libro del bpwin

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Marco A. Guevara Injoque Cesar Flores Nazario

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ALLFusion:AdministrandoProcesosEmpresariales

Autores:

MMaarrccoo AA.. GGuueevvaarraa IInnjjooqquueeCCééssaarr RR.. FFlloorreess NNaazzaarriiooDerechos Reservados 2002

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ÍÍnnddiiccee ddee MMaatteerriiaass

• Introducción a los Procesos Empresariales yal BPwin

• BPwin y el Modelo IDEF0• BPwin y el Modelo IDEF3• BPwin y el Flujo de Datos (DFD)• Manual Operativo Bpwin 4.0

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Introducción a losProcesosEmpresariales y alBPwin

• Modelo de Procesos• Técnicas de Modelamiento en

BPwin• Rol de BPwin en los Procesos• Relación de BPwin y los Procesos

en la Ingeniería de Sistemas• Bondades del BPwin

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MMooddeelloo ddee PPrroocceessooss

l modelamiento gráfico de los procesos, funciones y datos a través del análisis,nos ayuda a entender las relaciones entre las actividades más importantes dentrode una organización. Dichos modelos como cualquier forma de comunicación,

permiten crear y mantener una relación fluida y sostenida entre cada uno de los usuariossegún sus roles.Hoy en día una compañía logra transformar su producto o servicio en un beneficio,gracias a la interrelación que existe entre los procesos del negocio. Es decir que en granparte, la compañía podrá tener éxito o fracaso dependiendo de la habilidad de susejecutivos responsables en identificar, diseñar y ejecutar de la mejor manera susprocesos y funciones frente a la competencia. Por lo tanto, llegamos a la conclusión quelas actividades inmersas dentro de un proceso son el centro de una organización.Por lo general, los procesos, funciones y actividades de una empresa son complejas,tediosas y difíciles de entender. Ante esta dificultad, se requiere de un diseño eficientey actualizado junto a una técnica (proporcionada por BPwin) que permita documentaren un formato claro y preciso toda la información importante y necesaria para laorganización, eliminando de esta manera lo superfluo, y así las actividades podrán seranalizadas de manera efectiva y a la vez diseñadas y aplicadas.En suma podemos decir que los modelos de los procesos se convierten en un filtro decomunicación de la información para que pueda ser transformada en un idiomacoloquial dentro de toda la organización, sobre todo en el área departamental de unaempresa que es vista como parte de un sistema y que la interrelación de sus actividadesdebe transformarse y producir información para los usuarios.

TTééccnniiccaass ddee MMooddeellaammiieennttoo

Pwin proporciona tres técnicas para el modelamiento de sus procesos, funcionesy actividades descritas en este libro, los cuales se representan mediante el uso deuna sintaxis sencilla de cajas y flechas. Estas técnicas son conocidas como:

IDEF0 (Modelamiento de Procesos y Funciones), IDEF3 (Documentación de Flujos deTrabajo) y DFD (Diagramas de Flujo de Datos). Cada una de estas técnicas estánrespaldadas por notaciones estándares internacionales para un mejor entendimiento,todas ellas (en su gran mayoría) basadas en simbologías de Yourdon o Sarson .Con la mínima capacitación, los profesionales de la organización involucrados con todaesta laboramine, pueden aprender a leer y comprender los modelos de una actividadcompleja dentro del negocio.

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RRooll ddee BBPPwwiinn eenn llooss PPrroocceessooss

Pwin es una potente herramienta de modelamiento utilizada para analizar,documentar y mejorar los procesos de negocio de nuestra organización(actividades). BPwin nos va ha permitir documentar de manera clara los

elementos más importantes de nuestra organización como que actividades sonnecesarias, cómo se realizan y qué recursos consumen, lo cual nos proporciona unavisión exacta, no solo de qué es lo que hace nuestra organización, sino si lo hace deforma eficiente.BPwin proporciona un marco de trabajo para poder representar y entender los procesosde negocio, determinando el impacto de los diferentes sucesos y definiendo cómo losprocesos interactúan unos con otros mediante flujos de información permitiéndonosidentificar actividades poco eficientes o redundantes.

RReellaacciióónn ddee BBPPwwiinn yy llooss PPrroocceessooss eenn llaa IInnggeenniieerrííaa ddeeSSiisstteemmaass

l modelamiento de las actividades es un componente crítico para la ingeniería desistemas ya que con estas podemos preparar las futuras estrategias deautomatización para su implementación. Es a través del estudio de estos sucesos

que podemos conocer las probables fallas y mejorar el performance del negocioplanificando estrategias particulares.Para llevar a cabo un buen funcionamiento de las actividades basadas en sistemas deinformación, la ingeniería de sistemas necesita de una herramienta como BPwin capazde graficar de una manera entendible no sólo los procesos, sino también losprocedimientos y requerimientos de implementación con la finalidad de comunicarlo alas partes interesadas y a la vez permitir producir una buena aplicación. Asimismo conel correr vertiginoso de la tecnología y el presente globalizado se necesita el rediseñoconstante de dichas actividades

Hoy en día las empresas necesitan realizar sus actividades de manera rápida y eficiente,pero esto sólo es posible con la implementación se un sistema de información, que no esotra cosa que el resultado, producto de un estudio previo a la organización para lograrque dicho sistema cumpla con los objetivos primordiales, es decir la interrelaciónadecuada con otras áreas a través de un flujo correcto de información

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Bondades del Bpwin 4.0

ctualmente el BPwin ofrece un conjunto de bondades que lo hacen másutilizable en el mundo de los procesos y la ingeniería. Entre sus beneficiostenemos:

Interfase Intuitiva: Se puede navegar fácilmente en todo el entorno pulsando un clic através de la técnica drag and drop.

Diseño Automatizado de Procesos: Use BPwin para corregir o consistenciar losresultados en el diseño del proceso.

Propiedades Definidas por el Usuario: Puede personalizar BPwin para capturarinformación relevante a sus procesos y utilizarlas cuando lo requiera.

Técnicas de Integración: BPwin provee las técnicas más comerciales para documentarlos procesos empresariales y flujos de proceso a través del IDEF0, IDEF3 y DFD.

Métrica y Análisis de Costos: Actividades basadas en costos para la maximización debeneficios en los procesos pueden ser creadas de manera simple y sencilla en BPwin.Todas estas podrán ser visualizadas fácilmente por la pantalla de los diagramas o através de los reportes.

Preevaluación: BPwin ofrece una interfase para la simulación del software con lafinalidad de explorar los efectos producidos en el negocio debido a los cambiosrealizados en el sistema.

Explorador de Modelos: BPwin incluye un explorador que permite visualizar demanera alterna los objetos creados o la ramificación de un diagrama elegido con lafinalidad de acceder más rápido a cada uno de ellos.

Diccionarios: Todos los diccionarios poseen una interfase gráfica formada por celdas ycolumnas parecida a una hoja de cálculo. Dichos diccionarios pueden ser personalizadoscon la finalidad de especificar sus necesidades de impresión, exportación o importación.

Diálogo de Propiedades: Tanto los diagramas como cada uno de los elementos queparticipan en el, poseen una caja de dialogo con la finalidad de establecer propiedadesrelacionadas a color, tamaño, tipo de gráfico, cabeceras y pies del diagrama,configuración de pagina, etc.

Asociación de Entidades y Datos: Usted puede asociar las entidades creadas en BPwincon el ERwin al momento de exportarlas .

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BPwin y el ModeloIDEF0

• Definición del Modelo IDEF0• Componentes del Modelo IDEF0• Sintaxis y Reglas en el IDEF0• Puntos de Partida para Crear

Diagramas Funcionales• Diagramas del Modelo IDEF0• Caso de Estudio-IDEF0

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DDeeffiinniicciióónn ddeell MMooddeelloo IIDDEEFF00

DEF0 (Integrated Definition Language) es una técnica de documentación ydesarrollo de procesos muy conocida que combina gráficos y texto de una formaorganizada y sistemática para fomentar el aprendizaje, apoyar el análisis, aportar

logística para cambios potenciales, especificar requisitos o soportar diseño de niveles desistemas y actividades de integración. La metodología IDEF0 es utilizada confrecuencia en el mundo de las finanzas y en las industrias aeroespaciales ymanufactureras, permitiendo a los analistas de negocios, consultores de gestión deprocesos y profesionales de las tecnologías de la información, analizar, comunicar yoptimizar procesos y funciones de manera consistente y eficaz. Metodología creada porlas Fuerza Aérea de los EEUU que deriva de la metodología SADT (StructuredAnalisys and Design Tecnique) utilizada para el modelamiento funcional de procesos yque ha alcanzado la categoría de estándar en EEUU.

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¿Qué control necesita?

¿Quién administra elproceso o función?

¿Qué elemento(s) usa elproceso o función?

Información Información

El IDEF0 permiteconocer lo QuéSucede dentro de laOrganización através de un modelográfico

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CCoommppoonneenntteess ddeell IIDDEEFF00

Estructura Gráfica• Cajas de Procesos o Funciones• Flechas• Diagramas

Cajas de Procesos o Funciones

Un proceso o función es algo que ocurre en un periodo de tiempo y produce unresultado gracias a una entrada. Su representación gráfica es una caja.

FlechasLas Flechas (ICOM) representan la información quedefinen una actividad, actúan sobre la actividad o salen de ella para actuar en otra. Unaactividad involucra:

1. Transformación Inputs (Entradas)2. Normas específicas Controls (Controles)3. Salidas Ouputs (Salidas)4. Usado por Mechanisms (Mecanismos)5. Unión o Vínculos Interface (Interfases)

• Flechas de Entrada

Representan información o material a ser consumido o transformado por elproceso, función o actividad produciendo como resultado una salida. Esimportante resaltar que las flechas de entrada son opcionales debido a lapresencia de los controles que también son considerados como datos de entrada.

Flecha de EntradaLas flechas de entradason ubicadas a laizquierda de la caja.

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• Flechas de Control

Son flechas que gobiernan o regulan el proceso, función o actividad permitiendoque las salidas tengan un alto performance y resultado dentro de la organización.Las flechas de control son considerados como datos de entrada para el modelo.

• Flechas de Salida

Son consideradas como material o información producida por el proceso,función o actividad. Las salidas se consideran producto de la información deentrada.

• Flechas de Mecanismo

Estas flechas identifican al recurso humano o físico necesario para llevar a cabola función o actividad.

Flecha de Control

Flecha de Salida

Flecha de Mecanismo

Las flechas de controlson ubicadas en la partesuperior de la caja.

Las flechas de salida sonubicadas a la derechade la caja.

Las flechas demecanismo son ubicadasen la parte inferior de lacaja.

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• Flechas de Interfase

Se llama flechas de interfase porque permiten unir 2 procesos, funciones oactividades a través de un flujo de información. Este tipo de unión se puedepresentar de 5 formas distintas:

Flecha de salida que seconvierte en entrada para otra función oactividad

La salida puederepresentar controlesnecesarios para unadeterminada función oactividad

La salida de unaactividad puede serútil como controlpara otra, con lafinalidad derealizar sucorrectofuncionamiento

La salida se puedetransformar en unaentrada necesariapara procesardatos y obtenerotros

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• Elementos en las Flechas

Al momento de dibujar el modelo IDEF0 a través de sus procesos, funciones oactividades, se podrán observar complementariamente algunos elementosadicionales en las flechas. Estos son:

Llamada de Flechas: Este elemento comúnmente conocido como rayo, permitereferenciar a una flecha para una mejor distinción ante un gran conjunto deflujos de información.

Túnel en las Flechas: Los túneles representan ausencia de flechas o flujos en losprocesos, funciones o actividades pertenecientes al nivel inmediatamentesuperior o inferior según la posición del túnel.

Los túneles que seencuentranadyacentes alproceso indican laausencia del flujoen el diagramainferior. Estosdeben ser resueltoscon la finalidad deevitarincongruencias enel modelo

Ausencia del Flujo:Cotización del

Proveedor

Túnel

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Diagramas

• Diagrama de Contexto

También conocido como diagrama principal o diagrama padre. Este permitedefinir el proceso o la función principal a ser modelada y su relación con laempresa.

Los túneles que seencuentrandistantes alproceso indican laausencia del flujoen el diagramaanterior. Estosdeben ser resueltoscon la finalidad deevitarincongruencias enel modelo

TúnelAusencia del Flujo en el Diagrama deConyexto: Cotización del Proveedor

El diagrama decontexto esreconocidotambién por elnúmero cero almomento de sucreación

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• Diagrama de Descomposición

También conocido como diagrama de descomposición funcional. Este muestra eldetalle del diagrama padre.

Los diagramasdedescomposiciónson reconocidospor unanumeraciónentera a partirdel uno

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SSiinnttaaxxiiss yy RReeggllaass eenn eell IIDDEEFF00

s importante tener en cuenta las reglas del dibujo tanto en los componentesindependientes del modelo como en el dibujo en su conjunto para lograr unabuena interpretación del mismo.

Nombrando los Procesos, Funciones o Actividades

Cada una de las cajas que representan los procesos, funciones o, actividades deben sernombrados a través de un Verbo + Sustantivo. Es necesario aclarar que el diagrama decontexto que representa el proceso principal debe ser nombrado de una manera másespecífica, según el propósito, el alcance y el punto de vista del modelo.

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El nombre del Diagramade Contexto debe serespecífico

Las DescomposicionesFuncionales deben sernombradas con unVerbo + Sustantivo

Verbo + Sustantivo

Nombre Específico

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Nombrando los Flujos

El nombramiento de los flujos depende del modelo en la cual nos encontremos. Porejemplo en el diagrama de contexto normalmente los flujos de información representandocumentos como tal (Facturas, Ordenes de compra, etc.) ya que estos permiten iniciarla función o actividad, pero a partir de su descomposición deben representar en su granmayoría de casos solamente datos (Número del Documento, Fechas del Documento oAutorización) para la lograr la formación de otro flujo producto de la descomposición ytransformación de la información.

En el Diagrama de Contextolos Flujos normalmente sonrepresentados pordocumentos

Documento como tal

En la DescomposiciónFuncional los flujosrepresentan datos

Datos de Información

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Semántica de Flechas

En los diagramas de descomposición es necesario tener presente el significado de launión o división de las flechas para una mejor interpretación de los mismos.

Orden de Compra

Monto de la Ordende Compra

Cuando una flecha parte ala otra significa que unosdatos son extraídos de laflecha principal (horizontal)

Guía de Traslado

Nº de Factura

Cuando una flecha se une aotra significa que la flechaprincipal (horizontal)necesita de algunos datospara formar la salida

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PPuunnttooss ddee PPaarrtt iiddaa ppaarraa CCrreeaarr DDiiaaggrraammaass FFuunncciioonnaalleesseenn eell MMooddeelloo

ara iniciar la creación de los diagramas, se deben tener en cuenta los siguientespasos para una buena construcción del mismo. A continuación se detalla:

Paso 1: Contar con la siguiente información :

• Propósito (Purpose):

Es la razón de la existencia del modelo, establece la intención e identifica larazón del Modelamiento. Estos son ubicados en la parte superior izquierda deldiagrama de contexto. Ejemplo: El propósito en el modelo AS-IS: Paraidentificar y definir problemas actuales y permitir el análisis de mejoraspotenciales. El propósito en el modelo TO-BE: Para definir y obtener elconsenso en nuevas formas de hacer negocio y documentar nuevos roles yresponsabilidades.

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Propósito:Identificar el objetivo delproyecto para realizarmejoras o reestructurar elfuncionamiento

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• Punto de Vista (ViewPoint):

Es una perspectiva del modelo, es decir desde que punto de vista son apreciadaslas funciones o actividades. Estas son ubicadas en la parte inferior izquierda deldiagrama de contexto y es representado por los usuarios del modelo.

• Definición del Modelo (Definition):

Es la definición general del modelo con cada una de sus funciones, es decirespecificar con claridad que cosa representa el modelo. Esta información esdocumentada internamente en el programa.

• Alcance (Scope):

Texto que define la amplitud y profundidad de la funcionalidad de los limites delmodelo. Define que esta dentro del modelo y que esta fuera del modelo

Punto de Vista:Indicar el nombre deldepartamento o rol de laspersonas sobre las cualesson vistas las funciones oprocesos

Alcance:Mencionar los límiteshasta donde llega elsistema

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• Fuente de Información (Source):Es proporcionado a través de las entrevistas realizadas a los usuarios, análisis yacopio de documentos como observaciones in situe. Dicha información debe serubicada en la parte inferior derecha del diagrama de contexto.

Paso 2: Recopilar información relacionada con las personas que llevan a cabo elfuncionamiento del modelo como las políticas a tenerse en cuenta al momento deaplicarlas.

Paso 3: Contar con un relato textual de qué es lo que sucede, identificando lainformación que necesita para producir otra, dentro del gran proceso a modelar productode unas entrevistas previas. Esta información permitirá representar el diagrama decontexto o principal del modelo.

Paso 4: Obtener las funciones o responsabilidades específicas que se cumplen dentro deese gran proceso a modelar para la representación del siguiente diagrama(descomposición funcional).

Fuente de Información:Mencionar las técnicasque se utilizaron pararecopilar la informaciónnecesaria del proyecto

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OOttrrooss DDiiaaggrraammaass ddeell MMooddeelloo IIDDEEFF00

dicionalmente al diagrama descrito anteriormente, se pueden utilizar 2diagramas más para usos distintos según su requerimiento y aplicación:

Diagrama de Árbol de Nodos (Node Tree)

Comúnmente conocido con este nombre, debido a su representación jerárquica de cadauna de las funciones o actividades principales. Asimismo se podrá identificarvisualmente la relación de dependencia que existe entre cada una de las funciones.

Diagrama de Exposición (For Exposition Only)

Estos Diagramas de Exposición (FEO) permiten ilustrar los diferentes escenarios,mostrar los diferentes puntos de vista y los mínimos detalles de funcionalidad sinafectar al modelo real.Estos diagramas son una réplica exacta del modelo original a excepción del nombreasignado al diagrama FEO y a la referencia que se hace a los nodos. Por ejemplo, siusted añade un diagrama FEO, la referencia del nodo del diagrama original se mostraraasí: A-0. La correspondencia a la referencia del nodo en el diagrama FEO será: A-0F.Todos estos cambios se pueden observar en el pie de página del área de dibujo delmodelo.

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Diagrama deContextoreconocido porel nodoidentificador

Nodoidentificador

Diagrama deExposición(FEO)reconocido porla referencia alnodo

Nodoidentificador

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Diagrama de Presentación (Swin Lane)

También conocidos como diagramas de presentación. Su utilidad es efectiva almomento de discutir el sistema con los usuarios cuando la simbología de otras técnicaslimitan la comunicación. Estos diagramas deben de ser dibujados con cuidado para quela atención permanezca en el flujo de datos entre los procesos, que es el corazón delestudio de un sistema.A través de estos diagramas también se podrá dar a conocer el tiempo invertido en cadatarea para saber la duración total del flujo de los procesos.

Diagrama de Organización Jerárquica (Organization Chart)

Estos diagramas permiten representar el nivel jerárquico de relación que existe entre losprotagonistas del modelo a estudiar con las demás áreas que conforman la organización.

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Caso de estudio

Adquisición de Bienes y Servicios en una Empresa

•• IInnffoorrmmaacciióónn GGeenneerraall

La empresa Universal S.A. es una empresa dedicada a la comercialización ydistribución de útiles de oficina y esta ubicado en la Av. Dos de Mayo 345distrito de San Isidro. La empresa tiene como prioridad identificar y definir losproblemas que existen en el Dpto. de Bienes y Servicios que pueda permitirmejoras potenciales. Para ello se expone la siguiente información.Usuarios Departamentales que participan en la Adquisición de Bienes

1. Jefe de Compras2. Auxiliar Administrativo

Políticas a tomar en cuenta en la Adquisición de Bienes

1. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el jeferesponsable de cada área

2. Los Pedidos de Compra deben tener presupuesto asignado3. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones técnicas

requeridas4. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha única de recepción5. Toda Compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando el acta de

otorgamiento y el cuadro comparativo6. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener VB de la conformidad del Jefe

de compras

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ØØ PPrroocceessoo GGeenneerraall

El jefe de compras recepciona los pedidos de compra de las áreas solicitantes. ElJefe de compras autoriza la compra y deriva al auxiliar administrativo, esterecepciona y toma conocimiento de la compra a realizar. El auxiliaradministrativo solicita las cotizaciones a los proveedores enviando para ello laorden de cotización. Los proveedores entregan al auxiliar administrativo lascotizaciones solicitadas. El auxiliar administrativo procede a analizar y elaborarel cuadro comparativo de cotizaciones como también el acta de otorgamiento yla orden de compra derivándolo al Jefe de compras. El jefe de compras revisa yda la conformidad y lo deriva al Auxiliar administrativo. El auxiliaradministrativo cita al proveedor y le otorga la orden de compra. El proveedorentrega los bienes al almacén y copia de la guía de conformidad con la factura al

auxiliar administrativo. Finalmente se debe generar un informe a la gerencia.

Ø Funciones Específicas

1. El Jefe de compras recepciona el pedido del área solicitante que contiene VBy conformidad (1 día)

2. El Jefe de compras autoriza la compra y lo deriva al auxiliar administrativo.Dicho auxiliar recepciona y registra el pedido de compra, toma conocimientoy procede a solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y enviando laorden de cotización. (1 día )

3. El auxiliar administrativo recepciona y registra las cotizaciones enviadas porlos proveedores (4 días)

4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo decotizaciones y el acta de otorgamiento derivándolo al Jefe de Compras. (1día)

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5. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor paraentregarle la orden de compra previamente revisada y con autorización deljefe de compras (2 días)

6. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la guía deconformidad para darle trámite al pago respectivo

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BPwin y el ModeloIDEF3

• Definición de Modelo IDEF3• Componentes del Modelo IDEF3• Sintaxis y Reglas en el IDEF3• Creando un IDEF3• Caso de Estudio-IDEF3

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DDeeffiinniicciióónn ddeell MMooddeelloo IIDDEEFF33

DEF3 es una técnica que hace referencia al modelo de los flujos de trabajo(WorkFlow) y que es usado para describir gráficamente las actividades que sesiguen dentro de las funciones, el camino que sigue la información de una manera

ordenada, la relación exacta entre los procesos y lo más importante los elementos uobjetos que son parte del mismo. Actualmente se puede usar diagramas de flujo detrabajo (WorkFlow) para asistir y fortalecer la reingeniería de los procesosempresariales así como para determinar los requerimientos necesarios para una futuraimplementación.

Componentes del IDEF3

Estructura Grafica• Cajas de Actividades o Procedimientos• Flechas• Conectores• Referencias• Diagramas

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El IDEF3 permiteconocer el Cómo sellevan a cabo lasactividades dentrode la organizaciónjunto a los elementosu objetos necesariospara cumplir dichaactividad

Información

Objetos o Elementos

Conectores

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Cajas de Actividades o Procedimientos

También conocidas como Unidades de Trabajo o Unit of Work (UOW). Dichasunidades representan específicamente las actividades o tareas que se deben realizar enuna organización para poder cumplir los objetivos trazados.

FlechasLas flechas en el IDEF3 pueden representar en algunos casos algún tipo deinformación: como datos, afirmaciones, negaciones, textos explicativos o algo que elanalista necesite referenciar con respecto a la salida del procedimiento. Muchas vecessu nombramiento va a depender de la relación que exista entre dos actividades. Esnecesario resaltar como dijimos al inicio, que dichas flechas no necesariamente tienenque ser nombradas ya que en muchos casos sólo nos indican el camino a seguir por cadauno de los procedimientos.

Conectores

Los conectores son vínculos que permiten distribuir o consolidar el flujo de lasactividades con la finalidad de lograr un mejor entendimiento de la lógica del negocio.

Las actividades o tareas sonreconocidas en el IDEF3 por unalínea horizontal inferior y sunumeración en parte lateralizquierda

Los conectores colocados“delante de” lasactividades permitendistribuir una actividad enotras

Los conectores colocados“detrás de” lasactividades permitenconsolidar un conjunto deactividades en otra

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• Tipos de Conectores

Los conectores se dividen en tres tipos:

Conector “Y” (And): También conocido como conector de conjunción, dondecada una de las tareas que se encuentran vinculadas a dicho conector debencompletarse. La simbología utilizada dentro del modelo IDEF3 es:

Conector “O” (Or): También conocido como conector de disyunción, dondeuna o más tareas que se encuentran vinculadas a dicho conector puedencompletarse. La simbología utilizada dentro del IDEF3 es:

Conector “O Exclusivo” (Xor): También conocido como conector de disyunciónexclusivo, donde exactamente una tarea de todas que se encuentran vinculadasa dicho conector debe completarse. La simbología utilizada dentro del IDEF3 es:

• Conectores Síncronos y Asíncronos

Los conectores “And” y “Or” según el tiempo de ejecución de cada una de lastareas se dividen en:

Síncronos: Son aquellos conectores que permiten que las actividades puedan serejecutadas al mismo tiempo. Su representación gráfica es una caja con dos rayasverticales y el símbolo respectivo.

Aplicación:

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Asíncronos: Estos conectores permiten que las actividades puedan ser ejecutadasen tiempos distintos. Su representación gráfica es una caja con una sola rayavertical y el símbolo a utilizar.

Aplicación:

Los conectoressíncronos sonfrecuentes en ladocumentacióndel sistema, esdecir en lastareasautomatizadas

Los conectoresasíncronos soncomunes en ladocumentaciónde losprocedimientosmanuales

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• Combinación de Conectores

Los conectores que se utilizan en las gráficas pueden ser combinados según elrequerimiento del proyecto sin ninguna restricción.

Referencias

Son símbolos especiales que hacen referencia a otros elementos en la descripción delproceso. Estos son añadidos al diagrama con la finalidad de aclarar o referenciar algoimportante con respecto a la actividad a la cual se hace mención. Su símbolorepresentativo es:

Estas referencias específicamente pueden representar:Objetos: Son elementos que necesita una actividad para que pueda completar suejecución

Direcciones: En caso de que una actividad necesite repetirse un numero de veces, sepodrá hacer uso de este símbolo para realizar la referencia respectiva

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Notas: Se podrán utilizar algunas notas relevantes con respecto al funcionamiento de latarea de ser necesario

Diagramas

Para construir diagramas a través del modelo IDEF3, se recomienda empezar a partir dela descomposición del diagrama de contexto o de las descomposiciones funcionales(diseñados en el IDEF0) ya que allí se explotará mejor cada uno de sus elementos paraun mejor entendimiento del procedimiento.


También conocido como diagrama de descomposición de actividades oprocedimientos . Este permite documentar de manera detallada cada uno de lospasos a seguir para cumplir el objetivo trazado por la función o actividad.

Esta descomposiciónpertenece al diagramasuperior: EvaluarPropuesta. Estosdiagramas secaracterizan por llevaruna línea horizontaldividida en 2 en la parteinferior

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Sintaxis y Reglas en el IDEF3

l igual que en el IDEF0, es necesario tener en cuenta ciertas reglas al momentode empezar a construir los diagramas respectivos del IDEF3. Sin estas reglas sepodría caer en malas interpretaciones al momento del análisis procedimental.

Nombrando las Actividades, Procedimientos o Tareas

Las actividades, procedimientos o tareas deben ser nombradas con un Verbo +Sustantivo de manera obligatoria. Adicionalmente se puede utilizar un terminoadicional con la finalidad de entender lo que debe hacer la tarea.

Nombrando los Flujos

No existe una regla para el nombramiento de los flujos en el IDEF3, es más en algunoscasos no será imprescindible nombrarlos. Por lo general el nombre de la flechadependerá de la relación que exista entre las dos tareas a enlazarse, pudiendo ser elnombre invertido o el verbo conjugado de la tarea o actividad.

A

Verbo + Sustantivo + Término adicional

Nombre Invertido Verbo Conjugado

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En el IDEF3, las flechas según su forma tendrán un significado distinto.

Regla en los Conectores

Cuando uno empieza a consistenciar el diagrama en IDEF3, normalmente puedenocurrir 2 cosas en relación a los conectores: no se sabe cuando utilizarlos o exagera enel uso de ellos sin ningún control. Para solucionar lo primero sólo bastará con leer elmanual de procedimientos de la empresa para determinados quehaceres, y para losegundo deberá tomar en cuenta las siguientes reglas:

Regla 1: Cuando uno utiliza un conector delante de algunas actividades para iniciar laevaluación de diferentes condiciones es necesario también terminar en un conector.

Esta flecha significa el caminotemporal que puede seguiruna actividad para llegar aotra

Esta flecha significa que launión entre la actividadorigen y la actividad final es através de un objeto o elemento

Su significado comprende unarelación de padre a hijo, esdecir que cuando la actividadfinal nace como consecuenciade la inicial se dibuja este tipode flecha

Los conectores seutilizan para abriry cerrar lasactividades

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Regla 2: Al momento de abrir y cerrar las actividades por medio de los conectores, sedebe tener en cuenta que deben ser del mismo tipo, es decir si se empieza con un And(&) se debe terminar con un And (&), si se empieza con un Or (O) se debe terminar conun Or (O) y finalmente si se empieza con un Xor (X) se debe terminar con un Xor (X).Sólo existe una excepción para esta regla. Cuando hay la necesidad de interpretar un“Y/O” en los procedimientos se podrá hacer uso de un And (&) delante de lasactividades y un Or (O) después para cerrarlas.

Regla 3: Al igual que los conectores también debe aplicarse el mismo criterio para lostiempos, es decir si se empieza con un tiempo síncrono debe terminarse con un tiempo

Excepción a laregla: La presenciade un “y” y “o”“delante” y“después” de lasactividadesparalelasrespectivamente,permiten realizar lasiguiente lectura:Anotar ruc y/oAnotar direcciónpara luego registrarla información

Aplicación de laregla: Uso del &antes y después delas actividades

Aplicación de laregla: Uso del Oantes y después delas actividades

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síncrono y si se empieza con un tiempo asíncrono debe terminarse con un tiempoasíncrono.

Creando un IDEF3

ara crear un IDEF3, es necesario haber recopilado información relacionada con elmodelo a analizar y sobre todo con los procedimientos. A continuación sedetallan los siguientes pasos:

Paso 1: Identificar cada una de las tareas (pasos a seguir) que se llevan a cabo dentro dela función identificada anteriormente, según la información recopilada.

Función Pasos a Seguir

Nombre de laFunción a Analizar

Tarea 1Tarea 2Si <Ocurre Tarea 3>

Tarea 4Tarea 5

Si <No Ourre Tarea 3>Tarea 6Tarea 7

Paso 2: Encontrar los objetos o elementos que participan en el entorno de lasactividades o procedimientos.

Función Objetos o ElementosNombre de la

Función a AnalizarDe la función Anterior se deberíacapturar los objetos que son partedel procedimiento

Paso 3: Graficar la secuencia y concurrencia que siguen cada una de las actividadesidentificadas anteriormente.

Paso 4: Asignar los conectores que serán necesarios para unir las actividades y seguir lasecuencia respectiva. Asimismo permitirán que las tareas concurran adecuadamente.

P

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Paso 5: Identificar el tiempo en la que se deben llevar a cabo cada una de lasactividades a través de los conectores (síncrono y asíncrono)

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Caso de Estudio

Evaluar Propuesta de las Cotizaciones Recibidas

•• IIddeennttiiffiiccaacc iióónn ddee llooss PPaassooss aa SSeegguuiirr

1. Se deben recepcionar todas las cotizaciones2. Posteriormente deben ser analizadas todas las cotizaciones3. Luego se debe tomar una decisión con respecto a las cotizaciones, es decir

aprobarlas o desaprobarlas.4. Si alguna cotización es aprobada se debe elaborar un cuadro comparativo y

posteriormente el acta de otorgamiento.5. Finalmente elaborado los dos documentos se debe entregar al personal

respectivo para su posterior ejecución.6. Si ninguna cotización es aprobada se debe comunicar inmediatamente para

solicitar otras cotizaciones.7. De haberse aprobado alguna cotización, las cotizaciones que no fueron

aprobadas se entregaran al personal respectivo para su respectivo registro enun tiempo determinado.

• Objetos o elementos que participan en la función

Según el relato anterior, podemos encontrar un único objeto que es el registrodonde se almacenan las cotizaciones

• Modelamiento Gráfico

Siguiendo las recomendaciones anteriores con respecto a un mejormodelamiento grafico, se debe proceder al dibujo de las cajas, luego a laidentificación de los conectores y finalmente a la determinación de los tiempossegún el relato de los procedimientos.

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BPwin y el Flujo deDatos (DFD)

• Definición del DFD• Componentes del DFD• Sintaxis y Reglas en el DFD• Creando un DFD• Caso de Estudio-DFD

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MMooddeellaammiieennttoo ddee FFlluujjooss ddee DDaattooss ((DDFFDD))

os DFD (Data Flow) son técnicas que permiten modelar la interrelación deprocesos, funciones o actividades, conocer el origen y destino de la data alentorno del proceso y ser soporte para la etapa de implementación de un sistema.

Su uso es muy frecuente cuando los analistas de sistemas necesitan conocer los aspectosfísicos que necesitan para llevar a cabo el cumplimiento de las funciones o tareasplanificadas por la organización.

LQuién envía la

información

Quién recibe lainformación

El DFD permiteconocer el Qué,Quién y Dónde dela información. Estemodelo es muyrecomendable paraconocer los efectosque puede producirla implementaciónde un sistema dentrode la empresa

Dónde se guardala información

De Dónde se extraela información

Información

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Componentes del DFD

Estructura Gráfica• Cajas de Procesos o Funciones• Entidades Externas• Flechas• Depósitos de Información• Diagramas

Cajas de Procesos o FuncionesEste componente representa un proceso o función de la organización, que se encarga detransformar las entradas en salidas. Su representación esta formada por una caja con lasesquinas redondeadas y son sinónimos de las funciones utilizadas en el IDEF0. Ladiferencia con el IDEF0, es que el DFD no soporte ni controles ni mecanismos en lasflechas.

Entidades Externas

Son aquellas que proveen entradas al sistema y/o reciben las salidas. Una simpleentidad se puede aparear en múltiples tiempos con distintas funciones. Surepresentación gráfica es:

Estas entidades pueden estar representadas por personas, programas, organizaciones uotras entidades que interactúan con el sistema pero que se encuentran fuera de sufrontera.

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Flechas

Las flechas describen el movimiento de los datos desde una parte del sistema hacia otra.Estas pueden estar representadas por documentos, cartas, llamadas telefónicas, correoselectrónicos o paquete de datos en movimiento. Su representación gráfica es como en elIDEF0 :

Depósitos de Información

Estos representan lugares de almacenamiento para los datos o la información en suconjunto. El almacenamiento puede estar representado por mecanismos computarizados(base de datos) o manuales ( registros).

Diagramas

En el caso de los DFD se puede empezar desde el diagrama de contexto hasta lasrespectivas descomposiciones funcionales, con la finalidad de representar el diseño delsistema, es decir la implementación y uso del sistema dentro de la organización.

• Diagrama de Contexto

En contraste al IDEF0, en el diagrama de contexto del DFD se puede visualizarla interconexión que existe entre las entidades externas, los flujo de datos y elsistema diseñado. La presencia de las entidades externas en este modelo, noaltera la necesidad de documentar el punto de vista, propósitos y alcances.

Diagrama decontextoreconocido porel número ceroen la partesuperiorderecha

Nota de PedidoNombre + Cantidad del

producto

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También conocido como diagrama de descomposición funcional del sistema.Este muestra a gran detalle la presencia de funciones del sistema con funcionesmanuales de importancia que necesitan estar en relación (a través de los flujos ydepósitos) para cumplir el propósito real del proyecto.

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Sintaxis y Reglas en el DFD

l momento de empezar a crear cada uno de los elementos como el dibujo en sutotalidad, se deberá tener presente ciertas reglas que permitan validar lainterpretación del modelo.

Nombrando los Procesos o Funciones

Al igual que en el IDEF0, los procesos o funciones deben ser nombrados a través de unVerbo + Sustantivo, con la única salvedad que el diagrama de contexto deberá tener unel prefijo Sistema siempre y cuando el diagrama represente el modelo reestructuradolisto para su implementación con la participación del sistema.

Nombrando Entidades

Las entidades no tienen una regla para ser nombradas, sólo representan entes externos alsistema. Tal como se le identifique en el análisis preliminar, así deberá ser nombrado.


En el diagrama de contexto o en las descomposiciones se puede observar el siguientetipo de flecha :

Sólo en las descomposiciones funcionales del DFD se pueden observar la división ounión de las flechas, cuyo significado es igual al IDEF salvo por la forma del dibujo:

A

Debido a larecomendación sobre losDFD que debenrepresentar el modeloautomatizado próximo aimplementar, se debeanteceder al nombre elprefijo Sistema

El uso de esta flecha significala coordinación o intercambiofluido que existe entre dosfunciones realizadas por elsistema, entre una función yuna entidad externa o entredos entidades externas.

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Nombrando Depósitos

Los depósitos no tienen ninguna restricción en su nombramiento, sólo consiste enasignarle el nombre tal cual se usa en la organización para almacenar la información,resaltando el dispositivo que usa ya sea manual o automatizado.

Cuando algunas flechasdividen a otra, su significadoes la extracción de algunosdatos de la horizontal.

Fecha de Compra

Monto de Compra

Orden de Compra

Cuando algunas flechas seunen a otra, incorporan datosa la flecha horizontal paraformar el flujo.

Clave Validada

Nombre Validado

Datos delAdministrador

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Creando un DFD

os DFD pueden ser creados utilizando el base del análisis estructurado o ladescripción similar al IDEF0.necesitan una documentación y un conjunto depasos a seguir al igual que el IDEF0 con la finalidad de entender claramente sus

objetivos y poder realizar un correcto análisis.

Paso 1: Documentar la información relacionada al Propósito (Purpose), Punto de Vista(View Point), Definición exacta del Modelo (Definition), Alcance (Scope) y las Fuentesde Información (Source) que se utilizaron.

Paso 2: Contar con una información textual más amplia, a diferencia del IDEF0, sobrelo que sucede tanto dentro del sistema como fuera de el en relación a quienes debenenviar y recibir la información.

Paso 3: De la información anterior destacar el nombre de los documentos o formatosque permiten iniciar el proceso principal.

Paso 4: Ubicar el nombre de los departamentos que participan en el envío o recepciónde los documentos que se destacaron anteriormente.

Paso 5: Identificar las funciones que se realizan dentro del proceso o función principalque se ha automatizado. Estas permitirán representar la descomposición funcional.

Paso 6: Resaltar los archivos donde se guardan las transacciones u operacionesrealizadas en las descomposiciones funcionales.

Paso 7: Identificar los equipos o dispositivos utilizados para llevar a cabo cada una delas funciones.

L

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Caso de Estudio

Automatización de la Adquisición de Bienes y Servicios

• Información General

Luego de haber realizado el modelamiento funcional lógico de la forma como sellevaban a cabo las cosas en el área de abastecimiento, ahora se tratará demodelar físicamente la futura implementación del sistema, donde losdepartamentos o personas que pondrán en funcionamiento al sistema son:

Personas y/o Departamentos Identificados:

1. Jefe de Ventas2. Jefe de Personal3. Contabilidad4. Gerencia General5. Proveedor

• Proceso General

El jefe de compras recepcionará los pedidos de compra de las áreas solicitantesya sea por escrito o por medio telefónico. El Jefe de compras autorizará lacompra y lo derivará al auxiliar administrativo, este recepcionará, lo registraráen la B.D. del sistema y tomará conocimiento de la compra a realizar. El auxiliaradministrativo solicitará las cotizaciones a los proveedores enviando para ello laorden de cotización automatizada. Los proveedores entregan al auxiliaradministrativo las cotizaciones solicitadas las cuales deberán ser registradas enun archivo. El auxiliar administrativo procederá a analizar y elaborar el cuadrocomparativo de cotizaciones como también el acta de otorgamiento y la orden decompra derivándolo al Jefe de compras. El jefe de compras revisará y dará laconformidad y lo derivará al Auxiliar administrativo. El auxiliar administrativoaccesará a los datos del proveedor del sistema para citarlo y entregarle la ordende compra automatizada. El proveedor entregará los bienes al almacén y copiade la guía de conformidad con la factura al auxiliar administrativo y guardarlasen un registro. Finalmente el Auxiliar deberá entregar un informe de compras alGerente.

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• Funciones a Ejecutarse

1. El Jefe de compras recepcionará el pedido, ya sea por escrito o por teléfono,del área solicitante que contiene VB y conformidad (1 día)

2. El Jefe de compras autorizará la compra y lo derivará al auxiliaradministrativo. Dicho auxiliar recepcionará y registrará en la B.D. delsistema el pedido de compra, toma conocimiento y procede a solicitarcotizaciones a los proveedores, generando y enviando la orden de cotizaciónautomatizada. (1 día )

3. El auxiliar administrativo recepciona y registra en un archivo lascotizaciones enviadas por los proveedores (4 días)

4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo decotizaciones y el acta de otorgamiento derivándolo al Jefe de Compras. (1día)

5. El auxiliar administrativo procesa la compra, accesando de la B.D delsistema los datos del proveedor para citarlo y entregarle la orden de compraautomatizada previamente revisada y con autorización del jefe de compras (2días)

6. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la guía deconformidad para darle trámite al pago respectivo

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Manual OperativoBPwin 4.0

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El Ambiente deTrabajo de BPwin 4.0

• Iniciando BPwin• Ventana de trabajo• Descripción de la Barras de trabajo• El Explorador de Bpwin• El Area de Trabajo

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IInniicciiaannddoo BBPPwwiinn 44..00Para iniciar BPwin 4.0, desde el Menú inicio haga un clic en programas, luegoseleccione la carpeta que tiene como nombre Computer Associates Bpwin 4.0,finalmente el icono Bpwin 4.0, tal como se aprecia en la siguiente figura:

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EEll AAmmbbiieennttee ddee TTrraabbaajjoo ddee BBPPwwiinn 44..00Una vez que usted haya iniciado Bpwin 4.0, este le mostrara el siguiente ambiente detrabajo:

DDeessccrriippcciióónn ddee llaass BBaarrrraass ddee TTrraabbaajjooBpwin cuenta con las siguientes barras de trabajo:

• Barra de Menú• Barra Estándar• Barra ModelMart• Barra de Trabajo

Barra de MenúLa barra de menú se utiliza para mostrar ciertas opciones de menú que permiten el totalfuncionamiento de Bpwin.

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Barra EstándarLa barra estándar permite realizar opciones complementarias a la barra de menú, comopor ejemplo, colores, tamaño de fuente, etc.

Barra ModelMartEsta barra ModelMart permite sincronizar datos de ERwin con los procesos en Bpwin.

Barra de TrabajoLa barra de trabajo es la que permite graficar actividades, flechas u otros objetos dentrode Bpwin.

Descripción de la Barra de trabajoLa barra de trabajo tiene las siguientes opciones:

Puntero de FlechaCreación de Procesos o Funciones

Creación de Flechas

Herramienta Señalador de flechasHerramienta de Texto

Herramienta ir a

Editor de Diccionario del DiagramaIr al diagrama Padre

Crear o Ir al diagrama hijo

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EEll EExxpplloorraaddoorr ddee BBppwwiinnEs una herramienta que permite visualizar las actividades, los diagramas y los objetosque conforma el modelo. Este puede ser activado desde la barra estándar a través delicono.

El Diagrama de Actividadespermite visualizar aquellosobjetos que forman parte delmodelo IDEF0

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La ficha Diagrams permitevisualizar aquellos diagramasque forman parte del modelo,tales como: IDEF0, DiagramasSwim, Organización, Árbol deNodos, Exposición, e IDEF3

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Esta ficha permite visualizar eldiccionario de objetos queforman parte del modelo

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EEll ÁÁrreeaa ddee TTrraabbaajjoo

Zona que visualiza lainformación de:• Autor del modelo• Nombre del Proyecto• Notas• Fecha de creación• Fecha de revisión

Nivel deDiagrama

Titulo del Diagrama

Diagrama de Contexto

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Creando un ProyectoBPwin

• Creación del Diagrama de Contexto• Nombrando la Actividad• Estableciendo las Propiedades• Creando y definiendo Flechas• Nombrando Flechas• Documentando Flechas

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CCrreeaacciióónn ddee uunnaa AAccttiivviiddaadd ddee CCoonntteexxttoo

Posteriormente BPwin le mostrara la siguiente ventana donde usted podrá configurar lassiguientes opciones:

Posteriormente BPwin le mostrara la siguiente ventana tal como se muestra en la figura

Seleccione la opción: File \ New.1. Aparecerá una ventana con título

BPWIN.2. Name: Escriba el nombre del

Modelo.3. Type: Seleccione el Tipo de

Modelo, en este caso como se vaa modelar procesos, entoncesseleccione Business Process(IDEF0).

4. Seleccione OK

1. Escriba el nombredel autor

2. Finalmente clic enAceptar

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NNoommbbrraannddoo eell DDiiaaggrraammaa ddee CCoonntteexxttooUna vez que se ha creado el diagrama de Contexto procederemos a nombrarlo y adocumentarlo. Para ello procederemos de la siguiente manera:

1. Doble Clic sobre la caja principal2. Elija la opción Name3. Posteriormente BPwin le mostrara la siguiente ventana:

1. Ingrese el nombrede la Actividad oFunción

2. Finalmente clic enAceptar

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Finalmente el Modelo quedara tal como se muestra en la siguiente figura

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EEssttaabblleecciieennddoo PPrrooppiieeddaaddeess aall MMooddeelloo

Las propiedades del modelo permiten documentar el diagrama de contexto, para ellorealizar los siguientes pasos:

1. Haga clic derecho sobre la ventana de fondo blanco2. Seleccione la opción Model Properties3. BPwin le mostrara la siguiente ventana

La opción General permitedescribir el nombre delmodelo o función comotambién el autor y susiniciales.

La opción Status permitedescribir si el modelo es deborrador, recomendado opara su publicación, comotambién permite visualizar lafecha de creación y la fechade la última revisión

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La opción Numberingpermite describir la forma denumeración que contienecada caja dentro del modelo

La opción Display permiteconfigurar la presentacióndel modelo

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La opción Layout permiteconfigurar las cajas yflechas del modelo

La opción ABC Unitspermite configurar launidad de costo que se vaasociar al modelo

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La opción Page Setuppermite configurar eltamaño de papel, comotambién el área dediagramación del modelo

La opción Header/Footerpermite configurar elencabezado y pie de lascajas del modelo que ustedesta diseñando

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La opción Shape permitecambiar las formas de lascajas que van asociadas adiferentes modelos

La opción Draw Stylepermite configurar larepresentación grafica delmodelo

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EEssttaabblleecciieennddoo eell PPrrooppóóssiittoo,, EEll PPuunnttoo ddee VViissttaa,, eellAAllccaannccee yy llaa FFuueennttee ddee IInnffoorrmmaacciióónn ppaarraa eell DDiiaaggrraammaa ddeeCCoonntteexxttooPara ello realizar los siguientes pasos:

1. En la Barra de herramientas de BPwin elija el icono que tiene comofigura la T

2. Haga clic en cualquier zona de la ventana de fondo y BPwin le mostrarala siguiente ventana:

1. En la opción Text, escribael texto respectivo quedescriba cual es laintención del modelo

2. Elija la opción Purpose3. Finalmente clic en el

botón ACEPTAR4. Repita el mismo paso para

establecer el Punto devista, el Alcance y laFuente de Información delModelo

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Finalmente el diagrama presentara el siguiente aspecto:

CCrreeaannddoo yy DDeeffiinniieennddoo FFlleecchhaass

Las flechas representan datos, información, materiales, que son utilizados dentro delmodelo. Para crear flechas siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la herramienta de creación de flechas2. Para los Flujos de Salida: haga clic en el borde derecho de la caja y

mueva el mouse hacia el borde derecho de la ventana, haga clic y suelteel mouse

3. Para los Flujos de Entrada: haga clic sobre el borde derecho de laventana y mueva el mouse hacia el borde izquierdo de la caja, haga clic ysuelte el mouse

4. Para los Flujos de Control : haga clic en el borde superior de la ventanay mueva el mouse hacia el borde superior de la caja, haga clic y suelte elmouse

5. Para los Flujos de Mecanismo: haga clic en el borde inferior de laventana y mueva el mouse hacia el borde inferior de la caja, haga clic ysuelte el mouse.

NOTA: No es necesario dejar presionado el botón del mouse para dibujar la flecha

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NNoommbbrraannddoo FFlleecchhaass

Cuando crea una flecha esta debe ser debidamente nombrada, el nombre de una flecharepresenta datos, información, materiales; por lo tanto debe ser nombrada por unsustantivo que represente la razón del flujo. Para ello realizar los siguientes pasos

1. Clic derecho en la flecha sin nombrar2. Elija la opción Name Editor3. BPwin le mostrara la siguiente ventana

1. Clic en el borde derecho de lacaja

2. Mueva el mouse3. Clic en el borde de la ventana

No es necesario tenerpresionado el botón del mousepara dibujar la flecha

1. Arrow Name: ingrese elnombre de la flecha

2. Style: permite definir el estilode la flecha

3. Definition: permite describirla flecha

4. Arrow Data: Asocia flechas deBPwin con entidades yatributos de ERwin

5. UOW: solamente para IDEF36. Font: Elige el tipo de fuente7. Color: Tipo de color de flecha8. Finalmente clic en Aceptar9. Repetir los pasos anteriores

para nombrar las flechas deEntrada, Control yMecanismo.

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Para el caso en estudio el diagrama de contexto se mostrara de la siguiente manera:

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DDooccuummeennttaannddoo llaass ff lleecchhaass ddeell MMooddeellooPara documentar los flujos haga lo siguiente:

1. Clic derecho en el flujo2. Elija la opción Name Editor3. BPwin le mostrara la siguiente ventana

1. Definition: Escriba aquí ladefinición para el flujo

2. Note: Escriba aquí algunasanotaciones adicionales alflujo

3. Finalmente clic en Aceptar4. Realizar los pasos anteriores

para describir las flechas deEntrada, Control yMecanismo

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Descomposicion delDiagrama deContexto

• Descomponer el Diagrama Padre• Nombrando las Actividades• Uniendo Flechas a las Actividades

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Para descomponer el diagrama de contexto realizar las siguientes acciones:

1. Clic en el icono de barra de herramienta que tiene como titulo Crear o ir al Hijo2. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Luego BPwin mostrara el siguiente diagrama:

1. En el control numérico indiqueen cuantas actividades va adescomponer el diagrama decontexto

2. Elija la opción IDEF03. Para el caso en estudio vamos a

descomponer el diagrama decontexto en 6actividades/Funciones

4. Finalmente clic en OK

Flechas Borde

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NNoommbbrraannddoo llaass AAccttiivviiddaaddeess eenn ddeessccoommppoossiicciióónnAntes de conectar las flechas a sus respectivas actividades estas deben estardebidamente nombradas para ello realizar lo siguiente:

1. Clic derecho sobre la actividad2. Elija la opción Name Editor3. Finalmente BPwin le mostrara la siguiente ventana

1. Escriba el nombre de laActividad/Funcion,recordando utilizarverbos para nombrarlas

2. Finalmente clic en elbotón Aceptar

3. Realizar el mismo pasopara nombrar las demásactividades

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Una vez que haya nombrado cada actividad el diagrama se debe visualizar de lasiguiente manera:

CCoonneeccttaannddoo llaass FFlleecchhaass aa llaass AAccttiivviiddaaddeessUna vez nombradas las actividades procederemos a conectar las flechas a cada caja deldiagrama de descomposición. Para ello realizar lo siguiente:

Para las Flechas de salida1. Clic en la cola de la flecha2. Mueva el mouse hacia la actividad en la cual se va a conectar la flecha3. Clic en la actividad

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Para las Flechas de Entrada, Control y Mecanismo1. Clic en la cabeza de la flecha2. Mueva el mouse hacia la actividad en la cual se va a conectar la flecha3. Clic en la actividad

Clic en la cabeza de la flecha

Mover el mouse hacia laactividad Recibir Pedidos yhaga clic sobre ella.

La flecha quedara colocadaadecuadamente.

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Siga el ejemplo anterior y aplíquelo al caso en estudio, el diagrama quedara tal como semuestra en la siguiente figura.

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Tipos de Flecha• Flechas Ramificadas• Flechas Internas• Flechas Retroalimentación

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RRaammiiff iiccaannddoo FFlleecchhaassPara ramificar (dividir) o fusionar (unir) flechas realizar lo siguiente:

Finalmente el flujo ramificado quedara tal como se muestra en la figura

Proceda a ramificar los flujos de mecanismos para el caso en estudio. El diagrama tieneque visualizarse de la siguiente manera:

1. Seleccione la herramientaDibujar flecha de la barra

2. Haga clic sobre la flechaque tiene como nombrepresupuesto

3. Mueva el Mouse hacia laparte superior de laactividad Recibir Propuestas(flujo control)

4. Finalmente clic en la caja

Flecha Ramificada

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CCrreeaannddoo FFlleecchhaass IInntteerrnnaassLas flechas internas ayudan a establecer la relación y secuencia entre las actividades.Para ello realizar los siguientes pasos:

Para el caso en estudio serequiere crear una flechainterna entre las actividades 1 y2.Esta flecha será una flecha desalida de la actividad 1 que esrequerida como control en laactividad 2La flecha interna tendrá elnombre Pedido registrado, paraello realizar lo siguiente:1. Seleccione la herramienta

dibujar flecha2. Clic en la actividad Recibir

Pedidos en la zona de salida3. Desplazar el mouse hacia la

actividad Autorizar Compraen la zona de control

4. Finalmente nombrarnombrar el flujo.

Flechas Ramificadasen 90 grados

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Finalmente la flecha tendrá el siguiente aspecto

Luego procederemos a crear las flechas internas para todo el modelo que esta endesarrollo, finalmente la grafica será tal como se muestra:

Flecha interna creada ynombrada.

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CCrreeaannddoo FFlleecchhaass ddee RReettrrooaalliimmeennttaacciióónnPara el caso en estudio vamos a crear una flecha de retroalimentación que sale de laactividad Evaluar Propuesta hacia la actividad Autorizar Compra, este flujo contendráinformación de todas las cotizaciones rechazadas en el proceso de evaluación. Para ellorealizaremos lo siguiente:

1. Seleccione la herramientadibujar flecha

2. Haga clic en el flujo quetiene como nombreEvaluar Propuesta

3. Mueva el mouse hacia laactividad AutorizarCompra y haga un clic ysuelte el mouse

4. La flecha deretroalimentación se veratal como se muestra

Flecha deretroalimentación

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Túnel de Flecha• Creando un Túnel de Flecha• Resolviendo el Túnel de Flecha

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CCrreeaannddoo TTúúnneell ddee FFlleecchhaaPara ello realice lo siguiente:

1. Elimine el flujo de entrada Guía de Conformidad en el diagrama de contexto2. Luego visualice el túnel de flecha que se ha creado en el diagrama de

descomposición, tal como se muestra en la figura:

RReessoollvviieennddoo TTúúnneelleess TTooddooss llooss ttúúnnee lleess ccrreeaaddooss ssee rreessuuee llvveenn ccoonn ee ll eedd iittoo rr ddee bboorrddeess.. AAqquuíí ssee pp llaanntteeaa ddoossooppcc iioonneess ddee rreessoo lluucc iióónn::

1. Cambiar a Túnel (Change to Tunnel): Significa que el túnel se resolverá en eldiagrama hijo no figurando en el padre. Convierte el túnel cuadrado en redondo

2. Resolver con el Borde (Resolver Border Arrow): Significa que el túnel seresolverá en el diagrama hijo figurando este en el padre

Túnel de flecha creado porla eliminación de esta en eldiagrama de contexto

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Para el caso en estudio vamos a resolver el túnel que tiene como nombre Guía deConformidad. Para ello realizar lo siguiente:

1. Clic derecho sobre el flujo2. Elija la opción Arrow Tunnel3. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Clic en la zona de la flecha queesta dentro del corchete

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Para el caso en estudio elegiremos la opción Resolver con el borde (Resolve it to borderarrow). Finalmente el túnel quedara resuelto ya sea en el diagrama hijo como en eldiagrama padre.

Túnel resuelto con el borde

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Creando el DiagramaIDEF3

• Barra de Herramientas• Creación del Diagrama IDEF3

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BBaarrrraa ddee HHeerrrraammiieennttaass eenn IIDDEEFF33

Puntero de FlechaHerramienta UOW


Herramienta Señalador de flechasHerramienta Conector

Crear ReferenciasHerramienta de TextoHerramienta Ir a

Editor de Diccionario

Ir al Diagrama Padre

Crear o ir al Diagrama Hijo

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DDeessccoommppoossiicciióónn ddee uunnaa AAccttiivviiddaadd//FFuunncciióónn eenn IIDDEEFF33En el Modelo IDEF0 tenemos las siguientes Funciones/Actividades, tal como semuestra en la grafica siguiente:

La Actividad Evaluar Propuestas es la que se va a descomponer en la metodologíaIDEF3 para ello realizar lo siguiente:

1. Seleccione la actividad2. Seleccione el icono ir al hijo de la barra de herramientas de BPwin3. BPwin le mostrara la siguiente ventana

1. Seleccione IDEF32. Indique el numero de

procedimientos a descomponer

Actividad a descomponeren IDEF3

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4. Finalmente BPwin le mostrara la siguiente ventana:

NNoommbbrraannddoo llaass UUnniiddaaddeess ddee TTrraabbaajjoo UUOOWWPara nombrar cada unidad de trabajo realizar lo siguiente:

1. Doble clic sobre la unidad de trabajo2. BPwin le mostrara el siguiente cuadro de dialogo:

1. Unidad de trabajo2. Titulo de la actividad en

descomposición3. Nivel de descomposición

Escriba el nombre delprocedimiento, luegoclic en Aceptar

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Repita el mismo paso para cada unidad de trabajo, finalmente el modelo quedara talcomo se muestra en la figura:

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CCoonneeccttaannddoo llaass UUnniiddaaddeess ddee TTrraabbaajjoo ((UUOOWW))Para conectar las unidades de trabajo seguir los mismos pasos que la metodologíaIDEF0 en la creación de flechas internas.

AAññaaddiieennddoo CCoonneeccttoorreess1. Haga clic en la barra de herramienta en el icono conector2. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

3. Elija el conector AND Asíncrono4. Finalmente BPwin le mostrara el grafico tal como se aprecia en la figura

Para completar el diagrama procederemos a establecer los vínculos con las respectivasunidades de trabajo. Estos se mostraran según el grafico.

Conectores Asíncronos

Conectores Sincronía

Conector Asíncrono OR

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Para el caso en estudio descomponga las actividades restantes en IDEF3.

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DDooccuummeennttaannddoo llaass UUnniiddaaddeess ddee TTrraabbaajjoo ((UUOOWW))Para documentar las Unidades de trabajo del modelo haga lo siguiente:

1. Haga Clic derecho sobre la unidad de trabajo2. Elija la opción Name Editor...3. BPwin le mostrara la ventana que tiene como titulo IDEF0 Activity Properties4. En dicha ventana elija la ficha UOW (Unidad de trabajo y documente la tarea

que se realiza.

Lista de objetos que seencuentran dentro del proceso

Lista de hechos conocidosacerca del proceso. Estospueden ser proporcionadospor los usuarios del sistema

Descripción de la UOW

Limitaciones que gobiernan elcomienzo o la terminación dela tarea actual

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Creando el Diagramade Flujo de Datos

• Barra de Herramientas• Creando el Proyecto DFD• Añadiendo Referencias Externas• Flechas• Almacén de datos

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DDeessccrriippcciióónn ddee llaa BBaarrrraa ddee HHeerrrraammiieennttaassLa barra de herramientas para el proyecto DFD consta de los siguientes elementos:

Puntero de FlechaActividad


Herramienta Señalador de flechas

Referencia externaAlmacén de datos

Herramienta de TextoHerramienta Ir a

Editor de Diccionario

Ir al Diagrama Padre

Crear o ir al Diagrama Hijo

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CCrreeaannddoo eell PPrrooyyeeccttoo DDFFDDPara crear un Proyecto DFD siga los siguientes pasos:

1. Menu File2. Elija la opcion New…3. En el cuadro de dialogo escriba el nombre del proyecto4. Luego elija la opcion DFD5. Finalmente clic en Aceptar6. Escriba el nombre del Autor7. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

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AAññaaddiieennddoo RReeffeerreenncciiaass eexxtteerrnnaassEn la barra de herramientas haga clic en el icono que tiene como nombre referenciaexterna. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

El diagrama se visualizara tal como se aprecia en la siguiente figura:

Ingrese el nombrede la referenciaexterna. Luegoclic en OK

Referencias externas

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AAññaaddiieennddoo FFlluujjooss aall DDFFDDPara añadir flujos al DFD realizar los siguientes pasos:

1. En la barra de herramientas haga clic en el icono flecha2. Haga clic en una referencia externa y luego haga clic en el DFD3. La grafica se debe visualizar tal como se aprecia en la siguiente figura:

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NNoommbbrraannddoo llooss FFlluujjooss oo ff lleecchhaassPara nombrar flujos realizar lo siguiente:

1. Haga doble clic sobre la flecha2. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Ingrese el nombre parael flujo, finalmente clicen Aceptar

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Para cambiar el estilo del flujo haga doble clic sobre el, en la ventana que se muestraelija la opción Style y en el elija el tipo de flujo según la tarea a realizar. El DFD sedebe visualizar tal como se aprecia en la figura:

DDeessccoommppoossiicciióónn ddeell DDFFDDPara descomponer el DFD realizar lo siguiente:

1. Clic en el icono que tiene como nombre Crear o ir al Hijo en la barra deherramientas

2. Elija el numero de actividades a descomponer3. Seleccione la opción DFD4. Finalmente clic en Aceptar

Ingrese el numero deactividades adescomponer finalmenteclic en OK

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NNoommbbrraannddoo AAccttiivviiddaaddeessPara nombrar actividades seguir los siguientes pasos:

1. Doble clic sobre la actividad2. Ingrese el nombre3. Finalmente clic en Aceptar

Ingrese el nombre de laactividades, finalmenteclic en Aceptar

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Actividades nombradas

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AAssoocciiaannddoo ff lluujjooss aa llaass aaccttiivviiddaaddeessPara asociar flujos a las actividades siga el mismo mecanismo descrito en lametodología IDEF0. El grafico para el caso en estudio es la siguiente:

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CCrreeaannddoo AAllmmaacceenneess ddee DDaattoossPara crear un almacén de datos realizar lo siguiente:

1. Seleccione el icono que tiene como nombre almacén de datos2. Ingrese el nombre3. Finalmente clic en OK

El Diagrama se visualizara tal como se aprecia en la siguiente figura:

Ingrese un nombre yluego haga clic en OK

Almacén de datos creado

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DDiiaaggrraammaa ffiinnaall ddeell CCaassoo eenn eessttuuddiioo

Finalmente el diagrama se visualizara tal como se aprecia en la siguiente figura:

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Diagramas delModelo de Procesos

• Árbol de Nodos• Exposición• Swim Lane• Organization Charts

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CCrreeaannddoo eell DDiiaaggrraammaa ddee ÁÁrrbbooll ddee NNooddooss ((NNooddee TTrreeee))Para crear un diagrama de árbol de nodos siga los siguientes pasos:

1. Desde el Explorador de BPwin seleccione la ficha que tiene como nombreDiagramas, luego haga clic derecho en la opción Node Tree Diagramas, luegola opción Add Node Tree…

Clic derecho y seleccione AddNode Tree..

Clic en la fichaDiagrams

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2. Posteriormente BPwin le mostrara el siguiente cuadro de dialogo:

3. Luego BPwin le mostrara la siguiente ventana

Haga clic en elbotón siguiente

Elija aquí las opciones quedesea incluir en elDiagrama de Árbol deNodos. Finalmente hagaclic en Finalizar

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4. Finalmente el Diagrama de Árbol de Nodos se visualizara de la siguiente manera

CCrreeaacciióónn ddee uunn ddiiaaggrraammaa ddee EExxppoossiicciióónn ((FFEE00))Para crear un diagrama de exposición realizar los mismos pasos que el diagrama deÁrbol de Nodos, luego BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Ingrese el nombre delDiagrama, elija la opciónContexto o descomposición,finalmente clic en OK

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El diagrama se mostrara de la siguiente manera:

Diagramas creados desdeel explorador de BPwin

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CCrreeaannddoo eell DDiiaaggrraammaa SSwwiimm LLaanneePara crear el Diagrama Swim Lane realizar lo siguiente:

1. En el Menú Dictionary elija la opción Role Group y defina el Grupo de Roles2. Luego desde el mismo menú elija la opción Role… y asigne los roles

respectivos3. Posteriormente en el explorador de Bpwin elija la opción Swim Lane y siga los

pasos que el asistente le mostrara.4. Finalmente el diagrama se mostrara de acuerdo a la siguiente figura:

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CCrreeaannddoo eell DDiiaaggrraammaa OOrrggaanniizzaattiioonn CChhaarrttssPara crear un Diagrama Organization Charts realizar los siguientes pasos:

1. En la barra del explorador de BPwin elija la ficha Diagrams, luego haga clicderecho en el icono Organization Charts y elija la opción Add…

2. Siga los pasos que se indica en los cuadro de dialogo3. Finalmente el grafico se mostrara tal como se aprecia en la siguiente figura:

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Utilizando Fuentes yColores en el Modelo

• Aplicar Colores al Modelo• Aplicar Fuentes al Modelo

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UUttiilliizzaannddoo FFuueenntteess yy CCoolloorreessLas fuentes y colores pueden ser utilizados para:

1. Indicar puntos sin resolver2. Identificar cambios3. Especificar lo común en los objetos

a. Mismo experto del negociob. Información compartidac. Área/Unidad del negocio especificad. Información a aplicar en el costeo

4. Generar/Mantener el interés en las presentaciones

EEddiittoorr ddee ccoolloorreess ddee bbllooqquueess ddee tteexxttooPara trabajar el editor de colores realizar lo siguiente:

1. Clic derecho en un bloque de texto2. Elija la opción Color Editor…

3. BPwin le mostrara la siguiente ventana

Bloque de texto

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4. Seleccione el color deseado5. Clic en Aceptar

FFuueenntteess ddee llaa AAccttiivviiddaadd yy FFlleecchhaassLas fuentes de cada actividad y flechas permiten editar el tipo de fuente para cadaobjeto. Para ello realizar lo siguiente:

1. Doble Clic en cualquier objeto del diagrama

2. Elija la Ficha Font3. Establezca la el tipo de fuente para el objeto4. Clic en Aceptar

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Imprimiendo losDiagramas

• Personalizar Impresión• Personalizar Hoja de Trabajo

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IImmpprriimmiieennddoo llooss DDiiaaggrraammaass BBPPwwiinnPara imprimir los diagramas BPwin realizar los siguientes pasos:

1. Presione la combinación de teclas CTRL + P2. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Elija esta opciónpara imprimir a unaescala determinada

Finalmente haga clicen el botón OK

libro del bpwin

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