loeng 4 töö analüüsi läbiviimise praktilised näited koostas: riina rohelaan, 2013
DESCRIPTION
Loeng 4 Töö analüüsi läbiviimise praktilised näited Koostas: Riina Rohelaan, 2013. Töö analüüsi praktilised näited: KLIENDITEENINDUSE TÖÖ ANALÜÜS (2005). Valmistada Tööturuteenuste ja toetuste seaduse rakendumine - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
1
Loeng 4 Töö analüüsi läbiviimise praktilised näited
Koostas: Riina Rohelaan, 2013
2
Töö analüüsi praktilised näited: KLIENDITEENINDUSE TÖÖ ANALÜÜS
(2005)• Valmistada Tööturuteenuste ja toetuste seaduse
rakendumine
• Määratleda kriteeriumid klienditeenindajate
töökoormuse hindamiseks ja sellest tulenevad töö
mõõdikud
• Koostada standardiseeritud (näidis) ametijuhendid
klienditeenindajatele, kus oleks määratletud ka nõuded
klienditeenindajatele:
– aluseks koolitusprogrammi koostamisel
– teenindusstandardi väljatöötamisel
– klienditeenindajate töö hindamisel
– klienditeenindajate karjääri planeerimisel
3
METOODIKA KIRJELDUS
• Analüüs viidi läbi viies regionaalses
klienditeenindusbüroos
– Raplamaa
– Tallinn
– Järvamaa
– Ida-Virumaa
– Tartumaa
• Analüüs sisaldas
– Ankeetküsitlust
– Intervjuusid
– Dokumentide analüüsi
4
Töötute arv kuude lõikes
0
10 000
20 000
30 000
40 000
50 000
juuli.03 jaan.04 juuli.04 jaan.05 juuli.05
* Analüüs sisaldas informatsiooni: töötute arv töötaja kohta piirkondade kaupa, mis võimaldas hinnata klienditeeninduse töökoormust
5
Klienditeenindajate töökoormuse näitajad ja rollid
• Klienditeenindajate töö hindamine: Kolmemõõtmelise
mõõdikute süsteemi loomine
• Töö maht (n. klientide arv kliendiportfellis)
• Töö efektiivsus (aktiivsus) (n. pöördumiste arv,
rakendumiste arv)
• Töö kvaliteet (kliendi rahulolu, testostud, 360°
tagasiside)
• Klienditeenindajate ametijuhendite koostamiseks määratleti
klienditeenindajate rollid tulenevalt uuest seadusest
6
Töö analüüsi praktilised näited: INSPEKTORITE TÖÖ ANALÜÜS (2008)
• Analüüsida seadusandlusest tulenevalt (valdkonda
reguleerib ligikaudu 10 erinevat seadust, mis käsitlevad
vee, õhu, maapõue jne loodusressursside kasutamist)
keskkonnainspektorite tööülesandeid ja –koormust
• Töötada välja sobiv töökorraldusmudel ja
tüüpametijuhendid inspektorite ametikohtadele
• Ametijuhendid on aluseks personalitöös:
– kompetentsimudelite koostamisel;
– ametikohtade hindamisel;
– töötajate hindamisel
7
METOODIKA KIRJELDUS
• Töö analüüs hõlmas erinevate struktuuriüksuste ja
valdkondade ametikohti (juhtivinspektorid,
vaneminspektorid, inspektorid; valdkondade
kaupa);
• Töö analüüsi standardiseeritud küsimustiku
kasutamine.
• Intervjueeriti 50% küsitletutest.
Tulemused
8
Kirjeldati töö analüüsi läbiviimise perioodil töötajate
poolt täidetavad tööülesanded ametikohtade
(juhtivinspektor, vaneminspektor, inspektor) kaupa.
Töötajate poolt täidetavate ülesannete suure erinevuse
tõttu piirkondlikes osakondades koostati piirkondlike
osakondade erisuste kirjeldus (käsitleb juhtimise ja
töökorralduse iseärasusi).
Töö edaspidiseks korraldamiseks pakuti välja
töökorraldusmudel, mis põhineb suundadel “elus
keskkond” ja “eluta keskkond” ning nende valdkondade
jaotusel. Töökorraldusmudel integreeriti
karjäärisüsteemiga.
9
Töö analüüsi praktilised näited: ASUTUSE PERSONALITÖÖ ANALÜÜS
(2006)Tulemus Töö sisu kirjeldus
Hetkeolukorra kirjeldus: süstematiseeritud informatsioon personalitöö teostamise kohta
1. Intervjuude läbiviimine personalitöötajatega ja juhtidega Ametis ja neljas allasutuses 2. Personalitöötajate töö analüüsi küsimustiku läbiviimine ja tulemuste analüüs3. Personalitööd reguleerivate ja personalitöö teostamise käigus vormistatud dokumentide analüüs, tutvumine personaliandmebaasis tehtavate toimingutega
Dubleerivate ja puuduolevate personalitöö funktsioonide tuvastamine
1. Teostatavate personalitöö funktsioonide kirjelduse koostamine2. Personalitöö ja asutuse personalistrateegia seose analüüs
Ettepanekud personalitöö korraldamiseks Ametis ja selle haldusalas
1. Ettepanekud personalitöö korraldamiseks tulenevalt arengukavast ja personalistrateegiast2. Personalitöö töökorralduse mudeli koostamine (kajastab funktsioone, täitjaid ja nende volitusi vastavalt struktuurile)
Töö teostamise metoodika
10
Intervjuud personalitöö eest vastutavate isikutega, kokku viidi läbi 24 intervjuud
Personalitööga seotud dokumentide analüüs (seadusandlus, asutusesisesed töökorraldusdokumendid jms)
Ankeetküsitluse läbiviimine
Töö analüüsi tulemused: soovitused personalitöö ümberkorraldamiseks
11
Personalitöö vastutuste määratlemine “ameti” ja selle allasutuste vahel. Tsentraliseerimine strateegia ja poliitika osas (amet), detsentraliseerimine operatiivtoimingute osas (allasutused)
Personaliarvestuse toimingute kattumise vältimineSeadusega mittenõutud ja ilma “tarbijata” toimingute
teostamise lõpetamineInformatiivsete paberkandjal olevate dokumentide
asendamine elektrooniliste dokumentidegaKasutatava personalitöö tarkvara kaasajastamine ja
vastavusse viimine personalitoimingutegaPersonaliga seotud otsustamisprotsessi ülevaatamine,
toimingud reguleerivate kordade kehtestamine, otsuste delegeerimine vastutavale juhtimistasandile
12
Spetsialiseerumise vähendamine personaliarvestusesPersonalijaoskondade juhtide töö laiendamine. Lisaks
juhtimisfunktsioonile mõne personalivaldkonna ülesande täitmine.
Personalitöötajate arvu määratlemine allasutustes jõudluskoefitsiendi alusel, alla 100 ametikohaga allasustuses kombineeritud ametikohtade loomine.
Personalialase aruandluse ühtlustamine, “tarbijate” määratlemine, vormide kehtestamine
Koolitus- ja arendustegevuse osas kompetentsipõhise lähenemise rakendamine. Karjääri edendamise ja koolituse vahelise seose loomine.
Ametinimetus Kohtade arv struktuuris
Osakonna ülem 1
Vanemohvitser 1
Nõunik 1
Spetsialist 1
ARVESTUSJAOSKOND
Jaoskonnaülem 1
Ohvitser 1
Personalispetsialist 2
KOOLITUS- JA ARENGUJAOSKOND
Jaoskonnaülem 1
Ohvitser 1
Spetsialist 1
TÖÖTERVISHOIUJAOSKOND
Spetsialist 1
KOKKU 12
13
AMETI personali-osakond
Allasutus Isikkoosseisu arv seisuga …
Personali-töötajate arv
…
Personali-Töötajate prognoos
PÕHJA PIIRKOND 405 4 4
KIRDE PIIRKOND 355 4 4
KAGU PIIRKOND 189 3 2
VALGA PIIRKOND 156 2 2
LÄÄNE PIIRKOND 199 5 2
LAEVADE DIVISJON 83 4 1
LENNUKITE DIVISJON 51 1 0,5
ÕPPEASUTUS 1 86 1 1
ÕPPEASUTUS 2 9 1 0
LOGISTIKADIVISJON 59 1 0,5
KOKKU 1758 26 17
14
AMETI poolt hallatavad asutused
Töö analüüsi praktilised näited: 16 SOTSIAALVALDKONNA ASUTUSE
ÜHENDAMINE AS-ks (2008)
• Riigi poolt finantseeritud sotsiaalteenuseid
(erihoolekanne) osutava 16 hooldekodu ühendamine
üheks riiklikuks aktsiaseltsiks
• Asutuse töötajate arv ligikaudu 1200 inimest, klientide
arv üle 2000, asutus paikneb 16-s erinevas asukohas
• Töö analüüsi tulemus:
– Asutuse struktuuri väljatöötamine
– Asutuse koosseisu väljatöötamine
– Koosseisu ametikohtadele töö sisu lühikirjelduste koostamine
– Klienditöö ja personalitöö juhendite koostamine
15
JUHATUS
NÕUKOGU
KESKKONTORI DIVISJONID
Teenused Haldus Finantsid Personal ja IT Õigus dokumendihaldus
Siseaudit
Arendusjuht
1. KLASTER Põhja piirkond HK 1 (SMF) HK 2 (MF) HK 3 (SP) ….
2. KLASTER Lõuna piirkond HK 1 (SMF) HK 2 (MF) HK 3 (SP) ….
3. KLASTER Ida piirkond HK 1 (SMF) HK 2 (MF) HK 3 (SP) ….
4. KLASTER Lääne piirkond HK 1 (SMF) HK 2 (MF) HK 3 (SP) ….
Klastripõhine struktuur
16
STRUKTUURIÜKSUS JA
AMETIKOHT
AMETI-
KOHTADE
ARV
SUHTARV
(TÖÖTAJAT/
KLIENDI
KOHTA)
MÄRKUSED
JUHTIMINE JA MUUD TEENUSED KLIENDITÖÖ ÜLDINE KORRALDAMINE HOOLDEKODUS
KLIENDITÖÖ JUHT 1 KORRALDAB HOOLDEKODU KLIENDITÖÖD JA KAVANDAB SELLEKS VAJAMINEVAID RESSURSSE VASTAVALT
HOOLDEKODULE PÜSTITATUD EESMÄRKIDELE. TAGAB TEENUSTE OSUTAMISE HOOLDEKODUS
KLIENDITEENINDUSE STANDARDITEST TULENEVALT. OSALEB KLIENDITÖÖ MEESKONDADE TÖÖS. KORRALDAB
KLIENDITÖÖ ENESEHINDAMIST HOOLDEKODUS.
SOTSIAALTÖÖTAJA 2 1/100 KLIENTIDE TEENUSELE VÕTMINE JA TEENUSE LÕPETAMINE NING SELLEGA SEOTUD DOKUMENTATSIOONI
PIDAMINE. TEGEVUSJUHENDAJATE JA KLIENTIDE NÕUSTAMINE SOTSIAAL- JA TERVISHOIUTEENUSTE
KÄTTESAAMISEL. OSALEB KLIENDITÖÖ MEESKONDADE TÖÖS. KLIENDIHALDUSE KESKKONNA JUURUTAMINE
HOOLDEKODUS. KLIENDITÖÖ ARUANDLUSE KOOSTAMINE JA EDASTAMINE PIIRKONNA TEENUSTE OSAKONNALE
PSÜHHIAATRIAÕDE 6 1/35 (VÕI
ÖÖPÄEVA-RINGSELT 1
TÖÖTAJA
KOHAL-VIIBIMINE HK-S)
RAVIMITE JAGAMINE KLIENTIDE RAVIMIDOSAATORITESSE. KLIENDITÖÖ PERSONALI NÕUSTAMINE JA ABISTAMINE
KLIENTIDE TERVISESEISUNDI JÄLGIMISEL. ARSTI POOLT ETTENÄHTUD MEDITSIINILISTE PROTSEDUURIDE
TEOSTAMINE. OSALEB KLIENDITÖÖ MEESKONDADE TÖÖS.
Näidis: töö sisu lühikirjeldus
17
Töö analüüsi praktilised näited: Sadamate haldamisega tegeleva
ettevõtte struktuuri ümberkujundamine (2008)
• Ettevõte, milles töötab ligikaudu 300 töötajat.
• Ettevõte tegeleb sadamaala kinnisvara arendamise ja
haldamisega
• Töö analüüsi tulemus:
– Tööprotsesside muutmisest tuleneva struktuuri väljatöötamine
– Uuel struktuuril põhineva koosseisu väljatöötamine
18
19
Infosüsteemide osakond
Arv
utis
üst
ee
mid
e
gru
pp
Ta
rkva
ra a
ren
du
se
gru
pp
An
dm
eto
etu
se g
rup
p
Siseauditi osakond
Juh
timis
arv
est
use
osa
kon
d
Raamatupidamise osakond
Tu
lud
e a
rve
stu
se
gru
pp
Ku
lud
e a
rve
stu
se
gru
pp
JUHATUSE LIIGE
Sadamakapteni osakond
Mu
ug
a s
ad
am
a
lae
valii
klu
se ju
htim
ise
g
rup
p
Va
na
sad
am
a
lae
valii
klu
se ju
htim
ise
g
rup
p
Sa
da
ma
julg
eo
leku
o
sako
nd
Ehitusjuht
Sp
ets
ialis
t
Va
na
sad
ma
ha
ldu
sju
ht
Pa
ldis
ki lõ
un
asa
da
ma
h
ald
usj
uh
t
AS TALLINNA SADAM JUHATUS
Tu
run
du
sosa
kon
d
Kva
lite
ed
i- ja
ke
skko
nn
aju
htim
ise
o
sako
nd
Õig
uso
sako
nd
AS TALLINNA SADAM NÕUKOGU
Ha
ldu
sosa
kon
d
Fin
an
tsis
t
Sp
ets
ialis
tid
Ma
ksu
spe
tsia
list
Pa
ldis
ki lõ
un
asa
da
ma
la
eva
liikl
use
juh
timis
e
gru
pp
Kommertsdivisjon Finantsdivisjon Infrastruktuuri halduse divisjon
An
alü
ütik
ud
(2
)
Ta
llin
na
eh
itusj
äre
leva
lve
o
sako
nd
HooldusosakondEnergiavarustuse osakond
Va
na
sad
am
a g
rup
p
EhitusdivisjonP
ea
en
erg
ee
tik
Mu
ug
a s
ad
am
a g
rup
p
Va
na
sad
am
a g
rup
p
Pa
ldis
ki lõ
un
asa
da
ma
g
rup
p
Mu
ug
a s
ad
am
a g
rup
p
Sp
ets
ialis
tid
Pe
rso
na
liosa
kon
d
Te
hn
ilin
e o
sako
nd
Sid
eg
rup
p
Oh
utu
sjä
rele
valv
e ja
tö
öke
skko
nn
a g
rup
p
Mu
ug
a e
hitu
sjä
rele
valv
e
osa
kon
d
Ärisu
un
aju
hid
(4
)
Assistent
Assistent
Avalike suhete juhtJuhatuse nõunik
Re
isija
te t
ee
nin
da
mis
e
osa
kon
d
Mu
ug
a s
ad
am
a
ha
ldu
sju
ht
Vä
lissu
hte
te
spe
tsia
list
(1)
JUHATUSE ESIMEES Assistent
Kommertsjuht Finantsjuht Infrastruktuuri halduse juhtAssistent Assistent
Infr
ast
rukt
uu
ri a
ren
du
se
osa
kon
d
Dd
oku
me
nd
iha
ldu
se
osa
kon
d
Ma
jan
du
sgru
pp
ORGANISATSIOONI STRUKTUURI SKEEM
Töö analüüsi praktilised näited: Transpordivahendite hooldus- ja
remonditöid teostava organisatsiooni motivatsioonisüsteemi väljatöötamine
(2009)
• Eraettevõte, milles töötab ligikaudu 200 töötajat,
hooldatakse ja remonditakse transpordivahendeid.
• Töid teostatakse üle maailma tellimuste alusel
• Töö analüüsi tulemus:
– Töötajate tööülesannete kirjeldamine ja tööks kuluva aja
mõõtmine
– Asutuse koosseisu ülevaatamine
– Motivatsioonisüsteemi ja töötajate hindamise süsteemi
uuendamine
20
Rühmatöö eesmärk on kavandad lähteülesande alusel töö analüüsi läbiviimine erinevate tegevusvaldkondade organisatsioonides:
a) tootmisettevõttes
b) teenindusettevõttes
c) avaliku sektori asutuses (ministeerium, amet)
d) haridusasutuses (kool, kõrgkool)
Iga rühm saab töö analüüsi kavandamiseks ühe tegevusvaldkonna ja määratleb täpsemate tunnuste järgi konkreetse ettevõtte kirjelduse. Näiteks tootmisettevõte – 250 töötajaga elektroonikatööstuse ettevõte, mis valmistab allhanke korras elektroonikaseadmeid jms
RÜHMATÖÖ: töö analüüsi läbiviimise kavandamine
Ettevõttes/asutuses viiakse läbi töö analüüs seoses viimase kalendriaasta jooksul (2013 aastal):
a) klientide (tarbijate, teenuse saajate) arvu või käibe15-25%-se vähenemisega ning
b) sellest tuleneva kulude optimeerimise vajadusega.
Töö analüüsi tulemusena: a) optimeeritakse ettevõtte/asutuse tööprotsessid,
sh võimalusel kujundatakse ümber teenused või võetakse kasutusele uusi tehnoloogiaid, mis on inimtööjõu kasutamisest odavamad
b) kujundatakse ettevõtte/asutuse ametikohtade koosseis ja personali arv.
Koostage tegevuskava ettevõttes/asutuses töö analüüsi läbiviimiseks. Töö analüüsi läbiviimine peab vastama lähteülesandele ja seda teostatakse ajavahemikul 01.12.2013-30.02.2014.
Tegevuskava koostamisel kasutage slaidil olevat tabeli vormi.
Rühmatöö tegemiseks on aega 20 minutit
Tegevuse kirjeldus Tegevuse toimumise periood
24
KÜSIMUSED?