2010

Himpunan Mahasiswa Fisika Teknik ITB Divisi Human Resources Development

[LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN] Laporang pertanggungjawaban kegiatan talkshow “Out of The Box”

1

Kata Pengantar

Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga kita masih

dapat menjalankan keseharian kita, dan atas Rahmat-Nya juga sehingga kegiatan yang berjudul “Out

of The Box” ini berhasil terlaksana.

Tak lupa kami divisi Human Resources Development mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya

kepada semua pihak yang telah membantu keberjalanan kegiatan kami ini karena jika tidak dengan

bantuan teman-teman semuanya, kegiatan ini tidak akan mungkin terlaksana dengan baik. Selain itu

kami dari divisi Human Resources Development juga mengucapkan banyak terima kasih kepada

bapak Rama Royani “Abah Rama” atas kesediannya untuk hadir pada kegiatan kami sebagai

narasumber.

Laporan pertanggungjawaban kegiatan ini memberikan penjelasan tentang pelaksanaan talkshow

“Out of The Box” secara terperinci, baik dari segi latar belakang, tujuan, struktur kepanitiaan, serta

pembagian tugas anggota panitia. Laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan maksud untuk

memberikan informasi kepada massa HMFT terutama BP HMFT di kepengurusan berikutnya, sebagai

masukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang serupa dengan kegiatan ini. Selain itu laporan

pertanggungjawaban ini juga bertujuan untuk memberikan kontribusi nyata bagi HMFT ITB dalam

pengembangan sumber daya manusia yang ada di HMFT ITB.

Akhir kata kami meminta maaf atas semua kekurangan yang telah terjadi baik itu disengaja maupun

tidak disengaja pada kegiatan kami ini, karena tidak ada gading yang tak retak, seperti itu juga

kegiatan yang telah kami lakukan, tentu saja ada kekurangan selama kerberjalanan kegiatan kami ini.

Selain itu, segala bentuk kritik dan saran yang membangun sangat kami terima dengan senang hati

demi HMFT yang lebih baik.

Bandung, Mei 2010

Kepala divisi Human Resources Development

Riza Nuari

13307038

2

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................................. 1

DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... 2

PENDAHULUAN .................................................................................................................................................. 3

LATAR BELAKANG ................................................................................................................................................ 3

TUJUAN ............................................................................................................................................................ 3

STRUKTUR KEPANITIAAN ....................................................................................................................................... 3

LAPORAN KEGIATAN MASING-MASING DIVISI .................................................................................................. 5

DESKRIPSI TUGAS ................................................................................................................................................ 5

RENCANA KEGIATAN ............................................................................................................................................ 5

JUMLAH SDM DARI WAKTU KE WAKTU .................................................................................................................. 6

SISTEM KOORDINASI ............................................................................................................................................ 6

PARAMETER KEBERHASILAN ................................................................................................................................... 7

PENCAPAIAN KERJA ............................................................................................................................................. 7

EVALUASI KEGIATAN ............................................................................................................................................ 7

SARAN .............................................................................................................................................................. 7

PENUTUP ........................................................................................................................................................... 9

3

Pendahuluan

Latar Belakang

Talkshow yang berjudul “Out of The Box” ini merupakan salah satu bagian dari pengembangan

sumber daya manusia yang ada di Himpunan Mahasiswa Fisika Teknik ITB. Talkshow ini merupakan

pengingat kembali atas apa yang telah didapatkan oleh anggota HMFT ITB pada saat kuliah, yaitu

kuliah Etika Keprofesian. Selain itu, talkshow ini lebih ditekankan untuk memfasilitasi anggota HMFT

ITB dalam memperoleh gambaran tentang apa saja yang harus diperhatikan pada saat mereka

mencoba berkarir. Baik itu sebagai karyawan atau teknisi atau seorang entrepreneur. Pengetahuan

ini diperlukan sebagai salah satu upaya kami yaitu divisi Human Resources Development untuk

menghilangkan citra jelek ITB, khususnya di kalangan anggota HMFT yaitu kurangnya pengetahuan

dalam bekerja secara berkelompok dan sifat egois yang seringkali muncul sehingga membuat lulusan

Teknik Fisika ITB mengalami hambatan dalam karir mereka.

Tujuan

Talkshow “Out of The Box” memiliki tujuan untuk memperkenalkan bagi yang belum mengetahui

ataupun menambah pengetahuan bagi yang telah mengetahui tentang bagaimana kondisi serta

situasi yang harus dihadapi oleh lulusan sarjana Teknik Fisika yang dalam hal ini adalah anggota biasa

HMFT ITB pada saat mereka memulai karir mereka untuk menjadi seseorang profesional di bidang

yang ingin mereka tekuni.

Struktur Kepanitiaan

Pada kegiatan talkshow “Out of The Box” disusun struktur kepanitiaan sebagai berikut:

Kepala divisi HRD : Riza Nuari (13307038)

Ketua acara : Ronald Pradana (13307027)

Publikasi dan Dokumentasi : Rayjansof Chairi (13307033)

Acara : Ni Putu Amanda Nitidara (13308051)

Logistik : Mifthahqul Yantika Putra (13307089)

Kepala Divisi HRD

Ketua Acara

Publikasi dan Dokumentasi

Logistik Perizinan Acara

4

Harfizuldy (13307004)

Gema Bayu Falaqi (13307031)

Perizinan : Suksmandhira Harimurti (13307011)

5

Laporan Kegiatan Masing-Masing Divisi

Deskripsi Tugas

Setiap orang pada divisi Human Resources Development memiliki tugas spesifik dalam pelaksanaan

kegiatan talkshow “Out of The Box”. Berikut ini deskripsi tugas masing-masing anggota:

a) Kepala divisi HRD

Kepala divisi HRD bertugas memantau kepanitiaan yang berjalan.

b) Ketua Acara

Ketua acara bertugas mengoordinasikan kegiatan kepada anggota-anggota kepanitiaan mulai

dari perencanaan sampai pelaksanaan.

c) Publikasi dan Dokumentasi

Divisi kepanitiaan ini bertugas:

1) Mempublikasikan kegiatan talkshow dan mendokumentasikan kegiatan ini

2) Memberikan selebaran di kelas, depan himpunan, dan di lab-lab yang ada di TF

d) Acara

Divisi kepanitiaan ini bertugas menyusun kegiatan acara yang akan dilaksanakan, selain itu divisi

ini juga bertugas sebagai time keeper pada saat acara berlangsung.

e) Logistik

Divisi kepanitiaan ini bertugas:

1) Memastikan perlengkapan yang dibutuhkan tersedia

2) Menyediakan konsumsi bagi pembicara (Abah Rama)

f) Perizinan

Divisi kepanitiaan ini bertugas:

1) Menghubungi sekretaris himpunan untuk membuat surat menyurat berkenaan dengan ijin

penggunaan fasilitas prodi TF

2) Menjadi LO MC

Rencana Kegiatan

Pada pelaksanaan kegiatan ini, proses perencanaan dilakukan semenjak 1 minggu sebelum

pelaksanaan. Dalam proses pelaksanaan, rapat diadakan sebanyak 2 kali yaitu setiap hari kamis pada

tanggal 22 April 2010 dan 29 April 2010. Berikut ini adalah dokumentasi hasil rapat yang telah

diadakan:

Tanggal Keterangan

Kamis, 22 April 2010

1) Kegiatan talkshow positif diadakan pada hari Sabtu, 1 Mei 2010 pada pukul 09.00-14.00 WIB. Bertempat di lab Komputer lantai 4 gedung TP Rachmat

2) Pembicara : Abah Rama 3) LO untuk abah rama : Biqi (dari anggota divisi Hubungan Luar). Biqi juga bertugas

sebagai pengurus transportasi Abah Rama 4) Dalam permintaan abah rama sebagai pembicara:

a) Ditanggung biaya transportasi abah rama dengan estimasi biaya : Rp 150.000,- b) Biaya sebagai pembicara belum diketahui disebabkan pada saat dihubungi,

Abah Rama tidak memberikan penjelasan apa-apa mengenai biaya sebagai pengisi acara talkshow

5) Kepanitiaan kecil dalam kegiatan talkshow:

6

a) Ketua Acara : Onal b) Publkasi dan Dokumentasi

i) Anggota : Ray ii) Tugas

(1) mempublikasikan kegiatan talkshow dan mendokumentasikan kegiatan ini

(2) memberikan selebaran di kelas, depan himpunan, dan di lab-lab yang ada di TF

c) Acara i) Anggota : Dara ii) Tugas : mengonsep acara

d) Logistik i) Anggota : Meta, Dedi, Gembay ii) Tugas

(1) memastikan perlengkapan yang dibutuhkan tersedia (2) menyediakan konsumsi bagi pembicara (Abah Rama)

e) perijinan i) Anggota : sukman ii) Tugas :

(1) menghubungi sekretaris himpunan untuk membuat surat menyurat berkenaan dengan ijin penggunaan fasilitas prodi FT

(2) menjadi LO MC

Kamis, 29 April 2010

Anggota HRD yang pada hari sabtu, 1 Mei 2010 gak bisa datang ke talkshow: 1) Sukman : ada medical check-up 2) Yayat : ada acara di cibubur dari hari senin 3) Dedi : latihan untuk pementasan UKM Barang –barang yang disiapkan: 1) Logistik

a) Snack 2 kilo b) Makanan abah rama dan panitia c) Kamera

2) Publikasi Ray : publikasi dengan memanfaatkan sms gateway himpunan dan grup HMFT di facebook

3) Untuk perizinan, gak boleh menggunakan ruangan lab komputer. Jadinya dipergunakan ruangan kuliah TF5 lantai 4

4) Untuk surat peminjaman minimal diberikan ke TU 3 hari sebelum acara dilaksanakan

Jumlah SDM Dari Waktu Ke Waktu

Pada kegiatan ini, ada sebanyak 7 orang yang berperan langsung. Mengenai siapa saja yang berperan

langsung dapat dilihat pada struktur kepanitiaan yang telah dicantumkan di atas.

Sistem Koordinasi

7

Parameter Keberhasilan

Untuk parameter keberhasilan kegiatan ini antara lain:

Jumlah peserta yang datang lebih dari 20 orang minimal, dan 50 orang maksimal

Peserta yang diutamakan berasal dari angkatan 2006

Persentase peserta yang hadir:

50 persen dari angkatan 2006

30 persen dari angkatan 2007

20 persen dari angkatan 2008

Pencapaian Kerja

Kegiatan ini dilaksanakan pada hari sabtu, tanggal 1 Mei 2010. Durasi waktu pada pelaksanaan

kegiatan ini yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 11 siang. Untuk informasi mengenai kegiatan ini telah

diinformasikan sebelumnya kepada massa himpunan dengan menggunakan media SMS gateway dan

dengan membuat event di facebook dan mengundang semua massa himpunan. Namun, pada

pelaksanaannya peserta yang hadir pada kegiatan ini hanya berjumlah ±20 orang dan kebanyakan

dari angkatan 2007 dan 2008, sedangkan dari angkatan 2006 tidak ada seorang pun yang datang.

Sehingga bila dicocokkan dengan parameter yang telah dibuat, kegiatan ini gagal untuk angkatan

2006. Sedangkan untuk angkatan 2007 dan 2008, kegiatan ini dapat dianggap berhasil.

Evaluasi Kegiatan

Dari kegiatan yang telah dilakukan, terdapat beberapa hal yang dapat dievaluasi yaitu pada angkatan

2006 yang kehadiran mereka merupakan parameter terbesar dalam pencapaian keberhasilan

kegiatan ini. Kami dari penyelenggara kegiatan yaitu divisi Human Resources Development tidak

mengetahui dengan pasti mengenai ketidakhadiran peserta. Berdasarkan event yang kami adakan di

facebook, paling tidak ada ±15 orang yang dapat menghadiri kegiatan ini. Namun, ternyata pada hari

pelaksanaan tidak ada perserta dari angkatan 2006 yang datang. Kekurangan ini kemungkinan

dikarenakan pemberitahuan yang 1 minggu sebelum kegiatan ini dilaksanakan, selain itu dengan

jadwal yang padat dari massa himpunan tidak memberikan mereka waktu yang cukup untuk

menyesuaikan jadwal dengan kegiatan ini.

Saran

Ketua Acara

Publikasi dan Dokumentasi

Logistik Perizinan Acara

8

Berdasarkan kegiatan ini terdapat saran yang dapat kami sampaikan, yaitu:

Beritahukan minimal 1 minggu atau 2 minggu sebelum melaksanakan kegiatan

Informasi diberitahukan terus menerus agar peserta yang merupakan parameter utama dapat

datang pada hari kegiatan

9

Penutup

Secara umum, kegiatan yang dilaksanakan tidak optimal dikarenakan parameter utama yaitu

kehadiran peserta tidak dipenuhi. Walaupun peserta yang datang sebanyak ±20 orang, namun dari

angkatan 2006 tidak ada yang dapat menghadiri kegiatan ini. Sedangkan dari sisi materi talkshow,

sangat banyak manfaat yang diperoleh. Hal itu didapatkan dari beberapa komentar peserta yang

menghadiri kegiatan ini.

Sebagai tambahan, dalam melaksanakan kegiatan sebaiknya dipertimbangkan mengenai waktu

pelaksanaan dan sumber daya manusia serta jadwal yang telah ditetapkan secara akademik oleh

kampus ITB.