Aplica para los pilotos y copilotos en asignación de formación o tierra que requiera desplazamiento. Incluye los Instructores que van en su asignación como alumnos.

PROCESO LOGÍSTICA DE VIAJES

A partir del día 04 del mes anterior, los pilotos podrán conocer la programación de entrenamiento para el mes siguiente con el fin de realizar los ajustes requeridos a su logística de viaje, los cuales deberán tramitar diligenciando el formato “Cambios Logística de Viaje”, a más tardar el día 10 del mes anterior a la ejecución de la programación, con el soporte de aprobación del Jefe de Equipo. Este formato lo pueden descargar en la página de operaciones para su diligenciamiento y respectiva autorización.

Puede enviarse escaneado a los correos martha.moralosada@avianca.com y/o alba.castillo@avianca.com o entregarse personalmente en el área de logística de viajes.

Los cambios que se generen en la logística por el manejo del día a día en la operación, serán gestionados en el área de crew tracking en los siguientes números: 4138480 / 4139031. EXT. 3007 – 3016 - 3025.

La expedición de tiquetes se realizará a través del área de Logística de viajes.

Tripulante Adicional (Tripadis):

Los desplazamientos por conceptos de escuelas reguladas no requieren expedición de tiquete. Para dichos cursos el área de logística de viajes elaborará la reserva (prioridad SPU-010), y con el apoyo del área de pax control, se emitirá el pasabordo como “Tripadi Rojo”.

Tiquetes rutas vía Avianca:

Las prioridades a manejar en las reservas son los siguientes:

Tiquete valorizado en entrenamiento

En destinos donde no opera la compañía, se realizará la compra de los tiquetes en la tarifa más baja publicada al momento de realizar la reserva, aclarando que la ruta puede considerar escalas.Los tiquetes no utilizados deben ser reportados al área de Logística de viajes, para su respectivo rembolso ante el área de Control de Ingresos de la Compañía.

TIQUETES Y RESERVAS

Tiquetes de Navidad y Año nuevoEn asignaciones fuera de su base para los días 24 y 31 de Diciembre, se autoriza un tiquete en rutas Avianca a un familiar registrado por el piloto en su hoja de vida (incluye acompañante privilegio), con las siguientes condiciones:

- Tienen derecho a reserva confirmada, prioridad SPY-140.- Se expiden para las fechas de la asignación del piloto.- El impuesto de salida del país debe ser asumido por el piloto.

NOTA: Es necesario reportar al área de logística el nombre de la persona seleccionada, antes del 15 diciembre.

Otros puntos- Exceso de equipaje: Por razones de entrenamiento, si el Piloto se desplaza con manuales; los cuales afectan el cupo de equipaje asignado por la compañía aérea, se tiene autorizado el pago de una pieza adicional.

VIÁTICOS

LiquidaciónLa liquidación se realiza por periodos, según lo establecido en los convenios laborales.

El valor correspondiente al anticipo del viaje será abonado el día hábil anterior al inicio del mismo y para aquellos con menos de 24 horas se realizara durante el mismo día.

Reliquidación de viáticosEn los casos donde se modifique el tiempo de permanencia por temas de compañía o se cancele la asignación, se deberán re liquidar los viáticos y realizar los ajustes respectivos.

Cuando el piloto anticipe su regreso viajando por su cuenta, se mantendrá la liquidación inicial de viáticos, sin reconocimiento adicional por no uso del alojamiento.

ALOJAMIENTO

Las reservas hoteleras para simulador u otras asignaciones en destinos en los cuales no exista un contrato con la compañía serán en la medida de lo posible, manejadas a través del operador internacional. Solo en casos excepcionales se manejará pago directo. Si el piloto cambia el hotel o prolonga la estadía por su cuenta, deberá asumir el valor del mismo.

Cuando el piloto requiere cambiar el hotel por transporte, deberá solicitarlo mínimo 48 horas antes del viaje.

TRANSPORTE

Transporte Aeropuerto – Hotel - Aeropuerto:

Se debe utilizar el servicio proporcionado por el Hotel entre la ruta Aeropuerto - Hotel - Aeropuerto a nivel nacional e internacional; A nivel nacional cuando no exista este servicio, se tomaran los servicios por los proveedores contratados por la compañía.

Para viajes internacionales solo se autorizara el pago de taxi en aquellas bases donde el servicio de transporte del Hotel ya no este operando debido a la hora de llegada o éste no lo ofrezca.

Transporte lugar de destino

Los alumnos que viajan a simulador, se movilizaran en el vehículo asignado al Instructor de Vuelo según lo contemplado en el Manual de Operaciones, quien es el responsable del traslado entre el Hotel - Centro de Instrucción – Hotel. En caso que el instructor no sea de la compañía se autoriza alquiler de carro o anticipo.

Este numeral no aplicará cuando en el contrato con la academia contemple el transporte.

Asignación Código

Simulador

Escuela Regulada

SPU-010

SPU-010

IMPUESTOS

Para realizar la exención de impuestos es necesario presentar la orden de viaje y la carta dirigida a las entidades regulatorias informando el destino, las fechas exactas y el motivo del viaje.

Si el piloto desea viajar por su cuenta modificando la fecha de su entrenamiento, deberá asumir el valor del impuesto.

LOGISTICA DE VIAJES

LEGALIZACIONES

Tramite Legalización

- Los viajes en rutas de Avianca que no presenten rubros de imprevistos y se cumplan de acuerdo a la solicitud original se legalizan en el sistema sin ningún soporte adicional.

- Para los viajes con trayectos en otras aerolíneas (incluye TACA) o que presenten cambios en la programación original, se requiere la presentación de los pasabordos y/o soportes adicionales.

- En los casos en los cuales se modifique la logística y el chequeo se realice a través del móvil (Mobile check in), se debe presentar impresa la imagen. Es importante aclarar que el pase de abordar caduca una vez haya sido volado el trayecto, por lo cual es fundamental guardarlo previamente.

- La legalización de los anticipos se realizará con los soportes respectivos y serán dolarizados teniendo en cuenta la Tasa Representativa del Mercado vigente en la fecha en la cual se efectuó el gasto.

NOTA: Es responsabilidad del piloto notificar los cambios en la logística y hacer entrega de sus documentos de legalización en el tiempo establecido (3) tres días hábiles después de haber finalizado el viaje para garantizar que la orden quede legalizada tal como lo estipula el manual de operaciones. En el evento de no realizar de manera oportuna la legalización, el área de logística de viajes notificará vía e-mail hasta tres veces al correo del piloto, y en caso de no obtener respuesta oportuna, se reportará al jefe inmediato para el correspondiente manejo administrativo.

Pilotos

Devolución y Rembolso de viáticos

Este ítem aplica teniendo en cuenta:- Disminución de tiempo de permanencia o cancelación de la asignación: Se debe reintegrar el monto calculado diligenciando el formato de autorización descuento.

- Aumento de tiempo de permanencia: Únicamente se abonan viáticos a la tarjeta por cambios requeridos por el área de entrenamiento o por necesidad de la compañía.

NOTIFICACIÓN

Toda la logística de viajes será notificada a través del correo electrónico registrado en la compañía, por lo cual solicitamos la revisión de su correo incluyendo las carpetas de SPAM y no deseados. Si 48 horas antes de su viaje, no recibe la información respectiva, por favor comunicarse al área, para atender su requerimiento.Correo electrónico : viajetrip@avianca.com Avantel : 350-3212816 / 350-3212815.

Tramite Legalización

- Los viajes en rutas de Avianca que no presenten rubros de imprevistos y se cumplan de acuerdo a la solicitud original se legalizan en el sistema sin ningún soporte adicional.

- Para los viajes con trayectos en otras aerolíneas (incluye TACA) o que presenten cambios en la programación original, se requiere la presentación de los pasabordos y/o soportes adicionales.

- En los casos en los cuales se modifique la logística y el chequeo se realice a través del móvil (Mobile check in), se debe presentar impresa la imagen. Es importante aclarar que el pase de abordar caduca una vez haya sido volado el trayecto, por lo cual es fundamental guardarlo previamente.

- La legalización de los anticipos se realizará con los soportes respectivos y serán dolarizados teniendo en cuenta la Tasa Representativa del Mercado vigente en la fecha en la cual se efectuó el gasto.

NOTA: Es responsabilidad del piloto notificar los cambios en la logística y hacer entrega de sus documentos de legalización en el tiempo establecido (3) tres días hábiles después de haber finalizado el viaje para garantizar que la orden quede legalizada tal como lo estipula el manual de operaciones. En el evento de no realizar de manera oportuna la legalización, el área de logística de viajes notificará vía e-mail hasta tres veces al correo del piloto, y en caso de no obtener respuesta oportuna, se reportará al jefe inmediato para el correspondiente manejo administrativo.