LOS COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CICLO DE

VIDA

YIZZETH MONTERO

OROZCO

CUC

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE

GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA

capturar Uno de los muchos desafíos que enfrentan los registros y gestión de la información(RIM), los profesionales de hoy es capturar los registros y la información eficazmente.

Llamar a los expertos en la materia (PYME) han estado luchando con este dilema desde hace algún tiempo y han llegado a la conclusión de que los directivos de RIM debe tener la capacidad de capturar o adquirir los documentos electrónicos en su creación o puntos de aprobación.

Los componentes de ALCM debe tener la capacidad para identificar los registros en su punto de creación y para establecer y capturar a la pista de auditoría y el estado de los registros a medida que se en rutan a través de una organización para su revisión, revisión, aprobación y distribución final.

Entonces, el sistema sería capaz de capturar el registro oficial una vez que la división o la persona que se ha delegado la autoridad para "firmar" y los registros de liberación ha aprobado y se guarda el documento /registro como "final".

Registros y gestores de información puede insertarse como las PYME y ayudar a configurar o físicamente la parte funcional de la aplicación de gestión de records (RMA) y el sistema de flujo de trabajo.

Estos sistemas utilizan las redes de área local y requieren configuraciones funcionales y técnicas de los sistemas de gestión de flujo de trabajo y el documento que mejoren los usuarios '/ acción de los agentes delas capacidades y proporcionarles herramientas útiles en sus escritorios.

Las herramientas de escritorio y configuraciones funcionales contribuir a la identificación de un registro a través de la captura de metadatos.

Estas herramientas de establecer la integridad del registro a través de los registros de auditoría y de las firmas "oficial", permitiendo a la totalidad o parte del proceso para ser capturado y almacenado en el software de RMA, su base de datos relacional y el repositorio.

RECOLECCIÓN, IDENTIFICACIÓN Y CARGA

Uno de los desafíos más básicos en la adquisición de documentos para la conservación a largo plazo y el uso es ser capaz de identificarlos.

Lo más importante es siempre un mini conjunto de metadatos requeridos para identificar y manejar la información como un registro.

También define los requisitos del sistema para llevar a cabo la función de gestión utilizando la aplicación del software.

Esta norma vale la pena mirar, digerir y aplicar al sistema de una organización de registros, ya sea analógico o digital.

Esta práctica de "desarrollo en espiral", la prueba real de un requisito funcional previo a la implementación o la prueba técnica - ha permitido que el Departamento de Defensa para ahorrar valiosos recursos y proporcionar una política objetiva y la norma que es aplicable.

CONVERSIÓN

El componente de conversión de cualquier sistema por lo general se ocupa de la migración de los datos existentes que deben ser mantenidos en conformidad con los requisitos de disposición.

Estos registros y / o tipos de datos son por lo general un proceso de captura secundaria de datos heredados.

Dos procesos primarios para lograr este paso.

1. Analógico a digital

2. Software

1. ANALÓGICO A DIGITAL

En este componente de la conversión toma la forma de traducir un tipo de medio en otro.

Esta traducción se podría lograr mediante la exploración de papel en formato Adigital o la conversión de vídeo analógico (es decir, VHS) en formato de vídeo digital.

Otros formatos, tales como un formato de distribución como el formato de documento portátil (PDF), puede estar relacionado con el formato sin pérdidas para cumplir con la búsqueda, recuperación y distribución

2. SOFTWARE

Software de conversión es el proceso más

difícil porque las diferencias son muy sutiles a

través del tiempo.

La conversión se mueve a través de cambios

graduales que pueden pasar

desapercibidos hasta que se requieren cambios

mayores.

Dos cuestiones relacionadas con la

conversión de software son el control de

versiones y los cambios del sistema operativo.

EL CONTROL DE VERSIONES

Control de versiones - Un ejemplo de control

de versiones se convierte Microsoft

Word versión 2.0 a la versión 5.0.

CAMBIOS DEL SISTEMA OPERATIVO

Los cambios en el sistema operativo (OS) puede ser muy invalidante si no se vigila muy de cerca.

Esta posibilidad es uno de los mayores temores de las agencias tales como el Archivo Nacional de EE.UU. y Administración de Documentos, cuya misión es preservar el registro de la historia de nuestra nación.

Los sistemas se desarrolló alrededor de sistema operativo, y cuando los cambios de sistema operativo, los sistemas más viejos no son mas compatibles . Esta falta de apoyo en los cambios costosos que puede tomar meses ,incluso años, para corregir.

SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DIGITAL

Los sistemas digitales de almacenamiento necesarias para mantener los registros puede ser tan simple como un ordenador portátil o tan elaborado como un servidor de vídeo que puede transmitir vídeo a 5.000 usuarios simultáneos.

Estos sistemas deben soportar arquitecturas abiertas y dar cumplimiento oportuno y consistente en la entrega de registros a los clientes adecuados.

El sistema de almacenamiento y los medios elegidos son afectados por elementos mecánicos y ambientales que pueden mejorar drásticamente o degradar su capacidad para mantener sus registros, así que elige sabiamente sobre la base de todas sus necesidades.

MOTORES DE BÚSQUEDA

Los motores de búsqueda son muy importantes para los clientes internos y externos de sus registros.

La búsqueda y recuperación en la que todos los beneficios de los metadatos y gestión de documentos y registros a ser evidentes para los usuarios.

A los clientes les importa sólo poder acceder, buscar y recuperar fácilmente.

RESUMEN

El resumen, Es una herramienta automática de trabajo sin embargo, permitirá a los usuarios escanear rápidamente un resumen del documento para determinar si el registro que se les presenta es lo que están buscando.

Algunas aplicaciones de software proporcionan esta capacidad mediante la presentación de los usuarios con extractos del primer párrafo de un documento.

Esta avanzada herramienta realmente buscan y determinar las partes importantes de un documento y un resumen de ellos.

INTERFACES GRÁFICAS DE USUARIO (NSR)

AGUILAR

Es una buena manera de personalizar el software para satisfacer las necesidades de distintos clientes.

Las Interfaces gráficas de usuario debe ser transparente para las interfaces de los clientes y sin fisuras con los sistemas que soportan.

Las empresas tienen que considerar el desarrollo de interfaces gráficas de usuario para sus usuarios para facilitar y contribuir a sus responsabilidades para la entrada de datos o la presentación electrónica.

Este componente de un sistema de gestión del ciclo de vida no debe ser pasada por alto porque es la primera cosa que los usuarios pueden ver cada vez que inician sesión en sus equipos todos los días.

LA SEGURIDAD

Es un componente fundamental utilizado

para demostrar la integridad de un sistema

de gestión de extremo a extremo de los

registros.

Es el componente que proporciona acceso a

las personas adecuadas y protege el sistema

y los registros dentro de ella.

Acceso El acceso a cada sistema debe ser

controlado.

EL ACCESO

El acceso a cada sistema debe ser

controlado.

Este control se realiza generalmente

mediante el uso de contraseñas u otros

medios más sofisticados.

Algunos métodos de control de uso de

huellas dactilares, voz, escáner de retina, y

las características faciales para autenticar el

acceso.

LA SEGURIDAD MULTINIVEL (MLS)

Es una herramienta que se utiliza en

situaciones de seguridad nacional, y está

siendo investigado para su uso en el sector

privado.

La incorporación de un sistema de

MLS eliminaría la necesidad de contar

con sistemas completamente separados

para cada nivel de restricción.

DESINFECCIÓN Y REDACCIÓN

las herramientas desinfección en

la colaboración en el uso de un sistema de MLS

llevaría a cabo las funciones

necesarias de protección de privacidad de la

información mediante la sustitución

de nombres y lugares reales con otros

ficticios (desinfección) .

O ,simplemente ocultar la información

protegida con una opaca marcado que no se

puede quitar (redacción).

COMUNICACIONES

El componente de comunicaciones de este

sistema se refiere a la infraestructura

de línea fija y de satélite para apoyar el

acceso y la difusión del conocimiento y los

registros de cualquier parte del mundo.

Esta estructura representa un medio para

transmitir y recibir grandes cantidades de

datos.

TÉCNICA

Los problemas técnicos que existen en la implementación de un sistema totalmente integrado de gestión de registros se encuentran en dos áreas clave:

1 desempeño funcional

La funcionalidad del sistema debe ser impulsada por su uso previsto y de sus clientes y no por las estadísticas de producción. Muchas de las soluciones técnicas pueden realizar la misma función. La funcionalidad también se evita el "hermano mayor" de dictar qué proveedor suministra el sistema, siempre y cuando las funciones se llevan a cabo.

2 la normalización

Las dificultades surgen cuando un sistema debe interactuar con los sistemas en otros lugares que pueden o pueden no tener bases de datos compatibles. Esta normalización no significa que las estructuras de datos y formatos pueden no ser compatibles. El resultado de esta incompatibilidad se manifestará cuando no son capaces de ver y / o utilizar la información y el conocimiento en sistemas diferentes a la suya. Si los procesos funcionales y metadatos estándar se utilizan para describir los registros, estos retos se alivian.