luciane tome: gestÃo de documentos para a garantia

Luciane Tomé da Cunha [email protected]

Gestão de documentos para a garantia de fidedignidade e autenticidade dos documentos digitais: normatização e

implementação

O QUE O SE ESPERA DE UM SISTEMA DE ECM?

QUAL A PREOCUPAÇÃO DA AREA DE TI QUANDO CONSTROI

OU ADQUIRE UM ECM?

O QUE UM SISTEMA DE ECM DEVE FAZER?

EU QUERO UM ECM

Elementos da Gestão Eletrônica de

Documentos

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

(RECORD)

DOCUMENTO (DOCUMENT)

COMPETÊNCIA

ATIVIDADE

FUNÇÃO

Documento Arquivístico

DEFINIÇÃO

Informação registrada produzida ou recebida no início, condução ou

conclusão de uma atividade individual ou institucional, e que compreende

suficiente conteúdo, contexto e estrutura para fazer prova dessa atividade.

“Guide for managing eletronic records from an archival perspective.” www.ica.org

SISTEMAS DE ECM B

PM

(W

ork

flo

w)

EDMS

ERMS

DOCUMENTO (DOCUMENT)

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO (RECORD)

AUTENTICIDADE – Qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações. FIDEDIGNIDADE – Capacidade de o documento sustentar os fatos que atesta. Para tanto há que ser dotado de completeza, ter sido criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. ACESSIBILIDADE – Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. INTEGRIDADE - Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada

CARACTERÍSITICA DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

CARACTERÍSTICAS DE UM REGISTRO CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO: COMO GARANTI-LAS

CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO

GESTÃO DE DOCUMENTOS

ACESSIBILIDADE

FIDEDIGNIDADE

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

INTEGRIDADE AUTENTICIDADE

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão

Arquivística de Documentos

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REQUISITOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

SISTEMA ABERTO DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÕES (Repositórios)

NBR 15.472:2007

GESTÃO DA QUALIDADE

ABNT NBR ISO 9001:2008

SISTEMAS DE ECM/ERM

ISO 16.175:2011/E-ARQ/MOREQ/DOD-5015

SEGURANÇA DE INFORMAÇÕES

ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013

SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

ISO 30300:2011

ISO 30301:2011

GESTÃO DE DOCUMENTOS

ISO 15489-1:2001

ISO 15489-2:2001

GESTÃO INTEGRAL DA INFORMAÇÃO Gestão Integral da Informação

Reativada em julho de 2014.

Participação: Universidade Nacional de Brasília - UNB, Universidade Federal Fluminense -UFF,

Universidade do Rio de Janeiro – UNIRIO, Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ, Tribunal

Regional Federal – 2ª Região, Arquivo Nacional, Serviço Geológico do Brasil – CPRM, Casa de Rui

Barbosa, Banco Bradesco, ISSX, ImageWare, Britsh Petroleum – BP, Petrobras Transporte S.A. –

Transpetro.

Objetivo: elaborar normas técnicas brasileiras no campo da gestão de documentos arquivísticos no

que concerne aos seus requisitos.

Análise das normas já existentes:

ABNT NBR 6033:1989, Ordem alfabética - mantida

ABNT NBR 9578:1986, Arquivos – Terminologia – revisada

ABNT NBR 10519:1988, Critérios de avaliação de documentos de arquivo – cancelada

Comissão de Estudo de Gestão de Documentos Arquivísticos: CE-14:000.04

Programa de Trabalho para 2015:

Análise das normas internacionais (ISO) e apresentação de proposta de adoção das mesmas como

normas ABNT NBR ISO. As normas abaixo serão enviadas para consulta pública até o final de

2015. O trabalho de tradução das mesmas será apresentado no XI Congresso de Arquivologia do

MERCOSUL, 19 a 22 de outubro de 2015, em São Paulo - SP.

GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — Part 1: General ISO 15489-2:2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ISO 30300:2011 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary ISO 30301:2011 Information and documentation — Management systems for records — Requirements


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Requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos

•PERMITE AGILIZAR A LOCALIZAÇÃO DO

DOCUMENTO, POIS DETERMINA SEUS PONTOS

DE ACESSO.

•COMO O CONTEÚDO PERMITE A CONSTRUÇÃO

DE RELATÓRIOS GERENCIAIS (DASHBOARDS).

•PERMITE CONTROLAR A COMPETÊNCIA PARA ELABORAÇÃO E ASSINATURA DOS DOCUMENTOS.

• INFORMAÇÃO PARA REQUISITO DE CONTROLE DE ACESSO E PRODUÇÃO DO DOCUMENTO.

•PERMITE IDENTIFICAR AS INFORMAÇÕES PERTINENTES AO DOCUMENTO, ALGUMAS

DELAS VITAIS PARA A COMPLETEZA DO

DOCUMENTO.

• ELEMENTO ESSENCIAL PARA AUTENTICIDADE E

FIDEDIGNIDADE BEM COMO PARA A TOMADA DE

DECISÕES.

•PERMITE CLASSIFICAR COM O FIM DE RECUPERAR O CONTEXTO ORIGINAL DE PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS, MANTENDO AS RELAÇÕES CONTEXTUAIS DO DOCUMENTO COM AS ATIVIDADES QUE ELE REGISTRA.

IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL

CONTEÚDO

INDEXADORES COMPETENCIA PARA ASSINAR


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•PERMITE AO GESTOR DEFINIR O NÍVEL DE ACESSO

AOS DOCUMENTOS.

•PERMITE AO GESTOR DEFINIR AÇÕES DE PRESERVAÇÃO E CONTROLE, DE ACORDO COM A IMPORTÂNCIA DO DOCUMENTO PARA A CONTINUIDADE DO NEGÓCIO DA INSTITUIÇÃO.

•PERMITE DEFINIR QUAIS SÃO SEUS ANEXOS

OBRIGATÓRIOS CONSIDERANDO SUA

NECESSIDADE PARA PROCESSO DE TOMADA DE

DECISÃO.

•PERMITE DEFINIR QUE PROCESSOS PODEM SER INSTRUÍDOS PELO TIPO DOCUMENTAL E PODE SE TORNAR UM REGRA DE NEGÓCIO QUE OBRIGARÁ O VINCULO COM UM DOS PROCESSOS QUE ELE COMPÕE.

COMPÕE PROCESSOS

SE POSSUI ANEXOS

CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO DO DOCUMENTO

CRITICIDADE DO

DOCUMENTO

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•PERMITE AO GESTOR DEFINIR E CONTROLE POR ONDE ESTE DOCUMENTO

DEVE TRAMITAR E QUE TIPO DE AÇÕES O DOCUMENTO

DEVE SOFRER.

•PERMITE CONHECER O ACERVO ACUMULADO, VOLUME OU MOVIMENTAÇÃO PARA CÁLCULOS DE ESTIMATIVA, CRESCIMENTO DE BANCO E ESPAÇO FÍSICO E DE CONSUMO DE REDE.

•PERMITE CONHECER AS NFORMAÇÕES ESSENCIAIS

PARA PRESERVAÇÃO A LONGO PRAZO, DETERMINA

AS FORMAS DE PRESERVAÇÃO A SEREM

UTILIZADAS E O MONITORAMENTO DE

OBSOLESCÊNCIA DE SOFTWARE.

•DEFINE O TEMPO DE ARQUIVAMENTO DO DOCUMENTO E SE ESTE DOCUMENTO PODE SER ELIMINADO OU PRECISA SER ARMAZENADO EM REPOSITÓRIOS CONFIÁVEIS.

PRAZO DE GUARDA E

DESTINAÇÃO

TIPO DE SUPORTE DE DOCUMENTO

TRAMITAÇÃO DO

DOCUMENTO VOLUMETRIA

Instrumentos do PGD PRINCIPAIS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos

pela organização

Reflete a totalidade da produção documental

TABELA DE TEMPORALIDADE

Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por uma

organização.

Prazos de guarda no arquivo corrente e transferência para o arquivo intermediário e eliminação ou recolhimento para o arquivo

permanente.

MANUAL DE TIPOLOGIA

Descreve os tipos documentais por meio de um registro detalhado de dados sobre cada

tipo documental;

É importante para implementação de programas de gestão da qualidade, políticas de segurança da informação e sistemas de

gestão eletrônica de documentos

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Descreve os procedimentos necessários ao funcionamento do

Programa de Gestão de Documentos.

MODELOS DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

MODELOS DE MANUAL DE TIPOLOGIAS

ISSX - Soluções e Serviços em Gestão da Informação http://issx.com.br | [email protected] Telefone: (21) 2508-5410 – FAX: (21) 3172-2796

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