lpj olimpiadevii-all

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KEGIATAN

OLIMPIADE VII KELUARGA MAHASISWA INSTITUT TEKNOLOGI

BANDUNG 2013

“Unity. Glory. Honor. Integrity. Spirit”

Institut Teknologi Bandung

2013

I. LATAR BELAKANG

Sesuai dengan salah satu dari peran mahasiswa, yaitu agen perubahan

bagi bangsa, Mahasiswa ITB didorong untuk memberikan kontribusi yang nyata

dalam memajukan Indonesia kearah yang lebih baik. Namun, tidak mungkin

kontribusi tersebut akan memberikan dampak yang signifikan apabila tidak ada

persatuan yang erat diantara seluruh elemen mahasiswa.

Selain berprestasi dalam bidang akademis, Mahasiswa ITB juga memiliki

potensi dalam bidang nonakademis, salah satunya dalam bidang olahraga.

Selain adanya himpunan-himpuanan mahasiswa, ITB juga mewadahi bakat-

bakat mahasiswa dalam bidang olahraga dengan adanya berbagai macam

unit olahraga. Selain menjadi wadah untuk menyalurkan bakat mahasiswa ITB

dalam olahraga, unit-unit olahraga tersebut juga dapat menjadi salah satu

media pemersatu berbagai elemen di ITB.

Oleh karena itu, KM ITB sebagai wadah pemersatu mahasiswa ITB yang

mempunyai visi “Satu Keluarga Mahasiswa ITB Merangkai Titik Temu Menuju

Indonesia Cemerlang”, berkolaborasi dengan unit-unit olahraga ITB merancang

suatu rangkaian acara bertajuk olahraga yang bernama “OLIMPIADE VII KM ITB

2013” untuk menjadi salah satu sarana persatuan diantara elemen-elemen di

kampus ITB.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan dari acara ini adalah “Terlaksananya Olimpiade VII KM ITB 2013

sebagai ajang pemererat persatuan di kampus ITB dengan semangat yang

kompetitif dan sportif”

III. SASARAN KEGIATAN

Keseluruhan rangkaian kegiatan ini dihadiri oleh masyarakat kampus ITB

dan masyarakat umum yang berjumlah 8.000 orang. Peserta pertandingan

merupakan mahasiswa ITB yang terdiri dari mahasiswa tingkat TPB dan

mahasiswa tingkat 2, 3, dan 4 yang diwadahi dalam Himpunan-Himpunan

Mahasiswa Departemen ITB.

IV. SUSUNAN KEPANITIAAN

Penanggung jawab : Dyah Nindita Sahdarani KI’08

Steering Committee : Pondra Buana MG’08

Organizing Committe

Ketua Panitia : Feriz Kausar EP’10

Wakil Ketua : Antonius Prasetya TK’10

Sekretaris I : Alessandra Syukrika SI’10

Sekretaris II : Zahrina Hasmarani MRI’10

Bendahara I : Nadya Fitria Dewi SBM’10

Bendahara II : Amanda Rizki Maharani M. TI’10

Stategi Keuangan : Joseph Aditya Susanto SBM’10

Koordinator Divisi Dana Usaha : Marsha Amanda Rizky SF’10

Koordinator Divisi Keuangan Eksternal: Franky Subiana SBM’10

Manajer SDM : Sachira Ginandya Agussi TI’10

Kepala Bidang Internal : Randy Mario Sihombing EP’10

Koordinator Divisi Logistik : Rizki Riadi Perdana TA’10

Koordinator Divisi Produksi : Moco Naracone PL’10

Koordinator Divisi Akomodasi : Gilang Wirata P. Hadi GD’10

Koordinator Divisi Dokumentasi : Kevin Kristian Gomeri KL’10

Kepala Bidang Eksternal : Raja Gurning EP’10

Koordinator Divisi Humas : Andita Rahmi EL’10

Koordinator Divisi Perizinan : Agaz Mahendradhany MG’10

Koordinator Divisi Publikasi : Alexander C. Nugroho FT’10

Kepala Bidang Acara : Meily Priliani TL’10

Koordinator Divisi Opening Closing : Vanny W. Katili PL’10

Koordinator Divisi Non-pertandingan : Bern Moses TK’10

Koordinator Divisi Cerecoaching : Evelyn Mirandha Sitorus AR’10

Koordinator Divisi Suppoting Event : Caroline Febriyani GD’10

Kepala Bidang Lapangan : Nanda Anugrah FT’10

Koordinator Divisi Pertandingan : Difra Andria SI’10

Koordinator Divisi Data Pertandingan : Edwin Raissa Varian W. EL’10

Koordinator Divisi Komisi Disiplin : Stefanus Jagad G. P. TA’10

Koordinator Divisi Keamanan : Glory Harimas Sihombing BI’10

Koordinator Divisi Medik : Fauzan Maghdavi MT’11

V. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

1. Pra-olimpiade

Rangkaian acara ini diadakan untuk mempublikasikan dan

mensuasanakan pesta olahraga Olimpiade VII KM ITB 2013 kepada

masyarakat dan seluruh elemen ITB pada umumnya serta seluruh

mahasiswa ITB pada khususnya. Dengan adanya acara ini, diharapkan

seluruh elemen kampus ITB merasa memiliki serta bersemangat untuk

mengikuti olimpiade.

Acara pra-olimpiade ini terdiri dari beberapa acara, antara lain :

A. Publikasi dan Propaganda Olimpiade VII KM ITB 2013 melalui tahap-

tahapan yang berflow meningkat

Kegiatan ini akan dimulai dengan penyebaran poster di kampus ITB

mengenai acara olimpiade ke depannya, lalu dilanjutkan dengan

adanya pembagian merchandise olimpiade kepada masa secara

mendadak, lalu dilanjutkan dengan adanya properti-properti di

himpunan-himpunan dan dilanjutkan dengan membawa properti

tersebut ke zona-zona himpunan yang ada di ITB

B. Jingle Competition

Kegiatan ini merupakan salah satu kegiatan dari rangkaian acara

pra-olimpiade yang bertujuan untuk menarik minat dan kreatifitas

mahasiswa di bidang seni. Dengan adanya kegiatan ini, akan ada

jingle yang nantinya akan digunakan sebagai alat atau sarana yang

akan menemai keberjalanan dari rangkaian acara Olimpiade.

Waktu : September – Oktober 2012

C. Coaching Clinic

Coaching clinic akan menjadi suatu sarana pelatihan untuk

memperkenalkan cabang olahraga dan bagaimana cabang olahraga

itu dilakukan diutamakan dari olahraga yang kurang diminati di ITB.

Dengan mengundang atlet professional untuk memberikan materi dan

praktek, diharapkan mampu menambah daya tarik dari acara

Coaching Clinic.

Waktu : November 2012 – Januari 2013

Tempat : Kampus ITB dan sekitarnya

D. Launching Logo Olimpiade VII KM ITB 2013

Launching logo ini akan menjadi sarana mencipatakan semangat

persatuan antara lembaga-lembaga di ITB yang mengikuti acara

Olimpiade VII KM ITB 2013.

Waktu : 24 Oktober 2012

Tempat : Lapangan Basket CC barat

2. Pembukaan Olimpiade

A. Relay Obor (Running Torch)

Acara ini merupakan penanda dibukanya Olimpiade VII KM ITB

2013. Rangkaian acara pembukaan terdiri dari Pawai Obor civitas ITB

mengililingi ITB, Performance Art, Pembukaan oleh Rektor ITB, Presiden

KM ITB, dan Ketua Olimpiade secara resmi dan Penyalaan Obor.

Waktu : Akhir November 2012

Tempat : Lapangan Basket CC barat

B. Opening Ceremonial

Acara ini adalah seremoni secara resmi olimpiade VII KM ITB 2013

telah dibuka, diisi dengan perform tari, flash mob, sambutan dari

rektorat dll.

Waktu : 21 Desember 2012

Tempat: Lapangan Basket CC Barat

3. Acara Olimpiade

A. Pertandingan

Acara ini terdiri dari 13 cabang olahraga yang melibatkan seluruh

elemen kampus dengan unit olahraga yang ada di ITB. Ke-13 cabang

olahraga tersebut akan dipertandingkan dalam kurun waktu ± 1 bulan

di beberapa venue atau tempat.

Waktu : Desember 2012 – Februari 2013

Tempat :

Sasana Olahraga Ganesha

GOR PDAM

Lapangan CC Barat

Ruang 26 CC Barat

Queen Futsal

Planet Dago

Cabang : 1. Basket

2. Sepakbola

3. Futsal

4. Bola Voli

5. Tenis

6. Tenis Meja

7. Bulutangkis

8. Atletik

9. Renang

10. Bridge

11. Catur

12. Billiard

13. Bowling

B. Non-pertandingan

Merupakan sisi lain dari acara olimpiade yang mengutamakan rasa

kekeluargaan seluruh civitas akademika ITB. Rangkaian acara non-

pertandingan terdiri dari :

1. Pertandingan persahabatan antara Dosen, Karyawan, Alumni,

kontingen himpunan-himpunan, dan TPB (Voli, tarik tambang,

dan lain-lain)

2. Pertandingan antara TPB

3. Rally Photo

4. Best Supporter

5. Pertandingan All Star himpunan ITB VS TIM Universitas Indonesia

Waktu : Desember 2012 – Februari 2013

Tempat : Area Kampus ITB

4. Penutupan Olimpiade

A. Closing Ceremonial

Acara ini merupakan perayaan berakhirnya rangkaian acara

olimpiade. Acara ini berisi pesta seni, performance art, hiburan,

penyerahan medali kepada para pemenang oleh atlet-atlet nasional,

serta pemberian gelar juara umum pada kontingen pemenang

olimpiade.

Waktu : 9 Februari 2013

Tempat : Lapangan CC Barat ITB

B. Ceremonial

Kegiatan ini berupa momen secara simbolik memberikan medali

kepada atlet-atlet yang telah memenangkan cabang olahraga yang

dilombakan.

Waktu : Januari - Febuari 2013

Tempat : Venue cabang olahraga

VI. LAPORAN KEGIATAN DAN EVALUASI

A. BIDANG MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajer MSDM : Sachira Ginandya Agussi TI’10

Wakil Manajer MSDM : Amelia Deasy TI’10

Database : Seshana Aviananda TL’11

Komunikasi : Ravy Muhammad BM’11

Kinerja : Aninda Paramita AE’10

Database, Komunikasi, dan Kinerja bukan merupakan divisi yang ada di

MSDM namun merupakan unit kerja untuk bidang yang lebih spesifik. Setiap

penanggung jawab unit kerja bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang

dilakukan team MSDM untuk bidang kerja tersebut. Pembagian tanggung jawab

ini dilakukan agar kinerja MSDM lebih terkontrol dan dapat lebih focus. Evaluasi

dan rekomendasi sudah terangkum dalam evaluasi dan rekomendasi umum

bidang.

1. Evaluasi Umum Bidang

Tidak jadi dibentuknya bagian Kekeluargaan di dalam MSDM

Kurangnya acara kekeluargaan di kepanitiaan Olimpiade VII KM ITB

2013

Kurang terangkulnya panitia OPREC (Open Recruitment), sehingga

panitia OPREC yang benar-benar berdedikasi hanyalah orang-

orang yang berkomitmen tinggi

Kurangnya panitia saat hari H

Tidak dilakukannya shift libur panitia saat hari H dikarenakan jumlah

panitia yang tidak banyak saat hari H

MSDM yang ditempatkan dalam setiap divisi tidak optimal karena

MSDM tidak menyatu dengan divisi yang ditangani dan kadiv

kurang memanfaatkan fungsi MSDM divisi sepenuhnya

Fungsi unit kerja Kinerja dalam MSDM kurang maksimal karena

pendefinisian job description unit kerja ini dari awal kurang baik

2. Rekomendasi Umum Bidang

Sebaiknya kegiatan Olimpiade ITB dilakukan di hari kuliah, jangan di

hari libur untuk mengurangi kekurangan SDM. Karena banyak sekali

panitia yang baru menjalani satu semester (yang merupakan

sebagian besar panitia OPREC) di ITB, pulang ke kampung halaman

dan datang kembali saat perkuliahan semester genap dimulai.

Tidak masalah bila kegiatan Olimpiade dilakukan dengan durasi

sangat panjang dan pertandingan yang dilakukan sedikit demi

sedikit, namun tidak kekurangan panitia untuk melakukan hal-hal

operasional pertandingan

Dibentuk suatu team kekeluargaan dalam MSDM yang berfungsi

sebagai penyatu panitia dan membuat panitia merasa betah

dalam keluarga kepanitiaan Olimpiade. Team ini diperlukan bila

Manajer MSDM bukan orang yang terlalu bisa dekat dan

menghabiskan banyak waktu dengan panitia, hanya bisa

menjalankan operational MSDM saja. Sebaiknya bila akan dibentuk

team ini, koordinatornya adalah orang yang mudah bergaul dan

memiliki banyak waktu untuk dihabiskan bersama dengan panitia

Olimpiade

Wakil Manajer MSDM sebaiknya jangan dari jurusan yang sama

dengan Manajer MSDM agar kesibukan akademiknya berbeda.

Sehingga fungsi wakil, untuk menggantikan ketua dapat terlaksana

dengan baik

Sebaiknya unit-unit yang diajak bekerja sama dalam kegiatan

Olimpiade dikoordinasikan dengan baik dalam hal SDM. Jika

memungkinkan, unit-unit menyediakan SDM untuk cabang yang

diselenggarakannya. Jika, unit-unit dapat menyediakan SDM dari

anggota unitnya sendiri, SDM akan lebih mudah dikontrol dari

unitnya sendiri dan relatif lebih paham akan operasional

pertandingan unitnya sendiri.

3. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1 Nama

Kegiatan

Stand Open Recruitment pada OHU

Penanggung

Jawab

Sachira Ginandya Agussi

Deskripsi

Kegiatan

Membuka stand pada OHU 2012 (Open House Unit). Dalam

stand tersebut dapat dilakukan pendaftaran untuk menjadi

panitia Olimpiade dan penjualan kaos Take Part untuk umum.

Tanggung jawab pendaftaran panitia ada pada MSDM

sedanggkan untuk penjualan kaos adalah tanggung jawab

Dana Usaha. Alur pendaftaran adalah sebagai berikut : calon

pendaftar mendatangi stand Olimpiade, panitia memberikan

gambar struktur organisasi, jobdesc, memberitahu divisi mana

yang dibuka untuk pendaftaran, serta menjelaskan hal-hal yang

ditanya. Kemudian, bila calon pendaftar tertarik menjadi panitia

Olimpiade, langsung mendaftar secara online yang bisa

dilakukan dengan membuat link : bit.ly/oprecolim7kmitb2013.

Dapat dibuka dari tab / hp pendaftar dan panitia juga

menyediakan beberapa tablet untuk pendaftaran. Panitia juga

keliling, tidak hanya diam di stand dan berada di sekitar unit-unit

olahraga untuk menawari mahasiswa baru menjadi panitia

Olimpiade.

Waktu Sabtu, 1 September 2012, pk. 08.00 - 17.00

Tempat CC Barat

Tujuan Mencari panitia Olimpiade VII KM ITB 2013

Parameter

Keberhasilan

Kebutuhan panitia setiap divisi terpenuhi

Pelaksanaan Acara berjalan dengan lancar dan pendaftar saat itu

mencapai 333 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua

kali karena kesalahan teknis dan yang tidak serius). Stand

Olimpiade tidak pernah sepi dikunjungi pengunjung yang

mendaftar, bertanya, maupun memesan kaos Take Part. Panitia

yang membantu jaga stand maupun berkeliling mencari calon

panitia serta membagikan selebaran Olimpiade tidak kurang.

Evaluasi Perencanaan SDM harus lebih baik lagi karena acara yang

dilakukan dalam satu hari sangat panjang

Rekomendasi Media untuk pendaftaran lebih banyak lagi untuk

mempercepat proses pendaftaran agar stand tidak penuh

sesak

2 Nama

Kegiatan

Open Recruitment Online

Penanggung

Jawab


Deskripsi

Kegiatan

Pendaftaran panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 secara online.

Divisi Publikasi mempublikasikan ajakan untuk bergabung

bersama keluarga panitia Olimpiade dengan mencantumkan

link pendaftaran : bit.ly/oprecolim7kmitb2013.

Waktu 2 - 9 September 2012

Tempat -


Parameter

Keberhasilan


Pelaksanaan Pelaksanaan Oprec Online ini cukup baik, lancar, dan tidak ada

kendala yang berarti. Dalam waktu 1 minggu, jumlah pendaftar

online adalah sebanyak 323 orang pendaftar (termasuk yang

mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang tidak

serius)

Evaluasi -

Rekomendasi Publikasi lebih gencar lagi dalam mempublikasikan link

pendaftaran

3 Nama Stand Open Recruitment di Boulevard

Kegiatan

Penanggung

Jawab


Deskripsi

Kegiatan

Membuka stand di Boulevard ITB selama dua hari berturut-turut

Pembukaan stand di Boulevard ini bertujuan untuk mencari

calon panitia. Lokasi di Boulevard ini dipilih karena strategis,

banyak mahasiswa yang melewati tempat tersebut.

Waktu Senin - Selasa, 10 - 11 September 2012, pk. 08.00

- 17.00

Tempat Boulevard ITB


Parameter

Keberhasilan


Pelaksanaan Pembukaan stand Olimpiade di Boulevard ini sangat efektif.

Banyak mahasiswa yang mendatangi stand Olimpiade untuk

bertanya maupun mendaftar. Selain itu, danus juga menjual

kaos Take Part dengan sistem Pre Order. Tidak ada masalah

yang begitu berarti dalam pelaksanaan pembukaan stand ini.

Kendala yang cukup besar adalah bila hujan, stand pindah ke

lorong ATM Center, namun hal ini bukan menjadi masalah. Shift

SDM untuk penjagaan stand berjalan dengan baik. jumlah

pendaftar online adalah sebanyak 273 orang pendaftar

(termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan

yang tidak serius). Pada tanggal 11 September 2013,

sebenarnya pendaftaran Oprec Olimpiade sudah ditutup,

namun masih banyak pendaftar yang mendaftar menjadi

panitia

Evaluasi Kurangnya media (video, audio, dll) di stand untuk menarik

pengunjung

Rekomendasi Penjaga stand yang di shift kan lebih banyak lagi agar lebih

menarik mahasiswa yang lewat

4 Nama

Kegiatan

Mendata Panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 (untuk panitia

Closrec)

Penanggung Seshana Aviananda

Jawab

Deskripsi

Kegiatan

Mendata hal-hal yang diperlukan mengenai panitia untuk

kemudahan komunikasi antar panitia. Proses ini tidak dilakukan

secara sporadis melainkan berangsur-angsur dan melakukan

update untuk data yang berubah atau bertambah

Waktu -

Tempat -

Tujuan Mendapatkan data-data panitia yang diperlukan untuk

kemudahan komunikasi

Parameter

Keberhasilan

Seluruh panitia terdata

Pelaksanaan Pelaksanaan pendataan panitia sangat baik, tidak ada kendala

yang berarti dalam proses pendataan panitia Closrec. Metode

yang digunakan adalah secara online dengan mengisi google

docs yang telah disediakan

Evaluasi Pendataan memakan waktu yang lama

Rekomendasi Pendataan seharusnya lebih intensif dengan cara

mengingatkan terus menerus untuk setiap panitia yang belum

mengisi form keperluan database

5 Nama

Kegiatan

Jarkom Panitia Ring 1 dan Ring 2

Penanggung

Jawab


Deskripsi

Kegiatan

Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh

dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang

diberikan biasanya melalui SMS dan BBM. Bila ada informasi

untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos, dll),

informan memberi tahu penjarkom untuk disebarluaskan

informasinya kepada panitia Ring 1 dan Ring 2

Waktu -

Tempat -

Tujuan Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada

panitia Olimpiade Ring 1 dan Ring 2

Parameter

Keberhasilan

Informasi diterima oleh seluruh panitia Olimpiade

Pelaksanaan Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah

dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan

memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS,

kegiatan ini bisa terlaksana

Evaluasi Pusat jarkom hanya ada di satu orang saja, sehingga bila HP

penjarkom sedang mati, jarkom akan tertunda

Rekomendasi Jarkom dibuat tidak sentralisasi, dicover dengan 1 orang lain

agar bila HP penjarkom utama mati, informan dapat

menghubungi penjarkom yang lain agar informasi tidak tertunda

6 Nama

Kegiatan

Jarkom Panitia Open Recruitment

Penanggung

Jawab

Ravy Muhammad

Deskripsi

Kegiatan

Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh

dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang

diberikan dilakukan melalui SMS dan group Facebook. Bila ada

informasi untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos,

dll), informan memberi tahu penjarkom untuk disebarluaskan

informasinya kepada panitia Oprec.

Waktu -

Tempat -

Tujuan Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada

panitia Open Recruitment Olimpiade

Parameter

Keberhasilan

Informasi diterima oleh seluruh panitia Open Recruitment

Olimpiade

Pelaksanaan Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah

dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan

memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS,

kegiatan ini bisa terlaksana. Pada awalnya jarkom untuk Oprec

dilakukan dengan menggunakan SMS Gateway milik HMFT.

Namun, dalam pelaksanaannya, terdapat undang-undang

yang melarang sms dengan gateway sehingga tidak bisa

digunakan lagi. Sebelum undang-undang tersebut keluar pun,

sms gateway ini sangat tidak stabil sehingga tidak pernah 100%

sms terkirim satu kali (terkadang double) dan terkadang tidak

bisa digunakan tiba-tiba. Sehingga SMS jarkom untuk panita

Oprec yang kira-kira berjumlah 800 orang ini dilakukan secara

manual menggunakan HP

Evaluasi Penggunaan HP yang kurang cepat dalam menjarkom untuk

jumlah besar membuat informasi tidak langsung terkirim (delay)

Rekomendasi Menggunakan sms dari modem untuk alasan praktis dalam

mengirimkan jarkom. Namun, apabila ingin manual, disarankan

untuk membagi objek jarkom ke beberapa orang (tetapi harus

tetap bisa terkontrol dan tetap ada satu orang yang bisa

menjarkom semuanya)

7 Nama

Kegiatan

Kumpul Akbar 1

Penanggung

Jawab


Deskripsi

Kegiatan

Kumpul Akbar pertama dilakukan untuk mengumpulkan seluruh

panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan kegiatan

serta timeline kegiatan Olimpiade dari awal hingga akhir. Selain

itu, dijelaskan pula jobdesc dari setiap divisi dan hubungan kerja

antar divisi. Setelah itu dilakukan kumpul per bidang, untuk

menjelaskan pekerjaan lebih rinci lagi serta perkenalan anggota

dalam satu bidang

Waktu Jumat, 21 September 2012, pk. 18.30 - 20.30

Tempat Basement CC Barat

Tujuan Perkenalan Panitia Olimpiade 7 KM ITB 2013, motiviasi,

penjelasan jobdesc, penjelasan timeline kegiatan kepada

Panitia Open Recruitment

Parameter

Keberhasilan

100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar

Pelaksanaan Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh

peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system,

proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun

dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan

kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar

yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini

dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari

kadiv-kadiv yang bersangkutan.

Evaluasi Penentuan rapat akbar dibuat agar tidak bentrok dengan

banyak acara di kampus, publikasi rapat akbar lebih gencar

lagi, dan ajakan personal lebih ditingkatkan

Rekomendasi Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara

lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar

diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja

8 Nama

Kegiatan

Kumpul Akbar 2

Penanggung

Jawab

Amelia Deasy

Deskripsi

Kegiatan

Kumpul Akbar kedua dilakukan untuk mengumpulkan seluruh

panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan keseluruhan

progres kegiatan yang sudah dan akan dilakukan serta serta

memberikan motivasi kepada panitia untuk meningkatkan

semangat saat hari H. Setelah itu dilakukan kumpul setiap divisi

untuk membahas progres dan rencana kegiatan divisi yang

terkait

Waktu Sabtu, 7 Desember 2012, pk. 18.30 - 20.30

Tempat Basement CC Barat

Tujuan Meberikan penjelasan keseluruhan progres kegiatan yang sudah

dan akan dilakukan serta serta memberikan motivasi menjelang

hari H kepada panitia Oprec Olimpiade

Parameter

Keberhasilan

100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar

Pelaksanaan Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh

peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system,

proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun

dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan

kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar

yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini

dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari

kadiv-kadiv yang bersangkutan. Selain itu, rapat akbar ini

bertepatan dengan beberapa acara unit sehingga peserta

yang datang tidak maksimal

Evaluasi Publikasi rapat akbar lebih gencar lagi dan ajakan personal

lebih ditingkatkan

Rekomendasi Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara

lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar

diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja

9 Nama

Kegiatan

Staff of the Month

Penanggung

Jawab

Aninda Paramitha

Deskripsi

Kegiatan

Memilih staff of the month dengan kategori staff, kasubdiv,

kadiv, kabid terbaik

Waktu -

Tempat -

Tujuan Mencari staff, kasubdiv, kadiv, dan kabid terbaik dengan

maksud untuk meningkatkan kinerja karena termotivasi

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Pada awalnya staff of the month ini akan berjalan untuk setiap

bulan, diperkirankan akan ada 4 kali pelaksanaan ini. Tapi pada

pelaksanaannya, hanya dilakukan 2 kali saja. Program ini tidak

terlaksana sepenuhnya karena kurangnya koordinasi dengan

penanggung jawab kegiatan serta pengumpulan data untuk

memilih staff of the month sangat lama sehingga sudah overlap

dengan bulan berikutnya

Evaluasi Pengumpulan data yang lama untuk memilih staff of the month

dan kurangnya koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan

Rekomendasi Pengumpulan data dilakukan dengan cepat setiap bulan

sehingga output staff of the month dapat diupdate setiap bulan

dan melakukan koordinasi dan pengawasan yang baik dengan

penanggung jawab kegiatan

10 Nama

Kegiatan

Evaluasi Kinerja

Penanggung

Jawab

Aninda Paramitha

Deskripsi

Kegiatan

Melakukan survey secara acak terhadap setiap anggota divisi

untuk mengetahui akar permasalahan SDM pada divisi tersebut.

Survey dilakukan dengan bertanya langsung beberapa

pertanyaan yang diharapkan dapat mencapai tujuan dari

kegiatan ini melalui MSDM divisi

Waktu -

Tempat -

Tujuan Mencari akar masalah MSDM setiap divisi

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Tidak semua divisi lengkap mengumpulkan hasil survey

dikarenakan lalainya MSDM setiap divisi dan kurangnya kontrol

dari Manager SDM. Hal ini dikarenakan sulitnya mewawancara

anggota divisi yang bersangkutan dan proses yang dilakukan

sangat lama

Evaluasi Pengumpulan data yang lama dan kurangnya kontrol pada

setiap MSDM divisi

Rekomendasi Pengumpulan data dilakukan dengan cepat dan dilakukan

kontrol yang baik terhadap setiap MSDM Divisi

B. KESEKERTARIATAN

Sekretaris I : Alessandra Syukrika SI’10

Sekretaris II: Zahrina Hasmarani MRI’10

Deskripsi kerja sekretaris:

Membuat dan mengontrol keberjalanan timeline

Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi seperti surat menyurat,

proposal, dan laporan pertanggung jawaban

Pusat data Olimpiade VII KM ITB 2013

Melakukan fungsi Badan Rumah Tangga Sekretariat Olimpiade VII KM ITB

2013 dalam menjaga kebersihan, inventaris, dan menjaga kegunaan

fungsi sekretariat sebagaimana mestinya

Pembagian kerja kesekretariatan dibagi menjadi dua yaitu Sekretaris I

untuk mengatur kesekertariatan bidang non-teknis (Bidang Keuangan, MSDM,

Internal, dan Eksternal), sementara Sekretaris II untuk mengatur kesekretariatan

bidang teknis (Bidang Acara, Lapangan, dan Kreatif). Setiap bidang yang ada

memiliki seorang sekretaris untuk memudahkan sekretaris dalam mengatur

kesekretariatan (data dan administrasi) dan sebagai reminder timeline. Ada pula

sekretaris divisi sesuai dengan kebutuhan divisi masing-masing.

1. Evaluasi Umum

Berikut adalah evaluasi umum dari kegiatan kesekretariatan Olimpiade VII

KM ITB 2013:

Surat masuk untuk Panitia kurang diarspikan dengan baik karena

penerima surat biasanya dari orang yang berbeda-beda dan tidak

disampaikan kepada sekretaris terlebih dahulu, namun kepada pihak

panitia yang bersangkutan pada surat tersebut

Pembuatan proposal eksternal sempat terhambat karena content yang

berubah-ubah dari pihak keuangan

Sistem pengarsipan dokumen melalui media Dropbox kurang berjalan

dengan baik karena banyak bidang dan divisi yang tidak memasukkan

dokumen-dokumennya ke Dropbox panitia

Permohonan pembuatan surat dari divisi-divisi yang berkepentingan

terkadang terlalu mendadak sehingga terkadang membuat sekretaris

kerepotan untuk memenuhi kebutuhan surat tersebut

Tidak ada jadwal piket yang dibuat oleh Sekretaris untuk menjaga

kebersihan Sekretariat Olimpiade sehingga kegiatan bersih-bersih

biasanya dilakukan oleh sekretaris sendiri bersama dengan panitia yang

sedang ada di Sekretariat saja

Kumpul Sekretaris Bidang dan Divisi hanya diadakan sekali saja sehingga

membuat sekretraris bidang dan divisi kurang mengerti mengenai

tugasnya dan kurang adanya control mengenai kerja sekretaris bidang

dan divisi oleh Sekretaris Umum Olimpiade

2. Rekomendasi Umum

Harus dibuat SOP mengenai pengajuan pembuatan surat oleh sekretaris

dari Panitia yang membutuhkan dan SOP tersebut harus dipatuhi oleh

semua panitia

Notulensi hasil rapat jangan hanya diletakkan di satu media saja,

usahakan semua pantiia mengetahui hasil rapat. Jadi harus diletakkan di

banyak media (Facebook, dropbox, email ke masing-masing panitia inti)

agar penyampaian informasi merata

Membuat system yang baik dalam penerimaan surat masuk untuk Panitia

Olimpiade seperti membuat kotak surat yang diletakkan di sekretariat

Olimpiade beserta lembar kendalinya agar surat masuk tidak tercecer

dan dapat diarsipkan dengan baik.

Timeline harus diupdate dan dikontrol terus menerus ke semua divisi yang

berkepentingan agar acara berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.

Sekretaris tidak boleh lelah dalam mengingatkan timeline kepada divisi-

divisi yang dibawahinya

Dalam pembuatan surat, terutama untuk surat yang ditujukan kepada

pihak eksternal, harus dicek lagi mengenai penulisannya supaya tidak

ada kesalahpahaman penerima surat karena adanya kesalahan

penulisan

Membuat kumpul sekretaris yang lebih sering lagi sehingga informasi

dapat tersampaikan dengan baik dan control progress bidang dan divisi

dapat berjalan dengan lancar

Harus ada program piket untuk menjaga kebersihan Sekretariat

C. BIDANG KEUANGAN

Bendahara I : Nadya Fitria Dewi SBM’10

Bendahara II : Amanda Rizki Maharani M. TI’10

Strategi Keuangan : Joseph Aditya Susanto SBM’10

1. Evaluasi dan Rekomendasi Umum Bidang

Lebih solid dalam menjalankan tugas sebagai team keuangan karena

diharuskan untuk mencapai suatu visi dengan misi-misi yang sesuai

Harus lebih berusaha mencapai semua wishlist baik keuangan

eksternal maupun dana usaha (misalnya lebih keras dalam mengjar

dan mengapproach sponsor dan memproduksi semua barang yang

bisa dijual untuk kebutuhan dana oleh tim dana usaha).

Memaksimalkan human resource yang ada dan berusaha dengan

keras mempertahankan semangat mereka agar terus membantu

olimpiade.

Memperbaiki alur komunikasi dan koordinasi antar divisi dan bidang.

Divisi Dana Usaha

Koordinator Divisi Dana Usaha : Marsha Amanda Rizky SF’10

Wakil Koordinator Divisi Dana Usaha : Muhammad Rahimsyah MT’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Car Free Day

Penanggung

Jawab

Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara

bergiliran)

Deskripsi Kegiatan Berjualan makanan dan minuman di Car Free Day Dago

Waktu

Minggu, 29 September 2012 (06.30-10.30 WIB)

Minggu, 7 Oktober 2012 (06.30-10.00 WIB)

Minggu, 21 Oktober 2012 (06.00-10.00 WIB)

Tempat Tempat Parkir Factory Outlet Episode, Dago

Tujuan Memperoleh fresh money sesuai target

Parameter

Keberhasilan Mendapatkan pendapatan minimal 200 ribu/hari

Pelaksanaan

Penjualan di CFD Dago dilakukan sebanyak tiga kali.

Rencana awal adalah melaksanakan penjualan ini selama

tiga kali dan satu kali sebagai tambahan apabila masih

belum mencukupi target. Namun karena telah mencapai

target, tidak dilakukan penjualan yang keempat.

Penjualan dilakukan di kawasan parkir factory outlet Episode

Dago ketika Car Free Day dengan membayar sewa sebesar

lima puluh ribu rupiah. Barang-barang yang dijual adalah es

milo, es jeruk, pudding, jelly, sandwich, dan risoles isi. Namun

hanya satu kali pertemuan makanan dijual karena dianggap

kurang laku.

Pada tiap penjualan CFD, divisi dana usaha selalu bekerja

sama dengan divisi logistik. Divisi logistik menyediakan meja,

papan, dan peralatan lainnya untuk mendukung

keberjalanan penjualan di CFD ini. Selain itu, divisi akomodasi

juga membantu dengan cara menyediakan kendaraan

(motor) untuk mengangkut beberapa barang.

Diantara semua makanan dan minuman yang dijual, barang

yang paling laku adalah es milo, kemudian es jeruk. Makanan

yang dijual laku namun tidak lebih laku dari minuman karena

pada tempat berjualan sudah banyak makanan yang dijual

sehingga kurang menarik. Sebagian besar pembeli adalah

golongan anak muda dan anak kecil.

Pembagian tugas pada penjualan di CFD adalah ada yang

bertugas untuk menjual dengan cara berkeliling sekitar CFD,

membuat minuman, mencatat pengeluaran dan pemasukan

uang, mencatat jumlah barang yang dibeli, dan menjaga

barang-barang. Tugas ini dilakukan secara bergantian

(dibagi menjadi dua shift) sehingga semua anggota divisi

dana usaha bekerja dan merasakan pekerjaan yang lain.

Pendapatan untuk tiap penjualan di CFD berbeda-beda tiap

harinya, namun ketiganya mencapai parameter

keberhasilan yang telah dibuat, yaitu diatas dua ratus ribu

rupiah per hari. Perbedaan ini diakibatkan karena jumlah

panitia yang membantu sedikit dan keterlambatan

penyiapan barang-barang.

Evaluasi

Kurang publikasi sehingga hanya sedikit panitia yang

membantu

Lebih cepat menyiapkan barang-barang

Meja yang akan digunakan sudah harus disiapkan

sebelumnya agar tidak terlambat memulai

Mendata kehadiran panitia yang akan membantu

sehingga pembagian tugas lebih merata

Rekomendasi

Akan lebih laku berjualan minuman apabila akan

dilakukan penjualan di tempat yang sama (Lahan parker

Episode Dago)

Pendapatan akan semakin besar apabila berjualan dari

sekitar pukul 06.00 karena pada jam itu belum banyak

tempat makanan dan minuman yang sudah buka/

berjualan

Mencari tempat jualan yang lebih strategis dan tidak

perlu membayar uang sewa

2. Nama Kegiatan Penjualan Kaos Take Part

Penanggung

Jawab

Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara

bergiliran)

Deskripsi Kegiatan

Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos Take

Part

Waktu

Gelombang 1: tidak dilakukan oleh divisi dana

usaha

Gelombang 2: 6-15 September 2012

Gelombang 3: 3-17 Oktober 2012

Gelombang 4: 1-24 November 2012

Tempat Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB

Tujuan Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan dari

penjualan kaos

Parameter

Keberhasilan Pemesan lebih dari 200 orang

Pelaksanaan Pembuatan kaos Take Part dibuat dalam empat gelombang.

Pada gelombang pertama, tanggung jawab dipegang oleh

divisi produksi dan sekretaris olimpiade VII KM ITB. Kaos yang

diproduksi untuk OHU (Open House Unit) terbatas hanya

sampai ketua divisi.

Penanggung jawab kaos take part gelombang kedua

adalah divisi dana usaha. Pemesanan kaos dan

pendataannya dilakukan pada saat open recruitment yang

diadakan di boulevard dengan cara mengisi di kertas yang

telah disediakan. Pemesanan untuk kaos gelombang kedua

berjumlah 44 buah. Pembayaran dilakukan di tempat. Kaos

selesai dibuat kurang lebih dua minggu setelah hari terakhir

pemesanan kaos.

Diadakannya kaos gelombang ketiga adalah karena

penyebaran informasi tentang kaos ini kurang sehingga

peminat sedikit. Metode untuk menyebarkan

selebaran(pendataan) pemesanan kaos berbeda dengan

gelombang kedua, yaitu dengan cara menyebarkan

selebaran ke kelas-kelas (terutama TPB) dan himpunan-

himpunan. Dengan bantuan panitia olim, khususnya anggota

divisi danus, penyebaran dilakukan selama kurang lebih 1

minggu. Kaos yang dipesan berjumlah 156 buah dengan

masa pembuatan kurang lebih 1 minggu. Uang pembayaran

dikumpulkan ke penanggung jawab fakultas dan himpunan

masing-masing. Penanggung jawab tiap fakultas dan

himpunan adalah anggota divisi dana usaha.

Pada awalnya, divisi dana usaha tidak berniat untuk

membuat kaos take part gelombang keempat. Namun

ternyata masih banyak panitia yang belum memiliki kaos

padahal masih ada beberapa rangkaian kegiatan olimpiade

VII KM ITB yang membutuhkan panitia untuk mengenakan

kaos take part. Sehingga pada gelombang ini, pemesanan

dikhususkan kepada panitia saja. Jumlah pemesan pada

3. Nama Kegiatan Penjualan Kaos Panitia

Penanggung

Jawab Marsha Amanda Rizky

gelombang ini adalah 61 orang. waktu pembuatan kaos

kurang lebih 2 minggu dan waktu pengambilan kaos adalah

1 minggu setelah kaos jadi.

Dalam kegiatan ini, divisi dana usaha bekerja sama dengan

divisi produksi dalam pembuatan kaos. Divisi dana usaha

melakukan pendataan kaos yang akan dipesan dan

kemudian datanya diberikan kepada divisi produksi untuk

kemudian dibawa ke vendor. Setelah kaos selesai dibuat,

divisi produksi menyerahkan kaos-kaos tersebut kepada divisi

dana usaha untuk kemudian diberikan kepada para

pemesan.

Evaluasi - sebelum kaos dibuat, sebaiknya pemesan membayar kaos

terlebih dahulu agar kaos yang telah jadi segera diambil dan

tidak menumpuk di akhir

- terdapat beberapa kaos yang tidak sesuai dengan

pesanan (salah warna) sehingga sebaiknya setelah diambil

dari vendor, divisi produksi mengecek kembali kaos sebelum

diberikan kepada divisi dana usaha

- kaos jangan dibuat dalam beberapa gelombang atau

maksimal dua gelombang saja karena akan menyulitkan

pendataan, pembayaran, dan pengambilan kaos tersebut.

- harus memastikan kepada vendor kapan kaos tersebut

akan jadi sehingga tidak menghambat keberjalanan acara

olimpiade VII KM ITB

-kurangnya orang untuk membantu menjaga pada saat

pengambilan kaos

Rekomendasi Keuntungan yang didapat dari penjualan kaos take part

cukup besar sehingga patut untuk dilakukan kembali untuk

olimpiade KM ITB selanjutnya. Selain itu, kaos ini juga dapat

digunakan sebagai ajang promosi olimpiade KM ITB

Deskripsi Kegiatan

Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos

Panitia

Waktu 18 Desember 2012-7 Januari 2013

Tempat Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB

Tujuan Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan

dari penjualan kaos

Parameter

Keberhasilan Total pemesan kaos diatas 300 orang.

Pelaksanaan Pendataan pemesan dan ukuran kaos panitia dimulai pada

tanggal 18 Desember 2012 dengan cara meminta kepada

ketua divisi tiap bidang untuk mengumpulkan data ukuran

kaos anggotanya masing-masing. Waktu pembayaran kaos

panitia adalah dari tanggal 18 Desember sampai 25

Desember. Pembayaran dapat melalui transfer maupun

secara tunai kepada divisi dana usaha. Jumlah yang

memesan kaos adalah 385 orang.

Pada awalnya, pemesan kaos yang belum membayar

sampai tanggal 25 Desember tidak akan dibuatkan kaos.

Namun, sampai pada tanggal yang ditentukan banyak

yang belum membayar sehingga akhirnya diputuskan untuk

tetap dibuatkan kaos dengan syarat ketua divisinya

menjamin seluruh anggota yang memesan akan membayar

kaos tersebut. Pertimbangannya adalah karena panitia harus

memiliki kaos panitia untuk keberlangsungan acara

Olimpiade VII KM ITB.

Kaos panitia selesai dibuat tanggal 7 Januari 2013, padahal

acara pertandingan sudah dimulai pada tanggal 3 Januari

sehingga panitia harus menggunakan kaos Take Part.

Keterlambatan ini disebabkan karena waktu untuk membuat

kaos tidak cukup dan dipotong oleh hari raya natal dan

tahun baru sehingga ngaret dari waktu yang telah

ditetapkan, yaitu tanggal 2 Januari 2013. Untungnya,

meskipun kaos panitia belum dapat digunakan, terdapat

identitas lain yang digunakan untuk mengidentifikasi panitia,

yaitu dengan nametag.

Evaluasi

Membuat timeline yang lebih baik sehingga apabila ada

keterlambatan tetap sesuai dengan waktu yang

diharapkan

Bekerja sama dengan divisi lain agar logo sponsor dan

desain kaos cepat selesai sehingga tidak mengundurkan

waktu pembuatan kaos

Kurangnya pemberitahuan kepada panitia sehingga

banyak ketua divisi yang telat mengumpulkan data

Terlambat memasukkan data ke vendor sehingga waktu

jadi tidak sesuai dengan yang diharapkan

Kurang tegas sehingga banyak divisi yang terlambat

membayar dan mengambil kaos

Kurangnya orang untuk membantu menjaga kaos saat

pengambilan kaos

Rekomendasi

Keuntungan yang didapatkan dari kaos panitia sangat

besar, sehingga sebaiknya kaos panitia tetap dijadikan

wadah untuk mendapatkan keuntungan.

4. Nama Kegiatan Danus Makanan, minuman, dan deker (pelindung kaki)

Penanggung

Jawab Muhammad Rahimsyah

Deskripsi Kegiatan Menjual makanan dan minuman di kesekretariatan

olimpiade VII KM ITB dan menyewakan deker pada saat

pertandingan futsal dan sepak bola

Waktu 8 Januari 2012-9 Februari 2013

Tempat Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB dan

lokasi pertandingan sepakbola dan futsal

Tujuan Memenuhi kebutuhan makanan dan minuman panitia

Olimpiade VII KM ITB dan mendapatkan keuntungan dari

penjualan dan penyewaan.

Parameter

Keberhasilan

Semua makanan dan minuman yang dijual habis

Balik modal pembelian deker

Pelaksanaan Dari awal keberjalanan pertandingan sampai closing

Olimpiade VII KM ITB, divisi dana usaha menyediakan

makanan dan minuman di dalam sekre. Makanan dan

minuman yang disediakan adalah air putih botol, pocari

sweat, beng-beng, tango, kopi, pop mie, susu, milo, wafer

superstar, dan jeruk dalam sachet. Metode yang digunakan

adalah “kantitn kejujuran” karena makanan dan minuman

tersebut hanya diletakkan di dalam sekre dan disediakan

kotak sebagai tempat menaruh uang untuk membayar

makanan dan minuman tersebut. Panitia dapat meminta

makanan dan minuman apa saja yang sebaiknya dijual oleh

divisi dana usaha.

Selain itu, hampir tiap harinya divisi ini menyediakan makan

pagi berupa nasi bungkus dan makan siang. Menunya

bermacam-macam tergantung pesanan dan keinginan

orang yang membeli makanan.

Penyewaan deker dilakukan apabila pada hari tersebut

diadakan pertandingan yang membutuhkan deker, yaitu

pertandingan sepak bola dan futsal. Namun karena pemain

pada umumnya sudah membawa deker, sehingga

penyewaan ini kurang berhasil.

Evaluasi

Karena merupakan kantin kejujuran, divisi dana usaha

tidak mengetahui apakah semua orang yang

mengambil makanan dan minuman tersebut sudah

membayar atau belum

Kurangnya orang untuk menjaga sehingga tidak

diketahui dengan pasti siapa saja yang mengambil dan

apakah sudah membayar atau belum

Deker kurang berhasil karena pemain sepak bola dan

futsal rata-rata sudah membawa miliknya sendiri

Rekomendasi

Membuka “food corner” di sekre olim sangat membantu

panitia apabila ada yang sedang kelaparan dan

kehausan selain mendapat keuntungan yang cukup

besar tiap harinya.

sebaiknya ada yang bertanggung jawab dengan cara

mengawasi sehingga dapat diketahui dengan pasti

orang yang mengambil makanan atau minuman sudah

membayar atau belum.

Deker sebaiknya tetap disewakan namun pembeliannya

tidak perlu banyak-banyak agar dapat balik modal (<5

buah)

2. Evaluasi Umum Divisi

kurang memaksimalkan anggota divisi dana usaha untuk membantu

berjualan pada hari pertandingan olimpiade VII KM ITB

Tidak memproduksi dan menjual merchandise Olimpiade VII KM ITB

Tidak melaksanakan garage sale karena kesalahan komunikasi

dengan beberapa pihak.

3. Rekomendasi Umum Divisi

Sebaiknya dilakukan garage sale karena keuntungan yang

didapatkan dari berjualan dengan metode ini sangat besar. Namun,

persiapan harus matang terutama dalam mengumpulkan baju atau

barang yang akan dijual karena apabila tidak dipersiapkan dari jauh-

jauh hari, barang yang akan dijual ditakutkan akan sedikit yang

terkumpul.

Divisi Keuangan Eksternal

Koordinator Divisi Keuangan Eksternal: Franky Subiana SBM’10

Wakil Koor. Divisi Keuangan Eksternal : Riza Emir S. SBM’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Mencari sumber pendanaan (melalui sponsorship)

Penanggung

Jawab

Franky Subiana (SBM 2010)

Landasan Kegiatan -

Deskripsi Kegiatan -

Waktu November 2012 – Februari 2013

Tempat -

Tujuan Memenuhi kebutuhan dana

Parameter

Keberhasilan

Sesuai dengan budgeting yang dibuat

Pelaksanaan Sebelum dan selama Olimpiade VII KM ITB berlangsung

Evaluasi Keuangan eksternal memperoleh sponsor sebanyak:

Bank BJB : Rp85.000.000,00 (diwajibkan untuk mencari

500 rekening baru)

PT Timah : Rp30.000.000,00

Astra Internasional : Rp10.000.000,00

PT Kilat Wahana Jenggala : Rp10.000.000,00

Bank BII : Rp5.000.000,00

Fitbar : produk makanan Fitbar (800 buah)

Keuangan eksternal memperoleh donasi sebanyak:

IOM ITB : Rp2.000.000,00

Persatuan Tenis Ganesha : Rp10.000.000,00

Rekomendasi Acara sebaiknya diadakan di tengah tahun, karena

pihak sponsor mayoritas tidak memiliki dana yang

tersisa banyak pada akhir tahun sehingga kurang

maksimal dalam pemberian dana.

Pada akhir tahun pula mayoritas perusahaan yang

menjadi target sponsor sedang membuat laporan

audit keuangan sehingga agak sulit dalam

penurunan dana dengan cepat.

Meng-approach perusahaan dimana alumni ITB

bekerja di sana sehingga proses sponsorship akan

lebih mudah.


Susahnya mengadakan pertemuan dengan anggota dikarenakan

jadwal yang bentrok dan tugas yang menumpuk.

Acara Olimpiade harus dibuat jangan bentrok dengan acara KM ITB

lain yang besar seperti IEC, AMI, dll. Permasalahannya adalah sponsor

yang menjadi bentrok. Kalau bisa waktunya dibuat jangan bentrok.


Harus adanya jadwal yang pasti dan memberikan sistem reward and

punishment bagi anggota sehingga anggota dapat lebih

bertanggung jawab.

D. BIDANG INTERNAL

Kepala Bidang Internal : Randy Mario Sihombing EP’10



Divisi Logistik

Koordinator Divisi Logistik : Rizki Riadi Perdana TA’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Seremonial

Penanggung

Jawab

Bramantyo Eko Kurnianto

Landasan Kegiatan Seremonial merupakan acara untuk mengapresiasi prestasi

atlet himpunan-himpunan peserta olimpiade. Untuk

menunjang acara ini, dibutuhkan barang-barang logistik

sehingga acara dapat berjalan dengan lancar.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik seremonial yang terdiri dari:

Podium

Tiang bendera dan tali

Sound system

Halogen

Nampan dan taplak

Waktu 9 Januari-9 Februari 2013

Tempat Aula Timur, Lapangan CC Barat dan Kolam

Renang Saraga

Tujuan Memperlancar seremonial

Parameter Logistik terpenuhi dan dapat dipergunakan dengan baik

Keberhasilan

Pelaksanaan Logistik terpenuhi

Evaluasi Pada beberapa acara seremonial, logistik terlambat karena

kurangnya koordinasi dengan divisi acara mengenai waktu

seremonial. Acara seremonial beberapa kali berjalan saat

hujan sehingga sempat ada barang yang konslet, namun hal

ini bisa diatasi dan ditanggulangi kemudian hari.

Rekomendasi Koordinasi dengan divisi lain sebaiknya dijaga agar tidak

terjadi miskom. Waktu persiapan untuk divisi logistik sebaiknya

diperhatikan dan diberikan slot waktu yang cukup agar

semua keperluan seremonial dapat terpenuhi.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Sepak Bola

Penanggung

Jawab

Damon Prasetyo Arso

Landasan Kegiatan Pertandingan sepak bola adalah salah satu cabang

olahraga yang ada pada Olimpiade KM ITB 2013 dan

memerlukan barang-barang untuk menunjang

terselenggaranya pertandingan.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan sepak bola meliputi:

Bola sepak

Pompa

Kapur lapangan

Rompi

Waktu 3 Januari 2013 – 9 Februari 2013

Tempat Lapangan Sagara

Tujuan Keberlangsungan pertandingan sepak bola

Parameter

Keberhasilan

Logistik terpenuhi dan dapat dipergunakan dengan baik


Evaluasi Pada saat keberjalanan pertandingan sepak bola, terdapat

beberapa barang logistik yang hilang seperti bola sepak,

rompi, dan pompa.

Rekomendasi Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak sepak

bola untuk saling menjaga barang.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Futsal

Penanggung

Jawab

Faris Sulistiawan

Landasan Kegiatan Pertandingan futsal merupakan salah satu cabang olahraga

pada Olimpiade KM ITB 2013 dan untuk kelancaran

pertandingan, dibutuhkan barang-barang penunjang

pertandingan sehingga memerlukan logistik.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan futsal meliputi:

Bola

Rompi

Sound system

Bench

Waktu 5 Januari 2013 - 2 Februari 2013

Tempat Lapangan Futsal Queen

Tujuan Keberjalanan pertandingan futsal

Parameter

Keberhasilan


Pelaksanaan Terdapat permintaan barang yang tidak terpenuhi yaitu

bench untuk pemain cadangan. Kebutuhan barang yang

lain dapat terpenuhi.

Evaluasi Bench untuk pemain cadangan sebenarnya sudah dibuat,

namun tidak ada transportasi untuk mengangkut barang ke

tempat pertandingan. Logistik juga beberapa kali terlambat

menyediakan barang karena terhalang oleh jarak tempat

futsal yang cukup jauh dan kurangnya SDM untuk mengantar

barang.

Rekomendasi PJ harus dipastikan kehadirannya dan sebaiknya diberikan

cadangan orang agar ada pengganti ketika PJ

berhalangan. Koordinasi antar divisi juga perlu diperhatikan

agar dapat saling membantu ketika menghadapi kesulitan.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Basket

Penanggung

Jawab

Muhammad Faisal

Landasan Kegiatan Pertandingan basket adalah salah satu cabang olahraga

yang dipertandingkan pada Olimpiade VII KM ITB 2013.

Pertandingan ini membutuhkan barang-barang penunjang

pertandingan sehingga membutuhkan logistik..

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan basket yang terdiri dari:

Meja dan kursi

Score board

Pluit

Slubber

Waktu 3 Januari 2013 - 26 Januari 2013

Tempat Lapangan Basket CC Barat

Tujuan Keberlangsungan pertandingan basket

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi Terdapat barang yang hilang yaitu slubber.

Rekomendasi Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak basket

untuk saling menjaga barang.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Voli

Penanggung

Jawab

Rozzi

Landasan Kegiatan Pertandingan voli merupakan salah satu cabang olahraga

pada Olimpiade VII KM ITB 2013 dan membutuhkan barang-

barang penunjang sehingga memerlukan logistik.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan voli meliputi:

Bola voli

Net voli dan rod voli

Score board

Meja dan kursi

Pluit

Slubber

Waktu 3 Januari 2013 - 7 Februari 2013

Tempat Lapangan Voli CC Barat

Tujuan Keberlangsungan pertandingan voli

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi Terdapat beberapa barang yang hilang yaitu bola voli, pluit,

dan slubber. Rod voli sobek karena dipakai berkali-kali dan

diperbaiki dengan menggunakan lakban hitam.

Rekomendasi Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak voli untuk

saling menjaga barang.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Catur

Penanggung

Jawab

Mustika Nurul Ulma

Landasan Kegiatan Pertandingan catur merupakan salah satu cabang olahraga

pada Olimpiade VII KM ITB 2013 dan memerlukan barang-

barang penunjang pertandingan sehingga membutuhkan

logistik.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan catur meliputi:

Jam catur

Sound system

Meja dan kursi

Printer

Waktu 14 – 18 Januari 2013

Tempat Ruang 26 CC Barat

Tujuan Keberjalanan pertandingan catur

Parameter

Keberhasilan


Pelaksanaan Logistik terpenuhi dan dipergunakan dengan baik

Evaluasi -

Rekomendasi -

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Bridge

Penanggung

Jawab

Eufrasia Marlita

Landasan Kegiatan Pertandingan bridge merupakan salah satu cabang

olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan

barang-barang penunjang pertandingan sehingga

membutuhkan logistik.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan bridge yang terdiri dari:

Meja dan kursi

Layar dan proyektor

Sound system



Tujuan Keberlangsungan pertandingan bridge

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi -

Rekomendasi -

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Atletik

Penanggung

Jawab

Muhammad Faisal

Landasan Kegiatan Pertandingan atletik merupakan salah satu cabang olahraga

pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan barang-

barang penunjang pertandingan sehingga membutuhkan

logistik.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan atletik meliputi:

Tongkat estafet 5 buah

Stopwatch 5 buah

Bendera atletik

Kapur lapangan

TOA

Cangkul

Meteran

Start block

Meja dan kursi

Waktu 17, 19 Januari 2013, 9 Februari 2013

Tempat Lapangan Sagara

Tujuan Keberlangsungan pertandingan atletik

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi -

Rekomendasi -

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Renang

Penanggung

Jawab

M. Farhan

Landasan Kegiatan Pertandingan renang merupakan salah satu cabang




Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan renang meliputi:

Line renang dan bendera

Tenda dan kursi

Pluit

Stopwatch 10 buah

Sound system

Kertas 1 rim

Meja

Printer

Waktu 19 Januari 2013

Tempat Kolam Renang Sagara

Tujuan Keberjalanan pertandingan renang

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi Terdapat beberapa barang yang terlambat karena miskom

antara pihak logistik dengan HS renang dan HS atletik.

Rekomendasi Koordinasi dengan pihak HS sebaiknya dijaga dengan baik

agar tidak terjadi miskom yang mengganggu keberjalanan

pertandingan.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Pertandingan Bulu Tangkis

Penanggung

Jawab

Thomas

Landasan Kegiatan Pertandingan bulu tangkis merupakan salah satu cabang




Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik pertandingan bulu tangkis yang terdiri

dari:

Shuttlecock

Score board

Sound system

Kartu pelanggaran


Tempat Lapangan Bulu Tangkis PDAM

Tujuan Keberlangsungan pertandingan bulu tangkis

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi Barang tidak dijaga dengan baik sehingga terdapat barang

yang rusak yaitu mic.

Rekomendasi Barang yang telah disediakan oleh logistik seharusnya dijaga

dengan baik sehingga tidak terjadi kerusakan atau hilangnya

barang. Pihak logistik dan pihak bulu tangkis seharusnya

bekerja sama untuk menjaga barang-barang.

Nama Kegiatan Pemenuhan Logistik Closing

Penanggung

Jawab

Bramantyo Eko Kurnianto

Landasan Kegiatan Closing merupakan acara penutupan Olimpiade VII KM ITB

2013. Untuk menunjang keberlangsungan acara ini,

diperlukan logistik sehingga acara dapat berjalan dengan

lancar.

Deskripsi Kegiatan Pemenuhan logistik closing meliputi:

Panggung

Lighting

Layar dan infocus

Sound system

Convetty

Genset

Halogen

Alat band

Tenda

Kursi

Waktu 9 Februari 2013

Tempat Lapangan CC Barat

Tujuan Memperlancar closing

Parameter

Keberhasilan



Evaluasi Infocus sempat bermasalah karena hujan. Kabel infocus

mengalami gangguan karena terkena air hujan.

Terjadi miskom dengan pihak vendor alat-alat band

mengenai peminjaman alat sehingga gitar dan bass tidak

ada karena dibawa oleh pihak vendor.

Rekomendasi Infocus dan perangkatnya sebaiknya dilindungi dari faktor-

faktor yang dapat mengakibatkan kerusakan atau

gangguan teknis seperti air.

Koordinasi dengan pihak vendor harus dijaga dan diperjelas

agar tidak terjadi miskom yang mengganggu kelancaran

acara.


Divisi logistik kekurangan SDM selama pelaksanaan olimpiade. Anggota

divisi tidak semuanya datang dalam pelaksanaan olimpiade sehingga

sering kali kesulitan dalam menentukan penanggung jawab

pertandingan dan pembagian tugas.

Pembelian barang logistik sering terhambat karena dana yang belum

turun.

Pengangkutan barang sering kali terhambat oleh keterbatasan

transportasi (pick up).


Jumlah kebutuhan anggota divisi sebaiknya disesuaikan dengan

kemampuan kadiv mengcover semua anggotanya agar efektif

dan efisien dalam keberjalanan rangkaian acara.

Manajemen sumber daya anggota divisi sebaiknya lebih

dioptimalkan. Dalam satu divisi harus diusahakan dekat satu sama

lain sehingga nyaman ketika bekeja. Lingkungan kerja yang

bersahabat akan membuat anggota divisi dapat dikontrol dengan

baik.

Perlu diberikan timeline kapan dana turun dan kapan divisi logistik

harus membeli barang sehingga waktu pembelian barang dapat

diatur dengan baik dan tidak terhambat. Divisi-divisi dalam

kepanitiaan juga wajib membantu bagian keuangan ketika

bagian keuangan menghadapi kesulitan agar penyediaan barang

dan segala kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan

olimpiade dapat terpenuhi dengan baik dan tepat waktu.

Perlu dilakukan analisis mendalam mengenai kondisi saat

menghadapi cuaca yang tidak diinginkan. Analisis ini berguna

untuk mencari jalan terbaik ketika menghadapi cuaca yang tidak

diinginkan, baik dari rencana maupun kebutuhan logistik saat itu.

Perlu ditekankan kepada semua pihak yang terkait untuk menjaga

barang dengan sebaik-baiknya dan dibangun kepedulian akan

barang yang ada.

Divisi Akomodasi

Koordinator Divisi Akomodasi : Gilang Wirata P. Hadi GD’10

1. Laporan Kerja

Pada awal kumpul divisi akomodasi, hanya dilakukan rencana

pembagian tugas. Pembagian tugas awal untuk survey pencarian lokasi-

lokasi yang dapat berguna untuk kebutuhan akomodas (konsumsi dan

transportasi) seperti tempat pemesanan makanan, tempat peminjaman

mobil dll. Tugas diberikan sesuai sub-divisinya masing-masing. Sub-divisi

transportasi juga mendata kendaraan milik panitia yang mungkin untuk

dipinjam untuk rangkaian kegiatan Olimpiade. Berikutnya semua data ini

di rangkum di “Buku Kitab Akom” beserta SOP dari teknis kerja divisi

Akomodasi.

Tempat-tempat yang dicari oleh konsumsi adalah tempat untuk

pemesanan kue ataupun makanan berat. Dilakukan kegiatan ini untuk

mempersiapkan persiapan lokasi-lokasi yang dapat digunakan.

Diharapkan dengan adanya data ini agar dapat mempermudah

pemesanan makanan yang dapat dipesan jarak jauh dan menyesuaikan

segala orderan yang diinginkan.

Transportasi juga mencari data dari setiap tempat peminjaman mobil

yang ada. Dari peminjaman transport pickup dan mobil avanza/xenia.

Nantinya data kendaraan tersebut dapat digunakan untuk orderan

kebutuhan transportasi.

Sub-divisi Akomodasi sempat menyediakan makanan berat dan ringsn

untuk pengisi acara mulai dari coaching clinic (basket, bridge, atletik dan

billiard), launching logo dan opening. Makanan berat pada akhirnya

dibeli di Ampera dengan budget sekitar 28.000 rupiah per makanan,

untuk makanan unit pengisi coaching clinic dibeli di Warteg Aero dengan

budget 10.000 per makanan dan snack di La Belle dengan budget 5.000

rupiah per snack. Pada keberjalanan olim, kebutuhan konsumsi ada

pada wasit pertandingan dan panitia pada saat tidak ada waktu istirahat

(pertandingan full seharian). Makanan wasit di patok dengan harga

5.000-7.000 rupiah per porsi. Untuk makanan panitia, duit dikumpulkan

oleh Koorlap Venue dan di data yang membutuhkan. Dipatok harga

makanan per porsinya adalah 10.000 dan dipesan via telpon ke Warteg

aero. Untuk kebutuhan air minum untuk wasit dan panitia, semua

minuman akan ditaruh di secretariat olim dan nantinya dibawa ke venue

sesuai kebutuhan. Dilakukan re-stocking minuman secara berkala dengan

perhitungan asumsi minum yang habis dalam sehari. Untuk wasit selain

bola, mendapatkan minuman cup sesuai kebutuhan. Biasanya

pemberian air minum cup dibagi 2 shift, pagi dan siang, dimana rata-rata

perhitungan air minum yang diberikan adalah 5 gelas per pertandingan.

Untuk air minum wasit bola dan futsal diberikan aqua kemasan yang juga

dibawa dari secretariat dan makanannya dibeli di daerah sekitar venue

(futsal di sekitar queen dan bola di sekitar saraga). Untuk terakhir,

konsumsi kebutuhan closing semua distock di dalam secretariat olim.

Kebutuhannya hanya snack dan minum saja yang dibeli di La Belle.

Sub-divisi transportasi sudah mulai bekerja beberapa kali di saat

dibutuhkan kendaraan dalam mempermudah keberjalanan olim. Divisi ini

bertindak sebagai pencari kendaraan yang mungkin untuk digunakan

beserta dicari drivernya. Kebutuhan pertama kali disaat dibutuhkan

pengangkutan property “take part” dari kosan ke kampus dengan dicari

mobil dan driver dalam J-1 jam. Sempat juga dibutuhkan pengangkutan

bamboo hulahup dari tokonya di setiabudi sampai ke kampus.

Kebutuhan untuk coaching clinic adalah penjemputan atlet basket dari

Jakarta ke Kampus, driver oleh kadiv sendiri. Dipilih untuk penjemputan

dari Bandung-Jakarta-Bandung karena lebih sedikit memakan budget

daripada menyewa taksi., kepulangannya dengan pemesanan travel.

Setelah itu panitia pernah membutuhkan kendaraan dari Bandung-

Jakarta untuk bertemu dengan Menpora. Untuk selama keberjalanan

pertandingan olim, transportasi digunakan untuk pengadaan barang

konsumsi dan pengantaran barang logistic ke venue pertandingan.

Seluruh kendaraan yang digunakan adalah kendaraan pribadi milik

panitia dikarenakan dibutuhkan biaya yang cukup besar untuk

penyewaan kendaraan. Pada awal-awal cukup sulit mencari kendaraan

yang akan d dipinjam karena jadwal pemilik kendaraan yang bentrok

sehingga beberapa kali transportasi tak dapat memenuhi orderan.

Selama keberjalanan pertandingan olim, banyak kendaraan pribadi

panitia yang standby di dalam kampus sehingga lebih mudah dalam

segala kebutuhan transportasi.

Parameter keberhasilan :

Dari semua kebutuhan Akomodasi selama keberjalanan ini dapat

terpenuhi sebagian besarnya. Walaupun dengan berbagai kendala,

semua bisa dihadapi dengan taktis sesuai perencanaan dalam setiap

kebutuhannya. Pada umumnya keberjalanan divisi Akomodasi cukup

terhambat akibatnya kurangnya SDM. Hampir semua kebutuhan

Kadivnya sendiri lah yang melaksanakannya. Beberapa anggota yang

bisa sesekali membantu jadi hanya bisa diberikan tugas yang sifatnya

operasional langsung tanpa mengetahui perencanaannya. Alhasil

kekurangan SDM tersebut, beberapa kali divisi Akomodasi terpaksa tidak

dapat memenuhi pesanan kebutuhan akomodasi, terutama di

kebutuhan transportasi. Sub-divisi Konsumsi masih dapat berjalan dengan

lancar meskipun tidak setiap saat ada SDM yang cukup. Sub-divisi

Transportasi masih dapat memenuhi permintaan meskipun kekurangan

kemampuan SDM yang tersedia yang masih dapat di cover oleh Kadiv

atau teman-teman dari divisi lain yang membantu. Pada akhirnya, segala

kebutuhan tetap dapat dipenuhi dengan baik


Beberapa hari selama hari pertandingan olimpiade, divisi ini

kekurangan SDM, bahkan beberapa hari Kadiv tidak ada di

tempat.

Survey lokasi konsumsi tidak menyesuaikan venue yang

membutuhkan

Banyaknya anggota yang sudah tidak terpegang oleh kadiv

Beberapa kebutuhan konsumsi pada pertandingan tidak

terkontrol

Masih ada beberapa kebutuhan akomodasi yang ditolak

akibat kekurangan SDM

Sudah tidak mematuhi SOP yang ditentukan dari awal

Banyak pekerjaan yang kurang terencana akibat kondisi

lapangan yang tidak terprediksi sehingga anggota yang bisa

hadir agak kebingungan dengan pekerjaannya


Seharusnya diperbanyak anggota closerec yang sangat bisa

dipercaya agar dapat lebih terpegang

Khusus kebutuhan transportasi, diusahakan anggota punya

kemampuan menyetir kendaraan mobil dan motor

Survey kebutuhan akomodasi untuk membeli makanan wasit di

sekitar venue agar penyediaan makanan bisa lebih cepat dan

efektif

Divisi akomodasi selalu memiliki kendaraan, minimal mobil, yang

bisa selalu standby selama keberjalanan olim agar siap di

setiap waktu

Kadiv harus memiliki kemampuan menjaga kekeluargaan di

dalam divisi ini karena kebanyakan jobdesc akomodasi banyak

yang tidak harus dilakukan dengan jumlah yang colossal

Baca kitab akom yang telah dibuat dan pastikan semua

anggota membaca

Anggota diberikan pekerjaan yang dapat membantu divisi lain,

misal membantu danus menyediakan makanan dan

pengangkutan barang logistic ke venue

Divisi Produksi

Koordinator Divisi Produksi : Moco Naracone PL’10

1. Laporan Kerja

Evaluasi Divisi Produksi biasanya mirip di setiap acara, misalnya

keterlambatan selesainya barang prosuksi. Maka dalam LPJ ini

disampaikan evaluasi umum dan rekomendasi, tidak disampaikan per

acara.


Kegiatan produksi berhubungan dengan beberapa divisi lain,

sedangkan selama keberjalanan koordinasi dengan divisi lain

belum terlalu baik, sehingga menimbulkan beberapa miss produksi

Beberapa produksi barang terlambat selesai pengerjaan, hal ini

disebabkan beberapa hal, yakni : Terlambatnya detail pesanan

dari divisi yang memesan (misalnya: desain, detail mengenai

barang yang ingin diproduksi) , kesalahan teknis dari vendor yang

sebelumnya tidak diduga, dan adanya miss komunikasi antara

divisi-divisi yang bersangkutan

Data vendor mengenai mekanisme pemesanan, detail pesanan,

serta harga belum terlalu lengkap sehingga divisi yang

membutuhkan barang yang diinginkan sulit menentukan pilihan

Desain barang pesanan kadang tidak sesuai pesanan divisi yang

bersangkutan, hal ini karena memang ada kesalahan desain dari

bidang kreatif, namun dari divisi produksi sendiri belum

mengkonfirmasi ulang kepada divisi yang bersangkutan


Divisi produksi, sebagai divisi yang melayani pesanan dari divisi lain

hendaknya terus memantau koordinasi antara divisi lain terkait

dengan barang produksi, misalnya tentang desain. Hail ini

diperlukan agar data pesanan produksi (desain, ukuran, bahan,

atau info lainnya) tidak terlambat masuk ke divisi produksi,

sehingga pengerjaan produksi tidak terlambat

Penting konfirmasi ulang terkait desain barang, detail data yang

diperlukan, serta anggaran yang dibutuhkan kepada divisi-divisi

terkait. Misalnya konfirmasi ulang terkait desain kepada bidang

kreatif, mengenai anggaran ke bandahara, dan lain-lain. Hal ini

agar miss produksi dapat diminimalisir.

Lakukan survey vendor sebanyak mungkin, sehingga divisi lain

dapat menentukan pilihan barang produksi dengan

mempertimbangkan banyak hal, seperti dana yamg tersedia

Sering mengecek keberjalanan proses produksi di vendor

Divisi Dokumentasi

Koordinator Divisi Dokumentasi : Kevin Kristian Gomeri KL’10

1. Laporan Kerja



E. BIDANG EKSTERNAL

Kepala Bidang Eksternal : Raja Gurning EP’10

Sekretaris Bidang Eksternal : Baninda Yurisulhikmah MRI’11


Bidang external terdiri dari ketua bidang, yaitu Raja Gurning (2010),

yang bertugas untuk mengkoordinasikan divisi-divisi dalam bidang

external, yaitu divisi humas, publikasi, dan perizinan. Divisi humas diketuai

oleh Andita Rahmi (Dity, 2010), publikasi oleh Alexander Christian Nugroho

(Cece, 2010), dan perizinan oleh Agaz Mahendradhany (Agaz, 2010).

Kumpul perdana bidang eksternal dilaksanakan dalam rangka

mengumpulkan anggota-anggota close recruitment dari tiap divisi untuk

membahas garis besar acara olimpiade dan apa saja yang akan

dilakukan kedepannya. Dikumpul perdana ini baru diangkatnya sekretaris

bidang eksternal yaitu Baninda Yurisulhikmah (Nda, 2011) yang

sebelumnya merupakan anggota closerec dari divisi humas. Pada

awalnya pekerjaan bidang external lebih kearah pembahasan konsep

tiap pra acara hingga main event olimpiade yang dikoordinasikan

dengan divisi-divisi lain. Selanjutnya dibuat timeline yang disesuaikan

dengan acara tersebut.

Hal yang terpenting dari keberjalanan bidang eksternal ini yaitu

koordinasi, baik dari sesama bidang maupun lintas bidang. Pada awal

keberjalanan kepanitiaan olimpiade ini, sempat terjadi koordinasi yang

kurang baik karena adanya kesibukan diluar kepanitiaan olimpiade ini

sendiri namun dapat teratasi seiring berjalannya waktu. Selain itu, masih

belum jelas job desc yang sebenarnya untuk sekretaris bidang sehingga

diawal kepanitiaan pekerjannya menunggu arahan dari ketua bidang.

Ditengah perjalanan menuju pertandingan olimpiade ini kami

mendapatkan kabar duka dari ketua bidang kami, sehingga setelah itu

bidang eksternal ini menjadi tanggung jawab sekretaris bidang hingga

berakhirnya kegiatan olimpiade. Sempat terasa kesulitan dari sekretaris

bidang untuk mengontrol dengan cukup tegas dikarenakan keseganan

junior kepada senior. Namun bisa cukup teratasi karena ketua-ketua divisi

yang dapat bekerja sama.

Selama olimpiade ini jarang sekali diadakan rapat bidang, namun

lebih sering koordinasi langsung dengan ketua divisi. Karena keberjalanan

olimpiade ini sangat dinamis, dibutuhkan orang yang mudah dihubungi

dan available, namun terkadang beberapa anggota bidang yang

bersangkutan sulit dihubungi sehingga harus di-handle oleh orang lain.

Hal ini juga berpengaruh pada beberapa pekerjaan yang terlambat

maupun kurang maksimal dari bidang eksternal baik karena intern bidang

(kurangnya follow up, sulit dihubungi, dll) atau karena adanya delay dari

bidang yang lain, karena beberapa job pada bidang eksternal ini

merupakan job lanjutan.

Karena sebagian kegiatan olimpiade ini diadakan saat liburan, cukup

sulit untuk mengumpulkan orang dan sempat juga terjadi koordinasi jarak

jauh karena sekretaris bidang yang harus keluar kota namun dapat

teratasi karena ketua divisi yang dapat diandalkan. Banyak juga kegiatan

yang diambil alih langsung oleh ketua divisi, baik karena MSDM nya tidak

ada atau pekerjaannya yang memang tidak dapat dikerjakan oleh

sembarang orang.


Dibuat struktur yang jelas mengenai bagian-bagian yang

dibutuhkan dalam bidang, sehingga perangkat yang ada di

bidang tersebut mengikuti kepanitian sejak awal

Lebih peka dan cekatan dalam bertindak karena pada

kenyataannya keberjalanan di lapangan itu sangat dinamis,

terutama saat pelaksanaan pertandingan olimpiade

Semua anggota bidang harus memiliki tanggung jawab dan

komitmen untuk menjalani olimpiade ini dengan baik

Tiap individu lebih profesional dalam menjalani kepanitiaan

tanpa memandang angkatan, jabatan, dll

Meningkatkan interakti antar bidang lain agar lebih mudah

dalam pertukaran informasi dan koordinasi sehingga dapat

meminilmalisir miss koordinasi dan keterlambatan pengerjaan

job

Diadakan rapat bidang dengan jumlah yang cukup agar lebih

mudah dalam berkoordinasi, mengontrol tiap divisi, dan

ketersampaian informasi

Dibuat lembar kendali agar lebih mudah dalam mengontrol

tiap divisi

Ketua dan sekretaris bidang harus mengetahui dengan jelas

pekerjaan tiap divisi agar dapat meng-handle dengan baik

(selain anggota dari divisi itu sendiri)

Diadakan kegiatan bersama ,diluar kegiatan olimpiade, untuk

mempererat ikatan antar anggota bidang sehingga bisa lebih

dekat dan nyaman dalam berkegiatan di olimpiade

Divisi Humas

Koordinator Divisi Humas: Andita Rahmi Faradina EL’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Liaison Officer Intrakampus

Penanggung

Jawab

Andita Rahmi Faradina

Landasan Kegiatan Adanya kebutuhan atas media penghubung antara panitia

dan pihak terkait di luar kepanitiaan. Tingginya kebutuhan ini

bagi para peserta olimpiade (intrakampus) yang dapat

dikatakan cukup tinggi, maka LO intrakampus dipisah dari LO

extrakampus dan civitas.

Deskripsi Kegiatan Menjadi penghubung antara panitia Olimpiade VII KM-ITB 213

dengan manajer kontingen himpunan. Informasi yang

disampaikan dapat berupa surat, pesan singkat, surat

elektronik, group facebook, maupun bertemu langsung

(roadshow).

Waktu Dari tahap persiapan (sosialisasi) hingga acara

berakhir.

Tempat -

Tujuan Menyampaikan informasi yang perlu disampaikan dari

panitia ke pihak terkait (intrakampus/kontingen).

Parameter

Keberhasilan

Tersampainya semua informasi yang dibutuhkan kepada

pihak terkait (intrakampus/kontingen).

Pelaksanaan Dari segi SDM dibutuhkan setidaknya 6 orang sebagai PJ

Sektor dan 29 orang sebagai LO masing-masing himpunan.

Pada kenyaataannya terdapat 7 PJ sektor dan 31 orang LO.

Terdapat 2 orang PJ sektor yang berada di Timur Jauh dan 4

orang yang bekerja berdua sebagai LO menangani 1

himpunan.

PJ sektor bertanggung jawab atas ketersampaian informasi di

sektor masing-masing terhadap kasubdiv intrakampus.

Mendampingi LO datang ke himpunan apabila dibutuhkan.

Mengcover fungsi LO apabila dibutuhkan, serta menjaga

flow dan menjaga teman-teman LO agar tetap semangat.

LO bertanggung jawab menyampaikan informasi yang perlu

disampaikan ke himpunan via SMS, surat, roadshow.

Mengumpulkan aspirasi dari peserta himpunan (melalui

roadshow).

Perangkat lain yang juga diperlukan adalah lembar kendali

ketersampaian surat, surat elektronik bersama, group

facebook khusus humas dan manajer kontingen,

Lembar kendali amat bermanfaat untuk mengontrol

ketersampaian surat ke masing-masing himpunan dan

menjadi acuan apabila terdapat keluhan

ketidaktersampaian surat.

Email dan group facebook bersama diatur langsung oleh

supporting yang merupakan bagian dari LO intrakampus.

Dua kegiatan ini akan dibahas lebih lanjut pada subtopik

berikutnya.

Evaluasi SMS. Alur informasi dari Ketua Divisi – PJ Sektor – LO –

Kontingen memang sesuai dengan SOP dan amat sesuai

jika ingin terdapat fungsi control yang baik. Namun, pada

saat pertandingan berlangsung alur informasi seperti ini

dirasa cukup lambat dan dapat mempengaruhi

keberlangsungan acara.

Surat. Tidak ada hambatan berarti.

Roadshow. Tidak ada hambatan berarti.

Rekomendasi SMS. Alur informasi seperti di atas masih aman apabila

digunakan selama masa persiapan. Namun apabila

sudah masuk ke dalam main event/pertandingan, alur

informasi berupa SMS dapat dikirimkan langsung ke LO

atau bahkan ke himpunan guna mempersingkat waktu

dan menghindari miss koordinasi. Dengan catatan, pihak

yang di lompat harus tetap diberitahu (SMS dapat

dilakukan parallel ke PJ Sektro dan LO) agar fungsi control

dapat tetap berjalan dengan baik.

Surat. Ingatkan kepada LO untuk tetap menjaga lembar

kendali dengan baik.

Roadshow. Apabila diinginkan LO yang langsung turun ke

kontingen/himpunan, diperlukan pencerdasan terlebih

dahulu akan hal-hal yang ingin disampaikan kepada

kontingen/himpunan. Untuk mempersingkat waktu dan

memperkecil miss informasi, berikan handout yang dapat

LO bawa saat datang ke himpunan. Kebutuhan akan

roadshow umumnya tinggi saat persiapan. Pastikan untuk

berkoordinasi dengan divisi lain agar permintaan

roadshow tidak mendadak sehingga persiapan handout

dapat dilakukan dengan baik.

2. Nama Kegiatan Supporting

Penanggung

Jawab

Anggitaning Kinanti

Landasan Kegiatan Adanya kebutuhan akan penyampaian informasi yang

bersifat masal dan tidak memerlukan banyak orang seperti

group facebook dan surat email.

Deskripsi Kegiatan Berjalan beriringan dengan LO Intrakampus dalam

menangani penyebaran informasi ke himpunan dan civitas

melalui email dan group FB


berakhir.

Tempat -

Tujuan Menunjang kebutuhan LO Intrakampus dalam penyampaian

informasi via email dan group FB.

Parameter

Keberhasilan

Tersampainya semua informasi yang dibutuhkan via email

dan/atau facebook kepada pihak terkait

(intrakampus/kontingen).

Pelaksanaan Informasi yang perlu disampaikan via email dan FB

(umumnya berupa publikasi) dilakukan via SMS dan group FB

serta email. Terdapat 3 orang yang masuk ke dalam subdivisi

ini.

Penyebaran info via group harus dilakukan dengan men-tag

seluruh manajer kontingen. Surat email juga disebarkan

dengan konten yang kurang lebih sama dengan konten

yang dipost di group. Surat email juga disebarkan ke seluruh

manajer kontingen.

Evaluasi Jumlah SDM terlalu banyak dibandingkan dengan

kebutuhan SDM.

Rekomendasi Satu atau dua orang dirasa cukup dalam memenuhi

kegiatan ini.

Pastikan di awal kepanitiaan data email dan facebook

dari manajer kontingen sudah lengkap sehingga

memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan ini.

3. Nama Kegiatan Liaison Officer Civitas

Penanggung

Jawab

Diar & Anggitaning Kinanti

Landasan Kegiatan Adanya konsep acara baru berupa pertandingan yang

ditujukan kepada civitas baru seperti Dosen & Karyawan,

petugas kantin, satuan pengaman, dan TPB.

Deskripsi Kegiatan Hampir sama dengan intrakampus, namun lembaga terkait

bukanlah himpunan melainkan civitas akademika lain, yakni

LK,K3L, Sarpras, petugas kantin, dosen dan TPB.


civitas (25 Januari 2013).

Tempat -

Tujuan Menyampaikan informasi yang perlu disampaikan dari

panitia ke pihak terkait (civitas kampus).

Parameter

Keberhasilan

Civitas mengetahui dan ikut serta dalam pertandingan civitas

25 Januari 2013.

Pelaksanaan Dibutuhkan setidaknya 10 orang dalam menjalankan fungsi

civitas. Pada kenyataannya terdapat 13 orang tergabung

dalam subdivisi ini. Pembagian jumlah SDM dilakukan sesuai

kebutuhan dan keinginan masing-masing anggota.

Penyampaian informasi dari Humas ke civitas lancar. Humas

juga membantu divisi acara dalam melakukan rekapitulasi

kebersediaan civitas dalam mengikuti acara tersebut.

Penyebaran informasi ke civitas selain TPB dilakukan dengan

SMS dan kunjungan langsung guna menjalin kerjasama yang

baik.

Penyebaran informasi ke TPB dilakukan via SMS dan group FB

khusus TPB.

Evaluasi Informasi yang disampaikan ke PJ dari tiap lembaga

seringkali tidak disebarluaskan meskipun follow up dari

Humas sudah dilakukan.

Rekomendasi Lakukan follow up yang lebih persuasive agar civitas lebih

berminat mengikuti pertandingan termasuk dalam

penyebaran informasinya.

Gunakan pula lembar kendali dalam membantu untuk

konfirmasi kehadiran civitas dalam acara tersebut.

4. Nama Kegiatan Liaison Officer Extrakampus

Penanggung

Jawab

Kun Gumilang Putri

Landasan Kegiatan Adanya konsep acara baru yakni seminar & charity,

coaching clinic yang melibatkan bintang tamu luar kampus,

serta pertandingan all star sepakbola melawan universitas

luar.

Deskripsi Kegiatan Menjadi penghubung antara panitia Olimpiade VII KM-ITB 213

dengan pihak terkait di luar kampus. Menyampaikan invitasi,

melakukan pertemuan untuk persetujuan MoU, memastikan

terpenuhinya kebutuhan tamu saat hari H.

Waktu H-60 masing-masing acara hingga acara

selesai.

Tempat -

Tujuan Mengundang serta menyampaikan sosialisasi pihak tertentu

untuk mengisi acara.

Parameter

Keberhasilan

Dapat menghadirkan seluruh undangan.

Pelaksanaan Jumlah SDM minimal adalah setengah dari jumlah coaching

clinic dan satu orang untuk tiap-tiap bintang tamu dalam

seminar. Pada kenyataannya terdapat 15 orang yang

tergabung dalam LO extrakampus sehingga terdapat 1

bintang tamu yang dipegang lebih dari 1 orang.

Seminar dan charity. Acara batal karena keterbatasan dana.

Di luar itu, Humas sudah mendapat konfirmasi kehadiran

Agum Gumelar, moderator dari Metro TV, dan atlet basket

nasional bandung. Andi Malarangeng tidak berhasil

diundang dan sedang dalam pencarian alternatif lain.

Coaching clinic.

Basket. Berhasil mendatangkan 2 orang atlet professional.

Dengan sebelumnya ke Jakarta untuk persetujuan MOU.

Bridge. Atlet utama adalah Vera, namun ketika menjelang

hari H digantikan oleh Pak Parpar karena Vera berhalangan.

Peserta sebagian besar merupakan anggota unit bridge.

Atletik. Bapak Gatot, pelatih atletik UI. Namun acaranya

sendiri kurang mendapat perhatian dari massa kampus.

Billiard. Mendatangkan 1 orang atlet nasional Irsal Nasution

dengan satu kali pertemuan MoU di Bandung.

All Star vs FEUI

All star dihubungi oleh kasubdiv extrakampus dan kadiv

humas langsung dengan list all star yang sebelumnya

diberikan dari divisi data pertandingan.

Universitas luar target utamanya adalah FTUI dan sudah

dihubungi sejak bulan Oktober. Sudah mendapatkan

konfirmasi kehadiran dan dibatalkan H-27 karena FTUI

berhalangan hadir. Segera mencari dan menghubungi

beberapa alternatif lain seperti Unpar, Unpad dan FEUI. FEUI

menyanggupi hadir. Tidak diadakan pertemuan secara

langsung. Persetujuan MoU dilakukan via email.

Koordinasi dengan divisi akomodasi (transportasi dan

konsumsi) dalam memenuhi kebutuhan para undangan

dapat dikatakan baik.

Evaluasi Terdapat acara besar yang mengundang nama besar

yang dibatalkan.

Pembayaran-pembayaran sesuai MoU seringkali

mendapat keterlambatan.

Terdapat pembatalan dari pihak terkait H-27.

Tidak ada arahan mengenai nama-nama yang ingin

diundang sehingga cukup menyulitkan untuk mencari

gambaran tamu seperti apa yang ingin diundang.

Jumlah coordinator yang mengawasi acara all star dari

divisi acara sehingga amat memungkinkan adanya miss

koordinasi.

Rekomendasi Koordinasikan dengan divisi acara agar konsep acara

perlu dipertimbangkan dengan matang agar tidak terjadi

hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat memungkinkan

pencemaran nama baik ITB.

Koordinasikan dengan divisi acara dan keuangan.

Pastikan bahwa acara sudah melakukan koordinasi

dengan keuangan dan dana siap turun saat coaching

clinic berakhir sehingga biaya yang tertera pada MoU

dapat segera dilunaskan.

Meskipun sudah ada konfirmasi kehadiran, followup harus

tetap dilakukan sehingga pembatalan dapat segera

diketahui dan terdapat waktu untuk mencari alternatif

lain.

Nama-nama saran dari Humas tetap harus

dikoordinasikan lagi dengan Divisi Acara.

Pastikan sejak awal dengan siapa kita akan melakukan

kontak secara langsung.

5. Nama Kegiatan Jadwal Pertandingan

Penanggung

Jawab

Bellaria Putri

Landasan Kegiatan Menjawab kebutuhan kepanitiaan sebelumnya atas

koordinasi yang cukup tinggi antara humas dengan divisi

pertandingan dalam menangani jadwal serta permintaan

pengubahannya, maka dibuat subdivisi yang menangani

kebutuhan ini.

Deskripsi Kegiatan Menangani permintaan pengubahan jadwal dan

mengoordinasikan dengan divisi pertandingan untuk

kemudian diberitahukan kembali ke kontingen.

Memberitahukan info perubahan jadwal dari divisi

pertandingan ke kontingen melalui LO.

Waktu 3 Januari 2013 – 9 Februari 2013

Tempat -

Tujuan Menghubungkan LO intrakampus dengan divisi pertandingan

dalam koordinasi jadwal pertandingan.

Parameter

Keberhasilan

Seluruh permintaan pengubahan jadwan terkoordinasi

dengan baik sesuai SOP.

Pelaksanaan SOP permintaan pengubahan jadwal dikoordinasikan

dengan divisi pertandingan. Permintaan pengubahan jadwal

paling lambat menghubungi LO H-3 dari jadwal

pertandingan yang ingin diubah.

Permintaan pengubahan jadwal yang akan diproses hanya

yang diakibatkan oleh kegiatan akademis (disertai surat

keterangan dari TU Fakultas/Prodi) atau insidensial dari

himpunan (misalnya himpunan berkabung/dibekukan.

disertai surat keterangan dari Himpunan).

Penyerahan surat juga paling lambat diserahkan H-3 dari

jadwal pertandingan yang ingin diubah. Surat diserahkan via

LO atau via email ke [email protected] dengan

subject yang jelas.

Pengajuan permintaan pengubahan jadwal harus

mencakup cabang apa yang ingin diubah, dari tanggal

berapa, ke tanggal berapa (tanggal alternatif), dan telah

disetujui oleh himpunan lawan.

Persetujuan himpunan lawan akan pengubahan jadwal,

termasuk persetujuan akan tanggal alternatifnya, merupakan

tanggung jawab himpunan yang mengajukan permintaan

pengubahan jadwal.

Apabila poin-poin tersebut telah lengkap terpenuhi,

permintaan pengubahan jadwal yang telah disampaikan

akan diproses. Panitia tidak menjamin seluruh permintaan

pengubahan jadwal akan dipenuhi/dikabulkan. Selanjutnya,

pengubahan jadwal diumumkan selambat-lambatnya 1 hari

setelah permintaan pengubahan jadwal diterima oleh Divisi

Pertandingan. Permintaan pengubahan jadwal yang

dimaksud di poin ini adalah permintaan pengubahan jadwal

yang telah memenuhi poin-poin di atas.

Pada pelaksanaannya, informasi kembali ke himpunan dari

divisi pertandingan diambil alih langsung oleh kadiv humas

untuk disebar secara parallel ke LO dan himpunan guna

mempersingkat waktu.

Subdivisi jadwal pertandingan juga menangani publikasi

massal di media internet menggunakan google docs.

Evaluasi Publikasi jadwal pertandingan secara masal yang

seharusnya merupakan job desc dari divisi publikasi tidak

dapat berjalan dengan lancar karena terdapat banyak

perubahan baik dari request himpunan maupun dari

panitia.

Banyak dari manajer kontingen yang belum paham atas

SOP permintaan pengubahan jadwal tersebut. Sehingga

terdapat beberapa permintaan yang tidak dapat

diproses.

Poin ‘persetujuan himpunan lawan menjadi tanggung

jawab himpunan yang mengajukan permintaan

pengubahan jadwal seringkali menyebabkan miss

koordinasi antar himpunan. Contoh : (misalkan himpunan

pengaju adalah A, dan himpunan lawan adalah B)

Himpunan B merasa jadwal sudah berpindah ketika

diminta persetujuannya oleh himpunan A menjadi suatu

tanggal. Padahal, keputusan akhir masih berada di

tangan panitia yang bisa jadi merupakan penolakan atas

ajuan tanggal yang sudah disetujui oleh himpunan B.

Pada awal pelaksanaan, alur koordinasi yang panjang

menyebabkan aliran informasi memakan waktu yang

cukup lama.

Terjadi beberapa miss komunikasi akan keputusan akhir

perubahan jadwal di awal pertandingan.

Rekomendasi Koordinasikan dengan divisi publikasi untuk mempublikasi

jadwal di media yang mudah mengupdatenya. Jika

sudah, humas, terutama subdivisi jadwal pertandingan

harus tetap mengontrol guna menghindari kerancuan.

Contoh media yang dapat digunakan adalah google

docs. Pastikan tidak terdapat kesalahan saat

memindahkan jadwal hasil TM ke google docs.

Ditekankan lagi kepada manajer kontingen untuk

memahami SOP permintaan pengubahan jadwal.

SOP yang dibuat sebaiknya memudahkan segala pihak

baik kontingen, divisi humas maupun divisi pertandingan.

Untuk persetujuan kedua himpunan, sebaiknya

dibicarakan secara langsung dengan seluruh pihak terkait

yakni panitia, himpunan pengaju dan himpunan lawan.

Tekankan LO agar request pengubahan jadwal yang

sampai ke LO harap segera diteruskan kepada PJ

perubahan jadwal pertandingan agar dapat segera

dikoordinasikan dengan divisi lain. Ketika sudah ada

keputusan, kabarkan langsung ke himpunan dan LO.

Berikan sms konfirmasi dari satu nomor tetap terkait

keputusan pengubahan jadwal. Konfirmasi tetap

diberikan meskipun permintaan dikabulkan atau ditolak.


Tidak memiliki sekretaris. Padahal dalam keberjalanannya, fungsi

sekretaris dirasa perlu dalam membantu kegiatan-kegiatan administrasi

seperti penyimpanan lembar kendali, penyebaran hasil eval, dan dapat

meminimalisir kebutuh subdivisi seperti subdiv supporting dibawah LO

intrakampus.

LO kurang tanggap dalam menyampaikan informasi.

Informasi sudah disampaikan, namun ada beberapa himpunan yang

mengaku belum mendapat informasi (terutama informasi mengenai

perubahan jadwal pertandingan). Hal ini dapat terjadi akibat tidak

adanya sistem konfirmasi yang baik.

Pertanyaan yang seringkali dilontarkan kepada Humas seringkali terlalu

bersifat teknis.


Tambahkan sekretaris ke dalam kebutuhan perangkat humas. Satu orang

sekretaris dirasa cukup.

Ingatkan kepada LO untuk segera menyampaikan informasi apapun ke

kontingen/himpunan.

Sebaiknya ada buku acuan dari divisi pertandingan maupun acara

mengenai hal-hal teknis maupun peraturan pertandingan yang kiranya

dapat dipertanyakan oleh himpunan. Jika tidak ada, biasakan untuk

konfirmasi ke divisi terkait sebelum menjawab agar tidak terjadi kesalahan

informasi.

Koordinasi dengan divisi pertandingan dan acara harus terjaga baik.

Perbanyak pula komunikasi dengan kedua divisi tersebut.

Matangkan konsep dan system kerja di awal kepanitiaan. Lengkapi

perangkat Humas sesuai kebutuhan. Segala kemungkinan yang terjadi

harus memiliki antisipasi.

Setiap anggota harus memiliki tanggung jawab sejak awal kepanitiaan

agar tetap terjaga komitmennya.

Pembagian jobdesc dalam pemenuhan kelengkapan Humas harus

dimusyawarahkan agar tidak ada keterpaksaan dalam menjalankan

tanggung jawab.

Divisi Perizinan

Koordinator Divisi Perizinan: Agaz Mahendradhany MG’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Perizinan venue pra-event, sekretariat dan pendukung

olimpiade

Penanggung

Jawab

Hilmi (Wakadiv Perizinan)

Landasan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Menyediakan tempat untuk coaching clinic, sekretariat dan

technical meeting Olimpiade 7 KM-ITB 2013

Waktu

Tempat Tempat yang disediakan untuk Technical

Meeting:

- R.26 CC Barat dan R.29B CC Barat

- Basement CC Barat

Coaching Clinic:

- Saraga

- Lapangan CC Barat

- Venue luar

Sekretariat:

- R.29 CC Barat

Tujuan Rangkaian acara pra-event dan technical meeting dalam

menyambut dan memulai olimpiade 7 KM-ITB 2013

Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana

Pelaksanaan Terlaksana

Evaluasi Tanggal yang diberikan divisi terkait sering kali berubah –

ubah sehingga menyulitkan divisi perizinan dalam

mendapatkan tempat, walau pada akhirnya kegiatan

tersebut dapat berjalan sempurna

Rekomendasi 1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan

tidak berubah dari jauh – jauh hari

2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu

divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan

2. Nama Kegiatan Seremonial

Penanggung

Jawab

Agaz (Kadiv Perijinan), Pretty (Divisi Seremonial)

Landasan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Menyediakan perizinan tempat dan keperluan perizinan

logistik serta teknis untuk seremonial dan penyerahan medali

Waktu Setelah pertandingan selesai

Tempat - Lapangan CC Barat

- Saraga

- Venue luar

Tujuan Mendapatkan perizinan sesuai yang diminta divisi seremonial

Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana


Evaluasi Tanggal yang diberikan divisi terkait sering kali berubah –

ubah. Divisi seremonial sering meminta izin secara mendadak

(H-1 hari), walaupun hal tersebut mustahil (Birokrasi ITB

minimal H-7), tapi karena kerjasama antara divisi, dan melalui

proses lobbying, kegiatan ini dapat berjalan lancer.





3. Nama Kegiatan Perizinan Acara Utama Olimpiade

Penanggung

Jawab

Agaz (Kadiv Perizinan)

Landasan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Menyediakan perizinan tempat dan keperluan kegiatan

olimpiade

Waktu

Tempat - Lapangan CC Barat (Voli & Basket)

- R.26 CC Barat

- Aula Timur

- Berbagai Lapangan dan Kolam Saraga

- Venue luar

Tujuan Mendapatkan izin menggunakan tempat tersebut untuk

acara dan kegiatan olimpiade

Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana


Evaluasi Koordinasi dengan bidang lapangan berjalan dengan baik

tanpa adanya masalah berarti





3. Menyiapkan dengan segera proposal kegiatan untuk

perizinan aula barat / timur

4. Nama Kegiatan Opening dan Closing Olimpiade

Penanggung

Jawab

Agaz (Kadiv Perizinan), Vanny & Gisel (Divisi Opening-Closing)

Landasan Kegiatan


logistik serta teknis untuk opening dan closing

Waktu

Tempat Opening dan Closing:

- Lapangan CC Barat

Gladi Resik:

- Lapangan CC Barat & Timur

- Selasar Planologi

- Selasar HME

Tujuan Mendapatkan izin menggunakan tempat tersebut untuk

acara opening dan closing

Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana


Evaluasi Opening:

- Terjadi miss komunikasi dan miss koordinasi dengan

divisi logistic, dikarenakan izin listrik sudah ada dan

sudah diijinkan, tetapi karena kurangnya koordinasi

dengan divisi logistic, dan divisi terkait tidak mencoba

test sound terlebih dahulu, ternyata listrik ITB tidak

mencukupi daya (sedangkan teknisi listrik ITB sudah

pulang), alhasil menggunakan lampu sorot dan

lampu mobil, walau bergitu acara terlaksana secara

teknis, tetapi secara moral dan tujuan tidak (massa

kampus sudah banyak pulang)

Closing:

- Berjalan lancar dan tidak ada permasalahan yang

terjadi, walaupun seringkali rincian kegiatan dari divisi

Opclos sering berubah, tapi dapat segera dikerjakan

karena mereka telah memberi tahu divisi perizinan

jauh hari

- Sempat terjadi masalah karena TPB Cup Basket dan

MBWG telah memiliki ijin surat di Lapangan CC Barat

ketika 9 Februari 2013 (Closing), tetapi dengan

kesepakatan antara MBWG, TPB Cup dan Sarana

Prasarana, maka olimpiade yang akan

menggunakannya, dengan perizinan olimpiade

mengurus tempat mereka untuk latihan dan

berkegiatan ditempat lain (Lap. CC Timur, dan

Saraga)

- Divisi opening-closing membantu dengan baik

sebagai penghubung antara olimpiade dan TPBCup

& MBWG

Rekomendasi 1. Surat harus diberikan dan koordinasi harus

dilakukan jauh hari sebelum kegiatan

2. Test sound sebelum acara (J-3 minimal/sebelum

lewat pukul 17.00) harus dilakukan, agar apabila

ada masalah bisa langsung diantisipasi

5. Nama Kegiatan Running Torch

Penanggung Agaz (Kadiv Perizinan)

Jawab

Landasan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Menyediakan perizinan tempat dan keperluan kegiatan

olimpiade

Waktu

Tempat - Lapangan CC Barat dan Timur

Tujuan Mendapatkan perizinan sesuai yang diminta divisi terkait

Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana

Pelaksanaan Izin didapatkan, tetapi kegiatan tidak dilakukan karena hujan

Evaluasi Sebelumnya acara ini adalah relay obor keliling kampus dan

pawai, hanya saja dikarenakan perizinan relay obor gagal

(Pak Harman sebagai ketua K3L tidak mengijinkan api dalam

kampus, karena ketika OSKM 2012 lalu ada panggung yang

terbakar saat closing OSKM) sehingga kegiatan tersebut

berubah menjadi ini.

Walau pada akhirnya tidak jadi dilakukan karena hujan





6. Nama Kegiatan Acara non-pertandingan

Penanggung

Jawab

Agaz (Kadiv Perizinan)

Landasan Kegiatan


logistik serta teknis untuk acara non pertandingan

Waktu



Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana


Evaluasi Sedikit terhambat karena ada surat yang hilang, tapi

sebelum acara berlangsung, hal ini tidak menjadi masalah

lagi karena sudah di ACC oleh sarana prasarana





3. Cek lagi surat-surat perizinan, siapa tau ada yang miss

atau hilang atau belum diizinkan Sarana Prasarana

7. Nama Kegiatan Perizinan Spanduk, Instalasi Artistik dan Teknis lainnya

Penanggung

Jawab

Agaz, Hilmi dan Divisi Terkait masing-masing

Landasan Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Menyediakan perizinan spanduk, instalasi dan hal teknis

lainnya

Waktu



Parameter

Keberhasilan

Kegiatan terlaksana


Evaluasi Untuk perizinan spanduk dan instalasi artistik, divisi terkait

harus segera menjelaskannya secara detail: ukuran,

bentuk/desain, tempat, waktu, dll.

Untuk teknis, segera informasikan mekanisme teknis dan

rundownnya jauh hari

Rekomendasi 1. Koordinasi antar divisi sangat diperlukan

2. Fiksasi teknis, dan detail jauh hari sebelum

mengajukan permohonan perizinan


Tanggal yang diberikan divisi – divisi terkait yang meminta perizinan sering

kali berubah – ubah, menyulitkan perizinan dan pada akhirnya selalu

melakukan teknik lobbying ke direktur lembaga terkait (LK/SP/K3L) yang

menghabiskan waktu dan tenaga

Pembayaran venue selalu terlambat, menyebabkan divisi perizinan selalu

kena imbas peringatan

Koordinasi dan persiapan teknis dari divisi terkait (logistic, opclos, dll.)

sebaiknya dilakukan dengan cermat, sehingga meminimalisir kejadian

tidak diinginkan saat acara


Bergaulah dengan para satpam, dan bersahabat baik dengan para

pejabat lembaga terkaitsemacam LK, K3L dan SP. Sehingga bila butuh

bantuan perizinan kilat (1 hari selesai) yang seharusnya tidak mungkin

karena peraturan izin minimal 7 hari, bisa jadi mungkin.

Cermati seluruh tanggal acara divisi lain, dan buat persiapan perizinan di

hari lain apabila ada perubahan jadwal, dan segera dapatkan

perizinannya sebelum diambil acara kampus lain.

Mengecek surat secara berkala, agar tidak ada yang miss.

Perkuat jalur koordinasi dengan divisi terkait lainnya.

Divisi Publikasi

Koordinator Divisi Publikasi: Alexander C. Nugroho FT’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Website Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Jawab

Alexander Christian (FT '10), Vania Florensia (TI'10), Krisnina

Anggraini (FT’10).

Landasan Kegiatan Dibutuhkan sebuah media yang dapat menyampaikan

berbagai informasi mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013

kepada massa kampus dan masyarakat umum dengan

efektif dan efisien

Deskripsi Kegiatan Mendeskripsikan acara yang ada di dalam Olimpiade

VII KM ITB 2013.

Mendeskripsikan cabang olahraga yang ada di

Olimpiade VII KM ITB 2013.

Memberikan informasi mengenai peraturan dan

jadwal pertandingan.

Meng-update hasil pertandingan setiap hari.

Waktu September 2012 - Februari 2013

Tempat -

Tujuan Sebagai media informasi mengenai berbagai acara, hasil

pertandingan, dan hal-hal lain mengenai Olimpiade VII KM

ITB 2013

Parameter

Keberhasilan

Terbentuk website olimpiade km itb 2013

Pelaksanaan Pada awal keberjalanannya, website cukup update dengan

konten yang masuk dari acara. Namun seiring dengan

banyaknya konten yang berubah, website menjadi kurang

update sehingga menyebabkan miskomunikasi dan

misinformasi kepada massa kampus yang melihat website

sebagai acuan informasi.

Pada saat pertandingan berlangsung, terkadang web tidak

diupdate secara berkala sehingga seringkali data

pertandingan yang di web tidak actual.

Awalnya sudah ada SOP dengan dokumentasi perihal hasil

dokumentasi yang ingin dimasukkan ke web, namun SOP

tidak berjalan semestinya karena dokumentasi tidak

memberikan hasil dokumentasi perharinya dikarenakan

keterbatasan hardisk dan kesulitan dalam menghubungi PJ

dokumentasi.

Jadwal pertandingan sudah dimasukkan ke dalam website.

Namun karena saking banyaknya jadwal yang berubah

pada hari H, jadwal yang dipasang di web tidak aktual, dan

menyebabkan misinformasi kepada massa kampus yang

menjadikan website sebagai acuan jadwal.

Evaluasi Web sering tidak terurus dikarenakan kekurangan

SDM untuk bertanggung jawab mengenai web.

Kurangnya koordinasi dgn acara perihal konten yg

berubah.

Kurangnya koordinasi dgn dokumentasi perihal hasil

dokum yg ingin dimasukkan ke web.

Data pertandingan tidak diupdate setiap hari.

Kurangnya koordinasi dengan LO perihal jadwal

pertandingan yang berubah setiap harinya.

Rekomendasi Perbanyak PJ yang bertanggung jawab dalam

mengurus website, sehingga banyak yg bisa

mengcover ketika salah satu PJ berhalangan.

Perbaiki komunikasi dan persebaran informasi antar

bidang.

Cari metode lebih baik untuk mengupdate jadwal

pertandingan yang selalu berubah dan dinamis.

2. Nama Kegiatan Twitter Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Jawab

Alexander Christian Nugroho (FT’10), Krisnina Anggraini

(FT’10), Joshua Christian (EL’10), Vania Florensia ( TI’10),

Steven Widyatmadja (Ars ’11)

Landasan Kegiatan Dibutuhkan sebuah media untuk meng-update informasi

mengenai pertandingan olimpiade secara langsung dan

cepat.

Deskripsi Kegiatan Mempropagandakan acara Olimpiade VII KM ITB

2013.

Memberikan ‘kultwit’ mengenai cabang-cabang

olahraga yang ada di Olimpiade VII KM ITB 2013.

Menginformasikan kegiatan dan hasil pertandingan

secara langsung setiap hari.

Memberikan informasi mengenai acara selain

pertandingan di Olimpiade VII KM ITB 2013.

Live tweet kegiatan Olimpiade VII KM ITB 2013.

Waktu September 2012 – Februari 2013

Tempat -

Tujuan Sebagai media informasi yang up-to-date memberikan info

kegiatan dan hasil pertandingan yang sedang berlangsung

dan memberikan info mengenai acara selain pertandingan.

Parameter

Keberhasilan

Twitter terupdate setiap ada pertandingan atau acara

olimpiade.

Pelaksanaan Pada saat hari H, sedikit anggota yang datang setiap harinya

sehingga orang yang melakukan live tweet terbatas.

Kondisi ini disiasati dengan dibuatnya sebuah conference

pada BlackBerry Messenger antara divisi data pertandingan

dengan divisi publikasi. Sistem kerjanya cukup simpel,

anggota data pertandingan (yang bertugas untuk merekap

skor dan hasil setiap pertandingan) menuliskan hasil

pertandingan yang telah selesai di conference BBM, yang

kemudian akan ditweet oleh angggota publikasi yang

berada di conference tsb.

Hal ini berjalan cukup efektif dalam menyiasati kekurangan

SDM, meskipun ada baiknya ada anggota divisi publikasi

yang selalu standby di venue cabang olahraga untuk

memberikan livetweet.

Livetweet pertandingan mulai berjalan dengan lancar ketika

cabang dan pertandingan yang tersisa semakin sedikit.

Livetweet dirasa cukup berhasil dalam menarik massa

kampus untuk ikut hadir dalam cabang olahraga yang

sedang dilivetweet, contohnya seperti Basket, Voli, dan

Sepakbola.

Twitter kurang aktif dalam mempublikasikan acara non

pertandingan.

Evaluasi Anggota publikasi sedikit yang datang saat ada

pertandingan sehingga harus berkoordinasi dengan

divisi data pertandingan untuk mendapatkan hasil

pertandingan

Kurang SDM yang bertanggungjawab dalam

mengupdate twitter.

Rekomendasi Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi

untuk melakukan tanggungjawabnya dalam

mengupdate twitter.

Perbanyak anggota divisi publikasi yang datang

pada saat pertandingan berlangsung agar dapat

memberikan live tweet pada setiap pertandingan (di

setiap cabang pertandingan terdapat minimal 1

orang anggota publikasi).

3. Nama Kegiatan Propaganda Launching Jingle, Logo dan Maskot

Penanggung

Jawab

Alexander Christian Nugroho (FT’10), Joshua Christian (EL’10),

Steven Widyatmadja (Ars’11).

Landasan Kegiatan Dibutuhkan propaganda sebelum acara olimpiade agar

massa kampus mengetahui akan adanya acara ini.

Deskripsi Kegiatan Menempelkan poster ‘coming soon’ dengan simbol

lingkaran di berbagai tempat strategis di kampus,

seperti kantin dan gedung-gedung kuliah.

Membagikan ring bambu yang merupakan simbol

olimpiade ke seluruh himpunan.

Waktu September 2012 – Oktober 2012

Tempat ITB

Tujuan Mempropagandakan acara Olimpiade VII KM ITB 2013 ke

seluruh massa kampus.

Parameter

Keberhasilan

Massa kampus aware terhadap launching logo dan jingle

yang akan dilaksanakan.

Pelaksanaan Terdapat 4 tahap dalam penyebaran poster, yaitu :

poster dengan ring berwarnakan 5 warna olimpiade.

sama dengan tahap sebelumnya, ditambah tulisan

nilai-nilai yang dibawa Olimpiade ( Unity, Glory, Honor,

Integrity, Spirit).

sama dengan tahap sebelumnya, ditambah tanggal

launching jingle logo dan maskot.

Poster lengkap dengan informasi mengenai

Launching Jingle, Logo, dan Maskot.

Terdapat 3 tahap dalam penyebaran ring himpunan, yaitu :

Ring bambu dengan lambang himpunan disebarkan

ke 29 himpunan.

Kemudian, ring-ring tersebut disatukan sebanyak 5

buah ring per zona, dan diletakkan di tempat-tempat

strategis di kampus (Selasar Plano, Depan GSG,

Labtek Biru, Lapangan sipil).

Pada akhirnya, semua ring himpunan disatukan

membentuk satu kesatuan, menyimbolkan persatuan

antar himpunan didalam satu KM-ITB. Namun pada

keberjalanannya, semua ring himpunan tidak jadi

disatukan karena kurang koordinasi dengan divisi

artistik serta kekurangan SDM.

Evaluasi Terkadang kurang SDM untuk membantu menempel

poster.

Pada tahap 2 penyebaran ring himpunan, rangkaian

ring bambu di lapangan sipil sempat hilang, namun

ditemukan kembali dalam keadaan rusak.

Koordinasi dengan divisi artistik dirasa masih kurang,

sehingga tahap 3 ring himpunan tidak terlaksana.

Rekomendasi Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi

untuk melakukan tanggungjawabnya.

Koordinasi dengan satpam ITB perihal perizinan

instalasi properti serta keamanan properti publikasi.

Perbaiki koordinasi dengan bidang lain sehingga

program kerja dapat terlaksana dengan baik.

4. Nama Kegiatan Facebook Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Jawab


(FT’10), Vania Florensia (TI’10).

Landasan Kegiatan Dibutuhkan sebuah media yang dapat menyampaikan

berbagai informasi mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013

kepada massa kampus dan masyarakat umum dengan

efektif dan efisien.

Deskripsi Kegiatan Memberikan link ke website Olimpiade VII KM ITB 2013

agar massa kampus mendapatkan berbagai

informasi mengenai olimpiade.

Meng-upload foto-foto pertandingan.

Mempublikasikan poster digital.

Waktu September 2012 – Februari 2013

Tempat -

Tujuan Sebagai media informasi mengenai berbagai acara, hasil

pertandingan, dan hal-hal lain mengenai Olimpiade VII KM

ITB 2013.

Parameter

Keberhasilan

Informasi mengenai Olimpiade VII KM-ITB 2013 tersampaikan.

Pelaksanaan Facebook hanya menjadi suatu media persebaran informasi

untuk mengarahkan massa kampus menuju website resmi

olim.

Facebook juga digunakan untuk mempublikasikan hasil

dokumentasi pertandingan, namun karena kurangnya

koordinasi dengan dokumentasi, hasil dokumentasi

pertandingan tidak terupdate dan terlambat

Evaluasi Facebook kurang efektif dalam persebaran informasi,

dikarenakan jumlah orang yang tergabung dalam

grup facebook hanya 1178 orang, masih jauh dari

jumlah total mahasiswa di ITB.

Hasil dokumentasi yang dipublikasikan di FB sangat

kurang.

Rekomendasi Kemampuan FB dalam menyebarkan informasi masih

dapat ditingkatkan, misalnya dengan menambah

aktifitas dan informasi yang disebarkan melalui FB.

5. Nama Kegiatan Propaganda Opening

Penanggung

Jawab



Landasan Kegiatan Dibutuhkan propaganda untuk mensuasanakan massa

kampus mengenai Opening Olimpiade VII KM ITB 2013

Deskripsi Kegiatan Menempelkan poster Opening di mading-mading

kampus

Menyebarkan poster digital di FB, website dan twitter

Menyebarkan poster ke himpunan-himpunan

Menaruh instalasi berupa segitiga bambu dengan

maskot bertemakan cabang-cabang olahraga yang

dipertandingkan.

Waktu November 2012 – 21 Desember 2012

Tempat ITB

Tujuan Membuat massa kampus sadar dan ikut berpartisipasi dalam

Opening Olimpiade VII KM ITB 2013 yang akan dilaksanakan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Poster fisik dan digital disebarkan melalui berbagai media

yang ada. Penyebaran poster di mading-mading

berlangsung dengan lancara karena SDM yang ada masih

banyak.

Instalasi terpasang di 13 tempat strategis di kampus, yaitu :

DPR

Selasar Plano

Lapangan Sipil

Depan GSG

KBL

Kantin Bengkok

Depan gedung FTTM

Depan Perpustakaan

Di Antara Labtek V & VI

Di Antara Labtek VII & VIII

GKU Barat

GKU Timur

Labtek Biru

Pemasangan instalasi dibantu oleh divisi logistik. Satpam

sempat menanyakan perizinan instalasi namun izin sudah

ada dan tidak ada masalah. Perizinan instalasi harus

diperpanjang secara berkala.

Evaluasi Pelaksanaan kegiatan berjalan dengan baik.

Rekomendasi Media digital bisa lebih dimanfaatkan untuk

menambah pensuasanaan dan informasi kepada

massa kampus

Koordinasi dengan divisi perizinan lebih dimantapkan

agar tidak terjadi kendala dalam perizinan.

6. Nama Kegiatan Publikasi Acara - Acara Non Pertandingan

Penanggung

Jawab


(FT’10), Joshua Christian (EL’10), Vania Florensia ( TI’10),

Steven Widyatmadja (Ars ’11)

Landasan Kegiatan Dibutuhkan propaganda untuk menginformasikan massa

kampus mengenai acara-acara Nonpertandingan di

Olimpiade VII KM ITB 2013

Deskripsi Kegiatan Penyebaran poster non pertandingan di mading-

mading dan himpunan-himpunan

Penyebaran poster digital melalui web twitter fb

Waktu Oktober 2012 – Februari 2013

Tempat ITB

Tujuan Memberikan informasi mengenai acara olimpiade non

pertandingan kepada seluruh elemen kampus.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Acara –acara non pertandingan yang dipublikasikan antara

lain :

Lomba Jingle

Coaching Clinic Beladiri, Basket, dan Billiard.

Eksibisi Bridge dan Sofbol.

Running Torch

Audisi Band

Mobile Upload Competition

Pertandingan Civitas Academica ITB

Eksibisi ALLSTAR ITB vs. FEUI

Dalam keberjalanannya, rata-rata publikasi berjalan dengan

baik. Terkadang kekurangan SDM dalam menempel poster

maupun memberikan informasi di media digital, tapi

semuanya dapat dicover pada akhirnya.

Publikasi terhambat dikarenakan produksi poster melenceng

jauh dari timeline. Hal ini disebabkan oleh konten acara yang

lama fiksasinya, sehingga proses desain poster oleh bidang

artistik menjadi lama, dan produksi poster terlambat. Hal ini

dirasa fatal karena timeline awal yang dibuat oleh divisi

publikasi menjadi terlambat semua dan berdampak ke

kekurangan SDM serta sedikitnya waktu publikasi untuk

acara-acara non pertandingan.

Terkadang ada publikasi yang medadak sehingga

menyababkan penyebarannya terhambat. Penyebaran

yang terhambat ini dikarenakan oleh produksi poster yang

terlambat karena publikasinya mendadak. Hal tersebut

otomatis menjadi penghambat bagi divisi publikasi untuk

menyebaran informasi.

Media digital digunakan untuk memberikan informasi

mengenai acara-acara non pertandingan. Live tweet juga

dilaksanakan saat acara berlangsung.

Evaluasi Timeline kerja tidak sesuai dengan yang

direncanakan, karena perancangan dan produksi

poster juga melenceng jauh dari waktu yang

disepakati.

Kurangnya koordinasi dengan divisi acara perihal

konten acara yang ingin dipublikasikan

Kurangnya koordinasi dengan divisi artistik perihal

desain poster

Kurangnya koordinasi dengan divisi produksi perihal

waktu cetak poster.

Kurangnya koordinasi dengan divisi ceremony dan

coaching.

Rekomendasi Jalur koordinasi antar divisi harus diperbaiki, karena

setiap miskomunikasi dan misinformasi akan

mengakibatkan mundurnya timeline

Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi

untuk melakukan tanggungjawabnya

7. Nama Kegiatan Propaganda Closing

Penanggung

Jawab



Landasan Kegiatan Dibutuhkan propaganda untuk mensuasanakan massa

kampus mengenai Closing Olimpiade VII KM ITB 2013.

Deskripsi Kegiatan Penempelan poster Closing di mading-mading

kampus

Penyebaran poster Closing melalui media twitter,

facebook, dan website

Penyebaran poster closing ke himpunan-himpunan

Memberikan informasi mengenai Closing di twitter

Memasang spanduk dan umbul-umbul tentang

Closing

Waktu Februari 2013

Tempat ITB

Tujuan Membuat massa kampus sadar dan ikut berpartisipasi dalam

Closing Olimpiade VII KM ITB 2013 yang akan dilaksanakan

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Seperti sebelumnya, penyebaran poster menghadapi

kendala di lamanya poster tersebut sampai di tangan divisi

publikasi, sehingga publikasi Closing memiliki waktu yang

terbatas. Penyebabnya juga sama dengan publikasi poster

acara non pertandingan, yaitu konten acara yang fiksasinya

lama, proses desain yang tidak bisa cepat, serta pencetakan

poster yang terkadang memakan waktu lama.

Poster Closing akhirnya baru ditempel h-4. Pada

pelaksanaannya, penempalan poster sedikit kekurangan

SDM, sehingga harus dibantu oleh panitia lain.

Jalur koordinasi yang kurang baik dan proses dari konten

acara hingga menjadi sebuah media publikasi yang

memakan waktu yang lama menyebabkan beberapa media

publikasi sangat terlambat, contohnya spanduk dan umbul-

umbul.

Pada awal pembuatan timeline kerja, Spanduk dan Umbul-

umbul ditargetkan untuk dipasang sebelum OPENING,

dengan tujuan untuk menambah pensuasanaan dan media

publikasi mengenai olimpiade itu sendiri. Akan tetapi, sponsor

yang belum pasti menyebabkan desain spanduk dan umbul-

umbul menjadi terlambat. Pada bulan Januari ketika sponsor

sudah fix, terjadi kesalahan dalam desain, dimana konten

yang dimasukkan ke desain poster merupakan konten

sebelum opening, sehingga konten harus diubah agar

spanduk lebih informatif dan aktual.

Pencetakan spanduk dan umbul-umbul akhirnya mundur lagi

hingga h-7 Closing. Akan tetapi, terdapat miskomunikasi

pada divisi desain sehingga desain spanduk yang seharusnya

memanjang, didesain meninggi, sehingga perlu diedit

kembali untuk menyesuaikan dengan spesifikasi spanduk

yang sudah diberikan sebelumnya.

Perihal spanduk dan umbul-umbul, pada awalnya

ditargetkan mencakup seluruh kampus ITB, dengan total

jumlah spanduk mencapai 5 buah, dan umbul-umbul 50

buah. Akan tetapi, karena terkendala masalah dana dan

waktu, pada akhirnya hanya dicetak sebanyak 1 spanduk

dan 2 umbul-umbul yang dipasang pada hari-H acara. Hal ini

dikarenakan oleh kesulitan dana sehingga dana harus

dialokasikan ke bidang laing yang lebih membutuhkan uang

secepatnya.

Evaluasi Terdapat banyak masalah dalam publikasi dalam

bentuk media cetak (spanduk, umbul-umbul, poster),

dikarenakan koordinasi yang belum baik antara divisi

publikasi, divisi produksi, dan bidang artistik.

Terdapat kekurangan SDM dalam menempel poster,

sehingga perlu dibantu oleh panitia lain.

Rekomendasi Perbaiki jalur koordinasi dan informasi antara divisi-

divisi atau bidang-bidang yang berhubungan

langsung dengan divisi publikasi.

Divisi publikasi harus lebih tegas dalam mengejar

timeline kerja yang telah dibuat. Hal ini cukup penting

agar tidak terjadi keterlambatan dalam penyebaran

propaganda yang menyebabkan pensuasanaan

Olimpiade menjadi berkurang.

8. Nama Kegiatan Be A Real Supporter of Olimpiade VII KM ITB 2013! (Kerjasama

dengan SocialMeter)

Penanggung

Jawab

Alexander Christian Nugroho (FT’10)

Landasan Kegiatan Dibutuhkannya sebuah fasilitas bagi Massa kampus yang

tidak bisa hadir untuk mendukung himpunan mereka dalam

pertandingan-pertandingan Olimpiade VII KM ITB 2013.

Deskripsi Kegiatan Membuat sebuah kampanye untuk mendukung

himpunan dalam Olimpiade VII KM ITB 2013 dalam

media sosial

Merancang badge-badge menarik untuk

dikumpulkan massa kampus secara online dengan

tujuan untuk menambah minat massa kampus

terhadap kampanye ini

Waktu Januari 2013 – Februari 2013

Tempat

Tujuan Massa kampus dapat mendukung himpunan mereka masing-

masing dimanapun mereka berada.

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Be A Real Supporter of Olimpiade VII KM ITB 2013 merupakan

bentuk kerja sama divisi publikasi dengan media partner kami

yaitu SocialMeter. Kampanye ini bertujuan untuk memfasilitasi

massa kampus yang berhalangan hadir dalam rangkaian

pertandingan Olimpiade untuk mendukung himpunan

mereka saat bertanding.

Media yang digunakan dalam kampanye ini berupa media

sosial, terutama twitter.

Adapun cara kerja kampanye ini adalah :

massa kampus mendaftar di website SocialMeter

untuk mendapatkan akun pribadi.

Setelah mendaftar, massa kampus menghubungkan

Twitter pribadi mereka dengan website socialmeter

untuk dapat dilihat keaktifannya dalam mendukung

himpunan mereka di media sosial.

Massa kampus juga dapat mengumpulkan badge-

badge untuk menambah poin keaktifan. Badge-

badge ini didesain menarik sehingga massa kampus

tertarik untuk mengumpulkannya.

Namun sayangnya, terdapat kendala di pendaftaran akun

pribadi massa kampus, sehingga menyebabkan sistem

website ini terhambat dan sangat sedikit massa kampus yang

mendaftar.

Pada akhirnya, pihak SocialMeter mengubah metode

kampanye ini dengan mengganti format kampanye dari

mendaftar di website menjadi cukup menuliskan nama

Himpunan masing-masing di tweet mereka. Solusi ini berjalan

cukup baik dan menghasilkan klasemen “Best Online

Suporter” dengan hasil akhir :

1. @HME_ITB,

2. @MTI_ITB

3. @nymphaea_itb

4. @HIMAFI_ITB

5. @HMP_ITB

6. @HMFT_ITB

7. @hmif_itb

8. @immgitb

9. @suaraGEA

10. @AMISCA_ITB

11. @HMM_ITB

12. @HMS_ITB

13. @IMG_ITB

14. @HMTL_ITB

15. @MTM_ITB

https://twitter.com/HME_ITB

https://twitter.com/MTI_ITB

https://twitter.com/nymphaea_itb

https://twitter.com/HIMAFI_ITB

https://twitter.com/HMP_ITB

https://twitter.com/HMFT_ITB

https://twitter.com/hmif_itb

https://twitter.com/immgitb

https://twitter.com/suaraGEA

https://twitter.com/AMISCA_ITB

https://twitter.com/HMM_ITB

https://twitter.com/HMS_ITB

https://twitter.com/IMG_ITB

https://twitter.com/HMTL_ITB

https://twitter.com/MTM_ITB

16. @HIMATIKA_ITB

17. @hmmeitb

18. @terraitb

19. @HMT_ITB

20. @HMTM_PATRA

21. @KMKL_ITB

22. @HIMATEK_ITB

23. @hmotritonitb

24. @arspraeparandi

25. @KMPN_ITB

26. @IMAG_ITB

27. @KMSBM_ITB

28. @lapanganmerah

29. @Himastron_ITB

Pada awalnya, pihak SocialMeter meminta beberapa design

badge, yaitu badge himpunan, badge cabang olahraga,

dan badge olimpiade secara umum. Akan tetapi

keterbatasan SDM bidang artistik hanya memungkinkan

untuk mendesain badge himpunan dan badge cabang

olahraga.

Evaluasi Kampanye ini dicetuskan oleh pihak SocialMeter,

bukan panitia. Hal ini menyebabkan panitia tidak bisa

memahami kejaran dan tujuan kampanye ini

dilakukan.

Tidak adanya PJ khusus yang menghandle hubungan

dengan pihak SocialMeter, sehingga koordinasi

seringkali lamban dan via email saja.

Kurangnya koordinasi dengan bidang artistik dalam

hal desain badge, sehingga tidak semua badge

dapat terealisasi.

Sistem yang dibuat kurang matang, sehingga banyak

terjadi error dan kesulitan dalam mendaftar ke

website sehingga membuat massa kampus malas

untuk mendaftar.

Publikasi mengenai kampanye terkesan kurang,

https://twitter.com/HIMATIKA_ITB

https://twitter.com/hmmeitb

https://twitter.com/terraitb

https://twitter.com/HMT_ITB

https://twitter.com/HMTM_PATRA

https://twitter.com/KMKL_ITB

https://twitter.com/HIMATEK_ITB

https://twitter.com/hmotritonitb

https://twitter.com/arspraeparandi

https://twitter.com/KMPN_ITB

https://twitter.com/IMAG_ITB

https://twitter.com/KMSBM_ITB

https://twitter.com/lapanganmerah

https://twitter.com/Himastron_ITB

sehingga tidak banyak massa kampus yang

mengetahui kampanye ini.

Rekomendasi Dibutuhkan seorang PJ khusus untuk memperbaiki

komunikasi antara panitia dengan pihak media

partner

Perbaiki koordinasi dengan bidang artistik masalah

desain-desain yang dibutuhkan

Konsep kampanye perlu dimatangkan kembali,

karena bila supporteran secara online dan supporter

secara nyata berhasil digabungkan, pensuasanaan

olimpiade akan jauh lebih ramai.


Pada awalnya, jumlah OpRec divisi publikasi sebanyak 56 orang.

Akan tetapi, pada akhirnya jumlah anggota yang aktif dalam

menjalankan tugasnya hanya sekitar 10 orang. Hal ini terjadi karena

divisi publikasi tidak memiliki timeline kerja yang jelas. Penyebab

utamanya dikarenakan oleh jalur koordinasi antara bidang acara

(selaku pemberi konten publikasi), bidang artistik (selaku pendesain

media publikasi), bidang produksi (selaku pencetak media publikasi)

dengan divisi publikasi sendiri belum baik.

Kurangnya koordinasi berbuntut pada keterlambatan penyebaran

propaganda, seperti poster, spanduk, umbul-umbul, dan instalasi-

instalasi. Keterlambatan ini membuat timeline kerja divisi publikasi

menjadi mundur, sehingga rancangan propaganda acara kurang

berhasil dan tidak sesuai rancangan awal.

Komitmen anggota divisi publikasi masih sangat kurang. Hal ini juga

disebabkan oleh timeline kerja yang tidak jelas dan terlambat,

sehingga kebanyakan anggota merasa “tidak jelas” dan malas.

Kekurangan SDM berdampak pada keberjalanan penyebaran

propaganda, dimana beban kerja yang ditanggung oleh anggota

yang masih aktif bertambah.

Kekurangan SDM berdampak pada Sedikitnya PJ yang bertugas saat

Olimpiade berlangsung, sehingga ketika PJ tersebut berhalangan,

divisi publikasi mengalami kesulitan untuk menggantikan PJ tersebut.

Contohnya adalah pada saat livetweet. Anggota publikasi yang

bekerja sedikit, sehingga ketika ada anggota yang harus pergi,

livetweet cabang olahraga yang ditinggalkan harus diambil alih oleh

anggota lain.


Koordinasi dan persebaran informasi antar bidang harus jelas. Hal ini

untuk mencegah adanya miskomunikasi dan misinformasi antar

bidang yang dapat menyebabkan beberapa program kerja

terhambat maupun tidak terlaksana

Ketua divisi harus bisa merangkul anggota-anggota divisinya secara

lebih baik, agar sedikit anggota yang menghilang / mengundurkan

diri pada keberjalanan acara. Hal ini berguna dalam mengumpulkan

SDM dan menyebarkan semangat Olimpiade yang ingin dibawa,

minimal kepada anggota divisinya.

Timeline kerja yang dibuat sebaiknya dirancang bersama-sama

dengan divisi atau bidang yang berhubungan langsung dengan

penyebaran propaganda. Hal ini bertujuan agar timeline yang telah

dibuat bersama dipatuhi secara tegas agar tidak menghambat kerja

divisi publikasi dalam menyebarkan propaganda.

F. BIDANG ACARA

Kepala Bidang Acara : Meily Priliani TL’10

Wakil Kepala Bidang Acara : Atila Gati R. BE’11

Sekretaris Bidang Acara : Ghina Kamilah FI’10

Divisi Opening Closing

Koordinator Divisi Opening Closing : Vanny W. Katili PL’10

Wakil Koor. Divisi Opening Closing : Kineta Gisela D. PL’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Sayembara Jingle

Penanggung

Jawab

Divo Afifartama

Landasan

Kegiatan

Deskripsi

Kegiatan

Sayembara Jingle adalah sebuah sayembara untuk

mendapatkan jingle dari Olimpiade 7 KM ITB 2013

Waktu Sabtu, 9 Februari 2013

Tempat LAPANGAN BASKET CC BARAT

Tujuan Mendapatkan jingle Olimpiade 7 KM ITB 2013

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Sayembara Jingle diberikan dalam bentuk CD dari

tanggal 28 September – 18 Oktober 2012 yang

dimasukkan kedalam kotak pengumpulan CD Demo

Jingle di Sekretariat Olimpiade KM VII ITB 2013 yang

berada di ruang 28 Gedung CC Barat. Peserta

melampirkan fotokopi KTM serta biodata. Konten

jingle diwajibkan mengadaptasi visi dari Olimpiade

VII KM ITB 2013 ( persatuan, suportifitas dan

kompetitif). Dan pemenang CD Jingle diberikan

hadiah uang tunai dan diwajibkan untuk tampil live

di Closing Ceremony Olimpiade VII KM ITB 2013.

Didapatkan 10 CD Demo Jingle yang mendaftar

sampai pengumpulan ditutup.

Jingle: Satu Kesatuan

Evaluasi - Kurangnya publikasi mengenai adanya sayembara

jingle sehingga hanya sedikit yang mengirimkan

karyanya

- Waktu pengumpulan yang terlalu sedikit

- Kurangnya bantuan dari panitia di luar divisi

Rekomendasi - Sebaiknya penjurian dilakukan oleh massa kampus

dengan cara voting

- Publikasi dilakukan jauh hari sebelum pengumpulan

dimulai

- Waktu pengumpulan CD sebaiknya lebih lama

- Jika tidak ada waktu, lebih baik tidak perlu

mengadakan sayembara jingle, lebih baik meminta

orang yang kompeten untuk membuat jingle, agar

jingle lebih baik

2. Nama Kegiatan Relay Obor

Penanggung

Jawab

Heny Hanifah

Landasan

Kegiatan

Obor olimpiade melambangkan semangat

olimpiade yang dibawa mengelilingi ITB oleh

himpunan sebagai peserta, TPB, dan civitas kampus

yang terlibat dalam olimpiade dan juga sebagai

pensuasanaan terhadap kemeriahan Olimpiade VII

KM ITB 2013

Deskripsi

Kegiatan

Dalam satu hari akan ada 4 obor yang dibawa

secara bergiliran oleh himpunan yang telah

ditentukan oleh panitia. Saat satu himpunan sampai

ke himpunan lainnya, ia akan menyalakan obor

himpunan lain dengan obor yang dibawanya. Selain

itu tiap himpunan juga akan memberikan orasi dan

salam himpunan.

Waktu 26 November 2012 – 7 Desember 2012

Tempat Kampus ITB

Tujuan - Mempererat hubungan silaturahmi antar himpunan,

himpunan dengan panitia, civitas kampus dan tpb.

- Memanaskan peserta dan seluruh massa kampus

bahwa pelaksanaan olimpiade sudah akan dimulai

- Semangat persatuan peserta olimpiade VII KM ITB

2013

Parameter

Keberhasilan

Seluruh himpunan, perwakilan tpb, perwakilan civitas

akademika mengikuti acara Relay Obor Olimpiade

VII KM ITB 2013

Pelaksanaan Pelaksanaan relay obor tidak dapat dilaksanakan,

karena perizinan mengenai api tidak diizinkan oleh

pihak kampus. Acara relay obor digantikan oleh

RUNNING TORCH saat hari terakhir slot waktu relay

obor.

Evaluasi - dipastikan terlebih dahulu mengenai segala bentuk

perizinan sebelum adanya publikasi

- kurangnya koordinasi antara bidang acara dengan

perizinan

Rekomendasi - dipikirkan beberapa plan bentuk acara yang tidak

menggunakan api tapi tujuan nya sama dengan

relay obor

3. Nama Kegiatan Running Torch

Penanggung

Jawab

Heny Hanifah

Landasan

Kegiatan

Sebagai pengganti kegiatan Relay Obor

Deskripsi

Kegiatan

Running Torch merupakan sebuah kegiatan berupa

permainan yang mengharuskan para pemainnya

saling mengejar satu sama lain untuk mendapatkan

‘torch’ lawan. Kegiatan ini menyerupai running man

yang sudah dikenal sebelumnya kegiatan ini juga

didukung dan kerjasama dengan unit Ganesha

Touchdown ITB.

Waktu 5 Desember 2012

Tempat Lapangan Basket CC Barat

Tujuan Membakar semangat massa kampus dalam

menyambut Olimpiade VII KM ITB 2013 dan

menumbuhkan semangat persatuan massa kampus

Parameter

Keberhasilan

Setiap himpunan memberikan perwakilannya untuk

mengikuti kegiatan running torch

Pelaksanaan Setiap tim terdiri dari 15 orang pemain (runner).

Setiap runner dari masing-masing tim akan

membawa sebuah obor (‘torch’) berbentuk 2D di

punggungnya yang sekaligus merupakan skor dari

permainan ini. Terdapat 14 silver-torch serta 1

golden-torch di setiap tim. Tim diharuskan

mengambil torch lawan sebanyak-banyaknya dan

menjaga torchnya sendiri, karena tim pemenang

akan ditentukan dari skor obor yang tersisa di tiap

tim. Runners dianggap mati bila torch yang

dibawanya diambil/jatuh/hilang dari punggungnya

dan harus keluar dari area permainan. Kegiatan ini

dilaksanakan pada jam 4 sore, tetapi karena cuaca

hujan lebat yang tidak memungkinkan untuk

melanjutkan kegiatan. Dan karena slot waktu yang

tidak ada lagi, kegiatan running torch dengan

kesepakatan seluruh peserta tidak dapat

dilaksanakan lagi pada hari lain,

Evaluasi - seharusnya ada plan tempat lain seperti lapangan

futsal agar tetap bisa dilaksanakan kegiatannya

- telat nya design poster dan dp bbm dari artistic

sehingga publikasi terhambat

- kurangnya antusiasme dari himpunan karena acara

yang masih baru

- kurangnya sdm dari panitia publikasi sehingga

publikasi acara running torch berupa penempelan

poster dilaksanakan sendiri oleh panitia opclos

Rekomendasi - Acara ini bila dilakukan sebagai kegiatan non

pertandingan dirasa akan menyenangkan untuk

dilaksanakan

4. Nama Kegiatan Opening Ceremony

Penanggung

Jawab

Chintya Fitrianingtyas

Kineta Gisela Dionia

Landasan

Kegiatan

Membuka seluruh rangkaian kegiatan Olimpiade VII

KM ITB 2013 dan memberikan impresi pembukaan

yang meriah

Deskripsi

Kegiatan

Opening ceremony diadakan sebelum

pertandingan pertama di Olimpiade VII KM ITB 2013

dan merupakan seremoni untuk membakar

semangat para peserta.

Waktu 21 Desember 2012

Tempat Lapangan CC Barat ITB

Tujuan - Membuka rangkaian acara Olimpiade VII KM ITB

2013

- Memberikan impresi pembukaan yang baik

- Salah satu bentuk perjanjian menjunjung tinggi

supportivitas antar peserta.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Opening wajib dihadiri oleh semua himpunan

dengan jumlah minimal 13 orang. 13 orang ini

didapatkan dari jumlah cabang olahraga di

Olimpiade VII KM ITB 2013. Perwakilan kontingen

langsung memasuki lapangan sesuai dengan

tempat yang telah disediakan oleh panitia ditemani

oleh LO masing-masinghimpunan. Acara baru

dilaksanakan jam 7.30 karena adanya kesalahan

teknis dari pihak logistik yang menyebabkan lampu

halogen yang telah disediakan tidak menyala. Dan

beberapa kabel yang ikut konslet karena turunnya

hujan sebelum acara opening dimulai.

Acara dimulai dengan penyambutan oleh MC

seluruh himpunan yang menjadi peserta, dilanutkan

dengan pembukaan acara oleh MC. Setelah itu ada

sambutan dari ketua dan sambutan oleh mentri

olahraga KM ITB. Acara dilanjutkan oleh

pembacaan janji wasit dan setelah itu diputarkan

lagu Indonesia Raya yang dinyanyikan besarma

dengan seluruh massa kampus.

Acara dilanjutkan lagi dengan pembacaan janji

atlet Olimpiade VII KM ITB oleh perwakilan atlet

Olimpiade VI KM ITB 2011 dan diucap ulang oleh

seluruh kontingen dan dilanjutkan dengan

penandatanganan janji atlet di baligo yang

disediakan panitia oleh perwakilan dari himpunan

peserta olimpiade VII KM ITB 2013.

Acara selanjutnya adalah orasi pembukaan

kegiatan Olimpiade VII KM ITB 2013 oleh Presiden KM

ITB dan kegiatan acara ditutup oleh perform dari TPB

Seni Rupa ITB.

Evaluasi - kurangnya persiapan yang matang mengenai

logistik acara Opening Ceremony sehingga tidak

bisa menyalakan lampu dan terjadinya konsleting

listrik

- Terlambatnya designposter opening sehigga

publikasi dirasa kurang.

- Tidak adanya briefing terpusatt karena didahulukan

kepentingan briefing divisi

- Kurang tepat nya waktu dan tempat pelaksanaan

acara sehingga terhambat oleh panitia yang masih

melaksanakan ujian dan tempat yang hujan lebat

seharian.

- Terlambatnya perizinan yang dikeluarkan oleh LK

sehingga pada saat hari pelaksanaan masih harus

mengurusi perizinan

- Kurangnya koordinasi dengan panitia lain terhadap

proses keberjalanan sebelum dan saat opening

ceremony.

- Kurang koordinasi antara LO dan MC sehingga ada

himpunan yang tidak terbacakan pada saat

penyambutan.

- Kurangnya bantuan vendor dalam membantu

logistic

- Penandatanganan janji atlet yang terlihat tidak jelas

karena kurangnya cahaya lampu saat acara

Rekomendasi - pelaksanaan opening seharusnya dimulai pada

awal januari saat pertandingan pertama dimulai,

sehingga tidak ada slot waktu kosong terlalu lama

dari opening ke pertandingan

- Sebaiknya dilakukan koordinasi yang baik dengan

vendor sehingga tidak terjadi kesalahan dalam

logistic

- Seluruh divisi yang ikut andil dalam opening harus

ikut briefing

- Sebaiknya ada penampilan lain selain performance

art.

- Sebaiknya gladi resik dilakukan oleh seluruh yang

terlibat dalam acara

5. Nama Kegiatan Audisi Band

Penanggung

Jawab

Andika Eka Satrya

Landasan

Kegiatan

Dibutuhkan band sebagai pengisi acara closing

ceremony

Deskripsi

Kegiatan

Audisi band dilakukan dalam bentuk penjurian

langsung yaitu audisi di dalam studio


Tempat Groovie Studio

Tujuan Menyeleksi band band yang akan tampil di closing

ceremony

Parameter

Keberhasilan

Terpilih 3 Band untuk tampil di closing ceremony

Pelaksanaan Audisi band diikuti oleh 6 band. Sebelumnya

dilakukan technical meeting untuk menjelaskan

teknis audisi kepada para peserta. Band yang

mengikuti audisi membawakan 1 lagu bebas.

Penjurian dilakukan oleh perwakilan dari Apres! ITB

dan Kadiv Opclos. Audisi dilakukan selama 2 jam,

asumsi 1 band 15 menit. Keberjalanan lancar tanpa

ada hambatan apapun, juri dan peserta datang

tepat waktu.

Pemenang Audisi Band:

- Musang

- Three Wishes

- Pharrmacoustic

Evaluasi - Publikasi yang sangat kurang menyebabkan band

yang mendaftar sangat sedikit

- Pemilihan tanggal yang kurang tepat sehingga

band yang ingin mendaftar membatalkan karena

masalah tanggal audisi

Rekomendasi - Tidak usah menggunakan jasa juri artist, tapi lebih

baik juri yang mengerti musik dan panitia opclos

yang dapat mempertimbangkan cocok tidaknya

band untuk main di lingkungan kampus ITB

6. Nama Kegiatan Closing - THE EDGE OF GLORY

Penanggung

Jawab

Vanny Wulandary Katili

Andika Eka Satrya

Landasan Menutup keseluruhan rangkaian acara Olimpiade VII

Kegiatan KM ITB 2013

Deskripsi

Kegiatan

Closing diadakan setelah pertandingan terakhir di

Olimpiade VII KM ITB 2013 dan sebagai momen

kebersamaan, persatuan dan apresiasi di akhir

olimpiade serta acara penutupan Olimpiade VII KM

ITB 2013

Waktu 9 Februari 2013

Tempat Lapangan CC Barat ITB

Tujuan Sebagai momen kebersamaan, persatuan dan

apresiasi di akhir olimpiade serta acara penutupan

Olimpiade VII KM ITB 2013

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Closing dilaksanakan tepat jam 7.30 yang dibuka

dengan penampilan dari band peserta audisi band

dilanjutkan dengan infinity. Venue closing yang

menghadap ke barat dimaksudkann agar massa

kampus dapat menikmati acara dapat duduk di

tribun CC.

Yang membuat perbedaan pada closing ini yaitu

adanya penyerahan penghargaan kepada

himpunan dan unit lewat HS masing-masing cabang

yang teah berkontribusi di olimpiade.

Meskipun terjadi beberapa kesalahan teknis seperti

proyektor mati karena kabel terkena air hujan, tetapi

acara berjalan dengan lancar. Terjadi sedikit

miskoordinasi antara panitia dengan vendor logistik,

(seperti bass dan gitar yang sudah dipesan dibawa

kembali) tetapi overall acara berjalan dengan

cukup lancar.

Evaluasi - Koordinasi dan jalur komando dalam keberjalanan

acara masih kurang baik, masih ada misinterpretasi

2. Teknis Lapangan

Terlampir


Banyaknya anggota yang hilang dari divisi opclos, namun dirasa

anggota dengan jumlah yang tersisia masih dapat digunakan

dengan baik

Banyak jobdesc divisi lain yang langsung dipegang sendiri oleh

divisi opclos seperti: artistik, logistic, publikasi, konsumsi, perizinan.

Kurangnya koordinasi dari bidang acara sehingga konten kegiatan

acara bisa berubah tanpa sepengetahuan kadiv opclos

antara kadiv opclos dan koorlap acara

- Kurangnya koordinasi dari bidang acara sehingga

ada acara seremonial yang seharusnya tidak ada di

hari closing menjadi ada

- Ruang panitia yang tadinya dibagi dua untuk ruang

artist dirasa tidak memenuhi, sehingga diminta izin

untuk menggunakan ruangan lain sebagai ruangan

artis

- Pemerataan informasi saat ada perubahan jadwal

masih dirasa kurang baik

- Kurang publikasi dan pensuasanaan closing secara

menyeluruh (di ITB)

- Acara award kalo kepanjangan gak jelas

Rekomendasi - Pilih tanggal dan waktu yang paling memungkinkan

untuk closing

- Pensuasanaan acara harusnya lebih gencar lagi

- Cari tahu acara apa saja yang ada di tanggal

tersebut agar tidak bentrok dengan kegiatan

lainnya. Dikordinasikan kepada KM

- Guest star cari yang bisa menarik massa

Kurangnya koordinasi dengan pihak artistik – produksi dan publikasi

sehingga sering kali terhambat dalam masalah penyebaran

publikasi


Tetap jaga komunkasi yang baik dengan seluruh bidang dan

panitia Olimpiade

Buatlah rencana dengan berbagai plan tempat waktu dan

konsep

Tidak saling ketergantungan yang buruk sesame panitia dan saling

menyemangati antar panitia.

Divisi Nonpertandingan

Koordinator Divisi Non-Pertandingan : Bern Moses TK’10

Wakil Koor. Divisi Non-Pertandingan : Aghnia Yovitarisya TK’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan INTERNAL CUP COMPETITION

Penanggung

Jawab

M. FAHRI RIADI

Landasan

Kegiatan

Mewujudkan visi OLIMPIADE VII KM ITB 2013 dimulai dari

panitia itu sendiri.

Deskripsi Kegiatan Pertandingan futsal antar bidang untuk panitia pria,

dilakukan selama 20 menit per pertandingan dan

menggunakan sistem knock out. Pertandingan tarik

tambang antar bidang untuk panitia wanita. Keduanya

menggunakan sistem undian untuk menentukan urutan

pertandingan.

Waktu Jum’at, 2 November 2012, pukul 10.00 –

14.00

Tempat QUEEN FUTSAL

Tujuan Untuk menumbuhkan rasa kepemilikan akan olimpiade

antar panitia, fasilitas untuk berkenalan dengan panitia

diluar bidang atau divisinya, dan meningkatkan

kesportivitasan dimulai dari panitia.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Pertandingan futsal dan tarik tambang berjalan lancar,

tetapi tidak dilakukan pertandingan antar bidang

karena kurangnya peserta untuk mewakili bidangnya.

Jadi tidak ada pemenang dari bidang manapun.

Evaluasi Semua kebutuhan internal cup terlengkapi dengan baik

Jumlah panitia yang mengikuti internal cup sangat

sedikit yang berpartisipasi

Kurang publikasi secara menyeluruh ke semua panitia

- Penggunaan logistik dan tempat menjadi kurang

maksimal.

Rekomendasi - Pilih tanggal dan waktu yang paling memungkinkan

untuk dilakukan internal cup

- Cari tahu acara apa saja yang ada di tanggal tersebut

agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.

2. Nama Kegiatan Best Supporter

Penanggung

Jawab

Malikul Ikram

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penilaian best supporter yang berdasarkan data berita

acara dari salah satu perwakilan dari panitia non

pertandingan di spot pertandingan tertentu.

Waktu 3/01/2013-9/02/2013

Tempat Area pertandingan

Tujuan Mengapresiasi himpunan dengan supporter terbaik

sesuai dengan kriteria yang telah dibuat.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Acara berlangsung baik dari hari pertama sampai

sebelum kuliah, menilai dari rata-rata tiap himpunan

bertanding saat olimpiade, namun saat kuliah penilaian

berhenti karena pertandingan berada di waktu kuliah,

terdapat saran untuk hanya menilai 3 terbaik, namun

penilaian tetap tidak berjalan.

Evaluasi Penilaian ketika masuk perkuliahan sulit

Minim SDM

Sistem minus tidak dari awal

Kurang jelasnya kriteria diskualifikasi

Rekomendasi Ada sistem minus dari awal

Ada kriteria yang jelas untuk diskualifikasi

Sistem penilaian untuk lomba minor harus

dikembangkan

3. Nama Kegiatan CIVITAS AKADEMIK COMPETITION

Penanggung

Jawab

Kevin Tigor

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Pertandingan tarik tambang antar petugas kantin dan

security, pertandingan tarik tambang dan bentengan

untuk TPB, pertandingan adu panco untuk petugas

kantin dan security, serta pertandingan voli untuk dosen

dan TPB.

Waktu 25 / 01/ 2013

Tempat Lapangan basket

Tujuan Memberikan kesempatan pada seluruh civitas

akademika selain masa himpunan di ITB untuk

berpartisipasi pada olimpiade

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan FUN VOLLEYBALL CUP

dibatalkan, karena cuaca yang tidak

memungkinkan. Pertandingan pengganti tidak dapat

dilaksanakan karena jadwal Olimpiade ke depannya

sudah penuh.

TPB TARIK TAMBANG

dibatalkan, karena kondisi tempat akibat hujan yang

berbahaya bila pertandingan dijalankan.

TPB BENTENGAN

berjalan, dari 10 fakultas yang mengkonfirmasi

keikutsertaan, hanya 4 yang datang, sisanya

membatalkan karena alasan ada acara akademik

(kelas tambahan, perwalian, dll) yang katanya

mendadak.

KANTIN&SECURITY TARIK TAMBANG

berjalan, namun hanya peserta dari satu kantin saja

yang akhirnya datang, sehingga diputuskan mereka

menang WO.

KANTIN&SECURITY ADU PANCO

dibatalkan, pada hari H semua peserta yang telah

mengkonfirmasi keikutsertaannya membatalkan karena

ada alasan pekerjaan

Evaluasi Tujuan dibentuknya acara (pertandingan civitas

akademik), sudah cukup terpenuhi yaitu dengan ikut

serta mengajak keterlibatan warga kampus selain

himpunan kemahasiswaan dalam OLIMPIADE 7 KM ITB

2013.

Ketika pelaksanaannya, banyak peserta yang akhirnya

tidak jadi berpartisipasi dalam acaranya, karena

beberapa alasan.

Tidak mempersiapkan plan B apabila pertandingan

tidak dapat terlaksana pada hari H.

Di awal-awal, internal panitianya agak terlambat

bergeraknya, bagian closed-rec terlalu sering kerja

sendiri membuat yang oprec jadi kurang dilibatkan,

efeknya mendekati hari H banyak oprec yang masih

belom mendapat spirit OLIM, atau bahkan ada yang

malas juga sehingga akhirnya keluar kepanitiaan.

Di sisi lain, di awal-awal banyak oprec yang juga jarang

datang rapat.

Jalur koordinasi otoritas dan pembagian tugas sudah

bagus dan jelas.

Bisa bekerja dengan enak satu sama lain, komunikasi

baik, tidak ada bentrok antar internal panitia.

Rekomendasi Sangat perlu untuk meningkatkan kekeluargaan dan

hubungan internal dalam satu divisi kepanitiaan di

awal-awal, terutama untuk oprec nya. Jangan sampai

hanya mencontact oprec saat ada pembagian tugas

atau kerjaan.

Persiapkan PLAN B, atau sekalipun tidak mungkin

dilakukan penggeseran acara, buat suatu kesepakatan

resmi di awal.

Perlu ada gladi bagi semua panitia lapangan, untuk

mengantisipasi adanya kerancuan peraturan

pertandingan

4. Nama Kegiatan ALLSTAR ITB VS FE UI

Penanggung

Jawab

M. Fahri Riadi

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Pertandingan persahabatan sepak bola antar all-star

ITB dan FE UI, yang dibantu oleh pelatih dari bank BJB

Waktu 9 / 02 / 2013

Tempat Lapangan bola Saraga

Tujuan Menjalin hubungan baik dan menyebarkan semangat

olimpiade dengan universitas lain melalui pertandingan

persahabatan.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Pertandingan basket berjalan lancar dan cukup seru.

Evaluasi Teknis dan logistik terpenuhi

penonton bisa dibilang tidak ada (sedikit sekali)

kurang mengajak massa himpunan untuk menonton

pelatih Bank BJB tidak hadir ( harusnya ada MOU-nya)

Rekomendasi

harus ada MOU untuk pelatih dari bank BJB

untuk baju all star harusnya lebih awal di bikinnya jd tim

all star lebih semangat mengikuti acara dari awal

RAB harus jelas dari awal.

Publikasi lebih

5. Nama Kegiatan Photo Competition

Penanggung

Jawab

Aryo Ceissapratama

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Lomba foto untuk kalangan mahasiswa ITB selama

kegiatan Olimpiade berlangsung

Waktu 21 Desember 2012 - 5 Februari 2013

Tempat Arena Olimpiade

Tujuan Memfasilitasi mahasiswa ITB untuk berlomba dalam

bidang fotografi.


Kurang banyak kumpul atau rapat yg bisa menjelaskan apa saja

yg kurang.

Antar subdivisi dalam divisi seperti bekerja sendiri-sendiri, kurang

bersinergi antar satu divisi.

Jalur koordinasi antar divisi kurang efisien, sehingga banyak

pekerjaan yang dilakukan oleh antar divisi jadi terhambat.

Beberapa pekerjaan divisi disosialisasikan terlalu mepet deadline.

Koordinator divisi sudah menaungi dan mengcover anggotanya.

Bisa bekerja dengan enak satu sama lain, komunikasi baik, tidak

ada bentrok antar internal panitia.

Minim SDM, padahal diawal cukup banyak

Terdapat Kasubdiv yang hilang

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Pada awalnya photo competition berjalan dengan

baik. Peserta yang mendaftar cukup banyak. Namun

karena penanggung jawab tidak melaksanakan tugas

dengan baik dan hilang dari kepanitiaan olimpiade,

keberjalanan photo competition menjadi terbengkalai.

Pada akhirnya photo competition tetap berjalan

namun tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Evaluasi Penanggung jawab (kasubdiv) acara tiba-tiba hilang

dari kepanitiaan

Peserta berkurang banyak. Dari 18 pendaftar hanya 3

yang mengumpulkan foto

Rekomendasi Penanggung jawab acara haruslah orang yang benar-

benar bertanggung jawab dan berkomitmen atas

keberjalanan olimpiade

Peserta harus terus menerus dihubungi sehingga

peserta tidak bingung apakah acara sudah,masih,

ataukah belum berjalan.


Butuh acara untuk mengakrabkan divisi tersebut

Lebih banyak membantu terhadap anggota subdivisi lain

Divisi Supporting Event

Koordinator Divisi Supporting Event: Caroline Febriyani GD’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Eksibisi Bridge

Penanggung

Jawab

Vani Novita Alviani (Teknik Geologi 2010)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan sebuah pelatihan bridge oleh atlet bridge kemudian

dilakukan pertandingan sederhana bridge antar

peserta. Kegiatan ini atas kerjasama dengan UAB (Unit

Aktivitas Bridge) ITB

Waktu Kamis, 22 November 2013


Tujuan memperkenalkan cabang olahraga bridge kepada

massa kampus.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Acara diisi oleh Parpar Priatna (Geologi Bridge

Bandung), dilakukan dengan pembukaan pada pukul

17.00 WIB, selanjutnya dilakukan pelatihan singkat

bermain mini bridge oleh Parpar Priatna. Penutupan

sekitar 18.30 WIB disertai penyerahan plakat kepada

Parpar Priatna dan UAB ITB. Tim logistik dan konsumsi

sudah mempersiapkan kebutuhan eksibisi sesuai

dengan koordinasi. Perijinan tempat dan MoU dengan

pengisi acara sudah dilakukan.

Evaluasi Pra Acara

a) Eksibisi bridge awalnya dirangkai sebagai

pertandingan bridge antar massa kampus serta

mengundag atlet bridge nasional Vera Damayanti

yang akan memberikan tips and tricks bermain

bridge bridge. Peserta terpilih akan bertanding

melawan Vera Damayanti. Vera Damayanti sudah

bersedia untuk hadir namun pada waktu yang

telah ditentukan berhalangan karena adanya

acara di waktu yang sama. Dua alternative yang

mucul : mengganti hari atau mengganti atlet,

kemudian diputuskan untuk mengganti atlet

dikarenakan pertimbangan waktu yang sudah fix

dan Vera menyetujui untuk mencarikan pengganti.

Akhirnya diperolehlah pengganti Vera yaitu Parpar

Supriatna.

b) Terdapat beberapa kali miskomuninaksi dengan

headsection bridge, oleh karena itu komunikasi

tentang eksibisi bridge baru intensif menuju waktu

pelaksanaan. Hal ini mempengaruhi format acara

yang akan dilakukan.

c) Kendala teknis terjadi pada kasubdiv yaitu

kehilangan alat komunikasi sehingga

menyebabkan sulitnya menyampaikan informasi

dan komunikasi ke dan dari Kadiv.

d) Kesibukan akademik dan organisasi sehingga

persiapan tidak matang, ide bermunculan secara

mendadak.

e) Publikasi acara kurang sekali, tidak ada koordinasi

dengan pihak publikasi. Pendaftaran dilakukan

secara online menyebabkan tidak semua massa

kampus mengetahui informasi kegiatan.

Acara

a) Acara seharusnya dimulai pukul 15.00 menurut

rundown namun telat hingga 45 menit.

b) Persiapan teknis untuk MC dilakukan sangat

mendadak, pemanggilan MC tepat beberapa jam

sebelum acara dimulai.

c) Tidak ada dokumentasi kegiatan, padahal

sebelumnya telah meminta bantuan tim

dokumentasi.

d) Peserta yang mengikuti acara tidak sesuai dengan

target, hal ini salah satunya yang menimbulkan

keterlambatan hingga 45 menit. Peserta terdaftar

secara online sebanyak 30 orang namun yang

hadir hanya belasan hingga pukul 15.00 akhirnya

ditunda sampai 45 menit dan diperoleh 24 orang

(sudah termasuk anggota UAB dan panitia).

e) Koordinasi kacau, karena keterlambatan acara.

Penyampaian materi oleh pengisi acara melebihi

waktu rundown, akhirnya pertandingan bridge

peserta dilakukan satu pool saja. Tidak ada

pertandingan antara peserta dengan pengisi

acara.

f) Kebanyakan dari peserta yang hadir tidak

mempunyai basic bermain bridge sehingga materi

yang diperkenalkan adalah mini bridge.

Rekomendasi

2. Nama Kegiatan Eksibisi Adu Panco

Penanggung

Jawab

Ressa (FTSL 2012)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Pertandingan adu panco antar massa kampus serta

mengundang binaragawan Ade Rai untuk mengisi

acara dan memberikan tips and trick mengenai

pertandingan adu panco.

Waktu Jumat, 25 Januari 2013.pk. 08.00 WIB s.d

selesai

Tempat Ruang 29 CC Barat ITB

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan

Evaluasi Pada awalnya eksibisi ini dilakukan agar bisa

memanfaatkan acara yang diselenggarakan oleh

divisi non pertandingan menghadirkan binaragawan

Ade Rai. Namun berbeda dari non pertandingan,

eksibisi mengemas acara dengan mengundang Ade

Rai untuk memberikan tips and trick mengenai

pertandingan adu panco. Kendala yang terjadi pada

saat mengundang atlet adalah cost yang dibutuhkan

untuk mengundang atlet sangat mahal. Oleh

karenanya diputuskan untuk memilih atlet lain, namun

akhirnya eksibisi adu panco gagal diselenggarakan di

olimpiade tahun ini.

Rekomendasi

3. Nama Kegiatan Eksibisi Softball

Penanggung

Jawab

Syarifa Aulia (Arsitektur 2011)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Memperkenalkan beberapa cabang olahraga Softball

ke massa kampus. Pertandingan softball antar

mahasiswa ITB, peserta dibagi per fakultas

Waktu Jumat-Minggu, 21-23 Januari 2012

12.30 – 14.30 (120 menit)

Tempat Lapangan UPI

Tujuan Mengenalkan mahasiswa ITB dengan olahraga softball

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Eksibisi softball dilakukan berkerjasama antara panitia

eksibisi olimpiade dengan US (Unit Softball) ITB.

Kerjasama yang dibangun sangat baik, dalam

penetuan format kegiatan juga sangat disukung penuh

oleh US ITB, mulai dari format pertandingan, teknis

kegiatan hingga mendatangi himpunan-himpunan

jurusan secara informal sebelum pelaksanaan. Hasilnya

setiap himpunan mendukung dan merespon baik.

Pembagian tim dilakukan melalui pembagian tim per

fakultas. Sebelum pelaksanaan pertandingan softball

antar mahasiswa ITB digelar dilakukan coaching clinic

setiap minggu menjelang pelaksanaan. Coaching clinic

bertempat di lapangan softball terdekat (lapangan

UPI) setiap jam 13.00 dilakukan 4 kali di setiap hari Sabtu

sebelum pelaksanaan eksibisi, dengan diikuti 3-4

fakultas per minggunya.

Evaluasi Pra acara

a) Kasubdiv tidak mengikuti keberjalanan pra acara

eksibisi softball.

b) Kegiatan coaching clinic sempat terkendala hujan

dan peserta kegiatan sedikit.

c) Koordinasi PJ Eksibisi Softball dengan Kasubdiv

Eksibisi kurang baik, karena kasubdiv kurang bisa

mengkoordinasikan.

Acara

a) Tidak dihadiri kasubdiv karena dalam

tanggungjawab LPJ di organisasi.

b) Pengeluaran biaya ditanggung sepenuhnya oleh

US, belum ada dari dana olimpiade.

Rekomendasi

4. Nama Kegiatan Seremonial Tenis meja dan billiard

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade tenis

meja dan billiard


Tempat Aula Timur

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Keseluruhan kegiatan lancar. Sehari sebelum

seremonial ada final billiard dan sudah dikasi tau ke

pemenang bahwa seremonialnya besok. Sehari

sebelum acara juga dilakukan gladi bersih di tempat

seremonial. Tapi hari H ngaret satu jam karena

pertandingan belum selesai. Medali perunggu kurang

untuk tenis meja nomor cabang ganda putra, ganda

putri, beregu. sdm lengkap: penggerek 6 orang,

operator 1 orang, pembawa baki 2 orang, 2 orang mc.

Kira-kira satu jam sebelum dilaksanakannya acara,

dilakukan briefing sdm, atlet, dan pengalung medali.

Keamanan sudah dibriefing individual sebelum acara.

Loading barang cepat karena sudah terpasang

sebelum pertandingan final. Namun ketika acara

berlangsung, penggerek lupa untuk menyingkir dari

area seremonial, ketika pengalungan medali billiard 8

ball pengalungan medali dilakukan sebelum penaikan

bendera (seharusnya penaikan bendera dulu).

Evaluasi Bendera kurang, masing2 himpunan hanya ada 1

bendera, ternyata HME menang juara 2 dan 3

nomor cabang tennis meja tunggal putri.

Untungnya dapat menghubungi produksi 4 jam

sebelum acara, jadi ketika acara dimulai bendera

sudah jadi.

Peletakan bendera juara 3 yang satu lagi (juara 3

ada 2 untuk tenis meja). karena tempat untuk

bendera juara 3 Cuma 1, akhirnya diletakkan

dibawah bendera juara 1.

Medali kurang, karena baru dapat kabar kalau

tidak ada perebutan juara 3 tenis meja semua

nomor cabang 4 jam sebelum acara. Untungnya

ada lebih medali perunggutunggal putra dan putri

serta 1 beregu. Jadi pemenang beregu hanya

dapat 2 masing2 juara (seharusnya 4).

Sdm baru komplit hari H. jadi banyak penggerek

yang belum gladi bersih.

Penggerek bajunya tidak seragam. Harusnya

disamakan

Pengalung medali tidak ikut dokumentasi,

seharusnya ikut.

Mentri olahraga tidak diundang untuk pengalungan

medali

Rekomendasi Bendera masing-masing himpunan dicetak 2

Tiga hari sebelum acara dipastikan ke

pertandingan mengenai pertandingan final

(jumlah pemenang dan jam serta tempat

pertandingan)

Sdm sudah dipastikan ada h-1 biar bisa gladi bersih

(gladi bersih diikuti oleh mc, penggerek, dan

pengalung medali)

Mengundang mentri olahraga 3 hari sebelum

seremonial

5. Nama Kegiatan Seremoni Renang

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade

renang


Tempat 19 Januari 2013

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Keseluruhan lancar. Tidak pakai penaikkan bendera.

Tidak ada gladi. Medali sudah ada dari pagi sebelum

pertandingan. Seremonial dilakukan tiap 3 nomor

cabang seharusnya, namun pada seremonial pertama

kelewatan jadi digabung 4 nomor cabang. Untuk

beberapa nomor cabang berikutnya juga ada yg

digabung karena HS lupa kasih tau wasit jadi

pertandingan terus lanjut. Nomor cabang terterakhir

ada jeda waktu lama jadinya seremonial 5 nomor

cabang sebelumnya digabung. dan yang terakhir

seremonial 1 nomor saja. Seremonial dari jam 9-4 sore.

Mc bergantian karena ada mc yg berhalangan pada

waktu2 tertentu. Pengalung medali juga bergantian

dengan alasan yang sama.

Evaluasi Sehari sebelum acara, logistik podium susah untuk

dimasukkan ke kolam renang tapi akhirnya bisa

masuk dari pitu masuk wanita.

Suara mc kurang terdengar karena di udara

terbuka. terdengarnya hanya seputaran sound

system.

Medali ada yg tertukar warna untuk 200 m bebas

putri (perunggu nomor di medalinya II dan di perak

nomor III), jadi pinjam medali bridge dulu ketika

seremonial.

Pengalung medali kurang banyak. karena acara

seharian jadi ada jam2 tertentu yg pengalung

medali ada urusan jadi agak kesulitan mencari

pengganti

2 nomor cabang renang tidak diumumkan

(diseremonialkan) hari itu juga karena ada kendala

di pertandingan

Seharusnya diadakan seremonial tenis tanggal

tanggal 15 tapi h-1 logistik tidak bisa masuk dan

akhirnya digabung dengan seremonial selanjutnya

yg bukan renang. namun sudah mengabari massa

himpunan, jadi ada sedikit protes2. Tapi ketika

dicek tanggal 13 perizinan untuk memasukkan alat

untuk seremonial tanggal 15 belum ada. jadi bikin

perizinan mendadak. selain itu juga tgl 14 baru

tahu kalau tidak ada perebutan juara 3 untuk

cabang tenis ini.

Seharusnya pukul setengah 7 diadakan seremonial

tenis dan bowling namun ternyata turun hujan dan

seremonial dibatalkan (awalnya nunggu hujan

dulu sampe jam setengah 8 tapi hujan tidak

berhenti-berhenti)

Rekomendasi Sound di posisikan di dekat daerah suporter dan

atlet

Medali harus sudah siap 2 hari sebelum seremonial

Cari pengalung medali cadangan yang dihubungi

sehari sebelum.

Untuk yang seremonialnya seharian, di plot2-in

pengalung ini untuk jam berapa2 aja.

Untuk tenis yang tertunda, pengukuran untuk

memasukkan logistik seremonial dilakukan 2 hari

sebelum final agar bisa dipastikan akan berlanjut

apa tidak acaranya.

Perizinan di cek seminggu sebelum.

Hubungi divisi pertandingan jauh-jauh hari (minimal

3 hari) untuk memastikan jadwal dan pemenang

Menyiapkan perizinan tempat di selasar cc barat

untuk antisipasi jika terjadi hujan

6. Nama Kegiatan Seremoni Tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang pertandingan

tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang

Waktu

Tempat

20 januari 2013

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan (TANYA RIFA UNTUK LEBIH LENGKAPNYA,

CATETANNYA DI RIFA)Tidak berjalan lancar.

Menggunakan 2 podium, jadi butuh 12 penggerek

bendera. Penggerek bendera belum komplit detik-

detik terakhir mau dimulai acara. Acara mulainya

ngaret 1 jam.

Sound sempat mati ketika lagu padamu negri

berkumandang. jadi beberapa panitia ada yg

melanjutkan dengan bernyanyi yg diikuti beberapa

massa himpunan.

Evaluasi Medali 100 m putra tertukar warnanya seperti

renang 200 m putri.

Rekomendasi

7. Nama Kegiatan Seremoni Basket

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan

Waktu

Tempat

Lapbas cc barat

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Mulai agak ngaret karena nunggu atlet dulu.

Keseluruhan lancar.

Tempat di belakang tiang bendera yang ada

undakannya digunakan sebagai podium karena

tidak memungkinkan menggunakan podium

seremonial yang biasa karena jumlah atlet banyak.

untuk basket putri, juara 3, 2 dan 1 dikalungkan

bersamaan. sementara putra juara 3 dulu dipanggil,

dinaikkan benderanya lalu di kalungkan medali,

turun podium lalu dilanjutkan juara 2 dan satu

dengan urutan yang sama

Evaluasi Sound kecil, posisinya kurang menjangkau luas

lapangan

Suara mc kekecilan

Perubahan rundown mendadak karena atlet putri

yang datang ternyata sedikit

Tiang bendera jatuh ketika akan pengalungan

medali putri

Karena kepanasan, medali agak meleh lallu nempel

satu dengan yang lain dan akhirnya terkelupas

sedikit2

Rekomendasi Check sound sehari sebelum pad jam yang sama

agar tau sejauh mana suaranya bisa terdengar.

Penggerek bendera di gladi sehari sebelum dengan

lagu padamu negri biar pas selesai lagu.

Tiang bendera diberi pemberat

Medali jangan dibiarkan di jemur


Jalur komunikasi antara bidang kreatif, acara, dan produksi sedikit

kurang berjalan dengan baik (ada beberapa miskom)

Sulitnya menyocokkan jadwal kuliah tiap panitia (sehingga panitia

yang mengikuti pawai sedikit)

Untuk rapat rutin bidang acara suda berjalan dengan baik

3. Rekomendas Umum Divisi

Komunikasi antar tiap-tiap divisi dan bidang agar dapat berjalan

lebih baik

Lebih mengajak anak-anak oprecnya agar lebih akrab dan turut

ikut serta dalam setiap keberjalanan acara Olimpiade VII KM ITB

Divisi Cerecoaching

Koordinator Divisi Cerecoaching: Evelyn Mirandha Sitorus AR’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Eksibisi Bridge

Penanggung

Jawab

Vani Novita Alviani (Teknik Geologi 2010)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan sebuah pelatihan bridge oleh atlet bridge kemudian

dilakukan pertandingan sederhana bridge antar

peserta. Kegiatan ini atas kerjasama dengan UAB (Unit

Aktivitas Bridge) ITB

Waktu Kamis, 22 November 2013


Tujuan memperkenalkan cabang olahraga bridge kepada

massa kampus.

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Acara diisi oleh Parpar Priatna (Geologi Bridge

Bandung), dilakukan dengan pembukaan pada pukul

17.00 WIB, selanjutnya dilakukan pelatihan singkat

bermain mini bridge oleh Parpar Priatna. Penutupan

sekitar 18.30 WIB disertai penyerahan plakat kepada

Parpar Priatna dan UAB ITB. Tim logistik dan konsumsi

sudah mempersiapkan kebutuhan eksibisi sesuai

dengan koordinasi. Perijinan tempat dan MoU dengan

pengisi acara sudah dilakukan.

Evaluasi Pra Acara

f) Eksibisi bridge awalnya dirangkai sebagai pertandingan

bridge antar massa kampus serta mengundag atlet

bridge nasional Vera Damayanti yang akan

memberikan tips and tricks bermain bridge bridge.

Peserta terpilih akan bertanding melawan Vera

Damayanti. Vera Damayanti sudah bersedia untuk

hadir namun pada waktu yang telah ditentukan

berhalangan karena adanya acara di waktu yang

sama. Dua alternative yang mucul : mengganti hari

atau mengganti atlet, kemudian diputuskan untuk

mengganti atlet dikarenakan pertimbangan waktu

yang sudah fix dan Vera menyetujui untuk mencarikan

pengganti. Akhirnya diperolehlah pengganti Vera yaitu

Parpar Supriatna.

g) Terdapat beberapa kali miskomuninaksi dengan

headsection bridge, oleh karena itu komunikasi tentang

eksibisi bridge baru intensif menuju waktu pelaksanaan.

Hal ini mempengaruhi format acara yang akan

dilakukan.

h) Kendala teknis terjadi pada kasubdiv yaitu kehilangan

alat komunikasi sehingga menyebabkan sulitnya

menyampaikan informasi dan komunikasi ke dan dari

Kadiv.

i) Kesibukan akademik dan organisasi sehingga persiapan

tidak matang, ide bermunculan secara mendadak.

j) Publikasi acara kurang sekali, tidak ada koordinasi

dengan pihak publikasi. Pendaftaran dilakukan secara

online menyebabkan tidak semua massa kampus

mengetahui informasi kegiatan.

Acara

g) Acara seharusnya dimulai pukul 15.00 menurut rundown

namun telat hingga 45 menit.

h) Persiapan teknis untuk MC dilakukan sangat mendadak,

pemanggilan MC tepat beberapa jam sebelum acara

dimulai.

i) Tidak ada dokumentasi kegiatan, padahal sebelumnya

telah meminta bantuan tim dokumentasi.

j) Peserta yang mengikuti acara tidak sesuai dengan

target, hal ini salah satunya yang menimbulkan

keterlambatan hingga 45 menit. Peserta terdaftar

secara online sebanyak 30 orang namun yang hadir

hanya belasan hingga pukul 15.00 akhirnya ditunda

sampai 45 menit dan diperoleh 24 orang (sudah

termasuk anggota UAB dan panitia).

k) Koordinasi kacau, karena keterlambatan acara.

Penyampaian materi oleh pengisi acara melebihi waktu

rundown, akhirnya pertandingan bridge peserta

dilakukan satu pool saja. Tidak ada pertandingan

antara peserta dengan pengisi acara.

l) Kebanyakan dari peserta yang hadir tidak mempunyai

basic bermain bridge sehingga materi yang

diperkenalkan adalah mini bridge.

Rekomendasi

2. Nama Kegiatan Eksibisi Adu Panco

Penanggung

Jawab

Ressa (FTSL 2012)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Pertandingan adu panco antar massa kampus serta

mengundang binaragawan Ade Rai untuk mengisi

acara dan memberikan tips and trick mengenai

pertandingan adu panco.

Waktu Jumat, 25 Januari 2013.pk. 08.00 WIB s.d

selesai

Tempat Ruang 29 CC Barat ITB

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan

Evaluasi Pada awalnya eksibisi ini dilakukan agar bisa

memanfaatkan acara yang diselenggarakan oleh divisi

non pertandingan menghadirkan binaragawan Ade

Rai. Namun berbeda dari non pertandingan, eksibisi

mengemas acara dengan mengundang Ade Rai untuk

memberikan tips and trick mengenai pertandingan

adu panco. Kendala yang terjadi pada saat

mengundang atlet adalah cost yang dibutuhkan untuk

mengundang atlet sangat mahal. Oleh karenanya

diputuskan untuk memilih atlet lain, namun akhirnya

eksibisi adu panco gagal diselenggarakan di olimpiade

tahun ini.

Rekomendasi

3 Nama Kegiatan Eksibisi Softball

Penanggung

Jawab

Syarifa Aulia (Arsitektur 2011)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Memperkenalkan beberapa cabang olahraga Softball

ke massa kampus. Pertandingan softball antar

mahasiswa ITB, peserta dibagi per fakultas

Waktu Jumat-Minggu, 21-23 Januari 2012

12.30 – 14.30 (120 menit)

Tempat Lapangan UPI

Tujuan Mengenalkan mahasiswa ITB dengan olahraga softball

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Eksibisi softball dilakukan berkerjasama antara panitia

eksibisi olimpiade dengan US (Unit Softball) ITB.

Kerjasama yang dibangun sangat baik, dalam

penetuan format kegiatan juga sangat disukung penuh

oleh US ITB, mulai dari format pertandingan, teknis

kegiatan hingga mendatangi himpunan-himpunan

jurusan secara informal sebelum pelaksanaan. Hasilnya

setiap himpunan mendukung dan merespon baik.

Pembagian tim dilakukan melalui pembagian tim per

fakultas. Sebelum pelaksanaan pertandingan softball

antar mahasiswa ITB digelar dilakukan coaching clinic

setiap minggu menjelang pelaksanaan. Coaching clinic

bertempat di lapangan softball terdekat (lapangan

UPI) setiap jam 13.00 dilakukan 4 kali di setiap hari Sabtu

sebelum pelaksanaan eksibisi, dengan diikuti 3-4

fakultas per minggunya.

Evaluasi Pra acara

d) Kasubdiv tidak mengikuti keberjalanan pra acara

eksibisi softball.

e) Kegiatan coaching clinic sempat terkendala hujan dan

peserta kegiatan sedikit.

f) Koordinasi PJ Eksibisi Softball dengan Kasubdiv Eksibisi

kurang baik, karena kasubdiv kurang bisa

mengkoordinasikan.

Acara

c) Tidak dihadiri kasubdiv karena dalam tanggungjawab

LPJ di organisasi.

d) Pengeluaran biaya ditanggung sepenuhnya oleh US,

belum ada dari dana olimpiade.

Rekomendasi

4. Nama Kegiatan Seremonial Tenis meja dan billiard

Penanggung

Jawab

Evelyn Mirandha

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade tenis

meja dan billiard


Tempat Aula Timur

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Keseluruhan kegiatan lancar. Sehari sebelum

seremonial ada final billiard dan sudah dikasi tau ke

pemenang bahwa seremonialnya besok. Sehari

sebelum acara juga dilakukan gladi bersih di tempat

seremonial. Tapi hari H ngaret satu jam karena

pertandingan belum selesai. Medali perunggu kurang

untuk tenis meja nomor cabang ganda putra, ganda

putri, beregu. sdm lengkap: penggerek 6 orang,

operator 1 orang, pembawa baki 2 orang, 2 orang mc.

Kira-kira satu jam sebelum dilaksanakannya acara,

dilakukan briefing sdm, atlet, dan pengalung medali.

Keamanan sudah dibriefing individual sebelum acara.

Loading barang cepat karena sudah terpasang

sebelum pertandingan final. Namun ketika acara

berlangsung, penggerek lupa untuk menyingkir dari

area seremonial, ketika pengalungan medali billiard 8

ball pengalungan medali dilakukan sebelum penaikan

bendera (seharusnya penaikan bendera dulu).

Evaluasi Bendera kurang, masing2 himpunan hanya ada 1

bendera, ternyata HME menang juara 2 dan 3 nomor

cabang tennis meja tunggal putri. Untungnya dapat

menghubungi produksi 4 jam sebelum acara, jadi ketika

acara dimulai bendera sudah jadi.

Peletakan bendera juara 3 yang satu lagi (juara 3 ada 2

untuk tenis meja). karena tempat untuk bendera juara 3

Cuma 1, akhirnya diletakkan dibawah bendera juara 1.

Medali kurang, karena baru dapat kabar kalau tidak

ada perebutan juara 3 tenis meja semua nomor

cabang 4 jam sebelum acara. Untungnya ada lebih

medali perunggutunggal putra dan putri serta 1

beregu. Jadi pemenang beregu hanya dapat 2

masing2 juara (seharusnya 4).

Sdm baru komplit hari H. jadi banyak penggerek yang

belum gladi bersih.

Penggerek bajunya tidak seragam. Harusnya

disamakan

Pengalung medali tidak ikut dokumentasi, seharusnya

ikut.

Mentri olahraga tidak diundang untuk pengalungan

medali

Rekomendasi Bendera masing-masing himpunan dicetak 2

Tiga hari sebelum acara dipastikan ke pertandingan

mengenai pertandingan final (jumlah pemenang dan

jam serta tempat pertandingan)

Sdm sudah dipastikan ada h-1 biar bisa gladi bersih

(gladi bersih diikuti oleh mc, penggerek, dan pengalung

medali)

Mengundang mentri olahraga 3 hari sebelum

seremonial

5. Nama Kegiatan Seremoni Renang

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade

renang


Tempat 19 Januari 2013

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Keseluruhan lancar. Tidak pakai penaikkan bendera.

Tidak ada gladi. Medali sudah ada dari pagi sebelum

pertandingan. Seremonial dilakukan tiap 3 nomor

cabang seharusnya, namun pada seremonial pertama

kelewatan jadi digabung 4 nomor cabang. Untuk

beberapa nomor cabang berikutnya juga ada yg

digabung karena HS lupa kasih tau wasit jadi

pertandingan terus lanjut. Nomor cabang terterakhir

ada jeda waktu lama jadinya seremonial 5 nomor

cabang sebelumnya digabung. dan yang terakhir

seremonial 1 nomor saja. Seremonial dari jam 9-4 sore.

Mc bergantian karena ada mc yg berhalangan pada

waktu2 tertentu. Pengalung medali juga bergantian

dengan alasan yang sama.

Evaluasi Sehari sebelum acara, logistik podium susah untuk

dimasukkan ke kolam renang tapi akhirnya bisa masuk

dari pitu masuk wanita.

Suara mc kurang terdengar karena di udara terbuka.

terdengarnya hanya seputaran sound system.

Medali ada yg tertukar warna untuk 200 m bebas putri

(perunggu nomor di medalinya II dan di perak nomor

III), jadi pinjam medali bridge dulu ketika seremonial.

Pengalung medali kurang banyak. karena acara

seharian jadi ada jam2 tertentu yg pengalung medali

ada urusan jadi agak kesulitan mencari pengganti

2 nomor cabang renang tidak diumumkan

(diseremonialkan) hari itu juga karena ada kendala di

pertandingan

Seharusnya diadakan seremonial tenis tanggal tanggal

15 tapi h-1 logistik tidak bisa masuk dan akhirnya

digabung dengan seremonial selanjutnya yg bukan

renang. namun sudah mengabari massa himpunan,

jadi ada sedikit protes2. Tapi ketika dicek tanggal 13

perizinan untuk memasukkan alat untuk seremonial

tanggal 15 belum ada. jadi bikin perizinan mendadak.

selain itu juga tgl 14 baru tahu kalau tidak ada

perebutan juara 3 untuk cabang tenis ini.

Seharusnya pukul setengah 7 diadakan seremonial tenis

dan bowling namun ternyata turun hujan dan

seremonial dibatalkan (awalnya nunggu hujan dulu

sampe jam setengah 8 tapi hujan tidak berhenti-

berhenti)

Rekomendasi Sound di posisikan di dekat daerah suporter dan atlet

Medali harus sudah siap 2 hari sebelum seremonial

Cari pengalung medali cadangan yang dihubungi

sehari sebelum.

Untuk yang seremonialnya seharian, di plot2-in

pengalung ini untuk jam berapa2 aja.

Untuk tenis yang tertunda, pengukuran untuk

memasukkan logistik seremonial dilakukan 2 hari

sebelum final agar bisa dipastikan akan berlanjut apa

tidak acaranya.

Perizinan di cek seminggu sebelum.

Hubungi divisi pertandingan jauh-jauh hari (minimal 3

hari) untuk memastikan jadwal dan pemenang

Menyiapkan perizinan tempat di selasar cc barat untuk

antisipasi jika terjadi hujan

6. Nama Kegiatan Seremoni Tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Penyerahan medali kepada pemenang pertandingan

tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang

Waktu

Tempat

20 januari 2013

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan (TANYA RIFA UNTUK LEBIH LENGKAPNYA, CATETANNYA DI

RIFA)Tidak berjalan lancar. Menggunakan 2 podium,

jadi butuh 12 penggerek bendera. Penggerek bendera

belum komplit detik-detik terakhir mau dimulai acara.

Acara mulainya ngaret 1 jam.

Sound sempat mati ketika lagu padamu negri

berkumandang. jadi beberapa panitia ada yg

melanjutkan dengan bernyanyi yg diikuti beberapa

massa himpunan.

Evaluasi Medali 100 m putra tertukar warnanya seperti renang

200 m putri.

Rekomendasi

7. Nama Kegiatan Seremoni Basket

Penanggung

Jawab

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan

Waktu

Tempat

Lapbas cc barat

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Mulai agak ngaret karena nunggu atlet dulu.

Keseluruhan lancar.

Tempat di belakang tiang bendera yang ada

undakannya digunakan sebagai podium karena tidak

memungkinkan menggunakan podium seremonial

yang biasa karena jumlah atlet banyak. untuk basket

putri, juara 3, 2 dan 1 dikalungkan bersamaan.

sementara putra juara 3 dulu dipanggil, dinaikkan

benderanya lalu di kalungkan medali, turun podium lalu

dilanjutkan juara 2 dan satu dengan urutan yang sama

Evaluasi Sound kecil, posisinya kurang menjangkau luas

lapangan

Suara mc kekecilan

Perubahan rundown mendadak karena atlet putri yang

datang ternyata sedikit

Tiang bendera jatuh ketika akan pengalungan medali

putri

Karena kepanasan, medali agak meleh lallu nempel

satu dengan yang lain dan akhirnya terkelupas sedikit2

Rekomendasi Check sound sehari sebelum pad jam yang sama agar

tau sejauh mana suaranya bisa terdengar.

Penggerek bendera di gladi sehari sebelum dengan

lagu padamu negri biar pas selesai lagu.

Tiang bendera diberi pemberat

Medali jangan dibiarkan di jemur


Frekuensi kumpul divisi kurang

Banyak perubahan menjelang hari-H


Harus lebih sering rakor dengan panitia inti terutama logistik

G. BIDANG LAPANGAN

Kepala Bidang Lapangan: Nanda Anugrah FT’10

Koordinator Lapangan:

Bagas Irawandy Trihatmojo TA’10

Farkhan Gunarwan MRI’11

Afri Yudhawan GD’11

Grendilaxrama Santanuaji KL’11

Divisi Pertandingan

Koordinator Divisi Pertandingan : Difra Andria SI’10

Wakil Koor. Divisi Pertandingan : Feruz Kausar TM’10

Sekretaris I Divisi Lapangan : Ericka Rizky SF’10

Sekretaris II Divisi Lapangan : Puti Bungo Rina MRI’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Pertandingan

Penanggung

Jawab

Difra Andria

Landasan

Kegiatan

- Perlu adanya suatu bentuk kegiatan untuk

memfasilitasi peminat olahraga voli di ITB

- Perlunya pengembangan prestasi di bidang lain,

terutama olahraga, di samping prestasi akademis

- Pentingnya peningkatan prestasi olahraga voli

sehingga dapat menunjang perkembangan

perbolavolian di ITB

- Adanya keinginan untuk mempererat tali

persahabatan dan networking antar masyarakat

kampus ITB

- Perlunya usaha membina individu-individu yang

sehat, kuat, dan sportif sebagai modal membangun

bangsa di masa mendatang

- Perlunya suatu kegiatan yang bersifat

entertaint/refreshing untuk menghindari kejenuhan

akibat tekanan akademik di kampus

Deskripsi Kegiatan Pertandingan olahraga antar 28 Himpunan Mahasiswa

Jurusan di tiga belas cabang olahraga

Waktu 3 Januari 2013-9 Februari 2013

Tempat - Kampus Institut Teknologi Bandung

- SARAGA

- Queen Futsal

- Planet Dago

Tujuan - Membangun semangat sportivitas dalam setiap

pribadi mahasiswa untuk mencapai prestasi terbaik

- Membina, memfasilitasi, dan meningkatkan bakat

serta minat mahasiswa khususnya pada olahraga

bola voli ke dalam sebuah kegiatan kompetisi untuk

menunjang prestasi dan kualitas perbolavolian di ITB

- Melatih softskill mahasiswa dalam mengorganisir

suatu kegiatan

- Mempererat tali persaudaraan antar himpunan dan

antar mahasiswa di ITB

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Secara keseluruhan, pelaksanaan pertandingan cukup

lancar baik yang dilaksanakan di dalam atau di luar ITB.

Himpunan Mahasiswa Jurusan yang terdaftar mengikuti

pertandingan dengan baik dan sportif. Banyak

terdapat kendala selama proses pendaftaran dan

penentuan jadwal pertandingan.

Laporan Kerja per Cabang Pertandingan

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Pertandingan Atletik

Penanggung

Jawab

Jaka Fernando

Deskripsi Kegiatan Pertandingan atletik antar 28 himpunan dengan enam

nomor cabang yaitu Lari Sprint 100 m Putra, Lari Sprint

100 m Putri, Lompat Jauh Putra, Lompat Jauh Putri, Lari

Estafet 4x100 m Putra dan Lari Estafet 4x100 m Putri.

Waktu Kamis-Sabtu, 17-19 Januari 2013

Tempat Sarana Olahraga Ganesha

Parameter

Keberhasilan

Semua cabang (Lari Sprint Pa/Pi, Estafet Pa/Pi, serta

Lompat Jauh Pa/Pi) dapat terlaksana dengan baik

dan sportif.

Pelaksanaan Pertandingan atletik mengalami hambatan

dikarenakan hujan sehingga keadaan tidak

memungkinkan untuk melangsungkan pertandingan

dan waktu pertandingan diundur hingga hari

berikutnya.

Evaluasi - Penggunaan logistik dan tempat menjadi kurang

maksimal

- Pengadaaan logistik yang terlambat, sehingga

menghambat Unit untuk bergerak

- Kurangnya komunikasi antar elemen panitia di

lapangan

Rekomendasi - Percepat pengadaan logistik, paling tidak dua

minggu sebelum hari H sudah tersedia.

- Permudah birokrasi informasi di setiap elemen

panitia sehingga tidak menyulitkan panitia sendiri

2. Nama Kegiatan Pertandingan Basket

Penanggung

Jawab

Restaditya Harris (15010015)

Deskripsi Kegiatan Pertandingan basket putra antar 29 himpunan dan

pertandingan basket putri antar 26 himpunan yang

menggunakan sistem gugur. Dari pertandingan basket

ini akan terdapat juara 1, 2, dan 3 untuk putra dan

putri, beserta gelar MVP (Most Valuable Player) dari tim

juara 1.

Waktu Kamis, 3 Januari 2013 - Sabtu, 26 Januari

2013

Tempat Lapangan Basket Sasana Olahraga

Ganesha A dan C, Lapangan Basket

Campus Centre Barat ITB, serta Lapangan

Basket Stamford International School (SIS)

Parameter

Keberhasilan

Seluruh pertandingan basket harus telah selesai

dilaksanakan pada hari Sabtu, 26 Januari 2013.

Pelaksanaan Pertandingan basket putra dan putri berjumlah 55

pertandingan dan 1 pertandingan tambahan,

dengan rincian:

- Sebanyak 29 pertandingan basket putra dan 26

pertandingan basket putri.

- Sebanyak 48 pertandingan menggunakan wasit

dari UBG dan 7 pertandingan menggunakan

wasit dari PERBASI Kota Bandung.

- Sebanyak 22 pertandingan dilaksanakan di

Lapangan Basket Sasana Olahraga Ganesha A

dan C, 33 pertandingan dilaksanakan di

Lapangan Basket Campus Centre Barat, serta 1

pertandingan tambahan di Lapangan Basket

Stamford International School (SIS).

Pihak penyelenggara yaitu UBG, bertindak sebagai

wasit, petugas statistik, dan peran lainnya yang

dibutuhkan dalam pertandingan basket.

Setiap pertandingan basket memiliki dokumen-

dokumen pertandingan sebagai berikut:

- Lembar Daftar Susunan Pemain (DSP), yang

berisikan 12 nama pemain dari tim yang akan

bertanding pada saat itu (1 lembar untuk setiap

tim).

- Lembar Running Score, yang merupakan

catatan hasil 1 pertandingan secara

komprehensif (1 lembar untuk setiap

pertandingan).

- Lembar Statistik, yang berisikan data-data

statistik dari setiap pemain dalam 1 tim selama

pertandingan (1 lembar untuk setiap tim).

Pelaksaaan pertandingan basket sering

menghadapi hambatan karena terjadi hujan,

sehingga banyak pertandingan yang harus ditunda

dan menyebabkan pergantian jadwal.

Pergantian jadwal pertandingan juga sering

disebabkan oleh karena terdapat himpunan yang

berhalangan hadir pada jadwal semula,

diakibatkan oleh alasan akademik dan non-

akademik.

Evaluasi Jadwal yang sering berubah akibat berbagai

kendala sangat menyulitkan pihak penyelenggara

pertandingan (UBG) karena keterbatasan

sumberdaya manusia selama masa libur, sehingga

memiliki dampak lanjutan seperti terjadinya

keterlambatan waktu pertandingan akibat

ketidakhadiran pihak penyelenggara

pertandingan, khususnya di pagi hari.

Perubahan jadwal yang diajukan oleh himpunan

sering tidak mengikuti peraturan pertandingan

basket yang telah disampaikan pada saat

technical meeting (umumnya pelanggaran

mengenai pemberitahuan perubahan jadwal

minimum H-3 sebelum pertandingan).

Masih terdapat beberapa hal yang tidak diatur

atau kurang jelas artinya dalam peraturan

pertandingan basket, sehingga ketika terjadi

sesuatu yang tidak terdapat atau kurang jelas

dalam peraturan tersebut, keputusan dan

kebijaksanaan penyelenggara pertandingan

sangat dibutuhkan. Beberapa contoh hal yang

belum diatur atau kurang jelas adalah:

- Keputusan W.O untuk suatu tim akibat jumlah

anggota tim yang hadir kurang dari 5 orang

ketika sedang terjadi hujan atau waktu mulai

pertandingan ketika hujan telah selesai.

- Batas waktu untuk membatalkan suatu

pertandingan ketika sedang terjadi hujan.

- Jenis sanksi bagi tim atau pihak yang melakukan

keonaran hingga membuat pihak lainnya

cedera atau kejadian sejenisnya.

- Peraturan mengenai kostum tim putri yang

anggotanya menggunakan jilbab.

Berkaitan dengan logistik, terdapat beberapa hal

yang perlu perhatikan yaitu:

- Tanda pengenal atau identitas panitia sebaiknya

diberikan sebelum dimulainya pertandingan

basket (awal Januari) kepada pihak UBG

sekurang-kurangnya untuk 30 orang.

- Perlengkapan pertandingan seperti bola basket,

scoreboard, perlengkapan medik, slubber, dan

lainnya masih banyak yang merupakan milik UBG

sehingga menimbulkan kesulitan untuk

mengidentifikasi kepemilikan dari perlengkapan

tersebut setelah pertandingan basket berakhir.

- Ketersediaan perlengkapan medik masih terasa

kurang, khususnya obat-obatan untuk pereda

kram atau nyeri otot seperti Counterpain dan

Ethyl Chloride.

Rekomendasi Perubahan jadwal yang terjadi sebaiknya

dipusatkan pada 1 hari khusus, sehingga

pertandingan basket tidak diselenggarakan hampir

setiap hari dan mengurangi resiko kekurangan

sumberdaya manusia dari pihak penyelenggara

pertandingan basket.

Mekanisme perubahan jadwal pertandingan

karena alasan akademik dan non-akademik oleh

himpunan perlu lebih diperketat, dan harus sesuai

dengan peraturan pertandingan basket yang

berlaku.

Untuk Olimpiade KM-ITB pada tahun-tahun

berikutnya, perlu dilakukan revisi dari isi peraturan

pertandingan basket dengan mengacu kepada

hasil-hasil evaluasi dan kekurangan yang telah

diketahui dari Olimpiade VII KM-ITB ini.

Kebutuhan akan perlengkapan dan logistik lainnya

seperti tanda pengenal atau identitas panitia, dan

obat-obatan sebaiknya disediakan oleh panitia

Olimpiade KM-ITB, bukan oleh panitia

penyelenggara pertandingan basket (dalam hal ini

adalah UBG).

3. Nama Kegiatan Pertandingan Billiard

Penanggung

Jawab

Edwin Maesaro Rahman

Deskripsi Kegiatan Pertandingan billiard antar 28 himpunan dengan dua

nomor cabang yaitu 8 ball dan 9 ball

Waktu Senin-Rabu, 7-9 Januari 2013

Tempat The Shooters Pool and Lounge, Planet

Dago

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Pada hari pelaksanaannya, terdapat permasalahan

mengenai wasit. Pada beberapa pertandingan, wasit

salah mengambil keputusan. Pada pertandingan hari

pertama, masih banyak pemain yang tidak datang

pada waktu pertandingan dan ada juga pemain yang

salah venue, sehingga pertandingannya dinyatakan

WO. Pada hari pertama juga, diadakan coaching

clinic oleh Irsal Nasution. Dimana animo penonton

tidak hanya dari mahasiswa ITB saja, namun juga dari

pelanggan Shooters lainnya.

Evaluasi Selama pertandingan berlangsung, masih banyak

penonton yang memasuki daerah steril

pertandingan.

Pada beberapa pertandingan, tidak adanya

anggota komisi disiplin yang berada di venue

pertandingan.

Pada hari kedua pertandingan, ada pemain yang

tidak puas terhadap keputusan yang diberikan oleh

wasit pada set satu yang kemudian meminta

pertandingan set tersebut diulang dari awal

dengan skor 0-0 disertai juga dengan penggantian

wasit. Karena lawan dari pemain tersebut setuju-

setuju saja terhadap penawaran dari pemain,

kemudian head section billiard dan kabid

lapangan juga menyetujui, akhirnya pertandingan

pun diulang dari awal dengan skor awal 0-0.

Pada hari kedua pula, terdapat pemain yang tidak

puas terhadap hasil akhir pertandingannya dan

melakukan protes setelah form pertandingan

ditandatangani kedua belah pihak, sehingga

protes tersebut diabaikan.

Pada hari pertama, dokumentasi terhadap

keberlangsungan pertandingan dirasa kurang.

Rekomendasi Sebaiknya di venue billiard ditempatkan beberapa

anggota keamanan untuk menjaga daerah

pertandingan steril dari penonton.

Diharapkan pula, selalu ada anggota komisi disiplin

selama pertandingan berlangsung.

Untuk pembagian SDM dari hasil open recruitment,

diharapkan sesuai dengan bidang yang dipilih,

sehingga anak oprec oprec tersebut lebih

mengetahui hal yang akan dia kerjakan dan juga

memiliki ketertarikan yang tinggi terhadap cabang

olahraga tersebut, yang dapat memperlancar

keberjalanan olimpiade.

4. Nama Kegiatan Pertandingan Bowling

Penanggung

Jawab

Nalla Krishna Tanaya

Deskripsi Kegiatan Pertandingan bowling antar 28 himpunan dengan tiga

kali permainan untuk menentukan pemenang


Tempat Dago Bowling Planet Dago

Parameter

Keberhasilan

Peserta mengikuti permainan, kemudian didapatkan

pemenang pertama kedua dan ketiga

Pelaksanaan Banyak mesin bowling yang rusak disana sehingga

banyak complain dari para peserta yang mengikuti

acara tersebut. Anak oprec tidak ada yang dtg

sehingga kegiatan berjalan sedikit tersendat

Evaluasi - Mencari tempat yang lebih baik

- Memastikan keinginan dari masing-masing anak

oprec

Rekomendasi Sebaiknya mengajak anak oprec yang benar-benar

berminat dengan cabang olahraga tersebut, sehingga

dapat bekerja maksimal

5. Nama Kegiatan Pertandingan Bridge

Penanggung

Jawab

Muhammad ihsan

Deskripsi Kegiatan Pertandingan patkawan bridge (tim) yang diikuti 15

himpunan dengan system swiss pada penyisihan dan

round robin pada partai final.

Waktu Sabtu-minggu, 19-20 Januari 2013

Tempat Cc barat ruang 23

Parameter

Keberhasilan

Pertandingan berjalan lancar serta didapatkannya

peserta finalis 4 besar

Pelaksanaan Pertandingan bridge berjalan sesuai teklap tanpa ada

hambatan

Evaluasi -

Rekomendasi -

6. Nama Kegiatan Pertandingan Bulutangkis

Penanggung

Jawab

Andi Hermansyah

Deskripsi Kegiatan Pertandingan bulutangkis antar 28 himpunan dengan 5

nomor perorangan, yaitu tunggal putra, tunggal putri,

ganda putra, ganda putri, ganda campuran dan 1

cabang beregu himpunan.

Waktu Senin (14/1) 08.00-18.00

Rabu (16/1) 08.00-18.00

Kamis (17/1) 08.00-18.00

Jumat (25/1) 18.00-21.00

Sabtu (26/1) 15.00-21.30

Minggu (27/1) 12.00-23.30

Tempat GOR PDAM

Parameter

Keberhasilan

Pertandingan berjalan lancar, Himpunan Mahasiswa

Jurusan bertanding dengan sportif serta

didapatkannya pemenang dari tiap nomor cabang

Pelaksanaan Peminjaman tempat mengalami kendala dari pihak

pemilik GOR sehingga jadwal menjadi sering berubah.

Pertandingan jadi mundur sangat jauh dari waktunya

saat pertandingan final.

Evaluasi - Ada atlet yang salah lihat jadwal dikarenakan ada

typo dalam penulisan jadwal

- Ada miskomunikasi di tabel saat ada atlet yang

tidak terdaftar sesuai cabangnya diizinkan untuk

bermain dan diketahui terlambat

- Saat technical meeting ada peraturan-peraturan

yang masih belum jelas

- Jadwal yang mundur menyebabkan pertandingan

selesai sangat malam

Rekomendasi - Komunikasi antara HS dengan divisi pertandingan

harusnya lebih ditingkatkan dari awal, agar tidak

banyak miskomunikasi.

HS tidak bekerja sendiri untuk mengurus cabangnya

- Pengecekan yang lebih baik baik dari HS maupun

divisi lainnya dalam penyampaian info jadwal

sehingga kesalahan-kesalahan kecil yang dapat

berakibat fatal tidak terjadi

- Sosialisasi peraturan kepada seluruh divisi yang

bertugas di lapangan dan di table saat hari-H

- Peraturan harus dibuat jauh lebih rinci, sampai ke

suporter dan seragam

- Pengalokasian waktu pertandingan perlu untuk

dikaji ulang saat pertandingan sudah mulai

memasuki babak quarter-final

7. Nama Kegiatan Pertandingan Catur

Penanggung

Jawab

Ahmad Muayyid

Deskripsi Kegiatan Pertandingan Catur antar 28 himpunan dengan tiga

nomor cabang yaitu Tunggal Putra, Tunggal Putri, dan

Beregu.

Waktu Senin-Kamis, 14-17 Januari 2013

Tempat Ruangan 26 CC Barat

Parameter

Keberhasilan




Pelaksanaan Secara umum pertandingan setiap harinya berjalan

dengan lancar dan tepat waktu. Terdapat sedikit

perubahan jadwal dari yang telah disepakati pada

saat TM, akantetapi perubahan jadwal ini disepakati

oleh semua pihak (tidak ada komplain).

Evaluasi - Untuk pertandingan yang dimulai pada jam 8 pagi

dan jam 1 setelah istirahat siang kadang-kadang

terlambat sampai 30 menit.

- Keamanan disekitar tempat pelaksanaan kegiatan

sangat minim. Sehingga banyak kejadian supporter

yang berisik dan agak mengganggu jalannya

pertandingan.

- Komitmen pemain yang telah terdaftar kurang

baik. Khususnya untuk tunggal putri, lebih dari

setengah pemain yang terdaftar tidak hadir,

sehingga banyak pertandingan yang berakhir

dengan W.O.

Rekomendasi Pertandingan diadakan selama masa perkuliahan aktif

tapi di hari libur (sabtu/minggu), sehingga komitmen

pemain bisa lebih baik dan pertandingan bisa berjalan

lancar dan menarik.

8. Nama Kegiatan Pertandingan Futsal

Penanggung

Jawab

Muhamad Yoga Wisambudhi

Deskripsi Kegiatan Pertandingan futsal antar 28 himpunan dengan 2

nomor cabang yaitu futsal putra dan futsal putri

Waktu 4 Januari-3 Februari 2013

Tempat Queen Futsal

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Secara umum pertandingan berjalan baik dan

terselesaikan dengan tepat waktu. Ada sedikit

hambatan pada SDM di beberapa hari tertentu

karena sudah mulai masuk kuliah. Pengaturan

pemindahan jadwal yang sering bermasalah. Venue

yang kurang mendukung ketika hujan turun. Koordinasi

terhadap UKM pendukung (PS ITB) berjalan sangat

baik.

Evaluasi Tiap divisi pendukung harap bertanggung jawab

pada jobdesc masing-masing tanpa alasan

apapun.

Peserta dan panitia harus konsisten pada peraturan

yang telah disepakati.

Rekomendasi Pengaturan jadwal direkomendasikan untuk tidak

dipadatkan seharian penuh namun dapat

dilaksanakan seperti pada Olimpiade 2013 sehingga

panitia tidak mengalami kelelahan dan dapat

menghindari penumpukan penonton yang berpotensi

memancing “gesekan” antar supporter.

9. Nama Kegiatan Pertandingan Renang

Penanggung

Jawab

M. Reza Noviardi

Deskripsi Kegiatan Pertandingan renang antar 27 himpunan dengan 21

nomor cabang yaitu Gaya bebas 200m Putra, Gaya

bebas 200m Putri, Gaya bebas 100m Putra, Gaya

bebas 100m Putri, Gaya bebas 50m Putra , Gaya

bebas 50m Putri, Gaya kupu 100m Putra, Gaya kupu

100m Putri, Gaya kupu 50m Putra, Gaya kupu 50m

Putri, Gaya dada 100m Putra, Gaya dada 100m Putri,

Gaya dada 50m Putra, Gaya dada 50m Putri, Gaya

punggung 100m Putra, Gaya punggung 100m Putri,

Gaya punggung 50m Putra, Gaya punggung 50m

Putri, Gaya ganti perorangan 200m Putra, Estafet gaya

bebas 4x50m campuran, Estafet gaya ganti 4x50m

campuran

Waktu Sabtu, 19 Januari 2013

Tempat Kolam Renang Sarana Olahraga

Ganesha

Parameter

Keberhasilan




Pelaksanaan Pertandingan renang sempat meleset dari perkiraan

rundown yang sudah dibuat dan dilaksanakan lebih

cepat daripada rundown serta ada nomor cabang

yang dimajukan waktunya, sehingga pelaksanaannya

selesai lebih cepat

Evaluasi - Sempat terjadi miskoordinasi dengan divisi logistik

mengenai jumlah tali lintasan

- Protes tidak dilakukan pada tempatnya. Banyak

yang protes kepada panitia lapangan lain seperti

kepada chief juri pembalikan, timer serta admin.

Seharusnya segala protes diajukan kepada referee.

Hal ini disebabkan karena kurang dijelaskannya

mekanisme protes pada saat Technical Meeting

- Sound system kurang menjangkau seluruh area

kolam, sehingga ada beberapa himpunan yang

tidak mendengar informasi

- Terdapat perbedaan waktu istirahat antara yang

diinformasikan saat technical meeting dengan

yang tercantum di buku acara. Pada saat

technical meeting, disampaikan bahwa waktu

istirahat dimulai jam 12. Sedangkan waktu istirahat

yang tercantum pada buku acara adalah jam 11.

Hal ini disebabkan karena kurang dicrosschecknya

konten buku acara secara detail

- Pembagian buku acara kepada himpunan

dilakukan pada saat hari-h dikarenakan isi buku

acara yang baru selesai pada saat malam sebelum

hari-h

- Pada saat hari-h, banyak atlet himpunan yang

tidak mengikuti alur dan jalur masuk untuk start di

daerah pengaturan peserta.

- Banyak atlet himpunan yang terlambat memasuki

area pengaturan peserta. Seharusnya atlet harus

sudah siap di area pengaturan peserta 3 seri

sebelum seri saat atlet itu bertanding dilaksanakan.

- Stopwatch baru dibagikan kepada timer pada saat

acara akan dilaksanakan

- Pada saat lomba berlangsung, ada atlet yang

sedang berlomba yang menanyakan masalah

diskualifikasi kepada juri pembalikan di tengah

perlombaan dan juri pembalikan menjawabnya.

Seharusnya atlet tidak boleh menanyakan hasil

perlombaan maupun diskualifikasi kepada juri lain

selain referee, dan juri-juri lain dilarang

memberitahukan hasil perlombaan dan

diskualifikasi kepada atlet. Masalah hasil dan

diskualifikasi merupakan keputusan dari referee

- Ada nomor acara yang dimajukan waktunya

menjadi sebelum istirahat. Namun ada himpunan

yang tidak mendengar pengumuman perubahan

waktu nomor acara tersebut

- Jumlah serta ukuran tenda tidak memadai

- Posisi admin berada di tempat penitipan barang

sehingga berada di satu daerah dengan

penonton, sehingga daerah admin menjadi berisik

dan hal tersebut mengurangi fokus dan kinerja

admin

- Loading barang logistik seperti tali lintasan, tenda

dan sound system baru selesai jam 10 malam dan

tidak berkoordinasi dengan pihak penjaga kolam,

sehingga mengakibatkan para penjaga kolam

harus bekerja di luar jam kerja mereka

Rekomendasi - Dipastikan dari jauh-jauh hari berapa jumlah tali

lintasan yang seharusnya akan dipakai

- Diperjelas lagi bagaimana mekanisme protes yang

seharusnya pada saat Technical Meeting. Sediakan

meja khusus untuk menampung protes bila perlu

- Sound system seharusnya menjangkau hampir

seluruh area kolam, dan minimal dipasang di 4 titik

di bagian penjuru kolam

- Perlu diadakan crosscheck secara detail mengenai

konten buku acara. Sebenarnya perkiraan jadwal

setiap nomor acara tidak perlu dicantumkan di

buku acara, karena waktu lomba renang itu

tentatif dan tidak pasti. Tujuannnya adalah untuk

mengantisipasi dan menghindari adanya massa

himpunan yang terlalu berpegang pada perkiraan

jadwal tersebut

- Seharusnya buku acara sudah dibagikan sebelum

hari-h untuk memberikan bayangan kepada massa

himpunan tentang urutan nomor acara dan seri

lomba, serta untuk memberikan waktu pada timer

untuk menuliskan nama atlet di form timer untuk

efisiensi waktu

- Pada saat Technical Meeting dipertegas lagi alur

dan jalur masuk untuk start serta penjelasan

mengenai tata letak denah kolam lebih diperjelas

lagi. Kalau perlu, denah kolam serta alur dan jalur

masuk start ditempel di kolam atau dicantumkan di

buku acara

- Perlu disediakan megafon atau pengeras suara

sehingga petugas pengatur peserta dapat

memanggil atlet agar atlet tersebut segera

memasuki area pengaturan peserta

- Seharusnya barang-barang logistik yang penting

dan vital seperti stopwatch, printer, form timer dan

form diskualifikasi sudah ada di sekre sehari sebelum

acara

- Memperjelas peraturan bahwa bertanya dan

protes mengenai hasil perlombaan hanya kepada

referee pada saat Technical Meeting. Selain itu, TFT

serta briefing panitia lapangan juga harus

diperjelas, terutama masalah jobdesc dan

peraturan.

- Sound system harus menjangkau seluruh area

kolam. Selain itu, pengumuman mengenai

perubahan waktu nomor acara bisa juga

diberitahukan lewat SMS atau telepon kepada

official masing-masing himpunan lewat LO, dan

pengumuman tersebut tidak boleh diberitahukan

secara mendadak

- Perlu diadakan survey kolam mengenai ukuran

kolam

- Seharusnya posisi admin berada di seberang posisi

penonton sehingga tidak terganggu penonton

- Perlu diadakan koordinasi mengenai loading

barang logistik berat dengan pihak penjaga kolam

setidaknya seminggu sebelum acara. Selain itu,

barang logistik seperti tenda dan tali lintasan

sebaiknya sudah sampai di kolam dari sore harinya,

sehingga loading barang tidak perlu berlangsung

sampai larut malam

10. Nama Kegiatan Pertandingan Sepak Bola

Penanggung

Jawab

Hafidz WIbisono

Deskripsi Kegiatan Pertandingan sepak bola antar himpunan dalam

Institut teknologi Bandung. Pertandingan dilakukan

dengan sistem gugur yang melibatkan 28 dari 29

himpunan di Institut Teknologi Bandung

Waktu Kamis, 3 Januari 2013

Senin, 7 Januari 2013

Rabu, 9 Januari 2013

Kamis, 10 Januari 2013



Selasa, 28 Januari 2013

Senin, 5 Februari 2013

Sabtu, 9 Februari 2013

Tempat Sarana Olahraga Ganesha

Tujuan - Mempererat persaudaraan antar himpunan melalui

media sepak bola

- Memfasilitasi masa kampus untuk menyalurkan

minat dalam olah raga khususnya sepak bola

Parameter

Keberhasilan

Semua pertandingan berjalan dengan baik

Pelaksanaan Pertandingan berjalan dengan lancar meskipun ada

beberapa kendala kecil yang tidak terlalu

mengganggu jalannya acara. Walaupun begitu

kendala tersebut harus dievaluasi

Evaluasi - Kurangnya SDM saat pertandingan dan saat

persiapan menjelang pertandingan

- Kerap kali terjadi panitia yang lintas jobdesc

dikarenakan kurangnya SDM

- Kurangnya alat yang memadai dalam mengapuri

lapangan sepak bola saraga

- Kurangnya pengawasan dalam menjaga logistik

pertandingan sepak bola yang menyebabkan bola

hilang dua buah

- Panitia yang berjaga di table kurang berkordinasi

dengan wasit sehingga terjadi kesalahan mencatat

kartu kuning

- Penonton kerap kali terlalu dekat dengan garis

lapangan

- Logistik yang disediakan beberapa kali tidak bisa

digunakan untuk menunjang pertandingan

- Terjadi keterlambatan dalam pembayaran wasit

sehingga HS yang bersangkutan harus

meminjamkan uangnya untuk membayar wasit

- Kerap kali medik kurang sigap dan kurang mengerti

tentang cedera yang dialami pemain

Rekomendasi - Perlunya sistem oprec yang bersifat mengikat bagi

para panitia

- Perlu adanya penanggungj jawab logistik di tiap

cabang yang bertugas mengawasi ketersediaan

blogistik untuk pertandingan

- Penanggung jawab logistik harus orang yang

mengerti tentang cabang yang ditangani agar

tidak salah menyediakan barang sehingga

membuang percuma uang yang disediakan

- Keamanan harus lebih tegas terhadap penonton

yang hadir di lapangan

- Setiap selesai pertandingan panitia yang bertugas

di table harus menyocokkan hasil pertandingan

dengan wasit

- Uang untuk pembayaran wasit atau biaya tak

terduga lainnya harus selalu standby agar bisa

digunakan untuk hal yang bersifat mendadak

- Pelatihan medik seharusnya disesuaikan dengan

cabang yang ditangani dengan memperkirakan

kemungkinan-kemungkinan cedera yang akan

terjadi pada pemain

11. Nama Kegiatan Pertandingan Tenis

Penanggung

Jawab

Muhammad Shiddiq Sumitro

Deskripsi Kegiatan Pertandingan tenis antar 28 himpunan dengan nomor

cabang tunggal putra, tunggal putri, ganda putra,

ganda putri dan ganda campuran.

Waktu Kamis, 3 Januari 2013

Jumat, 4 Januari 2013



Kamis, 10 Januari 2013


Selasa, 15 Januari 2013

Tempat Lapangan Tenis SARAGA

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Pertandingan secara keseluruhan berjalan lancar.

Pertandingan tidak terganggu dengan adanya hujan

atau pemunduran jadwal. Wasit, UT dan panitia dapat

bekerja sama dengan cukup baik.

Evaluasi Logistik sering datang terlambat sehingga

menghambat jalannya pertandingan

Adanya kesalahan pada saat screening sehingga

dapat meloloskan pemain yang bermain lebih dari

dua nomor cabang

Kurangnya jumlah SDM baik yang berasal dari

oprec panitia ataupun massa UT, sehingga

merekrut panitia dari divisi selain divisi pertandingan

Beberapa pertandingan ada yang terlambat

dikarenakan peserta terlambat hadir

Rekomendasi Logistik datang lebih cepat dan standby maksimal

15 menit sebelum jalannya pertandingan

Panitia lebih teliti dalam melakukan screening dan

saat meloloskan berkas pendaftaran dari himpunan

sehingga kesalahan dalam keikutsertaan atlet

dapat dihindari

Panitia oprec harus lebih dirangkul agar merasa

terikat dan bertanggung jawab untuk hadir saat

hari H pertandingan

Panitia humas lebih sering mengingatkan peserta

dari himpunan untuk hadir tepat waktu untuk

melakukan screening dan panitia pertandingan

harus lebih tegas dalam menetapkan waktu WO

12. Nama Kegiatan Pertandingan Tenis Meja

Penanggung

Jawab

Hafid Sidqi Nur Muzwar

Deskripsi Kegiatan Pertandingan tenis meja antar 28 himpunan dengan

nomor cabang pertandingan tunggal putra, tunggal

putri dan beregu.

Waktu Selasa-Kamis, 8-10 Januari 2013

Tempat Aula Timur ITB

Parameter

Keberhasilan

-

Pelaksanaan Pada hari pertama (Selasa, 8-jan-2013) terjadi

keterlambatan dibukanya venue sehingga

persiapan tempat menjadi terlambat dan waktu

mulainya pertandingan juga terlambat. Namun

setelah waktu istirahat, pertandingan selanjutnya

berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal.

Pada hari pertandingan terakhir terjadi

keterlambatan waktu dari jadwal, yang diakibatkan

oleh pertandingan final beregu berlangsung diluar

rencana yaitu selama 2 jam.

Evaluasi Medik kurang sigap dan siap

Pada pagi hari pertama belum terpenuhinya logistik

pertandingan (net).

Dibutuhkannya komitmen untuk tepat waktu bagi

setiap panitia.

Kesalahan pembacaan nama pemenang pada

ceremony pemberian medali

Rekomendasi Sebaiknya memastikan terlebih dahulu perwakilan

dari tim atau pemenang yang akan naik ke podium

sehingga tidak terjadi kesalahan pembacaan pada

ceremony.

Venue agar dipastikan waktu bukanya tanpa

keterlambatan dan sediakan waktu yang cukup

untuk persiapan venue.

13. Nama Kegiatan Pertandingan Voli

Penanggung

Jawab

Thomas Dikas Wibiyanto, Abdul Ra’uf

Deskripsi Kegiatan Pertandingan Voli antar himpunan. 28 himpunan

mengirimkan tim putra, dan 25 himpunan mengirimkan

tim putri

Waktu Tanggal 3 Januari – 9 Februari 2013

Tempat Lapangan CC Barat, Kosambi

Parameter

Keberhasilan

- Adanya semangat sportivitas dalam setiap pribadi

mahasiswa untuk mencapai prestasi terbaik

- Semakin eratnya tali persaudaraan antar himpunan

dan antar mahasiswa di ITB

Pelaksanaan - Pertandingan banyak yang terhambat karena

hujan sehingga harus mencari jadwal pengganti.

- Jadwal Final diundur karena terhalang acara

himpunan

Evaluasi - Kurangnya SDM

- Sulit mencari tempat pengganti seandainya terjadi

hujan

Rekomendasi - Sejak awal pertandingan dilaksanakan di Indoor

- Semua pertandingan dilakukan di pagi hari apabila

tidak bisa menyewa lapangan Indoor


Pendaftaran diundur dikarenakan belum adanya kesepakatan

antara panitia dan Himpunan Mahasiswa Jurusan mengenai

biaya pendaftaran. Sehingga hari pendaftaran diundur hingga

satu minggu

Setengah dari jumlah total Himpunan Mahasiswa Jurusan

terlambat mengumpulkan berkas pendaftaran hingga

melewati hari terakhir pendaftaran. Serta terdapat tiga

Himpunan Mahasiswa Jurusan yang mendaftar setelah

pendaftaran ditutup sehingga dibuat kesepakatan tambahan

Tidak semua Himpunan Mahasiswa Jurusan mengikuti Technical

Meeting tiap cabang olahraga pertandingan sehingga

terdapat beberapa miskomunikasi saat hari H pertandingan

Jumlah panitia dari divisi pertandingan sangat sedikit sehingga

perlu meminta bantuan SDM dari divisi lain

Sulitnya mencari jadwal pengganti pertandingan karena sulit

menemukan kesepakatan dan waktu kosong antar Himpunan

Mahasiswa Jurusan


Tiap Himpunan Mahasiswa Jurusan diwajibkan untuk mengikuti

Technical Meeting dan diberikan konsekuensi apabila tidak,

untuk mencegah terjadinya miskomunikasi saat hari H

pertandingan

Sering mengadakan kumpul bersama dan meminta jadwal

liburan tiap anggota divisi pertandingan untuk menetapkan

waktu kerja per orangnya agar dapat membagi tugas dan

tidak kekurangan orang

Lebih ditekannya SOP Pergantian Jadwal kepada seluruh

Himpunan Mahasiswa Jurusan agar tidak ada permintaan

pergantian jadwal yang mendadak serta memberikan waktu

lebih kepada panitia dan himpunan lawan untuk berunding

menetapkan jadwal pengganti

Divisi Data Pertandingan

Koordinator Divisi Data Pertandingan : Edwin Raissa V.W. EL’10

Wakil Koor. Divisi Non-Pertandingan :

Sekretaris :

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Cabang Voli

Penanggung

Jawab

Ibrahim Abdurrahman (Teknik Industri 2010)

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan - Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan

bertanding, form data pertandingan, dan form

daftar susunan pemain.

- Bekerjasama dengan Divisi Komdis dalam hal

screening pemain.

- Mengisi form data pertandingan.

- Merekap hasil pertandingan voli setiap harinya.

Waktu 3 Januari 2013 – 13 Januari 2013

Tempat Lapangan Voli CC Barat

Tujuan

Parameter

Keberhasilan

- Setiap pertandingan memiliki form data

pertandingan yang dapat

dipertanggungjawabkan hasilnya.

- Semua data pertandingan cabang voli dapat

terekap setiap harinya.

Pelaksanaan Semua form data pertandingan terisi dan diarsipkan

dengan baik.

Evaluasi - Kertas posisi tidak tersedia pada awal

keberjalanan olimpiade karena head section

cabang voli tidak meminta.

- Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar

dalam data atlet yang dipegang panitia sejak

awal sehingga mengakibatkan beberapa

himpunan WO.

- Pada awal pelaksanaan Olimpiade, tidak ada

jadwal, bagan, maupun peraturan

pertandingan voli yang tersedia di table

sehingga PIC (person in charge) table kesulitan

menjawab pertanyaan-pertanyaan himpunan

mengenai hal tersebut.

- Pada awal pelaksanaan Olimpiade, SDM dari

Divisi Komdis sangat kurang yang

mengakibatkan sulitnya penindaklanjutan

mengenai pelanggaran pendaftaran peserta.

- Pergantian jadwal di luar kampus cukup

memberatkan Divisi Data Pertandingan

dikarenakan kekurangan SDM untuk meng-

cover semua venue saat terdapat lebih dari 3

venue dalam satu hari.

Rekomendasi - Koordinasi dengan HS voli perlu dilakukan jauh-

jauh hari sebelum pertandingan dimulai.

- Paling tidak sejak awal sebelum pertandingan

cabang voli dimulai, hal-hal seperti bagan,

jadwal, dan peraturan voli telah dipersiapkan

oleh Divisi Pertandingan sehingga saat hari H

bisa digunakan sebagai acuan. Lebih baik lagi

jika di venue cabang voli terdapat minimal satu

anak Divisi Pertandingan yang mengerti

mengenai hal-hal tersebut di atas.

- Harus ada minimal satu orang dari Divisi Komdis

untuk menangani pelanggaran dalam cabang

petandingan voli.

- Pergantian jadwal di luar kampus harap

dikoordinasikan terlebih dahulu kepada Divisi

Data Petandingan minimal satu hari sebelum

jadwal pengganti.

2. Nama Cabang Sepak Bola

Penanggung

Jawab

Fadiel Evan Marastio (Teknik Perminyakan 2010)

Landasan

Kegiatan





screening pemain.

- Mengisi form data pertandingan.



Tempat Lapangan Sepak Bola Saraga

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang sepak bola

dapat terekap setiap harinya.


dengan baik.

Evaluasi - Kertas pergantian pemain tidak tersedia pada

awal keberjalanan olimpiade karena head

section cabang sepak bola tidak meminta.

- Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar


awal sehingga mengakibatkan pemain yang

bersangkutan dilarang main tetapi himpunan

yang bersangkutan tetap bermain.



pertandingan sepak bola yang tersedia di table





Divisi Komdis sangat kurang yang

mengakibatkan sulitnya penindaklanjutan

mengenai pelanggaran pendaftaran peserta.

- Wasit terlalu terburu-buru memulai pertandingan

sehingga proses screening belum selesai

dilakukan tetapi pertandingan sudah dimulai.

- Terjadi kesalahan pengisian data pada form

data pertandingan namun sudah

ditandatangani oleh kapten tim yang

bersangkutan.

- Tidak terdapat kejelasan penagihan denda

akibat kartu kuning maupun kartu merah

sehingga denda tidak ditagih pada awal

keberjalanan olimpiade.

- Terlalu banyak orang yang berkumpul di depan

table sehingga menyulitkan panitia dalam

pendataan kartu-kartu maupun gol.

Rekomendasi - Koordinasi dengan HS sepak bola perlu

dilakukan jauh-jauh hari sebelum pertandingan

dimulai.


cabang sepak bola dimulai, hal-hal seperti

bagan, jadwal, dan peraturan sepak bola telah

dipersiapkan oleh Divisi Pertandingan sehingga

saat hari H bisa digunakan sebagai acuan. Lebih

baik lagi jika di venue cabang sepak bola

terdapat minimal satu anak Divisi Pertandingan

yang mengerti mengenai hal-hal tersebut di

atas.



petandingan sepak bola sehingga peraturan

dapat ditegakkan.

- Unit yang bersangkutan diharapkan

berkoordinasi dengan wasit mengenai jadwal

mulai pertandingan sehingga tidak terjadi

kejadian “pertandingan mulai tetapi screening

belum selesai”.

- PIC table harus memastikan setiap kapten tim

yang bertanding dan wasit pertandingan

memeriksa kembali berkas pertandingan yang

telah terisi pada saat itu agar tidak terjadi

kesalahan pendataan.

- Penagihan denda harap dilakukan sesaat

setelah pertandingan selesai oleh PIC table

dengan catatan KTM tim yang terkena kartu

dikembalikan setelah denda terbayar.

- Koorlap sebaiknya membantu mengondisikan

area depan table sepak bola agar clear dari

pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

3. Nama Cabang Basket

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


screening pemain.

- Merekap hasil pertandingan basket setiap

harinya.


Tempat Lapangan Basket CC Barat dan Saraga

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang basket



dengan baik.

Evaluasi - Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar


awal sehingga mengakibatkan pemain yang

bersangkutan dilarang main tetapi himpunan

yang bersangkutan tetap bermain.

- Pergantian jadwal di luar kampus cukup

memberatkan Divisi Data Pertandingan

dikarenakan jadwal yang dipilih terbentur

kegiatan merekap semua pertandingan hari itu.

Rekomendasi - Pergantian jadwal di luar kampus harap

dikoordinasikan terlebih dahulu kepada Divisi

Data Petandingan minimal satu hari sebelum

jadwal pengganti.

4. Nama Cabang Tenis

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan




- Screening pemain yang akan bertanding.



Tempat Lapangan Tenis Saraga

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang tenis dapat



dengan baik.

Evaluasi - Terdapat miskomunikasi antara pihak LO dan

himpunan yang bersangkutan mengenai jadwal

pergantian pertandingan diakibatkan cuaca

yang tidak bersahabat sehingga

mengakibatkan protes himpunan yang

bersangkutan kepada pihak panitia yang

berada di table.

- Terdapat miskomunikasi antara pihak panitia

dan himpunan yang bersangkutan mengenai

pendaftaran atlet sehingga ada atlet yang tidak

terdaftar dan juga ada atlet yang

pendaftarannya tidak sah tetapi baru diketahui

setelah pertandingan berjalan beberapa waktu.

- HS tenis beberapa kali mengalami

keterlambatan sehingga jadwal semula

mengalami kemunduran dan mengakibatkan

banyak himpunan yang protes.



pertandingan tenis yang tersedia di table





Divisi Komdis tidak ada yang mengakibatkan

sulitnya penindaklanjutan mengenai

pelanggaran pendaftaran peserta.

Rekomendasi - Pihak LO diharapkan lebih teliti dalam melihat

jadwal, terutama dalam hal jadwal pergantian

agar tidak terjadi lagi kesalahan seperti di atas.

- Pihak Divisi Pertandingan diharapkan lebih teliti

dalam hal pengecekan berkas atlet yang masuk

sehingga tidak terjadi lagi kejadian ada atlet

yang pendaftarannya tidak sah tetapi tetap

bertanding.

- HS seharusnya lebih disiplin lagi dalam hal

ketepatan waktu sehingga tidak ada pihak

yang dirugikan.


cabang sepak bola dimulai, hal-hal seperti

bagan, jadwal, dan peraturan tenis telah

dipersiapkan oleh Divisi Pertandingan sehingga

saat hari H bisa digunakan sebagai acuan. Lebih

baik lagi jika di venue cabang tenis terdapat

minimal satu anak Divisi Pertandingan yang

mengerti mengenai hal-hal tersebut di atas.



petandingan tenis sehingga peraturan dapat

ditegakkan.

5. Nama Cabang Futsal

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan





screening pemain.

- Merekap hasil pertandingan futsal setiap

harinya.


Tempat Lapangan Futsal Queen

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang futsal dapat



dengan baik.

Evaluasi - Pada awal keberjalanan Olimpiade, terdapat

ketidakcocokan form data pertandingan yang

digunakan dengan form data pertandingan

yang seharusnya.

Rekomendasi - Pencocokan form data pertandingan dengan

HS cabang futsal sebaiknya dilakukan jauh-jauh

hari sebelum pertandingan dimulai.

6. Nama Cabang Billiard

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding dan form data pertandingan.


screening pemain.



Tempat Shooter Planet Dago

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang billiard



dengan baik.

Evaluasi - Terdapat miskomunikasi antara pihak LO dan

himpunan yang bersangkutan mengenai

tempat pertandingan sehingga mengakibatkan

himpunan yang bersangkutan mengalami

keterlambatan dan bahkan tidak datang pada

saat pertandingan dan kemudian dianggap

WO.

Rekomendasi - Perbaiki ketelitian LO himpunan mengenai

jadwal dan tempat pertandingan agar tidak

terjadi kesalahan yang sama.

7. Nama Cabang Tenis Meja

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding dan form data pertandingan.

- Bekerjasama dengan Divisi Komdis dan Divisi

Humas dalam hal screening pemain.

- Merekap hasil pertandingan tenis meja setiap

harinya.


Tempat Aula Timur ITB

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang tenis meja



dengan baik.

Evaluasi - Jadwal sempat tidak teratur pada saat mulai

pertandingan di hari pertama dikarenakan net

yang tersedia tidak sesuai dengan jumlah meja

yang akan digunakan.

- Tidak ada jadwal maupun bagan yang ditempel

sehingga pemain dan himpunan menanyakan

seluruh jadwal pertandingan hari itu ke table.

- Pembagian tugas PIC di table kurang jelas

sehingga menyebabkan terjadi kesibukan di

table.

- Terjadi kesalahan pengisian data pada form

data pertandingan oleh wasit sehingga hampir

terjadi kesalahan dalam memutuskan

pemenang.

Rekomendasi - Harusnya pihak unit atau pihak yang

bertanggung jawab atas net lebih siap karena

net itu hal yang krusial.

- Sehari sebelum pertandingan diharapkan ada

salah satu divisi yang mencetak bagan

pertandingan tenis meja.

- Perbaiki koordinasi dengan pihak unit dalam hal

pembagian tugas sehingga panitia telah

mengetahui hal-hal apa saja yang harus

dilakukan di table.

- Pihak panitia melakukan pengecekan ulang

terhadap hasil pertandingan sebelum merekap

dan mempublikasikan hasil pertandingan hari

itu.

8. Nama Cabang Bulutangkis

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


- Merekap hasil pertandingan bulutangkis setiap

harinya.


Tempat Lapangan PDAM

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang bulutangkis



dengan baik.

Evaluasi - Ada pemain yang membawa kartu identitas

berupa fotocopy-an saat daftar ulang di table

sehingga sedikit dipermasalahkan oleh pihak

panitia yang bertugas di table.

- Ada miskomunikasi antara pihak himpunan

dengan LO mengenai jadwal pertandingan

yang diundur.

- Ada miskomunikasi antara pihak panitia yang

bertugas di table dengan LO mengenai

pergantian jadwal pertandingan sehingga

menyebabkan adanya dua himpunan yang

terkena WO.

Rekomendasi - Diingatkan kembali kepada semua LO

himpunan untuk mengabari masing-masing

himpunan agar membawa kartu identitas asli

untuk registrasi ulang dalam cabang

bulutangkis.

- Baik Divisi Pertandingan, LO, maupun panitia

yang bertugas di table agar saling

memeberitahukan satu sama lain apabila

terdapat perubahan jadwal sehingga tidak ada

pihak yang dirugikan.

9. Nama Cabang Catur

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


- Merekap hasil pertandingan catur setiap

harinya.


Tempat CC Barat Ruang 26

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang catur dapat



dengan baik.

Evaluasi - Banyak himpunan yang tidak tau untuk

mendaftar ulang terlebih dahulu sebelum

bertanding.

- Ada himpunan yang sudah terdaftar sebagai

peserta tetapi panitia tidak memiliki berkasnya.

Contoh kasus untuk himpunan HMFT dan

HIMATEK.

Rekomendasi - Panitia membuat penanda untuk tempat daftar

ulang cabang catur sehingga tidak ada lagi

massa himpunan yang kebingungan.

- Panitia lebih teliti lagi dalam pengecekan

berkas. Sebaiknya pengecekan berkas

dilakukan minimal H-1 pertandingan.

10. Nama Cabang Bowling

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


- Merekap hasil pertandingan bowling setiap

harinya.


Tempat Planet Dago

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang bowling



dengan baik.

Evaluasi Pertandingan berjalan dengan lancar.

Rekomendasi Tidak Ada

11. Nama Cabang Atletik

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


- Merekap hasil pertandingan atletik setiap

harinya.

Waktu 17 Januari , 18 Januari, dan 9 Februari

2013

Tempat Saraga

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang atletik



dengan baik.

Evaluasi - Adanya sedikit miskoordinasi dalam intern

panitia terkait pemindahan jadwal sehingga

menyebabkan ketidakhadiran anggota divisi

saat pertandingan.

Rekomendasi - Tingkatkan koordinasi antar panitia agar tidak

terulang kejadian yang sama.

12. Nama Cabang Bridge

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.


- Merekap hasil pertandingan bridge setiap

harinya.


Tempat CC Barat Ruang 26

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang bridge



dengan baik.

Evaluasi - Tidak ada keterangan yang jelas mengenai

himpunan yang tidak datang pada jadwal yang

telah ditentukan.

Rekomendasi - Divisi LO diharap menghubungi himpunan

mengenai kejelasan kehadiran.

13. Nama Cabang Renang

Penanggung

Jawab


Landasan

Kegiatan


bertanding.

- Merekap hasil pertandingan renang setiap

harinya.


Tempat Kolam Renang Saraga

Tujuan

Parameter

Keberhasilan




- Semua data pertandingan cabang renang



dengan baik.

Evaluasi - Ada pemindahan jadwal mendadak sehingga

terdapat himpunan yang tidak mengetahui hal

tersebut. Hal ini menyebabkan dilakukannya

pertandingan susulan secara mandiri meskipun

belum ada persetujuan dari himpunan lain yang

bertanding pada nomor itu.

Rekomendasi - Sebaiknya pemindahan jadwal diberitahukan

tidak mendadak kepada seluruh himpunan

yang bertanding agar tidak ada lagi himpunan

yang merasa dirugikan seperti ini.


SDM yang ada tergolong cukup setiap harinya karena

pembagian tugas baru dilakukan setiap pagi pada saat

briefing berlangsung.

SDM yang ada cukup fleksibel dan gigih juga menghibur dalam

setiap kesempatan yang ada.

Mereka semua patut mendapat apresiasi karena telah

meluangkan segala daya upaya yang ada demi

keberlangsungan Olimpiade VII KM ITB 2013.


Perjelas jobdesc yang berhubungan dengan divisi lain di

bawah bidang lapangan.

Pertahankan semangat dan prestasi yang telah diukir dalam

divisi ini.

Divisi Komisi Disiplin

Koordinator Divisi Komisi Disiplin: Stefanus Jagad G.P. TA’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Pembuatan Peraturan

Penanggung

Jawab

Muhammad Ikhwanto

Landasan

Kegiatan

-

Deskripsi Kegiatan menggunakan input-input dari berbagai pihak untuk

diproses menjadi Peraturan Umum dan

mensosialisasikannya ke kontingen-kontingen

Waktu

Tempat Kondisional

Tujuan Membuat Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB

Mensosialisasikan Peraturan Umum Olimpiade VII

KM-ITB kepada setiap kontingen (Manajer

Kontingen)

Parameter

Keberhasilan

1. Dibuatnya Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB

2. Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB diketahui

Manajer Kontingen

Pelaksanaan 1. Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB telah

dibuat (100%)

2. Manajer Kontingen mengetahui Peraturan Umum

Olimpiade VII KM-ITB (100%)

Evaluasi Forsil / technical meeting tidak dihadiri semua

perwakilan himpunan

Diadakan sosialisasi peraturan ke manajer

kontingen di setiap himpunan, namun ternyata

tidak semua manajer kontingen menyampaikan

peraturan tersebut secara utuh ke himpunannya

Sebagian anggota Komisi Disiplin datang tidak di

setiap pertemuan untuk membuat peraturan

sehingga pengetahuan tidak menyeluruh

Pemilihan / perekrutan anggota dilakukan

secara close recruitment, di mana Ketua Divisi

mengenal baik anggota yang dipilihnya.

Anggota adalah orang-orang berkualitas,

namun memegang peran di himpunan masing-

masing sehingga justru dalam keberjalanan

olimpiade sering tidak bisa hadir karena ada

urusan di himpunan.

Anggota termuda adalah angkatan 2011.

Rekomendasi Sosialisasi ke tiap himpunan tetap dijalankan,

namun disarankan lebih ditekankan lagi ke

setiap manajer kontingen untuk menyampaikan

peraturan ke himpunannya secara menyeluruh.

Perlu diadakan review kepada seluruh anggota

Komisi Disiplin setelah peraturan selesai dibuat

sehingga pengetahuan anggota lebih merata.

Perekrutan disarankan tetap close recruitment

ditambah dengan open recruitment. Yang

diutamakan adalah komitmen anggota.

Diharapkan sistem kaderisasi untuk olimpiade

selanjutnya bisa dijalankan oleh anggota

termuda.

2. Nama Kegiatan Penegakan Peraturan

Penanggung

Jawab

Stefanus Jagad Gineung Pratidina

Landasan

Kegiatan

-

Deskripsi Kegiatan memastikan terlaksananya Peraturan Umum Olimpiade

VI oleh semua kontingen

Waktu

Tempat Venue-venue yang digunakan di

Olimpiade VII KM-ITB: Saraga, Lapangan

CC, Planet Dago, Queen Futsal, GSG

PDAM

Tujuan 1. Peraturan Umum Olimpiade dipahami panitia,

terutama bidang lapangan.

2. Peraturan Umum Olimpiade dilaksanakan oleh

kontingen-kontingen.

Parameter

Keberhasilan

1. Bidang lapangan, terutama posisi penting /

pengambil keputusan memahami Peraturan

Umum Olimpiade.

2. Kontingen – kontingen melaksanakan Peraturan

Umum Olimpiade.

Pelaksanaan 1. Posisi-posisi penting bidang lapangan secara

umum memahami Peraturan Umum, namun

tidak semua panitia anggota divisi

memahaminya.

2. Kontingen – kontingen, meskipun dengan

adanya konflik dan protes, yang dalam hal ini

masih dalam batasan wajar, melaksanakan

Peraturan Umum.

Evaluasi SDM Komisi Disiplin melebihi jumlah ideal per

harinya. Hal ini mulai tidak terjadi pada saat

waktu kuliah dimulai karena sering berbenturan

dengan acara himpunan atau akademik.

Anggota Komisi Disiplin tegas dalam

menjalankan peraturan umum.

Akibat panitia dari divisi lain kekurangan SDM,

anggota Komisi Disiplin sering ditarik untuk

membantu jobdesc lain seperti menjadi ballboy,

wasit garis, ataupun scoreboard.

Ketidakjelasan jobdesc dan kurangnya

koordinasi dengan divisi lain mengakibatkan

banyak masalah yang terjadi selama olimpiade

berlangsung.

Rekomendasi Komitmen anggota Komisi Disiplin lebih

ditekankan lagi. Pembagian tugas per venue

dan per harinya lebih dikoordinasi.

Ketegasan anggota dalam menegakkan

peraturan dipertahankan dan ditingkatkan lagi.

Jobdesc Divisi Komisi Disiplin diperjelas.

Koordinasi dengan divisi lain lebih ditingkatkan

lagi.

Diadakan sosialisasi peraturan umum kepada

keseluruhan panitia olimpiade


Permasalahan SDM harus diperhatikan, yaitu mengenai kualitas

dan komitmen tiap anggota.

Komisi Disiplin kurang membantu Divisi Pertandingan dalam

mekanisme pendaftaran awal.

Sosialisasi peraturan sudah dilakukan, Ketua Himpunan sudah

menyetujui sebelum fiksasi peraturan dilakukan, namun pada

keberjalanan olimpiade tetap saja banyak keluhan himpunan

tidak mengetahui peraturan.

Melihat kondisi olimpiade kali ini, banyak permasalahan

pertandingan yang dikerjakan oleh Komisi Disiplin.


SDM harus benar-benar dipertimbangkan dengan matang.

Penekanan komitmen tiap anggota sebaiknya dilakukan.

Disarankan Komisi Disiplin membantu Divisi Pertandingan dalam

mekanisme pendaftaran awal sehingga mengurangi resiko

kesalahan panitia meloloskan pemain yang tidak sah.

Sosialisasi peraturan kepada tiap himpunan harus tetap

dilakukan. Sebelum fiksasi harus benar-benar ditekankan

kepada setiap Ketua Himpunan bahwa bila peraturan sudah

disahkan maka tandanya himpunan sudah mengerti dan

bersedia menjalankan setiap peraturan yang ada. Alasan

himpunan tidak mengetahui peraturan setelah fiksasi tidak bisa

diterima.

Dipertimbangkan lagi mengenai kebutuhan adanya divisi

khusus untuk Komisi Disiplin. Disarankan lebih baik Pertandingan

dan Komisi Disiplin bukanlah menjadi divisi yang terpisah. Bila

digabungkan, bisa saja Komisi Disiplin menjadi sub divisi

Pertandingan, di mana kasus yang ditangani adalah kasus

perkelahian dan kasus non-pertandingan lain agar peraturan

yang dibuat Komisi Disiplin tidak berbenturan dengan peraturan

pertandingan.

Divisi Medik

Koordinator Divisi Medik : Fauzan Maghdavi MT’11

Wakil Koor. Divisi Medik : Ismadina FT’11

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

1. Nama Kegiatan Diklat Medik Olimpiade KM 2013

Penanggung

Jawab

Ismadina

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Memberikan pelatihan tentang prinsip dan sikap

dasar seorang medik.

Memberikan pelatihan tentang pertolongan

pertama dan evakuasi.

Memberi pengetahuan tentang penggunaan

obat-obatan.

Membekali kekuatan fisik dan mental.

Diklat dilakukan satu kali seminggu dan

disesuaikan dengan jadwal ujian sehingga tidak

menggangu kegiatan akademik.

Waktu September 2012 – November 2012

Tempat Selasar GKU Barat

Tujuan Membekali ilmu medik agar dapat melaksanakan tugas

dengan baik dan mempererat antar anggota medik

olimpiade 2013

Parameter

Keberhasilan

Tidak melakukan lagi kesalahan yang terdapat pada

evaluasi sebelumnya

Pelaksanaan Pada awal pelaksanaan diklat banyak anggota

medik yang datang yaitu sekitar 72 peserta

sehingga materi dapat tersampaikan dengan

baik. Tetapi semakin mendekati ujian, anggota

medik semakin berkurang dan materi tidak

dapat tersampaikan dengan baik.

Pada setiap pertemuan disampaikan materi

mengenai ilmu dasar medik, dan jika diperlukan

praktek maka akan dilakukan setelah pemberian

materi.

Pada materi tertentu seperti pertolongan

pertama, penyakit dan obat-obatan,

didatangkan pemateri yang lebih menguasai

dalam bidang tersebut

Terdapat beberapa pelaksanaan diklat yang

tidak sesuai dengan timeline sebelumnya, hal ini

dikarenakan cuaca yang kurang mendukung,

sehingga hanya sedikit peserta yang datang

dan terpaksa panitia mengganti jadwal diklat

dengan harapan lebih banyak peserta yang

datang dan lebih banyak materi yang

tersampaikan.

Diklat dengan mendatangkan KSR sebagai

pemateri tidak terlaksana karena jadwal diklat

yang berubah dan sulit mencari jadwal

pengganti

Evaluasi Sulit mencari pendiklat karena bertepatan

dengan pelaksanaan Ospek jurusan.

Kurang tepat dalam penentuan flow di

beberapa pertemuan

Analisis kondisi peserta kurang diperhatikan

Metode pemberian materi kurang menarik

sehingga menyebabkan berkurangnya anggota

Rekomendasi Jadwal diklat harus disesuaikan antara jadwal

pendiklat dan peserta diklat sehingga tidak

terjadi kekurangan pendiklat maupun peserta

diklat.

Membuat metode diklat yang lebih menarik

agar dapat mempertahankan jumlah peserta.

Sejak awal diklat sudah mulai diadakan acara

makan bersama.

Diklat dengan KSR diusahakan ada

2. Nama Kegiatan Persiapan Obat-Obatan dan Perlengkapan

Penanggung

Jawab

Fauzan Maghdavi

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Membeli dan meminjam obat-obatan dan

perlengkapan

Waktu Desember 2012

Tempat Kampus ITB dan Apotik

Tujuan Melengkapi kebutuhan obat-obatan dan peralatan

yang dibutuhkan oleh medik untuk turun lapangan dan

melakukan pertolongan pertama maupun evakuasi

Parameter

Keberhasilan

Tersedia semua obat maupun perlengkapan yang

dibutuhkan.

Pelaksanaan Semua obat tersedia cukup lengkap walaupun

untuk pembeliannya tidak langsung banyak di

awal, melainkan obat dibeli setiap diperkirakan

akan dibutuhkannya obat tersebut atau obat

tersebut sudah mau habis agar tidak

mengeluarkan uang yang cukup banyak

Meminjam tandu ke himpunan dan salman

Evaluasi Banyak obat yang tidak terpakai

Tandu dicek setiap hari.

Dikarenakan obat kadang dibeli secara

insidental, sehingga pernah memperlambat

penanganan

Rekomendasi Pencarian tandu dilakukan jauh hari atau jika

memungkinkan dapat membuat tandu sendiri.

Pada setiap venue disediakan kotak obat

lengkap sehingga anggota medik yang datang

cepat menangani korban.

Nama Kegiatan Medik untuk pertandingan Olimpiade VII KM ITB

Penanggung

Jawab

Fauzan Maghdavi

Landasan

Kegiatan

Deskripsi Kegiatan Memberi pertolongan pertama kepada peserta

maupun panitia yang membutuhkan.

Waktu Selama pertandingan Olimpiade VII KM ITB

Tempat Venue pertandingan

Tujuan Menjaga kesehatan peserta maupun panitia

Parameter

Keberhasilan

Pelaksanaan Pada minggu pertama adalah minggu

penyesuaian. Jumlah medik yang datang

mencukupi tetapi perbandingan antara medik

laki-laki dan perempuan tidak sesuai sehingga

mengalami kesusahan ketika pembagian per-

venue. Pada minggu awal ini seluruh penyakit

dapat di tangani tetapi staff medik masih terlihat

bingung dalam menangani korban. Penyakit

parah yang terjadi adalah tulang yang bergeser

pada saat pertandingan sepak bola.

Pada minggu kedua jumlah medik laki-laki yang

hadir kurang terutama pada saat pertandingan

bola dan futsal sehingga diperlukan meminta

bantuan medik kepanitiaan lain. Penyakit yang

terjadi adalah cidera pada venue sepak bola

karena hujan. Terjadi cidera pada venue futsal

sehingga mengakibatkan pembuluh darah pada

hidung pecah dan dilakukan evakuasi ke

borromeus.

Minggu ketiga adalah masa penyesuaian bagi

staf medik yang baru mendapat giliran untuk

menjaga. Tetapi penyesuaian ini tidak sesulit

ketika minggu pertama karena staff medik yang

bertugas pada minggu pertama masih ikut

bertugas dan membatu staf medik yang lain.

Pada saat pertandingan basket, terjadi cidera

yang cukup banyak dan staf medik yang

bertugas tidak membawa peralatan obat yang

lengkap, sehingga pertolongan terhambat.

Minggu keempat dan kelima staff medik yang

tersedia banyak, namun jadwal pertandingan

selalu bertepatan dengan jadwal perkuliahan

sehingga sulit untuk mengontrol jadwal bertugas

di setiap vanue .

Evaluasi Persentase medik laki-laki dan perempuan

tidak seimbang

Spek obat staf medik tidak lengkap pada

saat hari- H

Kualitas staf medik masih kurang siap dan

kurang sigap di minggu pertama hari-H

Kurangnya kontrol kehadiran staf medik

terutama ketika perkuliahan sudah

dimulai.

Rekomendasi Apabila kuantitas medik kurang bisa meminta

bantuan dari anggota medik kepanitiaan lain.

Saat Open Recruitment jumlah medik laki-laki

dan perempuan lebih diperhatikan kembali.

Di setiap venue disediakan spek obat lengkap

sehingga tidak terjadi kekurangan obat ketika

pertandingan berlangsung.

Untuk staf medik yang bertugas selalu diingatkan

untuk melengkapi spek

Kehadiran setiap staf medik harus dikontrol

terutama ketika perkuliahan sudah di mulai.

Sering mengadakan acara yang dapat

mempererat kekeluargaan antar staf medik

contohnya seperti makan bersama dan

sebaiknya hal ini di lakukan semenjak diklat.


Jumlah staf medik laki-laki sangat sedikit.

Metode pemberian materi dan pembgaian tugas harus

lebih diperbaiki.

Kekeluargaan antar staf medik lebih dipererat.

3. Rekomendasi umum Divisi

Acara kekeluargaan harus sudah silakukan sejak awal diklat

agar antar staf medik lebih akrab dan lebih nyaman saat

bertugas di hari-H

Pembuatan metode pemberian materi dan pembagian

tugas yang lebih menarik dan flow yang terjaga, sehingga

dapat mempertahankan jumlah staf medik.

4. Laporan Keuangan Medik

Terlampir

Divisi Keamanan

Koordinator Divisi Keamanan : Glory Harimas Sihombing BI’10

Wakil Koor. Divisi Keamanan :

1. Laporan Kerja


H. BIDANG KREATIF

Kepala Bidang Kreatif : Feysa A. Maharamis Poetry DI’10

Keterangan keterlibatan:

Bidang kreatif (seluruhan divisi)

Divisi Grafis

Divisi Artistik

Divisi Performance

Laporan Kerja

1 Nama

Kegiatan

Propaganda OHU – Take Part

Penanggung

Jawab

Feysa Poetry

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan propanda pada masa open

recruitment untuk branding acara

Deskripsi

Kegiatan

Menciptakan tagline, logo (tipografi), dan

aplikasinya

Tujuan Branding acara untuk menarik partisipan dalam

kepanitiaan

Parameter

Keberhasilan

Masyarakat kampus familiar dengan kata “Take

Part” dan dapat merelasikan dengan acara

olimpiade, serta terajak untuk menjadi bagian dari

kepanitiaan.

Pelaksanaan Desainer yang terlibat: Feysa Poetry; Hamzah Al-

Asadulloh

Evaluasi Terlaksana dengan baik

Rekomendasi -

2 Nama

Kegiatan

Pembuatan kaos, x-banner, poster, flyer, dan video

Take Part

Penanggung

Jawab

Muhammad Nurrahmat

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan bidang MSDM dan divisi publikasi

untuk menginformasikan masa open recruitment

Kebutuhan divisi dana usaha untuk menjual

merchandise (dalam hal ini berupa kaos)

Deskripsi

Kegiatan

Mendesain kaos, x-banner, poster, flyer, dan video

untuk dibagikan/dipertunjukkan/dijual pada masa

open recruitment

Tujuan Menginformasikan masa open recruitment

Mengajak masyarakat kampus untuk menjadi

bagian dari panitia

Branding acara (dan kepanitiaan) olimpiade

Menarik keuntungan

Parameter

Keberhasilan

Informasi tersampaikan dengan efektif dan indah.

Publik yang telah mendaftarkan diri tertarik untuk

memberi merchandise berupa kaos.

Pelaksanaan Desainer yang terlibat:

Muhammad Nurrahmat

Melinda Wardiman

Muhammad Hanafi

Ryana Cyndar

Torik Danumaya

Feysa Poetry

Evaluasi Biaya yang dikeluarkan cenderung terlalu banyak

untuk permulaan.

Rekomendasi Membuat skala prioritas atas dasar besarnya

kepemilikan biaya.

3 Nama

Kegiatan

Pembuatan instalasi tipografi Take Part

Penanggung

Jawab

Fadhil Isdianto

Landasan

Kegiatan

Branding acara untuk menarik partisipan dalam

kepanitiaan

Deskripsi

Kegiatan

Membuat instalasi berupa tipografi Take Part untuk

didisplay selama masa open recruitement

Tujuan Membuat masyarakat kampus familiar dengan

frase Take Part

Mengingatkan masyarakat kampus akan acara

olimpiade, agar kemudian tertarik untuk

bergabung dalam kepanitiaan

Menjadi objek yang menarik

Parameter

Keberhasilan

Masyarakat kampus aware akan keberadaan

instalasi dan relevansinya terhadap acara

olimpiade


Fadhil Isdianto

Nathania Purba

Hamzah Al-Asadulloh

Feysa Poetry

Evaluasi Eksekusi terlambat dan kurangnya SDM. Instalasi

selesai tepat di hari-H OHU (siang hari).

Terdapat kesulitan dalam berkoordinasi dengan

divisi logistik (pembelian cat dan hal-hal lain

dengan spesifikasi tertentu).

Material yang dipakai murah, namun tidak

durable.

Rekomendasi Pembuatan instalasi di awal (sebelum adanya

SDM dan uang tambahan) sebaiknya memiliki

desain yang mudah dieksekusi dan biayanya

terjangkau.

Pembelian hal-hal dengan spesifikasi yang tidak

mudah dimengerti awam (cat, kertas, kuas, dll)

sebaiknya ditangani sendiri.

4 Nama

Kegiatan

Pembuatan konsep visual, tagline acara, dan TOR

logo & maskot

Penanggung

Jawab

Feysa Poetry

Landasan

Kegiatan

Keperluan identitas acara

Deskripsi

Kegiatan

Membuat tagline yang sejalan dengan visi-misi

acara serta program dan konsep yang ingin

diaplikasikan pada logo

Tujuan Mengkomunikasikan semangat olimpiade lewat

tagline

Membuat sketsa besar untuk kemudian

merancang logo yang baik dan efektif dan tidak

melenceng dari konsep visual

Parameter

Keberhasilan

Tersampaikannya visi-misi olimpiade secara tersirat


Feysa Poetry

Hamzah Al-Asadulloh

Evaluasi -

Rekomendasi -

5 Nama

Kegiatan

Pembuatan logo & mascot

Penanggung Muhammad Nurrahmat

Jawab

Landasan

Kegiatan

Keperluan identitas acara

Deskripsi

Kegiatan

Membuat logo dan maskot yang sejalan dengan

visi-misi yang kemudian menjadi ikon representasi

acara

Tujuan Mengkomunikasikan visi-misi olimpiade lewat

logo

Mengkomunikasikan semangat olimpiade lewat

mascot

Keduanya menjadi identitas acara

Parameter

Keberhasilan

Masyarakat kampus familiar dengan logo &

maskot olimpiade


Muhammad Nurrahmat

Adryana Putri

Talisha Alvini

Ryana Cyndar

Muhammad Hanafi

Alif Jannata

Evaluasi Proses brainstorming memakan waktu yang cukup

lama, sehingga proses pengerjaan terburu-buru.

Rekomendasi Dilakukan di awal acara

6 Nama

Kegiatan

Publikasi ring #1-4

Penanggung

Jawab

Feysa Poetry

Landasan

Kegiatan

Keperluan publikasi acara saat kekosongan

setelah masa open recruitment

Deskripsi

Kegiatan

Menyebarkan publikasi dalam bentuk media cetak

dan merchandise dalam 4 tahapan dengan detil

sebagai berikut:

#1 – poster berbentuk ring dalam 5 warna

#2 – merchandise berbentuk ring dalam 5 warna

berisikan 5 tagline

poster berbentuk ring dalam 5 warna

berisikan 5 tagline

#3 – properti himpunan berbentuk ring dalam 5

warna berisikan tagline

dan logo masing-masing himpunan

#4 – penggabungan seluruh properti #3 menjadi

instalasi

poster acara launching logo

Tujuan Membuat masyarakat kampus familiar dengan

bentuk ring olimpiade, kelima warnanya, dan

semangat yang dibawa setiap warna

Sosialisasi tagline

Sebagai simbolisasi bersatunya seluruh

himpunan mahasiswa ITB

Publikasi yang memuncak tepat sebelum acara

launching logo

Parameter

Keberhasilan

Masyarakat kampus mengenali olimpiade lewat

lima ring dan tagline


Feysa Poetry

Hamzah Al-Asadulloh

Fadhil Isdianto

Muhammad Nurrahmat

Evaluasi Penyebaran poster massal dan efektif. Selama

satu minggu lebih, banyak ring-ring dengan

taglinenya masing-masing ditemukan di seluruh

kampus. Masyarakat kampus merasakan euforia

dari bertanya-tanya hingga akhirnya menyadari

sendiri keterkaitan poster dengan acara

olimpiade.

Merchandise berhasil dibuat massal dan murah

dengan material daur ulang. Selesai terlambat

dikarenakan kurangnya SDM. Penyebaran tidak

efektif karena tidak adanya supervisi

berkelanjutan dari divisi supporting event.

Properti himpunan selesai terlambat akibat

kurangnya SDM. Animo himpunan-himpunan

cenderung tinggi. Himpunan Himastron

memperbaharui logo yang dipakai. Himpunan

GEA mengembalikan properti dalam keadaan

rusak dengan alasan pemakaian logo yang

salah dan tanpa izini. Properti kemudian

diperbaiki dan dikembalikan kepada GEA.

Penyatuan properti himpunan menjadi instalasi

tidak terlaksana karena kurangnya koordinasi

dengan divisi publikasi dan perizinan.

Rekomendasi Persiapan yang matang oleh seluruh divisi yang

terlibat.

Desain properti dan merchandise yang mudah

diproduksi massal, namun tetap murah.

Memanfaatkan SDM dari oprec, meskipun sulit.

7 Nama

Kegiatan

Propaganda Pendaftaran – Game On

Penanggung

Jawab

Feysa Poetry

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan propanda pada masa pendaftaran

untuk branding acara

Deskripsi

Kegiatan

Menciptakan tagline, logo (tipografi), dan

aplikasinya

Tujuan Branding acara untuk menarik partisipan dalam

pendaftaran pertandingan

Parameter Masyarakat kampus familiar dengan kata “Game

Keberhasilan On” dan dapat merelasikan dengan acara

olimpiade dan propaganda terdahulu (Take Part),

serta terajak untuk berpartisipasi dalam

pertandingan

Pelaksanaan Desainer yang terlibat: Feysa Poetry; Hamzah Al-

Asadulloh


Rekomendasi -

8 Nama

Kegiatan

Pembuatan poster Game On

Penanggung

Jawab

Feysa Poetry

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan bidang pertandingan dan divisi

publikasi untuk menginformasikan masa

pendaftaran.

Deskripsi

Kegiatan

Mendesain poster untuk menginformasikan masa

pendaftaran.

Tujuan Menginformasikan masa pendaftaran.

Mengajak masyarakat kampus untuk

berpartisipasi di pertandingan.

Branding acara olimpiade.

Parameter

Keberhasilan

Informasi tersampaikan dengan efektif dan indah.


Muhammad Nurrahmat

Muhammad Hanafi

Feysa Poetry


Rekomendasi -

9 Nama

Kegiatan

Pembuatan obor

Penanggung Fadhil Isdianto

Jawab

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan bidang acara untuk acara relay obor.

Deskripsi

Kegiatan

Mendesain dan membuat obor untuk diestafet dari

himpunan-ke-himpunan.

Tujuan Menyebarkan semangat persatuan dengan

tradisi.

Parameter

Keberhasilan

Obor dengan desain dan eksekusi yang baik

dapat dipakai dengan aman.


Fadhil Isdianto

Bhaskara Adivisnu

Muhammad Fauzi

Evaluasi Obor tidak terpakai karena tidak tersedianya izin

untuk menyalakan api.

Rekomendasi Tidak memproduksi sebelum adanya kepastian

perizinian, mengingat biaya produksi obor tidak

murah.

10 Nama

Kegiatan

Pembuatan instalasi sign system dan properti

maskot

Penanggung

Jawab

Fadhil Isdianto; Emmanuel Viyantara; Dhientia

Andani

Landasan

Kegiatan

Kebutuhan publikasi

Deskripsi

Kegiatan

Mendesain dan membuat instalasi yang juga

adalah sign system cabang olahraga yang

dipertandingkan.

Membuat perwujudan maskot sebagai ikon

acara.

Tujuan Menjadi publikasi pertandingan olimpiade

Parameter

Keberhasilan

Masyarakat kampus menyadari kehadiran instalasi-

instalasi juga properti maskot di penjuru kampus

dan dapat merelasikannya dengan acara

olimpiade.


Fadhil Isdianto

Emmanuel Viyantara

Dhientia Andani

Eksekusi dilakukan oleh TPB FSRD 2012 atas

kesepakatan masyarakat FSRD untuk membantu

olimpiade.

Evaluasi Tidak adanya supervisi langsung dari pihak

panitia dalam pembuatan.

Tidak adanya batasan-batasan kebijakan dan

tanggung jawab panitia – masyarakat FSRD

dalam kerja sama ini. Sehingga perbatasan

kebijakan dan tanggung jawab menjadi rancu

saat terdapat masalah/kasus yang melibatkan

pihak ketiga (di luar FSRD dan panitia olimpiade)

saat pembuatan oleh TPB FSRD 2012.

Kurangnya dana menghambat eksekusi,

sehingga TPB FSRD yang terlibat harus

menanggulangi dana terlebih dahulu hingga

jangka waktu yang belum pasti.

Rekomendasi Membuat SOP sebelum bekerja sama dengan

masyarakat FSRD

Ketersediaan dana harus dipastikan terlebih

dahulu agar tidak memberatkan pihak lain,

terlebih di luar panitia.

11 Nama

Kegiatan

Performance art opening

Penanggung

Jawab

Happy Mayorita

Landasan Penutup acara opening

Kegiatan

Deskripsi

Kegiatan

Mengonsep, berlatih rutin, dan membuat kostum

untuk performance art.

Tujuan Menjadi penutup acara opening olimpiade.

Parameter

Keberhasilan

Opening olimpiade termeriahkan.


Happy Mayorita

Raymond Suryajaya

Summit Fajar

Muhammad Abi

Eksekusi dilakukan oleh TPB FSRD 2012 atas

kesepakatan masyarakat FSRD untuk membantu

olimpiade.

Evaluasi Tidak adanya supervisi langsung dari panitia saat

latihan.

Tidak terpenuhinya kebutuhan logistik saat gladi

bersih dan hari-H.

TPB FSRD yang terlibat harus menanggulangi

dana terlebih dahulu hingga jangka waktu yang

belum pasti.

Rekomendasi Diadakan minimal dua buah gladi sebelum hari-

H, terutama untuk performers.

Kesigapan logistik di lapangan sangat

berpengaruh besar dengan briefing yang efektif

dan jelas dari bidang acara.

12 Nama

Kegiatan

Pembuatan badge Social Meter

Penanggung

Jawab

Muhammad Nurrahmat

Landasan Kerjasama divisi publikasi dengan media partner

Kegiatan Social Meter

Deskripsi

Kegiatan

Membuat visual stock berupa badge virtual

dengan kriteria desain dari Social Meter.

lpj olimpiadevii-all

Education