los archivos en la era digital
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Los archivos en la era digitalCambios y retos producidos en los archivos con las TIC
Vicent Giménez ChornetUniversitat Politècnica de Valè[email protected]://twitter.com/vicentgimenezhttp://www.vicentgimenez.nethttps://www.linkedin.com/pub/vicent-gimenez-chornet/5/a84/52ahttps://www.facebook.com/vicent.chornet
4 de Marzo de 2015
A medida que la conectividad global continúa su avance sin precedentes, muchas instituciones y jerarquías antiguas tendrán que adaptarse o corren el riesgo de quedar obsoletas, irrelevantes en una sociedad moderna. La lucha que vemos hoy en día en muchas empresas, grandes y pequeñas, son ejemplos del dramático cambio que la sociedad tiene delante. Las tecnologías de la comunicación continuarán cambiando nuestras instituciones desde dentro y desde fuera.
Eric Schmidt, Jared Cohen (2014). El futuro digital. Madrid: Anaya, p. 20.
La tecnología digital afecta a los archivos en:
- Soporte
- Gestión
- Comunicación/Difusión
Los archivos físicos:
-Soporte: papel, pergamino, papiros, etc.
-Gestión: Libros registro, Libros índices, Fichas índices, Descripciones, Instrumentos de descripción…
-Comunicación: publicaciones (en libros y revistas),correo postal, publicación de instrumentos de descripción
Soporte electrónico:
Cualquier dispositivo electrónico con tecnología digital, o cuyo contenido está codificado digitalmente, que permite leer, interpretar y reproducir la información o los datos.
Descartamos en esta presentación los soportes electrónicos analógicos.
Ceros y unos (0001100111101):Corriente eléctrica, dígitos, números.
Documentos electrónicos, Documentos digitales, Documentos numéricos
Documento electrónico:“Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Características del Documento electrónico (ISO 15489):-Autenticidad: puede probar lo que afirma ser-Fiabilidad: el contenido puede ser considerado una representación precisa de los hechos que da testimonio-Integridad: completo e inalterado-Disponibilidad: el documento puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado en su contexto en cualquier momento
Los documentos en los archivos del siglo XXI
-Documentos nacidos digitalmente
-Documentos digitalizados
-Documentos en otros soportes
¿Estamos en un periodo de transición?
La gestión en los archivos
Físicos Digitales
Almacenamiento físico:
Edificios, estanterías, etc.
Almacenamiento digital:
Servidores, discos ópticos, etc.
Descripción:
Guías, inventarios, catálogos… (buenas
prácticas, escasa implementación
normas)
Fichas índices
Descripción:
Bases de datos (alta implementación de
normas)
Descripción multinivel
Descriptores normalizados:
onomásticos, geográficos, materias,
entidades-instituciones
Documentación en papel
(preferentemente)
Documentación digital en diversos
formatos para representar imágenes,
videos y audios
Control de usuarios/seguridad:
-Personal interno: control bajo
-Usuario externo: solicitudes en papel,
prohibiciones de circulación física
Control de usuarios/seguridad:
-Personal interno: control extremo,
trazabilidad
-Usuarios: generalmente acceso a
copias digitales, trazabilidad.
Físicos Digitales
Transferencias:
Hoja de transferencia, transporte físico
Transferencia:
Formularios (generalmente en XML),
migraciones telemáticas en sistemas de
bases de datos
Valoración documental
Comisiones y trabajo técnico registrado
en expedientes físicos
Valoración documental
Comisiones y trabajo técnico integrado
en un sistema archivístico en red.
Mantenimiento/conservación
Control de las instalaciones físicas,
Restauradores y conservadores de
soportes físicos (papel, pergamino,
placas y celuloide, principalmente)
Mantenimiento/conservación
Control del hardware y del software,
Conservación/preservación digital
Metadatos:
Datos registrados en inventarios o
catálogos
Metadatos:
Datos registrados en tecnologías
digitales: bases de datos, archivos
digitales
Interoperabilidad:
Inexistente
Interoperabilidad:
En red
Redes de archivos:
Escasas y poco eficientes
Redes de archivos:
En incremento y eficientes
Almacenamiento digital:• Copia/original para depósito digital de archivo: TIF, RAW, PDF, etc.• Para la difusión: JPEG, PDF, DjVu, etc.• Soportes: Servidores, discos opticos.
Difusión con distintos formatos de archivos:
Portugal (TIF): http://digitarq.dgarq.gov.pt/
Francia (instalar plugin): http://anom.archivesnationales.culture.gouv.fr/Francia (Departamento Cantal): http://archives.cantal.fr/ark:/16075/a011375365805IHy23s/1/1
Finlandia (JPEG): http://digi.narc.fiEspaña (JPEG): http://pares.mcu.es/
Descripción archivística:- Uso de bases de datos- Uso de estándares: ISAD (G), ISAAR-CPF, EAD, EAC, etc.- Uso de índices/descriptores: geográficos, onomásticos, materias,
entidadesReino Unido, Londres: http://www.aim25.ac.uk
España, Arganda del Rey: http://archivo.ayto-arganda.esEspaña, Ministerio Cultura: http://pares.mcu.es/Hong Kong: http://www.grs.gov.hk/PRO/srch/english/sys_all.jspIrlanda: http://www.csorp.nationalarchives.ie/search/index.php
Descripción MultinivelLa descripción multinivel tiene como objetivo la representación del contexto y la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran, y pretende que en el nivel de fondo se proporcione la información de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes se proporcione sólo la información de las partes que se están describiendo y, como consecuencia,las descripciones resultantes se presentenen una relación jerárquica, desde lasdescripciones a nivel de lo más general,el fondo, hasta las descripciones del nivelmás particular.
FondoSubfondoSerieSubserieUnidad Documental CompuestaUnidad Documental Simple
Representación digital dela descripción multinivel
Realizada mediante un softwarede base de datos y de visualización web
España (Pares):http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=10
Alemania (Argus): http://startext.net-build.de:8080/barch/MidosaSEARCH/search.htm
México:http://www.agn.gob.mx/guiageneral/
República Dominicana:http://200.26.174.74/albalanet62/opw.html
Colombia:http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/
La indización: Descriptores normalizados
ListasTesauros
Londres:http://www.aim25.ac.uk/
Tesauros (Administración)Australia:http://agift.naa.gov.au/
Europa:http://eurovoc.europa.eu/drupal/?q=es
Fernando II el Católico. Diversorum Sigilli Secreti 8. Valencie et Cathalonie [et Insularum]Archivo de la Corona de Aragón,ACA,CANCILLERÍA,Registros,NÚM.3568
Control de usuarios digitales
Parametrizar
Categorías Funciones
Alta de Usuario
Ejemplos ICA-ATOM
Transferencia digital
Transferencia de las descripciones ytransferencia física de los documentos.
Transferencia de las descripcionesy transferencia de los documentos digitales
Ejemplo: Transferencia de documentos digita-les en Australia.Manifest Maker: software que produce una lista separadapor tabuladores de archivos digitales en una ubicaciónEspecificadaXena: Un software enXML que significa La normalizaciónelectrónica de Archivos . Xena convierte los archivos digitalesen estándares, formatos abiertos, para su preservación.
Valoración Documental
Tarea: Comisiones de Valoración Documental, Juntas Calificadoras de Documentos, etc.
Resoluciones, Dictámenes: Tablas de Valoración, Calendarios de Conservación, etc.
Ejemplo: Tablas de Valoración Documental (Generalitat de Catalunya)http://arxius.cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.asp
Control archivístico: Bases de datosEjemplo: Junta de Andalucía, Censohttp://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos/DetalleFonCol?id=2731
Conservación/preservación digitalNormas:-UNE-ISO/TR 18492 (2008). Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.-ISO 19005-1 (2005). La gestión de documentos - Formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo - Parte 1: El uso de PDF 1.4 (PDF / A-1)-ISO 14721 (2012). Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS) –Modelo de referencia
Herramientas:Archivos Nacionales Reino Unidohttp://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/digital-preservation-tools.htm
Algunas gratuitas como DROID y PONOM
Metadatos:
Datos registrados en tecnologías digitales: bases de datos,
archivos digitales
La UNE-ISO 23081-1:2006 menciona que los metadatos se
definen como datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo
del tiempo.
METADATOS
DATOS
RESÚMENES
DESCRIPTIVOS
INFORMACIÓN
ESTRUCTURADA
NORMAS Y
ESTANDARES
DE
DESCRIPCIÓN
USO DE LAS
TIC:
SOFTWARE,
BASES DE
DATOS, WEB,
LENGUAJES,
ETC.
DOCUMENTOS ACCESIBLES
Metadatos insertados en los archivos digitales.
Existen diferentes estándares para los formatos de archivos digitales y, independientemente de su configuración, opciones diferentes para la inserción de metadatos relacionados con la descripción del contenido y del contexto.
Se pueden diferenciar cuatro grandes grupos de archivos digitales:los archivos de imagen,los archivos sonoros,los archivos audiovisuales ylos archivos hipertexto o web.
Cualquiera de los cuatro tipos de archivos los puede generar cualquier organismo en el ejercicio de su actividad.
Interoperabilidad: La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/interoperabilidad-inicio.html#.VNjsZ_l5PTo
Entre los elementos de la interoperabilidad destacamos (del ENI):La interoperabilidad organizativa: incluye los aspectos relativos a la publicación de servicios a través de la Red de comunicaciones de las AA.PP. (Red SARA ); la utilización de nodos de interoperabilidad; y el mantenimiento de inventarios de información administrativa.La interoperabilidad semántica: a través de la publicación y aplicación de los modelos de datos de intercambio horizontales y sectoriales, Semántica de la Administración.La interoperabilidad técnica: a través del uso de estándares en las condiciones previstas en la normativa para garantizar la independencia en la elección, la adaptabilidad al progreso y la no discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica.
Redes de archivosDesde la irrupción de la informática, con la aplicación de las nacientes Tecnologías de la Información y la Comunicación, el interés por la creación de redes de información conectando ordenadores telemáticamente ha estado presente como una forma de resolver las necesidades de obtener información rápidamente.
http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/article/viewFile/IIMEI5-N8-075098/798
España:http://pares.mcu.es/
En Cataluña:http://extranet.cultura.gencat.cat/ArxiusEnLinia/
Portugal:http://portal.arquivos.pt/
Francia:http://www.culture.gouv.fr/documentation/archim/dossiers.htm
Europa:http://www.archivesportaleurope.net/web/guest
DifusiónTradicionalmente los aspectos de difusión de los fondos archivísticos ha sido mediante la publicación de monografías en forma de guías, inventarios o catálogos.
En la Era Digital, en la Sociedad de la Información, es posible otros canales de difusión, e incluso la participación activa de los usuarios. Estos canales de difusión se efectúan en internet o utilizando las TIC.
Ejemplo de funcionalidades:1- Enviar por correo electrónico un resultado de búsquedahttp://archiveshub.ac.uk/search/email.html?recid=gb738-ms275#rightcol
2- Disponer de una carpeta o agenda donde guardar las búsquedashttp://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet
3- Añadir un resultado de búsqueda a tus marcadores o favoritos (Holanda):http://www.archieven.nl/nl/zoeken?mizk_alle=spain&miref=hsfa
4- Compartir un resultado de búsqueda o imágenes digitales en las redes sociales como Facebook, Twitter, Google + o Delicius, como en el Portal Europeo de Archivos
5-Enlazar las entidades archivísticas con Google Maps (por ejemplo Archives Hub)http://archiveshub.ac.uk/contributorsmap/index.html?archonid=96
6- Gestión de los Big Data (gestión de conjuntos de datos) relacionándolos para obtener una nueva representación. Lo aplica el Archivo de Arganda del Rey para localizar geográficamente documentos relevantes con información geográfica.http://archivo.ayto-arganda.es/Difusi%C3%B3n/Timeline.aspx
http://socialbiblio.com
¡Gracias por vuestra atención!
Para cualquier consulta a vuestra disposición en: