m4 l12 sistemas de control

5/26/2018 M4 L12 Sistemas de Control

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Mdulo 4El Control ylos Sistemas


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Sistemas de Control

En este mdulo podrs analizar qu significa controlar. Podrs adems,

analizar la importancia del control, la utilidad que tiene el definir sistemas

de control acorde a la empresa, a los recursos, al personal designado a tal

fin y las necesidades, y as evitar gastos innecesarios.

El concepto de control est mal concebido en nuestra cultura ya que, encierto modo, significa reconocer que se ha errado en algo. Pero se lo debe

reivindicar porque gracias al control es que se va aprendiendo de las

equivocaciones.

En culturas como la japonesa, en cambio, cuando se detectan errores

dentro de los procesos se los considera como perlas debido a que ese

hallazgo le permitir mejorar todo el proceso.

Entonces, aprendamos de nuestros errores y de que se debe planificar para

comparar entre lo previsto y lo real.

Por ejemplo, si te pregunto, cmo te fue en las vacaciones? Seguramenteme responders mire profesora, cuando no planifico las vacaciones me va

brbaro. Por supuesto que te va a ir muy bien. Porque cuando uno no

espera nada, lo que venga ser bueno. Entonces, planifiquemos nuestras

vacaciones y si un ao no nos va como lo planeamos, para el prximo

cambiemos algo. Porque como dijo Albert Einstein: Sibuscas resultados

distintos, no hagas siempre lo mismo".

La planificacin y el control son dos de las funciones inseparables que debe

realizar el administrador. Sneca afirm que: Si el hombre no sabe a culpuerto se dirige, ningn viento le es favorable". El control establece

medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los

planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los

actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los

sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se

establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la


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situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al

reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al

evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la

administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de

todos los recursos de la empresa.

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.

Prcticamente, todas las actividades de una empresa estn bajo alguna

forma de control o monitoreo.

Preferentemente, debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de

resultados como:

Control de marketing

Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza

si las metas de mercado se han cumplido o no; comprende reas tales

como ventas, desarrollo de productos, distribucin, precio, publicidad y

promocin, etc.

Control de ventas

Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el

establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para

medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas

pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas, etc.

Control de produccin

La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la

reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,

aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,

programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas, etc.

Control de calidad

Se refiere al cuidado que debe hacerse para comprobar una calidad

especfica, tanto en materias primas como en los productos terminados;

establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,

composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.

Control de inventarios

Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes

tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en

proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por

acumulamiento o falta de existencias en el almacn.


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Control de compras

Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como seleccin

adecuada de los proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad

especificadas por el departamento solicitante, control de los pedidos desde

el momento de su requisicin hasta la llegada del material, determinacin

del punto de pedido y reposicin, comprobacin de precios, etc.

Control de finanzas

Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y

del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y

actividades que la integran.

Control de recursos humanos

Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin

de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de

los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al

reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y

salarios, seguridad e higiene y prestaciones, nivel de desempeo, etc.

Si recuerdas, al comienzo de esta asignatura te propuse que pensaras la

nota que deseabas obtener al finalizar el proceso. Bueno, ahora es el

momento de analizar este punto en detalle.

Sistema y procesos de control

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las

actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en

buen camino.

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedirconductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,hacer escndalos, etc.

Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si estcorrecto, como verificar pruebas o notas.

Control como comparacin con algn estndar de referencia comopesar una mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos

etc.


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Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapadel proceso administrativo. Constituye la ltima etapa del proceso

administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de

acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado

y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y

evitar que se repitan.

Uno de los aspectos ms importantes que ha de caracterizar al control

como proceso lo constituye el hecho de que el mismo se disee con un

enfoque sistmico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los

conceptos a l asociados.

Es preciso retomar entonces el concepto de sistema (organizacin,

empresa, rea o departamento, etc.), visto esto como un conjunto de

elementos interrelacionados entre s, en funcin de un fin, que forman untodo nico y que posee caractersticas nuevas que no estn presentes en

cada uno de los elementos que lo forman.

Cada elemento que conforma un sistema tiene una funcin especfica bien

definida y la obligacin de cumplirla y contribuir de forma sinrgica al

correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de

acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su

interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin

en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Algunos autores han estudiado que los sistemas de control deben cumplir

con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles. Seguir la forma de organizacin. Rpidos. Flexibles. Econmicos.

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a

una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la informacin

necesaria para el posterior anlisis con vistas a influir en el

comportamiento de la organizacin. Habra que agregar a la definicin

brindada dos factores importantes


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El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro

de informacin. Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y

cmo se recoger, procesar y llevar a la direccin para la toma de

decisiones.

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las

necesidades o metas que delinee la organizacin. Estas metas pueden ser

asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organizacin

y que determinan en definitiva su razn de ser.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos

estratgicos de una organizacin, le otorga un carcter eminentemente

estratgico, pues estar diseado para pulsar el comportamiento de las

distintas partes del sistema en funcin del cumplimiento de esos objetivos ,

y a la vez aportar informacin para la toma de decisiones estratgicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a lascaractersticas del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la

organizacin. El seguimiento de la evolucin del entorno permite

reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrn esas

metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente.

Para lograrlo es necesario que el sistema de control funcione de tal forma

que permita obtener la informacin necesaria y en el momento preciso.

Debe permitir conocer qu est sucediendo alrededor y tomando como

base las vas escogidas para llegar al futuro (estrategias), conocer la

reaccin a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios externosexigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cmo y cundo

cambiar.

El futuro no se puede prever en los trminos en los que hasta ahora lo

hemos entendido, sino que es necesario inventarlo, es por ello que se

utilizan las premisas de planeacin que permiten proyectar las variables.

Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no

visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y

luchamos por ello. De all la importancia fundamental de la planificacin y

la efectiva determinacin de objetivos estratgicos. Un sistema de controlcon un enfoque estratgico debe ser capaz de medir el grado de

cumplimiento de esos objetivos.


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Proceso bsico de control

Para Harold Koontz y Heinz Weihrich (1994) todo sistema de control debe

atravesar por stas tres etapas:

1. Establecimiento de estndares y puntos crticos.

2. Medicin del desempeo.

3. Correccin de las desviaciones.

El establecimiento de estndares y puntos crticos permite a la direccin

orientarse directamente sobre indicadores que le informen sobre la

situacin (a priori o a posteriori) de la organizacin. Los planes facilitan la

comparacin con lo que se ha logrado, pero atentan en contra de la

innovacin.En este punto se incluye la determinacin de los objetivos que se traza la

organizacin para su superacin, pero la poca flexibilidad (en el mayor de

los casos) slo les permite sobrevivir.

En base a estos indicadores se puede medir de forma cuantitativa el

comportamiento de los componentes de la organizacin, lo que se define

como medicin y evaluacin del desempeo. En cada microentorno u

organizacin, existe una serie de aspectos que son especialmente

importantes y de los cuales depende, en ltima instancia, su posicin

competitiva. Esta valoracin permite tener una idea de qu y cules son lospuntos crticos de la organizacin. Algunos autores definen estos aspectos

como variables clave, mediante las cuales se debe expresar el

funcionamiento interno y la proyeccin de la organizacin.

Se considera que la evaluacin del desempeo debe hacerse con un

enfoque multidimensional, y medirse a travs de criterios como

estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor, para los cuales, si se

toman como referencia estndares regulados o planificados, expresarn el

nivel de efectividad, y si se toma como punto de partida la competencia,

entonces expresarn el nivel de competitividad de la organizacin.

No basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluacin

del desempeo, tambin se requiere de una interaccin armnica entre

objetivos, estrategias, indicadores. Esto permite hacer anlisis cualitativos

y hacerlo en funcin de los objetivos globales y en los procesos locales para

hacer posible el anlisis de las causas races del nivel de desempeo

alcanzado por la organizacin en general.


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Despus de efectuada la comparacin entre los indicadores y el real, se

analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el

comportamiento, lo que en organizaciones flexibles y abiertas al cambio,

podra implicar incluso reorientar el rumbo de la gestin.

Grficamente, el proceso de control se puede expresar:

Estndares y puntos crticos de control

Establecimiento de Estndares

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirvecomo modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.

Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse

los resultados; representan la expresin de las metas de planeacin de la

empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes

asignados pueda medirse contra ellos.

Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos,

unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o


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pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o

inversiones; u otros trminos de medicin.

Por ejemplo:

Si el objetivo es vender 1000 unidades en el mes, la norma de medida son

las ventas (medida en unidades fsicas en funcin del objetivo). Se debe

establecer el punto crtico de medicin, es decir el da y hora que se debe

medir la variable.

Una vez que se mide la misma, se debe seguir el proceso de anlisis del

esquema para ver qu sucede en la realidad con respecto a lo planificado.

Tipos de control

Control anticipante, preventivo o preliminar.Este control tiene lugar antes de comenzar las operaciones e

incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas

para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con

propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y

procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Sirve

para anticiparse a los errores y permite disminuir los costos de

reelaboracin de productos.

Control concurrente o en tiempo real.Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los

planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las

actividades, segn ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que

va sucediendo el mismo.

Control de retroalimentacin.Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los

resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras

del estndar aceptable. Es el ms costoso porque implica la

reelaboracin del producto.


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Grficamente, se puede identificar cada uno de ellos en funcin del

proceso:

Requisitos para controles eficaces

Medicin de resultados

Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para

determinar exactamente qu estn haciendo los subordinados, la

comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay

actividades en las que es difcil establecer estndares de control, por lo que

se dificulta la medicin.


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Correccin

Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir

inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y

procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentacin

Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con

la informacin obtenida causante del desvo.

Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta para lograr

eficiencia en el sistema de control:

1. Se deben adaptar los controles a los planes y a los puestos de trabajo.

2. Adaptar el control a los administradores encargados de aplicarlos.

3. Estar seguros que los puntos crticos representan excepciones.

4. Utilizar controles objetivos.

5. El sistema de control debe ser flexible.

6. Adaptacin del sistema de control a la cultura de la organizacin.

7. Utilizar controles econmicos.

8. Establecer controles que se orienten a las acciones correctivas.


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Bibliografa de la Lectura 12

Koontz, H. y Weihrich,H. (obra citada): captulo 18 y 19.

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