mã số : hd/nm02 hƯỚng dẪn giao nhẬn nguyÊn...

HƯỚNG DẪN GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU

Mã số Ngày BH Lần BH Trang

: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 1/8

MỤC LỤC

Mục Nội dung Trang Theo dõi sửa đổi 2

1 Mục đích 3

2 Phạm vi 3

3 Tài liệu liên quan 3

4 Định nghĩa/ viết tắt 3

5 Nội dung 3 5A Giao nhận nguyên liệu mủ nước 3

5B Giao nhận nguyên liệu mủ phụ 6

5C Thu mua 8

6 Phụ lục/ Biểu mẫu 9

Người soạn thảo Người soát xét Người phê duyệt Ngày 10/05/2012 08/06/2012 10/06/2012

Chữ ký

Họ tên Phạm Duy Tuấn Phonthida Phùng Quang Trung



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 2/8

THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT Trang Nội dung sửa đổi Ngày 01 Ban hành lần 1 10/06/2012



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 3/8

1. MỤC ĐÍCH: Đảm bảo các bước thực hiện công việc tiếp nhận nguyên liệu, đánh giá nguyên liệu thật sự khách quan, các thủ tục thu mua và tiếp nhận nguyên liệu được tuân thủ triệt để, đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu đúng chủng loại cho quá trình chế biến. 2. PHẠM VI: Áp dụng cho công tác giao nhận mủ cao su tại Xưởng chế biến mủ DAKLAORUCO 1 – Công ty TNHH cao su Đắk Lắk. 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng; - Qui trình soạn thảo văn bản (QT/VP01); - Qui trình chế biến mủ cao su (QT09). 4. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: NM: Xưởng chế biến mủ DAKLAORUCO 1. BM: Biểu mẫu. HD: Hướng dẫn. KT: Kỹ thuật. KD: Kinh doanh KT-TV: Kế toán - tài vụ. 5. NỘI DUNG: 5A. GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU MỦ NƯỚC

TT Nội dung

1 Đầu ngày làm việc tổ tiếp nhận vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc, ca, gáo lấy mẫu. Chuẩn bị giấy ghi mã số mẫu, thùng đựng seal và mủ mẫu... Mở cân và theo dõi cân để cân luôn ở vị trí số 00.

2 Khi xe vận chuyển mủ về đến cổng Nhà máy, bảo vệ trực cổng tiến hành kiểm tra niêm phong seal kẹp, phiếu kiểm tra tình trạng xe vận chuyển (BM/QT/KT06-01), bỏ tất cả các vật dụng không liên quan đến công tác giao nhận tại cổng Nhà máy, nhằm bảo đảm chỉ có xác xe và mủ nguyên liệu trước khi cân, thông tin được ghi vào Sổ theo dõi xe ra vào cổng (BM/HD/NM02-01).



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 4/8

TT Nội dung

3 Khi xe lên trạm cân, nhân viên tiếp nhận tiến hành kiểm tra lại toàn bộ hiện trạng của xe trước khi nhận nguyên liệu như: niêm phong seal, phiếu giao nhận của đơn vị, can thùng để trên xe và những tank không chứa mủ, nếu có chứa nước thì phải xả hết nước trước khi cân.

4 Nếu các thủ tục giao nhận đúng thì tiếp tục, nếu không đúng mời lái xe lập biên bản và báo cáo trưởng BP Kỹ thuật NMCB xem xét.

5 Nhân viên tiếp nhận cho xe chở mủ nước đứng vào vị trí cân từ 1 - 2 phút để mủ lắng. Nhân viên cân mủ phải ghi tất cả các dữ liệu gồm: tên lái xe, giờ xe về, đơn vị nhập, số xe vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02).

6 Sau đó, tiến hành phân loại mủ nước theo Qui trình kiểm tra nguyên liệu mủ cao su (QT/KT05), các bước công việc tiến hành như sau:

7 Nhân viên tiếp nhận nguyên liệu bằng cảm quan phân loại mủ nước và xác định lượng mẫu cần lấy theo Qui trình kiểm tra nguyên liệu mủ cao su (QT/KT05). Chuyển mẫu cho nhân viên KCS để xác định TSC%, pH.

8

Nếu phù hợp tiếp tục nhận; nếu không - yêu cầu kiểm tra lại, nếu không thống nhất - báo cáo trưởng BP Kỹ thuật xem xét. Nếu mủ loại 2: Ghi “Loại 2”, nếu mủ đông: ghi “Mủ đông” vào giấy và dán lên tank mủ để tổ đánh đông dễ nhận dạng. Đồng thời ghi rõ nguyên nhân mủ loại 2 vào cột ghi chú tại Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02).

9

Lấy mẫu từng tank theo Qui trình kiểm tra nguyên liệu mủ cao su (QT/KT05), ghi mã số vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày đồng thời ghi mã số tương ứng và dán vào ca mẫu trước khi chuyển mẫu cho nhân viên KCS đo chỉ tiêu TSC%, pH. Cuối ngày căn cứ vào tổng số mẫu trong sổ ghi vào Biên bản giao mẫu (BM/HD/NM02-03) chuyển cho nhân viên KCS để nhận kết quả .

10 Các bước xác định khối lượng mủ nước: Cân lần 1: cho xe qua cân điện tử có cài sẵn chương trình quản lý cân mủ. Đến khi cân nhảy ổn định thì đọc giá trị hiển thị trên cân, lưu vào máy tính, đồng thời ghi vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02).

11 Sau khi xe xả hết mủ quay lại vị trí cân, kiểm tra lại các vật dụng sao cho việc trừ khối lượng xe là đúng, tiến hành cân lần 2 cho mủ nước. Đồng thời lấy khối lượng cân lần 2 của mủ nước làm giá trị cân lần 1 của mủ phụ.

12

Khối lượng mủ được xác định bằng cách lấy khối lượng cân lần 1 trừ khối lượng cân lần 2. Ghi khối lượng từng loại mủ theo kết quả đánh giá đã thống nhất vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02).

13 Nếu mủ bị đông: nghiệm thu mủ đông loại 1 sau khi cân ghi khối lượng cân được vào cột ghi chú. Nếu mủ không bị xuống cấp thực hiện các bước tiếp theo.



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 5/8

TT Nội dung

14 Sau khi có các chỉ tiêu TSC%, pH cho từng mẫu nhân viên KCS ghi vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02).

15 Sử dụng bảng Hệ số K theo PL/HD/KT05-01 của từng đơn vị và kết quả TSC%, tiến hành qui đổi và cập nhật kết quả DRC% vào Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-02) và Phiếu theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-04).

16 Căn cứ kết quả ở Phiếu theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày (BM/HD/NM02-04) , tiến hành cập nhật khối lượng mủ nước theo đơn vị vào Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày (BM/HD/NM02-05).

17 Trước 8h sáng hàng ngày, sử dụng các chương trình gửi mail gửi kết quả ở Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày (BM/HD/NM02-05) của ngày hôm trước cho TBP. Kỹ thuật Công ty, Lãnh đạo Nhà máy.

18 Định kỳ 5 ngày làm Báo cáo nguyên liệu mủ nước nhận các đơn vị (BM/HD/NM02-06) trình lãnh đạo Nhà máy phê duyệt gửi cho phòng Kỹ thuật, phòng Kinh doanh, phòng Tài chính kế toán Công ty.

19 Cuối tháng lập Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ cốm (BM/HD/NM02-07) có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo bên giao và Lãnh đạo bên nhận để làm cơ sở thanh toán cho các đơn vị. Cuối ngày nhân viên tiếp nhận dùng nước và giẻ lau chùi rửa cân và dùng chổi quét dọn chung quanh khu vực tiếp nhận nguyên liệu.

20 Lưu hồ sơ:

Bộ phận lưu TT Tên hồ sơ Mã số

Bản gốc Bản photo

Điều kiện lưu

Thời gian lưu

1 Sổ theo dõi xe ra vào cổng

BM/HD/NM02-01 Bộ phận Bảo vệ - Tủ hồ sơ

15 năm

2 Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày

BM/HD/NM02-02 Bộ phận tiếp nhận - Tủ hồ sơ

15 năm

3 Biên bản giao mẫu BM/HD/NM02-03 Tổ tiếp nhận - Tủ hồ sơ

15 năm

4 Phiếu theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày

BM/HD/NM02-04 Tổ tiếp nhận - Tủ hồ sơ

15 năm

5 Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày

BM/HD/NM02-05 Tổ tiếp nhận - Tủ hồ sơ

15 năm

6 Báo cáo nguyên liệu mủ nước nhận các đơn vị

BM/HD/NM02-06 BP kỹ thuật - Tủ hồ sơ

15 năm

7 Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ cốm

BM/HD/NM02-07 BP kỹ thuật - Tủ hồ sơ

15 năm



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 6/8

5B. GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU MỦ PHỤ TT Nội dung

1 Trước khi có mủ phụ nhập vào kho Nhân viên tiếp nhận phối hợp cùng Quản đốc phân xưởng bố trí vị trí ở kho để phân loại cho từng loại mủ. Vệ sinh sạch sẽ nơi chuẩn bị để mủ.

2 Sau khi xả mủ nước, lái xe có trách nhiệm cho xe lên cân để cân xác xe và khối lượng mủ phụ. Đối với những xe chỉ nhập mủ phụ thì phải kiểm tra toàn bộ xe trước khi nhập mủ như: seal, phiếu nhập mủ, bỏ hết các vật lạ trên xe, xả hết nước trước khi cân mủ.

3 Nếu trên xe có tank mủ bị đông thì xe xuống xả đông vào hồ tại kho mủ phụ, cho xe lên cân lần 3 để xác định khối lượng mủ bị đông. Khối lượng mủ bị đông này sau khi đã đông hoàn toàn được cắt và cân lại nhập vào mủ phụ của xe đã bị đông hôm trước.

4 Ghi các thông tin gồm: tên lái xe, đơn vị nhập, số xe (nếu xe chở nguyên mủ phụ phải ghi giờ về) vào Sổ theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày (BM/HD/NM02-08).

5 Khi xe nhập xong mủ nước (đã cân lần 2), cho xe đến kho mủ phụ để nhập nguyên liệu mủ phụ. Tiến hành cân xe lần 3 (xe không có mủ nước bị đông) để xác định khối lượng mủ phụ của từng xe, số liệu này được ghi vào Sổ theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày (BM/HD/NM02-08).

6 Phân loại mủ phụ theo Tiêu chuẩn phân loại nguyên liệu và Xác định tỉ lệ tạp chất của nguyên liệu mủ phụ theo Qui trình kiểm tra nguyên liệu mủ cao su (QT/KT05). Nếu trong quá trình phân loại nguyên liệu, không chấp nhận thì không nhận đồng thời báo cáo trưởng BP Kỹ thuật NM để có hướng giải quyết.

7 Vào đầu mỗi tháng cùng đơn vị lấy mẫu 1 lần để làm tỉ lệ quy khô, số liệu được cập nhật vào Biên bản lấy mẫu mủ phụ (BM/HD/NM02-09) và tỉ lệ tạp chất theo Qui trình kiểm tra nguyên liệu mủ cao su (QT/KT05), số liệu được cập nhật vào Biên bản xác định tỉ lệ tạp chất của nguyên liệu mủ phụ (BM/QT/KT05-01).

8 Tổ bốc xếp, nhân viên nghiệm thu mủ phụ tiến hành phân loại mủ, để riêng theo từng loại, loại bỏ hết các tạp chất trong nguyên liệu. Khi bốc xong, nhân viên nghiệm thu phải kiểm tra lại xe trước khi cân xe lần 2.

9 Quá trình phân loại tại kho, nhân viên tiếp nhận ước tính % khối lượng các loại mủ phụ có trong lô hàng, ghi kết quả vào “Sổ tay” từng loại nguyên liệu làm cơ sở tính toán cho đơn vị.

10 Khi đã hết xe nhập mủ phụ, dựa vào Sổ theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày (BM/HD/NM02- 08), “sổ tay” theo dõi phân loại mủ, nhân viên tiếp nhận tiến hành xác định khối lượng cho từng loại mủ nguyên liệu vào Phiếu theo dõi chi



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 7/8

tiết mủ phụ hàng ngày (BM/HD/NM02- 10). 11 Cuối ngày, căn cứ vào: Phiếu theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày và Phiếu theo

dõi chi tiết mủ nước hàng ngày, nhân viên tổng hợp cập nhật số liệu và in phiếu giao nhận mủ (BM/HD/NM02-11) và giao cho đơn vị nhập. Phiếu in 2 liên, giữ lại liên gốc.

12 Căn cứ kết quả ở Phiếu theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày, tiến hành cập nhật khối lượng mủ phụ theo đơn vị vào Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày (BM/HD/NM02-05).

13 Trước 8h sáng hàng ngày, sử dụng mail gửi kết quả ở Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày (BM/HD/NM02-05) của ngày hôm trước cho phòng Kỹ thuật và phòng Kinh doanh Công ty.

14 Định kỳ 5 ngày, 10 ngày NV tổng hợp làm Báo cáo nguyên liệu mủ phụ nhận các đơn vị (BM/HD/NM02-12) trình Giám đốc Chi nhánh phê duyệt và gửi cho phòng KỹThuật, phòng Kinh Doanh, phòng Tài chính - Kế toán Công ty.

15 Cuối tháng lập Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ phụ (BM/HD/NM02- 13) có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo bên giao và Lãnh đạo bên nhận để làm cơ sở thanh toán cho đơn vị.

11 Lưu hồ sơ:

TT Tên hồ sơ Mã số Bộ phận lưu Số lượng

Điều kiện lưu

Thời gian lưu

1 Sổ theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày

BM/HD/NM02-08 Tổ tiếp nhận 01 Tủ hồ sơ 15 năm

2 Biên bản lấy mẫu mủ phụ


3 Phiếu theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày


4 Phiếu giao nhận mủ BM/HD/NM02-11 Tổ tiếp nhận 01 Tủ hồ sơ 15 năm

5 Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày


6 Báo cáo nguyên liệu mủ phụ nhận các đơn vị

BM/HD/NM02-12 Bp kỹ thuật 01 Tủ hồ sơ 15 năm

7 Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ phụ

BM/HD/NM02-13 Bp kỹ thuật 01 Tủ hồ sơ 15 năm



: HD/NM02 : 10/06/2012 : 01 : 8/8

5C. THU MUA

TT Nội dung

1 Khi có khách hàng đến liên hệ bán mủ cao su nguyên liệu. Căn cứ vào nhu cầu và năng lực thực tế của NM, BP Kỹ thuật làm đề xuất trình Lãnh đạo Nhà máy và Giám đốc Công ty phê duyệt.

2 Nếu được sự đồng ý của Giám đốc Công ty, BP Kỹ thuật Nhà máy thực hiện mua hàng theo Qui trình mua hàng (QT/KD02).

3 BP Kỹ thuật Nhà máy tổ chức tiếp nhận nguyên liệu như phần giao nhận. Nếu là nguyên liệu mủ nước thì thực hiện giao nhận theo 5.A, nếu là mủ phụ thì thực hiện giao nhận theo 5.B.

6. PHỤ LỤC/ BIỂU MẪU:

TT PL/ BM Tên PL/BM 1 BM/HD/NM02-01 Sổ theo dõi xe ra vào cổng.

2 BM/HD/NM02-02 Sổ theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày.

3 BM/HD/NM02-03 Biên bản giao mẫu.

4 BM/HD/NM02-04 Phiếu theo dõi chi tiết mủ nước hàng ngày

5 BM/HD/NM02-05 Báo cáo nguyên liệu và sản phẩm hàng ngày

6 BM/HD/NM02-06 Báo cáo nguyên liệu mủ nước nhận các đơn vị

7 BM/HD/NM02-07 Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ cốm

8 BM/HD/NM02-08 Sổ theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày.

9 BM/HD/NM02-09 Biên bản lấy mẫu mủ phụ. 10 BM/HD/NM02-10 Phiếu theo dõi chi tiết mủ phụ hàng ngày

11 BM/HD/NM02-11 Phiếu giao nhận mủ

12 BM/HD/NM02-12 Báo cáo nguyên liệu mủ phụ nhận các đơn vị

13 BM/HD/NM02-13 Bảng tổng hợp nguyên liệu mủ phụ

mã số : hd/nm02 hƯỚng dẪn giao nhẬn nguyÊn...

Documents