Le système d’information des

organisations

1. Comprendre l’apport d’une méthode d’analyse dans un projet informatique.

2.Définir les notions fondamentales de la systémique.

3.Identifier les différents systèmes de l’entreprise.

4.Expliquer l’intérêt d’un cahier de charges.

• Le cycle de vie d’un projet informatique• – Il s'agit de l'ensemble du processus de développement,• d'installation et de maintenance• – Il est constitué de différentes phases• – Chaque phase regroupe un ensemble d'activités cohérent• – Point commun à toutes les phases : la documentation• • Elle varie d'une norme à l'autre mais d'une façon générale à

chaque• phase correspond au minimum un document• – Les cycles comportent généralement des revues de fin de

phase• • Elles vérifient que toutes les exigences de la phase ont été

réalisées• • Elles valident la phase par passage à la suivante• Il y a parfois des audits externes, des inspections des services

qualité internes.

Le cycle de vie

– Il existe différents modèles de cycle de vie• IEEE• En V• En cascade• Par incréments• En spirale– Le "temps" de réalisation d'un logiciel est découpé en périodes sesuperposant en partie ou non durant lesquelles des ensemblesd'activités sont définis : les phases

Le cycle de vie– Exemple : IEEE

Le cycle de vieLe plus courant : en V

• Premières étapes = construction• Dernières étapes = vérification et validation• Deux sortes de dépendances– Enchaînement et itération éventuelle des phases– Dépendance entre les phases amonts et avals

La spécification– Pour qui ?• Le client– vérifier que le système remplit ses objectifs– Il ne faut pas proposer plus que ce que le client exige• Le concepteur– Que faut-il résoudre ?– Que faut-il faire ?– Il faut être le plus précis possible pour faciliter sa tâche– Antagonisme entre les deux points de vues– Une seule spécification– Solution : exprimer toutes les exigences et que les exigences.

La spécification– Pourquoi ?• S'assurer que l'on a compris le client• S'assurer que le client nous a compris⇒ communiquer par écrit• La spécification doit donc être écrite– Document lisible et compréhensible» tous les termes sont définis– Problème de maintenance des documents qui seront évolutifs• Analyser le problème pour :– mieux comprendre– poser toutes les questions nécessaires à la réalisation

La spécification– Quoi ?• Une spécification est un ensemble d'exigences– Interfaces externes– Fonctionnalités– Données– Qualité (facteurs)– Qualification• Qualité et qualification doivent être prises en compte très tôt• Il faut pouvoir valider toutes les exigences• Les exigences sont inscrites dans un document– Plan type– Si possible une exigence par phrase

La spécification– Comment ?• On utilise une méthode d'analyse• But : construire un modèle– C'est-à-dire un moyen d'obtenir les réponses aux questionsposées

Le cycle de vie– Exemple : IEEE

par la réalité– On capture un aspect de cette dernière• Il faut connaître :– Les questions auxquelles on veut répondre– Le point de vue de la personne concernée– Utilisateur ≠ concepteur informatique• Le point de vue permet la modélisation

La spécification– Comment ?• La méthode c'est– Un langage– Des règles– Une démarche• Langage = éléments lexicaux + syntaxe– Sémantique + règles de bon usage– Langages textuels : français, anglais, maths, …» + précis, + pratique– Langages graphiques : MERISE,SART, SADT, UML, …» + synthétique• La démarche et la méthode seront supportées par des outils

2.Définir les notions fondamentales de la systémique.3.Identifier les différents systèmes de l’entreprise.4.Expliquer l’intérêt d’un cahier de charges.

FORMES D’ORGANISATION

Une organisation sociale peut revêtir des formes différentes: •Une entreprise industrielle et/ou commerciale•Une administration•Une société d’économie mixte, un syndicat, une associationsont des organisations sociales.

MODELISER POUR ETUDIER UN SYSTEMEMODELISER POUR ETUDIER UN SYSTEME

Pour étudier les structures et le fonctionnement de ces différentes organisations, il est nécessaire de définir un modèle suffisamment général, pour rendre compte des particularités de chacune, et suffisamment rigoureux et précispour constituer un outil de travail efficace.

1. Notion de syst1. Notion de systèèmeme

1.1. L1.1. L’’ entreprise entreprise éélléément du ment du systsystèème me ééconomiqueconomique

Une organisation évolue au sein d’un environnement qui influence son fonctionnement interne.

En conséquence ,elle est amenée à prendre des décisions:

1. Stratégiques2. Commerciales3. Financières

Figure 1: L entreprise, élément du circuit économique

1.2. L’entreprise et son environnement

économique immédiat

Les relations :• les fournisseurs• les sous-traitants• état (+ organismes para-étatiques)• les clients• les intermédiaires financiers

Liens représentés par les flux externes :• Biens• Services• Moyens financiers• Informations

Figure 2: L'entreprise et son environnement Figure 2: L'entreprise et son environnement ééconomique immconomique imméédiatdiat

1.3. L’entreprise et son organisation interne

Une grande entreprise est structurée en départements.

Le découpage peut être:

• Fonctionnel• Hiérarchique• géographique

Les Domaines de Gestion se superposent à cette organisation :

• Gestion financière• Gestion comptable• Gestion commerciale• Gestion des approvisionnements• Gestion de la production

De plus, chaque département peut être découpé en services.

Tous ces éléments échangent entre eux des flux :

d’informations, monétaires, de biens, de services.

Figure 3: L'entreprise et son organisation interne

Figure 4: Les quatre catégories de flux

1.4. Définition d’un système

Il existe plusieurs définitions de la notion de système.

DEFINITION 1«Un système est une totalité

organisée, faite dd’é’éllééments ments solidairessolidaires ne pouvant être définis que les uns par rapport aux autres, en fonction de leur place dans cette totalité » .

« Un système est un objet complexe, formé de composants distincts, reliés entre eux par un certain nombre de relations. Les composants sont considérés comme des sous-systèmes, Un sous système peut être décomposé àson tour en sous systèmes. L idée essentielle est qu’un système possède un degré de complexité plus grand que ses parties. »

« Un système est un ensemble d’élémentsen interaction dynamique, organiséen fonction d’un but »

Appliquée aux organisations sociales :• les éléments sont constitués par l’ensemble

des moyens humains et matériels.• les organisations forment un système

ouvert, c’est à dire en relation avec leur environnement.

• Les organisations sont des systèmes évolutifs animés d’une dynamique.

• D’une façon générale, la prise en compte de l’écoulement du temps est indispensable à la compréhension du fonctionnement d’un système.

2. L’organisation en tant que système

2.1. Fonctionnement d’un système :

la démarche Boulding

Pour comprendre un système il faut étudier son fonctionnement.Pour cela il est

indispensable de mettre en évidence deux notions essentielles :

1. la structure du système «entreprise » au travers de ses trois niveaux :

–décision–information–opératoire

La démarche de K Bouldingmet en évidence l’existence des flux dans les interactions àl’intérieur d’un système et entre celui-ci et son environnement. Il a établit 9 niveaux que l’on

peut décrire de la façon suivante:

1 - On choisit à l’ intérieur de l’organisation un objet réputé « passif ». Il peut s’agir d’une pièce détachée dans une entreprise industrielle ou d’un produit quelconque dans une entreprise commerciale.

2- L objet va être considéré comme étant «actif ». C’est à dire que l’on va recenser ce

que sa simple existence dans l’organisation a déjà provoqué comme flux d’informations, de moyens de paiement, de services, d autres biens ... Avant d être présent dans l entreprise, il a fait l’objet

d’ une fabrication ou d’une commande chez un grossiste. Pour ces actions, des documents ont été établis (bons de commande, de fabrication, de contrôle etc...).

3 - Si la pièce ou le produit font l’objet d’une commande client, on doit alors faire intervenir des phénomènes régulateurs qui sont déclenchés par cette action : planning de travail des personnels, planning de fabrication des ateliers etc...

4 - On doit prendre en compte certaines informations directement liées à l’objet : le niveau du stock est-il suffisant pour honorer cette commande, le client est-il présent dans les fichiers de l’entreprise ?Dans

l’affirmative, le solde du compte client dépasse-t-il la limite fixée par la direction financière ?

5- À ce stade, toutes les actions considérées autour de ces objets mettent en évidence la nécessité de devoir prendre certaines décisions. La commande sera-t-elle honorée ?

6 - Pour prendre ces décisions, on doit disposer d’un certains nombre

d’ informations qui constituent la mémoire de l organisation: le client est-il un « client douteux », le compte de ce client a-t-il enregistré dans le passé des incidents de paiement ? On voit ici, la nécessitéde disposer à la fois d’informations présentes et passées. L’objectif poursuivi est double et parfois contradictoire : il faut satisfaire le client sans pour autant mettre en difficulté l’organisation dans sa gestion.

7 - À ce stade, on est en mesure de mettre en évidence :

a/ l’existence de trois niveaux dans l’ organisation : le niveau de la décision, le niveau de l’information, le niveau opératoire (fabrication ou vente).

b/ leurs interactionsc/ la position centrale du système

d’ information vis à vis des deux autres

8 - On met en évidence àla fois la complexitédu système et l’autonomie des décisions.

9 - Le système de décision doit avoir la capacité de mettre en place des projets. Par exemple,

l’objectif de la gestion des approvisionnements sera de tendre vers le stock zéro,

l’entreprise fonctionnant selon le principe des flux tendus.

La vie d’une organisation est marquée par des événements qui n’ont pas le même degré d’importance vis à vis des objectifs qui ont été fixés.

Ces événement déclenchent des processus qui supposent que :

• une grande quantité d’informationscircule à l’intérieur de l’organisation et dans son environnement extérieur.

• des décisions doivent être prises• des tâches doivent être effectuées.

2.2. Notion de flux : les différents niveaux

d'abstraction

Les flux expriment des interactions dans le système. Un flux est un échange de biens, d’argent, d’informations, de services entre une personne morale ou physique émettrice et une autre réceptrice. Tout ce quipeut produire un flux est nomméacteur. Les flux peuvent être représentés par des diagrammes de circulation.

2.2.1. Le Modèle de Contexte/MCCLe modèle de contexte est le

modèle conceptuel de communication de niveau 0. C’est celui qui permet de mettre en évidence le domaine de l’étude; les flux d'information sont ceux échangés avec les domaines connexes et les acteurs externes.

C’est le modèle de flux de niveau 0.

Figure 5 Un exemple de modèle de contexte «Gestion des Ventes » MCC

2.2.2. Notion de Flux de Données

Dans un diagramme de flux de niveau 1, un flux de données est

utilisé pour représenter sous forme graphique :

• un échange d’informations entre deux composants du système

• un échange d’informations entre un composant du système et un ou plusieurs éléments du système extérieur.

Figure 6 : Un exemple de diagramme de flux de niveau 1

Figure 7 : Un diagramme de flux de niveau 2

Les modèles conceptuels de communication de niveau 1 à n sont appelés modèles de flux conceptuels (MFC) ou diagrammes de flux de données (DFD). Les flux d'information sont :

• les flux échangés par les activités du domaine de l’étude avec les domaines connexes, les acteurs externes

• les flux échangés entre les activités du domaine de l’étude.

2.3. Les trois systèmes de l’organisationL’analyse des flux permet de mettre

en évidence les trois niveaux du système d’une organisation :

• le système de décision, • le système d information • le système opératoire.

2.3.1. Le système opératoireIl concerne toutes les activités de

l’entreprise relatives à l’exécution des tâches qui concourent à la réalisation des objectifs fixés par le système de décision. Par exemple, un tel système transforme un flux physique d’entrée (matière première, produits semi-finis, flux financiers, demande de services...) en flux physique de sortie (produits finis, flux financiers, réalisation de services...)

2.3.2. Le système de décisionIl concerne toutes les opérations de

gestion. On y retrouve des décisions stratégiques(moyen et long terme) : accroître des parts de marché, modifier une gamme de fabrication, ainsi que des décisions tactiques (court terme) : modification du fonctionnement d’un service, mise en place d’une campagne de prospection de clientèle.

Figure 8: Les trois systèmes d'une organisation

2.3.3. Le système d’information

Il permet aux deux autres systèmes de fonctionner et àl’entreprise d’atteindre ses objectifs. Il comprend :

1 – l’ensemble des informations de l’entreprise

• utiles ou non• structurées ou non• formelles et informelles

2 – l’ensemble des procéduresformalisées ou non permettant d’utiliser ces informations.Il met en relation :

• l’ensemble des personnes• l’ensembles des moyens

permettant de traiter ces informations.

Les objectifs d’un système d’information:

• mettre à la disposition du système de pilotage, toutes les informations lui permettant de prendre ses décisions (.... et seulement celles là !)

• permettre la transmission et la circulationde ces informations au système opératoireet à l’environnement de l’entreprise.

3. Le système d’information de

gestion

Il permet de favoriser la prise de décisions et la mise en oeuvre de celles-ci. Voici quelques définitions :

DEFINITION 1Ensemble d’informations

circulant dans l’entreprise et ensemble des moyens et procédures de recherche, desaisie,de mémorisation de

traitement des informations.

en fonction de l objectif principal qui lui est fixé :

restituer l’information à la personne concernée, sous sa forme appropriée et en temps opportun, pour prendre une décision ou pour effectuer un travail. »

DEFINITION 2« Un système utilisateur machine intégré

qui produit de l’information pour assister les êtres humains dans les fonctions

d’exécution, de gestion et de prise de décision. Le système utilise des équipements informatiques et des logiciels, des bases de données, des procédures manuelles, des modèles pour l’analyse, la planification, le contrôle et la prise de décision »

DEFINITION 3« Ensemble des moyens

humains et matériels et des méthodes se rapportant au traitement des différentes formes d’informationrencontrées dans les organisations »

3.1. Notion d’information

Une première définition de l’information« Élément de connaissance susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou

communiqué »Soit l’information suivante:

On peut dire que cette information estune suit de signes alphanumériques qui n’a pas de sémantiques. Il faut un système de codage pour la rendre des données.

Le code employé est celui des résultats des équipes de football américain.

Associée à son code, l’expression devient : « l’équipe de Washington a battu par 23 à 19 l’équipe des de San Francisco.»

Ainsi, un ensemble de signes associé à un système de décodage produit des données. On peut donc écrire :

S’agit-il pour autant d’une information ? Une donnée ne constitue une information que dans la mesure où elle a un impact sur la personne qui la reçoit. Pour la grande majoritél’expression gardera son statut de donnée. En revanche, pour le citoyen américain qui a participé aux paris organisés autour du championnat de football, l’expression constitue une information. Le fait d’avoir participé à un pari l’a impliqué au niveau de la lecture des résultats qui risque de se traduire pour lui par un gain ou une perte. Il dispose donc d’un modèle d’interprétation des données.

On peut donc écrire :

L’information est donc un réducteur d’incertitude. En cela la notion d’information est indissociable des moyens qu’il faut mettre en oeuvre pour son acquisition et des bénéfices que l’on pourra en tirer.

Definition

« Information : Tout ce qui est susceptible de diminuer le risque d’ incertitude »

3.2. Structure du système d information de gestion

Le système d’information de gestion constitue la mémoire de l’organisation. Il comporte des aspects statiques (données)

• prise en compte et enregistrement de faits de l’environnement dans un ensemble mémorisé qui constitue une base d’information.

• enregistrement des structures de données, des règles et contraintes de l’univers extérieur de façon structurée dans un ensemble mémorisé.

Et également des aspects dynamiques :

(traitements)• mise à jour de données.• évolutions ou changements des

structures, des règles et des modèles en adaptation aux événements de l’environnement.

3.2.1. Structure globale du système

Le système est généralement organisé à partir de quatre ensembles :

• les domaines• les données• les modèles de traitement• les règles de gestion

Figure 9: Structure du système d'information

3.2.2. Les domaines de gestionIls correspondent à des activités homogènes

(administratif, comptable, production ...). Ils prennent en compte des niveaux hiérarchiques :

1 - transactionnel composé d’opérations élémentaires

2 - opérationnel (opérations courantes)3 - tactique qui concerne les activités de contrôle

par rapport aux objectifs de l’entreprise.4 - stratégique (décisions à long terme)

Les domaines sont en relation les uns avec les autres.

3.2.3. Les donnéesElles constituent la matière première

du système d’information de gestion. Elles doivent être considérées comme une ressource gérée par l’entreprise au même titre que l’argent, les matières premières, les équipements ou les services. Elles peuvent avoir des formes différentes (orales, écrites - structurées ou naturelles) et circuler sur des supports très différents.

3.2.4. Les modèlesIls regroupent l’ensemble des

procédures propres aux différents domaines :

• plan comptable• processus de fabrication• mode opératoire d une machine

3.2.5. Les règles de gestionElles permettent d’utiliser, de

transformer, de traiter les données en fonction des objectifs qui ont été assignés au système :réduction accordée à certains clientsdate de commande de certaines pièces détachéesseuil de renouvellement d’un stock de produit

Le découpage en domaines de gestion doit respecter certaines règles pour être cohérent.

• représenter une activité ayant une finalitépropre

• ne pas reprendre le découpage fonctionnel qui reflète un état de l’organisation à un moment donné.

• résulter d’une analyse des flux internes et des flux en relation avec l’environnement.Remarque : un domaine doit être défini de manière à n échanger qu’un minimum d’informations avec les autres domaines.

3.3.1. Décomposition des sous systèmesUn domaine peut se décomposer en projets et chacun d entre eux en applications. Par exemple, le domaine de la comptabilité peut se décomposé en :

• comptabilité générale• comptabilité fournisseurs• comptabilité clients• contrôle de gestion

qui sont des projets. Le coût de revient d’une commande client sera une applicationdu projet contrôle de gestion.

3.3.2. Système d’information et utilisateursLa perception du système d’information de gestion n’est pas la même selon l’utilisateur.

Elle dépend:• de la fonction occupée• de la position hiérarchique• de l’expérience professionnelle• du vécu personnel• des convictions politiques, syndicales,....

3.4. Données et informations,

notion d’information structurée

Les données constituent la matière première du système d’information de gestion. Elles peuvent être présentes sous toutes les formes (orale, texte, dessin, signe, ...) et sur tout type de supports (papier, support magnétique, support numérique, dialogue directe, téléphonique, télécopie, vidéo ....). Elles peuvent concerner certaines personnes ou certaines entités de

l’organisation à des moments particuliers et pour des raisons particulières. Dans ce cas, elles constituent des informations.

On établit une distinction entre informations naturelles et informations structurées. L’information naturelle est produite ou appréhendée par l’être humain avec ses seuls moyens d’expression naturelle.

L’information structurée permet de représenter l’information naturelle de façon plus rigoureuse. Elle est obtenue par extraction à partir de l’information naturelle

L’intérêt de cette extraction est triple :1. augmentation de la lisibilité par

élimination des informations parasites2. concision permettant de diminuer le

temps de communication, fiabilité et réduction des volumes de stockage

3. possibilité d’appliquer des traitements algorithmiques permettant d’obtenir de nouvelles données.

3.5. Rôle du système d’information

On attribue généralement quatre rôles au système d information de gestion :

1 - Produire des informations légales ou (factures, bulletins de salaire, ...)

2 - Déclencher des décisions programmées (réapprovisionnement des stocks, relance client, ...)

3 - Aider à la prise de décisions non programmées en fournissant aux décideurs un ensemble d’informations brutes ou modélisées.

4 - Assurer la coordination des tâches en permettant les communications entre les individus du système opérationnel.

3.6. Fonctions du système d informationPour assurer son rôle de couplage entre

système opérant et système de pilotage, il doit disposer d’un certain nombre de fonctions dont les quatre principales sont :

1 - saisie (dans le sens de capture de l’information)

2 - mémorisation3 - traitement4 - communication.

3.6.1. SaisieUne donnée n’existe pour le SIG que lorsqu’elle a

été saisie, lorsqu’elle est présente dans le système. Mais une autre question se pose au moment où le système va s’approprier une donnée : la codification. Comment transformer un événement en signe ?

Les données devront posséder trois propriétés :1 - Fiabilité - Elle est véridique.2 - Validité - Est-elle altérée par une erreur ?3 - Pertinence - Par exemple en terme de moment

par rapport à l’usage que l’on veut en faire.

3.6.2. MémorisationPour qu’une donnée saisie

prenne une existence dans le système d’information, elle doit être mémorisée dans un endroit qui permettra de la retrouver et donc de l’exploiter. Pour que l’accès soit efficace et pertinent, la mémorisation suppose qu il y ait eu un effort de modélisation et de structuration.

3.6.3. TraitementLa fonction de traitement que le système

d’information doit permettre :1 - D’accéder aux données. Ceci doit pouvoir se

faire de façon sélective, d’où l’importance de la structure des bases de données et des langages de requêtes.

2 - de les mettre en forme. Problème de l’utilisation des données collectées dans des formats différents avec des outils différents

3 – D’effectuer des traitements. C’est à dire de créer des informations avec une valeur ajoutée par rapport aux données collectées permettant : décisions, planification, contrôle, communication...

3.6.4. Communication

Il s’agit d’assurer, après les phases précédentes, les transferts d’information vers le système opérant ou vers le système de pilotage, et également entre l’intérieur et l’extérieur de l’organisation.

3.2.3. Les donnéesElles constituent la matière première

du système d’information de gestion. Elles doivent être considérées comme une ressource gérée par l’entreprise au même titre que l’argent, les matières premières, les équipements ou les services. Elles peuvent avoir des formes différentes (orales, écrites - structurées ou naturelles) et circuler sur des supports très différents.