Lotus Notes ja Domino 2010

Aleksandria 4.3.2010

Mikä se on?

RyhmätyöohjelmistoKäytössä keskushallinnossa sekä tiedekuntien

ja erillislaitosten kanslioissa vuodesta 1996Käyttäjiä: Yliopisto noin 2000, maailmassa 150 milj. (2008)

Tietotekniikkatoimialan tärkein tiedotuskanava!

Lotus Notes ja Domino

Notes• Asiakasohjelmisto• Käyttöliittymänä työpöytä

Tietokannat Sähköposti Kalenteri

• ID-tiedosto

Domino• Palvelinohjelmisto• Tiedot/tiedostot

palvelimella• Oma sähköpostijärjestelmä• Webikäyttö Internet-salasana

• Spostin ja kalenterin synkronointi

Notes

• Toteutettu Eclipse-alustalle javalla, saatavana– Win (Alteris ja ohjelmistojakelu)– Linux (Ohjelmistojakelu)– Mac (Ohjelmistojakelu)

Domino

• Elias - laitokset ja tiedekunnat

• Savotta - keskushallinto

• Motti – sähköposti ja Instant Messaging

• Kaira - mobiilisynkronointi

Id-tiedosto

• X509 –sertifikaati (salattu avain)• Suojattu salasanalla (”Notes salasana”)• Alkuperäinen id-tiedosto on varastossa• Salasananan yksikäsitteisyysvaatimus

Tietokannat

Notesksen peruselementti, melkein kaikki tieto kannoissa– Konfiguraatiotiedot– Sähköposti ja kalenteri– Käyttäjien tuottama sisältä

Tietokantoja eri tarkoituksiin eri toiminnallisuuksilla– Keskustelu, esim. Tietotekniikkaosasto ja ryhmien tietokannat– Arkistoinit (sähköpostit tai dokumentit)– Neuvontapohja– Sähköposti ja kalenteri

Lisäksi useita yksittäin tehtyjä tietokantoja erikoistarkoituksiin.

Tietokantojen valitseminen työpöydälle

1. Tietotekniikkaosastolla ylläpidetään luettelotietokantaa kaikista osastontietokannoista, tietokantojen kirjasto

Vaivattomimmin saat tietokannat tätä kautta työpöydällesi.

Webikäyttö: Muiden tietokantojen urlit ovat täällä joten tätä kautta pääset kaikkiin osaston tietokantoihin.

2. File ->Open -> Lotus Notes Application Palvelin: Savotta.Hakemisto: Tietotekniikkaosasto Tietokanta: Tietotekniikkaosaston tietokannat

Seuraamalla ko. tietokannan ohjeita saat lisättyä tietokantoja työpöydällesi.

Tietokannan tilaaminen

Tietokantaa tilattaessa tarvitaan seuraavat tiedot:

• pyyntö osoitteella: atk-notes@helsinki.fi !!!!! • Tietokannan nimi (”tavallinen nimi”, tiedostonimi johdetaan siitä)• Tietokannan managerin nimi• Tietokanna kuvaus • Tietokannan tarkoitus (ryhmätietokanta/keskustelutietokanta/neuvonta)

ja mahdollinen esimerkkitietokanta• Tarvitanko mail-in mahdollisuus• Keille laitetaan oikeudet tietokantaan• Saavatko ulkopuoliset lukea tietokantaa

Tietokannan managerin tehtävät

• Manageri tilaa ryhmän tms. tarvitsemat tietokannat– Tietokanna manageri <> ryhmänvetäjä

• Toimii tietokanna vastuuhenkilönä• Jakaa käyttöoikeuksia tietokantaan

– Joko hoitaa itse tietokannan acl_ää tai lähettää pyynnöt atk-notes@helsinki.fi –osoitteeseen. Varsinkaan suljettuihin tietokantoihin ei lisätä jäseniä ilman managerin suostumusta.

• Ylläpitää tietokanna kuvausta

Käyttäjien oikeudet ja oikeustasot

Kenelle tietokanta on tarkoitettu ?

Minkälaista materiaalia tietokanta sisältää ?

Onko keskusteluissa salassapidettävää ?

Oikeudet tietokannassa: File -> application -> Access Control

Oikeustasot yksinkertaistettuina

No access: Ei pääsyä tietokantaanDepositor: Lukea ja kirjoittaa julkisia dokumenttejaReader: Luoda omia kansioita ja näkymiä ja kopioida

dokumenttejaAuthor: Voi tuhota julkisia dokumettejaEditor: Vahvemmat luku- ja kirjoitusoikeudetDesigner: Tietokannan suunnitteluoikeudetManager: Kaikki oikeudet

Oletusoikeudet

Anonymous: No AccessDefault:: No accessTietos: Author/EditorRyhmä EditorJohtoryhmä: EditorNotesadmin: ManagerPalvelimet: ManagerManageri: Manager

Dokumentin käsittely

Asioita jotka kannatta huomioida kommentoidessaan dokumenttia:

Kommentoitko samaan dokumenttiin vai teetkö uuden vastineen ?

Vanhaan:– Mihin kohtaan dokumenttia kommentoit ?– Kuinka muut erottavat uuden osuuden vanhasta ?

Yleensä heti kommentoitavan kohdan alle ja oman osuutensa voi erottaamm. käyttämällä eriväristä tekstiä.Mieti, kuinka muiden olisi helpointa seurata asian ”juonta

Uusi vastine:– Lainaatko alkuperäistä ja jos lainaat, kuinka paljon ?– Miten muut erottavat vanhan uudesta ?

Uutta vastinetta kirjoittaessa kannattaa miettiä, paljonko vanhaapitää/kannattaa lainata. Muista, että ne, jotka lukevat dokumentinovat todennäköisesti lukeneet vanhankin.

Mikäli lainaat, kannattaa selvyyden takia vanhasta lainata vain kokonaisuudenkokonaisuuden kannalta tarpeelliset osuudet ja kirjoittaa omat kommenttinsa hetilainatun tekstin alapuolelle.Varsinainen asia hukkuu helposti liialliseen lainaamiseen.

Kolmantena vaihtoehtona ovat yleiset ilmoittautumislistat.

Esimerkiksi Tietotekniikkaosasto-tietokannassa on usein erilaisiin tapahtumiinilmoittautumisia. Usein niissä on rajoitettu osanottajamäärä.

Tällöin kaiki ilmoittautuvat samaan dokumenttiin.

Noteksessa liitetiedoston saa tehtyä seuraavasti:

1. Valitse noteksesta haluamasi dokumetti tms.2. Edit -> Copy as Link -> Document Link3. Mene dokumenttiin johon tahdot linkin tehdä

Linkit notesdokumentteihin

4. Valitse teksti jonka tahdot linkin ”taustaksi”

5. Create->Hotspot -> Link Hotspot

Vastaavasti voit myöskin linkittää tietokantoja, näkymiä ym. noteksen elementtejä.

Dokumentin käsittely, jatkoa. Osa5

Liitetiedostot

Liitetiedoston voi luoda esim. seuraavasti:

1. File -> Attach2. Esilletulevasta valintaikkunasta voit

valita koneellasi olevan tiedoston

3. Valittu tiedosto ( DHCP.mib) tulee dokumenttiisi vieressä näkyvänä kuvakkeena.

Liitetiedoston saat käyttöösi valitsemalla sen hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemallavalikosta joko Save ( tallentaa levylle) tai Opentilanteen mukaan.

Dokumentin lukuoikeudet

Kuten näkymiin ja tietokantoihin, myöskin dokumentteihin voidaan asettaa lukuoikeuksia. Myöskin lukuoikeuksien rajoittaminen tietokannan oikeuksiapienemmiksi onnistuu.

- Mark Private- (Rajoita oikeuksia)- Mark Public

Automaattinen oikoluku

Automaattinen oikoluku notesasiakkaalla on mahdollista kunhan ensin huolehditaan siitä, että tarvittavat tiedostot on ladattu ja kieli valittu.

Esimerkkinä suomen kielen tarkistus.

Talletetaan suomi.dic -sanakirjatiedosto oman Notes Clientin data -hakemistoon

File->Preferences->Spell CheckValitaan Finnish. Sanakirjat löytyvät Notesohjeita –tietokanasta

Palvelin: SavottaTietokanta: tietos/notesohjeita Dokumentti: Automaattinen oikoluku

Dokumentin käsittely:

Avaa Savotasta tietokanta tietos\yhteiset\notesharjoittelu.nsf• Tee tietokantaa dokumentti• Tallenne se ja merkitse sitten yksityiseksi, voit todeta vierustoveriltasi näkyykö se hänen

notes-työpöydällään.• Anna vierustoverillesi oikeudet ko. dokumenttiin.

Liitä siihen jokin tiedosto koneeltasi, älä id-tiedostoa :=). Tee linkki johonkin toiseen noteksen dokumenttiin tai tietokantaan.

Avaa dokumentti kaikille.

Osoitekirja

Osoitekirja = Hy’s addressbook = Domino directory

Osoitekirja sisältää lähes kaiken Dominopalvelimen toiminnan kannalta tiedon:

-Palvelimien konfiguraatiot-Käyttäjien tiedot

- käyttäjät- groupit

-Tietokantojen konfiguraatiot-Sähköpostin konfiguraatiot

Osoitekirja replikoidaan palvelinten välillä noin 20 minuutin välein= muutosten viive

Internet -salasana

Noteksessa on webbikäyttöön erillinen internet -salasana. Sitä käytetään mm.:

• Autentikoiduttaessa selaimella noteskantoihin• Imap-pohjainen spostinluku noteksen spostilaatikosta• Salasana Domino-palvelimen osoitekirjasta ko. henkilön dokumentista• Salasana ei saa olla sama kuin pääkäyttötunnuksen salasana!

Internet –salasanan asettaminen

Valitse notestietokanta Hy’s Adressbook on Savotta Näkyästä People valitse henkilökohtainen dokumenttisi.Avaa se editoitavaksi.

Ensimmäisellä välilehdellä (Basics)on kohta Internet Password.Editointitilassa kukin voi muuttaa oman dokumenttinsa ko. kenttää.

Huomaa, että kun salasana on kerran tallennuksen yhteydessä kryptattu, se ei enää missään olosuhteissa näy selväkielisenä.

Tärkeitä tietokantoja

Tietotekniikkaosasto Poissaoloilmoitukset (kaikki ilmoitukset tätä kautta)

Kampusten ja ryhmien omat tietokannat Varauskirjat Tietokantojen kirjastot (https://notes.helsinki.fi/tietos/homepage.nsf)

Tilan/resurssien varaus

Tilan/resurssien varaustietokanta/tietos/yhteiset/Varauskirja(.nsf)

- Lähinnä Vallilan ja keskustan resursseja- Kokoustilojen virallinen varauspaikka

Sähköpostitietokanta

Sähköposti (etunimi.sukunimi@notes.helsinki.fi)o Mahdollisuus sähköpostin uudelleenohjaukseen.o Soft delete –toiminot (48 tuntia)

Kalenterio Henkilökohtainen kalenterio Kokouskutsut (free/busy ) tietojao Mahdollisuus seurata toisten kalenteriao Resurssivaraus (kokoushuoneet, videotykit autot yms.)

To-Do (muistilappuja)

Sähköpostinsuodatus

Dominopalvelimessa on mahdollisuus HY:n spostinsuodatuksen käyttöönottoon.

• Yksinkertaismmillaan suodatuksen käyttöönotto tapahtuu valitsemalla toiminto alasvetovalikosta. – Roskapostit omaan kansioonsa

• Huom ! Vaikka roskapostit eivät näy normaalin spotin yhteydessä, ne vievät siltä tilaa spostikiintiöstä eli kansio, johon roskapostit siirretään, pitää toisinaan käydä läpi ja tyhjentää !

Kalenteri

Sähköpostitietokannan yhteydessä palvelimella• Säännöllinen varmuuskopiointi• Aina saatavilla, webikäyttö• Mobiilisynkronointimahdollisuus• Mahdollisuus jakaa muille käyttäjille oikeuksia kalenterin katseluun

ja/tai käyttämiseen

• Älä tuhoa hyväksyttyjä kalenterikutsuja sähköpostitietokannastasi!

Kalenterin tehokkaan käytön edellytyksiä Mahdollinen sähköpostinohjaus tehty

sähköpostitietokannasta. Sidosryhmille annettu ainakin rajatut oikeudet nähdä

kalenterin tilanne.(oma ryhmä, tietotekniikkaosasto)

Ajantasaisuus, myös muut merkinnät kuin kutsun kautta tulleet kokoukset kalenteriin

Kokouskutsut

• Hyväksy saamasi kokouskutsu.• Lähetä vierustoverillesi kokouskutsu.

• Lähettäessäsi tutki mahdollisuusksien mukaan hänen free/busy –tietojaan• Tarkastele myös resurssivarauksia, älä kuitenkaan varaa tiloja• Hyväksy vierustoveriltasi saamasi kokouskutsu, voit tarkastaa kalenteristasi

ajankohdan sopivuuden.s

• Muuta varausta, esimerkiksi päivämäärää tai kellonaikaa• Hyväksy sinulle tullut varauksen muutos

Notestietokantojen webbikäyttö

Useimpia noteskantoja voi lukea webselaimella. Mikäli ei ole erikseen estetty,voi myöskin tietokantaan kirjoitta webitse. Notestietokannat löytyväy webistä mm. seuraavasti:

Notestietokantojen omina osoitteina Notestietokantojen kirjastotietokannan kautta (https://notes.helsinki.fi/tietos/homepage.nsf) Linkkeinä muilta sivuilta

Noteksen omat urlit ovat usein vaikeaselkoisia ja hankalia muistaa niinpä yllämainittu tietokantojen kirjasto kannattaa bookmarkata selaimessa.

webbikäytöstä, jatkoa

Useimmat Tietotekniikkaosaston tietokannat ovat suljettuja eli vaativat autentikointia.Mikäli et tiedä haluamasi kannan osoitetta, hyvä aloituskohde on:

notes.helsinki.fi (ilman www-etuliitettä)

Sitäkautta pääset autentikoitumalla kirjastotietokantaan jossa ovat listattuina kaikkiTietotekniikkaosaston julkiset tietokannat.

Huom !! Tämä vaatii Internet salasanan käyttöönottoa !

Webselaimella autentikoituminen ei onnistu normaalilla noteksen salasanalla !

Oma sähköpostitietokanta: https://notes.helsinki.fi/mail/<lyhyttunnus>.nsf

Lotus Traveler

Noteksen sähköpostin ja kalenterin synkrovointi mobiililaitteisiin Tuettu Symbian S60 ver. 3 ja uudemmat. Meillä ei tueta Windows Mobilea ym. muita mahdollisia puhelimia. Kaikilla noteskäyttäjillä käyttöoikeus synkronointipalveluun eli

noteslisenssi sisältää myös oikeuden käyttää synkronointipalvelua

Lotus Traveler – toimintaedellytykset

Nokian puhelin (Symbian S60 ver.3 tai uudempi) Datapaketti liittymään (käyttäjä itse maksaa/hankkii)

Yliopiston kännyköissä joko Tekninen osasto tai Tietotekniikapalveluiden tapauksessa lähiesimies hyväksyy ja tilaa Taina Koutavirralta.

Asiakasohjelmiston asennus

Lotus Traveler – asennus

• Asennuspaketti on ohjelmistojakelussa– Lotus -> Mobile -> Nokia S60– Muut laitealustata eivät ole tuettuja yliopistolla.– Asennus:

• Asennuspaketti työasemalle -> asennus PC-Suitella tai • Asennuspaketin haku puhelimella osoitteesta https://kaira.it.helsinki.fi/

• Salasanana Noteksen Internet-salasana– Salasanaa voi testata, jos autentikointi osoitteeseen https://kaira.it.helsinki.fi onnistuu,

toimivat tunnus ja salasana. Jos eivät -> Traveler ei tule toimimaan ennen salasanan vaihtoa.

• Oikeudet käyttäjän sähköpostitietokantaan– LocalDomainServers –groupilla pitää olla managerin oikeudet tietokantaan. Jos ne jo on,

mutta Traveler ei toimi vaan herjaa oikeiuksien puutteesta, lisää palvelin Kaira/Helsingin yliopisto ko. Henkilön acl:ään ja anna sille managerin oikeudet.

Jos notes kaatuu ....?

Noteskin voi joskus temppuilla...

Yleisin tapa lienee jumiutuminen– Jos muut sovellukset toimivat, odota pari minuuttia.– Taskmanagerilla voi tappaa liialliset prosessit.

• nlnotes.exe• ntaskldr.exe

Pelkän sovelluksen tappaminen jättää jommankumman prosessin henkiin -> uudellenkäynnistys ei onnistu.

https://notes.helsinki.fi/yhteiset/notesohje8.nsf