LOS PROCEDIMIENTOS O ETAPAS DE AUDITORIA

2.5.1. LAS ETAPAS DE LA AUDITORA: ETAPAS INICIALES Y VISITA PRELIMINARCuando el auditor inicia una auditora recurrente (l mismo haya hecho la anterior), se gua por la experiencia anterior con el cliente y la suposicin razonable de que las circunstancias no han cambiado significativamente desde su examen anterior; en cambio, cuando se prepara a iniciar una auditora nueva tiene que hacer algunas suposiciones iniciales con respecto a su cliente para decidir por dnde y cmo empezar su examen. El auditor har estas suposiciones con base a su propia experiencia y la de otros auditores con otros clientes y las adoptar tentativamente, a sabiendas de que los siguientes pasos en su examen podrn ratificarlas o rectificarlas. Estas suposiciones estarnimplcitas al iniciar el trabajo, pero la auditora se podr planear y ejecutar mejor si el auditor las identifica y evala explcitamente (ver grfico N. 2.3).

COMPRENSION DEL CLIENTE

PREPARACION DE LA AUDITORIA

PLANIFICACION

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

VISITA PRELIMINAR

APLICACIN PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOS O FUNCIONES

CARTA DE CONTROL INTERNO

VISITA FINAL APLICACIN PRUEBAS/ SUSTANTIVAS O VALIDACION

DICTAMEN U OPINION

GRFICO 2.3: ETAPAS DE LA AUDITORIA

2.5.2. LA COMPRENSIN DEL CLIENTE Y LA IDENTIFICACIN DE LOS CICLOS OPERATIVO

Las empresas desarrollan sus actividades mediante ciclos o segmentos operativos, un ciclo es un conjunto de transacciones que involucra el intercambio de bienes o servicios y funciones, algunas de estas funciones son controles. Toda empresa tiene ciclos de ventas que incluyen todos los procedimientos que la empresa realiza para vender sus productos, un ciclo de ventas tiene como operaciones tpicas y como inicio el pedido del cliente, el despacho de la mercadera, la emisin de la gua de remisin, la facturacin y culmina con la cobranza. En cada una de estas etapas intervienen personas involucradas que ejercen funciones, y adems existen documentos y controles, estos procedimientos revisten caractersticas diferentes en cada empresa, por lo que el auditor deber comprender al detalle los procedimientos que utiliza la empresa para realizar sus procesos.

Una vez efectuada la comprensin, el auditor evaluar si los procedimientos son los apropiados y a continuacin identificar aquellos controles denominados controles claves. Los controles claves son usualmente los controles contables que tendrn efecto en la emisin y la preparacin de los estados financieros.Toda empresa adems tiene un ciclo de compras, vinculado con las adquisiciones de bienes y servicios. Las empresas productoras cuentan con un ciclo de produccin. Las empresas tienen adicionalmente un ciclo de la propiedad, vinculado con la adquisicin de activos fijos; un ciclo de financiamiento, vinculado con los pasivos que contrae para realizar sus operaciones; y un ciclo de caja vinculado con el movimiento del efectivo.Es usual que los ciclos de ventas, compras y produccin, incluyan un gran volumen de operaciones, por lo que para satisfacerse de las cifras involucradas ser mucho ms eficiente hacerlo mediante pruebas de cumplimiento dirigidas a verificar que los controles internos claves, especialmente los contables, se cumplan.

Un ciclo es significativo y debe ser auditado si puede contener errores de importancia o a juicio del auditor debera ser evaluado dependiendo del tamao y composicin de las cuentas vinculadas, incluyendo su susceptibilidad a prdida o fraude.

El volumen de las actividades y el tamao, complejidad y homogeneidad de las transacciones individuales procesadas a travs del ciclo, son otros ingredientes que deberan ser tomados en cuenta para definir si el examen puede tener como sustento pruebas de cumplimiento o validacin.

Cuentas o ciclos operativos cuyas transacciones son limitadas en volumen o en nmero de transacciones, tendrn como mejor mecanismo en un examen de estados financieros, la aplicacin de pruebas de validacin o sustantivas.Las pruebas sustantivas estn relacionadas con el examen de la documentacin de respaldo de las operaciones, la observacin fsica o la constatacin directa del bien a ser validado o sustentado.

2.5.3. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOLa auditora requiere que el auditor obtenga evidencia de hasta qu grado puede confiar en las cifras de los estados financieros preparadas por su cliente; esa evidencia la obtiene por medio de pruebas de auditora. Para decidir qu pruebas hacer y cuntas, el auditor debe hacer una evaluacin inicial del sistema de control interno. El propsito primario de esta etapa es identificar los controles que proporcionan una seguridad razonable de que las cifras son correctas y confiables; estos controles son los que deben probarse; como consecuencia, la evaluacin inicial identifica los controles que no necesitan ser probadas por cuanto no tienen impacto en la emisin de estados financieros.

La evaluacin inicial tambin conduce a la identificacin de debilidades o fallas de control interno, esto es, la ausencia de controles deseables o necesarios, estas debilidades deben ser comentadas de inmediato con el cliente para su beneficio o para que, si la comprensin que el auditor tiene de sus operaciones es incompleta o errnea, el cliente le proporcione elementos para corregirla o rectificarla. Puede haber controles en otra fase del sistema que lleguen a compensar las fallas que se han identificado o, si estas son importantes y pudieran realmente afectar su examen, su discusin oportuna con el cliente puede propiciar la correccin.

El auditor, por lo general, evala el riesgo de control asignndole un alto nivelCon respecto a algunas o todas las afirmaciones: Cuando las polticas y procedimientos de la entidad, qu se relacionan con una afirmacin no son eficaces. Cuando el evaluar la eficacia de las polticas y procedimientos de la entidad podra resultar inefectivo.Las normas de auditora son los requisitos de calidad que debe tener todo trabajo de auditora, es las normas estn referidas, en primer lugar, a todo el entorno en el que se desarrolla un trabajo de auditora y a la responsabilidad que asume el auditor cuando emite una opinin sobre los estados financieros de una entidad. Bajo estas normas, la obtencin de evidencias, la supervisin la independencia y especialmente la planificacin, son normas estrechamente ligadas con la evaluacin del control interno.Desde que el auditor es requerido en sus servicios, deber hacer una comprensin previa del cliente, de tal forma que pueda determinar el riesgo inherente y la posibilidad de errores potenciales que podran presentarse en los estados financieros.

Es en esta etapa, cuando el auditor puede inicialmente estar tomando la decisin de basarse, para la realizacin de su trabajo, en reposar en el sistema de control interno y por lo tanto, en la aplicacin de pruebas de cumplimiento o de funciones, o tambin en pruebas sustantivas o de validacin.

Las pruebas de cumplimiento estn relacionadas con la verificacin de los controles internos que se cumplen mientras que las pruebas de sustent o de saldos tambin denominadas de validacin, pretenden determinar si las cifras que aparecen en los estados financieros estn adecuadamente sustentadas.

Cuando la percepcin del auditor es que el trabajo de auditora deberan basarse en pruebas sustantivas, debe ser consiente que ello repercutir en el tiempo que le demandar la auditora y, consecuentemente, en sus honorarios.

Al estudiar el control interno, el auditor debe obtener suficiente conocimiento del diseo del control interno y de los sistemas de contabilidad y averiguar si los controles han sido puestos en funcionamiento, de tal forma que lo lleven a definir cul es el riesgo que representa la entidad a ser auditada.El control interno puede ser definido como el plan de organizacin de la empresa, es decir, como el conjunto de procedimientos, controles, pautas, manuales y directivas que adopta la gerencia de una organizacin con los objetivos de salvaguardarlos bienes y los activos, poder obtener informacin contable eficiente y oportuna, buscar la adhesin a las polticas de la gerencia y finalmente la eficiencia en las operaciones. Como notaremos, algunos de estos objetivos estn directamente relacionados con la emisin de los estados financieros y el control de los activos, y los podramos denominar controles contables, mientras que los controles relacionados con la eficiencia y la comunicacin son controles que tendrn un impacto fundamental en la gestin empresarial.Estos controles pueden ser operativos, como por ejemplo la existencia de manuales de procedimientos y funciones y financieros, es decir, que pretenden el uso eficiente de los recursos financieros tales como la existencia de presupuestos o flujos de caja.Tener como control del efectivo, un presupuesto que contribuir a la eficiencia en el manejo del efectivo, pero no tendr un efecto directo en la emisin o preparacin de los estados financieros.

Adems, tambin podemos afirmar que como parte de los controles contables, toda organizacin mantiene controles bsicos y disciplinas sobre controles. Los controles bsicos son controles de totalidad e integridad; tales como la correlatividad numrica de las facturas, de las guas de remisin, de las rdenes de compra o tambin la misma existencia de un sistema de inventarios perpetuo o kardex, una conciliacin bancaria es tambin un control bsico.

Sin embargo, la existencia de controles bsicos no es suficiente para garantizar un buen control interno si no existen los controles de controles, aqullos que se suelen denominar disciplinas de controles, cuyo objetivo es que los controles bsicos cumplan las disciplinas de los controles las cuales son la supervisin, la separacin defunciones y la custodia. Por la supervisin, todo trabajo tiene que ser supervisado para asegurarse que est bien hecho, normalmente esa supervisin la ejerce una persona de mayor jerarqua. Una conciliacin bancaria preparada por un asistente no habr cumplido con sus objetivos si no esrevisada por el contador o un integrante del departamento de contabilidad demayor jerarqua.

La separacin defunciones es una disciplina de control por la cual las personas que manejan los activos deben ser diferentes a las que registran dichos activos. As, por ejemplo el cajero que maneja los fondos de la empresa, no debe efectuar nunca la conciliacin bancaria y menos preparar los registros vinculados con caja. De igual forma, personal diferente a los que custodian los inventarios, debe efectuar el conteo de los mismos peridicamente y reportar sus conclusiones al departamento de contralora o auditora interna.

La custodia es una disciplina vinculada con todas aquellas medidas que utiliza la empresa para proteger sus activos, e incluye desde medidas vinculadas con el acceso restringido hasta las vinculadas con el pago de primas para proteger los bienes ante posibles siniestros.

El auditor despus de efectuar la comprensin inicial, desarrollar una comprensin al detalle conociendo los ciclos operativos que conforman las operaciones del negocio, identificando los denominados controles claves de cada ciclo operativo y luego probando que existen.

2.5.4. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNOUn cuestionario de control interno recordar al auditor las medidas usuales de control y le ayudar a identificar aquellas que falten en el sistema que se est revisando, aunque el cuestionario es una herramienta til y de aplicacin general, no es la nica herramienta para una evaluacin de los controles, particularmente si el auditor ha preparado cuidadosamente una narrativa o flujo grama.

Algunas firmas de auditores han realizado cuestionarios de Control Interno para negocios pequeo, y otros para negocios especializados como compaas de seguros, bancos, hospitales, hoteles.

IDENTIFICACION DE CICLOS OPERATIVOS

RIESGO

ESTRATEGIA DE AUDITORIA

CONTROL DE CALIDAD

PROGRAMAS

PRUEBAS SUSTANTIVAS

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

DICTAMEN

GRFICO 2.4: PLANIFICACIN Y PROGRAMAS DE LA AUDITORA

2.5.5. PROGRAMA DE AUDITORALa evaluacin de los controles proporciona las bases para esbozar los programas de auditora. El programa de auditora es una lista, generalmente detallada, de los pasos a seguir en el curso de un examen; indica su naturaleza y extensin; ayuda a distribuir y determinar la oportunidad del trabajo; evita omisiones y duplicaciones, y muestra el trabajo que se ha hecho cuando se usa para este control. El programa de auditora es necesario para ejercer una adecuada planeacin y supervisin del trabajo (ver grfico N. 2.4).

2.5.6. LAS PRUEBAS ANALTICAS

Como parte de la comprensin inicial del cliente, y contando con estados financieros intermedios o preliminares, el auditor desarrollar un primer planeamiento identificando qu ciclos o segmentos del negocio representan un volumen importante de operaciones y cules a pesar de la materialidad de lacuenta slo involucran un nmero limitado de operaciones o transacciones.

Esto, en adicin a la fecha en la que se est realizando la auditora la cual determinar la decisin de efectuar pruebas de cumplimiento para satisfacer los saldos que integran los estados financieros o pruebas de validacin. As, por ejemplo, si en una empresa el nmero de operaciones de venta slo se realizan una vez al mes, pero sus compras son muchsimas, el auditor aplicar pruebas de funciones o cumplimiento para sus ciclos de compras y pruebas sustantivas o de validacin para sus ventas.