞规范，不产生歧义。例如，在实用文的写作中经常会遇到一些数

字、概念，在运用时一定要准确、恰当，切忌使用“可能”、“大概”等弹性

词语。 （2）简练 简练是指语言的简洁和精炼，要用 少的文字表达 丰富的内容。但简

练要以意思明白为前提，不能只是为了简练而压缩字句，将应该用的词不用，

导致语气不连贯，意思不好懂。 （3）质朴 质朴是指不用夸张性的语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。

实用文是为了解决实际问题而撰写，它的用语不追求华丽深奥，而强调朴实

得体。质朴的语言用得恰当，也能产生很好的语言效果。 （4）规范 规范是指实用文不宜使用文学语言，也不宜使用口语、方言、不规范的

简称等词语，要使用实用文专门用语。规范的语言词义严谨周密，不规范的

语言则会导致理解歧义，影响工作的进行。

2．实用文常用的专用语言

（1）称谓词 称谓词是指表示称谓关系的词。在实用文中，涉及机关时，一般是直呼

机关的全称或规范化的简称；涉及个人时，要直呼对方的职务或“××同志”、

“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门词语。 第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、厅、

局等；第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、

厅、局等；第三人称：“该”，可用于指代人、事物或单位，如“该同志”、

“该公司”、“该厂”等。

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（2）引叙词 引叙词是指用于引出实用文撰写的根据、理由或实用文具体内容的词。

实用文的引叙词多用于文章的开端，引出法律、法规及国家政策作为依据，

或引出事实作为根据；或用在文章的中间，起过渡、衔接的作用。一般情况

下，借助引叙词可以使实用文开宗明义。常用的引叙词有根据、按照、遵照、

为了、接、悉、近悉、惊悉、收悉、为……特、前接、近接等。 （3）经办词 经办词是指用来说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情

况。在使用时，应注意这类词语在表述次数和时态方面的差异。常用的经办

词有兹经、业经、前经、即经、复经、均经等。 （4）承转词 承转词又称为过渡语，即承接上文转入下文时使用的关联词、过渡用语。

承转词用在陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案。常用的承转词有为

此、据此、故此、综上所述、总而言之、总之等。 （5）期请词 期请词是指用于向受文者表示请求和希望的词语。使用期请词的目的在

于营造机关之间相互敬重、和谐的氛围，从而建立正常的工作关系。常用的

期请词有叩请查照、希即遵照、希、敬希、希予、请、拟请、恳请、烦请、

务求等。 （6）商洽词 商洽词是指用于征询对方的意见和反应，具有探询语气的词。这类词语

一般用于公文的上行文、平行文中。在使用时要有实际的针对性，即确定需

征询对方的意见时才使用。常用的商洽词有当否、可否、妥否、是否可行、

是否妥当、是否同意等。 （7）受事词 受事词是指向对方表示感谢、感激时使用的词。受事词属于客套语，一

般用于平行文或涉外的公文。常用的受事词有蒙、承蒙等。 （8）命令词 命令词是指表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的

严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有着令、着、特命、

责成、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。 （9）目的词 目的词是指直接交代行文目的的词语。人们撰写实用文，尤其是公文时

都有明确而具体的目的，对此需要有针对性地使用简洁的词语加以表述，以

便受文者正确理解并加速办理。用于上行文、平行文的目的词，还需加上期

请词，常用的有请批复、函复、批示、告知、批转、转发等；用于下行文的

有查照办理、遵照办理、参照执行等；用于知照性文件的有周知、知照、备

案、审阅等。

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写 体 文 用 实

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程 教 程

（10）表态词 表态词又为回复用语，是指针对对方的请示、问函，表示明确意见时使

用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用

的表态词有照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、准备预案、特

此批准、遵照执行等。 （11）结尾词 结尾词是指置于正文 后，表示正文结束的词语。使用结尾词，有助于

使文章表达得更简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。

常用的结尾词有此致、此布、特此报告、为要、为盼、为荷、特此函达、敬

礼、谨致谢忱等。

五、实用文体写作表达方式

实用文体写作使用的表达方式一般有叙述、议论、说明、描写、抒情等，

主要使用叙述、议论、说明三种表达方式。描写、抒情也不完全排除使用，

一般用于演说、新闻传播文稿中。所以我们重点介绍前三种。

1．叙述

叙述是记叙人物或事物发展变化过程的一种表达方式。在实用文中，主

要是记叙事物发展变化过程。 （1）叙述的种类 在实用文里，叙述的种类主要有概述、顺叙、倒叙、平叙与夹叙夹议等

几种。 1）概叙就是用简洁明快的语言，对事物发展变化的概貌进行扼要的叙

述。使读者对该事物有一个宏观、整体的了解。这种叙事方法在总结、调查

报告、会议纪要等多种实用文中得到运用，一般用于正文的开头部分。 2）顺叙就是按时间的先后次序，把事物发展变化的过程交待清楚的一

种叙事方法。其好处是便于读者了解事物发展变化的来龙去脉，使人们能清

晰地把握事物发展变化的进程和历史。 3）倒叙就是首先把事物发展变化的结局或整个过程中某个具有特殊意

义的阶段提到文章的前面介绍，然后再按时间次序交待事件的发展变化过

程。这种叙事方法可以产生悬念，增加艺术趣味。多用于文艺作品中。在实

用文里，主要用于新闻稿件中。其他公文较少运用。 4）平叙即所谓“花开两朵，各表一枝”，是对两个或两个以上人物或事

件分别进行叙述。此两者从逻辑关系上讲，处于并列的位置。通报、调查报

告、新闻传播文稿常采用此种叙述方法。其好处是能将多种头绪交待得一清

二楚。 5）夹叙夹议即一边叙述，一边议论。其好处是能将所叙的事实迅速提

升到理论的高度加以分析，使读者能看清事物的本质。此种叙述方法在通报、

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报告、总结、调查报告、学术论文、市场调查报告、市场预测报告，以及经

济活动分析报告等文种中均有用武之处，是一种使用较多的叙述方法。 （2）叙述的要求

1）依行文的需要采取合适的叙述方法。如前所述，叙述的方法多种多

样，但并非随心所欲地将各种方法都加以运用，而是依据行文的需要，采取

合适的叙述方法。例如，在总结的开头部分，可用概叙法；在主体部分，可

用平叙、或夹叙夹议等方法。 2）要分清主次，突出重点。叙述时，在人物或事件的发展变化上不能

平分笔墨，不能眉毛胡子一把抓；要分清主次，突出重点，详略得当，使文

章的主题明确，层次清楚。 3）要始终注意到实用文体的行文风格。记叙文要求交待叙事的六要素：

时间、地点、人物、事件、原因、结果。但实用文中的叙事只根据行文的需

要把事物的某些方面说清即可，不必考虑“六要素”是否齐全，也不必去追

求叙事的生动有趣。

2．议论

议论是揭示事物本质的一种表达方式。它可以帮助读者深刻地认识事

物，使文章的主题得以深化。实用文中的科技论文，演讲稿之类，本身就是

议论文。其他实用文，也常需要运用议论这种表达方式。 （1）议论的要素 在所有文章（包括实用文）中，议论的要素都是相同的：就是论点、论

据、论证。 1）论点。是议论确立的观点。在学术论文这种实用文中，论点又可细

分为总论点和分论点。前者是一篇文章的核心论点、基本论点，是文章的主

题；后者是层次段落中的论点，它们共同说明总论点。 2）论据。是用来说明论点的事实、数据或理论，用来证明论点的材料。 3）论证。是运用论据来证明论点的一种逻辑推理过程。

（2）论证的方法 无论是在整篇的学术文章中，还是在其他实用文中的议论成分，论证都

是极为重要的因素。议论的本质就是对论点的论证。从篇幅上讲，论点和论

据所占甚少，而绝大部分篇幅则是论证。它是论文或议论的具体展开。论证

有如下主要方法。 1）举例法，又称例证法。是用具体事例或统计数据来证明论点的方法。

例如：逆境可以激励人们成才。从古到今，例子不胜枚举。司马迁说过：文

王拘而演周易，仲尼厄而写春秋，屈原放逐，乃著离骚……可见，周文王、

孔子、屈原等人，都是在逆境中发愤的著名典范。 在上述一段话里，论点是“逆境可以激励人们成才”，论证时所举的例

子是周文王、孔子、屈原等人的事迹。

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写 体 文 用 实

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程 教 程

2）引证法。是引用别人的话或有关文字资料来论证观点的一种方法。

例如，要做出成绩，就得不避辛劳，艰苦奋斗。马克思说得好：“在科学上

面是没有平坦的道路可走的，只有那些在崎岖山路的攀登上不辞劳苦的人，

才有希望达到光辉的顶点。” 在这段话里，论点是“要做出成绩，就得不避辛劳，艰苦奋斗。”论证

的方法是引用马克思的论述。引证时，除了可引名人名言外，还可引俗语、

谚语、科学上的公理定理，以及国家公布的权威性统计数据等文字资料。 3）对比法。即将两种截然相反的事物进行对比：是将某一事物在不同

时间里的不同情况进行对比。通过对比，说明某一观点。例如，改革开放给

普通老百性的生活带来巨大的变化。拿我自己的家庭来说，改革前，全家

值钱的东西是一块手表。为买这块表，我省吃俭用，整整“奋斗”一年的时

间。而改革开放后的今天，我家不仅有了彩电、冰箱、电脑等高档电器，而

且有了小轿车。这在过去是做梦也不敢想的事。 4）反证法。是从相反的角度分析问题，假设一个与正面论点相反的观

点，并通过议论推翻该观点，从而肯定正面论点的方法。例如，打开国门的

做法是完全正确的。如果依然走闭关锁国的老路，在国际上我们没有任何朋

友，我们连联合国都进入不了，更别说经济上做到突飞猛进了。 这段话中，正面论点是“必须打开国门”，通过假设并推翻反面观点“闭

关锁国”，从而论证了正面论点。 5）喻证法。就是“打比方，讲道理”，用比喻的方法进行论证。例如，

堡垒是 容易从内部攻破的。孙悟空钻进铁扇公主的肚子里作战，就能很快

逼她拿出芭蕉扇，这个故事说明了上述道理。 在这段话里，论点是“堡垒 容易从内部攻破”，用“孙悟空钻进铁扇

公主的肚子里作战”的故事来打比方，达到说明论点的目的。 6）归谬法。是假设对方的论点正确，并进行合乎逻辑的推理，得出一

个显然荒谬的结论来，从而揭露该论点错误的一种方法。例如，有人认为作

品愈高，知音愈少。对此鲁迅先生反驳道：倘若说，作品愈高，知音愈少，

那么，推论起来，谁也不懂的东西就是世界上的绝作了。 这段话是要批驳“作品愈高，知音愈少”这一错误论点，鲁迅假设此话

正确，并通过逻辑推理，得出“谁也不懂的东西就是世界上的绝作”这显然

是荒谬的结论，从而驳斥了上述错误观点。

3．说明

实用文中的产品说明书，通篇使用说明这种表达方式。在其他实用文里，

也常常运用说明这一表达方式，使文章更加完美。 （1）说明的方法

1）举例说明法。通过列举典型的例子来说明某一事物或事理。例如，

地震是一种破坏性 惨烈的地质灾害。2008 年 5 月 12 日我国发生的四川汶

川大地震，整个城市的地面建筑基本被毁，数万人死亡；1923 年日本发生

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的东京大地震，也使整个东京市夷为平地，死伤人数难以统计。 这段话是列举四川汶川大地震、东京大地震的例子，来说明地震这一破

坏性 惨烈的地质灾害。 2）定义说明法。是通过下定义来说明某一事物的方法。例如，人是能

制造工具并使用工具进行劳动的动物。 这是用下定义的方法来说明什么是“人”，公式为：

被定义的概念＝（是）种差＋ 邻近的属概念 种差，是被定义概念与同一属概念下其他种概念的差异。在上例中，“人”

是被定义的概念；“动物”是与“人” 接近的属概念，“能制造工具并使用

工具进行劳动”是“种差”。 3）诠释说明法。是对被说明事物的属性、特点等进行解说与阐释的方

法。如“冻石”在矿物学上称为附叶腊石。因其在灯光映照下如同冻冰，因

得以命名。此石属硅酸盐类矿物，是由酸性火山岩经高温蚀变而成。一般呈

黄、苹果绿等色，半透明，美丽如玉，质地细腻，色彩斑斓，化学性质稳定，

极易雕刻。 这段话用诠释的方法对“冻石”的属性、特点进行了说明。 4）分类说明法。是把要说明的事物，按一定的标准，划分成不同的类

别加以说明的方法。例如刺绣是我国的传统技艺之一。我国的刺绣品种主要

有：苏州的苏绣，湖南的湘绣，四川的蜀绣和广东的粤绣等。 这段话用分类的方法对“刺绣的品种”进行了说明。 5）比较说明法。是通过比较事物或事理之间异同来说明某一对象的办

法。例如，苏州园林建筑布局不讲究对称，而我国古代宫殿和近代住房都讲

对称，这可说是苏州园林建筑布局的一大特点。 这段话，把苏州园林与古代宫殿及近代住房相比较，说明了苏州园林在

建筑上的特点。 6）数字说明法。是通过统计数字来说明某一问题的方法。例如，中国

是一个缺水较严重的国家。淡水资源总量为 28 000 亿立方米，占全球水资

源的 6%，但人均只有 2200 立方米，仅为世界平均水平的 1/4、美国的 1/5，在世界上名列第 121 位，是全球 13 个人均水资源 贫乏的国家之一。

这段话用一系列数字说明了我国是世界上人均水资源 贫乏的国家之

一，从而呼吁人们节约用水。 7）图表说明法。是通过图表来说明某一问题的方法。例如，北京有些

高校的大学生，毕业后想去外国留学，有人对 234 名大学生进行了调查，他

们想去的国别、人数、比例如表 1.1 所示。

表 1.1 大学生出国意向统计数据

国别 美国 日本 法国 英国 新加坡 加拿大 瑞士 荷兰 澳大利亚 德国 俄罗斯

数量/人 166 19 2 12 8 13 1 2 5 5 1 所占比例/% 70.9 8.1 0.9 5.1 3.4 5.6 0.4 0.9 2.1 2.1 0.4

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从表 1.1 中可以看出，大学生们 想去留学的地方是美国，其次是日本。 以上所述，是实用文常用的说明方法。在具体写作实践中，要根据文种

的需要选择合适的方法加以运用。 （2）说明的要求 说明的要求主要有以下三个方面。 1）准确。说明的基本要求是准确。如果传达不出准确的信息，甚至是

错误信息，那就说而不明，比不说还有害。 2）简明。说明，要做到通俗易懂，简洁明快，让人一看就明白。否则，

让人陷入云里雾中，达不到“说明”的目的。 3）客观。说明要做到实事求是，不要有意地隐瞒负面信息，做到客观、

真实，符合事物的本来面目。

思考与练习

1．实用文由哪些要素构成？谈谈它们在实用文中的作用。 2．阅读下列文字，指出分别运用了何种表达方式。 1）小弟生于北京，1952 年从清华大学航空系毕业。他填志愿到西南，

后来分配在东北，以后又调到成都、陕西。虽然他的血没有流在祖国的土地

上，但他的汗水洒遍全国，他的精力一点一滴都献给祖国的航空事业了。个

人的功绩总是有限的，也许燃尽了自己，也不能给人一点光亮，可总是为以

后的绚烂的光辉做了一点积累吧。我不大明白各种工业的复杂性，但我明白，

任何事业也不是只坐在北京就能够建树的。 2）诗是古代运用 广的一种韵文，门类众多，体式纷繁。如以句式言，

可分为四言诗、五言诗、六言诗、七言诗、杂言诗等；如以体裁言，则有楚

辞体、乐府体、歌行体、律体等。简而言之，可大致分为古体诗与近体诗两

大类。 3）尽管恒星都很大，差不多每一颗都能装下几百万个地球（只有极少

数比地球小），可是在辽阔的宇宙空间里，这些恒星只不过像大海里的水滴，

也许还要小。 4）（研究学问也是如此。）没有一个学者是全才全能的，像旧小说所写

的“诸子百家，无所不晓，九流三教，无所不通”，这样的人物只能是虚 构的。

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第二章 公 务 文 书

第一节 公 文 概 述

一、公文的概念

公务文书，又称行政机关公文，简称公文。国务院 2000 年 8 月 24 日发

布的《国家行政机关公文处理办法》（下文简称《办法》）第二条给行政公文

下了一个定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有

法定效力和规范体式的公务文书。是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1）作者的法定性。公文的制发者必须是法定的作者。所谓法定的制发

者是指依法成立并能以自己的名义行使法定的职权和承担一定义务的组织

或个人，如各级党政机关、人民团体、企事业单位。 2）权威的法规性。公文具有法律约束力，借助公文发布的一些法规性

文件，由国家强制力保证执行，任何单位和个人不得违反。 3）体式的规范性。公文的体裁样式（包括公文的种类、格式、行文规

则、语言及处理办法等）由国务院办公厅统一制定，不得随意更改。 4）程序的特定性。公文的处理程序包括制文、发文、收文、阅文、办

文等，均有特定的要求，如制文包括草拟、审核、签发、缮印、校对、用印

等环节，其中的每一道程序都有严格的规定。

三、公文的种类

《办法》规定：我国现行的行政公文有 13 种，分别为命令（令）、决定、

公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示；批复、意见、函、会议纪要。 这 13 种公文，可按不同的角度进行分类。

1．按行文方向划分

它们主要可分为三类。 1）上行文。即下级机关向上级机关报送的公文。如请示、报告。 2）下行文。即上级机关向下级机关发出的公文。如命令、决定、公告、

通告、通知、通报、批复等。 3）平行文。是同级机关或不相隶属机关之间的公文。如函。 此外，意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则是比较特殊的一种

16

写 体 文 用 实

作

程 教 程

公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特

殊的平行文。

2．按秘密等级划分

它们主要可分为四类。 1）绝密文件，又称为“绝密件”。这类文件所涉及的内容是我们党和国

家 高一级的核心机密。在一定时间、一定范围内需要绝对保密的事情，一

旦泄密就会使党和国家的利益受到损失，给我们工作和活动造成严重危害。

对于这类文件，收到后要按照规定拆封处理，或指定专人保管，他人不得介

入，处理这类文件，也可打破常规越级直接送到本机关有关领导同志。保密

时限为 30 年。 2）机密文件。是指事件的内容涉及党和国家秘密的重要部分，一旦泄

密就会使国家遭受危害和损失。此类文件需要在一定时期内限定阅读范围，

以保障机密的安全，机密文件通常由指定的专人负责处理、递送和保管。保

密期限为 20 年。 3）秘密文件。是指文件的内容涉及党和国家秘密的一部分。一旦泄密

会给国家造成不利影响。这类文件的内容属于党和国家及有关机关、单位的

重要事项，处理这类文件也要按照有关规定严格限制在一定的范围和时间之

内，谨慎地处理。保密期限为 10 年。 4）一般公文。 前三种总称为保密文件。

3．按紧急程度划分

它们可分为三类。 1）特急公文：要求一天之内办毕的公文。 2）急件公文：要求三天之内办毕的公文。 3）平件公文：不作时间上的严格要求，但也应尽快办理，提高文件处

理效率。

四、公文例文点评

例文 2.1

0000001 机密★一年

（公文份数序号） （秘密等级、保密期限）

特 急

（紧急程度）

眉首部分： （1）公文份数

序号； （2）秘密等级

和保密期限；

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第二章

公

务

文

书

17

□□市人民政府文件 （发文机关标识） □政发[2008]8 号

（发文字号） 签发人

（3）紧急程度；

（4）发文机关； （5）发文字号；

（6）签发人； 主体部分：

（1）公文标题； （2）主送机关； （3）公文正文；

（4）附件；

（5）成文时间； （6）公文生效标 志——印章。

版记： （1）主题词； （2）抄送单位； （3）印发机关和印

发时间。

关于×××工作的通知（公文标题）

×××、×××：（主送机关名称） ××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××（正文） 附件：1. ××× 2. ××× ××市人民政府（盖章）

二 OO 八年×月×日 主题词：××× ××× ××× 抄送：××× ××× ××× ××××××（印发单位） ×年×月×日印发

共印××份

五、公文的写法

公文格式是在公文制发过程中逐渐形成的，体现了国家行政公文的特点

与权威性。新中国成立后，我国的公文格式经过多次的修订与完善，后经中

国标准研究中心、国务院办公厅秘书局共同起草了《国家行政机关公文格式》

国家标准（下文简称《公文格式》），1999 年 12 月 27 日由国家质监局发布

并于 2000 年 1 月 1 日起实施。行政公文的格式包括用纸格式、书面格式、

排版印装格式等，我们主要学习掌握其书面格式。现将《公文格式》中有关

书面格式的内容介绍如下。

1．公文的一般格式

公文的一般格式按《公文格式》规定，组成公文的各要素分为眉首、主

体、版记三部分。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线

18

写 体 文 用 实

作

程 教 程

以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 （1）眉首 公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、

发文机关标识、发文字号、签发人等项。 1）公文份数序号。公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公

文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数字顶格标识在版心左

上角第 1 行。 2）秘密等级和保密期限。国家保密文件应当用 3 号黑体字在首页右上

角第 1 行标明密级和保密期限。其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。

如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用★号隔开。 3）紧急程度。紧急程度分特急和急件。要用 3 号黑体字顶格标识版心

右上角第 2 行。两字之间空一字。 4）发文机关名称。发文机关名称指制发公文的机关。由发文机关全称

或规范化简称加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标

识使用小标宋体字，用红色标识。 5）发文字号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。用 3 号仿宋体

字居中排布。机关代字，指用 1 到 3 个汉字表示发文的机关。例如，“国办

发〔2006〕3 号”这一发文字号中，“国办发”表示此件为国务院办公厅制

发；年份表示制发文件的纪年，应标全称，用六角括号“〔〕”括入，〔2006〕表示文件是 2006 年制发的；序号表示某年依次制发的文件的号码，“3 号”

表示该文是当年所发的第 3 号文件。序号的编写不能编虚位，如编成“001”，不能加“第”字，数字要用阿拉伯数字。联合行文，只标明主办机关发文 字号。

6）签发人。上报公文需标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，

与发文字号间空一字，“签发人”用 3 号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后

用 3 号楷体字标签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第

1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺

序依次顺排。 （2）主体 主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附

注等项。 1）公文标题。一般由发文机关名称、文件的事由（文件主题）及文种

（文件种类）三部分组成，位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居

中书写。其结构如下： 荆州市人民政府 关于××××××工作 的 通知

发文机关 ＋ 事由 ＋ 文种

在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页

具有制发机关的标志，其标题中可省略发文机关名称。事由是标题的主体部

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第二章

公

务

文

书

19

分，应准确、简要地概括文件的内容。文种是公文文体的名称。发文机关名

称之后用介词“关于”引出文件事由，用助词“的”与文种相连接，以文种

为中心词构成偏正词组。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不

用标点符号。 公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是法

规类或单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，有些

公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和

国主席令》。 文件标题应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者

理解公文的内容与行文的目的。 2）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、

统称。其位于标题之下、正文之上，要求左起顶格用 3 号仿宋体标志。 3）公文正文。这是公文的主体，用来表达公文的具体内容。因各文件

的发文目的不同，其写作要求也不同。正文每自然段左空二字，回行顶格。

数字、年份不能回行。 4）附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，

在正文下空 1 行、空 2 格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。 5）成文时间。一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的

文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以 后签

发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文

的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“〇”。 6）公文生效标志——印章。单一机关制发公文时，也可不签署发文机

关名称，只标志成文时间。成文时间距离右边沿空 4 个字，加盖印章；印章

上不压正文（距正文 2～4mm）下压成文时间。当联合行文需加盖 2 个印章

时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，2 个印章均压成文时间；当联

合发文需加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间与正文之

间。主办机关印章在前，每排 多排 3 个印章，两端不得超出版心， 后一

排如余 1 个或 2 个印章，均居中排布。印章之间互不相交相切。以国家领导

人名义发布的公文还需有领导人署名。 7）附注。指与文件有关的简要说明。如该文发放的范围、使用时需注

意的事项等。如有附注，应当加括号标注，标志在成文时间下一行。 （3）版记

版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

1）主题词。主题词是指能反映公文类别、内容和文种的名词或名词性

词组。标引主题词必须从有关主题词表中选用，如《国务院主题词表》、《教

育类公文主题词表》等。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文

件选用 2 至 3 个主题词， 多不超过 5 个，词与词之间各有 1 个字的间距。 主题词标注的顺序是：先标类别词，再标类属词， 后标文种。标类属

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

词时，先标反映文件内容的词，其含义由大到小。如《××省政府关于进一

步抓好经济作物生产的通知》，其主题词应标：农业 经济作物 生产通知 2）抄送单位（抄送机关）。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他

机关，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一

行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。 3）印发机关和印发日期。印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的

机关，一般是各机关的办公厅或文秘部门。印发日期是指把公文文稿送往印

刷的日期。这两项位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占 1行位置，印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期用阿拉伯数学标

志。

2．公文的特定格式

（1）信函式格式 发文机关名称距离页的上边缘为 30mm，字号由发文机关酌定。发文机

关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条文武线（上

细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。 （2）命令格式 命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号

由发文机关酌定。联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人

签名章下 1 行右空 2 字标识成文时间。 （3）会议纪要格式 会议纪要标识由“×××”组成。会议纪要不加盖印章。

六、公文行文注意事项

按照《办法》的明确规定，行政公文的注意事项可归纳如下。

1．一般注意事项

1）行文应当确有必要，注重效用。 2）属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合

行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，

文中应当注明经政府同意。 3）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

2．上行文注意事项

1）请示应当一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关

的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 2）报告不得夹带请示事项。 3）一般不得越级请示和报告。 4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关

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第二章

公

务

文

书

21

负责人报送请示、意见和报告。 5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

3．下行文注意事项

1）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务

部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不

得向下一级政府正式行文。 2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行

文，上级机关应当责令纠正或撤销。 3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上

级机关。 4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

4．联合行文注意事项

1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合

行文。 2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。 3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。 4）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行

文。

思考与练习

1．公文有哪些特点？ 2．一份完整的公文包括哪些内容？

第二节 通 知

一、通知的概念

通知是发布法规和规章、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶

属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位通知或者执行的事

项、任免人员时使用的一种公文。大部分的通知属于下行文，也有部分通知

属于平行文。

二、通知的特点

1）广泛性。通知是公文中使用频率 高的文种。从公布国家的政策法

令，到基层单位的事物告知，无论是党、政、军机关，群众团体，还是企事

业单位，上至中央，下至地方，单位无论大小都可以使用通知。

22

写 体 文 用 实

作

程 教 程

2）执行性。通知用于布置和安排工作，发布规章制度，批准或转发有

公文时要求下级执行。 3）时效性。通知下达的事项一般都需要及时办理、执行，因此要严格

掌握时间，以免过期，延误工作。 4）知照性。通知用于沟通情况、交流信息时，只要求收文单位了解情

况，而不要求其执行和具体办理。

三、通知的种类

通知按其内容和性质，可分为以下五种。 1）指示性通知。指示性通知是指上级机关对下级机关就某项工作交代

任务、发出指示、作出安排、提出要求时使用的一种通知。 2）发布性通知。发布性通知是指印发本机关，批转下级机关，转发上

级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时使用的一

种通知。 3）会议通知。会议通知是指在会议召开之前，把会议的有关事项预先

告知与会单位及与会者的一种通知。 4）任免通知。包括任免依据与任免内容两个要素。任命通知要写明受

任者姓名、所任职务，批准的要求与日期等。同时有任有免的通知，按先免

后任的次序排列。 5）知照性通知。知照性通知是指转达要求各有关方面周知的事项时使

用的一种通知，如庆祝节日，成立、调整机构，启用新印章等。

四、通知例文点评

例文 2.2

国家发展和改革委员会文件 发改运行〔2008〕878 号

文件名称 发文字号 标题：发文事由

+通知 主送机关 正文内容包括两

个方面。 （1）首先说明发

文的缘由，然后

用“现就有关问

题通知如下”过

渡到下文。 （2）进一步阐述

通 知 的 具 体 事

关于进一步做好 2008 年煤矿整顿关闭工作的通知

各产煤省、自治区、直辖市发展改革委、煤炭行业

管理部门：

2007 年，各地按照国务院统一部署，积极推进煤

矿整顿关闭，取得了重要的阶段性成果。次日，煤矿整

顿关闭工作部门联系会议召开第三次会议，讨论通过了

2008 年煤矿整顿关闭工作要点，明确要求今年底之前

确保关闭 4000 处煤矿，基本完成煤炭资源整合工作。

为指导和督促各地发展改革、煤炭行业管理部门进一步

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公

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文

书

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发挥职能作用，做好煤矿整顿关闭工作，现就有关问题

通知如下： 一、提高对进一步做好煤矿整顿关闭工作的认识。

（正文略） 二、认真负责地落实好各类关闭煤矿名单。（正文

略） 三、全面落实“十一五”末小煤矿数量控制目标。

（正文略） 四、加强煤炭建设项目管理，全面清理在建项目。

（正文略） 五、进一步规范煤炭资源整合工作。（正文略） 六、依法打击非法和超能力生产行为。（正文略）

七、加强部门协作，完善联合执法机制。（正文略）

二〇〇八年四月二十六日（公章）

主题词：煤矿 整顿 关闭 通知

项 ： 怎 样 做 好

2007 年煤矿整

顿关闭工作。

日期、公章。

主题词。 印发机关和印发

时间。

国家发展和改革委员会办公厅 2008 年 4 月×日

五、通知的写法

1．标题

大部分通知可采用三要素齐全的标题，如《国家发展和改革委员会关于

进一步做好 2008 年煤矿整顿关闭工作的通知》；也可采用省略式的标题，如

《关于召开春季田径运动会的通知》。需要注意的是，发布性通知采用“发文

机关+发布（印发、转发、批转）被发布文件标题+通知”的标题方式，如

《国务院办公厅关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》。

2．主送机关

如果通知是下行文，则可多头主送；如果是普发性的则可用泛称。如省

政府用通知行文时，其主送机关经常是指各市、县、乡人民政府，各省属

机构。

3．正文

1）开头。一般用一句话或一小段话写通知发布的缘由、根据、目的、

意义等。 2）主体。通知的主体即所通知的事项。根据内容的要求，可分别处理：

24

写 体 文 用 实

作

程 教 程

有时只需一个自然段；有时则分为几个层次。不论采取何种形式，都要将内

容表述得明确具体。 3）结尾。有时用“特此通知”等习惯性用语结束全文；有时意尽则止，

无专门的结尾。

4．落款

在正文右下方标注通知的发布单位。如果在标题上有发文单位的，落款

可以省略。

5．成文时间

置于发布单位之下。

六、通知写作注意事项

1）内容准确，措施具体。 2）讲求实效和时效。 3）语言简洁明了。

思考与练习

1．模拟写作。 1）国家税务总局曾发了一个通知（国税发〔2008〕38 号），内容是关

于银行贷款利息收入营业税纳税义务发生时间问题。中国人民银行办公厅即

于 2008 年 5 月 17 日转发给中国人民银行各分行、营业管理部，并请各分行、

营业管理部将此文转发至辖区内各中心支行及各城市商业银行。 2）××省人民政府拟发文批转省财务大检办公室《对违反财经纪律问

题处理意见》，主送单位为“给地区行政公署、各市、州、县人民政府，省

直属各单位”。 3）××市工商局决定于 2008 年 6 月 15 日召开一次全市工商工作会议，

传达、贯彻省工商局对当前工商工作的指示，布置下半年工作。通知的发文

字号：×工〔2008〕8 号；主送机关：各区、县工商局，市直属处室；抄送：

省工商局。 2．改错。

通 知

各系、处、部、所、馆、室： 根据国务院机关事务管理局（××××）经字第五号关于中央国家机关

行政经费预算包干结余使用试行办法的通知精神，我院已报请有关领导部门

同意，实行行政经费预算包干。由于这项工作没有经验，现提出上半年预发

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第二章

公

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文

书

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结余奖金的意见，奖金使用要体现按劳分配的原则，反对平均主义，经院务

会讨论凡属下列情形之一者（另附），不发奖金，请各单位认真掌握贯彻执

行。受奖励人名单务于 25 日以前报我处。 ××学院人事处 二〇〇×年×月×日

第三节 通 报

一、通报的概念

《办法》指出，通报是“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或

者情况”的公文，是知照性的下行文。

二、通报的特点

1）时效性。通报主要用于表彰先进，批评错误，传达重要精神。无论

是表彰先进起到示范作用，或是批评错误起到惩戒作用，通报都必须及时发

布。否则时过境迁，就会削弱其奖惩的效果。传达重要精神或者情况也要及

时，否则延误工作。所以，时效性强是通报的一个显著特点。 2）典型性。典型性即代表性，能“以一当十”地说明问题。表彰或批

评都要求是典型的人物或事物，才能起到“奖惩一个，教育大家”的作用。 3）真实性。真实性是通报的生命。通报的任何事实和情况都必须真实，

不能有虚假和差错。因此写通报对正反两方面的事实都要认真核实，做到准

确无误，没有水分，这样才能收到 佳效果。 4）晓谕性。表彰先进的通报对被表彰者是一种鼓励，对其他单位是一

种教育鞭策，激励他们向先进学习。批评性通报是让人们知道错误，吸取教

训，引以为戒。交流情况的通报是让人们了解通报事项。

三、通报的种类

通报按其内容和功用，可分为以下三种。

1）表彰性通报。表彰性通报是表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、

做法时使用的一种通报。它的目的是树立榜样，宣传先进。

2）批评性通报。批评性通报是批评犯错误的单位或个人，纠正错误，

提出处理意见或是解决问题的办法时使用的一种通报。它的目的是教育大

众，引以为戒。

3）情况通报。情况通报是传达重要精神或重要事项时使用的一种通报。

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

它的目的是让下级机关了解上级机关的工作意图或全局情况，以便统一认

识，更好地开展工作。

四、通报例文点评

例文 2.3

湖北省人民政府文件 鄂政办发[2008]58 号

文件名称。 发文字号。

标题：发文事

由+通报。 主送机关。

正文：

（1）阐述表彰

的原因； （2）进行具体

的表彰； （3）提出希望

和要求。

日期、公章。

主题词。 印发机关和印

发时间。

关于表彰全省政府研究系统优秀调研成果的通报 各市、州、县人民政府，省政府各部门： 根据《省人民政府办公厅关于评选全省政府研究系

统优秀调研成果的通知》，按照公开、公正、公平的原则

和规范的程序，省政府研究室组织各方面专家对各级政

府及省政府各部门申报的调研成果进行认真评选。经过

评审委员会三轮评审并报省政府领导审定，共评出一等

奖 10 篇、二等奖 20 篇、三等奖 30 篇、优秀关 40 篇（获

奖文章及作者名单附后）。这批优秀调研成果具有广泛的

代表性，集中反映了我省政府研究系统 2006 至 2007 年

度调研工作取得的优异成绩，对服务领导决策，促进经

济社会发展发挥了重要作用，特给予通报表彰。 希望通过这次优秀调研成果评选，进一步调动各级

领导和广大调研工作人员深入调研的积极性，紧紧围绕

各级党委、政府的中心工作，紧紧抓住经济社会生活的

热点、难点、重点问题，进一步深化研究，不断提高调

研工作的质量和水平，更好地为各级领导当参谋、出主

意，推动全省政府系统调查研究与政策研究工作再上新

台阶。 二〇〇八年四月二十七日（公章） 主题词：成果 表彰 通报 湖北省人民政府办公厅 2008 年 4 月×日

五、通报的写法

通报一般由标题、正文、落款、成文时间四个部分组成。

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公

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文

书

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1．标题

通报的标题主要有两种： 1）完全式，即发文机关＋事由＋文种。如《湖北省人民政府关于表彰

全省矿业秩序治理整顿工作先进单位的通报》。 2）事由＋文种。如《关于九月以来连接发生特大火灾事故的通报》。

2．正文

1）开头。通常用一段话简单概述某一事实，说明通报发布的缘由、目

的。用“为（为了）……”的句式，自然过渡到下文。 2）主体。根据内容的要求，可分别处理。有时只需一个自然段，讲清

通报的内容；有时则分为几个逻辑层次，讲清所通报的事实，并在此基础上

进行理论的概括归纳，指出事实所反映的本质意义，帮助群众提高认识。 3）结尾。一般有两种方式。一是提出号召或希望。号召人们向所表彰

的先进学习，或希望人们从某一错误事实中吸取教训。二是针对通报所述的

事实，提出某一要求、规定，或补充性地说明未尽事宜。

3．落款

在正文右下方标注通报的发文机关。如果在标题上有发文机关的，落款

可以省略。

4．成文时间

置于发文机关之下。

六、通报写作注意事项

1）通报要及时。通报的时间性很强，因此要及时编写；否则时过境迁，

就会失去指导和教育作用。 2）内容要有典型性。通报中的人物、事件、情况应当是典型的，以便

更好地指导工作。 3）分析要合理，定性要恰当。通报因其教育性，对所通报的人或事有

一定的分析和议论，并要做定性结论。在议论时，应就事论理，分析原因，

明确责任，得出经验或教训。在定性时，要注意实事求是，合情合理。 4）语言表达要清楚、精炼、准确。叙述事件或情况要详略得当，分析

说理要点到为止，掌握好分寸。

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写 体 文 用 实

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思考与练习

1．模拟写作。 今年夏天，××县遭受百年未遇的特大洪灾，该县粮食系统干部职工在

滔滔洪水面前毫不退缩，奋不顾身抢救国家库存粮食 100 多万公斤，饲料 5万多公斤，洪灾退后又清理库前淤泥 2000 多立方米，抢修电机 6 台。请以

××市粮食局的名义撰写一份公文，表彰该县粮食系统干部职工抗洪救灾先

进事迹。该文文号为×粮〔2008〕×号。 2．指出下列通报中存在的问题，并加以修改。

热血筑英魂

——关于××县公安局民警见义勇为事迹的通报 今年 2 月 13 日下午 1 点多，××县民警王×正和儿子在儿童公园游玩，

忽然从不远处的明月湖传来救命声，王×飞奔到明月湖畔，原来有一男孩不

慎落水，王×来不及多想，只想到他是一名警察，他脱掉大衣，跃入水中。

二月的北方，水凉透骨，但他没有想到个人安危，他心中只有一个念头：救

孩子。王×一次、两次、三次潜入水中，终于把落水儿童救到岸上，孩子得

救了，而王×昏迷了三天三夜。目前，经过抢救，王×已经脱离了生命危险。

王×真是新时期 可爱的人，他的精神是多么值得人们学习！ 王×在生与死的关键时刻，为抢救落水儿童，不顾个人安危，临危不惧，

不怕牺牲，表现了人民警察热爱祖国、热爱人民的高尚情操和献身精神。 希望各单位职工向王×学习，发扬见义勇为、不怕牺牲的精神，为搞好

各项工作做出更大的贡献。

××县人民政府 二〇〇八年三月一日

第四节 报 告

一、报告的概念

《办法》指出：报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复

上级机关询问”的公文。它是上行文。主要用于三个方面：第一，向上级汇

报工作，便于上级了解、掌握本单位的工作现状；第二，反映情况，把本单

位的动态情况（有的是突发性情况），告知上级，便于接受上级的指示，较

好地处理有关问题；第三，是答复上级的询问，使上级了解尚不清楚的事宜。

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第二章

公

务

文

书

29

总体上讲，向上级递送报告，是为了保持上下级之间联系渠道的畅通，有利

于工作的展开。

二、报告的特点

1）真实性。向上级报告的内容必须客观、真实、确凿，决不许“谎报

军情”。虚假报告不但达不到积极的目的，反而有害于工作， 终是害人害

己。有的单位习惯于报喜不报忧，正面的东西大报特报，负面的东西有意隐

瞒，这也是另一种不真实，因为它不客观，不全面，没让上级了解实情。 2）多样性。在日常工作中，报告的种类、所报的内容都是多样的。从

种类与方式上讲，有工作报告、情况报告、答复报告、例行报告（在特定情

况下按日、按周、按月等定期上交的报告）、递送报告（随同向上级递送的

某一重要物品（如武器弹药）而交的报告）等；从内容上讲，有综合报告、

专题报告、呈请类报告、检讨类报告等。报告的多样性反映了工作的复杂性，

是开展工作的正常需要。 3）及时性。向上级的报告必须尽快及时，不能拖延时间。尤其是一些

动态性的情况报告，或答复上级询问的报告，更要如此。有时，情况的变化

可谓瞬息万变，若不及时报告，定会贻误时机，造成工作不应有的损失。

三、报告的种类

属于行政公文的报告，按其内容和用途，可分为以下五种。 1）工作报告。工作报告是向上级机关汇报本机关有关工作时所使用的

报告。其行文目的在于使上级全面、具体地了解下级各方面的工作情况和对

今后工作的设想，以便掌握全局，更好地指导工作。 2）情况报告。情况报告是向上级机关反映本机关有关情况时所使用的

报告。如本单位工作中出现的新情况、突发事件等。 3）答复报告。答复报告是答复上级机关的征求意见或询问时使用的

报告。 4）建议报告。建议报告是下级机关向上级机关提出意见和建议时使用

的报告。 5）递送报告。递送报告是随文向上级机关报送有关资料、物件时所使

用的报告。 另外，从呈报要求上进行划分，报告可分为呈报性报告、呈转性报告和

呈复性报告。呈报性报告是指下级机关向上级机关呈送的不要求转发的报

告，如工作报告、情况报告和递送报告。呈转性报告则是要求上级机关批转

给有关部门参考或执行的报告，如部分的建议报告。呈复性报告是下级机关

回复上级机关询问时使用的报告，如答复报告。

30

写 体 文 用 实

作

程 教 程

四、报告例文点评

例文 2.4

××县人民政府文件 ×政发〔2008〕28 号

文件名称。 发文字号。 标题：发文事由+报告。

主送机关。 正文内容包括几

个方面： （1）报告缘由。

指出是针对×政

发〔 2008〕 106号文件作出的答

复，然后用“现

将有关事项报告

如下”过渡到下

文； （2）报告事项。

对上级机关的询

问作出有针对的

回答：一是水质

污染原因，一是

治理措施； （3）用惯用语“专

此报告”作结。

日期、公章。

主题词。 印发机关和印发

时间。

关于治理水质污染问题的报告 ××市人民政府： 前接×政发〔2008〕106 号函，询问我县水质污染

原因及治理问题，现将有关情况报告如下。 我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环

境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二

是我县市政基础设施薄弱，无污水处理厂，居民生活污

水直接排入大环境；三是近几年，我县“三业”发展较

快，其废水杂物直接排入护城河及坑塘，造成水质严重

污染；四是县纸厂停产治理后，虽有污水处理系统，但

运行费用高，工程设计落后，不能做到不间断达标排放。

解决水质污染问题的根本途径：首先，建设污水处

理厂，目前，县政府正在积极筹备之中；其次，加大宣

传力度，提高全民环保意识，减少污水无序排入；第三，

加大环保监督检查力度，确保排污企业治污设施正常运

行，达标排放，促进水质好转；第四，环保部门依法行

政，严格执行，从源头把关，减少各种污染。 专此报告 二〇〇八年四月二十六日（公章） 主题词：治理 水质污染 报告

××县人民政府办公厅 2008 年 5 月 8 日

五、报告的写法

报告一般由标题、正文、落款、成文时间四个部分组成。

1．标题

报告的标题主要有两种： 1）发布机关＋事由＋文种。如《湖北省人民政府关于去冬今春农田水

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第二章

公

务

文

书

31

利建设的情况报告》 2）事由＋文种。如《关于治理水质污染问题的报告》。

2．正文

报告的正文由导语、主体、尾语组成。 1）导语。导语本是新闻写作的一个概念，意指文稿中的第一句或第一

自然段，要能反映全文的概貌。报告的导语主要写所递报告的缘由、目的，

以及对主体内容的概述等。 2）主体。报告主体的结构一般是“多层式”。由几个层次构成。层次的

多少由内容决定。要求能较好地反映出报告的事项。 3）结尾。主要有三种方式：一、用“专此报告”、“特此报告”等习惯

性用语；二、事完文止，不另作专门的结尾；三、概括式结尾，或用一小段

归纳全文意思，或回报前文，做到首尾呼应，或根据文中事实，提炼出某一

观点，达到理论升华等。

3．落款

在正文右下方标注报告的发文机关。如果在标题上有发文机关的，落款

可以省略。

4．成文时间

置于发布机关之下。

六、报告写作注意事项

1）实事求是，有针对性。向上级汇报工作、反映情况都必须抱着负责

的态度，实事求是，不夸大、不缩小，不以偏概全，也不以空话搪塞。此外，

报告中的分析和建议要有针对性，要有的放矢，这样的报告才会有价值。 2）点面结合，重点突出。“点”即较为典型的具体事实，“面”即概括

性很强的事实。报告中这两种事实都需要，没有“点”，报告缺乏说服力；

没有“面”，所列事实就缺乏代表性。只有点面结合，才更具说服力。同时

在选材上要注意详略得当、重点突出，切忌面面俱到、失去中心。 3）在报告中不得夹带请求事项。报告具有陈述性的特点，而且不要求

上级机关作出答复，因此在报告中不能夹带请求事项。如果有请求事项，则

应改用“请示”或“意见”行文。

思考与练习

1．根据下面提供的材料，请以××市商务局的名义向××省商务厅起

草一份报告。 1）××××年 2 月 20 日上午 9 点 20 分，××市××百货大楼发生重

32

写 体 文 用 实

作

程 教 程

大火灾事故。 2）事故后果：未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，

直接经济损失 792 万元。 3）施救情况：事故发生后，市消防队出动 15 辆消防车，经 4 个小时扑

救，大火才被扑灭。 4）事故原因：直接原因是电焊工王某违章作业，电焊火花溅到易燃货

品上引起火灾，但也与××百货公司领导及员工安全意识淡漠，公司安全制

度不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。 5）善后处理：市商务局副局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人

民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府有关人员视情节轻重，做了相

应处理。 2．改错。 1）修改标题：《×××人民政府关于认真贯彻落实×政发〔××××〕

××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农民夺取

丰收情况的报告》。 2）修改主送机关：×地级市委撰写向上级报告关于纠正不正之风情况

的报告时，主送机关写作：省委、省政府、省纪委、省整党办公室。

第五节 请 示

一、请示的概念

《办法》指出：请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。

是“强制回复”的上行文。主要用于三个方面：第一，在工作中遇到困难，

或是做前所未有的工作，无章可循，可向上级请示如何开展该项工作；第二，

工作中需要解决某些实际问题，如有关人、财、物的困难，本单位无力解决，

要求上级予以支持；第三，本单位需决定一些重大的事项，但受权限范围的

制约而不能做出相关决定，可请求上级批准，等等。

二、请示的特点

1）行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准的，其内容

必定有请求事项。 2）行文目的的求复性。请示内含请求事项，因而需要上级机关作出指

示或批准，具有求复性的特点。 3）行文时机的超前性。请示必须在事前行文，等上级机关批复后才能

付诸实施，不允许先斩后奏。

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第二章

公

务

文

书

33

三、请示的种类

根据主要用途，请示一般可分三类。 1）请求批准的请示。对于一些具体事项，如干部任免、经费不足、机

构设置、重大项目等问题，下级无权决定，或无力解决，要求上级批准与支

持。 2）请求指示的请示。在工作中，特别在前所未有的新工作中遇到一些

疑难，如对有关方针政策或规定的执行难以正确把握，要求得到上级的指示。 3）请求批转的请示。本部门对某些事关全局的问题提出解决方法或处

理意见，请求上级批转给各单位，以便共同执行。

四、请示例文点评

例文 2.5

内蒙古自治区人民政府文件 内政发〔2008〕44 号 签发人：超英

文件名称。 发文字号签发人（上

行文要标注签发人，

以便联系）。 标题：发文缘由＋请

示。 主送机关。 正文内容包括三个

方面： （1）请示缘由：阿鲁

科尔沁自然保护区

具有重要的保护价

值和科研价值，但生

态环境十分脆弱； （2）请示事项：申请

将阿鲁科尔沁自然

保护区晋升为国家

级自然保护区； （3）用惯用语“以上

妥否，请批复”作结。 日期、公章。 附注：联系人及联系

方式。 主题词。 抄送机关。

印发机关和印发

时间。

关于建立阿鲁科尔沁国家自然保护区的请示 国务院：

阿鲁科尔沁自然保护区是以保护科尔沁沙地、

草原、河流、湖泊、沼泽型湿地等多样性自然生态

系统和珍稀濒危鸟类为主要对象的自治区级自然保

护区。该自然保护区内有鸟类 28 种，野生维管束

植物 300 余种，哺乳动物 30 余种，鱼类 18 种，是

科尔沁沙地生物多样性 丰富的地区，具有重要的

保护价值和科研价值。 该自然保护区大部分地区属于流动半流动沙

地，生态环境十分脆弱。近年来，由于自治区有关

部门和地方政府切实加强了建设和管理，保护区内

自然生态环境有了明显改善。为了更好地接受国家

有关部门的指导，进一步加快保护区各项建设，我

区申请将阿鲁科尔沁自然保护区晋升为国家级自然

保护区。 以上妥否，请批复。 二〇〇八年四月二十六日（公章） 附注：联系人：×× 0471-××××××× 主题词：环保 保护区 内蒙古 请示

抄送：国家环境保护总局 ××县人民政府办公厅 2008 年 5 月 8 日

34

写 体 文 用 实

作

程 教 程

五、请示的写法

请示一般由标题、正文、落款、成文时间四个部分组成。

1．标题

请示的标题主要有两种。 1）发布机关＋事由＋文种。如《广元市人民政府关于解决水利建设资

金的请示》 2）事由＋文种。如《关于 1992 年在全国范围内开展国有资产产权登记

工作的请示》。

2．正文

请示的正文由请示缘由、事项、尾语组成。 1）请示缘由。缘由，即提出某项请示的理由与根据。一般说，包括请

示的背景、基本情况、请示的原因等。这部分内容要写得简洁、充实，有理

有据，以便领导了解情况，给予答复。 2）请示事项。就是要求上级答复或批准的具体事项。这项内容要写得

涵义清楚，语言准确，不能有歧意，也不能说得含糊笼统，要让领导一看 便知。

3）结尾。一般是习惯用语式结尾，例如，“以上请示，如无不妥，请批

复”；“以上要求，恳请批准”；“如无不当，请予批转”；“妥否，请批示”。

等等。

3．落款

在正文右下方标注请示的发文机关。如果在标题上有发文机关的，落款

可以省略。

4．成文时间

置于发布机关之下。

六、请示写作注意事项

1）主送明确。请示的主送机关是它的直属上级机关，不能多头主送，

也不能直接送领导者个人。 2）抄送原则。一般不能越级请示，如遇特殊情况需要越级请示时，应

当抄报越过的上级机关；受双重领导的机关，应主送一个，抄报另一个。同

时，由于请示是上行文，不得抄送下级机关。 3）一文一事。请示的内容必须单一，一份请示只能解决一件事情，不

能一文数事，以免影响工作效率。

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第二章

公

务

文

书

35

4）语言要谦恭。请示的语气必须谦恭，要尊重上级，不要有要挟、命

令、催促的口吻。在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”

怎么办。

思考与练习

1．根据下面的内容，拟写一份公文。 ××市土特产公司 2008 年 7 月 20 日向××市供销社行文，发文字号：

×土特〔2008〕36 号。主要内容：进入新世纪，对外贸易进一步发展，现

在各类手工艺品货源越来越多，国内外市场销路越来越畅，该公司的业务量

不断扩大增加。为了适应形势，抓住时机，该公司经理办公会议研究决定，

设立手工艺品部门经营这项业务，所需人员除在本公司现有人员中解决外，

对外招聘熟悉外贸业务的外销员两名。 2．改错。 ×××省进出口公司关于请求允许本公司购买卡车的报告 总公司： 目前，我们公司只有卡车一辆，我们出口任务十分繁重，不能完成上级

交给的任务。 几年来，在党的对外开放政策的正确指引下，经过本公司的齐心协力，

我们的出口任务完成很好，基本落实了计划，公司形势喜人。但是发展外贸，

扩大出口，没有卡车不能保证出口任务完成。为此请求增加两辆卡车。 上述意见如无不当，请批示。 ××省进出口公司 ×××年×月×日

第六节 函

一、函的概念

《办法》指出：函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复

问题，请求批准和答复审批事项”的公文，是平行文。 应该说明的是，向有隶属关系的上级请求批准有关事项用“请示”，向

不相隶属机关请求批准有关事项用“函”。 所谓“不相隶属机关”是指发文单位和收文单位之间没有上下级关系，

不存在职权上的指挥和服从关系。“有关主管部门”是指职能部门，即处理

有关事项的执法或管理部门，不管其级别如何，只要该项工作由它管，就必

须得到它的批准，其他不相隶属机关向它行文，只能用函。例如，某市教育

局行政上隶属市人民政府，业务上归口于省教育厅，市教育局的请示只能向

它们呈送。但如果市教育局向市人事局要人、向市财政局要钱，则要用函，

因为市人事局和市财政局是职能部门，且它们和市教育局是不相隶属关系。

36

写 体 文 用 实

作

程 教 程

二、函的特点

1）运用的宽泛性。函是运用得较广泛的一种公文，无论哪一级机关都

可运用。某个机关不论它是中央级，省级还是县级，都可以向与它无隶属关

系的机关（包括同级机关）发函。 2）内容的非强制性。函的主要功能是商洽、询问某一事项。既非请示

与汇报，也非命令与请示，相互之间不带强制性。即使在某些函里一方对另

一方有所要求，也是商量性质的要求。 3）言辞的礼貌性。函的内容、功能决定了它的言辞特点：礼貌性强。

即使是上级机关向不相隶属的下级机关发函，语气也是商洽性或询问性的，

绝不让下级有颐指气使、盛气凌人之感。

三、函的种类

可以根据主要用途来给函分类。 1）商洽函。也称“申请函”。用于不相隶属机关（包括平级机关，下同）

之间商洽某一事项，或提出某一请求。 2）询问函。用于不相隶属机关之间就某事提出询问。 3）答复函。用于不相隶属机关之间答复有关问题。

四、函的例文点评

例文 2.6

××省人民政府办公厅 关于商请办理直通香港运输车辆有关牌证的函

广东省人民政府办公厅： ××省人民政府同意国营××农场与香港××陆运公

司合作经营××直通运输公司，经营××往返香港的进出

口物资运输业务，为有利于开展正常的业务活动，请协助

办理该公司直通香港的 100 部各类运输车辆在贵省境内行

驶的有关牌证。 妥否，请函复。 ××省人民政府办公厅 ××××年×月×日

公函标题，两

个机关之间

无隶属关系，

选用文种正

确。

正文为单层

式，一个段落

讲明有关具

体事项。

发函机关。 发函日期。

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第二章

公

务

文

书

37

例文 2.7

国务院法制办公室文件 国法密函〔2003〕154 号

文件名称。 发文字号。 标题：发文事

由+复函。 主送机关。

正文内容包括

三个方面： （1）复函引语； （2）复函内容； （3）用“专此

函复”做结。

署名、日期、

公章。 主题词。 印发机关、时

间。

关于××省人民政府法制办在规定时段切断互联网

上网 服务营业场所接入服务问题的复函 ××人民政府法制办公室： 你办《关于在规定时段切断互联网上网服务营业场所

接入服务问题的函》（政府法函〔2003〕54 号）收悉。经

研究函复如下： 根据《中华人民共和国电信条例》的规定，电信业务

经营者应当保持电信网络通畅，为电信用户提供迅速、准

确、安全、方便的电信服务，不得随意切断网络接入服务。

《互联网上网服务营业场所管理条例》（以下简称条例）第

二十二条对营业时间的强制性要求仅是针对互联网上网

服务营业场所经营单位（以下简称网吧），对电信业务经

营者并未做出相关规定。且该条例对网吧违反经营时间的

行为规定了相应的处罚，有关部门只要依法加强对网吧的

监督检查，是能够保证条例第二十二条规定的落实，似不

宜采取切断接入服务的办法。 专此函复。 二〇〇三年七月×日（公章） 主题词：切断 服务 复函 国务院法制办公室 2003 年 7 月×日印发

五、函的写法

1．标题

函的标题主要有两种： 1）发文机关+事由+文种。如《××大学关于联合办学的函》。 2）事由+文种。如《关于借教室的函》。

2．正文

内容多寡不同的函，正文的结构也不同。一般有两种结构方式。 1）单层式。正文由一个自然段构成，直接说出商洽、询问或答复的

事项。

38

写 体 文 用 实

作

程 教 程

2）多层式。对于某些内容较复杂的函，其主体的结构一般是“多层式”，

由几个层次构成。这类函有开头，有主体，有结尾。开头多为缘由目的。主

体写事项，可分为几个段落，或分成某些条文。此类函的结尾比较灵活，可

用某些习惯性短句做结，或者事完文止，不另写结尾。

3．落款

发文机关置于正文右下方。如果标题中已标示发文机关，落款时可以省

略。

4．成文时间

置于发文机关之下。

六、函写作注意事项

1．行文要规范

函是国家行政机关的法定公文，它具备公文的规范模式。稍有区别的是

在发文字号的机关代号后要加一个“函”字，如“函字××字〔2007〕×号”，

且函的顺序号走的是“函”字系列，不走机关发文的大顺序号。

2．语气要谦和

函是在平行不相隶属机关之间行文，行文双方是平等、协商、互助的关

系，所以态度必须诚恳，用语必须谦和，常用“承蒙”、“烦请”、“敬请”等

敬语，而不用或少用命令性的词语。

3．一事一函

避免一函中夹杂多个事项。

思考与练习

1．改错。

公 函

××大学校长： 首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以

崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决当前面临的一个难题。 事情是这样的： 近，我们经与××学院磋商，决定派×位老师到该院

进修学习。该院正在大兴土木改造扩建，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，与时俱进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

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第二章

公

务

文

书

39

为此，我们在进退两难的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔、物实

人齐，且具有宽大为怀、救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵

校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有

其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事

能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅

导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方名义向贵校表示深深

的恩谢。 以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到

贵校的答复。 ××省财经学校（印章） 二〇〇四年×月×日 2．根据下列内容写出相应的函。 1）××市经济管理学院工商管理专业学员 40 人，将于 2007 年 7 月底

毕业，为使学员能够更好的理论联系实际，提高业务水平和增强实际工作能

力，学院决定从 6 月 1 日起，派该专业学员到××市工商管理局进行为期一

个月的毕业实习。该学院于 2007 年 3 月 6 日向××市工商局发函，要求工

商管理局解决学员吃、住问题，提供实习的其他方便，并选派两名思想好、

业务素质高的同志指导实习并辅导学员撰写毕业论文。实习费和指导老师的

报酬，按国家规定标准，由学院统一支付。 2）××市工商局于 2007 年 3 月 10 日收到来函后，经研究，同意接收

××市经济管理学院的学员来该局学习，并于 3 月 12 日复函。

第七节 批 复

一、批复的概念

批复是上级机关答复下级机关请求事项时使用的一种公文。它属于下行

文。

二、批复的特点

1）被动性。批复是被动行文，它依赖请示而存在，使用批复的先决条

件是下级机关上报请示，没有下级机关的请示，批复就无理由发。 2）针对性。批复是专门针对下级机关的请示而发的，一般是一个请示

对一个批复，不涉及请示以外的其他事项。 3）权威性。批复具有很强的权威性。上级机关通过批复表明准许怎么

做，不准许怎么做，下级机关必须遵照执行。

三、批复的种类

根据答复的情况，批复可分两类。

40

写 体 文 用 实

作

程 教 程

1）肯定性批复。即同意或基本同意请示的事项。这类批复有时写得很

简单，表个态就行；有时，则针对请示的内容作出有关指示，或补充某些内

容。 2）否定性批复。即不同意请示的事项。作出否定性批复时，态度要慎

重，要以理服人，说明不同意的原因，这是保护下级机关工作积极性的表现，

也是对工作负责的表现。

四、批复例文点评

例文 2.8

国务院办公厅文件 国函〔2007〕45 号

文件名称。 发文字号。

标题：发文事由

十批复。

主送机关 正文内容包括

三个方面。 （1）批复引语：

引述来文的标

题和发文字号，

然 后 用 “ 现

就……有关问

题批复如下”过

渡到下文。 （2）批复内容：

包括批复态度

（同意将特克斯

县列为国家历

史文化名城）和

批复意见。 （3）执行要求。

署名、日期、公

章。

主题词。 印发机关和印

发时间。

关于同意将新班维吾尔自治区特克斯县列为 国家历史文化名城的批复 新疆维吾尔自治区人民政府： 你区《关于申报吐鲁番市和特克斯县城为国家历史

文化名城的请示》（新政发〔2007〕113 号）收悉。现就

特克斯县申报国家历史文化名城有关问题批复如下： 一、同意将特克斯县列为国家历史文化名城。特克

斯县历史悠久，文化底蕴丰厚，历史遗存丰富，民族特

色突出。 二、你区及特克斯县人民政府要根据本批复精神，

在充分研究传统历史文化的基础上，明确保护的原则和

重点。编制好历史文化名城保护规划，并纳入城市总体

规划，划定历史文化街区、文物保护单位、历史建筑的

保护范围及建设控制地带，制订严格的保护措施。在历

史文化名城保护规划的指导下，编制重要保护地段的详

细规划，切实保护好历史文化遗产。在规划和建设中，

要注重体现民族特色和地方传统风貌，不得进行任何与

历史文化名城环境和风貌不相协调的建设活动。 三、你区和建设部、国家文物局要加强对特克斯县

国家历史文化名城规划、保护工作的指导、监督和检查。

二〇〇七年五月六日（公章） 主题词：同意历史文化名城批复 国务院政府办公厅 2007年 5月×日

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第二章

公

务

文

书

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五、批复的写法

1）标题。批复的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、

事由、文种三部分组成。 2）发文字号。为完全式。 3）主送机关。为直属下级机关，即主送向本机关发出请示的机关。 4）正文。正文由事由和答复事项组成。 5）落款。在正文之后的右下方标注发文机关名称。 6）成文日期。写在落款之下。

六、批复写作注意事项

1）针对性。批复原则上是一文一事，一个批复针对一个请示，而不应

是一个批复回复数个请示。 2）明确性和具体性。写批复，意见要明确具体，切忌模棱两可，使下

级无所适从。 3）及时性。批复对请示事项的答复，一定要及时，以免误事。

思考与练习

根据下面材料，以 高人民法院的名义写一份批复。

××××年×月×日，江西省人民法院向 高人民法院写了一份《关于

保险单能否抵押的请示》， 高人民法院收到后给予了答复：财产保险单不

能用于抵押。原因是依照《中华人民共和国民法通则》第八十九条第二款的

规定：抵押物应当是特定的、可以折价或变卖的财产。而财产保险单是保险

人与被保险人订立保险合同的书面证明，不是有价证券，也不是可以折价或

者变卖的财产。

第八节 会 议 纪 要

一、会议纪要的概念

会议纪要是用来记载和传达会议情况和议定事项时所使用的行政公文。

二、会议纪要的特点

1）纪实性。它记录的是会议的宗旨、基本精神和所议定的事项，不能

将未经核实的、不真实的材料写进会议纪要，也不要随意增减会议内容。

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写 体 文 用 实

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程 教 程

2）概括性。通常以极为简练的语言高度概括会议的基本内容，这些内

容既要反映出会议的指导思想、反映与会者的一致意见，又要兼顾个别与会

者的不同的见地，起到提纲挚领的作用。 3）理论性。表现为它对会议讨论事项的概括，是具有高度理论性，能

起到画龙点睛，给人以启发教育的作用。

三、会议纪要的种类

可以根据会议的主要内容和类型来给会议纪要分类。 1）办公会议纪要。这是由机关单位召开的办公会议所形成的会议纪要。

其主要内容也与各机关的日常工作有关。 2）专题会议纪要。这是由各种专题会议形成的纪要。如专题研讨会，

学术会议等。其主要作用是记载和传达这些会议的内容，以便通报情况，便

有关人员了解会议精神，更好地开展相关的工作。

四、会议纪要例文点评

例文 2.9

县长办公会议纪要 关于制定特色产业园入驻企业及生产经

营期间优惠政策的会议纪要 2008 年 3 月 23 日，副县长×××、××

×在政府六楼会议室召开会议，专题研究特

色产业园入驻企业有关政策问题。政府办副

主任×××，县经委主×××、副主任×××，

水务局局长×××，环保局长×××，人防办

主任×××，工商局副局长×××，国税局副

局长×××，地税局副局长×××，卫生局副

局长×××，城环委副主任×××，消防大队

大队长×××，财政局综合股股长×××，房

产局副局长×××，国土局耕地保护股股长×

××参加了会议。 会议首先由县经委副主×××志介绍了

特色产业园的产业定位及优惠政策的制定建

议。在广泛征求各部门意见的基础上，会议

确定： 1．凡符合准入标准的项目，在审批建设

期间，免收县本级行政事业性收费（包括政

府基金类），劳保统筹费按项目应收标准减半

收取。

标题是双行式。

正文第一段是开头部分，

记载了此次办公会议召开

的时间、地点、会议主持

人、出席的人员以及会议

研究的议题。纪要的主体

部分是条文式，逐条罗列

了该会制定的优惠政策。

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公

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文

书

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2．入驻特色园的企业，自项目投产之日

起，三年内免收县本级行政事业性收费、私

营企业会费及工商管理费。 3．在项目建设期间，劳务性收费按物价

部门批准的收费标准减半收取。 4．项目建设期间及正式生产后，任何部

门不得在检查过程中乱罚款、乱收费。 5．特色产业园内所有企业，在生产经营

期间全额上缴各项税款的，自投产之日起，

三年内企业上缴增值税的 5%、企业所得税的

10%及个人所得税的 15%（县本级即得部分），

由政府将此笔款项全部用于该项目的基础设

施建设投入；后二年企业所缴上述税款的 50%用于企业的技术改革和科技经费投入。

会议要求：各部门要充分认识到，西丰工

业园区特色产业园的建设，既符合铁岭市关

于园区建设要体现特色的要求，同时也是我

县发展特色经济的客观需要，更是推进东北

土特产品交易中心建设的必然要求，要从全

县经济发展的大局出发，坚持局部利益服从

整体利益的原则，全力以赴地支持特色产业

园的建设工作。

结尾对有关部门提出

了要求与希望。全文层次

清楚，语言简明扼要。

五、会议纪要的写法

会议纪要的写作格式与一般行政公文的写作格式略有不同，主要表现在

会议纪要不写主送机关和发文字号。

1．标题

会议纪要的标题有单行标题和双行标题之分。 1）单行标题。可由会议名称＋文种名称组成，如《开发区经济工作研

讨会会议纪要》；还可由主要内容＋文种名称组成，如《关于企业改制问题

的会议纪要》。 2）双行标题。即由正题和副题构成，正题表明会议主旨，副题交代会

议名称和文种名称，如《抓住机遇扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会

纪要》。

2．正文

正文包括下面三项内容。 1）开头。会议纪要的开头一般先介绍会议概况，包括会议的名称，召

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

开会议的目的、时间、地点，与会单位或个人，主持人及主要议题等。然后

用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”等承启语过渡到下文。 2）主体。主体部分是会议纪要的核心部分，主要说明会议讨论的具体

问题、会议形成的意见和决定。主体常用的写法一般有如下三种。 一是条文式，就是把会议的主要内容分成几个大的方面，然后加上标号

或小标题，分项来写。这种写法适用于大中型会议或议题较多的会议。 二是综述式，就是把讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有

关事项，进行整体的阐述和说明。多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提

出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这种写法适用

于小型会议，讨论的问题比较集中单一。 三是记录式，就是按照会上发言顺序或不同内容的有关发言顺序，把与

会人员的发言要点记录下来。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。 3）结尾。结尾通常用来强调会议的意义，提出希望和要求，发出号召

等，也可省略结尾。

3．署名、日期

会议纪要的落款处要标明记录人姓名和记录日期。

六、会议纪要写作注意事项

1）分清主次，抓住要点。要注意不把会议纪要写成会议记录，不是有

闻必录，记流水账；而是要分清主次，抓住要点，有详有略，突出 重要的

内容。 2）叙议结合，注重归纳。会议纪要不能僵硬地叙述事实，而要对事实

进行归纳，要把所研究的事项用简明扼要、具有理论概括性的话说清楚。 3）精心构思，层次分明。会议纪要内容丰富， 忌讳的是层次不清，

使人不得要领。要精心构思，使文章的结构合理，层次清楚，一看便知有什

么内容。

思考与练习

根据下面材料，以××县人民政府办公室的名义写一份会议纪要。 ××到人民政府召开第六次常务会议。时间：××××年×月×日上午

八点半至十二点；地点：县政府会议室；主持：县长×××；出席：副县长

×××、××、××、×××，办公室主任×××；请假：×××（出差）；

列席：×××、×××、×××；记录：×××。 副县长×××汇报经济工作会议准备的情况。会议讨论了扩大县属企业

自主权的十条规定。会议同意县经济工作会准备情况汇报，并决定于×月×

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第二章

公

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文

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日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，

不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县

原各公司签订经济责任书。会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用

办法的修订意见。会议同意将县政府办公室提出的转变机关工作作风的规定

意见（讨论方案）印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府

文件印发。

第九节 会 议 记 录

一、会议记录的概念

会议记录是在会议中记录人员把会议的基本情况（时间、地点、出席人

数、主持者、讨论的主要问题等）研究和讨论的问题、报告、发言的内容、

形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种文书。

二、会议记录的特点

1）真实性。忠实而全面地记录下会议召开的情况。 2）准确性。对重要人物的讲话、作出的决定，应一字不掉的记录。 3）全面性。从开会的时间、地点、主持人、与会人员、缺席人员、会

议议题及议程等作全面记录。

三、会议记录的种类

会议记录种类繁多，无统一划分标准。如按记录名称分有大会记录、讨

论会记录、座谈会记录、电话会记录等。若按记录的内容分，以报告会为主

的记录和以讨论为主的记录。如以记录工具分类则有笔录、机械录音记录、

速记等。其实这些分法并无多大实际意义。问题在于这个会议记录有无实在

意义、价值。现按重要程度和记录要素分类，将一般性会议记录与重要会议

记录分别介绍如下。 （1）一般性会议记录 一般性会议，如办公会、行政例会、筹备会等，采用摘要式记录，但会

议决议须逐条记。 （2）重要会议记录 重要会议，正因其“重要”一般采用详细记录。重要的会议因讨论、研

究的问题重要、复杂，要求尽可能记下发言者的原话，特别是重要发言要完

整无遗漏地记下原话。记录时要注意：一是遇到有争议的问题、分析意见，

应将分歧各点及有关人员的发言详细记下；二是会议讨论关键问题、要害问

题时应将发言者的发言详细记下；三是会议形成的决议应记录完整，表决时

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

应详细记下赞成、反对、弃权等票数。记下决议要当场念给与会者听，以便

及时推敲、修正。

四、会议记录例文点评

例文 2.10

××市城南开发区管委会办公会议记录 时间：2008 年 4 月 8 日上午 地点：管委会会议室 主持人：李××（管委会主任） 出席者：杨××（管委会副主任）周××（管委会

副主任管城建） 李××（市建委副主任）肖××（市工商局副局长）

陈××（市建委城建科科长）及建委、工商局有关

科室人员。街道居委负责人。 列席者：管委会全体干部 记录：邹××（管委会办公室秘书） 讨论议题： 1．如何整顿城市市场秩序。 2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。 杨主任报告城市现状：我区过去在开发区党委领导

下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生

城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一

定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩

序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、

小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭

棚，乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严

重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各

界反映很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市

场秩序？如何治理违章建筑、违章作业，维护市容。 讨论发言（按发言顺序记录） 肖××：个体商贩不按规定，到指定市场经营，管

理不力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决

抓落实：重新宣传市场有关规定，座商收店、小贩收

市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全

面出动抓，也希望街道居委配合，具体行动方案我们

会议名称。

开会具体时间。

开会具体地点。

主持人及身份。

出席者姓名及职务。

列席者姓名、职务。

记录人姓名。

会议论题。

主要领导讲话。

发言人姓名

具体内容

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公

务

文

书

47

再考虑。 陈××：对犯规者一是教育；二是劝导。“不教而

杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我

素不执行，那就按文件规定处理，他们也就无话可说。

周××：城市管理我们都有文件，有办法，现在是

贵在执行，职能部门是主力军，着重抓其他部门配合

抓。居委会把居民特别是“执勤老人”（退休职工）都

发动起来，按 7 号文件办事，我们市区就会文明、清

洁，面貌改观…… 与会人员经过充分讨论、协商，一致决定： 1．由工商局牵头，居委会及其他部门配合，第一

周宣传、第二周行动，监督实施，做到座商归店，摊

贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。 2．由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑

工地进行一次检查。然后召开一次施工单位会议，对

违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌，

过时不改者，坚决照章处理。 散会。 主持人（签名盖章） 记录（签名盖章） 2008 年 4 月 8 日

会议讨论结果。

主持人签名。

记录人签名。

会议记录时间。

五、会议记录写法

下面介绍一些速记方法。 1）记录时如果来不及写的词语可用一些特殊符号、略语、缩语来代替。

如用“∵”代替“因为”；用“∴”代替“所以”。用略语如“社——”代替

“社会主义”；用“资——”代替“资本主义”，用“马列——”代替“马克

思列宁主义”。用缩语如“社代化”代替“社会主义四个现代化”；用简称代

替原名如用“沪”代替“上海”，用“蓉”代替“成都”等。常作记录的速

记者，还可自己设计一些略语、缩语、符号供记录时使用。但是凡在记录中

采用了上述速记技术的，会后要及时地翻译整理出来。否则他人看不懂，时

间久了自己也会看不懂。 2）记录上碰上数字尽可能用阿拉伯数字，百分之二十三写成 23%，千

分之五十一写成 51‰。 3）发言人引用某书上的一段话，来不及记全，可以记上第一句话，中

间省略，再记下 后一句话，并注明所引书名页数、版本，便于会后查找 补全。

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

六、会议记录写作注意事项

1）真实准确。会议记录要忠实地反映会议实况，否则就失去了它的效

用，因此，会议记录一定要真实地、完整地、准确地反映会议过程的全貌，

对会议进程中的各个事项都不能有所添加、遗漏和篡改；记录会议报告、讲

话、发言，不能有所增删，更不能歪曲走样，对关键性的语句和用词要真实、

准确地记录下来，尽可能保持讲话人的风格。 2）详略得当。会议记录是会议精神的反映，它无须把会议的一切都原

原本本地记录下来，但是对有关会议主旨和中心议题的事项、讲话则一定要

真实、完整、准确地予以实录。记录时，应根据与会议主旨和议题关系的紧

密程度或详或略，关系紧密的要详记，非紧密地可略记，无关的、离题的可

不记。详略得当，才能保证重点突出，保证鲜明地反映会议精神。 3）讲究规范。会议记录是整理有关文件的依据，是日后查考的凭证，

是重要的历史档案，这就要求它真实准确，同时还要易于辨识，利于保存，

因此记录要规范： ①格式要规范，项目要完整。 ②记录内容要规范，做到真实、准确、完整。 ③书写工具要规范，要选用可用于档案书写的墨水或笔类书写。 ④书写要规范，字体要力求清晰易认，不要使用不规范的简称和草书。

为了加快记录速度，在现场记录中可使用速记符号以及自造的简称、简化字、

合体字、代号等，但会后要翻译、整理。

思考与练习

根据下面的材料整理一则会议记录。 ××同志汇报市场动态和安排意见。××同志传达国务院 35 号、36 号

文件精神。时间：2007 年 7 月 14 日上午 8 时；地点：县委会议室；主持：

县委书记××；出席：县委副书记××；县长××；副县长××；县委办公

室主任××。缺席：××（出差）；列席：××、××；记录：××。 会议事项： 一、当前的； 二、会议同意计划处…… 讨论发言 县委副书记××：……（略） 副县长××：……（略） 县委办公室主任××：……（略）

王×× 张××

年 月 日

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第三章 事 务 文 书

第一节 计 划

一、计划的概念

计划是党政机关、企事业单位、社会团体对今后一定时间内的工作、活

动预先作出安排布置的文书。制订计划可以科学设想工作目标，建立正常工

作秩序；便于领导、指导、检查工作，进行监督、考评时有所依据；可以使

各单位各部门分工合作，协调进展，提高工作效率；可以让大家明确工作目

标，增强自觉性，发挥主观能动作用。

二、计划的特点

1．预见性

制定计划要从客观实际出发，对未来工作作出科学的预见，既要预设这

项工作的目标、要求、措施、步骤，还要对今后可能出现的问题和遇到的困

难进行分析和判断，提出相应的对策和措施。

2．指导性

计划一经制定，就要按照其内容认真执行。对照计划，可对工作进行有

效的督促和检查，避免工作的随意性和盲目性。

3．明确性

计划的目标、要求、步骤、方法等应尽量具体明确，能够操作。

三、计划的种类

根据时间长短，内容详略，范围大小的不同，计划可以分为三大类。

1．规划类

目标和适用期限长，一般三至五年或更长，侧重努力方向、实施步骤、

重要措施等，对全局工作作战略性、方向性规定。文种名称常用规划、发展

纲要等。

2．计划类

实现目标期限较规划短，以年度和一年内为多，内容较具体，操作性强，

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

以便按步骤、按时间、按要求完成任务。文种名称常用年度计划、工作计划、

活动计划等。

3．安排类

时限较短，对某阶段的工作作较具体的布置，便于按部就班开展和检查

工作。文种名称常用工作安排、打算等。在实际工作中，以上三种类型计划

文书互相依存，互为作用。

四、计划例文点评

例文 3.1

迎奥运耀国球 青州市“×××”杯

乒乓球擂台赛活动方案

一、活动前言 2008 年北京奥运会即将开幕，喜迎奥运的活动已在中

华大地陆续展开，为支持全民键身运动在青州的推广，展

示青州人民喜迎奥运的良好精神面貌，青州电视台、中山

路健身俱乐部将联合举办“迎奥运耀国球”乒乓球赛。届

时，将邀请青州奥运火炬手、专业球手以及乒乓球爱好者，

共聚一堂，切磋球技。通过此次活动，进一步倡导更多的

市民以文明的形象投身喜迎奥运的活动中来。 青州电视台《都市》栏目将对活动进行跟踪报道，每

周约为两期。强大的宣传攻势和精彩纷呈的全民赛事，必

将吸引更多商家加盟，以及观众和社区居民的眼球。 二、组织构架

1. 活动主题：迎奥运圣火 展国球风采 2. 主办单位：青州电视台 3. 承办单位：青州市中山路健身俱乐部 4. 冠名单位：××机械有限公司、××药业公司 5. 赞助单位：×××饮料青州经销公司

三、赛时安排： 1. 比赛时间：2008 年 6 月 10 日～7 月 31 日 2. 比赛地点：青州市中山路步行街健身俱乐部

四、竞赛项目 “擂主争夺赛”

这是一份单项

活动安排。

标题由活动主

题、活动名称、

活动内容、文体

构成。

具体内容用条

文式，序号加小

标题提示，按主

次排列前后顺

序。整体考虑细

密，行文明确，

可操作性强。

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第三章

事

务

文

书

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以个人为单位，随时报名参赛，经过海选进入周末擂

台赛。 专业组：1.男单；2.女单 业余组：1.男单；2.女单

五、赛程安排 1. 开赛当天时段安排： 6 月 10 日： 9 : 00 青州电视台领导宣布比赛开始并讲话 9 : 10 青州电视台领导与冠名单位领导共同开球 9 : 15～11 : 00 各组别预赛 14 : 00～16 : 00 同一项目的选手依次进行对决 17 : 35～19 : 35 同一项目的选手依次进行对决 20 : 20～22 : 20 同一项目的选手依次进行对决 2. 比赛中后期时段安排： A. 报名、海选 周一至周五 B. 周冠军对决 每周六 C. 月冠军对决 月底所在的周六 D. 总冠军产生 七月底

六、比赛方式 为保障活动期间每周参赛人数量及参赛者热情，在报

名结束后按报名人数分 8 个小组，周赛一个小组，小组预

赛采取分组循环比赛，每组产生 4 个擂主进入复赛，复赛

采取打擂方式产生周冠军， 后在总决赛中产生总冠军。

七、报名方式 在青州电视台、中山路健身俱乐部报名，随到随报。

报名条件：所有热爱乒乓球运动的市民。 八、赞助回报

1．总冠军（5 万元） 回报： 1）活动现场背景显著标明冠名单位品牌或名称； 2）预告片 30 秒，10 天，6 次/天，在青视新闻台和娱

乐台播出次数不少于 40 次，活动时间：6 月 11 日至 7 月

27 日（跨度 6 周）； 3）中山路步行街路口彩虹门一座； 4）参赛选手服装上有冠名单位名称和 LOGO（文化衫

40 件）； 5）活动现场条幅二条（场内）； 6）冠名单位负责人作为活动嘉宾出席；

赛程安排内容，

时间。

比赛方式，简明

扼要。

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写 体 文 用 实

作

程 教 程

7）比赛现场、交通路口及小区悬挂冠名品牌横幅和彩

旗（POP）（集中于步行街）； 8）促销活动的结合，奖品的提供，宣传 DM 的印刷

（费用不含在冠名中）； 9）赠送价值 1280 元金卡一张、800 元会员卡五张，

协助企业进行员工及员工家属的健身计划，体现企业人文

关怀。 2．友情赞助（4 万元） 1）活动现场条幅一条； 2）《都市》栏目对活动相关报道，提及友情赞助单位

名称并采访； 3）《都市》播出友情赞助单位 15 秒广告 20 天。

青州电视台广告中心

2008 年 5 月 10 日

结尾落款：单位

名称、时间。

五、计划的写法

计划一般由标题、正文、落款、成文时间四个部分组成。

1．标题

计划的标题与其他文种的标题相比，多了一个时间要素。主要有以下 几种：

1）制发机关＋时间＋工作类别＋文种。如《××大学 2008 年招生计划》。 2）工作类别＋文种。如《销售工作计划》、《幼儿园工作计划》。 3）时间＋工作类别＋文种。如《2008 年共青团工作计划》。

2．正文

我们主要从形式上探讨计划的两类写法。 （1）条文式计划 条文式计划是我们学习和研讨的主要对象。其主体一般由前言、目标与

任务、措施与步骤三部分来构成。 1）前言。概括说明基本情况，以及制定该计划的依据和缘由，所能达

到的预期目标。 2）目标与任务。即工作达到的 终目标。这是计划的主体内容，一般

采取分条罗列的方法，将所要达到的目标具体化、细致化，必要时使用数据

来表述。各项内容可用小标题或序数符号表明，使之更为醒目。 3）措施与步骤。这是计划实现的保证。要做到细致具体，眉目清晰；

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第三章

事

务

文

书

53

也可分条罗列。 在实际撰写中，大多数计划的主体是以上三块内容的“变通式组合”。

也就是说，这三块的具体“名称”可能有所不同，内容也可能有所区别。如

“例文”把第二项写为“赛事安排”，把第三项写为“组织构架”。 （2）表格式计划 某些只需要着重关注时间与大致内容的计划可用列表的形式来制定。如

举办某种讲座、开办某一学习班等，均可采用这种形式的计划。 （3）落款 计划的落款与其他公文没有区别，也是在正文的右下方。如果标题中出

现计划的制定单位，落款时可省略。 （4）成文时间 置于制定单位名称之下，有的下面没有单位名称，就置于结尾的右下方。

六、计划写作注意事项

1）确定目标要实事求是。计划目标不能定得太高或太低，要在充分分

析主客观条件的基础上，提出一个经过努力应该实现、能够实现的目标。 2）措施步骤要切实可行。要根据条件，做出周密的设计和安排，操作

起来可行性强，科学合理。 3）重点突出，兼顾一般。要在深入调查研究的基础上，抓住工作重点，

集中主要力量，保证任务的完成。 4）条目要分明，语言要简洁。主体部分一般用分条列序或表格的形式

写作，用语要言简意赅，朴实无华。

思考与练习

1．计划有什么作用？ 2．按适用时间，计划文书标题中常用文种名称有哪几个？ 3．拟写一份计划的开头、结尾。

第二节 总 结

一、总结的概念

总结是国家机关、社会团体、企事业单位及个人，对前阶段工作进行回

顾、分析、评估，并找出经验，教训以及规律，用以指导今后工作的一种常

用文书。 总结和计划是相对应的。计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是

工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，

54

写 体 文 用 实

作

程 教 程

目的是提高执行的水平，以利今后的工作。

二、总结的特点

1）客观性。总结的客观性，是对所做工作进行的客观评价和分析，从

中寻找的经验和教训。 2）全面性。总结需要全面性，而反对片面性。总结的全面性体现在：

是站在全局的角度，对所做工作进行的全盘审视，涵盖所做工作的全部内容；

是对以往工作中的成绩、不足，及今后工作中所要采取的措施的全面研究。

三、总结的种类

1．全面总结

全面总结也叫综合性总结。内容涵盖面较广，篇幅较长，全面总结本单

位某一时期的全面情况，如机关和单位的年度总结。全面总结，多用于报送

上级领导机关并下发基层。

2．专题总结

专题总结又称单项总结。内容较单一，篇幅一般不长，往往侧重于典型

经验的总结。

四、总结例文评点

例文 3.2

××市畜牧局××××年党建工作总结 党的十六大胜利召开，“神舟”五号飞船载人上天，国

人无不欢欣鼓舞。我们畜牧局××××年党建工作在县委

的正确领导下，始终坚持以“三个代表”为指针，以服务

三农为宗旨，以牧业发展为第一要务，紧紧围绕县委的中

心工作，突出抓好党建促经济，抓好经济促发展，在历年

工作的基础上，今年重点抓好党的思想教育和组织工作作

风建设，使牧业面貌焕然一新。 加强思想教育，完善党建系列制度。 搞好党建首要的是要搞好党的组织建设。今年我们将

以前的有关制度进行了一次认真的整理，删除了一些过

这是一份专题

总结。标题为公

文式，由单位、

时限、内容、文

种组成。

第一自然段为

前言部分，概述

了工作背景、依

据、重点和成

绩。

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第三章

事

务

文

书

55

时、不适应的部分，结合畜牧自身实际，修订了《党建目

标责任制》、《党风廉政建设责任状》、《党风廉政建设实施

细则》、《民主生活会制度》等制度，用制度规范一班人的

言行，从领导干部自身做起，从点滴做起，严格执行《廉

政准则》和《领导干部廉洁自律“十不准”》，在党员中开

展“讲学习、讲政治、讲正气、讲奉献”的活动、“三评

一促创五好”活动，要求党员干部要做到政治强、业务精、

经济廉、作风硬、纪律严，努力营造清正廉洁的环境。 坚持星期六学习日制度，主要学习“三个代表”的有

关论述，学习十六大报告和新《党章》，大家通过讨论，

形成统一的认识，提高党员、干部的思想政治水平，坚持

开展“三评一促创五好”活动，努力争创五好班子，使大

家充分认识新时期党建工作的重要性和特点，以及搞好党

建工作的深远意义，要保持执政党的先进性，就是要从每

个党员做起。抓党建，就是保持党的先进性的必要措施

之一。 强化基础建设，为党建注入生机活力。

“基础不牢，地动山摇”。做任何工作，做任何事情，

没有一定的基础就是一句空话，为此，我们坚持做到围绕

经济抓党建，抓好党建促发展。在新的发展时期，随着中

国加入 WTO，市场经济开放运行，畜牧市场竞争激烈，

企业困难重重，职工基本生活受到影响，在这种情况下，

局总支认真研究，积极应对，想方设法趋利避害，负重奋

进帮助解困，为职工再就业探索新的路子。同时积极推进

畜牧体制改革，以适应市场经济的运作。转变过去的单一

的经营模式为多样化经营格局，使企业出现生机，职工在

自我经营、自我发展闯出一条新路，既减轻了企业的负担，

又化解了经营风险。去年，我局在没有借一分钱的贷款、

没有增加一分钱债务的情况下，还偿还了以前的部分债

务，维持了企业的正常运转，保持了一方的稳定，也为党

建工作打下了基础。提高队伍素质，增强党组织的战斗力，

狠抓班子建设，创新用人机制，及时调整充实了各支部班

子，把有朝气、有觉悟、有素质的青年党员选拔到支部领

导岗位上来，提高班子的活力。坚持吐故纳新，注意发展

新党员。对要求入党的积极分子，年初有计划，帮带有人

管。实行一帮一，具体落实到人，严肃纪律，在发展党员

方面，不照顾情绪，不照顾资格，坚持符合一个，发展一

个，并公开亮相，全面公示，认真考察，对群众意见大的，

主体部分从思

想教育和基础

建设两个方面，

总结了认识、做

法、成绩等。

56

写 体 文 用 实

作

程 教 程

不袒护，坚持从严掌握。积极推进阵地建设，增强发展后

劲，全力搞好招商引资，全力抓好牧业发展，坚持兴办实

体，服务三农，努力实践“三个代表”，积极创办畜牧养

殖示范场，以点带面，推动发展，全县牧业生产显现六畜

兴旺的良好态势。初步建成了南部库区的水禽带，北部山

区的牛羊带，中部地区的猪禽带，成郊地区的特色带，边

际地区的贸易带。从而涌现出一批十佳标兵、创业能人，

发展有养禽过千只大户 20 户，养羊百只以上大户 60 户，

养牛 10 头以上的 100 户，养猪 20 头以上的 500 户，牧业

收入过万元的有 2 000 户，畜牧大场 15 个，成为××畜牧

业发展史上的一个亮点。 “纸上写来终觉浅，绝知此事要躬行”。一年来，我局

在党建方面做了一些工作，取得了一些成绩，全系统没有

发生违反党纪国法的事件，没有发生政治事件，没有发生

腐败行为，保持了工作的正常运转和稳定，保持了党的方

针、政策的贯彻落实，为××经济建设增添了光彩。

××××年十二月十五日

最后一段为结

尾部分，总括全

文主要内容。

全文紧紧围绕

党建工作，重点

突出，实事求

是，结构规范。

五、总结的写法

1．标题

公文式：由单位名称、时限、事由和文种组成。如《××学院××年招

生工作总结》。 新闻式：概括该份总结的主要内容。有时加副标题说明单位、事由、文

种等。如《优生优育深入人心——××市××××年计生工作总结》。

2．开头

总结的开头又叫引言，概括说明总结的基本情况，一般包含：阐述总结

的目的意义；概述开展工作的背景、环境、时间地点等基本面貌；说明工作

的总体情况，如成绩、经验，不足、教训等；对工作的总体评价。以上内容

不一定都写，可以有所侧重。

3．主体

主体是总结的核心部分，应写出内容包括以下内容。 1）主要工作过程和成绩。把主要工作情况通过回顾，条理清晰地反映

出来。 2）经验和体会。在做法和成绩的基础上，抽象出理性认识。这是思想、

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第三章

事

务

文

书

57

精神方向的成果，讲究有理有据，即观点明确、事实清楚。 3）不足和教训。列出应做而没做，应做好而没做好的工作，并找出造

成这种情况的主、客观原因。 总结主体部分的具体写法有两种：一种是先写做法成绩，再写经验体会。

或先写不足问题，再写认识教训。一种是用序号加小标题，小标题提出本部

分中心，下面围绕这个中心展开论述。有关情况、做法、成绩等都作为论据

出现，使经验寓于做法之中。

4．结尾

结尾是总结内容的自然结束。一般对全文内容扼要概括，再次强调主题；

也可指出今后的努力方向或下步工作的初步打算。

5．落款

写明总结单位、成文日期，如要上报上级或下发，须加盖公章。

六、总结写作注意事项

1．要有实事求是的态度

总结是为了回顾和分析过去的工作，找出经验和教训，以便更好地进行

下一阶段的工作。如果总结的内容有虚假成分，总结就失去了意义。因此，

写总结应该本着实事求是的态度，做到反映情况不弄虚作假、叙述成绩不夸

大其词，总结经验不有意拔高，指出问题不敷衍了事，阐明教训不浮于表面，

提出意见不纸上谈兵。

2．要善于分析研究，找出规律

撰写总结需要充分占有材料，全面掌握情况，但是如果像记流水账一样

罗列现象，单纯地叙述过程，就事论事，而不从感性认识上升到理性认识的

话，总结就失去了意义。因此，撰写总结必须由表及里地分析材料，找到取

得成绩的原因和出现问题的根源，从而挖掘事物的本质，发现内在的规律。

只有这样，才能对今后的工作起到借鉴和指导的作用。

3．要突出重点，详略得当

总结一般要写明工作的基本情况、成绩与经验、问题与教训以及今后的

打算，但并不是每个方面都要写得非常详细，而应该有所侧重。要根据具体

的写作目的和工作情况对内容进行取舍，确定重点，避免泛泛而谈。

思考与练习

1．总结和计划有什么联系和不同？

58

写 体 文 用 实

作

程 教 程

2．年度工作总结的侧重点应放在哪里？ 3．拟写一篇总结的开头，中间部分（内容用小标题代替）、结尾部分。

第三节 调 查 报 告

一、调查报告的概念

调查报告是作者对客观情况进行深入、周密的调查研究和综合分析后，

用书面语言表达调查研究结果的一种文书。 调查报告是制定方针政策的基础，是交流信息、总结推广经验、指导推

动工作的重要方式；是发现社会问题、做出判断决策的依据。它在行政机关

的工作和新闻报道中都应用得十分广泛。

二、调查报告的特点

1．内容的真实性

调查报告的写作过程及特点与新闻写作都有很大的相似性。真实性是它

的重要特点，也是它的首要条件。调查报告必须首先深入生活进行细致的采

访和调查，获取大量的第一手真实资料，然后才能在此基础上写成文章。调

查报告严禁编造虚假材料，反对道听途说得来的不实传闻，凡写进文章中的

内容都要认真地加以核实。

2．思想的深刻性

调查报告不是简单的罗列事实，而是要对事实进行分析研究，从中得到

规律性的认识，这就使它内含的思想具有了深刻性。调查报告采用的表达方

式多是夹叙夹议式。叙是基础，议是提高；叙是血肉，议是精神；以叙为主，

以议为辅；两者形成完美的结合。好的调查报告应有独到的思想观点，有与

众不同的见解。这样才能给读者以灵魂的洗涤与精神的启迪。

3．表达的生动性

调查报告是实用文中可以展示“生动性”的少量文体之一。由于它要突

现典型形象，要从采访群众中获取素材，所以，它保留了来自生活的清新气

息，在语言上、事实中，都有不少生动活泼的东西。好的调查报告应有一定

的文学色彩。它与报告文学相比，文学性弱一些，思辨性强一些。它是介于

新闻与公文之间的一种有特色的文体。

4．发布的时效性

“发布”既包括内部传阅，也包括公开发表。这两者都要尽快的实现。

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第三章

事

务

文

书

59

调查报告要宣传新典型，表达新思想，暴露新问题，这一切都要在一定的时

间范围内完成，才能发挥其 大的社会效益。否则，时过境迁，其反映的内

容已成历史，它就失去了本质功用，变成一种档案资料了。

三、调查报告的种类

根据调查报告的性质和作用，可以分为三大类。

1．新闻性调查报告

多半由新闻工作者调查采访后写成，内容一般是社会普遍关注的问题或

他们在采访过程中发现的问题，写成后在传媒上发表，以期引起社会的关注，

促进问题的解决。也可推广经验，宣传典型。

2．政务性调查报告

一般由政府工作人员调查后写成，调查内容、范围由领导决定，目的是

为制订方针政策、法律法规，解决问题等，提供可供决策参考的情况。

3．个案性调查报告

针对工作中遇到的特殊个案写成的调查报告，目的是解决问题提供事实

依据。

四、调查报告例文点评

例文 3.3

××市青少年犯罪情况调查报告

青少年违法犯罪问题一直是全社会关心的热点，同时

也是消除社会不稳定的因素、维护社会稳定，搞好社会治

安综合治理，为经济、政治、文化等各方面发展创造良好

环境的重要课题之一。近年来，青少年犯罪呈上升趋势，

而且出现了手段成人化、年龄低龄化、团伙化、高智商化

等新特点，已成为危害社会治安的一个亟待解决的社会问

题。根据中共中央、国务院《关于进一步加强和改进未成

年人思想道德建设的若干意见》的精神，为全面、准确掌

握全市青少年犯罪的基本情况，为领导部门决策提供事实

依据，更好地做好青少年犯罪的预防、教育和转化工作，

结合正在开展的“平安××”建设，××市委政法委日前

这是一篇政务

性调查报告。

公文式标题，由

调查对象、主要

内容、文种构

成。

前言共三个自

然段，说明调查

情况。

第一段介绍调

查原因、依据、

目的、人员组

成、调查对象；

60

写 体 文 用 实

作

程 教 程

组织了公、检、法有关部门的调研人员，成立了专门的调

研小组，对全市在押的青少年犯罪情况进行了调查，现形

成以下调查报告。 为了多角度、尽可能翔实地对青少年犯罪情况和相关

性事实进行调查，调研设计了专门的调查问卷，问卷分被

调查人员的基本情况（身份、年龄、押前职业、住所地、

婚姻状况、学历、家庭出身）、犯罪情况（罪名、初犯、

累犯、多次犯罪、共同犯罪、集团犯罪、犯罪地点、对后

果认识、悔改表现、犯罪动机、心理）、在押人员与犯罪

的事项调查（农村青年在城里有无住所、父母感情及上网

情况、有无烟酒嗜好、是否有过犯罪史、是否受过处罚、

是否在校生犯罪、是否辍学及辍学原因）等。为更真实掌

握犯罪的原因及便于分析，我们 后借鉴外国的犯罪学研

究成果，设计了一个多选项，内容为：家庭的其他成员是

罪犯，或者行为品德不端以及酗酒；父母一方或双方是死

亡、离婚或者被遗弃；父母愚昧无知或者是知觉上有缺陷

以及因病不能管教；父母态度专横、偏爱过度或者过分干

涉，或者是严厉、放任、嫉妒，家庭居住条件过紧张并与

同居亲友不和者；失业、工资收入低，以及在共同劳动中

受到经济压迫等，以期能了解犯罪的深层次原因，为犯罪

预防提供有效依据。这次问卷内容分别征求了公安、检察、

法院及部分青少年教育工作者的意见，查阅了部分相关资

料，从各方面反映来看，普遍认为这次调查是可行的。 我们于 2004 年 7 月 13 日委托市公安局监管大队对在

押的 183 名犯罪嫌疑人、被告人发放了问卷，并以该日为

基准日，对有关内容进行了填写。为了不给填写人增加心

理负担，我们对全体在押人员发放了问卷，可不填写姓名，

并特别声明该问卷只供调查研究用，不提供给司法机关，

不对号入座。事实证明，这种方式是可行的，我们于次日

将 185 份全部问卷收回。经统计，其中 5 份空白卷为无效

问卷，其余 178 份均符合统计口径，为有效问卷。为便于

统计分析，调查中所有在押人均视为犯罪人。 当前青少年犯罪的特点调查 一、青少年犯罪呈上升趋势 对青少年犯罪，国内权威观点认为：青少年犯罪律高，

犯罪性质日趋严重，犯罪类型复杂性和犯罪动机恶劣性；

团伙犯罪突发；中小学生流失犯罪不断增多，犯罪向低龄

化发展；女青年犯罪人数激增；青少年重新犯罪率上升；

第二段陈述调

查的问题、形

式、方法等；

第三段说明采

用的调查方法。

主体部分三大

块。第一块陈述

情况，大小标题

提示本部分内

容，按问题归纳

调查所得。

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第三章

事

务

文

书

61

犯罪手段成人化、智能化等。从调查结果来看，这些特点

在我市都不同程度地呈现。全市青少年（指 14 岁至 25 岁）

犯罪人员为 84 人，占全部在押人犯 178 人的 47.2%。其中

男性 82 人，占犯罪青少年的 97.6%，女性 2 人，占犯罪青

少年的 2.4%。从市检察院批捕部门提供的数字看，2001年该院批准逮捕未成年（指 14 岁至 18 岁）犯罪嫌疑人 12人，占批准逮捕总人数的 3.8%；2002 年批准逮捕未成年

犯罪嫌疑人 25 人，占批准逮捕总人数的 8.9%；2003 年批

准逮捕未成年犯罪嫌疑人 42 人，占批准逮捕总人数的

11.9%；2004 年 1 月至 6 月，共批准逮捕未成年犯罪嫌疑

人 20 人，占批准逮捕总人数的 12%。

从调查结果来看，我市青少年犯罪现象还比较突出，

且呈现递增趋势。但我们必须承认，青少年犯罪并不像有

些资料所介绍的那样严重，25 岁以下青少年犯罪只占全部

人数的 47.2%，与有关资料介绍的 50%左右是相符的。其

实青少年犯罪在全世界都是个问题，犯罪学者乌尔金斯曾

说“现代德意志联邦共和国的青少年是犯罪的一代”。因

此，青少年犯罪问题值得有关部门关注。 二、抢劫等暴力犯罪频发，盗窃等侵财犯罪居高不下

罪名 人数比例

抢劫 55%

盗窃 28%

伤害 45%

销售脏物 22.6%

交通事故 22.6%

强奸 22.6%

容留妇女卖淫 11.3%

寻衅滋事 11.3%

抢夺 11.3%

诈骗淫秽表演 11.3%

由于青少年没有劳动收入，又贪图生活享乐，任意挥

霍，故青少年犯罪中仍以财产犯罪为主。从调查看，我市

青少年多发犯罪的类型依次排列是：抢劫、盗窃（销赃）、

伤害、强奸、抢夺等，其中主要是盗窃和抢劫，占 80%左

右。近年来容留妇女卖淫、淫秽表演等扰乱社会管理秩序

的新犯罪类型犯罪也开始出现。近年来，在青少年犯罪中，

以暴力为后盾的重大刑事案件日渐增多，施暴程度不断加

重，而且青少年犯罪时在作案过程中很少顾及后果，作案

以具体的数据

比例来加以论

证。

62

写 体 文 用 实

作

程 教 程

手段野蛮和残忍，社会影响极为恶劣。国外学者从犯罪的

形式、方式的角度将青少年犯罪的特点总结为：纠合性、

突发性、野蛮性、报复性、模仿性、恶作剧性、反复性等，

这些特点在我市也不同程度的呈现。从调查看，青少年犯

罪中抢劫犯罪高发，占到 55%的比例，犯罪团伙化、手段

恶劣化、后果严重性都值得进行深层研究。 盗窃也是高发犯罪，占 28%。当前，受社会上一部分

人“潇洒”消费、超前消费等观念的影响，部分青少年产

生了强烈的或畸形的物质欲望，盲目追求享乐，当通过正

当的渠道不能满足其欲望时，往往是通过盗窃、抢劫等不

正当途径来获取。盗窃犯罪作为一种 古老的罪行，无不

被各国视为打击重点。近几年来，我市在预防和打击上进

行了一些行之有效的措施，但这种犯罪仍居高不下，应引

起高度重视。 三、青少年犯罪者的文化素质低，大部分为中低等文

化程度 从调查结果看，3 人为文盲，比例为 3.6%；小学文化

为 9 人，初中文化教育 58 人，初中（含初中中专）以下

文盲、半文盲比例占 80%以上。其中 51 人占 61%的比例

有辍学经历。未成年人犯罪中，农民、无业人员占很大比

例。有 13 名在押青少年把涉嫌罪名中的抢劫的“劫”字

写错或多次涂改。从在校生犯罪看，初中生 7 人，占 58%；

高中生 5 人，占 25%；职业中专和大专 1 人，占 8.5%。 四、团伙性犯罪呈现上升趋势且暴力性增强 青少年生理和心理都处于发育期，尚未完全成熟，人

生观、世界观、价值观还没有完全形成，思想单纯，是非

观念淡漠，判断能力较低，正处在心理“断乳期”和行为

“危险期”，极易发生问题。一方面，他们独立意识大为增

强，力图摆脱对父母的依赖，对社会、对人生、对自己的

未来生活的设计，都自有主张。另一方面，但同时他们对

困难和挫折的心理承受能力较差，遇到失败，容易走上报

复社会、与社会对抗的违法犯罪道路。虽年轻力壮具有体

力优势，但由于思想不是太成熟，缺乏作案经验，对犯罪

心理压力大，且他们大都实施暴力犯罪，担心被害人反抗，

总觉得单个人作案势单力薄，故他们经常纠集几人去共同

作案形成犯罪团伙甚至犯罪集团，这样既能使部署安排周

密，又能在力量上足以抵制被害人的反抗，在同伙之间，

互相教唆，互相利用，互相依存。因此，他们往往是结伙

对团伙性犯罪

呈现上升趋势

以具体剖析。

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第三章

事

务

文

书

63

行动、一起作案、一拍即合、一哄而起，互相壮胆，具有

纠合性的特点。 另外，青少年求知探索欲旺盛，模仿性极强，尤其对

坏事物的接受力强，感染快，再加上现代信息的传播便利，

人的交流增多，使犯罪方式、作案手段在青少年中的传播

速度很快，犯罪的方式和手段趋于成人化、智能化。从调

查看，低龄化趋势明显，其中 14～16 岁的 21 人，占 25%；

17～18 岁的 51 人，占 36.9%；19～25 岁的 32 人，占 38.1%。

经调查，在押人员中属团伙犯罪的 22 人，占 26.2%；其中

团伙为 5 人的 5 人；4～9 人的 6 人；10 人以上的 11 人，

且全部为初犯。如以××（15 岁，××镇××村）为首的

5 人抢劫团伙，其余 2 名团伙成员也不满 17 岁，自 2004年 5 月以来，该团伙夜间窜至××等地，采取持砍刀、匕

首拦截、威胁的手段抢劫作案 12 起，抢劫手机、现金等

物品一宗，案值 5 000 余元。再如以××（27 岁××镇×

×村）为首的抢劫团伙，11 名团伙成员 7 人为未成年人，

10 人为 25 岁以下青少年。该团伙自今年以来，交叉结伙，

先后窜至×××等地，持刀抢劫作案 40 起，案值 3 万

余元。 五、青少年犯罪形式上具有突发性和盲目性 从青少年案犯的身份上看，农民、学生、社会闲散人

员居多，他们文化程度偏低，法律意识不强，在实施作案

时常常缺乏明确的动机和目的，表现出很大的盲目性。如

××团伙，该犯罪团伙作案一般无复杂的预谋过程，有时

只是团伙成员偶然的一句话，就促使他们作案。预谋后，

当即寻找作案目标实施作案，整个过程快速、简单，不计

后果。青少年正处于发育阶段，在心理上、生理上尚未完

全成熟，社会经验很少，缺乏对复杂事物的判断能力和鉴

别能力，尤其在心理和情绪上变化非常复杂，极不稳定。

他们精力旺盛、好动，但理性意识薄弱，逞强好胜心切，

易偏激、任性，为所欲为强烈，稍有诱因，一触即发，极

易发生突发性犯罪。其表现是犯罪动机简单，作案没有明

确目的，一般没有事先预谋，多属一时冲动，有的是出于

好奇、自我表现和寻求刺激，带有一定的盲目性和随意性。

从调查看，无预谋犯罪的 47 人，比例为 56%；而有预谋

的只占 41%。当前，农村青少年进城犯罪现象比较突出。

部分房屋出租者只为利益，对租房者不管不问，从调查看，

84 名犯罪青少年中 66 人家住农村，占 79%，但在城里租

青少年犯罪凸

显突发性、盲目

性。

64

写 体 文 用 实

作

程 教 程

房或经常逗留的占 42.4%，因此必须加强出租房屋的管理。

六、公共场所是犯罪多发地点 从调查看，犯罪地点发生在广场、娱乐场所和餐饮场

所的约为 89%。在调查对象中全部为未婚。从职业分析，

农民身份为 51%，工人为 11%，学生为 14%，无业为 24%。

七、家庭环境对犯罪有重大影响 不良的家庭环境则会导致子女的人格发育不健全，成

为青少年犯罪的客观因素。从调查看，父母离异或早亡的

为 20 人，占 27%，认为父母关系一般或较差、家庭关系

不和睦的为 28 人，占 44%，这项比例高达 71%。家庭的

其他成员是罪犯，或者行为品德不端以及酗酒为 7 人，占

8%；父母态度专横、偏爱过度或者过分干涉，或者是严厉、

放任、嫉妒，家庭居住条件过紧张并同居亲友不和者 50人，占 60%；失业、工资收入低，以及在共同劳动中受到

经济压迫为 15 人，占 18%。离婚的增长使相当一部分未

成人生活在单亲家庭中，由于缺乏家庭温暖，会在不同程

度上扭曲他们的人格和行为，他们或者被坏人引诱误入歧

途，或者内心对社会不满而产生报复社会的心理并走向犯

罪，或者因受继父（母）歧视而流入社会，走上违法犯罪

的道路。有些家长文化水平不高，忽视对孩子的培养和教

育。家庭教育与学校教育严重脱节。有些家长本身沾染了

不良习气，使子女受到感染，家庭教育出现“近墨者黑”

的效应。如史××（男，17 岁）抢劫案，史××于 2002年因抢劫被判刑 1 年，后发现漏罪，又判罪 2 年，2004年 5 月 3 日被释放。释放仅一个多月内，他又因组织团伙

抢劫犯罪于 6 月 9 日被刑事拘留。据史××交代，他的父

母好逸恶劳，因盗窃等多次被判刑，自小其父便给他 10元钱让买回 20 元钱的东西。大量的事实表明，恶劣的家

庭环境和不称职的父母是导致孩子犯罪的直接原因。 青少年犯罪原因调查与分析（前言略） 一、受青少年的心理和生理特点影响（文略） 二、受社会经济负面效应的影响（文略） 三、家庭教育的不完善和教育方法的失当是导致青少

年犯罪的原因之一（文略） 四、法制道德教育方式滞后、内容简单且流于形式（文

略） 五、青少年自我控制力脆弱（文略） 六、学校教育的失当（文略）

第二块分析原

因，大小标题提

示本部分主要

内容，从几个方

面，先理论论

证，后事实论

证，有叙有议。

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第三章

事

务

文

书

65

打击和预防青少年犯罪的对策 一、切实加强对预防青少年犯罪工作的领导（文略）

二、健全、完善青少年培养教育机制，使其在社会化

过程中不走弯路（文略） 三、加强社会治安综合治理， 大限度地减少青少年

犯罪的外部诱因（文略） 四、提高青少年自身素质，从源头上遏制、减少青少

年犯罪（文略） 五、加强对青少年工作的研究（文略） 青少年是国家和民族的未来，他们的素质关系 21 世

纪中国的命运，关系社会主义现代化事业的成败，关系中

华民族的兴衰。青少年违法犯罪问题也是困扰法学理论界

与司法实践部门的一个难题。但必须承认，青少年犯罪的

特点是相对于一般成年犯罪来说，二者之间并没有什么质

的区别，只是在某些方面的表现进程和形式不同而已。另

一方面，青少年犯罪的特点不是一成不变的，它随着时间、

地域、形势的不同，不能用静止、僵化的眼光进行考察与

分析。因此，研究青少年犯罪必须将放于犯罪的整体形态

中进行分析和论证，要把握好各种不同层次的关系。

第三块提供对

策，大小标题提

示主要内容，针

对原因，分条目

阐明主要建议

对策，论述性

强。

最后一段为结

尾部分，阐明调

查意义及进一

步思考的问题。

五、调查报告的写法

1．标题

公文式；由调查对象、内容、文种组成。如《××大学中年知识分子健

康情况调查》。公文式标题中，文种可简略为调查。 新闻式：有正题和副题两种，形式多样。正题有直陈式、提问式、结论

式，副题多说明调查对象、内容等。如《走“以水养水”之路——××县实

行水利企业化管理的调查》。

2．前言

调查报告的前言可以介绍调查对象、目的和过程、人员组成等情况，也

可以阐述调查的意义，点明调查的结论。具体写什么，没有一定之规，主要

让读者了解调查什么，为什么调查。

3．主体

调查所得的材料和结论都放在这部分。以陈述材料为主，在陈述的基础

上分析研究，提出各种认识，观点和结论。这部分可以按时间顺序或事情本

66

写 体 文 用 实

作

程 教 程

身的发展阶段写，也可以按性质或问题把材料归纳为若干类写。夹叙夹议，

以叙述为主。

4．结尾

结尾是调查报告的全文总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，

或提出进一步思考的问题，如作者觉得主体已说充分清楚，也可以不写结尾。

六、调查报告写作注意事项

1．调研要深入

这是写好调查报告的前提。有写作经验的同志认为，要写好调查报告，

七分功夫花在调查上，三分功夫花在写作上，这是很有道理的。只有充分占

有资料，才能驰聘自己的文笔。所以，应把深入调查作为调查报告的第一 要求。

2．立意要正确

调查报告的主旨要建立在掌握并分析研究大量材料的基础之上，不要受

先入为主的成见或偏见的影响。要用邓小平理论和三个代表的思想武装头

脑，站在时代发展的前列，运用辩证唯物主义的观点观察与分析对象，提炼

出正确而深刻的思想观点来。没有正确的观点，调查报告也就失去了灵魂。

3．材料要典型

调查得到的素材，并不是都能写入文章的，要从中精心地挑选材料。对

于所选的材料，要有两个标准：一，看其是否典型，有代表性，能震撼人心；

二，看其能否说明问题，与文章的观点是否达到统一。符合这两个基本标准

的材料将使文章生色。

4．表达方式要多样

在行文过程中，不要让表达方式过于单一。如叙述，一叙到底；议论，

长篇累牍。要不时调整文笔，变换方式。如，可在叙述中插入议论，或引言，

或表格，甚至简洁的描写等等。调查报告要能调动读者的审美情趣，让人得

到教育也得到享受。毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》，是一篇堪称

精典的调查报告，写得真实文采翩翩，让人读之欲罢不能，从中可以领会写

作调查报告的方法。

思考与练习

1．调查报告有什么作用？ 2．按调查报告的写作要求，自拟调查内容，拟写一份调查报告的开头、

主体部分（用小标题形式标出）、结尾部分。

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第三章

事

务

文

书

67

第四节 演 讲 稿

一、演讲稿的概念

演讲稿又叫讲演稿、演说辞，它是演讲者在会议、集会、较隆重的场合

发表讲话的文稿。 演讲稿的适用范围广泛，内容上可以是政治、工作、学习、道德、礼仪

等方面的；使用上可以是领导，也可以是一般群众；风格上可以朴实，也可

激昂。一场成功的讲话，首先要有一篇精彩的讲演稿。

二、演讲稿的特点

1．针对性

演讲稿不论在内容方面，还是语言方面，都是针对听众的。要写出听众

关心、 想知道、 感兴趣的内容，采取符合听众接受能力的表达方式。

2．鼓动性

鼓动性是演讲稿的生命。演讲就是要设法说服听众、感动听众、激发听

众的情感。这种鼓动性一方面从演讲过程中体现，一方面从语言色彩上体现。

3．生动性

演讲稿要将无声的文字转变为有声语言，就要写得好说、好听、好懂、

好记，语言尽量口语化，短句多，生动形象，幽默风趣，有情有味。演讲的

语言运用了各种修辞方法和多种表达方式，如比喻、排比、夸张、抒情、想

像等，使文句富于较强的艺术感染力。

三、演讲稿的种类

1．记叙性讲演稿

通过讲述具体的人、事、生活画面表现讲演人的思想感情、观点主张。

如《永远的丰碑——抗震救灾英雄事迹报告会》。

2．议论性演讲稿

以事实和理论做论据，阐明个人见解和主张的讲话稿。如周恩来的《在

亚非会议全体会议上的补充发言》。

68

写 体 文 用 实

作

程 教 程

3．抒情性演讲稿

对人、事、景、物进行描述，抒发情怀，表达演讲者的思想感情。如《含

笑的泪水》。 实际上，一篇演讲稿的写作往往综合运用多种表达方式，但还是有所侧

重，从而表现出不同的类型。

四、演讲稿例文点评

例文 3.4

在亚非会议全体会议上补充发言

周恩来 主席，各位代表：

我的主要发言现在印发给大家了。在听到了许多代表团

团长的一些发言之后，我愿补充说几句话。 中国代表团是来求团结而不是来吵架的。我们共产党人

从不讳言我们相信共产主义和认为社会主义制度是好的。但

是，在这个会议上，用不着来宣传个人的思想意识和各国的

政治制度，虽然这种不同在我们中间显然是存在的。 中国代表团是来求同而不是来立异的。在我们中间有无

求同的基础呢？有的。那就是亚非绝大多数国家和人民自近

代以来都曾经受过，并且现在仍然受着殖民主义所造成的灾

难和痛苦。这是我们大家所承认的。从解除殖民主义痛苦和

灾难中找共同基础，我们就容易互相了解和尊重、互相同情

和支持，而不是互相疑惑和恐惧、互相排斥和对立。这就是

为什么我们同意五国总理茂物会议所宣传的关于亚非会议

的四项目的，而不另提建议。 本来，对于美国一手造成的我国台湾地区的紧张局势，

我们很可以在这里提出如前苏联所提出的召开国际会议谋

求解决的议案，请求会议加以讨论。中国人民解放自己领土

台湾沿海岛屿的要求是正义的。这完全是内政和行使自己的

主权，并得到许多国家的支持。我们也可以提议会议讨论承

认和恢复中华人民共和国在联合国的合法地位问题。去年，

科伦坡五国总理会议，还有亚非其他国家，都曾支持中华人

民共和国在联合国的地位。而且，中国在联合国所受的不公

正待遇，也可以在这里提出批评。但是，我们并没有这样做。

因为这样一来，就很容易使我们会议陷入对这些问题的争论

这 是 一 篇 议

论性演讲稿。

招 呼 之 后 即

说 明 本 次 补

充 发 言 的 原

因和目的，顺

势提出“我们

的 会 议 应 该

求同存异”这

个讲话中心，

然 后 从 三 个

方面摆事实，

讲 道 理 阐 述

自己的观点、

原因理由。

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第三章

事

务

文

书

69

而得不到解决。 我们的会议应该求同存异。同时，会议应将这些共同愿

望和要求肯定下来。这是我们中间的主要问题。我们并不要

求各人放弃自己的见解，因为这是实际存在的反映。但是不

应该使它妨碍我们在主要问题上达成共同的协议。我们还应

在共同基础上来互相了解和重视彼此的不同见解。 现在，我首先谈不同的思想意识和社会制度问题。我们

应该承认，在亚非国家中是存在有不同的思想意识和社会制

度的，但这并不妨碍我们求同和团结。第二次世界大战后，

亚非两洲兴起了许多独立国家，一类是共产党领导的国家，

一类是民族主义者领导的国家。前一类国家并不多。但是某

些人所不喜欢的就是六万万中国人民选择了中国共产党的、

属于社会主义体系的政治制度，而不是为帝国主义所统治

了。后一类国家很多，像印度、缅甸、印度尼西亚和亚非许

多国家都是。我们这两类国家都是从殖民主义统治下独立起

来的，并且还在继续为完全独立而奋斗。我们有什么理由不

可以了解和尊重、互相同情和支持呢？五项原则完全可以成

为我们中间建立友好合作和亲善睦邻关系的基础。我们亚非

国家，中国也在内，不论在经济上或文化上都落后。我们亚

非会议既然不要排斥任何人，为什么我们自己反倒不能互相

友好合作呢？ 次之，我要谈有无宗教信仰自由的问题。宗教信仰自由

是近代国家所共同承认的原则。我们共产党人是无神论者，

但是我们尊重有宗教信仰的人。我们希望有宗教信仰的人也

应该尊重无宗教信仰的人。中国是宗教信仰自由的国家，它

不仅有七百万共产党员，并且还有以千万计的回教徒和佛教

徒，以百万计的基督徒和天主教徒。中国代表团中就有虔诚

的伊斯兰的阿訇。这些情况并不妨碍中国内部的团结，为什

么在亚非国家的大家庭中就不能将有宗教信仰的、没宗教信

仰的人团结在一起呢？挑起宗教纷争的时代应该过去了，因

为从挑起那纷争中得到利益的并不是我们中间的人。 第三，我要谈所谓颠覆活动的问题。中国人民为反对殖

民主义所进行的斗争超过一百年。中国共产党领导的民族、

民主的革命斗争也经历了近三十年的艰难困苦的过程，才终

于达到了成功，中国人民在帝国主义、封建主义和蒋介石统

治下所受的苦数也数不尽的， 后才选择了这个国家制度和

现在的政府。中国革命是依靠中国人民的努力取得胜利的，

决不是从外输入的，这一点连不喜欢中国革命胜利的人也不

70

写 体 文 用 实

作

程 教 程

能否认。中国古话说：“已所不欲，勿施于人。”我们反对外

来干涉，为什么我们会去干涉别人的内政呢？有人说，中国

在国外有一千多万华侨，可以利用他们的双重国籍来进行颠

覆活动。但是，华侨的双重国籍问题是旧社会遗留下来的，

蒋介石至今还在利用极少数的华侨进行对所在国的破坏活

动。新中国的人民政府却准备与有关各国政府解决华侨的双

重国籍问题。又有人说，在中国有傣族自治区威胁了别人。

中国境内有几十种少数民族共四千多万人，其中就必须给他

们自治权利。好像缅甸有掸族自治邦一样，在中国境内各个

少数民族都有他们的自治区。中国少数民族在中国境内实行

自治权利，如何能说威胁邻邦呢？我们现在准备在坚守五项

原则的基础上与亚非各国，乃至世界各国，首先是我们的邻

邦，建立正常关系。现在的问题不是我们去颠覆别人的政府，

倒是有人在中国的周围建立进行颠覆中国政府的据点。比如

在缅甸边境就存在着蒋介石集团的残余武装分子，对中缅两

国进行破坏。因为中缅友好，我们一直尊重缅甸的主权，信

任缅甸政府去解决这个问题。 中国人民选择和拥护自己的政府，中国有宗教信仰自

由，中国决无颠覆邻邦政府的意图。相反的，中国正在受着

美国政府公然不讳进行颠覆活动的害处。大家如果不信，可

亲自或派人到中国去看。我们是允许不知真相的人怀疑的。

中国俗话说：“百闻不如一见。”我们欢迎所有到会的各国代

表到中国去参观，你们什么时候去都可以，我们没有放烟幕，

倒是别人要在我们之间施放烟幕。 十六万万亚非人民期待我们会议成功。全世界愿意和平

的国家和人民期待着我们的会议能为扩大和平区域和建立

集体和平有所贡献。让我们亚非国家团结起来，为亚非会议

的成功努力吧！

结 尾 则 用 富

于 激 情 的 语

言 提 出 期 望

号召。全文观

点鲜明，结构

严谨有序，论

述有力，语言

中肯，表现出

大国领导人的

态度与风范。

五、演讲稿的写法

1．题目

演讲稿的题目，揭示主题的，如《心底无私天地宽》；揭示讲话内容范

围的，如《在延安文艺座谈会上的讲话》；提出问题的，如《中学生应该怎

样学习英语》；新奇而引人深思的，如《老调子已经唱完》。

2．称谓

称谓就是常说的打招呼，演讲稿的称谓要依对象、场合和内容来定。恰

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第三章

事

务

文

书

71

当的称谓能渲染一种氛围，缩短讲话人与听众的距离。常见的有“同志们”、

“朋友们”、“女士们、先生们”。

3．开头

演讲稿的开头语主要有两种作用：一是吸引听众，二是引出下文。常见

的有这样几种：由背景和问候，感谢语开头；由概括内容或揭示中心开头；

由演讲的题目开头；由演讲的缘由开头；由发人深省的问题开头；开头开得

好，演讲就成功了一半。如张海迪的演讲稿《是颗流星，就要把光留给人间》

这样开头：“几年来，不少人问我，海迪，你是怎样对人生的呢？”一句话

就是点明了演讲的主题，唤起了人们思索，吸引了听众。

4．主体

演讲稿类型不同，主体部分写作也不同。 1）记叙性演讲稿主体部分紧承开头语，围绕中心叙述典型的人物、事

件，在叙述的基础上，或用画龙点睛的议论方式或用夹叙的方式揭示人物内

心世界的“心灵美”，或展现出事件内涵的“哲理美”。 2）议论性演讲稿的主体部分用典型事例和理论作论据，通过严密的逻

辑推理论证观点，说服听众，和议论文的写作基本相同。因为直接面对听众，

更注重形象性和鼓动性。 3）抒情性演讲稿的主体部分一般先融情写出景、物、人、事这样的凭

借触发物，然后引发抒情、议论，从而完成演讲者观点的表达。 4）演讲稿主体部分结构方式常见的有并列式，一个问题一个问题分开

论述， 后归纳；递进式，即一层深入一层论述，或由小及大，或由表及里，

层层逼近；对比式，即把两种不同情况，不同意见进行对比。

5．结尾

常见的演讲稿结尾的写法有： 1）总结式。即在 后总结归纳自己的见解、主张，强化演讲中心。 2）号召式。即在演讲结束时，提出希望号召。 3）启发式。即在结尾时，故意不把话说完，给听众留出思考回味的余地。

六、演讲稿写作注意事项

1．针对性强

写演讲稿必须针对听众的具体情况，了解听众的年龄、职业、文化、心

理愿望，演讲者心中有数，有的放矢，才能写出受听众欢迎的演讲稿。

2．观点明确

赞成什么，反对什么，必须鲜明。对问题的看法，要客观公正，实事

72

写 体 文 用 实

作

程 教 程

求是。

3．感情充沛

演讲稿必须具有充沛的感情，以演讲者自己的喜怒哀乐影响感染听众，

引起听众感情上的共鸣。理是演讲稿的骨架，情是演讲稿的血肉。

4．结构简单

演讲稿的结构层次不能太复杂。听觉记忆是有限的，结构层次太复杂了，

听起来费力，就不容易听明白，这样就达不到演讲的目的。

5．语言通俗

演讲稿的语言要通俗易懂，明白如话。少用书面语言，多用大众口语；

少用复杂长句，多用精辟短句。

思考与练习

1．演讲稿分哪几种类型？结构上分哪几部分？ 2．下面是鲁迅先生在厦门集美学校的讲话《生活的意义与价值》的开

头，请指出属哪种开头，内容、写法和语言上各有什么特点？ “我在厦门的时候，听说叶校长办学很拘束，学生极不自由。殊不敢加

以赞同，本想不来，林语堂先生却怂恿我随便说一些。刚才叶校长又请我吃

面。吃了人家的东西，好像要说人家的好话，但我并不是那样的人，对于叶

校长办学方法之错误，以及青年身心的发展，和参加社会活动之必要等，我

仍旧是非说不可的。”

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