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CIEU – SISTEMAS DE INFORMACION – 2º POLIMODAL - Página 1 de 27

LOS SISTEMAS DE INFORMACION

En este espacio abordaremos el estudio de los Sistemas de Información entendiendo como tales, al conjunto integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos, que trasforman datos en información, a fin de proporcionar elementos a los distintos niveles de la organización para la toma de decisiones.

En tal contexto, es necesario comenzar por aquellos elementos básicos: LA INFORMACION y EL DATO.

1. INFORMACION :

Conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que permitirá tomar una decisión con el fin de realizar una acción.

1.1 PROPOSITO DE LA INFORMACION

El propósito que subyace a toda información eficazmente elaborada es la de evaluar, convencer, organizar, crear nuevos conceptos, detectar problemas, resolverlos, planificar, controlar y buscar, con el menor margen de error posible, la estrategia para la toma de decisiones.

Esta Toma de Decisiones se elabora en un contexto en el que se ven involucrados distintos actores, desde la concepción misma del dato, como hecho único y abstracto, pasando por aquellos procesos que van en cierta forma, esculpiendo la información hasta convertirla en el conocimiento necesario que llegará a aquellos consumidores inmediatos, la aplicación de este conocimiento y sus resultados, sean éstos verdaderos o falsos, concluirán con experiencias nuevas para tales interesados.

Si bien hablamos de la toma de decisión dentro de un mínimo margen de error, la información es originada por personas, sujetas a capacidades personales, métodos de pensamiento, sujetos que arrastran consigo prácticas, rutinas, modos y costumbres propios, de la misma forma, el que obtiene e interpreta la información, le otorgará el sentido adecuado y oportuno para lo cual la obtuvo.

Por lo tanto, esa mínima unidad de información para llegar al conocimiento final, denominada DATO, esa representación de hechos, atributos y características, que posteriormente será elaborada por medios manuales o automáticos, debe ser tomada con la máxima imparcialidad por el analista de información, ya que de ese dato primario se obtendrán parámetros que reflejarán la realidad dentro de un margen de certeza y fidelidad que dicha información represente.

DATO INFORMACION

PROCESOS


Toda información proviene de un dato, no obstante, no todos los datos pueden convertirse en información, dependerán de la relevancia y características propias en la interpretación de su valoración.

1.2 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS. VALORACION

1.3 DATOS. ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS.

Todo dato es una constitución única compuesta por un número, un alfabeto o un carácter o símbolo especial, que describe en una mínima unidad una característica particular, una condición o una situación.

Desde el punto de vista informático, el dato es convertido digitalmente en un pulso electrónico mediante la combinación de circuitos.

Entonces, de a cuerdo a sus características más simples y básicas de definir, el dato está constituido por:

A) Datos alfabéticos: letras de la A a la ZB) Datos numéricos: del 0 al 9C) Datos alfanuméricos: combinaciones de los puntos A y BD) Datos simbólicos (caracteres especiales): %, $, @, etc.

1.4 MODO DE PROCESAMIENTO: LAS BASES DE DATOS

Una base de datos es un sistema específicamente ideado para el manejo de datos organizados en estructuras de tablas relacionadas entre si.

En un modelo relacional, los datos se almacenan en varias tablas separadas, pero configuradas para un objetivo particular, las que luego se vincularán entre si por medio de relaciones, permitiendo ingresar nuevos datos en una tabla y conectarlos con uno o mas

GENERANO

CAPTURAN

ALMACENAN RECUPERANCLASIFICAN

ANALIZAN

MANIPULAN

SINTETIZAN

USARCOMO

INFORMACION

DESTRUIR

EVALUAN


registros de otra mediante un campo identificado como campo conector de datos, realizar consultas sobre los mismos y obtener reportes.

Un Modelo Relacional puede estar configurado de la siguiente manera:

Como se detalla en el esquema, cada tabla tiene un nombre que la identifica como tal, compuesta por campos que definen los tipos de datos a ingresar y cuyo contenedlo serán los registros que la componen.

Cada campo estará definido por un nombre que permite distinguirlo, un tamaño, de acuerdo a los cantidad de caracteres posibles a contener, y un tipo de dato, ya sea este alfabético, numérico, alfanumérico o de caracteres especiales.

El concepto relacional se observa en la creación de la consulta TURNOS, la que alberga en su interior datos del paciente y del especialista, combinándolos en nuevos registros únicos e irrepetibles.

A partir de una estructura base, y una vez establecido el objetivo que tendrá la base de datos, se elaborarán consultas y reportes que serán la clave de una información fehacientemente elaborada para la toma de decisiones.

Esta colección o grupo de registros constituirá el archivo maestro de la base de datos, diseñado bajo un sistema de administración o sistema gestor de bases de datos.

1.5 ATRIBUTOS DE LA INFORMACIÓN

Si hablamos de una determinada información, ya sea producida por medios técnicos u obtenida en forma manual, por la simple lectura de un documento, reporte o mediante la lectura

BASE DE DATOS

CONSULTORIO.MDB(Archivo)

REGISTROS

CAMPOS CAMPOS


de un artículo periodístico, sea cual fuese su fuente, éste término, el de la información, está ligado estrechamente con el de incertidumbre, es decir, reducir los efectos del desconocimiento y respaldar una decisión.

En este proceso es donde debe evaluarse la información de acuerdo a sus características definidas de acuerdo a:

ATRIBUTOS DEL CONJUNTO DE LA INFORMACION

RELEVANCIANecesaria para una persona u organización en una situación particular de toma de decisiones o de resolución de un problema.

COMPLETITUD

Cuando un determinado conjunto de información indica al usuario todo lo que necesita saber en relación con una situación en particular-

OPORTUNIDAD

Si la información está disponible cuando se necesita o está desactualizada cuando se la recibe o cuando se desea usarla y sin demasiado retraso.

Ahora bien, hemos sintetizado las cualidades en forma holística de la información, no obstante, cada elemento que la compone debe a su vez cumplir con los siguientes requisitos:

ATRIBUTOS DE CADA ELEMENTO DE INFORMACION

EXACTITUD

Toda información puede ser cierta o falsa, exacta o inexacta, sin embarga debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad l objeto o hecho.Lo exacto y verdadero describen si la información representa un nivel o estado de un hecho o suceso exactamente como es.La información inexacta es el producto de equivocaciones que pudieron ocurrir en el proceso de obtención de la misma (compilación o procesamiento).

FORMAEs la estructura real de la información y sus formas son cualitativas y cuantitativas (numérica en gráfica, impresa y visualizada, resumida y detallada)Su selección está dictada por cada caso o situación.

FRECUENCIASuele prepararse o suministrarse a los usuarios en cortos períodos de tiempo a fin de que la misma permanezca actualizada.


EXTENSIONEl alcance de la información define su campo de acción.Algunas pueden cubrir una amplia gama de interés y otras pueden tener una esfera de acción reducida.

ORIGENEs la fuente de la que ésta se recibe, recopila o produce.Puede originarse en fuentes dentro de la organización o fuera de ella.

TEMPORALIDAD

La información puede estar orientada al pasado, a situaciones presentes de sucesos actuales o referida a actividades o sucesos futuros.

1.6 VALORACION DE LA INFORMACIÓN: COSTO Y UTILIDAD

La valoración de la información está dada en la persona que la obtiene y utiliza, será entonces el receptor de la misma quien asiganará a ella una valoración económica u operativa.

Esto es, no siempre es posible establecer un valor universal y absoluto para una unidad de información dado que el valor de un mensaje se relaciona con el valor que agrega al conocimiento con que cuenta el receptor.

El punto central en cuanto a su costo y utilidad, se encuentra en el valor en el cual la información incrementa, aumenta o modifica de alguna manera el conocimiento que posee el receptor acerca de la misma, del cual resulta la utilidad económica adicional que puede lograrse por valerse de dicha información.

Además del valor que la información incrementa con el mensaje recibido a la cantidad de conocimientos disponibles, es importante considerar también los costos y los beneficios asociados a ella, ya que recopilar, procesar y transmitir información no se encuentra libre de determinados costos, aunque la mismo tiempo produzca sólidos e importantes beneficios.

En consecuencia, será el receptor quien tendrá en cuenta tales factores que determinarán la evaluación final en cuanto a costo y utilidad de la información.

Es aquí donde el concepto relevancia es la clave para distinguir entre dato e información, dado que como explicaremos con anterioridad, no todos los datos o hechos pueden ser relevantes o útiles en un determinado momento, aún más, es posible que algunos datos nunca serán útiles para una cuestión en especial o que puedan ser tenidos en cuenta para hechos posteriories.

El valor de la información dependerá entonces de:

A) – De la persona a la cuala se dirige o suministraB) – El momento en que es puesta a disposición de un receptorC) – La utilidad que presenta.


Cada uno de estos aspectos permitirá valorizar la información que, casi en todos los casos, adquiere una apreciación cualitativa más que cuantitativa.

OTRAS CARACTERÍSTICAS PARA EVALUAR LA INFORMACION

REDUNDANCIA Exceso de información transmitida por unidad de datos.

VELOCIDAD Tiempo en que se tarda en entender un problema en particular.

FRECUENCIA Especio de tiempo en que la información se renueva.

DETERMINISTICASESCOLASTICAS Si se realiza con certeza on en forma probabilística.

COSTO Es un factor limitante en la obtención de la información.

VALOR Grado en que incrementa el conocimiento del receptor.

CONFIABILIDAD y EXACTITUD

Grado de certeza que posee la información de acuerdo con el procedimiento empleado para producirla y los elementos utilizados a tal fin.

VALIDEZ Medida del grado que representa aquello que se supone debe representar.

ACTUALIDAD Vigencia de la información producida.

1.6 LA INFORMACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES

En todos los niveles y áreas organizativas los individuos toman decisiones, es decir, eligen entre dos o más alternativas. Aunque consideremos esta definición, la idea sigue siendo demasiado simplista: la toma de decisiones implica un proceso complejo, no es sólo el acto de escoger entre opciones.

El proceso de toma de decisiones implica una serie de ocho etapas que comienza por identificar el problema y los criterios de decisión y por ponderarlos; posteriormente se traza,


analiza y elige una alternativa para resolver el problema, y para concluir se evalúa la eficacia de la decisión.

ETAPA 1: IDENTIFICAR EL PROBLEMA:

El proceso de toma de decisiones comienza con la existencia de un problema: una discrepancia entre la situación actual y la situación deseada. También hay que tener en cuenta que la identificación del problema es una actividad subjetiva. No es fácil ni trivial saber cómo identificar un problema, los gerentes tienen que comprender las tres características de los problemas: estar consientes de ellos, estar presionados para actuar y tener lo recursos necesarios para emprender acciones.

Los gerentes se hacen conscientes de un problema al comparar el estado actual de las cosas con la situación en la que deberían estar o quisiera que estuvieran. Si las cosas no están donde los gerentes quieren o no marchan como deberían, hay discrepancia. Pero esto no es suficiente para que se trate de un problema.

Una discrepancia sin una presión para actuar es un problema que puede posponerse. Para iniciar el proceso de toma de decisión, el problema debe acuciar al gerente para que actúe. La presión puede venir, por ejemplo, de políticas de la organización, plazos, crisis económicas, actos de competencia, quejas de los clientes, expectativas del jefe o una evaluación inminente del desempeño.

Por último, no es probable que los gerentes señalen algo como problema si les parece que no tienen la autoridad, la información o los recursos para actuar. Si los gerentes reconocen un problema y están presionados para actuar pero les parece que no tienen los recursos adecuados, explican que es una situación en la que hay expectativas poco realistas acerca de lo que pueden hacer.

ETAPA 2: IDENTIFICAR LOS CRITERIOS DE DECISIÓN:

Cuando un gerente detecta un problema, tiene que identificar los criterios de decisión importantes para resolverlo. Es decir, los gerentes tienen que determinar qué es pertinente para tomar una decisión. Sean explícitos o tácitos, los gerentes tienen criterios para guiar sus decisiones.

ETAPA 3: ASIGNAR PESOS A LOS CRITERIOS:

¿Cómo se ponderan los criterios? Un método simple consiste en dar al criterio más importante un valor de 10 y tomarlo como referencia para ponderar los otros. La idea es establecer las prioridades de los criterios identificados en la etapa 2 asignando un valor a cada uno.

ETAPA 4: DESARROLLAR LAS ALTERNATIVAS:

Quien toma la decisión tiene que preparar una lista de alternativas viables que resuelvan el problema. No se hace ningún intento por evaluar las alternativas, solo se enumeran.

ETAPA 5: ANALIZAR LA ALTERNATIVA


Después de identificar las alternativas, quien toma la decisión tiene que analizarla críticamente ¿Cómo?

Las evalúa de acuerdo a los criterios establecidos en las etapas 1 y 2.

Con esta comparación se revelan las ventajas y desventajas de cada alternativa. El punto es que la mayor parte de las decisiones de los gerentes requiere ejercer el juicio: los

criterios elegidos en la etapa 2, los valores dados a los criterios de la etapa 3 y la evaluación de las alternativas en la etapa 5.

ETAPA 6: SELECCIONAR LA ALTERNATIVA:

La sexta etapa consiste en elegir la mejor alternativa entre todas las consideradas. Después de ponderar todos los criterios de la decisión y analizar todas las alternativas viables, simplemente escogemos aquella que generó el total mayor en la etapa 5.

ETAPA 7: IMPLEMENTAR LA ALTERNATIVA:

En esta etapa se pone en marcha la decisión, lo que consiste en comunicarla a los afectados y lograr que se comprometan con ella.

ETAPA 8: EVALUAR LA EFICACIA DE LA DECISIÓN:

La última etapa del proceso consiste en evaluar el resultado de la decisión para saber si se resolvió el problema

Herbert Simon1 define las siguientes etapas en la toma de decisiones:

ETAPAS EN LA TOMA DE DECISIONES

INTELIGENCIA

Identificación del problema. La inteligencia indicará porqué, donde y con qué efectos ocurre una situación determinada.

DISEÑO Es el estudio de las diversas soluciones al problema planteado.

SELECCION1 Herbert Alexander Simon (15 de junio de 1916 – 9 de febrero de 2001), economista, politólogo y teórico de las ciencias sociales estadounidense. En 1978 le fue concedido el Premio Nobel de Economía por ser «uno de los investigadores más importantes en el terreno interdisciplinario» y «porque su trabajo ha contribuido a racionalizar el proceso de toma de decisiones».


Elección de la mejor solución entre las diversas alternativas existentes.

IMPLANTACIÓN llevar a cabo la decisión adoptada.

1.6.1 EL GERENTE ES QUIÉN DECIDE

Todos los integrantes de una organización toman decisiones, pero la toma de decisiones es particularmente importante en el trabajo del gerente. La toma de decisiones es una de las cuatro funciones gerenciales.

En este apartado vamos a considerar tres teorías sobre la forma en que se toman las decisiones: racionalidad, racionalidad acotada e intuición.

TOMA DE DECISIONES: RACIONALIDAD, RACIONALIDAD ACOTADA E INTUICIÓN:

Se supone que la toma de decisiones gerenciales es racional. Por lo anterior entendemos que los gerentes toman decisiones congruentes y de máximo valor para el contexto de sus restricciones específicas. ¿Cuáles son las premisas de esa racionalidad y cuál es su validez?:

1.6.2. Premisas de la racionalidad:

Las premisas de la racionalidad se aplican a todas las decisiones, personales y gerenciales. Éstas conducen a una toma racional de las decisiones:

El problema es claro y directo. Hay que alcanzar una sola meta bien definida. Se conocen todas las alternativas y consecuencias. Las preferencias están claras. Las preferencias son constantes y estables. No hay restricciones de tiempo ni costos. La elección final trae el mejor resultado

¿Son realistas estas premisas? La mayor parte de las decisiones que toman los gerentes en la realidad no satisfacen estos requisitos.

El concepto de racionalidad acotada nos trae una respuesta más razonable.

1.6.3. Racionalidad acotada:

A pesar de las limitaciones de la racionalidad perfecta, se espera que los gerentes sean racionales cuando deciden. Sin embargo, ciertos aspectos del proceso de decisión no son realistas en cuanto a la manera en que los gerentes deciden.


Los gerentes operan según las premisas de la racionalidad acotada; es decir, toman las decisiones racionalmente, pero están limitados (acotados) por su capacidad de procesar la información.

Como es imposible que analicen toda la información sobre todas las alternativas? Simplemente no pueden, los gerentes llegan a una solución satisfactoria, en vez de una óptima. Esto es, aceptan soluciones que son “suficientemente buenas”.

Sin embargo, la toma de decisiones también sufre la influencia de la organización: su cultura, políticas internas, consideraciones de poder y un fenómeno llamado intensificación del compromiso, que no es otra cosa que una dedicación redoblada a decisiones anteriores, aunque haya pruebas de que estén equivocadas.

1.6.4. Papel de la intuición :

¿Qué es la toma de decisiones intuitiva? Es el acto de tomar decisiones a partir de la experiencia, sentimientos y buen juicio acumulado.

Tomar una decisión por intuición o corazonada no es por fuerza independiente del análisis racional, más bien las dos formas se complementan.

1.6.5. CLASES DE PROBLEMAS Y DECISIONES:

Gerentes de todas las organizaciones enfrentan diversas clases de problemas y decisiones cuando hacen su trabajo. Dependiendo de la naturaleza del problema, los gerentes acuden a diversos tipos de decisiones.

1.6.5.1. Problemas estructurados y decisiones programadas:

. Algunos problemas son sencillos. La meta de quien toma las decisiones es clara, el problema es conocido y la información al respecto se define y reúne fácilmente. Estas situaciones se llaman problemas estructurados, que son igualmente sencillos y fáciles de definir.

Tiene como respuesta una decisión programada, una decisión repetida que se maneja de rutina. Como el problema está estructurado, el gerente no tiene que pasar por las dificultades y esfuerzos de emprender un proceso de decisión. De este tipo de decisiones, existen tres versiones: procedimiento, regla o política.

Un procedimiento es un conjunto de pasos sucesivos que da el gerente para responder a un problema estructurado. La única dificultad real está en identificar el problema, pero cuándo éste se aclara, también se aclara el procedimiento.

Una regla es una declaración explícita de lo que pueden y no pueden hacer los gerentes. Las reglas son frecuentes porque es fácil seguirlas y son constantes.

Las políticas son normas para tomar decisiones. A diferencias de las reglas, una política establece parámetros generales para quien decide, más que declarar explícitamente qué debe o no debe hacerse. Las políticas contienen un término ambiguo que dejan la interpretación a quien decide.

1.6.5.2. Problemas sin estructurar y decisiones sin programar :


En muchas situaciones de las organizaciones los gerentes enfrentan problemas sin estructurar, que son nuevos o inusitados y para los cuales la información es ambigua.

La decisión sin programar es única, no se repite y requiere soluciones a medida. Cuando un gerente tiene un problema sin estructurar, no hay solución prefabricada, se

requiere responder con una decisión no programada.

1.6.5.3. Integración:

Los problemas que enfrentan los gerentes se hacen menos estructurados a medida que ascienden por la jerarquía de la organización. ¿Porqué? Porque los gerentes de los niveles inferiores se ocupan de las decisiones que les parecen inusitadas o difíciles.

Del mismo modo, los gerentes de nivel superior delegan las decisiones de rutina en sus subordinados.

Pocas decisiones reales están totalmente programadas o totalmente no programadas. Éstos son extremos, y la mayor parte de las decisiones se encuentran en el medio.

Lo mejor es pensar que una decisión es principalmente programada o principalmente sin programar, en vez de caer por completo en una u otra categoría.

1.6.6. C ondiciones para la Toma de Decisiones:

Hay tres condiciones que enfrentan los gerentes cuando toman decisiones: certeza, riesgo e incertidumbre.

Certeza: situación en la que el gerente puede tomar decisiones correctas porque conoce los resultados de todas las alternativas.

Riesgo: situación en la cual quien toma la decisión estima la probabilidad de ciertos resultados.

Incertidumbre: situación en la cual quien decide no tiene la certeza ni cuenta con cálculos de probabilidades.

1.6.7. Estilos en la Toma de Decisiones:

Los estilos en la toma de decisiones de los gerentes varían en dos dimensiones. La primera es la forma de pensar. La segunda es en la tolerancia a la ambigüedad. Veamos más detenidamente cada estilo:

Estilo Directivo: estilo de toma de decisiones que se caracteriza por su poca tolerancia a la ambigüedad y una forma racional de pensar.

Estilo Analítico: estilo de toma situación en la cual quien toma la decisión estima la probabilidad de ciertos resultados.

Estilo Conceptual: estilo de toma de decisiones que se caracteriza por su tolerancia a la ambigüedad y una forma intuitiva de pensar.

Estilo Conductual: estilo de toma de decisiones que se caracteriza por su poca tolerancia a la ambigüedad y una forma intuitiva de pensar.


Aunque estos estilos de toma de decisión son distintos, casi todos los gerentes tienen características de más de un estilo.

Ponencia en Power Point “Líderes y Gerentes”

1.6.8. Toma de Decisiones y Paradigma Conceptual:

En el escenario de la Toma de Decisiones, donde se plantea su importancia, los actores que intervienen en la misma, ya sean de nivel gerencial u operativo, los resultados obtenidos, las posturas de liderazgo, y todo ello determinado por un esquema organizacional del trabajo, transforma el modo de pensar el mundo y utilizar la realidad, siendo esto el paradigma que definirá la esencia de una organización.

Un paradigma utiliza un determinado aparato conceptual, una forma específica de formular problemas y posee su propio criterio de inteligibilidad y explicación de su accionar.

De acuerdo a estos conceptos, que son luego transformados en valores, detallamos a continuación un instrumental de análisis cultural aplicable no sólo en referencia a sucesos históricos, sino también hacia las organizaciones y la vida personal de quienes forman parte de un sistema.


INSTRUMENTAL DE ANALISIS CULTURALEl ser humano y su interacción con el ambiente (sistémico)

ASPECTOS Consigo Mismo Con el Otro Con las Cosas Con lo Trascendente

OBJETUAL(qué es?)

Ajeno a si mismo.Se vive como una cosa.Interactúa la conciencia.

Es una cosa.Falta la identidad y personadel otro (te insulto, te saco)

No las aprende.No puede conocer el objeto de valor y existencia por sí sola:la política-la iglesia.

Ajeno.Dios dirige mi vida y soy su víctima.

SUBJETUAL(qué significado

tienepara mi?)

Yo como parámetro de verdad.Todo pasa por el filtro de mí.Soy un valor.

“Ombligocentrismo”O un individualismo absolutoO un comunismo.

El parámetro de verdadEs el hombre.El valor radica en el sujeto.“subjetivismo”“racionalización”

Dios a mi medida y semejanza

DIALECTICA(Lógica y

Razonamiento)

Intenta encontrar el equilibrio Entre el sujeto y el objeto.Superación de la dualidad.

Hay un Yo y un Tú.Se materializa cuando ambosConforman un “El”

Matrimonio: hijos.Profesor-Alumno: relación Pedagógica

Reconocer el valor de las cosas y formar parte de una realidad.

Superación en laConciencia.

Existo. Participo con lo trascendente.No soy víctima de la circunstancia.Acompaño a esto trascedente a que se haga.


Enfoque del Comportamiento 2

Se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información, Ej.: cuestiones como integración, diseño, implementación, utilización y administración estratégica de los negocios. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes como por Ej.: los sociólogos, estudian los sistemas de información pensando en cómo los sistemas afectan a individuos, en cómo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; los psicólogos, estudian los sistemas de información para ver cómo las personas que toman las decisiones perciben y usan la información formal; los economistas, estudian los sistemas de información teniendo en cuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Cía. y en los mercados.

El centro de éste enfoque generalmente no son soluciones técnicas más bien se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a la tecnología, de hecho la misma a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual.

2. LOS SISTEMAS DE INFORMACION:

Partiendo de la Teoría General de Sistemas, definimos a los Sistemas de Información como un conjunto ordenado de elementos cuyo objetivo es capturar y procesar los datos con el fin de producir información.

La finalidad de un SI es producir información orientada a la toma de decisiones, la calidad de la misma es directamente proporcional a la calidad de la información.

Un SI no necesita ser computarizado únicamente, pero debido a la complejidad y la cantidad de información posible de procesar, se utilizan medios electrónicos.

El contenedor por excelencia en la manipulación de datos, se lo reconoce como Base de Datos, y a ésta como el conjunto de datos organizados y relacionado entre sí los cuales son recolectados y explotados por los SI de una empresa o negocio en particular.

Existes varios y diversos Sistemas Gestores de Bases de Datos, es decir, en el ambiente en que se desarrollaran, programaran y definirán el lenguaje de la misma, el propósito general de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos es el de manejar de manera clara, sencilla y 2 Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon. Sistemas de Información Gerencial. Prentice Hall, México, 2008

INFORMACIONDATOMEDIO INTERNO

(Base de datos, Software, otros.)

RETROALIMENTACION

AMBIENTE


ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.

Objetivos de los SGBD

Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD:

Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.

Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad determinada que tiene condiciones establecidas, por ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El sistema no debería aceptar datos de un conductor menor de edad. En los SGBD existen herramientas que facilitan la programación de este tipo de condiciones.

Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segura de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.

Manejo de transacciones. Una transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que luego de una ejecución en la que se produce una falla es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.

Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD demora en proporcionar la información solicitada y en almacenar los cambios realizados.

Dado lo anteriormente expuesto, hacemos referencia al concepto de Sistema de Información por los autores Andreu, Ricat y Valor (1996)

Es el conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador que, operando sobre un conjunto de datos estructurados de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de las mismas.

Las organizaciones gestionan principalmente tres flujos de Información.

En primer lugar está la Información Ambiental, que proviene del entorno, en segundo lugar se destaca la Información Interna, que circula en la empresa y por último la Información Corporativa, que es la información que emite la organización hacia el exterior.

No debemos pasar por alto la importante diferencia que existe entre los términos Sistemas de Información e Informatización. Desde la Informatización de la


organización hasta llegar al Sistema de Información puede pasar mucho tiempo. Primero los distintos elementos informáticos tienen que lograr una integración considerable y coordinación de la información que cada uno genera por si mismo y procesa de manera más o menos independiente. Partiendo de este fundamento será determinado, únicamente como Sistema de Información (SI) el sistema que puede aportar información como resultado de esta integración establecida, con un contenido, formato y terminología apropiada, para ser usada por los responsables de la planificación estratégica de la organización.

Cada Sistema de Información tiene un conjunto de características que son esenciales para su definición algunas de ellas son:

Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios adecuados. Suministro de la información de manera Selectiva evitando sobrecargas de

información irrelevante. Variedad de la forma de presentación de la información. La “inteligencia” incorporada en el sistema –relaciones preestablecidas entre las

informaciones contempladas en el sistema. El tiempo de respuesta del sistema, que es el tiempo que transcurre entre una

petición de servicio y su realización Exactitud, que es la conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los

reales. Generalidad: Conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades. Flexibilidad: capacidad de adaptación y ampliación del sistema a nuevas

necesidades. Fiabilidad: probabilidad que el sistema opere correctamente durante el periodo de

disponibilidad de uso. Seguridad, que se denomina la protección contra pérdida y uso no autorizado de los

recursos del sistema.

Todo Sistema de Información persigue los siguientes objetivos, que se pueden sistematizar en dar soporte adecuado a las estrategias de la empresa, proporcionar a todos los niveles de la organización la información necesaria para controlar las actividades de la misma.

Toda la información se debe utilizar como un recurso corporativo que debe ser Planificado, Gestionado y controlado para que pueda ser más efectivo para la organización.

Dentro de cada organización se concurren intereses, especialidades y niveles diferentes de autoridad, se infiere así la existencia de distintos tipos de sistemas que, de acuerdo con tales aspectos pueden dividirse así:

TIPOS DE SISTEMAS

DE NIVEL OPERATIVO

Realiza el seguimiento de las actividades y las transacciones elementales de la organización.

DE NIVELES DE CONOCIMIENTO

Donde se apoyan los trabajadores del conocimiento y de la información en una organización.

DE NIVEL GERENCIAL Apoyan el seguimiento, control y toma de decisiones y las


actividades administrativas de los administradores del nivel medio.

DE NIVEL ESTRATEGICO

Apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de los niveles de la organización.

Los niveles descriptos se representan de acuerdo a la pirámide organizacional extraída de la obra de Laudon & Laudon ( Administración de los sistemas de Información) contempla las áreas de una empresa y las personas involucradas en cada nivel

2.1. SISTEMAS DE AYUDA PARA LA TOMA DE DECISIONES

2.1.1. Sistema de Soporte a las Decisiones. Decision Support Systems- DSS´.

El objetivo principal de estos sistemas es la complementación de las capacidades de decisión del ser humano, valiéndose de la potencia que adoptan los ordenadores para el procesamiento de datos. Creemos que sería útil definir lo que podría ser un sistema de apoyo a la toma de decisiones antes de empezar a crearlo en detalle. Por esta razón entre las múltiples definición que se han formulado en los últimos años hemos adoptado la de W.A. Freyenfeld3,

3 W.A Freyenfeld. – Decision Support Systems. An Executive Overview of Interactive Computer-assited Decision Making in te U.K.


que determina al sistema de ayuda a la Tema de Decisiones (DSS´s) como: “un proceso de datos interactivo y un sistema de representación visual (entorno gráfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes características:

Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el que debe decidir en persona. Debe mostrar la información en formato y terminología familiar para el usuario. Ser selectivo en su provisión de información (evitando sobrecargar al usuario.”

Después de tener definidos los objetivos del sistema es obligatorio fijar los Factores Críticos para el Éxito del mismo, ya que la organización debe estimular la utilización de Sistemas Novedosos y, claro, es fundamental que este tipo de práctica siga unas pautas preestablecidas en los Planes Estratégicos. Estos factores se resumen en:

Los DSS deben mejorar el proceso de toma de decisiones, proporcionando información que actualmente no existe, como también mejoras en el acceso. La visualización el análisis de la información. Por otro lado se proporcionan mejoras en los procedimientos deductivos partir de la información con la cual disponemos y ofreciendo mejor explicación a terceros sobre las decisiones tomadas.

El DSS debe ser tan “especializado” sobre el problema del usuario como sea posible.

El DSS debe tener en cuenta la problemática que rodea a los usuarios potenciales. Dicha problemática la podemos resumir básicamente en dos puntos: su falta de cultura informática y la ausencia de sistematización en los planteamientos de los problemas a resolver por los cargos directivos.

Los DSS deberán ser gestionados por “expertos” que entiendan lo que el usuario desea ver y como lo debe hacer.

Los DSS deben ser controlables por el usuario: el cual deberá ser capaz de especificar: que informes necesita, conque prioridad los desea, y como deberán ser confeccionados los datos.

EL DSS debería ser capaz de utilizar cualquier dato, modelo, disciplina, herramienta o técnica de presentación visual y en definitiva todo aquello que facilite la decisión del ser humano.

2.1.2 Sistemas interinstitucionales. Intercambio electrónico de datos (EDI).

Tenemos en cuenta que los sistemas que se están creando en los organismos de la administración y las empresas en un futuro próximo tendrán que ser unidos en un macrosistema de procesamiento de datos.

El Sistema de Intercambio de Datos es un sistema de información automatizado que es compartido entre dos o más empresas o entidades públicas, donde el acceso a los datos y a las aplicaciones es compartido, en mayor o menor medida por los diferentes organismos participantes. Existen elementos obligatorios que denominan un sistema de información como compartido, estos elementos son:

Los SIE deben compartir incentivos para que sean utilizados por todos los participantes.

Los SIE deben desarrollarse en un clima de garantía total de fiabilidad, seguridad, privacidad e integridad de la información.

Implantar in SIE debe reportar beneficios tangibles que justifiquen la inversión efectuada, como su contribución a la obtención de eficacia imposible de alcanzar con sistemas internos.


El Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange- EDI) es el intercambio de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en las transacciones con reducción al mínimo de la intervención manual. El EDI es una combinación entre la Informática, la Gestión organizacional y las Telecomunicaciones, constituyéndose un sustituto del documento físico en su función de portador de datos para el comercio y las actividades y servicios con él relacionados, por tanto EDI significa la tramitación “sin papeles”.

La finalidad del EDI, inicialmente es optimizar el flujo de información entre las organizaciones, minimizando al máximo las posibilidades de errores así como retrasos asociados a un sistema basado en papel. Su implantación conlleva a cambios organizativos y procedimientos que alteran las prácticas y las relaciones entre los organismos públicos y los ciudadanos, buscando una mayor eficiencia de las mismas, con un abaratamiento de costes y una aceleración de los procedimientos administrativos.

La introducción de estos sistemas nos lleva a nuevos modelos de gestión de la organización como son los modelos “Just in time”(JIT) y Quick responce(QRS), pero siempre con el objetivo de mejorar el servicio ofrecido basándose en una metodología científica y no dejando pasar a las nuevas tecnologías.

Una vez definidos los alcances y características de los DSS, pasamos a detallar los siguientes subsistemas: EIS (sistema informático para ejecutivos), GDSS (sistema para la toma de decisiones en grupo), EDSS (sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones).

2.1.3. Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive information Systems).

Están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentado información relevante y usando recursos visuales de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados.

2.1.4. Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GSS: Group Decision Support Systems)

Los sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS) para considerarse como tal deben reunir un conjunto de características; las principales son las siguientes:

La meta de GDSS. Es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.

GDSS. Es fácil de aprender y de usar. Accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Tales como ventas, producción, recursos humanos, administración y finanzas.

Un GDSS. Contiene mecanismo para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participación.

Las principales ventajas de GDSS son:

Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos


Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.

Se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar a grupo en problemas clave.

Apoya el desarrollo de una memoria organizacional.

Mejora la calidad de toma de decisiones.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

Las principales desventajas de GDSS son:

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones. Resistencia al cambiar por parte de los administradores.

La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

2.1.5. Sistemas Expertos de Soporte para la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decision Support Systems)

Los sistemas expertos constituyen el área de la inteligencia artificial que quizá en este momento tiene más relación con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones.

Beneficios de la utilización de un sistema EDSS

Reducción en la dependencia de personal clave se debe a tener los conocimientos del personal especializado son detenidos durante el proceso de aprendizaje y están listos para ser utilizados por diferentes personas.

Facilitar el entrenamiento del personal. Capacitación y adiestramiento del personal sin experiencia.

Mejora en la calidad y eficiencia en el proceso de la toma de decisiones. Las decisiones podrán tomarse de una forma más ágil con el apoyo de un sistema experto.

Transferencia de la capacidad de decisiones. Un sistema experto puede facilitar la descentralización de datos en el proceso de la toma de decisiones en aquellos casos que se consideren convenientes.

2.2. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES.

Hoy en día, la tecnología utilizada para el procesamiento de la información en las empresas modernas permite el procesamiento de grandes cantidades de datos e informaciones, en forma veloz, muy importante cuando el volumen de las transacciones y de las operaciones que complementan a las mismas es de gran volumen.

En esta forma se han sustituido los antiguos procesamientos manuales y el mantenimiento de registros o libros también manuales, con los sistemas de computación y la aplicación de programas adecuados a tales fines.


Una de las características que presenta el procesamiento de las transacciones comerciales es su repetitividad que ha sido el origen de los llamados subdiarios de registraciones en la Contabilidad manual y mecánica, que se utilizaban para lograr un ordenamiento de datos en función de sus comunes características (ventas, compras, pagos, cobros, etc.)

Incluso, todo lo inherente a la liquidación y pago de los haberes al personal constituía una tarea rutinaria y lenta, sobre todo en aquellas empresas que tenían bajo su dependencia una nómina elevada, que obligaba a liquidaciones semanales, quincenales y/o mensuales con permanentes variaciones en sus cálculos, como consecuencia de los diferentes períodos y valores de liquidación (horas y días no trabajados, modificaciones en sus salarios familiares o en los valores del haber bruto, etc.)

El objetivo de muchas de las aplicaciones de los sistemas computarizados ha sido lograr la sistematización de las operaciones de registro y clasificación de tales tareas, en aras de obtener una mayor rapidez y seguridad en su realización y, al mismo tiempo, servir de apoyo a las decisiones gerenciales.

ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

CAPTURA DE DATOSEn toda transacción los datos deben ser capturados y registrados en sus detalles más importantes de manera de servir a su ordenamiento y clasificación al ser procesados posteriormente.

PROCESAMIENTO DE LAS

TRANSACCIONES

Los datos registrados son validados y manipulados de acuerdo con las características del programa utilizados a fin de detectar los errores que se hubieran producido y facilitar la producción de informaciones.

MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO

Como consecuencia de las transacciones realizadas los archivos maestros se van modificando por lo cual es necesario mantenerlos actualizados y controlados para el caso de ser utilizados en la producción de informaciones a medida que éstas sean requeridas.

REPORTES O INFORMES

La etapa del procesamiento permite ir preparando la salida de informaciones que pueden ser de diversas formas de acuerdo con las necesidades que las requieran.


Entre los sistemas de transacciones, los de mayor utilización y aplicación se basan en la Contabilidad, pues son aquellos que se refieren al registro y clasificación de operaciones comerciales y constituyen la base para determinar el funcionamiento de cualquier empresa dentro del ramo seleccionado.

Por ello nos hemos de ocupar a continuación de aquellos vinculados a la contabilidad general, los sistemas de cuentas a cobrar, a pagar, de inventarios y a los de doble entrada.

También existen otros sistemas vinculados a las transacciones u operaciones de la empresa como los de caja, documentos a cobrar y a pagar, sueldos y jornales, etc. que, en general, participan de similar operatoria a los nombrados.

2.2.1.Contabilidad

Los sistemas contables computadorizados son los de mayor utilización dentro del campo de la informática, y actualmente abundan en el mercado numerosos programas para el registro y clasificación de las operaciones empresarias en forma integral y para cada una de las mismas en forma particular, llamados comúnmente utilitarios por las ventajas que ellos ofrecen.

Todos conocemos que la contabilidad consiste en la acumulación de valores a distintos conceptos representativos de la situación patrimonial de la empresa, resultantes de operaciones que, en su mayor parte son repetitivas; tales conceptos se encuentran estandarizados por medio de un Plan de Cuentas que permite identificarlos con toda precisión.

Justamente, los sistemas contables computarizados solucionan el inconveniente del procesamiento de gran cantidad de operaciones de este tipo, ya que lo resuelven con la mayor rapidez y seguridad al par de su constante actualización, lo cual permite producir las informaciones necesarias a tiempo para cualquier toma de decisiones.

Los elementos característicos de un sistema computarizado de contabilidad son:

SISTEMAS CÍCLICOS

Sus datos e informaciones son balanceados periódicamente (mensual o anualmente) y las cuentas reflejan el registro de todas las operaciones realizadas a fin de cada período. Los datos finales permiten preparar archivos de dichas operaciones para el siguiente período.

ESTRECHEZ DE MIRA

Los informes que produce este sistema están basados en las operaciones realizadas solamente, por lo tanto no tiene en cuenta otras informaciones de carácter externo no realizadas por la propia organización.

ORIENTACION HISTORICA Permite guardar en sus archivos toda la información


pasada pero no predice para el futuro; es decir no formula presupuestos aunque éstos se elaboran en base a los datos anteriores y por separado del sistema.

UNIFORMIDAD

Todas las operaciones se procesan en cuentas que responden a un plan elaborado con anterioridad siguiendo normas y reglas establecidas con el fin que mismas resuman operaciones de similar naturaleza económica.

2.2.2. Sistemas de cuentas a cobrar

Este es uno de los sistemas contables de mayor utilización, dado que se refiere a la actividad principal de la empresa: realizar ventas de sus productos; y, dado que en su mayor parte ellas son efectuadas en cuenta corriente, el programa que sea utilizado ha de permitir lo siguiente:

1. Facturar las mercaderías vendidas a plazo.2. Debitar los importes en las respectivas cuentas de los clientes.3. Descargar del inventario las cantidades vendidas.4. Acreditar las cobranzas realizadas.5. Llevar registros de los saldos a cobrar de cada cliente.

Para cada una de las operaciones anteriores deberán procesarse los siguientes datos:

1. Fecha de la operación.2. Nombre y apellido del cliente que tendrá su código correspondiente.3. Detalle de la mercadería vendida; sobre todo respecto de su cantidad

pues los precios unitarios y los cálculos respectivos son realizados en base al programa.

4. Números correlativos de las transacciones, códigos de clientes y/o productos, etc.

En el siguiente gráfico podemos observar la secuencia del proceso de ventas a plazo que incide en las cuentas a cobrar:


En los sistemas de cuentas a cobrar se distinguen los siguientes tipos de operaciones que deben tenerse en cuenta al programarlos:

VENTASEmisión y almacenamiento de los datos de las facturas emitidas en base a la información que resulta de los archivos de datos de clientes (nombres, domicilios, crédito autorizado, etc.), y referencia o códigos, cantidades y precios de venta de los productos (para su descarga de los inventarios).

COBROSDatos de procedencia del cobro para su descargo de los saldos de las cuentas de los clientes y permitir periódicamente obtener un listado de éstos últimos.

AJUSTESA fin que la emisión de todo débito o crédito modifique los saldos de los clientes y permita obtener informaciones estadísticas acerca de la causa de los mismos.

Facturas emitidas

Archivo de cuentas a cobrar

(clientes)

Cobranzas

recibidas

Archivo de mercaderías

(salidas)

Listado de saldos de clientesClasificado por antigüedad

Nombre del clienteNúmero de cuentaDirecciónCódigo PostalTeléfonoCrédito y plazo asignadoSaldo anterior


CONSULTAS

Todo sistema de cuentas a cobrar debe permitir obtener informaciones acerca de las operaciones que han incidido en las cuentas de los clientes (lista de saldos, estadísticas de ventas por

zonas, corredor, productos, etc.) y disponer cualquier consulta de carácter individual (respecto del cliente, de las facturas y notas de débito o crédito emitidas, etc.).

2.2.3. Sistemas de cuentas a pagar

Este sistema presenta similitud con el sistema anterior, pero las operaciones son inversa, pues se trata de acreditar las comprar efectuadas en las respectivas cuentas de los proveedores, debitar los pagos que se les realicen y dar entradas a las mercaderías que se adquieran, por lo tanto, el programa que sea utilizado permitirá realizar las siguientes operaciones:

Ingresar al sistema las facturas generadas por la compra de mercaderías. Que dicha operación inpute a cada cuenta corriente de cada proveedor el monto

ingresado. Dar el alta de la mercadería adquirida dentro del subsistema de inventarios. Debitar los pagos que se realicen de cada cuenta corriente. El sistema debe ser capaz de emitir saldos de cuentas a pagar.

Para cada proceso anteriormente mencionado, deberá tenerse en cuenta, antes del diseño global del sistema, los datos relevantes a fecha de la facturación, proveedor, detalle de las mercaderías adquiridas, importes, y para cada uno de los datos y su jerarquización una código que lo identifique dentro de la base de datos.

2.2.2. Sistemas de administración de inventarios (altas - bajas – modificaciones)

El sistema de administración de inventarios se encuentra íntimamente vinculado con los sistemas anteriores, pues resume todos los movimientos operados en el ingreso y egreso de productos de la empresa, debidamente valorizados.

Este sistema permite llevar el control de cada uno de dichos productos y determinar en cada momento la necesidad de su reposición (por compra y producción) y evitar una acumulación indebida de los mismo que ponga en peligro la situación financiera de la empresa, su relación con el público consumidor ( venta de productos cuya de fecha de vencimiento cercana), y perjudique además cuestiones tan importantes como las habilitaciones comerciales involucrando a los departamentos gubernamentales tales como bromatología de cada municipio.

Es una de las herramientas necesarias para la aplicación de políticas de venta, es de carácter preventivo, pues permite informar cuestiones de stock, preferencias del mercado, mercaderías en desuso, etc.

Por lo tanto, un sistema básico de inventario computarizado debe reportar:

Reporta productos vendidos Reporta sobre los productos ingresados en el stock Informa sobre cada producto su existencia a la fecha de consulta


Verifica las cantidades de cada producto previniendo la necesidad de reposición o venta, a este proceso lo denominamos Revisión Permanente de Stock

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