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Versiones menores de la aplicación

Cambios respecto a la versión anterior

VERSIÓN PUNTOÍNDICE

MODIFICACIÓN RESPECTO VERSIÓN ANTERIOR

2.11 Versión inicial

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ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN......................................................................................................................4

2 EXPEDIENTE DE TIPO APROBACIÓN DE DECRETOS...................................................................5

2.1 REDACCIÓN DE DECRETOS.........................................................................................................92.2NOTIFICACIONES CON TRASPOSICIÓN AUTOMÁTICA...................................................................152.3 COMUNICACIÓN INTERNA CON MAYOR TRAZABILIDAD...............................................................182.4 EMISIÓN DE CERTIFICADOS.....................................................................................................22

3PLANTILLAS........................................................................................................................25

DOCUMENTO PROYECTO Nº VERSIÓN FECHA PÁGINA

GEXFLOW - Manual Aprobacion Decretos.odt 1.9 11/05/2015 Página 3 de 32

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1 INTRODUCCIÓNEste manual trata sobre el nuevo funcionamiento de las tareas que hay en un expediente de tipoRedacción de Decretos, que a partir de ahora se llamará Aprobación de Decretos.

Dichas tareas son:

• Redacción de decretos

• Notificaciones con trasposición automática

• Comunicación interna con mayor trazabilidad

• Emisión de certificados

Además también hay un punto sobre las Plantillas, cómo editarlas y configurarlas para que se ajusten alprocedimiento actual de las tareas anteriores.



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2 EXPEDIENTE DE TIPO APROBACIÓN DE DECRETOSA continuación vamos a ver paso a paso, todos los aspectos del nuevo flujo de proceso de unexpediente de tipo aprobación de decretos.

En primer lugar iremos al menú lateral izquierdo Expedientes, donde crearemos un expediente→pulsando sobre “Nuevo”.

Rellenaremos los campos, eligiendo en Tipo expediente*: Aprobación de decretos.

En el campo Código pondremos la referencia del expediente en papel, para que guarden relación, y enfuturas notificaciones y otros procedimientos aparezca el código de referencia correcto. En caso de nointroducir nada la aplicación le asignará un código automáticamente.



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Una vez completado, pulsaremos sobre “Aceptar” para generar el expediente.

Y añadiremos un interesado en la pestaña homónima.

Para ello, pulsaremos el botón “Nuevo” y rellenaremos los campos solicitados, aquellos marcados conun * y fondo anaranjado son obligatorios.



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Una vez que hayamos completado los datos, pulsaremos sobre “Aceptar” y nos aparecerá una pestañaal lado, “Datos Adicionales” en la que podremos rellenar la información referente a este tipo deexpediente.

Llegados a éste punto, vamos a empezar con la tramitación.

Vamos a la pestaña “Datos Generales” y pulsamos sobre el botón “Iniciar tramitación”.



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Aceptamos en la ventana emergente y nos aparecerá un mensaje en la parte superior de que el procesocomienza correctamente.

Además, cómo podemos observar, nos aparece una nueva tarea.



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2.1 Redacción de decretos

Al pulsar sobre el enlace en azul de ésta primera tarea “Redactar decreto/Redactar documento” (otambién pulsando el botón “Tramitar tarea” teniendo la tarea seleccionada) comenzará el proceso pasoa paso para la redacción del decreto.

El primer paso será editar la plantilla, para lo que pulsaremos el botón remarcado en rojo que es elcorrespondiente a la edición. Esta acción nos abrirá la plantilla de redacción del decreto con elLibreOffice.

En este punto es donde comienzan las principales diferencias respecto al procedimiento anterior.

Cómo novedad ahora podremos marcar determinadas partes del documento para su trasposiciónautomática, por ejemplo, a la hora de realizar una notificación.



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Para poder elegir las partes que queremos seleccionar usaremos las marcas de texto, que se encuentranen el menú superior de LibreOffice: Insertar Marca de texto.→ →

El procedimiento es el siguiente:

1) Poner el ratón en el inicio del texto que queremos trasponer posteriormente.

2) Abrir el menú “Marca de texto”.

3) Escribir el nombre del marcador siguiendo este patrón: gx_i_nombreDelMarcador

Sustituyendo “nombreDelMarcador” por la denominación deseada.

4) Pulsar sobre “Aceptar”, lo que creará la marca del inicio del texto.

5) Poner el ratón en el final del texto que queremos trasponer posteriormente.


7) Escribir el nombre del marcador siguiendo este patrón: gx_f_nombreDelMarcador


8) Pulsar sobre “Aceptar”, lo que creará la marca del final del texto.



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Para ver las marcas de texto que hay en un documento pulsaremos el botón F5 del teclado, lo que nosabrirá una ventana emergente con una serie de opciones, entre ellas la de “Marcas de texto”, la cual alhacer doble click veremos los marcadores del documento. Y a su vez, al hacer doble click sobre elmarcador en cuestión, nos mostrará el cursor del ratón en el lugar dónde se encuentra la marca detexto, tal y cómo podemos ver en la siguiente imagen:

Podemos seleccionar una o varias partes del texto, utilizando para cada caso una denominacióndiferente.

Se recomienda revisar que están los marcadores antes de terminar ya que es fácil a la hora de laredacción, borrarlos por error. Una vez finalizado guardamos el documento, y volveremos a la aplicaciónSeguimiento de Expedientes.

De nuevo en la tarea de la aplicación “Redactar decreto/Redactar documento”, podremos seleccionarlos aprobadores, los firmantes y anexar los documentos pertinentes.

Pestañas: “Aprobadores” y “Firmantes”

Los aprobadores son los usuarios potenciales que visarán los documentos y darán el visto bueno, orechazarán según sea el caso, el documento para continuar con la tramitación del expediente.



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Los firmantes son aquellos usuarios potenciales que firmarán, o rechazarán la firma, para que continúela tramitación del expediente.

Aquí mostramos la pantalla de aprobadores que es casi igual que la de firmantes. Como se puedeobservar en la siguiente imagen, aparecen los botones “Añadir” y “Quitar” que añadirán o quitaránaprobadores del proceso de visado. Si pulsamos el botón “Añadir” aparecerá una nueva ventana en laque seleccionaremos el puesto que queremos que vise en primer lugar el documento, si volvemos apulsar y elegimos otro puesto este será el segundo en visar el documento y así sucesivamente.

Si deseamos variar el orden de firma o aprobación sólo tenemos que pulsar las fechas del firmante oaprobador para adelantar o retrasar su orden.

Además en “Firmantes”, tenemos la opción “Deleg. Activas” que abre una ventana en la que semuestra quien es el delegado al cargo, en caso de que el firmante no esté disponible.



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Pestaña: Anexos

Si quisiéramos añadir un Anexo al documento pulsaremos sobre la pestaña “Anexos”. Estosdocumentos únicamente podrán tener formato PDF. Los anexos se incluirán a continuación deldocumento redactado una vez se finalice la tarea.

Pulsamos sobre el botón “Añadir” y aparecerá una ventana flotante en la que podremos elegir “Disco”,“Escáner” y “Documentos del Expediente”.

La opción “Escáner” como anteriormente hemos comentado es dependiente y no entraremos aexplicarla.

Los “Documentos del Expediente” son, como su propio nombre indica, los documentos que sehayan generado durante la tramitación del expediente en el que estemos trabajando.



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Si pulsamos sobre “Disco” nos aparecerá una nueva ventana como la que muestra la imagen.

Daremos un nombre al documento y lo seleccionaremos de nuestro disco duro, a continuaciónpulsamos en “Aceptar” y ya tendremos el documento anexado.

Una vez añadidos todos los elementos vistos anteriormente podemos proceder a finalizar la tarea. Estaacción nos generará las entradas correspondientes en el portafirmas de cada uno los usuarios que sonpotencialmente aprobadores o firmantes de algún documento.

Terminaremos la tarea pulsando sobre “Finalizar” en la pestaña “Redacción del documento” yconfirmando en la ventana emergente.



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2.2 Notificaciones con trasposición automáticaTras terminar la tarea anterior, vamos a ver cómo funciona ahora la tarea “Notificar/Redactardocumentos envío”.

En primer lugar crearemos la tarea, para ello pulsaremos sobre el desplegable “Más acciones”,seleccionaremos la tarea “Notificar” en la ventana emergente y pulsaremos sobre “Crear TareaGeneral”.

En caso de que nos haya sido devuelto el decreto firmado, nos aparecerá la tarea de notificacióndirectamente en el listado de “Tareas opcionales”.

E igual que antes, pulsaremos sobre el enlace en azul “Notificar/Redactar documentos envío” (otambién pulsando el botón “Tramitar tarea” teniendo la tarea seleccionada) para comenzar.

Igual que hasta ahora, añadiremos los destinatarios pertinentes, los seleccionaremos y pulsaremos en“Siguiente”.



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Seleccionaremos también el decreto y continuaremos.

Por último, en la redacción del documento es dónde están los cambios.

Ahora no podremos modificar el documento. Según la plantilla que seleccionemos, se generaráautomáticamente, incluyendo el texto que marcamos en la tarea anterior, para que esto suceda laplantilla debe tener los marcadores adecuados (con la misma denominación que los definidospreviamente en la redacción del decreto). Para más información, sobre las plantillas pulsa aquí.



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Pero sí podremos descargarlo para poder verlo. Para finalizar, aceptaremos y finalizaremos el proceso.

Confirmaremos y continuaremos con la tramitación del expediente.



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2.3 Comunicación interna con mayor trazabilidadLa comunicación interna la haremos desde la misma tarea que la descrita en el punto anterior,“Notificar/Redactar documentos envío”.

Igual que antes crearemos la tarea, para ello pulsaremos sobre el desplegable “Más acciones”,seleccionaremos la tarea “Notificar” en la ventana emergente y pulsaremos sobre “Crear TareaGeneral”.

Pulsaremos sobre el enlace en azul “Notificar/Redactar documentos envío” (o también pulsando elbotón “Tramitar tarea” teniendo la tarea seleccionada) para comenzar.

En este caso, en el “Paso 1: Selección destinatarios” elegiremos la opción “Unidades Organizativas”.



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En este ejemplo elegiremos como destinatario la unidad “Intervención”.

Pulsaremos sobre “Siguiente”, elegiremos el decreto.

Y volveremos a pulsar “Siguiente”, llegando a la fase de redacción.

Pulsaremos sobre “Redactar documento”, lo que nos llevará a la típica pantalla con las pestañas“Redacción de documento”, “Aprobadores” y “Fimantes”.



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Donde elegiremos la plantilla correspondiente. Para más información sobre plantillas, pulsa aquí..

Cuando hayamos finalizado, aceptamos y finalizamos el proceso, procediendo con el envío a la unidadcorrespondiente.



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Aunque el proceso aparentemente es el mismo que en el de la notificación, el gestor de expedientesdiferencia cuando se trata de una comunicación externa y cuando de una interna, creando en el caso deser externa su correspondiente registro de salida. Tal y cómo podemos observar en la pestaña “Índicedocumentos” del expediente:

En cambio si la comunicación se realiza entre unidades internas, la aplicación distinguirá si la unidaddestino tiene la distribución habilitada o no. Si la tiene habilitada realizará un envío a la Bandeja deEntrada correspondiente y si no la tiene habilitada se procederá como hasta ahora, creando una tareade impresión de la notificación. En caso de que el documento tenga firmantes/aprobadores , primerodeberá ser firmado y posteriormente se enviará a la bandeja pertinente.

Siguiendo el ejemplo, en primer lugar debemos entrar con un usuario de la unidad Secretaría, puestoque pusimos como firmante el puesto de secretario.

Una vez firmado, entramos con un usuario de la unidad de Intervención, y en su Bandeja de entradaencontraremos el envío, ya que la unidad tiene la distribución habilitada.



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2.4 Emisión de certificadosHasta ahora cuando se necesitaba emitir un certificado de un decreto, se solicitaba a secretaría. Ahora,y sólo cuando el decreto esté firmado, nos aparecerá una tarea “Emisión de certificados” en el listadode tareas generales .

Comenzaremos a tramitar la tarea pulsando sobre el enlace en azul “Emisión de certificados/Redactardocumentos envío” (o también pulsando el botón “Tramitar tarea” teniendo la tarea seleccionada).

Elegiremos el decreto y pulsaremos sobre “Siguiente”.



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Y nos llevará a la pantalla de redacción.

Dónde seleccionaremos la plantilla que hayamos predefinido para este tipo de tarea, e igual que en loscasos descritos anteriormente, el documento se genera automáticamente combinando la plantilla con eltexto marcado en el decreto.

Si pulsamos en “Descargar” podremos ver el resultado final.

En la imagen vemos un ejemplo, en el que la cabecera (y el pie, aunque no se vea) viene dada por laplantilla predefinida, y el texto literal del decreto viene dado por los marcadores que pusimos en laredacción del decreto.

Para información detalla sobre las plantillas, pulsa aquí..



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Una vez finalizado este paso, pulsamos sobre “Finalizar”, y se enviará a secretaría (o a quienesdefinamos en las pestañas “Aprobadores” y “Firmantes”) para que sea firmado.

Tal y como podemos ver a continuación.



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3 PLANTILLASPara realizar la edición de las plantillas iremos al menú lateral izquierdo Plantillas.→

Esto nos lleva a una pantalla con una única pestaña “Elementos carpeta”, en la que veremos laclasificación general de las plantillas que tengamos creadas. Además debajo del menú lateral izquierdonos aparecerá el directorio en forma de árbol con dichas plantillas.

La forma en que se organizan las plantillas es muy similar a las carpetas de un directorio del sistemaoperativo. Existe una carpeta padre denominada “Plantillas” que engloba a todo y a partir de esapodemos crear una estructura de plantillas clasificándolas por tipo o por lo que el usuario vea necesario.

Hay dos tipos de visibilidad para las plantillas.

1. Lo que esté bajo la jerarquía de carpetas amarillas son plantillas a nivel de departamento (nopueden ser vistas desde fuera del departamento).

2. Lo que esté bajo la jerarquía de carpetas azules es común a toda la entidad (las plantillas aquípueden ser vistas por cualquier departamento).

Siguiendo el ejemplo de la imagen, las plantillas y/o carpetas que se creen deben estar dentro de:

• “Plantillas – TERALCO IT”, si son comunes a la entidad. (TERALCO IT es en este caso laentidad)

• “Plantillas – Formación”, si pertenecen al departamento (en este caso Formación).



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Este es el aspecto del menú de plantillas.

Desde este menú podremos crear, editar, eliminar, mover y duplicar plantillas.

Comenzaremos creando una nueva carpeta para organizar las plantillas de nuestro departamento,pulsando sobre el botón “Nuevo” donde elegiremos el enlace “Nueva carpeta”.

Damos un nombre a la carpeta y pulsamos el botón “Aceptar”.

Vemos que se ha creado la carpeta en el menú principal.



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Si entramos dentro de la carpeta, ésta estará vacía.

Aquí es donde crearemos definitivamente una plantilla pulsando sobre el botón “Nuevo” y luego elbotón “Nueva Plantilla”

El campo “Tipo doc.” es obligatorio ya que a la hora de redactar un documento solo mostrarálas plantillas que correspondan con este tipo de documento.

Sin embargo el tipo de expediente no es obligatorio ya que podemos querer que la plantillapueda estar para todos los decretos o solo para los de un determinado tipo de expediente.

Una vez completados los campos, pulsamos sobre “Aceptar”. Y nos aparecerán 3 botones, y ,sirven para redactar y visualizar el documento respectivamente.

Pulsamos sobre y procedemos con la edición.

A continuación vamos a ver el funcionamiento de las marcas de texto para la trasposición automáticade una determinada parte del documento, a otro documento.



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Para poder elegir las partes que queremos seleccionar y el lugar en el que queremos que se copieposteriormente, usaremos las marcas de texto, que se encuentran en el menú superior de LibreOffice:

Insertar Marca de texto.→ →

Para seleccionar una determinada parte del texto el procedimiento es el siguiente:

1) Poner el ratón en el inicio del texto que queremos trasponer posteriormente.


3) Escribir el nombre del marcador siguiendo este patrón: gx_i_nombreDelMarcador

Sustituyendo “nombreDelMarcador” por la denominación correspondiente.

4) Pulsar sobre “Aceptar”, lo que creará la marca del inicio del texto.

5) Poner el ratón en el final del texto que queremos trasponer posteriormente.


7) Escribir el nombre del marcador siguiendo este patrón: gx_f_nombreDelMarcador


8) Pulsar sobre “Aceptar”, lo que creará la marca del final del texto.

Para elegir el lugar del documento en que queremos que se copie el texto marcado anteriormente elprocedimiento es el siguiente:

1) Poner el ratón en el lugar donde queremos que se inserte el texto marcado.


3) Escribir el nombre del marcador siguiendo este patrón: gx_p_nombreDelMarcador

Sustituyendo “nombreDelMarcador” por la denominación correspondiente.

“nombreDelMarcador” debe ser el mismo en los 3 casos para que guarden relación entre si.



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Para ver las marcas de texto que hay en un documento pulsaremos el botón F5 del teclado, lo que nosabrirá una ventana emergente con una serie de opciones, entre ellas la de “Marcas de texto”, la cual alhacer doble click veremos los marcadores del documento. Y a su vez, al hacer doble click sobre elmarcador en cuestión, nos mostrará el cursor del ratón en el lugar dónde se encuentra la marca detexto, tal y cómo podemos ver en la siguiente imagen:

Podemos seleccionar una o varias partes del texto, utilizando para cada caso una denominacióndiferente.

Se recomienda revisar que están los marcadores antes de terminar ya que es fácil a la hora de laredacción, borrarlos por error. Una vez finalizado guardamos el documento, y volveremos a la aplicaciónSeguimiento de Expedientes.



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Veamos un ejemplo:

• Primero editamos la plantilla del decreto.



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• Después editamos la plantilla de la notificación.



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Tras la tramitación de las tareas pertientes del expediente, este sería el documento de notificación conel texto del decreto traspuesto automáticamente.



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