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Procedimiento: Validación de documentos que soportan el ejercicio presupuestal de gasto corriente y la generación de contrarecibos correspondientes

Secretaría de Administración Dirección de Programación y Control Presupuestal Departamento de Control Operativo Departamento de Control Presupuestal

Fecha: 03/06/09

Versión Vigente No. 00

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Versión vigente No. 00 Fecha: 29/09/09

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica



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1. Propósito

Colaborar con los Centros de Costo de la UAEM, para la generación y validación de los documentos mediante los cuales gestionan los recursos económicos para la realización de sus actividades sustantivas. 2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por los Organismos Académicos y Dependencias de la Administración Central. 3. Responsabilidad y autoridad

Responsable Responsabilidad Autoridad

Secretario de Administración

Autorizar solicitudes de recursos no contemplados en el presupuesto originalmente autorizado Aprobar solicitudes con importes mayores a $20,000.00 (veinte mil pesos 00/100 M.N)

Aprobar aquellos recursos no programados y rechazar los gastos que el considere excesivos o innecesarios.

Director de Programación y Control

Presupuestal

Identificar y canalizar aquellas solicitudes de recursos que por

monto o concepto deben ser del conocimiento del Secretario

de Administración.

Aceptar, rechazar o canalizar las solicitudes

referidas.

Jefe del Departamento de Control

operativo

Determinar las políticas para la recepción de los documentos

para su trámite correspondiente.

Validar la documentación presentada por los usuarios

Observar y/o rechazar la documentación que no

cumple con las políticas establecidas.

Jefe del Departamento de Control

Presupuestal

Determinar las políticas para el control del ejercicio

presupuestal.

Llevar a cabo análisis presupuestal por cada Centro de

Costos para ver su comportamiento y, en su caso, autorizar la

contención, ampliación o transferencia de recursos.

Administrar los permisos de acceso al sistema

de control presupuestal.

Analista de Programación y Control

presupuestal

Revisar que cada uno de los trámites cumpla con la

normatividad establecida procediendo a la validación de

documentos y generación de los contra recibos respectivos.

Rechazar algún trámite por estar registrado en

alguna cuenta errónea o cuando los

comprobantes no cumplan con los requisitos

establecidos por la Ley vigente aplicable al caso

y la normatividad de la UAEM.

Titular del Organismo Académico o

Director de Dependencia de

Administración Central

Ejercer su asignación presupuestal en funciones y actividades

sustantivas de acuerdo a la naturaleza de sus actividades.

Priorizar el ejercicio de su presupuesto según

sus necesidades en función de los recursos

asignados a su Centro de Costos.

Subdirector Administrativo del

Organismo Académico y/o Jefe de la

Unidad de Planeación y Apoyo

Administrativo de las Dependencias

de Administración central

Observar estricto apego al procedimiento correspondiente,

cuidando en todo momento la optimización del mismo.

Solicitar la tramitación de recursos en tiempo y

forma.



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4. Normatividad aplicable

Legislación Universitaria.

Código Fiscal de la Federación

Guía interna de operación

Ley del ISR

Ley del IVA

Procedimiento Control de Documentos 5. Políticas

POLÍTICAS DE CONTROL OPERATIVO PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE GASTO CORRIENTE

LINEAMIENTOS GENERALES

1) Una vez que cada una de las dependencias universitarias cuentan con el presupuesto asignado, deben tramitar

sus solicitudes de recursos a través del sistema establecido para tal fin, presentado en esta Dirección su

documentación debidamente requisitada para su validación, sello y elaboración del contra recibo o la

autorización de pago en efectivo, según sea el caso.

2) Los documentos presentados para su trámite deberán cubrir los requisitos fiscales que señala el Código Fiscal

de la Federación, así como observar las políticas institucionales establecidas y solo se realizarán trámites con

documentos originales y vigentes.

3) La documentación comprobatoria presentada para su trámite no deberá contener tachaduras ni enmendaduras,

en caso contrario procederá su devolución.

4) No se aceptarán comprobantes ni pólizas conteniendo gastos acumulados de meses anteriores, salvo en el

caso de fondos fijos.

5) La solicitud de recursos (ficha de Gastos a comprobar) deberá contar con el sello de la dependencia, firma del

responsable del Centro de Costos y, además el Visto Bueno del área con la que se relacione el tipo de gasto a

realizar, en los casos que lo ameriten, como a continuación se menciona:

Los eventos académicos deberán contar con el visto bueno del Secretario de Docencia.

Para eventos deportivos y acciones organizadas para alumnos se requerirá del visto bueno del Secretario de

Rectoría.

Los eventos culturales se presentarán con el visto bueno del Secretario de Difusión Cultural.

Referente a la solicitud de recursos para la edición de libros y revistas e impresión de carteles, folletos,

boletines, y mantas, entre otros, se tramitarán con el visto bueno de la Dirección de Divulgación Cultural y/o

de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Las solicitudes de recursos para dar mantenimiento al equipo de transporte universitario, deberán contener el

visto bueno del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.

El servicio de mantenimiento de instalaciones, así como los servicios de carácter técnico, deberán contar con

el visto bueno del Director de Obra Universitaria.



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6) La recepción de documentos para su trámite se efectuará de 9:00 hrs. a 14:00 hrs. para todos los usuarios y,

adicionalmente, de 18:00 hrs. a 20:00 hrs. para usuarios foráneos.

7) En caso de que el trámite sea rechazado en la ventanilla respectiva por incumplir con los lineamientos

establecidos, es obligación del analista registrar las observaciones por escrito en el formato diseñado para tal fin

entregándosela al usuario para su aclaración y corrección correspondiente; por tal motivo, el usuario aceptará

la devolución del documento de que trate sólo con la cédulas de observaciones señalada.

LINEAMIENTOS ESPECIFICOS

Los trámites menores a $20,000.00 (veinte mil pesos 00/100 M.N) serán aprobados lo cual implica la entrega

inmediata de contrarecibo, aquellos que excedan dicho importe se dejarán en estatus de preaprobado hasta

ser aprobados por el Secretario de Administración, solo hasta ese momento se generará contrarecibo.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS PARA PAGO EN EFECTIVO

1) El trámite para la autorización de pagos en efectivo (Comprobante de pago y/o ficha de Gastos a comprobar)

hasta por un monto de $500.00 se realiza en la Dirección de Programación y Control Presupuestal, en la cual se

valida, sella y autoriza el documento, remitiéndolo al usuario para su presentación ante la Tesorería de la

U.A.E.M. para su cobro, habiéndose presentado con la firma del responsable y sello del Centro de Costos que

efectúa el trámite.

GASTOS A COMPROBAR

1) La solicitud de gastos a comprobar se efectuará para eventos a realizarse en un período inmediato, tomando en

consideración el lapso establecido para su comprobación; así mismo, deberá ser tramitado con cinco días

hábiles de anticipación como mínimo a la fecha en que serán utilizados los recursos.

2) Los recursos solicitados mediante esta vía se destinarán a cubrir los gastos exclusivamente en el concepto

señalado por el propio interesado, los cuales pueden referirse al gasto operativo de la dependencia en cuestión

para un periodo definido, o para una actividad o evento a realizar en una fecha próxima, debiéndose tramitar de

forma independiente un evento de otro.

3) La solicitud de recursos se deberá realizar para un solo tipo de gasto, es decir, no mezclar gastos de servicios

personales con el gasto de operación. Tal es el caso de:

Servicios personales: Fichas por concepto de pago a sinodales por participación en exámenes recepcionales.

Gasto Corriente: Fichas para cubrir el gasto operativo de la dependencia o por asistencia u organización de

cursos, congresos, etc.

4) Los días para recibir las fichas de gastos a comprobar para su trámite, serán los señalados en el calendario

expedido para tal fin, y en horario de 9:00 hrs. a 14:00 hrs. para todos los usuarios y, adicionalmente, de 18:00

hrs. a 20:00 hrs. para usuarios foráneos.

5) No se aceptarán fichas de gastos a comprobar por conceptos para los cuales existe la dependencia facultada

para atender los requerimientos de acuerdo a su competencia (Dirección de Obra Universitaria, Dirección de

Recursos Materiales y Servicios Generales, Viajes Intersol, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de

Recursos Humanos), como pueden ser:

Adquisición de activos fijos.



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Adquisición de boletos de avión.

Servicios de redes y comunicaciones.

Sueldos, tiempo extra y algunas otras prestaciones.

Honorarios.

Arrendamientos

6) Las fichas de gastos a comprobar deberán contener:

Concepto entendible y detallado del gasto a efectuar señalando su motivo o justificación, enunciando la

unidad responsable que efectuará el gasto y cada uno de los conceptos del mismo que va a ser afectado, así

como el lugar, fecha o periodo del evento o acción a realizar; así mismo, quién o quiénes asistirán, en caso

necesario.

En caso necesario y de acuerdo a la naturaleza del gasto, Visto Bueno de la dependencia correspondiente

(Secretaría de Docencia, Secretaría de Rectoría, Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y

Vinculación Universitaria, Dirección de Obra Universitaria, Dirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados).

7) Tratándose de fichas de gastos a comprobar complementarias, éstas no deberán exceder el 50% del importe

originalmente solicitado, debiendo presentar, también, la copia de la ficha de gastos a comprobar que generó el

trámite.

8) Cuando exista un monto considerable pendiente de comprobar se restringirá la generación de fichas de gastos

a comprobar con el Mov. 1, con la finalidad de no incrementar el importe mencionado

FONDOS FIJOS

1) El fondo fijo asignado para cada una de las dependencias universitarias se destinará para gastos menores,

eventuales y emergentes.

2) Para la apertura o reapertura de fondo fijo, el responsable presentará una ficha de salida en efectivo, con el

monto que le haya sido autorizado, firmada por el Director, Coordinador o responsable de la dependencia de

que se trate.

3) Para el reembolso del fondo fijo el responsable elaborará la póliza contable correspondiente.

4) Dicha póliza deberá presentarse debidamente codificada, registrando la cuenta de gasto respectiva, el importe

sin separar el IVA, desglosando el importe de las facturas por cada uno de los proveedores registrados en el

padrón de la Universidad, y anexando los comprobantes soporte del gasto con su respectiva tabulación.

5) Dichos comprobantes deberán cubrir los requerimientos fiscales establecidos, así como estar expedidos a

nombre de “Universidad Autónoma del Estado de México”, y contener los siguientes datos: Fecha del gasto,

domicilio, R.F.C., IVA desglosado y la justificación del gasto; en caso de no ser así se procederá a la

devolución de los mismos.

6) La póliza y sus comprobantes deberán estar sellados y firmados por el Director, Coordinador o responsable de

la dependencia de que se trate, cuidando que el sello no oculte información sobre el gasto efectuado.

7) El importe total de la póliza no excederá el monto mensual autorizado, de lo contrario se devolverá dicha póliza

para que el usuario proceda al descuento correspondiente.



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8) No serán aceptados comprobantes de gastos por concepto de sueldos, honorarios, tiempo extra, gratificaciones,

compensaciones, consumo de gasolina, arreglos florales, obsequios a título personal u oficial, pasteles,

inserciones en periódicos y revistas y papelería de uso personal.

9) No se aceptarán gastos efectuados en períodos vacacionales, sábados, domingos y días feriados.

10) Las facturas expedidas por tiendas de autoservicio deberán contar invariablemente con el ticket correspondiente

en donde se encontrarán detallados los artículos adquiridos.

11) Los días para recibir las pólizas de fondo fijo serán los señalados en el calendario correspondiente.

12) Para la cancelación del fondo fijo asignado, se deberá elaborar la póliza correspondiente, anexando los últimos

comprobantes de los gastos ejercidos por la Administración saliente de la dependencia de que se trate y

turnarla a esta Dirección para su validación, posteriormente la presentará a la Dirección de Recursos

Financieros para la cancelación respectiva.

FONDOS REVOLVENTES

1) La dependencia universitaria a la que se le asigne fondo revolvente, se sujetará al importe que le haya sido

autorizado, pudiendo solicitar su reembolso el número de veces que se requiera durante el periodo mensual

correspondiente, respetando la asignación presupuestal con que cuente.

2) Para manejo deberán tomarse en cuenta las disposiciones establecidas para fondos fijos, solo que para su

recepción podrán presentarse cualquier día de la semana en el horario establecido, excepto en los días que se

reciben fondos fijos.

POLÍTICAS PARA EL CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL

La contención de gasto ha sido una medida necesaria en los últimos tiempos derivada de la situación económica que de manera general vive el país, situación a la que no es ajena nuestra Institución, por lo que en función de las contingencias financieras de la misma, La Secretaría de Administración revisará y ajustará las asignaciones presupuestales de los rubros de gasto que requieran tales ajustes.

LINEAMIENTOS GENERALES

1) Los titulares de los Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria, Centros Universitarios y

demás dependencias universitarias, serán responsables de la estricta observancia de las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria contenidas en el presente documento, sin detrimento de la realización oportuna y eficiente de los proyectos a su cargo.

2) Las solicitudes de recursos presupuestales se realizarán en moneda nacional. En los casos en que se

contraigan obligaciones de pago en moneda extranjera, los recursos se solicitarán en moneda nacional al tipo de cambio vigente.

3) Los Centros de Costos deberán ajustar su ejercicio presupuestal a los importes asignados en las cuentas

controladas establecidas por la Dirección de Programación y Control Presupuestal.

LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS

1.Servicios Personales



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1.1 Honorarios.- Tratándose de este tipo de erogaciones que se tengan que realizar a personal extranjero

que venga a presentar alguna ponencia, conferencia, entre otros, la dependencia que solicita el recurso

para el evento de que se trate, tiene la obligación de recopilar los siguientes documentos:

Copia del registro del alta ante la dependencia hacendaria del país del que proviene.

Formato para el pago del servicio recibido emitido por el país de origen.

En caso de no contar con dicha documentación no se podrá efectuar el trámite de autorización de

recursos presupuestales.

2. Gasto Corriente

2.1 Materiales y Suministros.- Deberán ser adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de la

dependencia de que se trate, evitando en lo posible el almacenamiento que pueda llevar a un deterioro y,

por ende, desperdicio de los materiales, considerando que el personal al que se le asigne un bien o

material para desarrollar sus funciones, será directamente responsable del uso que se haga de él.

2.1.1 Material para computadoras, Papelería y artículos de escritorio y Artículos de aseo y

sanitarios.- Tratándose de artículos normalizados de almacén, deberán ser solicitados a la

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante requisición; en casos de

emergencia y tratándose de importes menores se podrán adquirir vía Fondo Fijo o Fondo

Revolvente. Si éstos no pueden ser surtidos por no tener en existencia en el almacén o por

ser artículos demasiado especializados, su adquisición podrá efectuarse de manera directa

por la dependencia que se trate hasta por un monto máximo de $3,000.00, afectando dichos

recursos el presupuesto que originalmente se asignó para tales conceptos. Aquellos

requerimientos mayores a dicho importe y solo en caso de urgencia justificada deberán

solicitarse a través de ficha de gastos a comprobar turnada a la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios Generales para su Visto Bueno.

2.1.2 Artículos de cafetería y comestibles.- Este rubro contempla aquellos gastos relacionados

con la cafetería que se proporciona al personal de los Centros de Costos durante la jornada

normal de trabajo, como pueden ser café, galletas, azúcar, agua y refrescos embotellados y

servilletas, entre otros, así como en jornadas extraordinarias que justifiquen la permanencia

del personal en las oficinas fuera de los horarios normales y, en cuyo caso, se solicitará la

factura especificando que se trata de “comida para llevar”, y no el concepto de”Consumo”,

el cual se tomaría como representaciones.

2.1.3 Semillas, fertilizantes, fungicidas, herbicidas, vacunas, medicinas, pastura y

alimentos.- El abastecimiento de los artículos mencionados deberá ser solicitado con el

Visto Bueno de la Dirección de Programación y Control Presupuestal.

2.1.4 Productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio.- Para la adquisición de estos

materiales, a excepción del rubro de gases, el Centros de Costos deberá elaborar una

programación para cada tipo de material, solicitando el suministro correspondiente a la

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante requisición.

2.1.5 Artículos y uniformes deportivos.- El ejercicio del gasto en este rubro, será

exclusivamente para equipos representativos de la UAEM en eventos de carácter oficial

(para alumnos y maestros). La tramitación de estos recursos será a través de la Dirección

de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el Visto Bueno de la Secretaría de

Rectoría.

2.1.6 Obsequios y donativos institucionales.- Este rubro de gasto podrá ejercerse cuando se

trate del otorgamiento a personalidades que visitan la Institución con la finalidad de



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intervenir en algún evento académico (ponencias, conferencias) y que por dicha acción no

reciben una retribución económica.

2.1.7 Papelería impresa.- La solicitud de este servicio deberá realizarse mediante requisición, a

través de la Dirección de Divulgación Cultural, debiendo ajustarse a los lineamientos que la

misma área establezca. La papelería impresa solicitada deberá ser de carácter institucional

exclusivamente, y contar con el Visto Bueno de la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios Generales para su trámite.

2.2 Servicios Generales.- En referencia a los servicios que a continuación se describen, éstos deberán haber

sido previstos presupuestalmente por los Centros de Costos, quienes llevarán el control de su ejercicio de manera mesurada y justificada, con la finalidad de no excederse.

2.2.1 Tenencias y placas.- En referencia a los trámites y pago de las tenencias y placas del parque

vehicular de la Institución, el Departamento de Servicios Generales y Transportes será el encargado de realizarlos. Cuando el incumplimiento de esta obligación dé origen a multas, recargos o infracciones, el responsable de la omisión deberá absorber el gasto presupuestal en el Centro de Costos que corresponda.

2.2.2 Fotocopiado.- Este rubro deberá limitarse a la atención de las funciones propias de cada

Centro de Costos, quedando estrictamente prohibido el fotocopiado para fines personales.

2.2.3 Suscripciones a Asociaciones y/o Colegios.- Las Centros de Costos podrán suscribirse a organismos nacionales e internacionales, cuando los mismos se encuentren relacionados con sus fines debiendo estar avalados por la Secretaría de Docencia. Estas suscripciones podrán cancelarse cuando en el contexto de las prioridades no se justifiquen.

2.2.4 Mantenimiento de equipo de cómputo y mantenimiento de equipo de comunicación.-

Este deberá ser solicitado a través de la Dirección de Servicios de Cómputo exclusivamente.

2.2.5 Mantenimiento de equipo de audio, video y fotografía y Mantenimiento de fotocopiadoras.- Este servicio deberá ser solicitado a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

2.2.6 Arrendamiento de equipo de transporte.- Este trámite se efectuará de manera excepcional

cuando el Departamento de Servicios Generales y Transportes se vea imposibilitado de otorgar el servicio solicitado con las unidades que al momento tenga disponibles. Cabe aclarar que este servicio se aplica para viajes de prácticas académicas exclusivamente. Para la gestión de estos recursos, la Unidad Responsable deberá realizar la petición ante el Departamento de referencia para efectuar el trámite respectivo.

2.2.7 Publicaciones en revista y periódicos y servicios informativos en radio, televisión,

internet y audio, video y fotografía.- Los trámites correspondientes a estos rubros deberán

ser solicitados ante la Dirección General de Comunicación Universitaria. Dichos servicios estarán relacionados exclusivamente con la actividad sustantiva de la Unidad Responsable que lo solicite.

2.2.8 Carteles, folletos, boletines, mantas y lonas.- La solicitud de este material estará

exclusivamente relacionada con la difusión del quehacer universitario y se tramitará mediante requisición turnada a la Dirección de Divulgación Cultural, quien se encargará de atender dicha solicitud.

2.2.9 Casetas y estacionamientos.- Estas erogaciones deberán estar plenamente justificadas por

escrito y corresponderán a días hábiles y laborables.

Respecto al concepto de estacionamientos, actualmente se cuenta en el Edificio Administrativo de esta Institución con un espacio destinado para que los vehículos oficiales de las distintas Centros de Costos hagan uso de éste cuando acudan a realizar sus trámites académicos y/o administrativos, tanto al Edificio Central de Rectoría como al propio Edificio Administrativo.



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2.2.10 Pasajes.- Este tipo de gasto deberá estar relacionado con las actividades sustantivas de los

Centros de Costos, como pueden ser los traslados por entrega de documentación e información en las diversas dependencias con las que se relacionan, así como traslados por la asistencia a eventos académicos, culturales y administrativos, debiendo estar plenamente justificados por escrito, con la factura correspondiente y haberse efectuado en días hábiles laborables, apegándose a la asignación presupuestal autorizada mensualmente.

2.2.11 Actividades Educacionales.- Se refieren a los gastos derivados de la organización o

asistencia a eventos académicos como: Seminarios, Conferencias, Congresos, Convenciones, Cursos y Talleres, Festivales y Actividades socioculturales, los cuales pueden incluir diversos conceptos de gasto que se detallarán dentro de la solicitud en el recuadro del concepto, pero que al ser requeridos deben concentrarse en la cuenta contable del evento de que se trate; su tramitación deberá ser independiente de otras solicitudes. El organismo académico que pretenda llevar a cabo alguno de los eventos mencionados y dependiendo de la relevancia que pueda tener éste para la Institución, deberá elaborar y presentar para Visto bueno de la Secretaría de Docencia una carpeta informativa que contenga la justificación correspondiente, asumiendo de antemano que se cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria. La evidencia de la aprobación de dicha Secretaría será el dictamen que la misma emita.

Entre los gastos que se derivan de los eventos antes mencionados se encuentra la renta de templetes, carpas y servicio de cafetería y alimentos, los cuales deben ser tramitados ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Cuando por la naturaleza del evento se requiera el servicio de edecanes se solicitará a la Secretaría de Rectoría, siendo esta la única vía para atender dicho servicio.

La realización de estos eventos deberá ser, preferentemente, en los espacios universitarios disponibles.

En relación a la adquisición de boletos de avión para la asistencia a eventos administrativos y académicos, este servicio se solicitará en la Agencia de Viajes Intersol mediante oficio, o a través de otras agencias que proporcionen tarifas de menor costo, con calidad y oportunidad en el servicio.

Por lo que se refiere al rubro de Actividades Socioculturales, son gastos relacionados con la

organización y asistencia a eventos como: Olimpiadas en las distintas áreas del

conocimiento, Obras de Teatro, Exposiciones, Concursos, Colegio de Directores, Ferias,

Expoferias, Exporienta, Informe de labores del Sr. Rector, Informes de labores de los

directores de los diferentes espacios académicos, así como reuniones de trabajo del

personal académico y administrativo de las mismas.

No se podrán distraer recursos para eventos socioculturales, como festejos por el Día del

Empleado Universitario, cumpleaños del personal, Día de la Secretaria, Día de las Madres,

etc.

Respecto a gastos como: Día del Maestro, Juegos Selectivos Deportivos Universitarios y

Brindis de Fin de año, se otorgarán apoyos específicos para dichos eventos sujetándose a

la disponibilidad de recursos.

2.2.12 Edición de libros y revistas.- Tratándose de este tipo de trabajos, tendrán que solicitarse ante

la Dirección de Divulgación Cultural. 2.2.13 Eventos deportivos.- Se refiere a la realización de torneos y encuentros deportivos que

pueden incluir diversos conceptos de gasto que se detallarán dentro de la solicitud en el recuadro del concepto, pero que al ser solicitados deberán concentrarse en la cuenta así denominada en el catálogo de cuentas respectivo.

2.2.14 Chapas y llaves.- El arreglo de chapas y duplicados de llaves deberá solicitarse a través de la

Dirección de Obra Universitaria invariablemente.

2.2.15 Artículos de ferretería.- Se refiere a artículos de bajo costo como pueden ser pericos, linternas de aluminio, manguera, flexómetros, clavos, martillos, pinzas, estopa, thinner, armellas,



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bisagras, tubos de PVC, lazos, resistol para pegar madera, tornillos, limas, garrafones, botes de pintura, brochas, artículos de tlapalería, ventiladores, jaladeras, lámparas de emergencia, diablitos, secadoras, cámara para rueda neumática, candados, entre otros, debiendo solicitarse a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Estos mismos podrán ser adquiridos de manera directa por la Unidad Responsable hasta por un monto máximo de $1,000.00

2.2.16 Arreglos florales.- Esta adquisición se realizará tratándose exclusivamente de arreglos para

ceremonias y eventos institucionales debidamente justificados y por escrito.

2.2.17 Cuotas de certificación y/o acreditación.- El gasto relativo a cuotas para la certificación de procesos de las diferentes dependencias universitarias así como el pago de cuotas para la acreditación de las licenciaturas de los Organismos Académicos y Centros Universitarios deberá aplicarse a esta cuenta; los demás gastos inherentes a estos conceptos se aplicarán a las cuentas que correspondan.

2.2.18 Teléfono celular.- Este servicio se solicitará a través de la Dirección de Recursos Materiales y

Servicios Generales y su uso será exclusivamente para fines institucionales.

2.2.19 Servicio de Redes y Comunicaciones.- Tratándose de la instalación y cableado para internet y telefonía convencional deberá ser solicitado ante la Dirección de Servicios de Cómputo.

2.2.20 Mantenimiento de equipo de transporte.- Este servicio se solicitará a través del

Departamento de Servicios Generales y Transportes, para lo cual deberán elaborar la requisición respectiva, siendo responsabilidad de esa área evaluar la viabilidad de dicho servicio para evitar mantenimientos innecesarios y dotación de accesorios superfluos.

2.2.21 Mantenimiento de edificios.- Este servicio se atenderá a través de la requisición

correspondiente presentada por la Unidad Responsable ante la Dirección de Obra Universitaria, quien a su vez se responsabilizará de la viabilidad del servicio solicitado por dichas Unidades.

2.2.22 Combustibles y lubricantes.- De acuerdo al tipo y número de unidades de transporte oficiales

que tengan registradas, y con base en su asignación presupuestal se dotará de vales para combustible a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, siendo ésta la encargada de regular dicho rubro.

2.2.23 Arrendamiento de locales.- En los casos en que las Centros de Costos tengan asignados recursos en este rubro, se utilizarán exclusivamente para el pago de renta de inmuebles y no podrán ser transferibles a otras cuentas contables. El arrendamiento de inmuebles queda a cargo de la Dirección de Programación y Control Presupuestal, realizándose la contratación correspondiente para casos plenamente justificados.

2.2.24 Arrendamiento de equipo.- Este servicio será contratado solamente en el caso de que no se

disponga o resulte insuficiente en el momento requerido para su utilización, como puede ser el caso de equipo de audio, video y fotografía, espectaculares, sillas, mesas, templetes, carpas, equipo de cómputo, pantallas gigantes de plasma, cañones, entre otros, pudiendo realizar el trámite con alguna de las siguientes dependencias: Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Servicios de Cómputo, Dirección de Comunicación Universitaria, Dirección de Relaciones Públicas y Eventos Especiales, según sea el requerimiento.

2.2.25 Representaciones.- Estas se refieren al hospedaje y/o consumo de alimentos con motivo de

actividades académicas y/o administrativas que tenga que realizar la Unidad Responsable de que se trate, es decir, por tener que atender asuntos fuera del área de trabajo. De la misma manera, forman parte de este gasto aquellos alimentos adquiridos en restaurantes para ser consumidos en estos mismos o en el lugar de trabajo, derivado de una jornada laboral extraordinaria. En este caso la factura de consumo deberá traer por escrito la justificación que sustenta dicho documento y deberán apegarse a la asignación presupuestal autorizada mensualmente.



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3. Inversión 3.1 Infraestructura Técnica

3.1.1 Las adquisiciones por conceptos como: Mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte, equipo e

instrumental médico y de laboratorio, herramientas, equipo de cómputo, equipo de comunicación, equipo

agropecuario e industrial, equipo de audio, video y fotografía, equipo de educación física, equipo musical,

equipo de imprenta, equipo tecnológico y científico, equipo de seguridad y software, se realizarán a través

de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante requisición, y sólo serán

procedentes cuando la necesidad se justifique y exista la disponibilidad de recursos.

3.2 Infraestructura Física

3.2.1 El ejercicio de recursos para la construcción de infraestructura física queda a cargo de la Dirección de

Obra Universitaria y responderá a solicitudes planteadas en proyectos debidamente aprobados.

3.3 Adquisición de Material bibliográfico 3.3.1 Este deberá ser adquirido con recursos etiquetados exclusivamente. Ver con Financiera

3.4 Adquisición de semovientes

3.4.1 La adquisición de semovientes deberá estar plenamente justificada y, por su naturaleza, se efectuará directamente por la Unidad Responsable correspondiente.

4. Becas

4.1 El otorgamiento de becas en número y monto estará sujeto a la disponibilidad presupuestal de la

Institución, sujetándose a lo establecido por el Reglamento de Becas que a la fecha se encuentre vigente.



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6. Diagrama de bloque del procedimiento

Espacio Académico o Dependencia de

la Administración Central de la UAEM

INICIO

1

Captura en el SIIA la solicitud de

recursos monetarios con base en

su presupuesto autorizado y a las

políticas y calendarios vigentes,

mediante la aplicación de los

diversos tipos de movimiento

según las características del gasto

correspondiente.

2

Impresión de póliza, ficha de

gastos a comprobar o ficha de

salida en efectivo.

Recibe póliza, ficha de gastos a

comprobar o ficha de salida en

efectivo, revisa que la

documentación cumpla con

requisitos fiscales, apego a las

políticas, calendario y tipo de

movimiento.

Dirección de Programación y

Control Presupuestal

Dirección de Recursos Financieros

(Área de Cuentas por pagar)

3

Firma y sello de la póliza, ficha de

gastos a comprobar o ficha de

salida en efectivo por el titular del

centro de costos.

4

Presenta póliza, ficha de gastos a

comprobar o ficha de salida en

efectivo en la Dirección de

Programación y Control

Presupuestal en la ventanilla que

le corresponde a su centro de

costos.

5

Reúne requisitos

Si

No

6

Captura de observaciones al

documento en el SIIA y devolución

del documento al responsable del

centro de costos para su

corrección o cancelación.

Recibe los documentos y realiza

correcciones

7

8

Se aprueba la solicitud

9

Se genera contrarecibo se firma y

se sella

A



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Espacio Académico o Dependencia de la

Administración Central de la UAEM

Dirección de Programación y

Control Presupuestal

Dirección de Recursos Financieros

(Área de Cuentas por pagar)

A

10

Se entrega a responsable del

centro de costo y se le solicita

firma relación de recibo de

contrarecibo.

Recibe contrarecibos para

posterior cobro de los recursos.

11

12

Se genera relación de documentos

autorizados (O-1) y se entregan a

la Dirección de Recursos

Financieros (Área de Cuentas por

pagar).

Recibe relación con documentos

autorizados (O-1)

13

FIN



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Glosario

---------A----------

Acción: Hecho por medio del cual se ejecutan los proyectos y actividades de la administración. Se aplica también

para establecer divisiones de trabajo y distinguir actos especializados.

Actividad institucional: Conjunto de operaciones que realizan las unidades responsables o ejecutoras de los

recursos públicos para cumplir con su misión. Su ejecución conduce a la producción de un bien o la prestación de un servicio para atender al usuario.

Actividad: Conjunto de tareas para cumplir las metas de un programa o subprograma, que consiste en ejecutar

ciertos procesos y queda a cargo de una unidad administrativa de nivel medio o bajo.

Actividades científicas, tecnológicas, artísticas y culturales. Son actividades sistemáticas que están

estrechamente relacionadas con la generación, difusión y aplicación de los conocimientos científicos, técnicos y

artísticos en todos los campos de la ciencia, la tecnología y el arte, en beneficio de la sociedad en general y que se

clasifican dentro del programa de difusión y divulgación.

Actividades deportivas, culturales y sociales. Es un programa de la función apoyo académico que consiste en

todas las actividades específicamente organizadas que proporcionan al estudiante un desarrollo físico, social y

cultural, fuera del contexto de un programa académico formal.

Acuerdo interinstitucional. Es el convenio que se establece entre universidades o entre éstas y otras instituciones

publicas o privadas, tanto en el plano nacional como en el internacional.

Acuerdo programático: Concertación de acciones entre dos o más sectores administrativos, adoptadas para la

realización de un programa determinado y en el cual se especifican las actividades que deben darse entre las áreas involucradas para el cumplimiento de los planes y programas.

Acuerdo. Punto al que se llega después de un proceso de discusión a propósito de un tema académico o

administrativo controvertido, en un cuerpo de representantes de cualquier nivel de una Institución o bien entre

diferentes sectores y aún personas. El acuerdo puede convertirse en una decisión o bien en la conclusión de la

controversia; Aprobación emanada de una autoridad para que se ejecute determinada acción; Reunión periódica que

se celebra entre una autoridad y sus colaboradores, prevista estatutariamente con el objeto de tomar decisiones

sobre cuestiones rutinarias. También puede haber acuerdos extraordinarios sobre problemas o situaciones de

momento.

Administración del gasto: Conjunto articulado de procesos que van desde la planeación y programación del gasto

público, hasta su ejercicio, control y evaluación. (Abarca los egresos por concepto de gasto corriente.)

Administración. Conjunto de procedimientos y técnicas sistemáticamente ordenados, que conducen al mejor

aprovechamiento posible de los elementos que intervienen en la estructura y manejo de los organismos sociales.

Sus etapas son los siguientes: planeación, organización, coordinación o integración, dirección y control.

Afectación presupuestaria: Son los movimientos que realizan las áreas de control presupuestal de las distintas

unidades responsables en su sistema del presupuesto calendarizado (autorizado) con el objeto de registrar e

identificar elementos como: Monto, objeto del gasto, unidad ejecutora y función.

Ahorro: Diferencia positiva que resulta de la comparación entre los ingresos y los gastos de una dependencia para

el desarrollo de sus programas. Para efectos presupuestarios existen dos tipos de ahorro: en cuenta corriente y

Patrimonio.

Ampliación presupuestal. Monto adicional autorizado en el presupuesto que se asigna a la unidad organizacional

y/o a un programa.

Ampliación presupuestaria: Es la modificación en aumento a la asignación de una clave presupuestaria ya

existente.



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Análisis administrativo. Investigación sistemática de las causas y posibles soluciones de los problemas

administrativos y gerenciales dentro de un marco del método científico, ciencia administrativa, investigación y

pensamiento creativo.

Análisis presupuestario: Es el examen para establecer o determinar los principales componentes del gasto,

expresados en el Presupuesto de Egresos.

Anteproyecto de presupuesto: Estimación de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos

y de apoyo de las dependencias universitarias. Para su elaboración se deben observar las normas, lineamientos y

políticas de gasto que fijen las instancias normativas.

Anteproyecto. Elaboración de trabajos preliminares para llevar a cabo el proyecto principal.

Año calendario. Periodo de operaciones de la Institución que principia en enero y finaliza en diciembre.

Año de asignación. Elemento que forma parte de la clave del programa presupuestal o del convenio, que identifica

mediante dos dígitos el periodo de tiempo en el que fueron autorizados y otorgados los recursos.

Apertura programática: Es la expresión de los diferentes niveles de actividad de la Institución que se estructuran

en función de los objetivos y metas institucionales, de acuerdo con el Plan Rector de Desarrollo Institucional de la

Universidad.

Apoyo institucional. Función adjetiva cuyas erogaciones están destinadas a asegurar la disposición permanente y

oportuna de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la operación del sistema.

Apoyos estudiantiles y otros. Comprende las erogaciones hechas por la Institución por concepto de becas,

eventos estudiantiles, eventos socioculturales y aportaciones diversas destinadas a los alumnos.

Archivo. Concentración de documentos debidamente ordenados y seleccionados.

Artículos y materiales de consumo. Comprende las erogaciones hechas por concepto de bienes de consumo no

duradero.

Asesoría. Orientación y apoyo en la toma de decisiones en la resolución de actividades. Brindar apoyo a personas

para atender, tramitar y resolver procedimientos.

Asignación inicial. Monto de los recursos autorizados a cada unidad organizacional y/o programa al inicio de un

ejercicio presupuestal, para el desarrollo de sus actividades. Importe consignado en el Presupuesto de Egresos

aprobado por el H. Consejo Universitario.

Asignación modificada: Importe de la asignación original, más o menos los importes de las afectaciones

presupuestarias. Se le denomina también asignación neta o presupuesto modificado.

Asignación presupuestal. Es el acto administrativo por el cual se destinan recursos financieros para un programa o

proyecto.

Asignación presupuestaria: Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas, subprogramas, y

proyectos, necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas. Estas se dividen en asignación inicial y

asignación modificada.

Auditoría. Actividad realizada por organismos autorizados para determinar el estado financiero, económico y

administrativo de empresas u organismos públicos.

Autoridad. Poder que tiene un individuo para tomar decisiones y ejecutarlas.

Avance presupuestal: Es un reporte de los registros presupuestales que lleva cada unidad administrativa de

acuerdo a la Nueva Estructura Programática y que han sido ejecutados dentro de un periodo.



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----------B----------

Beca. Estímulo económico que se otorga para ciertos fines, básicamente académicos.

Becas. Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir las aportaciones económicas y/o en especie, mediante las

cuales la Institución estimula y apoya a los alumnos en la realización de sus estudios en la misma o en otras

instituciones.

Bienes inmuebles. Artículos o efectos de comercio que no pueden ser trasladados de un sitio a otro sin alterar su

estructura. Comprende las erogaciones hechas por concepto de adaptación, construcción y/o adquisición de

terrenos y/o edificios.

Bienes muebles. Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición de toda clase de bienes muebles necesarios

en el desarrollo de las actividades de la universidad, así como los pagos por adjudicación, expropiación e

indemnización de bienes muebles a favor de la Universidad.

----------C----------

Calendario académico. Es la distribución del año en uno o más periodos escolares, comprendiendo las fechas de

apertura y cierre de inscripciones, iniciación y terminación de periodos escolares; aplicación de exámenes,

suspensión de labores y vacaciones, así como las demás actividades académicas y administrativas que resulten

necesarias para el desarrollo periódico y sistemático de las funciones sustantivas.

Calendario de ministraciones: Instrumento que estipula el periodo en que deben ministrarse los fondos

presupuestarios autorizados, necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas del Presupuesto de Egresos

de la Universidad.

Calendarización presupuestaria: Es la dosificación temporal de los gastos que realizará la Institución para la

ejecución de sus programas.

Capítulos de gasto: Son elementos de la clasificación por objeto del gasto del Gobierno del Estado que constituyen

un conjunto homogéneo, claro y ordenado de los bienes y servicios. La unidad básica de registro que conforma un

capítulo presupuestario es la "partida”, un conjunto de partidas forman un “subcapítulo” y un grupo de subcapítulos

integran un “capítulo”. Este nivel de agregación hace posible el análisis retrospectivo y prospectivo de los planes o

programas de acuerdo con la naturaleza del gasto a realizar.

1000 Servicios Personales 2000 Materiales y Suministros 3000 Servicios Generales 4000 Subsidios y Transferencias

5000 Bienes Muebles e Inmuebles 6000 Obras Públicas

7000 Inversiones Financieras, Provisiones Económicas, Ayudas, Erogaciones, Pensiones, Jubilaciones y Otras

8000 Deuda Pública

9000 Participaciones y Aportaciones Federales y Estatales



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Carrera. Conjunto de estudios superiores, universitarios o técnicos, que cursa un estudiante de acuerdo con un plan

de estudios específico para obtener una formación profesional que podrá ejercer una vez que logre su título

habilitante, en el caso que esté previsto.

Catálogo. Un catálogo puede definirse como la forma sistemática de agrupar conceptos homogéneos y que permite

la clasificación correcta en cuanto a diversos aspectos de cada transacción que realice la Institución.

Catálogo de categorías programáticas: Es un instrumento auxiliar de la programación y presupuestación en el

cual se concentra la clasificación, significado y claves de las actividades que el sector público Estatal realiza a nivel

de función, programa y proyecto.

Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y

nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de las instituciones.

Catálogo de fondos. Relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de fondos que deberán

ser utilizados en la contabilidad matricial.

Catálogo de funciones. Relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las diferentes

funciones de las universidades.

Catálogo de indicadores: Lista ordenada de parámetros cuantitativos y cualitativos para la medición de logros o

resultados a través de índices, referenciados con la estructura de categorías programáticas.

Catálogo de programas presupuestales. Relación ordenada y pormenorizada que contiene la clave y nombre de

los diferentes programas utilizados para el control presupuestal de las operaciones en las universidades.

Catálogo de unidades organizacionales. Relación ordenada y pormenorizada que contienen el número y nombre

de las unidades organizacionales (académicas y administrativas) que actualmente existen en las universidades,

identificadas como centros de costos.

Catálogo de unidades responsables: Es un sistema de codificación único, que permite homogeneizar las claves

de identificación para efectos organizacionales, programáticos, presupuestales, contables, administrativos y

documentales de la Institución.

Catálogo del objeto de gasto del GEM: Apartado del Manual de Programación y Presupuestación, en el cual se

incluye la clasificación en nueve capítulos de los bienes y servicios que las entidades públicas adquieran para el

cumplimiento de los objetivos planteados, y para satisfacer los requerimientos para la planeación, programación,

presupuestación, evaluación y control del gasto público.

Centro de costos. Organismo al cual se le ha asignado un techo financiero (presupuesto).

Ciclo presupuestario: Conjunto de fases o etapas (elaboración, discusión, aprobación, ejecución, control y

evaluación) por las que discurre el presupuesto.

Clave presupuestaria: Instrumento que sistematiza la información del presupuesto de egresos y permite el control,

la descripción e identificación del gasto realizado por las unidades responsables. Consta de los siguientes elementos

representados numéricamente: fondo, función, unidad responsable y proyecto.

Código contable. Conjunto de dígitos que permite la identificación del fondo, de la cuenta contable, la unidad

responsable y la función.

Código presupuestal. Conjunto de dígitos que permite la identificación del código programático.

Colegio. Establecimiento de enseñanza.

Comisión. Conjunto de individuos elegidos por una asamblea para encargarse de asuntos específicos. Facultad que

se da a una persona para que ejecute un encargo.



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Comité. Estructura formal integrada por personas capacitadas para deliberar, decidir y ejecutar sobre materias, o

discutir asuntos de interés público.

Comprobante. Es el documento que ampara, autentifica o demuestra la realidad de una operación.

Comprometido (presupuesto) Es el monto de bienes y servicios comprometidos, previamente a su pago, mediante

documentos presupuestarios (pedidos, contratos etc.).

Conciliación. Documento que se prepara para informar acerca del porqué las discrepancias de dos o más

elementos.

Conciliar. Comparar dos o más elementos con el ánimo de conocer y hacer desaparecer sus diferencias.

Concurso. Procedimiento administrativo para adquirir artículos o adjudicar obras públicas a particulares.

Conservación y mantenimiento de la planta física. Programa que abarca las erogaciones destinadas a las

actividades formalmente establecidas y presupuestadas para cumplir con los programas de conservación y

mantenimiento preventivo y correctivo de la planta física.

Construcción. Ejecución de un proyecto de obra que se encuentra inconclusa o nueva.

Contra recibo: Es el documento único para la liberación de recursos y programación de pagos del gasto corriente.

Es un documento no negociable y su vigencia es durante el año del ejercicio fiscal en el que fue expedido.

Contrato. Documento normativo que regula relaciones laborales o comerciales, delegando derechos y obligaciones

para las partes que intervienen.

Control presupuestario: Etapa del proceso presupuestario que consiste en el registro de operaciones realizadas

durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas y apreciar el cumplimiento

de los propósitos y políticas fijadas previamente, a fin de identificar desviaciones y determinar acciones correctivas.

Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una unidad responsable que

permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la

formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento

de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

Convención. Reunión o asamblea con fines específicos para llegar a ciertos acuerdos.

Convenio. Pacto entre dos o más instituciones para la realización conjunta de programas. Elemento de la clave del

convenio integrado por dos dígitos que identifica el acuerdo formal realizado entre las universidades y algún

organismo publico o privado, por medio del cual éste otorga recursos con el fin de que la primera lleve a cabo un

proyecto académico bajo determinados objetivos, acciones y en fechas determinadas.

Convocatoria. Documento en el que se invita a participar en eventos o concursos.

Costo: Valoración monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un

bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerar ninguna ganancia.

Costo presupuestario: Valoración monetaria de la suma de recursos financieros necesarios para sufragar el uso de

los recursos humanos y materiales, indispensables en la realización de actividades, tareas y obras contenidas en los programas, y proyectos de las unidades responsables, expresados en términos de un ejercicio fiscal.

Cuenta. Elemento que forma parte de la estructura del código de la cuenta contable, que identifica mediante dos

dígitos el registro clasificado de las operaciones contables de las universidades.

Cuenta contable. Registro clasificado de las operaciones homogéneas de las universidades, expresadas en

términos monetarios. Su código está formado por los dígitos que identifican el rubro, clasificación, cuenta, subcuenta

y sub-subcuenta.



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Cuenta pública: Es un documento de caracter evaluatorio que contiene información contable, financiera,

presupuestaria, programática y económica relativa a la gestión anual del Gobierno, con base en las partidas

autorizadas en el Presupuesto de Egresos del Estado, correspondiente al ejercicio fiscal inmediato anterior y que el

Ejecutivo Estatal rinde a la H. Legislatura local.

Cursos. Subprograma de la función docencia, que incluye los recursos destinados a proporcionar a los alumnos

inscritos un conjunto organizado y programado de conocimientos teóricos y/o prácticos que se ofrecen como

unidades separadas y completas.

----------D----------

Déficit: Saldo negativo que se produce cuando los egresos son mayores a los ingresos. En contabilidad representa

el exceso de pasivo sobre activo cuando se refiere al déficit se habla del exceso de gasto sobre sus ingresos.

Déficit operativo: Cantidad faltante para que los ingresos se equilibren con los gastos de operación.

Departamento. Es la entidad orgánica subordinada a una determinada dirección académica-administrativa o

administrativa, en la cual se encuentran agrupadas funciones y actividades por disciplinas especificas afines que

puedan ser ejecutadas y desarrolladas por una o varias oficinas para alcanzar los objetivos y propósitos

preestablecidos.

Diagnóstico. Análisis sobre una actividad, realidad, problema o fenómeno.

Diagrama. Representación gráfica de un hecho o sistema cualquiera por medio de símbolos.

Dictamen. Resolución oficial emitida por autoridades oficiales.

Difusión. Ver función servicio a la comunidad.

Diplomado. Nivel de estudios superiores o de especialización para la superación profesional. Actividades y otras

formas de docencia que incluyen los recursos destinados a proporcionar estudios que transmiten conocimientos

particulares y permiten enriquecer la formación académica, la experiencia laboral o la cultura general. No confieren

grado académico ni generación de créditos revalidables o convalidables.

Disponibilidad. Característica de los bienes que condiciona su fácil conversión a dinero. La disponibilidad se rige

por dos criterios fundamentales: a) facilidad para convertirse en dinero y b) intención de la posesión y de la

propiedad del bien.

Disponibilidad presupuestal. Saldo o remanente de recursos susceptibles de ser utilizados, que resulta de restar a

una asignación presupuestaria las cantidades ejercidas con cargo a dicha asignación.

Disponible (presupuesto) Es el saldo o remanente resultante de restar a una asignación presupuestaria

autorizada, las cantidades ejercidas y los compromisos legalmente contraídos con cargo a la misma.

Docencia. Función sustantiva que comprende las erogaciones asociadas con los programas y actividades de

instrucción y transmisión del conocimiento, formalmente organizados por las instituciones de educación superior,

que se ofrecen como cursos y tutorías académicas, independientemente de que por ellos se otorgue o no un grado

académico y de la modalidad en que se impartan, ya sea escolar (educación formal) o extraescolar (abierta o a

distancia).

----------E----------



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Economía presupuestaria: Diferencia positiva entre la asignación definitiva y el gasto ejercido derivada de la

obtención de mejores condiciones en la adquisición de bienes y servicios.

Educación continua. Enseñanza destinada a profesionales para actualizar conocimientos relacionados con el

ejercicio de la profesión.

Educación media superior. Programa que comprende los recursos destinados a ofrecer el nivel educativo cuyo

antecedente obligatorio es la secundaria.

Eficacia: Capacidad para cumplir en lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y los objetivos establecidos. Se

mide por los resultados obtenidos. Capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos

disponibles en un tiempo predeterminado.

Eficiencia: Es la relación que se puede establecer entre el logro de los objetivos y los objetivos programados,

teniendo en cuenta tanto los recursos empleados como los tiempos ocupados. Uso racional de los medios con que

se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores.

Egreso. Es cualquier partida u operación que afecte los resultados de un ente económico, derivado de sus

actividades o transacciones, ya sea disminuyendo las utilidades o incrementando las perdidas. No debe utilizarse

como sinónimo de “salidas” ya que éstas se refieren exclusivamente al desembolso de dinero sin que afecte sus

resultados. Puede haber salidas sin egresos, egresos sin salidas o bien coexistir ambas. Erogación o salida de

recursos financieros, motivada por el compromiso de liquidación de algún bien o servicio recibido o por algún otro

concepto.

Ejecución: Realizar, hacer o llevar a la práctica lo que se ha establecido en la fase de programación.

Ejercicio del presupuesto. Es la utilización concreta de las diferentes provisiones, aprobadas, divididas en partidas,

según las necesidades de funcionamiento de la Institución.

Ejercicio presupuestal. Unidad de tiempo utilizada para acumular los resultados de las operaciones de la

Institución. En las universidades siempre es de 12 meses y coincide con el año de calendario.

Ejercicio presupuestario: Período durante el cual se han de ejecutar o realizar los ingresos y gastos

presupuestados; normalmente coincide con el año natural.

Equipo de cómputo. Equipo para el procesamiento de la información y realización de tareas informáticas, tales

como, computadoras, impresoras, etc.

Erogación: Es un desembolso expresado en dinero, con la finalidad de cubrir diversas obligaciones contraídas por

una unidad responsable.

Erogaciones extraordinarias: Gastos destinados a cubrir requerimientos o necesidades no previstas en el

presupuesto de egresos, y pueden ser originadas por contingencias de fenómenos naturales, entre otros; por la creación de nuevos programas o por la ampliación de acciones contenidas en los programas originalmente autorizados.

Escuela. Edificio con la infraestructura necesaria para la impartición de enseñanza.

Estado de cuenta. Documento que muestra la situación de una serie de operaciones de cargos y abonos, así como

su saldo, a una fecha determinada.

Estado de resultados. Documento que presenta la diferencia entre los ingresos generados y los gastos efectuados

por la universidad, en un periodo determinado de tiempo que generalmente es de un año y que además informa

sobre el remanente o faltante del ejercicio.

Estado financiero. Documento que muestra las cifras relativas a la obtención y aplicación de recursos monetarios.

Se refiere particularmente al balance general y al estado de resultados.

Estrategia. Conjunto de acciones coordinadas para la conducción de un asunto determinado.



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Estructura del código. La estructura de código es la relación organizada que guardan entre si los diversos

elementos como fondo, función, unidad organizacional y cuenta contable, que permiten realizar el registro contable y

presupuestal de las operaciones que lleva a cabo la Institución.

Estructura programática. Es el documento que formaliza el producto final del proceso de planificación. Este

proceso se desarrolla a través de las etapas de: formulación, discusión y aprobación, ejecución, control y evaluación

de resultados. Este documento cataloga y organiza las alternativas seleccionadas en funciones, programas,

subprogramas, proyectos y subproyectos.

Evaluación. Es la revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan o programa en su conjunto, con el objeto de

medir el grado de eficacia y congruencia con que esta operando en un momento determinado, para alcanzar los

objetivos propuestos.

Expectativa de cierre: Son aquellos resultados que las unidades responsables determinan basados en el

comportamiento de su ejercicio presupuestal y que esperan obtener al finalizar el ciclo presupuestal.

Expectativa del gasto: Posibilidades que en aumento o disminución del gasto, pueden presentarse durante la

ejecución presupuestaria, como consecuencia de situaciones inflacionarias, devaluaciones y otros hechos

económicos, los cuales deben analizarse y preverse en el Presupuesto de Egresos del Estado de México.

Expediente. Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto o negocio.

Extensión. Función sustantiva conformada por las erogaciones asociadas con actividades y programas que tienen

como objetivo vincular a la Institución con su entorno, y extender a la comunidad los beneficios de la cultura,

mediante la difusión, divulgación y promoción del conocimiento científico, tecnológico, artístico y humanístico

mediante la prestación de servicios no educativos.

----------F----------

Fondo de Aportaciones Múltiples (FAM). Son recursos asignados por la H. Cámara de Diputados expresamente

para la educación superior universitaria para construcción y equipamiento de instalaciones de universidades

autónomas.

Fondo de equidad. Son recursos extraordinarios que otorga el Estado para dar cumplimiento a los objetivos de

mejora, aseguramiento o certificación, según sea el caso, previstos en este tipo de convenio.

Fondo de operación específico. Es una subcategoría del fondo de operación que agrupa los recursos recibidos

con alguna restricción de uso hacia el interior de la Institución por parte de la dependencia o donador que los ha

aportado, y que están destinados para cubrir gastos de operación y apoyo a los programas educativos con fines

específicos.

Fondo de operación genérico. Es el fondo que agrupa los recursos que, estando destinados a la operación normal

de la Institución, no tienen restricciones impuestas de manera externa, por parte de la dependencia que los ha

aportado, para su utilización.

Fondo. Entidad contable que tiene un grupo de cuentas autobalanceables, esto es, tiene sus propias cuentas de

activo, pasivo y patrimonio, además de las cuentas de resultados, ingresos y gastos. Estas entidades contables se

establecen para asegurarse que los recursos serán utilizados de acuerdo con las restricciones impuestas, en este

caso, por el otorgante del recurso, o bien, por la junta de Gobierno.

Fondo revolvente: Importe o monto que en las unidades responsables de la Universidad se destina para cubrir

necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o

acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y

autorizado por la Secretaría Administrativa.



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Fuente de financiamiento. Elemento que forma parte de la clave del programa presupuestal o del convenio,

integrado por un digito que identifica el origen de los recursos de que se valen las universidades para su

funcionamiento.

Función. Se define como el junto de programas vinculados y homogéneos, encaminados a lograr un propósito

común, que contribuya al cumplimiento de la misión de las instituciones de educación superior.

Funciones adjetivas. Son las funciones que facilitan y dan apoyo a la docencia, la investigación y la extensión.

Tienen como propósito el mejoramiento permanente de los sistemas administrativos y un optimo aprovechamiento

de los recursos que permitan el desarrollo de los programas académicos de la Institución

Función apoyo académico. Función adjetiva cuyos recursos están destinados a dar soporte a la misión básica de

la Institución, es decir, la docencia, investigación y servicio a la comunidad. Tales recursos servirán de apoyo tanto a

los académicos como a los estudiantes.

Función apoyo institucional. Función adjetiva cuyos recursos están destinados al desarrollo de las actividades de

la administración y soporte institucional. Aquí se registran los gastos de las oficinas administrativas y directivas de la

universidad incluyendo las relacionadas con el desarrollo del personal administrativo. Forman parte del apoyo

institucional: Administración institucional; planeación institucional, servicios financieros, servicios legales, servicios al

personal, servicios de computo administrativo y servicios generales.

Función docencia. Función sustantiva cuyos recursos están asociados con actividades de instrucción formalmente

organizadas y que se relacionan directamente con la oferta de cursos académicos de la Institución.

Función investigación y desarrollo tecnológico. Función sustantiva cuyos recursos están destinados a la

realización de actividades específicamente organizadas para producir resultados de investigación y su aplicación

practica, ya sea como parte de un programa interno de la Institución o desarrollada mediante el uso de recursos

provistos por una entidad externa.

Función operación y mantenimiento de la planta física. Función adjetiva en la que se incluyen todos los recursos

de los fondos de operación destinados a la conservación en buen estado de la planta física para su óptima

operatividad.

----------G----------

Gasto comprometido: Monto económico de los bienes obtenidos o servicios devengados y convenidos

previamente con documentos presupuestarios.

Gasto corriente. Son las erogaciones que se realizan para llevar a cabo la operación diaria de las unidades

organizacionales de las universidades, en los rubros de servicios y materiales, que no significan incrementos en su

patrimonio.

Gasto de inversión: Erogación en bienes y servicios destinada a incrementar la capacidad productiva, también se

refleja en el incremento de los activos fijos patrimoniales mediante la construcción de obra pública.

Gasto de operación. Ver gasto ordinario.

Gasto de operación: Son las asignaciones destinadas a los capítulos de servicios personales, materiales,

suministros y servicios generales, indispensables para la operación y mantenimiento del servicio que se presta.

Gasto ejercido: Es la parte del presupuesto autorizado que se gasta con cargo al ejercicio de que se trate, cuyo

pago se realiza en el mismo año del presupuesto. El que no puede ser asociado o asignado a un producto, de modo

que se clasifica como un gasto del ejercicio.



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Gasto ordinario. Son las erogaciones que realiza la Institución por concepto de remuneraciones (sueldo y

prestaciones) y gasto corriente (servicios materiales) indispensables para llevar a cabo la operación diaria de todas y

cada una de sus unidades organizacionales de las universidades, y que no significan incrementos en su patrimonio.

Gasto regularizable: Es el conjunto de erogaciones adicionales al presupuesto original autorizado.

Gastos. Son las erogaciones pagadas por un bien o servicio cuyo valor afecta los resultados del ejercicio en que se

realizan, y por lo tanto representan una disminución al patrimonio. Costo de un recurso usado para crear un ingreso.

El gasto es la cantidad en la cuenta de perdidas y ganancias como una deducción de los ingresos.

Glosario. Es el conjunto de términos que se definen por su naturaleza técnica y busca propiciar un uso

semánticamente homogéneo y uniformado.

Grupo intersecretarial gasto financiamiento: Órgano colegiado que funge como instancia de coordinación entre

las Secretarías de Finanzas y Planeación, de Administración y de la Contraloría del GEM; se integra por sus respectivos titulares y brinda asesoría al Ejecutivo del Estado en materia de gasto público, su ejercicio, financiamiento, evaluación y control.

----------H----------

Honorarios. Asignaciones destinadas a cubrir pagos a terceros por concepto de servicios profesionales prestados a

la Institución eventualmente o bajo contrato, en el ejercicio libre de una profesión, arte u oficio.

Horas clase. Tiempo destinado a actividades, básicamente académicas.

Huelga. Interrupción concertada del trabajo que hacen los trabajadores.

----------I----------

Indicador: Dimensión utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos en la ejecución de un

programa, proyecto o actividad. Pueden definirse en indicadores estratégicos, de proyectos, de gestión y de calidad

en el servicio.

Incremento: Cualquier aumento en el valor de un bien o servicio en un intervalo de tiempo. Diferencia entre el valor,

cantidad, peso o medida anterior con respecto al posterior, que deberá ser mayor.

Indicador de gestión: Instrumento que permite medir el cumplimiento de los objetivos institucionales y vincular los

resultados con la satisfacción de las demandas sociales en el ámbito de las atribuciones de las unidades

responsables de la Institución.

Indicador económico: Es un valor estadístico que refleja el comportamiento de las principales variables

económicas, financieras y monetarias obtenido a través del análisis comparativo entre un período y otro.

Indicador estratégico: Parámetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes sobre los cuales se

lleva a cabo la evaluación, sirve para mensurar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en términos de

eficiencia, eficacia y calidad; para coadyuvar a la toma de decisiones y para corregir o fortalecer las estrategias y la

orientación de los recursos.

Índice de precios: Es el promedio de los precios de cierta selección de mercancías y servicios en un período

determinado a partir de un año base. Refleja el movimiento de los precios en función de los productos

seleccionados.



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Inflación: Desequilibrio entre la oferta y la demanda de bienes y servicios que se refleja en un aumento

generalizado y sostenido del nivel general de precios. Es una baja en el valor del dinero debido a la alza de precios.

Información. Conjunto de datos que se presentan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos y

apoyar la toma de decisiones.

Infraestructura. Es el conjunto de recursos materiales y humanos con que cuneta la Institución en los diversos

ámbitos que la conforman, para el desempeño de sus funciones y el logro de sus objetivos.

Ingresos. Son cambios que afectan los resultados de operación de un ente económico, derivados de sus

actividades o transacciones, ya sea aumentando las utilidades o disminuyendo las perdidas. No debe utilizarse como

sinónimo de “entradas” ya que éstas se refieren exclusivamente al dinero en efectivo o su equivalente que se recibe

sin que afecte sus resultados.

Ingreso de fuentes privadas. Son ingresos derivados de la realización de proyectos, convenios y contratos con

entidades privadas, mediante los cuales la Institución es contratada para realizar una actividad especifica, que

puede ser de capacitación, investigación o servicio a la comunidad. Se incluyen además de los donativos recibidos

de particulares por la universidad.

Ingreso por subsidio federal. Ver subsidio Federal.

Ingresos académicos. Son los ingresos que tienen como contraparte la prestación de un servicio educativo para los

estudiantes o para la comunidad universitaria, así como aquellos que se deriven indirectamente de la realización de

alguna actividad educacional.

Ingresos por cuotas y colegiaturas. Son los recursos que percibe la Institución, por los servicios y productos que

proporciona, relacionados con los servicios académicos tales como inscripciones, exámenes, certificados, títulos,

etc.

Ingresos por donativos. Son ingresos correspondientes a donativos, herencias y legados recibidos por las

universidades, ya sean monetarios o en especie.

Ingresos por productos financieros. En esta categoría se incluyen los ingresos generados por inversiones de

corto y largo plazo que la Institución tenga en instituciones financieras, así como los rendimientos derivados de

depósitos bancarios.

Ingresos por proyectos y contratos financiados por particulares. Son ingresos derivados de la realización de

proyectos, convenios y contratos realizados con organismos no gubernamentales o particulares, mediante los cuales

la Institución conviene en realizar una actividad especifica, que puede ser capacitación, investigación o servicio a la

comunidad.

Ingresos por proyectos y convenios públicos. Son ingresos derivados de la realización de proyectos y convenios

financiados por entidades publicas mediante los cuales la Institución se compromete a realizar una actividad

especifica, que puede ser de capacitación, investigación o servicio a la comunidad.

Ingresos por servicios de apoyo técnico. En esta categoría se incluyen los ingresos generados por la Institución

por la contratación para el otorgamiento de servicios de apoyo técnico a organizaciones o entidades externas, que

haya sido diseñados de manera especifica para tal propósito, y que sean brindados por miembros del personal en

forma individual o grupal.

Ingresos por servicios derivados de actividades educacionales. Son los ingresos resultantes de la realización

de ciertas actividades conducidas en la Institución para la docencia, investigación y servicio a la comunidad, que de

manera secundaria generen un servicio, o bien, que puedan ser vendidos a los estudiantes, profesores, empleados

o al público en general, tales como publicaciones, servicio de laboratorio, servicio medico, servicio de Internet, etc.

Ingresos por subsidio estatal. Ver subsidio Estatal.

Ingresos propios. Ver recursos de las unidades.



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Inmueble. Bien material que por su naturaleza no puede ser trasladado.

Instituto. Establecimiento oficial de enseñanza.

Instructor. Persona responsable de capacitar al personal a su cargo.

Insumo. Conjunto de elementos o factores que intervienen o alimentan un sistema para que mediante su proceso,

se obtenga un producto (bien o servicio)

Intercambio académico. Programa cuyos recursos están destinados a las actividades tendientes a incrementar los

vínculos de cooperación académica, científica, tecnológica y cultural de la Institución con otras universidades.

Inversión: Aplicación de recursos financieros destinados a incrementar los activos fijos o financieros de una entidad.

Ejemplo: maquinaria, equipo, obras públicas, bonos, títulos, valores, etc.

Inversión autorizada: Erogación destinada para obra pública y adquisiciones. autorizadas por la Secretaria de

Finanzas y Planeación a través del oficio de autorización.

Inversión financiera: Erogación destinada a la adquisición de bonos y acciones del mercado de valores y a la

concesión de créditos con el propósito de otorgar financiamiento a instituciones, para efectos de impulsar

actividades productivas.

Inversión física: Erogación que las entidades públicas destinan a la construcción y/o conservación de obras y a la

adquisición de bienes de capital.

Inversiones: Están representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión,

convertibles en efectivo a corto plazo y tienen por objeto normalmente, obtener un rendimiento hasta en que estos

recursos sean utilizados por la entidad.

Investigación. Función sustantiva que integra las erogaciones asociadas con acciones, proyectos o programas de

la Institución, orientadas de manera específica a la generación del conocimiento, la asimilación de nuevas

tecnologías y la aplicación innovativa del conocimiento.

----------L----------

Laboratorio. Programa que comprende las erogaciones asociadas con el equipamiento y operación de las áreas

físicas dispuestas y equipadas especialmente para realizar experimentos y experiencias en alguna disciplina y/o en

la docencia de carácter experimental, demostrativo.

Ley. Conjunto de normas jurídicas que regulan la conducta del hombre en la sociedad.

Licenciatura. Programa que representa el primer grado académico de la educación superior, cuyo antecedente

obligatorio es el bachillerato equivalente.

Lineamientos: Directrices que establecen los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así

como las características generales que éstas deberán tener.

Lineamientos de gasto: Directrices específicas que en materia de gasto la Secretaria Administrativa comunica a las

unidades responsables para los trabajos orientados a la formulación, ejercicio y control del presupuesto de egresos.

Local. Espacio físico utilizado para establecer oficinas para fines específicos.



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----------M----------

Manifestación: Documento mediante el cuál rinden un informe de sus valores, bienes y adeudos, sea por anualidad

o por alta y baja en el servicio.

Manual de procedimientos. Instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, los pasos y

operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Institución.

Manual: Documento administrativo que brinda, en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para

la operación de una organización: atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas,

procedimientos, actividades y tareas.

Marco jurídico: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse las unidades

responsables en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.

Materiales y suministros. Agrupa las asignaciones destinadas a la adquisición, por parte de la Institución, de

artículos, materiales, bienes de consumo no duradero y de toda clase de insumos para el desempeño de sus

actividades académicas, administrativas y productivas.

Meta del indicador: Es el valor numérico de un indicador preestablecido. Es la expresión cuantitativa de los

objetivos propuestos, se refiere a un espacio y a un período determinados.

Meta. Es la expresión cuantitativa de los objetivos que se persiguen, para un periodo determinado.

Ministración de fondos: Entrega de recursos presupuestarios que radica una instancia a otra, para su aplicación

por parte de esta última.

Misión: Es la razón de ser de una Institución. Constituye también el fin último que se persigue, el de mayor

trascendencia e impacto, el objetivo central y permanente.

Mobiliario. Bienes muebles que facilita la ejecución de las actividades.

Muestra la dinámica observada en los fenómenos económicos, una vez que fue eliminada la influencia que ejercen

sobre los agregados macroeconómicos las fluctuaciones de precios, con referencia a un año base.

----------N----------

Nivel medio superior. Estudios que comprenden el bachillerato y los equivalentes a éste, que se imparten después

de la educación básica. Su objetivo es dotar al alumno de una cultura general; de metodologías que le desarrollen la

capacidad inquisitiva y critica; y en su caso, habilitarlo para su incorporación en el mercado laboral. Podrá ser

propedéutico, terminal y bivalente.

Nómina. Lista de personas que van a percibir un salario por su fuerza de trabajo.

Norma: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los distintos agentes

económicos.

Nueva Estructura Programática (NEP): Replanteamiento integral de la estructura programática para vincular los

propósitos de las políticas Institucionales derivadas del Plan Rector de Desarrollo Institucional, con la misión de las

unidades responsables. Es el conjunto de categorías y elementos que sirven para dar orden y dirección al gasto y

para conocer el rendimiento esperado de la utilización de los fondos.



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----------O----------

Objetivo. Expresión cualitativa de un propósito que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio específicos a

través de determinadas acciones Elemento cuyo código integrado por dos dígitos, forma parte de la clave del

programa presupuestal. Permite identificar la manifestación de la determinación de obtener o producir resultados

específicos susceptibles de ser cuantificados. Los objetivos se determinan en función de las prioridades

institucionales, de su compatibilidad y de su factibilidad y realismo.

Objeto del gasto. Es el fin o propósito del egreso que para efectos contables se clasifica en cuentas.

Obra. Trabajo de construcción, conservación o remodelación de infraestructura.

Oficina. Espacio de trabajo.

Oficio de autorización de inversión: Documento mediante el cual se autoriza a las entidades públicas el

presupuesto de inversión física. Puede generar una ampliación o reducción a los montos de las partidas de gasto.

Ordenamiento Conjunto de leyes o normas relativas a una misma materia.

Organismo. Conjunto de oficinas, dependencias y personas que forman un cuerpo institucional de carácter público.

Organismo descentralizado: Institución definida por la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado con

personalidad jurídica y patrimonio propio; su objetivo es la prestación de un servicio público.

Otros gastos. Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir los gastos que demande el buen funcionamiento de la

universidad, y que no estén contemplados en alguna de las cuentas de mayor o subcuentas comprendidas en los

rubros prestación de servicios personales, materiales y suministros, servicios generales, honorarios, becas, bienes

muebles o bienes inmuebles.

Otros ingresos. Son ingresos que perciben las universidades que no están incluidos en las demás clasificaciones

de ingresos ya consideradas.

----------P----------

Padrón. Censo de personas, instituciones, empresas, etc., según el fin que persiga.

Partida presupuestal. Es cada uno de los renglones o conceptos que integran un presupuesto. Elemento

presupuestario en que se subdividen los conceptos de gasto y que clasifica las erogaciones de acuerdo con su

objetivo específico, y que se representa mediante un código numérico.

Patronato. Organización cuyo objetivo es reunir fondos para fines no lucrativos.

Planta física. Conjunto de bienes inmuebles que posee la universidad y que destina a sus labores académicas,

administrativas y culturales.

Plantel. Institución de enseñanza integrada por un conjunto de instalaciones destinadas a las actividades educativas

en los diferentes niveles escolares.

Plantilla. Registro de personal adscrito a las dependencias.

Política: Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o

ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Criterios e iniciativas dentro de

ciertos límites, que indican la manera de cómo debe realizarse algo.



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Política presupuestaria: Directrices y lineamientos para determinar y regular la asignación, el uso y la aplicación de

los recursos físicos, humanos y financieros de las unidades responsables.

Precios constantes: Son aquellos cuya cuantificación se hace con relación a los precios que prevalecieron en un

año determinado y que se están tomando como base para la comparación. Indicador que expresa el valor de las

mercancías y servicios a precios de un año base.

Precios corrientes: Indicador del valor de las mercancías o servicios acumulados al momento de la operación; se

emplea, para referirse a los valores de las mercancías expresados a precios de cada año.

Preparatoria. Ver nivel medio superior.

Préstamo entre fondos. Representa el traspaso de recursos de un fondo a otro, en forma temporal, hasta el

cumplimiento de un plazo o circunstancias definidos.

Presupuestación: Acción de proyectar la forma de obtener y distribuir recursos económicos para realizar una

acción. Es un elemento indispensable en el proceso de planeación. Proceso de consolidación de las acciones

encaminadas a cuantificar monetariamente los recursos humanos y materiales necesarios para cumplir con los

programas establecidos en un determinado período; comprende las tareas de formulación, discusión y aprobación,

ejecución, control y evaluación del presupuesto.

Presupuesto: Estimación financiera anticipada, generalmente anual, de los egresos e ingresos de la Institución,

necesario para cumplir con los propósitos del Plan rector de Desarrollo de la Institución. Resumen sistemático de las

previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos.

Presupuesto autorizado: Al monto de recursos que el H. Consejo Universitario autoriza a ejercer en un ejercicio

fiscal.

Presupuesto comprometido: Estimación de las obligaciones contraídas pendientes de ejercerse con cargo a las

partidas del presupuesto aprobado, mientras no prescriba la acción para exigir el crédito, siempre que hubiesen sido

debidamente autorizados y registrados.

Presupuesto devengado: Recursos reconocidos y registrados de un ingreso o un gasto en el periodo contable a

que se refiere, a pesar de que el desembolso o el cobro pueda ser hecho, todo o en parte, en el periodo anterior o

posterior.

Presupuesto disponible: Estimación del saldo o remanente de recursos susceptibles de ser utilizados, el cual

resulta de restar a una asignación presupuestaria las cantidades ejercidas y comprometidas con cargo a dicha

asignación.

Presupuesto ejercido. Suma de erogaciones realizadas por partida presupuestal en un periodo determinado de

tiempo por la Institución o por alguna de sus unidades organizacionales.

Presupuesto no regularizable: Estimación destinada a la adquisición de maquinaria y equipo, vehículos, muebles,

construcción y equipamiento, que no necesariamente se consumen año con año y que, por tanto, deben justificarse

debidamente si son requeridos nuevamente.

Presupuesto ordinario. Es la asignación de recursos que se realiza para un año calendario, con el fin de cubrir

sueldos, servicios y materiales indispensables para mantener a la Institución en operación.

Presupuesto pagado: Porción o totalidad de los recursos presupuestados que han sido ejercidos y que cuentan

con un respaldo que permite comprobar su pago.

Presupuesto para convenios. Es la asignación de recursos que se realiza para el desarrollo de proyectos

específicos apoyados y financiados por organismos públicos y privados, ya sea en su totalidad o en

cofinanciamiento con la universidad.



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Presupuesto para programas institucionales. Es la asignación de recursos que se realiza para la operación de

programas de interés institucional que representa un apoyo para el alcance de los objetivos de las funciones de la

universidad.

Presupuesto por objeto de gasto: Es aquella que agrupa en listados homogéneos y coherentes, los bienes y

servicios que el Gobierno adquiere para realizar sus funciones; su estructura está conformada por nueve grandes

capítulos en que se integra su clasificación.

Presupuesto por programas: Técnica presupuestaria que se orienta a la identificación de las actividades

desarrolladas por una entidad económica. Pone especial atención a las acciones que se realizan, más que a los

bienes y servicios que se adquieren. Es un instrumento de administración financiera que presupone la interpretación

de los lineamientos que influyen en la planeación. Contiene un conjunto armónico de programas y proyectos que se

han de realizar a corto plazo y que permite la racionalización en el uso de recursos al determinar objetivos y metas.

Asimismo, permite identificar responsables del programa y establecer las acciones concretas para obtener los fines

deseados.

Principios presupuestales: Conceptos fundamentales de validez general a los que se circunscriben las acciones

del proceso presupuestario en su conjunto. Los principios presupuestarios se han concebido para lograr la

realización del presupuesto.

Procedimiento: Es la metodología instrumental para la ejecución técnica o profesional de una actividad, o conjunto

de ellas, determinando los medios que permitan hacer más eficiente la gestión administrativa.

Proceso: Conjunto ordenado de etapas y pasos con características de acción concatenada, dinámica y progresiva,

que concluye con la obtención de un resultado.

Proceso administrativo: Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de

administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de

recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Proceso de programación-presupuestación: Etapas interrelacionadas que forman parte del proceso de control

administrativo en las que se definen objetivos y metas, así como los recursos que se requieren para alcanzarlos.

Profesor. Personal docente que imparte conocimientos acerca de alguna materia.

Programa. Instrumento para organizar secuencialmente las tareas globales a través de un plan coordinado

íntegramente por objetivos preestablecidos.

Programa de Gasto de Inversión Sectorial. (PGIS) Recurso otorgado por el Estado para la mejora de la

Infraestructura en espacios académicos para elevar la calidad de la educación media superior y superior.

Programa de Mejoramiento del Profesorado. (PROMEP) Su propósito de impulsar la superación sustancial en la

formación, dedicación y desempeño de los Cuerpos Académicos de las universidades como un medio estratégico

para elevar la calidad de la educación superior.

Programa Integral de Fortalecimiento del Posgrado. (PIFOP) Es un mecanismo para orientar el desarrollo de la

Educación Superior y dar sustento al apoyo de los proyectos formulados por las instituciones de educación superior,

que impulsen el fortalecimiento y consolidación de programas educativos, así como de procesos de gestión

académico-administrativa, para que logren su acreditación o certificación, respectivamente; además que permitan

conservar la alta calidad ya alcanzada en algunos otros programas educativos.

Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. (PIFI) Es un mecanismo para orientar el desarrollo de la

Educación Superior y dar sustento al apoyo de los proyectos formulados por las instituciones de educación superior,

que impulsen el fortalecimiento y consolidación de programas educativos, así como de procesos de gestión

académico-administrativo, para que logren su acreditación o certificación, respectivamente; Además que permitan

conservar la alta calidad ya alcanzada en algunos otros programas educativos.



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Programa Operativo Anual (POA): Instrumento de la Institución que permite traducir los lineamientos generales de

la planeación del desarrollo económico, objetivos y metas concretas a desarrollar en el corto plazo, definiendo

responsables, temporalidad y especialidad de las acciones para lo cual se asignan recursos.

Programa presupuestal. Elemento de la clave del programa presupuestal o de la clave del convenio cuyo dígito

identifica al conjunto de actividades vinculadas entre si, encaminadas a la consecución de objetivos y metas

específicos, dentro de plazos previstos, costos establecidos y bajo la responsabilidad de una unidad organizacional

determinada. A las que se les asignan recursos.

Proveedor. Persona que suministra lo necesario para lograr un fin.

Proyecto de presupuesto: Estimación del gasto a efectuar por la Institución, durante un ejercicio fiscal, que la

Secretaria Administrativa envía al H. Consejo Universitario para su aprobación.

Proyecto: Conjunto de actividades afines y complementarias que se derivan de un programa y que tiene como

características, un responsable, un período de ejecución, costo estimado y resultado esperado. Resuelve un

problema o aprovecha una oportunidad.

Proyectos etiquetados. Es el de inducir, apoyar y estimular aquellas estrategias y proyectos que por naturaleza y

objetivos tiendan a transformar la estructura y los procesos de las universidades con el fin de que estas respondan

con mayor nivel de calidad a los grandes retos del Estado y del país.

----------R----------

Recursos de las unidades. Son aquellos que perciben las universidades por los servicios y productos

proporcionados por sus unidades organizacionales y que son ejercidos a decisión de ellas mismas.

Recursos. Insumos financieros, materiales, humanos y técnicos que hacen posible la realización d e3las actividades

y el cumplimiento de los objetivos y metas de un plan determinado.

Reembolso. Acto de devolución de una cantidad de dinero al deudor de un monto antes recibido como pago.

Refrendo: Renovación para el ejercicio inmediato siguiente de la autorización de una inversión o gasto no realizado

o efectuado parcialmente dentro de un ejercicio presupuestario para el que fue aprobado originalmente.

Registro: Evidencia o anotación de información sobre hechos, personas, actividades o sucesos que permite

conocer o verificar los datos en forma sistemática. Operación que consiste en asignar un número o cualquier otro

símbolo para identificar documentos, mercancías o artículos en la secuencia cronológica de su tramitación.

Registro contable: Asiento que se realiza de las actividades relacionadas con el ingreso o egreso del patrimonio,

para el desarrollo de actividades de un organismo con el fin de alcanzar las metas y objetivos que le son propios.

Registro presupuestario: Asiento contable de las erogaciones realizadas por las unidades responsables en

relación a la asignación, modificación y ejercicio de los recursos presupuestarios que se les hayan autorizado.

Reglamento: Ordenamiento que expide el H. Consejo Universitario, con el fin de organizar y normar las funciones y

actividades de las unidades responsables; su objeto es aclarar, desarrollar o explicar los principios generales

contenidos en la Ley a que se refiere para ser mas accesible su aplicación. Disposición de carácter general expedida

por el máximo órgano de Gobierno de las universidades, en uso de sus facultades, para normar las funciones y

actividades de la Institución.

Remodelación. Cambio que permite una mejor estética y funcionalidad de los inmuebles.



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Remuneración: Percepción de un trabajador o retribución monetaria que se da en pago por su servicio o actividad

desarrollada.

Remuneraciones. Agrupa las asignaciones destinadas al pago de sueldos al personal que presta sus servicios en la

Institución, así como los pagos que por concepto de estímulos, docentes y no docentes, y los que por concepto de

seguridad social, derivados de esos servicios, corresponde cubrir a la misma, en los términos de las disposiciones

legales en vigor. Incluye también los pagos por otras prestaciones sociales derivadas de los contratos colectivos o

individuales.

Renta de instalaciones. Actividades cuyos recursos están asociados al alquiler de ciertas instalaciones para su

uso, con ciertas condiciones, y a cambio de un precio convenido.

Reportes presupuestales: Conjunto de documentos que permiten identificar los avances presupuestales en

determinado lapso de tiempo, así como la forma de la utilización de los recursos.

Representante legal: Es una persona que tiene la finalidad de suplir la voluntad de otra bajo poder otorgado cuando

ésta no puede por sí misma atender determinada responsabilidad jurídica.

Responsabilidad. Obligación que tiene una persona frente a una cosa, impuesta por la ley.

Retribución: Pago por la prestación de un bien o servicio.

Rubro. Elemento que forma parte de la estructura del código de la cuenta contable, que identifica mediante un

dígito, los grandes capítulos de los estados financieros: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, cuentas de

orden, cuentas puente y transferencias.

----------S----------

Salario. Retribución en efectivo que debe pagar el patrón al trabajador en virtud de un contrato de trabajo. Se paga

a obreros y destajistas por día, por semana o por unidad de obra.

Seguimiento del gasto: Acción que se lleva a cabo en la fase de ejecución del presupuesto y que consiste en la

evaluación permanente cuantitativa de los avances físicos y financieros de las actividades realizadas por las

distintas unidades responsables de la Institución.

Seguro. Contrato que obliga a resarcir perdidas o daños que ocurran.

Servicio social. Es el programa que incluye las actividades que forman al alumno en el compromiso con la sociedad

y proyectan su acción en beneficio de ésta.

Servicios. Comprende las erogaciones hechas por concepto de pagos de servicio no personales prestados por

instituciones publicas, privadas o personas físicas ajenas a la Institución, así como los pagos por derechos y

utilización de bienes muebles o inmuebles y servicios varios.

Servicios de arrendamiento: Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir los gastos de arrendamiento de edificios

y locales, terrenos, maquinaria y equipo, vehículos y otros arrendamientos especiales.

Servicios de fotocopiado. Actividades que incluyen los recursos destinados a los establecimientos creados para

proporcionar servicios de reproducción de documentos.

Servicios generales. Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir el costo de todo tipo de servicios no personales,

prestados por instituciones publicas, privadas o personas físicas ajenas a la Institución, indispensables para el

funcionamiento de la misma.



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Servicios personales: Rubro del clasificador por objeto del gasto que agrupa las remuneraciones al personal, así

como las cuotas y aportaciones a favor de las instituciones de seguridad social, derivadas de los servicios que esas

instituciones prestan al personal en los términos de las disposiciones legales en vigor; así mismo, incluye los pagos

por otras prestaciones sociales.

Sistema: Conjunto de procesos o elementos interconectados o interdependientes que forman un todo complejo.

Estructura funcional compuesta de organismos, principios y normas.

Sistema de información. Método encaminado a facilitar información sobre cuestiones externas o internas a una

organización.

Sub cuenta. Elemento que forma parte de la estructura del código de la cuenta contable, que permite la

identificación de las operaciones contables de las universidades mediante seis dígitos, con un registro clasificado

mas especifico dentro de las subcuentas.

Subfondo. Elemento que forma parte de la estructura del código de fondo que identifica específicamente mediante

un digito el tipo de fuente de los recursos y las restricciones particulares para su uso.

Subsidio. Son las aportaciones económicas oficiales otorgadas por instituciones públicas a las instituciones de

educación superior, como resultado de alguna disposición legislativa, con el fin de robustecerlas y apoyar su

operación.

Subsidios: Transferencias que otorga el Gobierno Estatal o Federal a la Institución.

Subsidio estatal. Recursos económicos recibidos por las universidades provenientes del Gobierno del Estado.

Pueden ser genéricos o específicos.

Subsidio estatal especifico. Son las aportaciones que hace el Gobierno Estatal a las universidades, con el fin de

financiar proyectos o programas específicos, con presupuesto y objetivos predeterminados y convenidos entre

ambos organismos..

Subsidio estatal extraordinario. Son las aportaciones que hace el Gobierno Estatal a las universidades, por

conceptos o montos no contemplados en el convenio de cofinanciamiento, y que no son regularizables.

Subsidio federal. Recursos económicos recibidos por las universidades, provenientes de la SEP. Pueden ser

ordinarios, extraordinarios o específicos.

Subsidio federal especifico. Son las aportaciones que hace el Gobierno Federal a las universidades, a través de la

Secretaria de Educación Publica con el fin de financiar proyectos o programas específicos, con presupuesto y

objetivos predeterminados y convenidos entre ambos organismos.

Subsidio federal extraordinario. Son las aportaciones que hace el Gobierno Federal a las universidades, a través

de la secretaria de educación publica por conceptos o montos no contemplados en el convenio de cofinanciamiento

y que no son regularizables.

Sueldos. Asignaciones destinadas a cubrir las retribuciones al personal contratado por la Institución, de acuerdo con

los tabuladores vigentes, a cambio de sus servicios.

Suficiencia Presupuestal: Capacidad de recursos financieros que tiene una partida con la posibilidad de ser

afectada.



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----------T----------

Tasa de Inflación: Indicador de crecimiento sostenido de los precios de los bienes y servicios expresado en

porcentaje con relación a un período de tiempo.

Técnico superior universitario. Programa que comprende las erogaciones asociadas con la impartición de

enseñanzas de especialización teórico-practica para que los educandos se incorporen a las actividades productivas

o continúen estudios de nivel profesional, y para lo cual es antecedente obligatorio el bachillerato.

Techo financiero: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un período determinado, generalmente de un

año a una unidad responsable, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.

Trámite: Requisito a cumplir para solicitar bienes o servicios ante dependencias administrativas. Procedimientos que

se tienen que realizar para la solicitud de un bien o servicio ante la administración central y de la cual debe de

obtenerse una respuesta.

Transferencia: Suma de recursos transferidos a las unidades responsables para sufragar sus gastos de operación.

Transferencias. Las transferencias representan movimientos de recursos de un fondo a otro, en forma definitiva;

implican la disminución del patrimonio de un fondo, en beneficio del incremento de otro, reflejándose en un registro

en ambos fondos.

Transferencias presupuestales. Son los movimientos de recursos de una partida presupuestal a otra dentro de un

mismo grupo de gasto.

----------U----------

Unidad responsable Ver unidad organizacional.

Unidades organizacionales. Organismos académicos, académico-administrativo o administrativo de las

universidades, que tiene a su cargo una o varias de las funciones que realiza la Institución, o bien que participa en

ellas. Tiene asignación presupuestal, por lo que es responsable de su ejercicio y control. Desde el punto de vista del

PRONAD la unidad organizacional es un centro de costos. Su código esta formado por dos dígitos que identifican a

la unidad organizacional de que se trate, según la propia estructura de la Institución.

Usuario. Persona que utiliza o se beneficia con la prestación de servicios universitarios.

8. Anexos

Guía de Afectación Contable

Formatos se encuentran en el SIIA

Formato de recibido de contrarecibos (usuario)

Listado de contrarecibos entregados a la Dirección de Recursos Financieros



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9. Revisión Histórica

Número de

revisión

Fecha de

revisión Revisó (Puesto)

Reaprobado

(Puesto) Descripción del cambio

00 29/09/09

Jefe del

Departamento de

Control

Presupuestal y

Jefe del

Departamento de

Control

Operativo

Director de

Programación y

Control

Presupuestal

Se desarrollo el procedimiento

lista de asistenciaweb.uaemex.mx/sgcuaemex/pdf/secadmon/dirctrlpres/control... · 2011. 6. 2. ·...

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