Beställning kort guide

Beställa från katalog

Gå till varukorg

Högst upp till vänster finns urvalsfunktioner och mallar och under dessa finns produktgruppsträdet. Är en produktgrupp indelad i undernivåer är pilen före blå annars är den röd.

Rubrikerna i produktkatalogen kan redigeras genom att man högerklickar på rubrikerna och får lista på urvalsmöjligheter. Rubriken ranking visar om avtalet är rangordnat, men om det står 9 i ranking innebär det att avtalet har förnyad konkurrensutsättning, har fördelningsnyckel mm. Då måste man gå till avtalsdatabasen för att läsa hur man ska beställa från avtalet.

När man klickar på varukorgen hamnar produkten i varukorgen nedanför produktkatalogen. Vill man kan man skriva in antalet man vill beställa i antalskolumnen innan man trycker på varukorgsknappen. Det går också att redigera antal när artikeln ligger i varukorgen. Det går att ta bort en artikel eller rensa hela varukorgen genom att klicka på önskad soptunna. När man har lagt i alla artiklar man vill klickar man nästa för att ange leveransadress, kontering mm.

Under notering anger man namn på beställningen om man vill. Önskat leveransdatum och leveransadress är obligatoriska uppgifter. Cirkulation anger hur en beställning cirkuleras för attest. Om man klickar på förstoringsglaset kan man ändra cirkulationen (beskrivs ytterligare nedan). Brådskande beställning och meddelande till attestant är noteringar som attestanten ser i sin inkorg se nästa bild.

Attestantens inkorg

Ändra cirkulation på en beställning

När man klickar på förstoringsglaset får man tre val

1. Egna favoriter 2. Alla andra cirkulationsmallar 3. Alla tillgängliga personer

Högerklickar man på rubrikerna kan man dessutom filtrera.

Ett tips är att gå in och lägga upp sig själv som favorit. Återkommer senare till varför.

Kontering av beställning

Därefter ska beställningen konteras. Det enda fält som Alltid måste konteras är AKT.

På alla fält finns hjälpfunktioner. Ställ dig i det fält du vill ha hjälp med och tryck på förstoringsglaset

Här finns valen Favoriter, Sök och Bläddra. Om du har lagt upp egna favoriter återfinns de här. Bläddra finns alla aktiva AKT. Under Sök kan man om man vill hitta rätt aktivitet först söka efter KST och drilla sig ner. När jag klickar på KST 10002 får jag upp de AKT som ligger under det KST.

När hela konteringen är ifylld så tryck på Skapa

Nu skickas din beställning till den som står på tur enligt den cirkulation som valts. Om man behöver göra justeringar i konteringen t ex att dela konteringsrader mellan flera aktiviteter kan det vara klokt att innan dess välja sig själv för cirkulering, korrigera konteringen och därefter cirkulera för attest. Har man lagt upp sig själv som favorit er det ett snabbt handgrepp att ändra.

Beställning via leverantörs webshop (s.k. punch out)

1. Välj Extern webshop under huvudrubrik Inköp och underrubrik Beställ.

2. Välj aktuell leverantör.

3. Välj OK!

4. Leverantörens webshop öppnas i nytt fönster! Beställ aktuella varor.

5. Beställ varor och lägg i leverantörens varukorg.

6. Gå till leverantörens varukorg och välj skicka order/återvänd till inköpssystem

7. Bekräftelse på att varorna är ’mottagna’ i Raindance. Välj ’Close window’

8. Tillbaka i Raindance fylls obligatoriska uppgifter i. Välj därefter ’Skapa’

9. Beställningen är skickad till attestant för attest.

10. Kom ihåg att leveranskvittera varorna när de kommit!

Fritext formulär – kopplat till ramavtalsleverantör

När en ramavtalsleverantör saknar möjlighet att ha en inläst katalog eller inte har en egen webbutik kan fritext-formulär kopplas till leverantören. Exempel busstjänster.

Gå in under INKÖP – BESTÄLL – FRITEXT

Välj leverantör:

Fyll i Beställningsinformationen:

Notering: Din egen märkning på ordern

Önskat leveransdatum: Datum då du vill ha leveransen

Cirkulation: Ändras om beställningen gäller ett annat kostnadsställe än ditt förvalda

Meddelande attest: Möjlighet att skicka ett meddelande till attestanten

Leveransadress: Välj din vanliga leveransadress

Fyll i Konteringsförslag:

Mall: Ändras enbart om ett annat kostnadsställe ska väljas

Fyll i AKT: Fyll i aktiviteten som ska belastas

Tryck på Skapa Rad

Ett nytt fönster öppnas:

Välj produktgrupp

Fyll i det priset du har kommit överens med bussbolaget om.

Välj vilket formulär som ska användas och tryck på öppna.

Fyll i de uppgifter som ska skickas med till bussbolaget.

Tryck på Skapa ny bilaga.

Nu är du tillbaka på föregående sida.

Tryck på – Lägg i varukorg.

Då kommer första sidan att ser ut så här:

Själva bilagan är nu rödmarkerad.

Tryck Skapa.

Din beställning är skapad och skickad till attestant.

Dela kontering.

Om du ska dela konteringen mellan flera aktiviteter börja med att cirkulera beställningen till dig själv.

När beställningen är skapad klicka på Kontera/Attestera

Lägg till den eller de rader som behövs för att konteringen ska bli rätt

Klicka därefter på cirkulationsfliken och klicka på papperskorgen innan ditt eget namn så cirkulationen blir tom. Sök fram rätt cirkulationsmall eller person/er som beställningen ska cirkuleras till. Fyll i eventuellt meddelande till attestant.

Leveranskvittens av inköpsorder

Dubbelklicka på ordern och hela inköpsordern öppnas upp

Klicka på knappen ”Leverans” och fönstret ”Registrera leverans” öppnas upp

Antalet beställda varor stämmer med levererade varor. Klicka på knappen ”Spara”

Nu ser man att varorna är levererade i statusfältet. Klicka på knappen ”Tillbaka”

Nu är ordern borta från min inkorg.

Sök

Sökningar efter specifika produkter i varukorg

Lägg märke till att det är bara produkter i varukorgar som man får fram, produkter som finns i externa webshoppar syns inte.

Mallar:

Om man ofta köper samma produkter kan man skapa en färdig mall för beställningen

För att skapa en ny mall lägg de produkter du önskar i varukorgen och klicka på ”Skapa ny mall”.

Sätta ett nytt namn och välj om bara du ska se mallen eller hela din enhet.

När du är klar tryck ”Spara”

Finns det en mall med samma namn så kommer programmet fråga om du vill skriva över den.

När du vill använda en mall klicka på ”Mallar” och välj mellan personliga och enhets mallar.

Klicka på den mall du vill använda och produkterna dyker upp i listan

Du kan välja alla produkter ”Välj alla” eller lägga till enskilda produkter

Klicka på ”Ändra” om du vill modifiera mallen

Tidigare beställningar

Under fliken mallar finns också en lista över dina tidigare beställningar.

Klicka på en beställning för att använda den som mall.

Om man högerklickar på överskriften så kan man göra en sökning inom den kategorin

Den mest användbara är ”Urval enligt mönster” som ger dig möjlighet att söka efter matchande ord

För nuvarande visas bara beställnings ID och notering men förhoppningsvis kan vi få dit inköpsdatum också.

Andra sökmöjligheter

Under ”Stjärna”-> Mina beställningar hittar du en lista över alla beställningar du lagt.

Högerklicka på överskriften i den kolumn du vill söka i och du får upp en lista på sökval

Notera att du bara kan se beställningen, det går inte att använda den som mall

Den kraftfullaste metoden finns under ”Stjärna”->Frågor & Analys -> Inköp-> Sök Beställning

Dubbelklicka på ”Sök beställning” och du kan söka på ett stort antal parametrar.

Här ser du allas beställningar, inte bara dina egna.

Om du bara vill se dina egna kan du skriva dit LiuID i ”Best-Sign” fältet