linköpings kommuns ärendehandbok - linkoping.se · 2 inledning dagligen fattas beslut i...

1

Linköpings kommunKommunledningskontoretlinkoping.se

Linköpings kommunsärendehandbok

2

Inledning

Dagligen fattas beslut i Linköpings kommun som berör männ-iskor. Det kan handla om beslut som påverkar invånare som använder kommunens tjänster, företag som verkar i kommunen eller kommunens anställda. Mot bakgrund av detta är det där-för viktigt att vi inom kommunen handlägger och dokumenterar ärenden på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Genom ett enhetligt arbetssätt med stöd av modern teknik nyttjar vi kommunens resurser effektivt.

Nämndhandlingar ska vara lätta att förstå, att kunna följa samt ta del av för kommunens invånare, förtroendevalda, anställda och andra. De förtroendevalda behöver tydliga och väldispo-nerade beslutsunderlag för att beslut ska kunna fattas, genom-föras, följas upp och granskas i kommunen. En korrekt ärende- och dokumenthantering är avgörande för rättssäkerheten och demokratin.

Ärendehandboken ska ligga till grund för det nämndadminis-trativa arbetet. Den behandlar bland annat beslutsunderlag, tjänsteskrivelser till nämnd och remissvar.

Ärendehandboken riktar sig till dig som använder den prak-tiskt i ditt arbete och till dig som behöver eller vill känna till dess innehåll. Du kan vara handläggare, registrator, nämnd-sekreterare, chef eller förtroendevald.

Ärendehandboken finns i en tryckt upplaga och på kommunens webbplats. Kommunen har också en skrivhandbok med anvis-ningar för den språkliga formen. Genom att använda ärende-handboken och skrivhandboken kan vi nå en hög kvalitet i vår ärendeberedning.

Kommunstyrelsens sekretariat har utarbetat handboken och ansvarar för att den är aktuell. Handboken ska vara ett levande dokument som utvecklas och förbättras. Om du vill föreslå ändringar, kompletteringar eller har frågor mejlar du dessa förslag till kommunstyrelsens sekretariat.

April 2016

3

Innehåll

Så här använder du handboken 4Begreppslista 5

Del 1: Allmän del 9Linköpings kommuns årshjul 9Offentlighet och sekretess 11 Allmänna och offentliga handlingarw 11 Vilka handlingar är offentliga? 12 Utlämnande av handlingar och enskilda uppgifter 12 Postöppning och registrering 15Jäv 17Vem gör vad i ärendeprocessen? 18En digital ärendeberedning 20

Del 2: Beredning av ärenden 21 Vad innebär delegationsbeslut? 22Beslutsunderlag 22 Kvalitetssäkring och godkännande av beslutsunderlag 23Att svara på remisser och lämna yttranden 24Svar på motioner 25Svar på medborgarförslag 26Svar på Linköpingsförslag (e-förslag) 27Uppföljning och utvärdering 28Överklagande av beslut 29Tjänsteskrivelsemall med stödtexter 30Mall med exempel på svar på motion 33Mall med exempel på svar på medborgarförslag 35Mall med exempel på svar på Linköpingsförslag 36Mall med exempel på yttrande 37Mall med exempel på delegationsbeslut i brådskande ärenden 38

4

Så här använder du handboken

Del 1 – Den allmänna delenI denna del vänder vi oss till samtliga tjänstepersoner inom kommunens förvaltningar. Här definieras vad ett ärende är och hanteringen av allmänna handlingar. I denna del förklaras också vad en digital ärendeprocess innebär samt vem som gör vad i ärendeprocessen.

Del 2 – Beredning av ärendenDenna del vänder sig i första hand till handläggare – men också till chefer – som skriver fram ärenden till politiska organ då handboken innehåller instruktioner och rutiner för ärendeberedning. Här visas även exempel på beredning av olika ärendetyper, så som motioner och yttranden.

5

Begreppslista

Allmän handling En handling som förvaras hos och kommit in till eller upprättats av nämnden.

Anslå När protokollet är justerat anslås detta på kommunens anslags- tavla i tre veckor.

Arbetsmaterial En handling som är under framtagande eller ännu inte godkänd, beslutad eller fastställd är inte allmän.

Avslå När instansen inte tänker genomföra förslaget.

Beredning Det arbete som görs både av anställda och på politisk nivå inför att ett ärende ska beslutas av nämnd, styrelse, kommunfull- mäktige eller på delegation av dessa.

Beredningstvång Ett ärende i kommunfullmäktige ska med vissa undantag vara berett.

Beslutsordning Beslut på sammanträdet om i vilken ordning ställning tas till olika förslag.

Beslutsunderlag De handlingar som skickas till förtroendevalda som underlag för beslut i ett ärende. Vanligtvis är det en tjänsteskrivelse med en eller flera bilagor.

Besvärshänvisning Information till berörd part (enskild eller juridisk person) om hur man överklagar ett beslut. Besvärshänvisning är tvingande i vissa fall.

Bifalla Säga ja till.

Bordlägga När politisk instans skjuter upp beslut i ett ärende till kommande sammanträde utan att ärendet ska beredas ytterligare.

Delegationsärende Ärende där en tjänsteperson eller förtroendevald (delegat) har i uppdrag att fatta beslut i en nämnds namn. Fattade beslut ska anmälas till den nämnd som gett delegationen.

Diarieföring Registrering av allmänna handlingar i ett diarium.

Diarienummer En unik beteckning för ett specifikt ärende i ett diarium. Ärenden i Linköpings kommun är uppbyggda av förkortning för aktuell nämnd + aktuellt år + ärendenummer, exempelvis KOF 2016-122.

Diarium En förteckning eller ett register över allmänna handlingar hos nämnden.

Expediera Skicka beslut till berörda parter, t.ex. berörd nämnd, förslags- ställare eller sökande.

6

Föredragningslista Lista över ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde.

Förvaltningsbesvär Överklagande enligt förvaltningslagen 22 - 25§.

Gröna floden Process där kommundirektörens stab granskar ärenden som har en nämnd som första beslutsinstans och som därefter ska beslutas av kommunstyrelsen.

Gula floden Process där kommundirektörens stab granskar ärenden som har kommunstyrelsen som första beslutsinstans.

Handling Bärare av information så som en tjänsteskrivelse, utredning, rapport, yttrande, karta, sms, bild med mera.

Handläggare Tjänsteperson som utreder ett ärende och själv fattar beslut alternativt skriver en tjänsteskrivelse med förslag till beslut för nämnden.

Inkommen handling Handling som är insänd till myndigheten från annan nämnd i kommunen eller från utomkommunal verksamhet såsom en privatperson, företag eller extern myndighet.

Justering När ordförande, utsedd justerare och nämndsekreterare skriver under protokollet så att det kan anslås och överklagandetiden börja löpa.

Kallelse Inför ett sammanträde skickas en kallelse till nämndens leda- möter samt publiceras på linkoping.se där det framgår vilka ärenden nämnden avser att behandla samt tid och plats för sammanträdet. Det är ordförande som äger kallelsen.

Kungörelse Enligt kommunallagen är det obligatoriskt att kungöra (tillkännage eller informera) tid och plats för kommunfullmäktiges samman- träden.

Linköpingsförslaget Ett förslag från allmänheten till kommunen som läggs ut på kommunens webbplats och sedan kan stödjas av andra personer. Förslag med många röster behandlas vidare inom organisationen.

MBL Medbestämmandelagen (MBL) reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Information eller förhandling som ska ske enligt MBL måste genomföras innan ärendet kan läggas fram för beslut. I handlingen ska redovisas om så skett och vilka synpunkter som då eventuellt framfördes. Det kan ske genom att MBL-protokollet läggs som bilaga.

Medborgarförslag Förslag från folkbokförd i kommunen. Hanteringen är styrd av kommunallagen. Medborgarförslag är ersatt av Linköpings- förslaget sedan februari 2016.

Meetings Applikation avsedd för iPad genom vilken förtroendevalda i kommunen får del av kallelse, handlingar och protokoll inför och efter sammanträden.

7

Motion Förslag från en ledamot i kommunfullmäktige som bör behandlas inom ett år.

Myndighet Varje nämnd är en självständig myndighet.

Nämndsekreterare Tjänsteperson med uppdrag att ansvara för utskick av handlingar, föredragningslista och protokollsskrivning för sammanträden. Stöd till både politiker och övriga tjänstepersoner avseende sammanträdesteknik och ärendeberedning.

Personuppgift All slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person.

Presidium Nämnden, styrelsen eller kommunfullmäktiges ordförande samt viceordförande. Vid presidiemöten behandlas de ärenden som ska beslutas på kommande sammanträde.

PUL Personuppgiftslagen reglerar hur personuppgifter får hanteras. Lagen styr om kommunen får publicera t. ex. namn m.m. för privatpersoner på internet.

Remiss Ett sätt att få synpunkter i ett ärende. Kommunstyrelsen kan till exempel genom ett remissförfarande be en viss nämnd att yttra sig i en fråga. Departement och andra organ kan be kommunen att yttra sig i till exempel lagstiftningsärenden. En remiss kan skickas för yttrande eller handläggning.

Remissvar En nämnd svarar på en remiss genom att yttra sig. Yttrande och remissvar är samma sak.

Remissinstans Ett organ som blivit ombett att yttra sig i en fråga.

Sekretess Att hålla en uppgift hemlig med stöd i offentlighets- och sekretesslagen, där man gör undantag från tryckfrihetsförordningens rätt att ta del av allmänna handlingar. Exempel på uppgifter som ofta omfattas av sekretess är invididärenden inom socialtjänsten och anbudsförfaranden vid upphandlingar.

Tillstyrka Om en remissinstans tycker att ett förslag ska genomföras till- styrker instansen förslaget.

Tjänsteskrivelse Förvaltningens sakliga och objektiva förslag till beslut inför politisk behandling i nämnd.

Upprättad handling En handling som har expedierats till utomstående, slutgiltigt behandlats inom myndigheten eller undertecknats.

Utgående handling En handling som producerats på förvaltningen och sen skickats någon annanstans, såsom ett yttrande eller ett svar på en skrivelse.

Yttrande Ett ställningstagande (remissvar) till den som sänt ut remissen.

Verkställighet Det faktiska genomförandet av t. ex. ett beslut.

8

Verkställighetsbeslut Ett beslut som fattas av tjänsteperson inom ramen för det ansvar/mandat som följer med tjänsten.

W3D3 Det kommunövergripande ärendehanteringssystem som Linköping använder för att diarieföra handlingar och administrera politiska sammanträden.

Återremiss Den beslutande instansen återlämnar ärendet för ytterligare beredning till den som handlagt det, ofta från nämnd eller styrelse tillbaka till förvaltningen. Beslut om återremiss ska motiveras.

Ärende i W3D3 En eller flera handlingar som rör samma ärende och är diarie- förda under samma nummer.

Ärendemening Rubrik på ärendet. Det kan skilja på ärendemening i W3D3 och ärendemening i kallelse och protokoll.

9

DEL 1Allmän del

Kommunstyrelsens årshjul

Årshjulet har tagits fram för att stärka kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Årshjulet visar när under året kommunstyrelsen tar årligt återkommande beslut.

DECEMBER= Delårsrapport för kommunen per den 31 oktober inkl. helårsprognos= Förslag till utbetalning av partistöd= Internbudget för kommunstyrelsen= Återrapport från kommunstyrelsens utskott = Månadsrapport avseende november

NOVEMBER= Linköpings kommuns budget (vartannat år) = Delårsrapport för kommunstyrelsens anställnings- myndighet per den 31 oktober inkl. helårsprognos= Delårsrapport för kommunstyrelsen per den 31 oktober inkl. helårsprognos= Intern kontrollrapport för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens anställningsmyndighet

OKTOBER= Förslag till skattesats för kommande år= Nämndernas framställningar om tilläggsanslag samt utökad investeringsram= Delårsrapport för kommunens bolag per den 31 augusti inkl. helårsprognos= Delårsrapport för kommunen per den 31 augusti inkl. helårsprognos= Ekonomisk månadsrapport för september

SEPTEMBER= Budgetberedning = Delårsrapport för kommunstyrelsens anställningsmyndighet per den 31 augusti inkl. helårsprognos= Delårsrapport för kommunstyrelsen per den 31 augusti inkl. helårsprognos

AUGUSTI= Ekonomisk månadsrapport för juli

JANUARI= Omvärldsbevakning, bedömning och strategi (OBS-rapport)

FEBRUARI= Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsen= Verksamhetsberättelse för kommunstyrelsens anställningsmyndighet

MARS= Befolkningsprognos = Ekonomisk månadsrapport för februari= Bolagens uppfyllelse av det kommunala uppdraget

APRIL= Nämndernas verksamhetsberättelser= Årsredovisning, ekonomi och personal, för Linköpings kommun = Ekonomisk månadsrapport för mars

MAJ= Delårsrapport för kommunstyrelsen per den 30 april inkl. helårsprognos = Delårsrapport för kommunstyrelsens anställnings- myndighet per den 30 april inkl. helårsprognos

JUNI= Delårsrapport för kommunen per den 30 april inkl. helårsprognos= Delårsrapport för kommunens bolag per den 30 april inkl. helårsprognos= Nämndernas framställningar om tilläggsanslag samt utökad investeringsram= Återrapport från kommunstyrelsens utskott= Ekonomisk månadsrapport för maj

JAN

FEB

MAR

APR

MAJ

JUN

DEC

NOV

OKT

SEP

AUG

JUL

10

Vad är ett ärende?Ett ärende kan uppstå på många olika sätt och kan handla om vitt skilda saker. En del ärenden återkommer årligen som till exempel årsredovisning och delårsrapporter (se års-hjulet) medan andra är av mer tillfällig ka-raktär. De flesta ärenden skapas genom att någon ansöker om någonting; till exempel bygglov, barnomsorg eller tillstånd av olika slag. Många ärenden uppstår också då andra myndigheter så som departement, länsstyrelsen eller regionen ställer krav på kommunen eller vill ha synpunkter på förslag.

Även om ett ärende ofta börjar med en skri-velse i någon form, till exempel e-post eller brev, kan ärenden också börja med ett tele-fonsamtal och då måste den handläggare som tar emot telefonsamtalet göra en tjänste-anteckning. I vissa fall kan till och med den som kontaktar kommunen vara anonym, till exempel vid anmälan om olovlig ombyggna-tion eller begäran om att få ta del av allmän handling. Mottagare av ett ärende kan till ex-

empel vara förtroendevald, chef, receptionist, administratör, registrator eller handläggare.

Ett ärende består i princip av faserna enligt figuren nedan.

När vi bereder ärenden måste vi ta hänsyn till en rad lagar. I kommunövergripande frå-gor handlar det i huvudsak om kommunalla-gen och förvaltningslagen. Inom mer specifika om-råden handlar det till exempel om skol-lagen, socialtjänstlagen eller miljöbalken.

För samtliga ärenden – oavsett vad de handlar om – måste vi ta hänsyn till tryckfrihetsför-ordningens regler om allmänna handlingars offentlighet, offentlighets- och sekretesslagens regler med förbud om att lämna ut allmänna handlingar, personuppgiftslagens regler om skydd för människors personliga integritet samt arkivlagens regler om arkivvård och gallring. För att säkerställa att ”lika ärenden behandlas lika” finns det dessutom ofta rutiner och instruktioner för hur olika ärenden ska behandlas.

1. Handling kommer in till kommunen

4. Nämnd eller tjänsteperson fattar beslut

2. Registrator diarieför ärendet

3. Handläggare bereder ärendet

8. Registrator avslutar ärendet

5. Beslutet skickas och eventuellt

verkställs

7. Den som handlagt ärendet

rensar akten

6. Beslutet följs upp

vid behov

11

Offentlighet och sekretess

Vad innebär offentlighetsprincipen?Offentlighetsprincipen utgår från tryckfrihets-förordningen, som är en av Sveriges grund-lagar. Offentlighetsprincipen innebär att myndigheternas offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll och därför har allmänheten rätt att få ta del av handlingar som är allmänna och offentliga. Genom att allmänheten har rätt till insyn minskar risken för maktmissbruk, korruption och möjligheten att påverka och delta i det demokratiska arbetet ökar.

Vad är en handling?Begreppet handling omfattar, utöver ett tradi-tionellt pappersdokument av något slag, alla möjliga former av information och format. En handling kan till exempel vara en bild, en film, en karta, ett sms, en bandinspelning eller annan information som lagrats. Vilken teknik som används och hur informationen överförs spelar ingen roll för vad som klassas som en handling. Detta medför att ett direkt-meddelande på Facebook eller Twitter kan vara en handling.

Vad är en allmän handling? Alla handlingar som kommer in till kommunen, upprättas eller skickas ut ifrån en myndighet är i princip allmänna handlingar. En allmän handling är dock inte nödvändigtvis samma sak som en offentlig handling – en allmän handling i sin helhet eller uppgifter i hand-lingen kan vara offentliga eller ha någon form av sekretess som gör att den inte kan lämnas ut.

Vad är inte en allmän handling?Handlingar som skapats hos myndighet så-som minnesanteckningar, utkast eller utred-ningar och som inte skickats eller arkiverats kallas för arbetsmaterial. Dessa handlingar är inte att betrakta som allmänna.

Allmänna och offentliga handlingarEn handling är allmän när den:= Förvaras hos kommunen, och= har upprättats av kommunen, eller= har kommit in till kommunen

Tryckfrihetsförordningen handlar om allmänna handlingar och medborgarnas rätt att ta del av sådana:

”Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myn-dighet.”

Inkommen handlingEn handling har inkommit när den passerar en myndighetsgräns. I samma stund som en handling anländer till myndigheten eller tas emot av någon behörig representant för myndig-heten – om någon på gatan ger dig ett doku-ment i egenskap av din yrkesroll – är den att anses som inkommen, oavsett om den öppnas, ankomststämplas eller diarieförs.

Upprättad handling En handling som framställts eller skapats hos myndigheten anses upprättad när den nått sitt slutgiltiga skick, det vill säga då den är utskickad, justerad eller på annat sätt färdig-ställd och slutbehandlad hos myndigheten. Ofta är det en bedömningsfråga huruvida en

12

handling kan anses vara färdigställd och fått sin slutliga form. Protokoll och tillhörande handlingar blir allmänna i och med att proto-kollet justeras.

Förvarad handling En handling anses som förvarad hos myndig-het när den finns tillgänglig för en myndig-het, det vill säga finns i kommunens lokaler eller om behörig befattningshavare på myn-digheten på annat vis har tillgång till den. Om du som tjänsteperson tar hem eller tar med dig en handling på tjänsteresa är hand-lingen även då att betrakta som förvarad. Digitala handlingar anses förvarade i samma stund som myndigheten med hjälp av teknisk utrustning kan ta del av innehållet.

Vilka handlingar är offentliga?För att en allmän handling ska vara offentlig krävs det att den är fri från sekretessbelagda uppgifter.

En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd. Alla allmänna handlingar som inte innehåller någon sekretessbelagd information är offentliga handlingar. Av olika anledningar kan handlingar vara helt eller delvis sekretessbelagda och det är upp till myndigheten att avgöra huruvida något om-fattas av sekretess.

I enlighet med offentlighets- och sekretess-lagen kan sekretessbelagda handlingar prövas i kammarrätten. I princip kan en handling när som helst sekretessbeläggas, det kan ske både vid upprättandet av handlingen eller vid ett senare tillfälle. Sekretessen gäller för alla inom myndigheten, men även mellan myn-dighetens olika nämnder, förvaltningar, an-ställda, gentemot andra myndigheter och för allmänheten.

Utlämnande av allmänna handlingar och uppgifterKunskap om vad som klassas som en allmän handling är viktig då vi är skyldiga att lämna ut allmänna och offentliga handlingar. Hand-lingar som är allmänna får lämnas ut om de inte innehåller sekretessbelagd information. Allmänna handlingar får inte lämnas ut om de strider mot personuppgiftslagen (PuL).

Den som vill ta del av en allmän handling ska vända sig till den myndighet som förvarar handlingen. Det är i första hand den tjänste-person som ansvarar för handlingen som ska pröva om handlingen ska lämnas ut.

Hur ska man veta om en handling ska lämnas ut? Följande frågor är bra och nödvändiga att ställa:= Är handlingen inkommen hit eller upprättad här? = Förvaras handlingen här? = Är handlingen fri från sekretessbelagd information?

Är svaret ja på frågorna är handlingen allmän och offentlig och ska lämnas ut. Vid osäkerhet om det finns några sekretessbestämmelser ska ansvarig chef kontaktas. Om en handling är delvis hemlig, är man skyldig att täcka över de hemliga delarna och endast visa upp den del som är offentlig.

Utlämnande av en begärd allmän handling är en arbetsuppgift som ska prioriteras då det enligt lag ska ske skyndsamt.

När någons begäran om att få ta del av en all-män handling eller uppgift avslås ska personen/myndigheten informeras om rätten att få ett överklagningsbart beslut. I de fall personen/myndigheten begär ett sådant, får den ett skriftligt beslut av behörig beslutsfattare som sedan går att överklaga. Avslag ska motiveras genom hänvisning till relevanta paragrafer i offentlighets- och sekretesslagen. Rätten att avslå är delegerat till vissa tjänstepersoner.

13

Vid utlämnande av handling= Den som begär en allmän offentlig handling behöver inte tala om sitt namn eller varför personen vill ha handlingen. Bara när det gäller handling med stark sekretess får namn efterfrågas av tjänsteperson.= Den som begär en handling har rätt att läsa den på plats eller få en kopia mot särskild taxa. Det finns ingen skyldighet att lämna ut handlingar i digital form.= Begäran om utlämnade av handling besvaras i regel på samma sätt som den inkom, såvida personen ifråga inte begär något annat. Vissa handlingar får inte lämnas ut i digital form.= Den som nekats en begäran om att få ta del av en handling ska erbjudas ett skriftligt beslut som kan överklagas.

SekretessprövningDet finns flera områden inom den kommunala verksamheten för vilka det råder sekretess. Be-slutet att inte lämna ut en handling är i regel delegerat till en tjänstperson inom förvalt-ningen. Som tjänsteperson är det viktigt att ha goda kunskaper om vad som berörs av sekre-tess.

Står det helt klart att den begärda handlingen inte omfattas av någon sekretess behöver det inte göras någon sekretessprövning. Men i de fall handlingen innehåller sekretessbelagd in-formation är den inte offentlig. I varje enskilt fall, ska det vid begäran att få ut en allmän handling, ske en sekretessprövning. Detta ska ske även i de fall tjänstepersonen är tvek-sam till att utlämna en handling.

Det finns olika typer av sekretess, absolut, stark och svag. Vid absolut sekretess får inga uppgifter lämnas ut annat än till anställda som behöver dem för att kunna utföra sitt ar-bete. Stark sekretess innebär att uppgifterna i de flesta fall ska hållas hemliga medan svag sekretess innebär att uppgifterna vanligen får lämnas ut. Sekretessen är ofta tidsbegränsad och måste prövas i fall till fall.

Begäran av en handling

Är det en allmän handling?

NEJDet är ingen

allmän handling

JA

Är handlingeninkommen eller

upprättad?

Förvaras den hos myndigheten?

JAHandlingen är

allmän

Är handlingen helt fri från sekretess?

JAHandlingen är

offentlig

JA

Får lämnas ut

NEJDet är ingen

allmän handling

NEJDet är ingen

allmän handling

NEJDet är en allmän

handling medhemliga uppgifter

Får inte lämnasut utan att hagenomgått

sekretessprövning

14

En sekretessprövning innebär att myndig-heten ska pröva om uppgifter i handlingen är sekretessbelagd i enlighet med någon be-stämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.

Sekretessprövningen består av flera steg. Vid en prövning ska hänsyn tas till vilken typ av skada som kan uppstå vid utlämnade av en handling.

Om en begärd handling måste genomgå sek-retessprövning får utlämnandet ta längre tid.

Hur lång tid utlämnandet får ta beror på om-fattningen av begäran.

Flödesschema hämtat från SOU 2003:99

UPPGIFT SOM SKA

SEKRETESSPRÖVAS

Är uppgiften sekretessreglerad?

Innebär skadeprövningen attsekretess gäller för uppgiften?

Samtycke eller annat undantag?

Kan uppgiften lämnas ut med förbehåll?

NEJ

NEJ

JA

Uppgiften är offentlig

Uppgiften får/ska lämnas ut


Uppgiften får/ska lämnasut med förbehåll

JA

JA (sekretess)

NEJ

NEJ

Uppgiften får inte lämnas ut(sekretessbelagd uppgift)

Samtycke ellerannat undantag?

JA

NEJ


JA

15

Postöppning ochregistreringI offentlighets- och sekretesslagen finns be-stämmelser om registrering av allmänna handlingar. Enligt huvudregeln ska allmänna handlingar registreras utan dröjsmål:

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra–fjärde styckena. Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behand-ling som är en allmän handling wska hand-lingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Handlingar som inte om-fattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårig-het kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Om det är uppenbart att en allmän hand-ling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.”

Allmänna handlingar ska hanteras skynd-samt. Om en allmän handling ska diarieföras måste det ske snarast, senast inom en dag från att handlingen kom behörig företrädare för kommunen tillhanda. All inkommande post (till exempel traditionell post och e-post) ska därför öppnas och läsas utan dröjsmål. Det innebär normalt samma dag eller senast dagen efter att den kom in till myndigheten.

Registratorn öppnar post ställd till en tjänste-person eller en förtroendevald om de har lämnat fullmakt till registratorn att öppna sådan post. Om en tjänsteperson eller förtro-endevald får post till sig direkt ska den över-lämnas till registratorn. Även post som hör till ett avslutat ärende ska lämnas över till registratorn.

Fullmakt att öppna postTjänstepersoner och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakt som innebär att registra-torn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Anställda ska få information om frågan om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroende-valda – i första hand ledamöter av presidier – ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn eller annan utsedd på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter.

Hantering av e-post vid frånvaroOm du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du se till att någon annan bevakar din e-postbrevlåda så att den personen vid behov kan se till att e-post som ska registreras också blir registrerad.

Om du planerar frånvaro ska du dessutom alltid aktivera frånvarohanteraren i Outlook. Lämna besked om tidpunkten när du åter är i tjänst.

Adressering avgör inte alltid handläggningInnehållet i – inte adresseringen av – hand-lingen avgör vilken instans som ska hand-lägga ärendet. Om en skrivelse till exempel är adresserad till nämnden men uppenbarligen rör en verkställighetsfråga, ska förvaltningen handlägga frågan. Detsamma gäller om en skrivelse är adresserad till kommunstyrelsen, men till exempel handlar om en skola.

Lagring och gallring av handlingarVarje nämnd har en dokumenthanteringsplan. Av planen framgår vilka handlingar som ska gallras, när det ska ske och hur handlingarna ska lagras fram till gallringen. Vissa hand-lingar får gallras direkt när de kommer in till kommunen.

16

Syfte med registreringSyftet med registrering är att hålla ordning på handlingar och övrig information. Allmänna handlingar som är hemliga måste diarieföras enligt offentlighets- och sekretesslagen med undantag för handlingar inom hälso- och sjuk-vården (patientjournaler) samt handlingar i socialtjänstens personakter.

När ska registrering ske?Allmänna handlingar ska registreras samma dag eller senast dagen efter att de upprättats, kommit in eller skickats. Beslut av nämnd ska registreras snarast efter protokollets juste-ring. Annan hantering gäller vid upphandling.

Hur ska registrering ske?Om en handling ska registreras ska följande uppgifter finnas i diariet enligt offentlighets- och sekretesslagen:

= Datum då handlingen kom in eller upp- rättades= Diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen= I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare= I korthet vad handlingen rör (ärende- mening)

Uppgifterna i diariet är offentliga. Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess ska registreras på ett sådant sätt att dessa uppgifter inte avslöjas. Diariet och andra motsvarande register ska kunna an-vändas för att söka ärenden och handlingar under lång tid framåt, i vissa fall så långt som under århundraden.

Var noggrann med hur du namnger ärenden och dokument vid registrering!

Ärendemeningen är ärendets rubrik och ska täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska kort och koncist beskriva vad ärendet

handlar om. Ärendemeningen följer ärendet och ser likadan ut i föredragningslistan, tjänste-skrivelsen och protokollet.

Gör en avvägning mellan ärendemeningens längd och innehåll. Registrera inte slentrian-mässigt handlingens rubrik som ärendeme-ning.

Vem registrerar?Till varje nämnd finns en registrator som är huvudansvarig för diarieföringen och nämn-dens diarium.

Även lokala enheter som skolor, förskolor, ser-vicehus, gruppboenden och fritidsanlägg-ningar ska ha rutiner för registrering och dokumenthantering. De ska också ha en tjänsteperson som ansvarar för att allmänna handlingar hålls ordnande.

Huvudregeln är att registratorn registrerar nya ärenden, samt inkomna och utgående handlingar i pågående ärenden. Handläggare registrerar handlingar som de upprättar i ”sina” ärenden och e-post som ska registreras i ärenden där de är handläggare.

17

Jäv

Den som är jävig får inte delta eller ens när-vara vid handläggningen av ett ärende.

En förtroendevald eller en anställd hos kom-munen är enligt kommunallagen jävig, om= Saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående. = Han eller någon närstående är ställföre- trädare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. = Ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet* som han själv är knuten till.= Han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.= Eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba för- troendet till hans opartiskhet i ärendet.

Enligt förvaltningslagen finns ytterligare en jävsgrund:= Om ärendet har väckts hos myndigheten genom överklagande eller underställning av en annan myndighets beslut eller på grund av tillsyn över en annan myndighet och han tidigare hos den andra myndigheten har deltagit i den slutliga handlägg- ningen av ett ärende som rör saken.

* Avser myndighetsnämndernas lagreglerade tillsynsverksamhet. Den gäller inte beställar-nämndernas egen tillsyn över beställd verk-samhet. Men en förtroendevald kan ändå vara jävig när det gäller t ex beställning av verksamhet som rör dennes egen arbetsplats.Den som tror sig vara jävig ska anmäla det till närmaste chef, som avgör vem som i så fall ska hantera ärendet. Förtroendevald anmäler jäv till ordföranden.

18

Vem gör vad i ärendeprocessen?

AllmäntHanteringen av allmänna handlingar är något som berör varje kommunanställd. Oavsett i vilken funktion eller verksamhet du arbetar kommer du att skapa eller ta emot allmänna handlingar. Du behöver därför ha en generell kunskap om vad en allmän handling är och hur du förväntas hantera information i din yrkesroll.

Utöver hanteringen av allmänna handlingar omfattar ärendeprocessen all form av regist-rering, beredning och handläggning av ett ärende som leder fram till ett beslut. För att ärendeprocessen ska fungera så smi-digt och effektivt som möjligt är det viktigt med ett fungerande samarbete och dialog mellan de roller som redogörs för nedan.

Vad gör en chef?Som nämndansvarig chef har du ansvar för att förbereda nämndssammanträden tillsam-mans med ordförande och nämndsekreterare, samt för att godkänna alla de beslutsunderlag som går vidare till nämnden.

Du har även det övergripande ansvaret att se till att fattade beslut verkställs, följs upp och redovisas tillbaka till det beslutande organet.

Har du rätt att fatta vissa beslut på delegation av din nämnd eller direkt från staten, eller möjlighet att själv delegera vissa beslut vidare, har du då ansvar för att besluten dokumen-teras och återrapporteras på ett korrekt sätt.

Som chef är du ansvarig för den övergripande hanteringen av ärenden och handlingar inom

din förvaltning, avdelning eller grupp. Du ska säkerställa att arbetsprocesserna och de beslutsunderlag som produceras håller god kvalitet. Du ansvarar för att dokument- och ärendehanteringssystemet används, liksom att ärendehandboken följs och att nyanställd personal får introduktion i dessa.

Du har kännedom om aktuella ärenden som din verksamhet är involverad i eller berörs av och ansvarar för att olika ärenden samordnas på en övergripande nivå. Du ansvarar också för att nödvändig återkoppling sker till hand-läggare.

Vad gör en nämndsekreterare?Som sekreterare i en beredning, utskott eller nämnd planerar och samordnar du de ärenden som är anmälda för politisk behandling.

Du sammanställer kallelse och dagordning till sammanträden samt distribuerar möteshand-lingar till nämndens ledamöter och övriga berörda inom angiven tid inför mötet. Du är ansvarig för att upprätta protokoll, att nämn-des beslut anslås, diarieförs och skickas. Vid sammanträdet är du sakkunnig i mötesteknik.

Du är ett stöd till de förtroendevalda och tjänstepersoner inom kommunal- och för-valtningsrättsliga frågor.

Nämndsekreteraren är sakkunnig och rådgi-vande i nämndens ärendeberedning, bidrar till tydliga och kvalitetssäkrade beslutsun-derlag, samt ansvarar för att utveckla ären-deprocessen.

Vad gör en handläggare?En handläggare i ärendeprocessen är ansvarig för att utreda, analysera, bereda och besluta eller ge förslag till beslut i ett ärende. Oavsett om ärendet behandlas i en politisk nämnd eller beslutas på delegation är du som hand-läggare ansvarig för att dokumentera och låta diarieföra all relevant information som leder fram till ett beslut i ärendet.

19

Du skriver i rätt tjänsteskrivelsemall och an-svarar för att innehållet i beslutsunderlag är av sådan hög kvalitet att ärendet utan någon mer omfattande redigering kan hanteras vi-dare inför beslut. Handläggaren ansvarar för att nödvändiga samråd har skett. Det är du som handläggare som har mest kunskap om ditt ärende och som därmed vet vilka under-lag som nämnden behöver för att kunna fatta ett bra beslut. Mängden information i ärendet ska koncentreras liksom mängden handlingar så att nämnden får ett bra beslutsunderlag med relevant material.

Du är också ansvarig för ett besluts genom-förande och oftast dess uppföljning genom återkoppling tillbaka till det beslutande organet.

Det är förstås också viktigt att du respekterar stoppdatum och följer den överenskomna processen för ett ärendes gång. Angivna stopptider finns för att säkerställa en god ärendeberedningsprocess med kvalitetssäk-rade handlingar som kan levereras i tid till de förtroendevalda.

Prata med din nämndsekreterare för aktuella mallar och stoppdatum.

Vad gör en registrator?En registrator är ofta en samordnande ad-ministrativ funktion för sin förvaltning eller verksamhet. Det är inte ovanligt att registra-torn har många andra administrativa arbets-uppgifter förutom att ansvara för diariet och registrering/diarieföring.

Som registrator är du ansvarig för verksam-hetens diarium och för registreringen av all-männa handlingar och ärenden. Du ser till att handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de kan bevaras utifrån arkivlagstiftningen. Du håller helt enkelt god ordning, kontrollerar och be-vakar ärenden utifrån organisationens behov. Förutom att diarieföra ska du som registra-tor utgöra ett stöd till dina kollegor rörande

regler kring offentlighet och sekretess samt hantering av personuppgifter.

Det är viktigt att du som registrator har en god förståelse för hur klassificeringsstrukturer och dokumenthanteringsplaner fungerar och används, såväl som för sökmöjligheter och ingångar till informationen i diariesystemet. För att diariet ska vara användbart måste du ha en dialog och samverkan med andra regi-stratorer inom din förvaltning, såväl som med nämndsekreterare, handläggare och arkivan-svariga.

Vad gör arkivansvarig och arkivredogörare?Formellt är nämnden ansvarig för myndighe-tens hantering av sina allmänna handlingar, men ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av arkivverksamheten ska dele-geras till en särskilt utsedd arkivansvarig. Arkivansvarig ansvarar för vård av arkivet och stöd inom området till din verksamhets medarbetare. Det är du som tillämpar de be-stämmelser och anvisningar som rör arkiv-vård och bevakar att reglementet efterföljs. Du samordnar arkivfrågor på förvaltningen och är Stadsarkivets kontaktperson.

Arkivansvarig har hjälp av arkivredogörare, som ansvarar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En arkivredogörare bör utses per verksamhetsområde/enhet. Som arkivredogörare har du mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och adminis-trativa rutiner. Du ser till att handlingar tas tillvara och arkivläggs och att arkivredo-visningen är aktuell. Det är du som gallrar handlingar och ansvarar för den årliga arkiv-vården i samråd med den arkivansvariga. Du ansvarar också för det praktiska vid leveranser till Stadsarkivet.

20

En digital ärendeberedning

Kommunens ärendeberedning hanteras till största delen digitalt med hjälp av dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Det innebär att W3D3 är ett arbetsredskap för registratorer, nämndsekreterare och hand-läggare men även för politiker. Den digitala ärendehanteringen bygger på att de mallar som finns i W3D3 används, exempelvis används mallen för tjänsteskrivelse när en tjänste-skrivelse ska skrivas fram inför beslut. Mal-larna bidrar till att ge ärendeberedningen inom kommunen ett enhetligt intryck och säkerställa att nödvändiga uppgifter tillförs.

Digitala sammanträdeshandlingarI kommunen distribueras sammanträdes-handlingar digitalt till de förtroendevalda via appen Meetings. Anställda och allmänheten hänvisas till kommunens webbplats för att ta del av sammanträdeshandlingar, kallelser och protokoll.

Den digitala hanteringen gör det särskilt vik-tigt att beakta de bestämmelser som finns i personuppgiftslagen. Enligt offentlighetsprin-cipen har vi dock ingen skyldighet att publi-cera den här typen av informationen på kom-munens webbplats. Detta innebär för oss att personuppgiftslagens regler måste följas. För att underlätta för kommunen har Datain-spektionen tagit fram en checklista som kort sammanfattar några av de viktigaste punk-terna vid webbpublicering av ovan nämnda handlingar. För mer information se:www.datainspektionen.se

I en kommun är varje nämnd personuppgifts-ansvarig för den behandling av personuppgif-ter som sker inom nämndens ansvarsområde. Kontakta personuppgiftssamordnaren på din förvaltning om du har frågor om PuL.

Varje handläggare ansvarar för sina ärenden och att dokumenten är sekretessmarkerade när de innehåller sekretessbelagda uppgifter.

Nämndsekreterarna ansvarar för att kallelser, föredragningslistor, sammanträdeshandlingar och protokoll publiceras på webbplatsen.

21

DEL 2Beredning av ärenden

Registrera ett ärende och relevanta dokument som tillhör ärendetFör att skriva fram ett ärende behöver du ett diarienummer. Om du inte har något diarie-nummer kontaktar du din registrator för ett sådant.

Alla relevanta dokument ska registreras i ärendet varefter de kommer in eller upprättas. Spara arbetsmaterial i form av tjänsteskrivel-ser och utredningar i ärendet. Arbetsmaterial fastställs när dokumenten är färdigställda. Om ett dokument aldrig övergår från att vara arbetsmaterial till att vara ett upprättat doku-ment eller om dokumentet saknar relevans för ärendets förståelse tar du bort dokumentet.

Gör en tidplan och utred ärendetGör en tidplan och ta reda på vid vilket sam-manträde nämnden ska behandla ärendet. Ärendet måste normalt vara klart inom tre till fyra veckor före sammanträdet.

Hör med nämndsekreteraren vilka stoppdatum som gäller på din förvaltning och respektera dessa. Genom att arbeta med framförhåll-ning bidrar du till att säkerställa en hög kva-litet i ärendeberedningen.

Du kanske måste kontakta och samråda med andra förvaltningar, kollegor eller externa organ i ett remissförfarande. Men tänk på att även de behöver tid på sig i ärendet!

I kommunen tillämpas den så kallade ettans princip som innebär att en handläggare eller en nämnd får huvudansvaret för beredningen av ett ärende. Den har då ansvar att samråda med dem som berörs av ärendet, inom och utanför den egna organisationen och därefter skriva fram förslag till beslut. Denna princip innebär att kontoret kan lämna likalydande/samordnade beslutsförslag till flera nämnder som berörs av ett ärende.

Vad gäller vid myndighetsutövningVid myndighetsutövning gäller särskilda regler. När ett ärende handlar om myndighetsut-övning ska du alltid redogöra för hur den som är berörd av ärendet (en sökande, klagande eller annan part) har underrättats om inne-hållet i förslaget och getts möjlighet att yttra sig.

Det är viktigt att varje förvaltning har rutiner för en korrekt hantering av ärenden som är specifika för den förvaltningen och nämnden.

22

Vad innebär delegationsbeslut?Delegering innebär att nämnden ger en dele-gat i uppdrag att på nämndens vägnar fatta beslut i vissa ärenden. Syftet med delegering är att de förtroendevalda ska kunna avlastas rutinärenden och få mer tid för övergripande frågor. Nämnden kan när som helst återkalla givna delegationer. Däremot kan delegations-beslut aldrig överprövas av nämnden.

I delegationsordningen framgår till vem nämn-den har delegerat beslutanderätten för vissa ärenden. En nämnd kan delegera till ett ut-skott, till en ledamot eller ersättare i nämnden samt till en tjänsteperson att fatta beslut på nämndens vägnar. Ett delegationsbeslut måste dokumenteras skriftligt.

I vissa fall kan det vara viktigt med snabba beslut. Det finns därför en regel i kommu-nallagen om delegering till ordföranden eller annan ledamot vid brådskande fall. I W3D3 finns en särskild mall för ordförandebeslut.

Delegationsbeslut ska anmälas till nämnden. I och med att ett beslut anmälts till nämnden och anslagits börjar besvärstiden att löpa, det vill säga den tidsperiod då en medborgare eller den beslutet berör har möjlighet att över-klaga beslutet genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär. Om beslutet aldrig anmäls kan alltså beslutet prövas och eventuella åtgärder åläggas nämnden i evinnerlig tid. Ärendet kan avslutas i diariet när prövnings-tiden gått ut, det vill säga tre veckor efter att protokollet anslagits.

Beslutsunderlag

Beslutsunderlag är demokratiskt viktiga doku-ment där du som handläggare använder din fackkunskap för att på ett sakligt sätt sam-manfatta ett ärende så att politiken kan fatta beslut på goda grunder. Vi uppfyller då reger-ingsformens krav på saklighet och objektivitet.

Tjänsteskrivelser till nämndBeslutsunderlaget till nämnden består av en Tjänsteskrivelse med eventuella tillhörande bilagor. Bilagor kan exempelvis vara förslag till avtal, PM, rapporter, regler och policyer med mera.

När du ska skriva en tjänsteskrivelse använ-der du de mallar som finns i W3D3. Ska ären-det direkt till en nämnd används den mallen. Ska ett ärende vidare från en nämnd till kommunstyrelsen och eventuellt kommun-fullmäktige används en särskild mall för denna beslutsgång. Om ärendet avser myndighets-utövning används den mall som finns med beslutsmotivering. För att komma åt en tjänste-skrivelsemall krävs ett diarienummer till det ärende du ska skriva fram. Diarienumret får du av din registrator.

Ärendeberedningen ska resultera i handlingar som belyser ärendet allsidigt, är klart och enkelt skrivna, innehåller ett tydligt förslag till beslut, en sammanfattning och nödvändig utredning.

Tänk på det här när du skriver en tjänste-skrivelse:= Skriv objektivt och sakligt.= Skriv klart och enkelt. Utgå från Linköpings kommuns skrivhandbok. = Tänk på läsaren – begränsa och koncentrera informationen. Ta ställning till vilken information som är relevant att ha med i varje unik tjänsteskrivelse.

23

= Undvik om möjligt att skriva personnamn på privatpersoner i tjänsteskrivelsen.= Följ de anvisningar som framgår av mallen för tjänsteskrivelsen och ta hjälp av dess stödtexter.= Korrekturläs tjänsteskrivelsen och använd rättstavningsprogrammet i Word.= Är ärendet ett politiskt styrdokument följ Riktlinjer för politiska styrdokument som finns i Linköpings kommun med tillhörande tillämpningsanvisningar.= Meddela din nämndsekreterare att ärendet är klart för vidare hantering.= Tjänsteskrivelsen med eventuella till- hörande bilagor ska granskas av berörda tjänstepersoner och slutligen godkännas av kontors-, avdelnings- eller förvaltnings- chefen beroende på intern arbetsordning.

Kvalitetssäkring och god-kännande av beslutsunderlagPå förvaltningarna finns granskningsprocesser som har till syfte att kvalitetssäkra de besluts-underlag som ska behandlas av nämnder och styrelser.

Inom kommunledningskontoret finns en om-fattande granskningsprocess som en kvali-tetssäkring av de beslutsunderlag som ska behandlas av kommunstyrelsen och kommun-fullmäktige.

Gula flodenGranskningen av ett ärende inför beslut inleds av kommunstyrelsens sekretariat som kon-trollerar tidplan och granskar att formalia är uppfyllda, så som exempelvis samråd, rubrik och beslutsformuleringar. Därefter fortsätter granskningen av direktörer i kommundirek-törens stab. I de fall invändningar framkommer skickas beslutsunderlaget tillbaka till hand-läggaren med anvisningar om förändringar. Beslutsunderlaget godkänns slutligen av kom-mundirektören innan det behandlas politiskt. Denna process brukar omnämnas ”Gula floden”.

Gröna flodenMotsvarande granskningsprocess finns för de beslutsunderlag som ska behandlas i nämnd innan avgörande i kommunstyrelsen och even-tuellt kommunfullmäktige. Innan kommun-styrelsens sekretariat lämnar ett beslutsun-derlag vidare för ytterligare granskning och godkännande ska underlaget vara godkänt av nämndansvarig chef. I de fall invändningar framkommer skickas beslutsunderlaget till-baka till nämndsekreteraren med anvisningar om förändringar. Beslutsunderlaget godkänns slutligen av kommundirektören innan det be-handlas av nämnden. Denna process brukar omnämnas ”Gröna floden”.

Fråga din nämndsekreterare om du är osäker på handhavandet kring att skriva fram ett ärende till en nämnd!

24

Att svara på remisser och lämna yttranden

Det är i regel kommunstyrelsen som lämnar yttranden. I dessa fall skickar kommunsty-relsens diarium en remiss för yttrande och kommunstyrelsen förväntar sig ett yttrande-förslag inom den tid som anges på remissen.

I vissa fall kan nämnden själv lämna yttranden. I de fallen skickar kommunstyrelsens diarium en remiss för handläggning, vilket innebär att kommunstyrelsen inte förväntar sig få tillbaka ärendet och remissinstansen får själv avgöra hur ärendet ska hanteras och lämna ett yttrande när så ska ske.

Det är kommunstyrelsens ärendeberedning som avgör vilken nämnd som ska yttra sig och om remissen skickas för yttrande eller handläggning. Nämndernas reglementen ger en god vägledning, men om inte det räcker ska förvaltningarna föra en dialog inför re-mitteringen.

Av det följebrev som kommer med remissen från kommunstyrelsens diarium framgår om remissen skickas för yttrande eller handlägg-ning, det vill säga för x-nämnden att ta ställ-ning till.

Om det bedöms att flera nämnder ska yttra sig gemensamt utser kommunstyrelsens ärende-beredning en nämnd som huvudansvarig, det vi kallar ettans princip. Den utpekade nämn-den har då ansvar att samråda med dem som berörs av ärendet och därefter skriva förslag till yttrande.

Huvudregeln är att kommunen yttrar sig en-dast en gång till det externa organet. Det finns dock undantag som exempelvis när länssty-relsen vill att både bygg- och miljönämnden och kommunstyrelsen yttrar sig.

Så handlägger vi yttranden över externa remisser= Skriv en tjänsteskrivelse och ett separat yttrande. Använd mall för tjänsteskrivelse och en särskild mall för yttrande som finns i W3D3.= Inled ett omfattande yttrande med en kort sammanfattning, gärna i punktform. Återge inte remissens förslag i onödan i yttrandet. = Skriv en kort sammanfattning av yttrandet och kommunens ställningstagande i tjänste- skrivelsen.

Beslutsatsen i tjänsteskrivelsen lyder:

1. Yttrande lämnas enligt X-kontorets/för-valtningens förslag.

När nämnden har fått en remiss för hand-läggning skriver ordföranden under yttran-det efter nämndens behandling. Nämndens registrator ser till att yttrandet skickas till berörd myndighet enligt remissinsansens anvisningar.

När nämnden har fått en remiss för yttrande, där yttrande ska lämnas av kommunstyrelsen, ser kommunstyrelsens diarium till att yttran-det skickas till berörd myndighet. I det fall nämnden har fått en remiss för handläggning är det nämnden själv som, via registrator, ser till att yttrandet skickas till berörd myndighet.

Yttrandet skickas enligt remissinstansens an-visningar.

25

Svar på motioner

Ärenden i kommunfullmäktig får enligt kom-munallagen bland annat väckas av en leda-mot genom en motion. En motion ska vara skriftlig och väcks genom att den ges in till kommunledningskontoret. Motionen diarie-förs i kommunstyrelsens diarium. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.

Så handlägger vi motionerEn motion måste först anmälas i kommun-fullmäktige som sedan överlämnar den till kommunstyrelsen för beredning, som i sin tur remitterar motionen till det eller de organ som berörs av förslaget i motionen. Så här går det till:= En handläggare på den berörda förvalt- ningen skriver en tjänsteskrivelse med förvaltningens förslag till svar.= Tjänsteskrivelsen med tillhörande underlag granskas i gula eller gröna floden och godkäns av kommundirektören innan nämnden behandlar ärendet.= Nämnden behandlar ärendet och förvalt- ningens förslag.= Nämndsekreteraren ansvarar för att beslutet skickas till kommunstyrelsen.= Kommunstyrelsen behandlar ärendet.= Kommunfullmäktige är sista beslutande instans och därmed den som bifaller, avslår eller besvarar motionen.

Svar på motioner ska utformas som andra tjänsteskrivelser med beslutsförslag till nämnd.

Det ska framgå av tjänsteskrivelsen om för-valtningen föreslår att kommunfullmäktige ska bifalla, avslå eller besvara motionen. En nämnd kan inte bifalla, avslå eller besvara en motion, det är bara kommunfullmäktige som kan det.

Bifalla, avslå eller besvara en motion?Om motionären föreslår att något ska utredas, föreslå bara bifall eller avslag på förslaget till utredning. Utred inte innan kommunfull-mäktige har bifallit motionen och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden.

Undvik att slentrianmässigt föreslå motioner som besvarade. ”Besvarad” används i huvud-sak om det redan är genomfört. Samma gäller om förslaget är under utredning eller om nämn-den instämmer i förslagets intention men det inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Undvik alltid att föreslå en motion besvarad med hänvisning till kontorets yttrande. Skriv istället ut motiveringen till varför det föreslås besvaras i beslutet. Det blir tydligare, även om det kan kännas långt.

Om en motion innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa avslås. I de fall en motion föreslås bifallas ska en beslut-sats om uppdrag att verkställa motionens för-slag finnas med. Skriv dessutom en beslutsats om hur motionsvaret ska följas upp.

Svar inom sex månaderEnligt kommunallagen bör motioner behandlas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom ett år från att motionen väcktes. Inom kommunen ser vi dock helst att beslut kan fattas inom sex månader.

Två gånger per år, i februari och augusti, ska en förteckning över motioner som är äldre än ett år och inte är slutbehandlade redovisas i kommunfullmäktige. Det ska framgå vilka motionerna är, vilken remissinstansen är, motivering till varför svar dröjt samt när kom-munfullmäktige kan förväntas få motionen för behandling. Kommunstyrelsens kansli an-svarar för att redovisning görs, men varje nämndsekreterare ska inkomma med upp-gifter för sin nämnds obesvarade motioner.

Se exempel på sidan 33.

26

Svar på medborgarförslag

Kommunfullmäktige avskaffade medborgar-förslag från och med den 1 februari 2016. Medborgarförslag har istället ersatts av ”Lin-köpingsförslaget” (e-förslag). Däremot är vi skyldiga att hantera de medborgarförslag som inkommit till och med den 1 februari enligt ordinarie rutiner.

Vem som helst som är folkbokförd i kommunen kan väcka ett medborgarförslag i kommun-fullmäktige som beslutar om vem som ska besvara förslaget. Ibland är det kommunfull-mäktige som besvarar förslaget, men oftast delegeras beslutanderätten till en nämnd.

Så handlägger vi medborgarförslagEnligt kommunallagen bör medborgarförslag behandlas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att medborgarför-slaget inkom till kommunen.

Om kommunfullmäktige ska besvara med-borgarförslaget kan en nämnd, precis som vid beredningen av motioner, få förslaget på remiss. Då bereds svaret på samma sätt som motionssvar.

I flertalet fall delegeras dock ett medborgar-förslag till en nämnd för beslut. I dessa fall gäller följande utöver den vanliga ärendebe-redningen:= Det ska framgå av tjänsteskrivelsen om förvaltningen föreslår att medborgarför- slaget ska bifallas, avslås eller besvaras – motsvarande beredning av motioner.= Förslagsställaren ska bjudas in till det sammanträde då nämnden behandlar ärendet slutgiltigt.= Skicka beslutet till förslagsställaren.= Skicka beslutet till kommunfullmäktige för kännedom.


27

Svar på Linköpings-förslag (e-förslag)

Ett Linköpingsförslag är ett förslag från all-mänheten till kommunen som visas på webb-platsen, linkoping.se, där det sedan kan stöd-jas och kommenteras av andra personer. Alla har möjlighet att lämna ett Linköpingsförslag liksom att rösta och lämna kommentarer. Linköpingsförslaget är ett dialogverktyg som bygger på principerna för e-förslag.

Linköpingsförslag som efter 60 dagar fått 100 röster eller fler överlämnas till ansvarig för-valtning eller nämnd för handläggning och ställningstagande. Förslag som fått färre än 100 röster lämnas utan åtgärd, men de förtro-endevalda har möjlighet att även föra dessa vidare i processen.

Så handlägger vi Linköpingsförslag När ett Linköpingsförslaget lämnats över till ansvarig förvaltning är det upp till varje förvaltning att bestämma hur förslaget ska handläggas och om det är tjänstemän, nämn-dens presidium eller nämnden som ska ta ställning till eller besluta om förslaget.

KontaktpersonVarje förvaltning ska ha en utsedd kontakt-person som bland annat ska se till att kom-munstyrelsens diarium får information om:= vad som händer med ett överlämnat för- slag, till exempel att handläggare är utsedd, eller att det blivit anmält till kontors- beredning eller presidium och så vidare.= vilket det slutgiltiga ställningstagandet eller beslutet blev. Detta ska vara lättläst, bestå av max 1000 tecken med blanksteg och utformat så att kommunstyrelsens diarium kan publicera det ihop med för- slaget på webbsidan. Det ska också framgå om förslaget blivit bifallet, avslaget eller noterat.

Om beslut ska fattas av nämndenOm ett Linköpingsförslag ska beslutas av nämnden ska en tjänsteskrivelse tas fram där det tydligt framgår om förvaltningen föreslår att Linköpingsförslaget ska bifallas, avslås eller noteras.

Beslutet behöver inte skickas till förslagsstäl-laren och inte heller till kommunfullmäktige för kännedom.


28

Uppföljning och utvärdering

Ett politiskt beslut innebär ofta att någon form av åtgärd ska utföras. Tydliga och väldispone-rade beslutsunderlag är en förutsättning för att beslut ska kunna fattas, genomföras, följas upp och granskas i kommunen.

Mallen för tjänsteskrivelse innehåller rubri-ken Uppföljning och Utvärdering. Vid upp-följning kontrolleras att beslutet är verkställt. En utvärdering är en granskning av beslutets konsekvenser. Att ett beslut ska följas upp

eller utvärderas framgår med fördel redan i beslutssatser. Ange tidpunkt för beräknad återrapportering och i vilken form återrappor-teringen ska ske. Detta för att i större ut-sträckning säkerställa verkställigheten och korta handläggningstiderna. Det blir då enkla-re att bevaka och se till att uppföljningen eller utvärderingen genomförs inom angiven tid.

Vid beslut om uppföljning eller utvärdering ska detta diarieföras som ett nytt ärende i W3D3. Tänk på att hänvisa till det beslut då uppdraget gavs.

Prata med din nämndsekreterare eller registra-tor om hur du använder W3D3 för att bevaka dina uppföljningar!

29

Överklagande av beslut

Beslut som överklagas enligt kommunallagen

Beslut fattade av kommunfullmäktige eller nämnd, där det inte finns föreskrifter i sär-skild lag eller författning om överklagande, kan med vissa undantag prövas genom så kallad laglighetsprövning. Om det i lag eller annan författning finns särskilda föreskrifter om överklagande gäller i stället de reglerna. Sådana ärenden överklagas istället genom så kallat förvaltningsbesvär.

Beslut som är av rent förberedande art kan inte överklagas. Detta gäller till exempel ärenden som bereds i kommunstyrelsen inför beslut i kommunfullmäktige.

Den som är folkbokförd i kommunen, äger fastighet i kommunen eller är taxerad för kommunalskatt där får överklaga kommu-nens beslut. Den klagande måste inom tre veckor, efter att protokollet anslagits, lämna en skrivelse till förvaltningsrätten.

Bifaller domstolen överklagandet upphävs be-slutet. Prövningen innebär att beslutets lag-lighet och inte dess lämplighet prövas. Under prövningsprocessens gång kan kommunfull-mäktige eller nämnd som regel fatta ett nytt beslut i det överklagade ärendet. Domstolen kan inte ändra det överklagade beslutet, bara upphäva det.

Beslut som kan överklagas enligt förvaltningslagenBeslut i ärenden som handläggs med stöd av speciallagar kan till stor del överklagas enligt förvaltningslagens regler. Överklagande sker

då genom så kallat förvaltningsbesvär. Om det protokollförda beslutet kan överklagas enligt förvaltningslagen och om det går part emot, ska underrättelse lämnas om hur be-slutet kan överklagas (detta kan framgå i pro-tokollet). Rätt att klaga på beslut enligt för-valtningslagen har den som beslutet angår, det vill säga är part i ärendet.

En skrivelse ska vara den nämnd som fattat det överklagande beslutet tillhanda senast inom tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Har skrivelsen inkommit till den beslutande nämnden för sent, ska nämnden avvisa överklagandet, om inte nämnden beslutar att ompröva sitt beslut.

Om nämnden inte avvisar överklagandet, eller inte ändrar beslutet, ska nämnden överlämna samtliga handlingar i ärendet till den myn-dighet som ska pröva överklagandet, till ex-empel mark- och miljödomstolen. Allmänna kravet i 7 § förvaltningslagen om skyndsam handläggning gäller.

Den myndighet som prövar överklagandet kan enligt förvaltningslagen ändra det över-klagade beslutet, i motsats till vad som gäller när beslut överklagas enligt kommunallagen.

30

UtbildningsförvaltningenKalle Karlsson

Tjänsteskrivelse 1 (3)

2016-02-10 Dnr BOU 2016-1Dnr KS 2016-1

Förslag till barn och ungdomsnämndens beslut1. Skriv förslag till beslut här.2. Skriv förslag till beslut här.

Förslag till kommunstyrelsens beslut1. Skriv förslag till beslut här.2. Skriv förslag till beslut här.

Förslag till kommunfullmäktiges beslut1. Skriv förslag till beslut här.2. Skriv förslag till beslut här.

ÄrendeDen text som skrivs här hämtas med automatik till protokollet. Texten bör därför vara max en halv sida och ska på ett enkelt sätt sammanfatta och förklara vad ärendet handlar om, samt redogöra för åtgärder och vilket beslut som förvaltningen föreslår att nämnden ska fatta. Längre och mer ingående förklaringar skrivs under rubriken Bakgrund.

Undvik facktermer, använd inte förkortningar och tänk på att namn på nämnder och för-valtningar skrivs med liten bokstav först.

Försök att i möjligaste mån undvika namn på tjänstemän eller privatpersoner i tjänste-skrivelsen. Om en tjänsteman måste nämnas skriv titeln och använd förslagsställaren, sökanden, klaganden eller vad som är passande i sammanhanget istället för namnet på en privatperson.

Tjänsteskrivelsen är ett demokratiskt viktigt dokument där du som handläggare använder din kunskap för att på ett sakligt sätt sammanfatta ett ärende så att politiken kan fatta beslut på goda grunder.

Tjänsteskrivelse till nämnd-KS-KF

Beslutsunderlag:Tjänsteskrivelse till nämnd-KS-KF

31

2 (3)2016-02-10

BakgrundHär kan handläggaren om behov finns mer utförligt redogöra för ärendets uppkomst, för-djupa problemställningen samt redogöra för den egna kommunens och eventuellt andra in-tressanta organs ställningstaganden i dylika fall. Handläggaren kan även redogöra för hur ärendet beretts och till exempel vilka som ingått i en eventuell styrgrupp, arbetsgrupp eller liknande.

Ekonomiska konsekvenserHär skriver du vilka ekonomiska konsekvenser ärendet medför så som resursbehov, anger eventuella kalkyler samt hur finansiering ska ske.

Kommunala målVilka av kommunfullmäktiges eller nämndernas mål och styrande dokument kan ärendet relateras till eller bidra till att förverkliga? Många beslut tas som en del i att uppfylla ett mål om till exempel ett koldioxidneutralt Linköping. Det är inte alla ärendetyper som kan kopplas ihop med till ett mål eller styrdokument.

Är ärendet initierat på grund av lagstiftning ska det anges här.

JämställdhetI de ärenden där det är möjligt att göra en jämställdhetsanalys, det vill säga hur beslutet påverkar kvinnor och män från olika grupper i samhället ska det göras. Viktigt här är att det framgår hur påverkan ser ut, inte bara skriva att det får en påverkan.

SamrådOm kontoret under ärendets beredning har samrått med andra kontor, nämnder, bolag eller andra eventuella intressenter ska det framgå här. I praktiken innebär det att det är samråd med personer eller funktioner utanför den egna nämndens verksamhetsområde man redogör för. Det ska också framgå hur de berörda ställde sig till förslaget och om eventuella syn-punkter har beaktats eller inte.

Linköpings kommunDnr BOU 2016-1Dnr KS 2016-1

32

3 (3)2016-02-10

Obligatoriskt samrådUnder året medges nämnderna tilläggsanslag som ska finansieras med resursmedel eller ianspråktagande av markering. Normalt fattas inte beslut om tilläggsanslag löpande utan de samlas ihop och behandlas av kommunstyrelsen vid två tillfällen per år, i samband med delårsrapporterna per den 30 april och 31 augusti.

Vid begäran om tilläggsanslag ska följande framgå under rubriken Samråd: - Synpunkter från förvaltningens ekonomichef - Skrivningen: ”Kommunledningskontorets ekonomiavdelning kommer att sammanställa alla nämnders framställningar om tilläggsanslag och därför samråds inte respektive äskande” (Formuleringar med mera ska dock stämmas av med kommunledningskontorets ekonomi-avdelning)

Ärenden om tilläggsanslag som är mycket brådskande och därför inte kan behandlas vid något av de två tillfällen då tilläggsanslagen samlas ihop ska samrådas med kommunled-ningskontorets ekonomiavdelning.

Ärenden som berör taxor och avgifter ska alltid samrådas med juristerna på kommunled-ningskontoret.

Synpunkter från juristerna gällande rättsäkerhet och legalitet ska också framgå här.

Uppföljning och utvärderingOm beslutet ska följas upp eller utvärderas ska det framgå av beslutspunkterna samt när det ska ske. Redogör för hur det ska ske under denna rubrik.

Kommunledningskontorets helhetsbedömningEndast för kommundirektören.

Information och förhandling enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivetOm ärendet har medfört information enligt 19 § och i förekommande fall beslut enligt 11 § MBL ska det framgå under denna rubrik.

Om MBL-information eller förhandling inte är aktuell skriv: MBL-information eller för-handling är inte påkallad.

Kommunledningskontoret Utbildningsförvaltningen

Kommundirektörens namn Förvaltningschefens namn


Beslutet skickas till:De som är berörda av förslaget eller ska hantera det vidare till exempel kommun-styrelsen

33

UtbildningsförvaltningenKalle Karlsson


2016-02-10 Dnr BOU 2016-1Dnr KS 2016-1

Så här skriver du när en motion föreslås avslås.

Förslag till barn- och ungdomsnämndens beslut1. Utbildningsförvaltningens förslag tillstyrks.

Förslag till kommunstyrelsens beslut1. Utbildningsförvaltningens förslag tillstyrks.

Förslag till kommunfullmäktiges beslut1. Motionen avslås.

I de fall en motion föreslås bifallas ska även en beslutssats om uppdrag att verk-ställa motionen finnas med. Skriv dessutom en beslutssats om hur motionens verk-ställighet ska följas upp. Skriv då förslagsvis så här:



Förslag till kommunfullmäktiges beslut1. Motionen bifalls.2. Barn- och ungdomsnämnden får i uppdrag att verkställa motionens förslag.3. Uppföljning ska ske i samband med…/alternativt uppföljning ska ske till nämnden senast….

…, svar på motion (X)

Barn- och ungdomsnämnden

34

2 (2)2016-02-10

När en motion föreslås besvaras skriv förslagsvis enligt nedan. Observera att ”be-svarad” i huvudsak bör användas om motionens förslag redan är genomfört, är under utredning eller om nämnden instämmer med motionens intention förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet.

Undvik särskilt att besvara en motion med hänvisning till kontorets yttrande. Skriv istället ut anledningen till varför motionen föreslås besvaras i själva beslutet, även om det kan kännas långt. Tänk på att beslutet ska vara begripligt för alla!



Förslag till kommunfullmäktiges beslut1. Motionen besvaras med hänvisning till att förslaget är under pågående utredning.

Härefter tar den ordinarie mallen för tjänsteskrivelse vid.


Beslutet skickas till:MotionärenBarn- och ungdomsnämnden

35

Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningenAnna Andersson


2016-02-10 Dnr SBN 2016-1

I de flesta fall får en nämnd ett medborgarförslag på delegation. Skriv då så här:

Förslag till samhällsbyggnadsnämndens beslut1. Medborgarförslaget avslås.2. Beslutet överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom.

I de fall ett medborgarförslag föreslås bifallas ska även en beslutssats om uppdrag att verkställa medborgarförslaget finnas med. Skriv vid behov en beslutssats om hur medborgarförslagets verkställighet ska följas upp. Skriv då förslagsvis så här:

Förslag till samhällsbyggnadsnämndens beslut1. Medborgarförslaget bifalls.2. Teknik- och samhällsbyggnadskontoret får i uppdrag att verkställa förslaget.3. Uppföljning ska ske i samband med…/alternativt uppföljning ska ske till nämnden senast…4. Beslutet överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom.

När ett medborgarförslag föreslås besvaras skriv förslagsvis enligt nedan. Obser-vera att ”besvarad” i huvudsak bör användas om förslaget redan är genomfört, är under utredning eller om nämnden instämmer med förslagets intention men inte kan bifallas och verkställas i sin helhet.

Undvik särskilt att besvara ett medborgarförslag med hänvisning till kontorets ytt-rande. Skriv istället ut anledningen till varför förslaget föreslås besvaras i själva beslutet, även om det kan kännas långt. Tänk på att beslutet ska vara begripligt för alla!

Förslag till samhällsbyggnadsnämndens beslut1. Medborgarförslaget besvaras med hänvisning till att förslaget redan är genomfört.2. Beslutet överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom.


…, svar på medborgarförslag

Samhällsbyggnadsnämnden

Beslutet skickas till:FörslagsställarenTeknik- och samhällsbyggnadskontoretKommunfullmäktige

36

Kultur- och fritidsförvaltningenAnna Andersson


2016-02-10 Dnr KOF 2016-1

När ett Linköpingsförslag lämnats över till ansvarig förvaltning är det upp till varje förvaltning att bestämma hur förslaget ska handläggas och om det är en tjänsteman, nämndens presidium eller nämnden som ska ta ställning till eller besluta om förslaget.

Om ett Linköpingsförslag är av den karaktären att det ska beslutas i nämnd ska en tjänsteskrivelse tas fram med förslag om att bifalla, avslå eller notera förslaget.

I de fall ett Linköpingsförslag föreslås bifallas ska en beslutssats om uppdrag att verkställa förslaget finnas med. Skriv dessutom en beslutssats om hur verkställig-heten ska följas upp. Exempelvis så här:

Förslag till kultur- och fritidsnämndens beslut1. Linköpingsförslaget bifalls.2. Kultur- och fritidskontoret får i uppdrag att verkställa förslaget.3. Uppföljning ska ske i samband med…/alternativt uppföljning ska ske till nämnden senast…

Om förslaget till beslut är att avslå Linköpingsförslaget skriv enligt följande:

Förslag till kultur- och fritidsnämndens beslut1. Linköpingsförslaget avslås.

Om förslaget till beslut är att notera Linköpingsförslaget så överväg om det verkligen är nämnden som ska lämna svaret!

I sådant fall skriv förslagsvis enligt nedan. Observera att ”noteras” i huvudsak bör användas om förslaget redan är genomfört, är under utredning eller om nämnden instämmer med förslagsställarens intention men inte kan bifalla och verkställa för-slaget i sin helhet.

Undvik särskilt att notera Linköpingsförslag med hänvisning till kontorets yttrande. Skriv istället ut anledningen till varför förslaget föreslås noteras i själva beslutet, även om det kan kännas långt. Tänk på att beslutet ska vara begripligt för alla!

Förslag till kultur- och fritidsnämndens beslut1. Linköpingsförslaget noteras i och med att förslaget redan är genomfört.


…, svar på Linköpingsförslag

Kultur- och fritidsnämnden

Beslutet skickas till:Kultur- och fritidskontoret

37

Kommunstyrelsen

YTTRANDE 1 (1)

2016-03-15 Dnr KS 2016-XXX

Skriv yttrandet här...

I det fall ett yttrande är väldigt omfattande skrivs med fördel en inledande sammanfattning

För Linköpings kommun

Skriv in ordförandes namnKommunstyrelsens ordförande

Yttrande över...

Remissinstans och dess adress

Kopia till:beredande nämnd

38

Kommunstyrelsen

Delegationsbeslut 1 (1)

2016-03-15 Dnr KS 2016-XXX

ÄrendeEn beskrivning av ärendet

Alt. 1Delegationsbeslutet fattas med stöd av kommunstyrelsens delegationsordning för delegering av beslut i brådskande ärenden, enligt kommunallagen 6 kap. 36 §.

BeslutI egenskap av kommunstyrelsens ordförande fattar jag härmed följande beslut:

1. …

......................................................................Skriv in ordförandes namnKommunstyrelsens ordförandeLinköpings kommun

Delegationsbeslut – …

39

Anteckningar

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

40

Linköpings kommunKommunledningskontoretlinkoping.se

linköpings kommuns ärendehandbok - linkoping.se · 2 inledning dagligen fattas beslut i...

Documents