Academia de Studii Economice

Facultatea de Contabilitate si Informatica de

Gestiune

DOSAR PRACTICA

Reglemantari privind documentele financiar-contabile

Materand: Grupa: Seria: An:

Bucuresti

2011

CAPITOLUL I – Principalele reglementări privind întocmirea,

utilizarea şi arhivarea documentelor financiar-contabile

1.1. Cadrul juridic

1.1.1. Intocmirea documentelor financiar-contabile

O caracteristica importanta a contabilitatii este aceea ca aceasta este “documentata”. Ceea

ce inseamana ca orice operatie economica are la baza o serie de documente financiar-contabile,

concepute pentru fiecare tip de operatie in parte, in baza carora se inregistreaza in contabilitate si

care au rol de document justificativ. Documentele de evidenta economica sunt acte scrise, in care

se consemneaza fenomenele si procesele economice care se produc in unitati. Aceste documente

sunt procedee metodice comune pentru mai multe stiinte economice, deoarece ele se intocmesc si

se folosesc nu numai in contabilitate, ci si in alte forme de evidenta economica. Ele reprezinta

suport legal pentru inregistrarile efectuate in evidentele economice. Faptul ca documentele sunt

intocmite de persoane autorizate, atrage raspunderea persoanei care le-a intocmit, pentru

consecintele activitatilor generate de acestea.

Conform legislatiei in vigoare, societatile comerciale, societatile/companiile nationale,

regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte

persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop

patrimonial, precum si persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri,

subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate sau in Romania, asa cum apar ele

in Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, au obligativitatea de a consemna operatiunile

economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, ce stau l;a baza

inregistrarilor in contabilitate.

Documentul ce sta la baza legislatiei romanesti in ceea ce priveste documentele financiar-

contabile este  Ordinul nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in

Monitorul Oficial, Partea I, nr. 870, din 23 decembrie 2008, si care a intrat in vigoare de la 1

ianuarie 2009.

Actul normativ prevede noi norme metodologice, dar si specifice, de intocmire si utilizare

a documentelor financiar-contabile.  La data intrarii in vigoare a Ordinului MEF nr.

3512/2008 se abroga Ordinul ministerului finantelor publice nr. 1850/2004  privind registrele si

formularele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 23,  din 7 ianuarie

2005, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si orice alte dispozitii contrare. 

Documente pe baza carora se fac inregistrarile in contabilitate capata calitatea de

documente justificative daca indeplinesc conditiile prevazute in normele legale in vigoare, cu

privire la informatiile pe care aceste documente trebuie sa le contina. Aceste informatii sunt

urmatoarele:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice

care emite documentul;

- numarul de ordine al acestuia;

- data si locul emiterii documentului;

- partile care participa la operatiunea economico-financiara (daca e cazul);

- descrierea operaţiei economico-financiare efectuate clar, astfel incat sa cuprindatoate

datele necesare inregistrarii in evidente, si daca e cazul, temeiul legal ce sta la baza

efectuarii acesteia;

- datele valorice si cantitative aferente operatiunii consemnate;

- numele si prenumele persoanei tresponsabile cu intocmirea documentului, precum si

semnatura acesteia, si dupa caz si alte elemente de indentificare precum CNP, serie si

numar CI/BI

- daca e cazul si semnatura altor persoane insarcinate cu controlul sau cu aprobarea

documentului respective;

- alte elemente ce asigura consemnarea completa si corecta a operatiunilor ce stau la

baza documentului.

Pentru ca un document sa fie considerat document justificativ trebuie, in functie de

situatie sa indeplineasca si alte conditii:

- in cuprinsul oricărui document emis de către o societate comerciala trebuie sa se

mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul

unic de inregistrare si capitalul social;

- documentele provenite din operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice,

pe baza de borderouri de achizitii, pot fi înregistrate in contabilitate numai in cazul in care se

face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective;

-documentele care se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane

fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, trebuie sa aiba la

baza contracte sau conventii civile, incheiate în acest scop si documentul prin care se face

dovada platii.

Conform OMF 3512/2008: “Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la

prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in

documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de

prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

- felul, numarul si data documentului justificativ;

- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

- semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.”

Conform Legii contabilitatii Legea nr. 82/1991, contabilitatea se tine in limba romana si

in moneda nationala. In cazul operatiunilor efectuate in valuta, contabilitatea se tine atat in valuta

cat si in moneda nationala, conform reglemantarilor elaborate in acest sens. Documentele

financiar-contabile pot si intocmite si in alta limba si moneda, cu conditia ca acest fapt sa fie

prevazutr expres printr-un act normativ.

Deasemenea trebuie sa se aiba in vedere ca inscrierea datelor in documente se face cu cerneala,

cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor

Conform punctului 9 din Anexa 1 la ORDINUL Nr. 3512/27.noiembrie 2008 privind

documentele financiar-contabile, “regimul juridic al documentelor in forma electronica, ce contin

date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane

care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica, este stabilit de

Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Facturile şi chitantele in forma electronica, emise fara indeplinirea conditiilor prevazute de legea

mai sus mentionata, nu au calitatea de document justificativ, in intelesul prevederilor Legii nr.

82/1991, republicata.”

1.1.2. Corectarea documentelor financiar-contabile

In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi sau modificari, iar in cazul

unor erori acetea se corecteaza prin taierea cu linie a cifrelor sau textului gresit, iar deasupra lor

se scrie textul sau cifrele corecte, iar corectarea se semneaza de catre cel ce a intocmit/corectat

documentul justificativ, trecandu-se si data cand s-a efectuat corectarea. Deasemenea in cadrul

documentelor nu sunt premise spatiile libere intre operatiuni si filele lipsa.

In cazul documentelor justificative pentru care normele de utilizare nu admit corecturi,

documentul intocmit gresit se anuleaza şi ramane in carnetul respectiv.

Deasemenea la corectarea documentului justificativ în care se consemnează operatii de

predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin

semnatura, atat a predatorului, cat şi a primitorului.

Conform punctului 12 din Anexa 1 la ORDINUL Nr. 3512/27.noiembrie 2008 privind

documentele financiar-contabile, “in cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor

informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de

prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii şi semnatura celui care a facut modificarea.

Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza cărora se fac

modificări in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele

imputernicite de conducerea unitatii.”

1.1.3. Inregistrarea in evidenta contabila

Punctul 14 din Anexa 1 la ORDINUL Nr. 3512/27.noiembrie 2008 privind documentele

financiar-contabile contine prevederi cu privire la inregistrarea documenteleor justificative in

contabilitate mentionand urmatoarele: “in vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte

documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele

justificative, potrivit formelor de inregistrare in contabilitate utilizate de unitati, se poate face

contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice,

debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

Inregistrările in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente

justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai

multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si

perioada.

In cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative,

inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note

justificative sau note de calcul, după caz.

In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentionează numarul şi data notei de

contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se

mentioneaza documentul, data şi numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.

Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate

intocmite in acest scop.

Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor

după data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si

analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.

Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice

de prelucrare automata a datelor.”

Prin OMFP 2869/2010 – Modificarea si completarea OMFP 3055/2009, OMFP

3512/2008 si OMEF 1969/2007, Normele metodologice de întocmire și utilizare a documentelor

financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 3.512/2008

privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.

870 și 870 bis din 23 decembrie 2008, sufera unele modificari prin adaugarea a trei subpuncte,

punctului 14. Modificarile au in vedere exceptiile cu privire la inregistrarea lunara in

contabilitate a operatiunilor economico-financiare, exceptie ce are in vedere entitatile care in

exercitiul financiar anterior au realizat o cifra de afaceri sub nivelul sunei de 35.000euro

echivalata in lei la cursul de schimb valutar comunicat de BNR, valabil la data încheierii

exercițiului financiar precedent. In cazul acestor entitati inregistrarea in contabilitate a

operatiunilor economico-financiare se poate face la perioade mai mari decat lunar, insa nu mai

tarziu decat data intocmirii declaratilor impozitului pe profit si a situatilor financiare lunare, sau

a oricaror alte raportari contabile stabilite conform prevederilor legale in vigoare.

Factura, ca si document justificativ se intocmeste si se utilizeaza conform prevederilor

Codului fiscal. In articolul 155 alineatul 1 Codul Fiscal prevede urmatoarele: “Persoana

impozabilă care efectuează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta decât o

livrare/prestare fără drept de deducere a taxei, conform art. 141 alin. (1) şi (2), trebuie să emită o

factură către fiecare beneficiar, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care

ia naştere faptul generator al taxei, cu excepţia cazului în care factura a fost deja emisă. De

asemenea, persoana impozabilă trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar pentru suma

avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în

cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepţia cazului în care

factura a fost deja emisă.”.

In cazul persoanelor impozabile scutite fara drept de deducere a taxei pe valoare

adaugata, intocmirea facturilor nu reprezinta o obligativitate legala. Operatiunile economice se

inregistreaza in contabilitate pe baza contractelor incheiate intre parti, ce reprezinta cadrul legal

al operatiunilor economice desfasurate, dar si pe baza documentelor financiar-contabile sau

bancare care rezulta ca urmare a acestor operatiuni, din aceasta categorie facand parte: dispozitile

de plata/incasare, avizele de insotire a marfii, extrasele bancare, ordinele de plata, chitantele si

alte documente in functie de caz.

In ceea ce priveste registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile, acestea

pot fi daptate in funtie de specificul activitatii fiecarei entitati si de necesitatile acesteia. Aceste

adaptari pot consta in editara registrelor de contabilitate si formularelor financiar-contabile cu

ajutorul sistemelor informatice, in modificarea numarului de exemplare in functie de cerintele de

organizare ale contabilitatii, si de asemenea pot conta in stabilirea de norme proprii cu privire la

intocmirea si utilizarea acestora, in conditiile respectarii reglementarilor legale in vigoare.

Cu toate aceste „libertati” trebuie avut in vedere ca neintocmirea si intocmirea eronata,

precum si neutilizarea acestor documente justificative in conformitate cu normele in vigoare,

atrag sanctiuni conform legii.

1.1.4. Regimul formularelor financiar-contabile

Toate entităţile prevăzute în articolul 1 din Legea nr.82/1991, republicată, sunt obligate

să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile. Având în vedere

această numerotare în sistem intern, cei care răspund de conducerea şi organizarea contabilităţii

entităţii, vor stabili prin decizie internă scrisă persoana sau persoanele care vor avea răspundrea

alocării şi gestionării numerelor aferente. Deasemenea trebuie avut în vedere ca fiecare formular

financiar-contabil sa aibă un număr de ordine şi/sau o serie, stabilite de către societate.

Entităţile cu ajutorul procedurilor proprii de alocare de numere sau serii, vor trebui să

stabilească pentru fiecare exerciţiu financiar numarul sau seria de la care se emit formulare

financiar-contabile, tinând cont în alocarea acestora de structura entităţii pe gestiuni sau puncte

de lucru.

1.1.5. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate pot fi definite ca formulare cu ajutorul carora se realizeaza

inregistrarea operatiilor economice in conturi, iar pe aceasta baza, furnizarea de informatii

privind starea si miscarea partimoniului.

Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind continutul

registrelor. Acestea pot fi:

a) dupa forma

registre sub forma de fisa

registre legate

b) dupa modul de inregistrare a operatiilor economice in cadrul sistemelor de conturi

registre pentru evindenta cronologica

registre pentru evidenta sistematica

Conform Art.20 din Legea Contabilităţii, Legea nr.82/1991, republicată, registrele de

contabilitate obligatorii de întocmit de căre personale prevăzute în articolul 1, al prezentei legi

sunt:

- Registrul-jurnal, cod 14-1-1; 

- Registrul-inventar, cod 14-1-2;

- Cartea mare, cod 14-1-3.

Excepţie de la aceste prevederi fac persoanele prevăzute în articolul 1 punctul (5) din Legea

Contabilităţii, “persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri” care ca

urmare a contabilizării în partidă simplă, vor întocmi Registrul-jurnal de încasări şi plăţi si

Registrul-inventar.

Conform punctului 18 din Normele Metodologice de întocmire şi utilizare a

documentelor financiar-contabile, Anexa Nr.1 la OMFP 3.512/2008, “Registrele de contabilitate

se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel

completate încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor contabile

efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări

informatice, după caz.

Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor

numerota în ordinea completării lor.”

1.1.5.1. Registrul-jurnal

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, utilizat pentru înregistrarea

cronologică a tuturor tranzacţiilor, evenimentelor şi operaţiilor. Registrul-jurnal reprezintă cel

mai simplu şi mai flexibil tip de jurnal, servind drept un jurnal zilnic în care se înregistrează

fiecare trazacţie. Documentul cuprinde în mod obligatoriu date privind operaţiile de înregistrate

în contabilitate, privitoare la: felul, numărul şi data documentului justificativ; explicaţii; conturile

corespondente debitoare şi creditoare şi suma aferenta operaţiunii înregistrate.

În cazul în care există mai multe documente asemăntoare, în sensul ca ele cuprind acelaşi

tip de operaţii economice, acestea se pot înscrie într-un document centralizator, denumit jurnal

auxiliar, pe baza căruia se efectuează o singura înregistrare. În cazul acesta documentului

centralizator i se anexează toate documentele ce au fost trecute in el şi la râdul lui este anexat

registrului-jurnal. Jurnalele auxiliare pot fi folosite în operaţii precum: situatţia încasărilor sau

plăţilor de facturi, registre de casă sau bancă etc..

Spre deosebire de celelalte entităţi prevăzute în articolul 1 din Legea nr.82/1991,

republicată, persoanele fizice care desfăşoară activităţi generatoare de venituri, întocmesc

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, cod 14-1-1/b, ca urmate a conducerii contabilităţii in partida

simplă.

Registrul-jurnal are următoarea formă:

Fig.1.1.5.1.1 - Registrul-jurnal

Forma Registrului-jurnal de încasări şi plăţi este urmatoarea:

Fig.1.1.5.1.2 - Registrul-jurnal de încasări şi plăţi

1.1.5.2. Registrul-inventar

Registrul-inventar, cod 14-1-2, serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a

rezultatelor inventarierii, conform legii, de către unitate elementelor de active, capital şi datorii,

grupate în funcţie de natura lor.

Registrul-inventar se întocmeşte de către personele prevăzute la art. 1 din Legea

contabilităţii nr. 82/1991, republicată, pe bază de inventar faptic, într-un singur exemplar,în

următoarele situaţii:

la înfiinţarea unităţii;

cel puţin o dată pe an pe parcursul derulării activităţii, în general la sfârşitul exerciţiului

financiar;

în cazul fuziunii, divizării sau încetării activităţii entităţii;

în alte situaţii prevăzute de lege.

Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi

de pasiv grupate după natura lor conform posturilor din bilanţ. Aceste elemente înscrise în

Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul

acestora la sfârşitul exerciţiului financiar.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea

de inventariere se actualizează cu rulajele din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data

încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la

sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

Pe baza Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se întocmeşte

bilanţul care face parte din situaţiile financiare anuale.

Registrul-inventar se prezintă astfel:

Fig.1.1.5.2.1 - Registrul-inventar

1.1.5.3. Cartea mare

Cartea mare, cod 14-1-3 face parte din categoria registrelor contabile obligatorii, în care

se înregistrează lunar operaţiile contabile înscrise în registrul-jurnal, direct sau prin regrupare pe

conturi corespondente, stabilindu-se la sfârsitul fiecărei luni situaţia fiecărui cont, respectiv

soldul iniţial, rulajele debitoare şi creditoare şi soldurile finale. Procesul de transfer al

informaţiilor din Registrul-jurnal în Cartea mare poartă denumirea de sistematizare (înregistrare

sistematică), proces care în cazul unui sistem de contabilitate computerizat este realiat automat

de către calculator dupa introducerea operaţiunilor.

Registrul Cartea mare poate conţine una sau mai multe file pentru fiecare cont sintetic

utilizat de unitate, iar în cazul operaţiunilor diverse poate fi înlocuit cu Fişa de cont. Acest

registru stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

“Formularele folosite pot îmbrăca diverse forme: fişe de cont pentru operaţii

diverse, fişe de cont şah şi forma Cartea mare centralizată. Cartea mare nu trebuie neapărat să fie

un registru compact, ci poate fid oar un set de pagini libere sau sub formă electronic etc.” [Bazele

contabilităţii - Conf.univ.dr.Chirita CARAIANI(coord) şi colaboratorii – www.biblioteca-digitala.ase.ro]

Registrul Cartea Mare poate avea urmatoarea forma:

Fig.1.1.5.3.1 – Cartea mare

Toate cele trei tipuri de registre contabile prezentate anterior, Registrul-jurnal, Registrul-

inventar şi Registrul Cartea mare este obligatoriu să fie păstrate în unitate timp de 10 ani de la

data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmit şi de asemenea in cazul

utilizării sistemelor computerizate trebuie să se asigure listarea acestora în orice moment pe

parcursul celor 10 ani de păstrare.

În situaţia pierderii, distrugerii sau sustragerii acestor registre, există, conform legi,

obligativitatea reconstituirii acestora in maxim 30 de zile de la data constatării.

Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit

legii, registre şi formulare specifice privind activitatea financiară şi contabilă, reglementate prin

actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare

potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum şi prezentelor

norme metodologice privind documentele justificative şi financiar-contabile.

1.1.6. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau

distruse

Contabilitatea se caracterizează prin fundamentarea şi justificarea tuturor datelor ei pe

bază de acte scrise prin care se consemnează operaţiile economice în momentul efecutarii lor.

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de

cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice,

asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice

care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu

sediul în străinătate sau în România, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată,

întocmesc documente financiar-contabile in care consemnează operaţiunile economico-

financiare, în momentul efectuării lor. Aceste documente sunt folosite ca băză de înregistrare în

contabilitate devenind documente justificative.

În contabilitate operaţiile economico-financiare se inregistrează numai în baza unor

documente originale, întocmite sau reconstituite. Exceptia de la această regulă o reprezintă

situaţiile în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie

păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului

respectiv.

Orice persoana care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente

justificative sau contabile are obligaţia să încunoștințeze, în scris, în termen de 24 de ore de la

constatare, conducatorul unităţii (administratorul unităţii, ordonatorul de credite sau altă

persoană care are obligaţia gestionării unităţii respective).

De la primirea comunicării cu privire la pierderea, sustragerea sau distrugerea

documentului justificativ conducătorul unităţii are un termen de 3 zile în care să întocmească un

proces-verbal, ce trebuie semnat de conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului

financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie,

persoana responsabilă cu păstrarea documentului şi şeful ierarhic al persoanei.

În situaţia în care responsabilul pentru distrugerea, dispariţia sau pierderea documentului

este conducătorului unităţii, masurile privind întocmirea procesului-verbal se iau de către ceilalţi

membri ai consiliului de administraţie.

Procesul-verbal ce urmează a fi întocmit cuprinde următoarele date: datele de

identificare a documentului dispărut, numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea

documentului, precum şi data ăi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

În cazul în care documentul în discuţie a fost întocmit de către entitate doar într-un singur

exemplar, se reconstituie acesta urmând aceeaşi paşi ca şi în cazul întocmirii documentului

original, cu mentiunea ca în antetul acestuia să se stipuleze că este un document reconstituit.

Dacă pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor financiar-contabile, are la bază

o infracţiune, exista obligativitatea înştiinţării organele de urmărire penală.

Reconstituirea documentelor se face în maxim 30 de zile de la data constatării pierderii,

sustragerii sau distrugerii, pe baza unui „dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare

caz.

Dosarul de reconstituire este necesar să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu

constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:

 - sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;

 - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

 - dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei

vinovate;

 - dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;

- declaraţia salariatului responsabil cu păstrarea documentului, cu privire la împrejurările în care

acesta a dispărut;

 - o copie a documentului reconstituit.

În situaţia în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost emis de către o altă

entitate, reconstituirea acestuia se face de către entitatea emitentă. În termen de maxim 10 zile de

la primirea cererii, unitatea emitentă are obligaţia de a trimite o copie e documentului existent

unităţii solicitante, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea

„DUPLICAT”, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut

reconstituirea şi constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate. 

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii unei facturi în original, duplicatul acesteia

poate fi reprezentat, fie de o factură nouă, cu aceleaşi data ca factura iniţială, cu menţiunea că e

duplicat, fie o copie a facturii iniţile, cu ştampila entităţi şi cu mentiunea duplicat.

Dacă documentele pierdute, sustrase sau ditruse reprezintă documente nenominale

(biletet de călătorie, bonuri etc.), ce încă nu au fost introduce în contabilitate, acestea nu pot fi

reconstituite, iar vinovaţii de pierderea, distrugerea sau sustragerea lor, vor suporta paguba

adusă, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

Pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor financiar-

contabile şi cheltuielile generate de reconstituirea documentelor, atrag răspunderi materiale.

În situaţia în care documentele originale sunt găsite ulterior, documentele reconstituite

sunt anulate pe baza unui poces –verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de

reconstituire si de asemenea poate constitui motiv pentru revizuirea sancţiunilor aplicate.

Cei responsabili pentru asigurarea înregistrarilor şi evidenelor lucrărilor întocmite,

precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe durata păstrării documentului

reconstituit este conducătorul entităţii.

1.1.7. Arhivarea şi păstrarea documentelor financiar-contabile

 Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele

naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice,

instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi

persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără

personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, prevăzute în art.1 din Legea

contabilităţii nr. 82/1991, republicată, sunt obligate să pastreze în arhivă documentele financiar-

contabile, precum registrele contabile si documentele justificative care au stat la baza

înregistrărilor în contabilitate.

Păstrarea si arhivarea documentelor financiar-contabile se face în general la domiciliul

fiscal sau la sedile secundare ale entităţii, sau se poate face de către alte persoane juridice, în

baza unui contract de prestări servicii cu titlu oneros, cu condiţia ca acestea să dispună de

condiţii corespunzătoare arhivării documentelor.

Răspunderea privind arhivarea registrelor şi documentelor justificative şi contabile, în

situaţia arhivării acestora de către alte persoane juridice, revine administratorului, ordonatorului

de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare. Ambii semnatari ai

contractului de prestări servicii cu privire la arhivarea documentelor financiar-contabile, au

obligaţia de a înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţin, despre această situaţie.

În oricare din cele două situaţii prezentate mai sus, în cazul unui control al organelor

abilitate, entităţile sunt obligate, dacă li se solicit, să prezinte documentele precizate la domiciliul

lor fiscal.

Din cadrul documentelor financiar-contabile, statele de salarii au termenul de păstrare cel

mai mare, de 50 de ani, în timp ce registrele contabile şi documentele justificative şi contabile

trebuie păstrate pe o perioadă de 10 ani, începând cu data încheierii exercitiului financiar în

cursul căruia au fost întocmite.

Facturile prevind bunurile de capital, precum şi bunurile imobile, care la baza

determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt

şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului Fiscal, au un termen de

păstrare de 5 ani, din momentul exigibilităţii TVA.

Dacă obiectul documentelor financiar-contabile este reprezentat de bunuri ce au o durată

de viaţa mai mare de 10 ani, acestea se păstreaza, în general, pe întreaga durată de utilizare a

bunurilor.

Documentele financiar-contabile cu cea mai scurtă periodă de păstrare, de 5 ani de la data

încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmit, sunt cele stipulate în Anexa Nr.4

la OMFP 3.512/2008 privind documentele financiar contabile, din această categorie făcând parte

urmatoarele: bon de consum, listă magazine, fişă inventariere, extras de cont, chitanţă, ordin de

deplasare, dispozitie de plata/incasare catre casierie, etc.. Această prevedere este valabilă doar în

situaţia în care necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp

mai mare.

În cazul încetării activităţii entităţii, documentele financiar-contabile vor fi arhivate în

conformitatea cu prevederile Legii societăţilor comerciale, legea nr. 31/1990 republicată, cu

modificările şi completările ulterioare, sau se predau către arhivele statului.

Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face cu respectarea următoarelor

reguli generale:

 - documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;

 - gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu

financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele

aferente acestei perioade se arhivează separat;

 - dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în

acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de

prevenire a incendiilor;

 - evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit legii, în

care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în

decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face

de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. În această

situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din

Registrul de evidenţă al arhivei.

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la

păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile, precum şi la reconstituirea

documentelor pierdute, sustrase sau distruse se sancţionează în conformitate cu prevederile art.

41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu amendă de la 300

la 4.000 lei.