lupapisteen tiedonhallinnan kuntatapaaminen 21.1.2016
TRANSCRIPT
LUPAPISTE TIEDONHALLINTA21.1.2016 Hotelli Vantaa
AGENDA› 11 Kuulumiset
› 11:30 Lounas
› 12:15 Paperiarkiston digitointi
› 12:45 Kehityskohteiden esittely
› 14 Kahvitauko
› 14:20 ”Sähköisen säilyttämisen lupa”, asiointi arkistolaitoksen kanssa
› 14:45 Tiedonohjaussuunnitelmien vertailu ja jatkotyöstö
› n. 15:30 Loppukeskustelu ja jatkosta sopiminen
PÖHINÄASIAA
ARKISTOINTIKUULUMISET› Pilottikoulutuksia pidetty ympäri Suomea
• Pidetty 14 kunnan kanssa koulutuksia ja perehdytystilaisuuksia• Sovittu 4 kuntaa tammi-helmikuulle• Koulutus sopimatta: Hämeenlinna, Salla
› Neuvottelu 8.12. arkistolaitokselta• Järvenpään hakemuksen läpikäynti• Muutostarpeet ja päivitetyn version jättäminen• Pitkä jono käsittelyyn ja katselmointiin
› Edellisen tapaamisen jälkeen tehtyä kehitystyötä• Dokumenttihaku tuotantoon joulukuussa• Sähköinen vastaanotto ja arkistointinäkymät tuotantoon 20.1.2016• Onkalon säilytysratkaisua ja arkistoon vientiä kehitetty• Keskitytty SÄHKE2-vaatimuksiin ja katselmointivalmiusteen
› Sodankylän digitointi vauhtiin
LUPAPISTE TIEDONHALLINTA
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / …
Sähköinen toimittaminen
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
OnkaloArkisto
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
Kansallisarkisto / Muu arkisto
Vapa / SARKK / …
NÄMÄ LAAHAAVAT › Liitteiden ryhmittely + uudet rakenne- ja
erityissuunnitelmat sekä selvitykset• Yammerissa kommentoitavana joulukuussa• Erityissuunnitelmien osalta halutaan vielä varmistusta
sisällöstä
› Muutoksenhaku› SARKK ja ulkoiset arkistot
LOUNAS
PAPERIARKISTON DIGITOINTI
SODANKYLÄN RAKENNUSVALVONNAN ARKISTON DIGITOINTI + PALVELUT› Solita tarjoaa arkiston digitointipalveluita sopivan kumppanin
kautta• Analogia Oy
› Sodankylä kilpailutti arkiston digitoinnin ja käyttöarkistopalvelut• Päätös 28.10.: Toimittajaksi Solita Oy, alihankkija Analogia Oy• Digitoidaan ja mikrofilmataan 30 hyllymetriä ja otetaan käyttöön
Lupapisteen arkistotoiminnallisuudet• Aloitus marraskuu, projektin päätös 4/2016
› Tilanne: Erä 2/6 digitoinnissa, metatietokäsittely meneillään
KUMPPANIESITTELY: ANALOGIA FINLAND OY
YLEISTÄ Analogian pääliiketoiminnot muodostuvat digitointi- ja
mikrofilmaus palveluista. Tallenneliiketoimintamme kattaa kaikki tiedon tallentamisen ja arkistoinnin palvelut, digitoinnin ja skannauksen, mikrofilmauksen, mikrofilmitulostuksen, arkistointipalvelut ja asiantuntijapalvelut. Teemme jatkuvasti hankkeita niin tiedon pitkäaikais- ja pysyväissäilytykseen kuin olemassa olevien fyysisten aineistojen digitointiin. Prosessimme on rakennettu luottamuksellisen tiedon käsittelyn vaatimukset huomioon ottaen.
Analogia Finland Oy
HENKILÖSTÖ Koko vakinainen henkilöstömme on taustatarkastettu
viranomaisten toimesta. Henkilöstön lisäksi olemme kiinnittäneet erityistä
huomiota tietoturvaan koko prosessimme osalta, mukaan lukien kulunvalvonta, aineistojen kirjoittanut vaitiolositoumukset ja sitoutuu myös tarvittaessa kirjalliseen vaitiolovelvollisuuteen.
Analogia Finland Oy
TILAT JA TIETOTURVA Tuotantotilamme on suojattu asianmukaisilla
rikosilmoitus-, kulun- ja videovalvontajärjestelmillä sekä palonvalvonta- ja sammutuslaitteilla. Palolaitoksella on suora yhteys tilojen lämpöantureihin. Arkistolaitoksen teettäessä kansallisen digitointihankkeen aineistoa, Arkistolaitos on hyväksynyt toimitilan pitkäaikaissäilytettävän aineiston digitointiprojektien määräaikaiseen säilytykseen. Rakennus on yö-aikaan ja viikonloppuisin vartioliikkeen piirivartioinnin valvonnassa.
Analogia Finland Oy
Analogia Finland Oy:n työasemat ja serverit, joissa asiakkaiden hankkeisiin kuuluvia asiakirjoja käsitellään, huolletaan hyväksyttyjen huoltoliikkeiden toimesta ja laitteiden poiston yhteydessä kovalevyt murskataan.
Tuotannon tietokoneet ovat automaattisen viruskannan päivityksen piirissä. Asiakkaiden aineistot tallennetaan varmistetuille palvelimille.
Analogia Finland Oy
DIGITOINTIPAIKKA Analogia Finland Oy Tietäjäntie 4 02130 Espoo www.analogia.fi www.digitointikeskus.fi Yhteyshenkilöt:
Markus vihra, [email protected], 044-976 2510 Markku.Rajama, [email protected], 040-545
0141
Analogia Finland Oy
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
Analogia Finland Oy - Digitointikeskus
PALVELUN ESITTELY
PALVELUN ESITTELY
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / …
Sähköinen toimittaminen
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
OnkaloArkisto
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
Kansallisarkisto / Muu arkisto
Vapa / SARKK / …
12
3
4
5
KAHVIA JA PULLAA14-14:20
MÄÄRÄYS SÄILYTTÄMISESTÄ YKSINOMAAN SÄHKÖISESSÄ MUODOSSAArkistolaitos, seulontapäätökset
ASIOINTI ARKISTOLAITOKSEN KANSSA› Järvenpään kaupunki on laatinut hakemuksen
säilytysmuodosta› Sisältö:
• Hakemuslomake• Kunnan tehtäväluokitus• Tiedonohjaussuunnitelma• Tietojärjestelmäseloste (Lupapiste)• Järjestelmäkuvaus
› Katselmointivalmius 1.1.2016
KÄSITTELYSTÄ› Arkistolaitos on ruuhkautunut hakemuksista mm. VAPA-
päätöksen takia. Jonossa oli joulukuussa 40+ hakemusta› Käsittelyn aikana tutkitaan hakemuslomakkeet ja TOS› Sovitaan katselmoinnista viranomaisen ja toimittajan
kanssa› Määräys annetaan aina määräajaksi (esim 5 vuotta)› Toiminnan voi aloittaa ennakkoon
• Hakemukseen huomiona toiminnan aloituspäivämäärä• Järvenpää rava ei päätöksissään enää vaadi paperilla
toimittamista
KATSELMOINNISTA› Arkistolaitokselle esitetään asiointi- ja käsittelyprosessi
• Katselmoidaan yhdessä, kunta ja toimittaja esittävät• Vain operatiivinen prosessi, TOJ:ta ei katselmoida
› Jos katselmoinnissa löydetään määräyksen vastaista toimintaa tai puutteita, niille annetaan korjausmääräys • Korjaukset yleensä raportoidaan sähköpostilla ja kuvakaappausten
avulla
› Jos kokonaisuus on erilainen (esim pysyväisarkisto on eri), AL arvioi katselmuksen tarpeen• Säilytysjärjestelmän sertifikaatti helpottaa
TIEDONOHJAUS-SUUNNITELMAT
TILANNE› Pakollisia metatietokenttiä lisätty (esitetty aiemmin tänään)› Järvenpäässä laadittu TOS niille tehtäville, joille haetaan
seulontapäätöstä• Puuttuu mm. muutoksenhausta ja erityissuunnitelmia
› Liitelista v.1.0 laadittu• Pohjana nykyinen lista ja Järvenpään ehdotus • Liitetyyppien määrä lähes 200• Kommenteilla Yammerissa
• Muutamia yksittäishuomioita
• Nyt tullut yksittäisiä toiveita rajusta yksinkertaistamisesta• Muutostyön toimenpiteet aloitettu, mutta keskeytettiin väliaikaisesti 20.1.
TOS-TYÖ KUNNISSA› PohjaTOSsin päivitys
• Milloin olisi sopiva ajankohta?• TOSsia päivitetään joka tapauksessa liitelistan päivityksen
yhteydessä
PUUTTUU
MUUTOKSENHAKU› Lisätään Muutoksenhaku-vaihe TOS:n menettelyihin
› Tehdään muutoksenhakutoiminnallisuudet Lupapisteen asiointiin
› Viranomaisen pitää pystyä merkitsemään Päätös annettu-tilaiselle hakemukselle, että se on "Muutoksenhaku"-tilassa (päätöksestä on valitettu) • Päätös-välilehdellä• Viranomaisen pitää pystyä lisäämään valitukseen liittyvät liitteet• Päätöksen Lainvoimaisuus-kentässä ei näy päivämäärää• Työtilassa pitää pystyä helposti näkemään, että päätös ei ole lainvoimainen
› Muutoksenhaussa olevaan hakemukseen pitää pystyä lukemaan päätös taustajärjestelmästä ja siihen on voitava kirjoittaa uusi päätös • Tilaksi joko rauetettu tai päätös annettu
JATKON SUUNNITTELU
SEURAAVIA TOIMINTOJA› Arkiston hallintanäkymä ja hävittäminen› Muutoksenhaku mukaan prosessiin› Työjonot› Rajapinnat
SÄHKÖISEN ARKISTON LAAJENTAMINEN
1. Lupapisteen prosessi
2. Paperiprosessi, aineiston tuonti ja rajapinnat
3. Muut toimialat
KÄYTTÖÖNOTTO KUNNAN KANNALTA› Arkistomoduulin kytkentä (Lupapiste)› Käyttöoikeuksien määritys (pääkäyttäjä)› TOS-workshop (arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Tiedonohjaussuunnitelman muokkaus ja julkaisu (arkistokäyttäjä)› Käyttökoulutus (käsittelijä + arkistokäyttäjä, Lupapiste)› Käytön aloitus (kunta)› Määräys arkistomuodosta, arkistolaitos (AL, kunta)› Sopimus (kunta, Lupapiste)
SOVITUT AJANKOHDAT› To 14.04.2016 Seuraava arkistotapaaminen› To 21.04.2015 Rakennusvalvontojen tapaaminen
Jyväskylässä
