maaseuturahaston hankekoulutus 14.1.2016

Maaseuturahaston hankekoulutusELY-keskuksesta suoraan haettujen kehittämishankkeiden toteuttajille

14.1.2016

Kukka Kukkonen, asiantuntijaPohjois-Pohjanmaan ELY-keskus

Sivu 1 18.1.2016 Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus

Yleistä tästä koulutusmateriaalista

• Materiaalissa käydään läpi ELY-keskuksesta suoraanhaettujen kehittämishankkeiden hakemista jatoteuttamista ja maksatusta

• Toimenpiteet : Koulutus- ja tiedonvälitys, Yhteistyö jamaaseudun palvelut

• Hankkeen kustannusmalleina käsitellään vain flat ratekustannusmalli

Materiaaliin liittyviä kysymyksiä voi lähettää [email protected]

Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskusSivu 2 18.1.2016

mailto:[email protected]

Kuvaus kehittämishankkeen hakuprosessistaMaaseuturahastossa 2014-2020, ELY-keskus

Valintajaksopäättyy

Valintajaksopäättyy

ELY

-kes

kus

Hak

ija

HakemusHYRRÄnkautta ELY-keskukseen

Mahdollinentäydennys



Vireilletulo-tarkastus

Tarvittaessalisäselvitys-pyyntö, jottahakemusvireilletulo-kelpoinen

Vireilletulo-ilmoitus

Tarvittaessalisäselvitys-pyyntö, jottahakemusvalintakelpoinen

Hakijalletieto pistey-tyksestä japääseeköjatkoon

Tarvittaessalisäselvitys-pyyntö

Tukipäätös

18.1.2016 Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskusSivu 3

Hankkeen aloittaminen

• Hankepäätösten tilanne tällä hetkellä, ELY-keskuksellaon mahdollisuus aloittaa paperisten päätöstentekeminen (ajankohta ei ole vielä varmistunut)

• Hakija voi aloittaa hankkeen omalla riskillä• Hakijan tulee päättää milloin hanke alkaa ja mistä

päivästä kustannuksia hankkeelle alkaa syntymään


Täydennyspyyntö

• Kun on saanut valintapäätöksen, tulee saamaantäydennyspyynnön, jossa pyydetään mm.:- tarkentamaan kustannuksia- tarkentamaan tavoitteiden arviointia- päivittämään toteutusaikaa- tarkentamaan hankesuunnitelmasta puuttuvia asioita- lähettämään lopulliset liitteet, tuensiirtosopimukset,

ohjausryhmän jäsenten suostumukset- hakijalla on mahdollisuus tehdä myös muita tarkennuksia

vireillä olevaan hakemukseenHanke ei saa oleellisesti muuttua


Palkkauskustannukset

• Hanketta hakiessa- Hankesuunnitelmassa tulee määrittää kuinka monta

henkilöä hankkeesta saa palkkaa, henkilöiden työnimikkeet,kuukausipalkka ja kuinka monta henkilötyökuukauttatyöskentelee hankkeessa. Hankesuunnitelmasta tulee myösilmetä mitkä ovat eri henkilöiden tehtävät/vastuut hankkeentoteutuksessa. Hankesuunnitelmassa ilmoitetaan myösmitkä hankkeen tehtävistä aiotaan rekrytoida ja mitkäaiotaan hoitaa hakijan jo työsuhteessa olevahenkilökunnalla.

• Tiedot voi ilmoittaa lomakkeella (löytyy ELY-keskukseninternet sivuilta polkua Elinkeinot/maaseutuelinkeinot/maaseudunkehittäminen ).


Hakijan hankehenkilöstö Hankkeen nimiHankenumero

Vain hankehenkilöstön palkat ovat hankkeelle tukikelpoisia. Tällä lomakkeella hakija määrittää hankehenkilöstön.

Työtehtävän nimikelyhyt kuvaus tehtävänsisällöstä *

onko hanketyökokoaikaista vai osa-aikaista

htkk kokohankeaikana vuosiansio ** sivukulu %

Kokonaispalkkahankkeelle

Hankkeen palkat yhteensä 0,00

* tämä on suositeltavaa kuvata pääsääntöisesti hankesuunnitelmassa, jolloin tähän kirjataan viitaus hankesuunnitelman kohtaan, missä työntekijöiden tehtävätja vastuut hankkeen toteutuksessa on kuvattu.** vuosiansio sivukuluineen, huom. tämä sisältää myös lomarahat


Yleistä toteutuksesta

• noudatetaan hankesuunnitelmaa• tehdään niitä toimenpiteitä joita hankesuunnitelmassa on

aiottu• Ja pyritään niihin tavoitteisiin ja tuloksiin joita

hankesuunnitelmassa on määritetty


Yleistä tukikelpoisista, hyväksyttävistäkustannuksista

• Kustannusten tulee olla tukipäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisiakuluja

• Kustannusten tulee syntyä toteutusaikana. Toteutusaika ei voi alkaa ennenhankkeen vireilletulopäivää.

• Kustannusten tulee olla tosiasiallisia ja hankkeen toteuttamisestaaiheutuneita, ei organisaation tavanomaisesta toiminnasta aiheutuviakustannuksia. Kustannusten liittyminen hankkeen toteutukseen on selvästiosoitettavissa

• Kustannusten tulee olla tosiasiallisesti maksettuja (raha liikkuu toteuttajantililtä laskuttajalle).

• Kustannusten on oltava lopullisia (alennukset, hyvitykset ja palautukset onvähennetty haettavista kustannuksista)


Kirjanpito

• Kirjanpitoon tulee avata oma kustannuspaikka hankkeelle

• Pääkirjaotteesta tulee käydä ilmi hankkeen meno- jarahoitustapahtumat

• Kehittämishankkeen pääkirjaotteesta on lisäksi käytävä ilmihankkeen toteuttamisaikana saadut tulot

• Maksuhakemukseen tulee liittää ote pääkirjastamaksuhakemuksen ajalta


Rekrytointi ja työajanseuranta

• Jos 1 htv ylittyy hankkeen aikana (esim. kolmenvuoden aikana), täytyy paikka laittaa julkiseenhakuun

• Hankkeen työntekijöiden tulee pitää kokoaikaistatyöajanseurantaa


Ostopalvelut

• Ostopalvelut ovat ulkopuolisilta asiantuntijoilta ostettujapalveluja esim. asiantuntija- ja koulutuspalvelut

• Ostopalvelut tulee hankehakemuksessa esittää sitenettä niistä käy ilmi minkä tyyppisiä hankinnat ovat jamiten ne vievät eteenpäin hankkeen tavoitteita.

• Hankehakemuksessa tulee arvioida tuleeko hankkeenostopalveluiden hankinnassa tehdä hankintalainmukaisia kilpailutuksia Hilmassa

• Ostopalveluiden hankinnassa niin kuin muissakinhankinnoissa tulee huomioida, että kustannukset ovatkohtuullisia ja hintavertailu on oltava yli 2500 euronhankinnoista


Hankinnat, jotka eivät kuulu julkisenhankintalain piiriin

• Koskee kaikkia hankkeen hankintoja tyypillisesti ostopalveluitamutta myös esim. matkojen järjestämistä

• Yli 2500, mutta alle 30 000 euroa• Vähintään kolme vertailukelpoista tarjousta tai• Hintavertailu internetin kautta tai• Kyselyt

-> hankkeen toteuttaja vastaa siitä että kustannustenkohtuullisuus on selvitetty ja dokumentoitu!


Hankinnat, jotka eivät kuulu julkisenhankintalain piiriin

Vertailusta tehdään seuraavat dokumentit (liitetäänmaksatushakemukseen)

• Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset tai• Selvitys, johon kirjattu internetistä tai puhelimella tehdyt

hintaselvitykset/kyselyt• Muistio valinnasta, josta selviää valintaperusteet, millä

perusteella kyseiseen palvelun- tai tavarantoimittajaan onpäädytty

• Lomake ”Hankinnat, jotka eivät kuulu hankintalain piiriin”(täytetään kumulatiivisesti)


Julkisen hankintalain piiriin kuuluvathankinnat

• Sovelletaan 30 000 euron ja sen ylimeneviin tavara- japalveluhankintoihin, kun julkinen tuki on yli 50 %

• Kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi)

• Näistä saa lisätietoa ja neuvontaa Kuntaliiton Julkistenhankintojen neuvontayksiköstähttp://www.hankinnat.fi/fi/Sivut/default.aspx


http://www.hankintailmoitukset.fi/

http://www.hankinnat.fi/fi/Sivut/default.aspx

Julkisen hankintalain piiriin kuuluvathankinnat

Kilpailutuksesta seuraavat kilpailutusasiakirjat ( jotka liitettäänmaksatushakemukseen) :

• Kopio HILMA-ilmoituksesta• Tarjouspyyntö• Tarjousten avauspöytäkirja• Tarjousten vertailut• Voittanut tarjous• Hankintapäätös• Hankintasopimus

• Maksuhakemukseen liitetään myös lomake ”Julkisenhankintalain piiriin kuuluvat hankinnat” (täytetäänkumulatiivisesti)


Hankkeen kustannusmalli

• Hakija voi valita hankehakemuksessa milläkustannusmallilla haluaa hankkeen kustannuksettodentaa- Prosenttimääräinen korvaus (Flat rate 24 tai Flat rate 15)- Todelliset kustannukset

• ELY-keskus suosittaa että kustannusmalliksi valitaanpääsääntöisesti prosenttimääräinen korvaus

• Prosenttimääräisessä kustannusmallissa kustannuksetjaetaan välittömiin ja välillisiin kustannuksiin


Välilliset ja välittömät kustannukset

• Välittömät kustannukset korvataan ja ne tulee todentaamaksetuiksi, kirjataan kirjanpitoon

• Välilliset kustannukset korvataan tukipäätöksessä ilmoitetunprosentin mukaisesti hankkeen hyväksyttävistäpalkkakustannuksista (Flat rate 24 %. Flat rate 15 %)

• Välillisiä kustannuksia ei saa kirjata maksuhakemuksenliitteenä toimitettavalle pääkirjalle eikä niistä toimitetatositteita

• Laskennallisia kustannuksia ei voida hyväksyä hankkeissa,jotka eivät sisällä palkkakustannuksia

• Päätös välillisten kustannusten hyväksymisestälaskennallisina tehdään hankkeen koko toteuttamisajaksi jase koskee hankkeen kaikkia toteuttajia


Välilliset kustannukset

• Prosenttimääräisinä korvattaviin välillisiin kustannuksiinsisältyvät toimistokustannukset, hankehenkilöstönmatkakustannukset, hankehenkilöstönosallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin,hankehenkilöstön työterveyskustannukset,hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista jakoneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset jatarjoilukustannukset sekä hankkeen ohjausryhmänkustannukset. (Flat rate 24 %)

• hankkeessa, jossa on erityisen korkeat matkakulut,prosenttimääräisinä korvattaviin välillisiin kustannuksiineivät kuitenkaan sisälly hankehenkilöstönmatkakustannukset. (Flat rate 15%)


Flat rate 24 %Välittömät

PalkkakustannuksetPalkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeentoteutuksesta

Palkkiot

VuokratUlkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus tai info-tilaisuuteenOstopalvelutAsiantuntijapalvelut, kouluttajat, ulkopuolisilta ostetuthankinnatMuut välittömät kustannuksetMuut matkakulut kuin hankehenkilöstön matkakulut,viestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet,lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet,esim. kynät, karkit)

VälillisetHankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista jakoneista ja laitteista aiheutuvat kustannuksetToimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat,puhelinkulut ja puhelimetHankehenkilöstön toimistokustannuksetToimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti,tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarvike- jakalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimistonvakuutuksetHankehenkilöstön matkakustannuksetVain hankehenkilöstön kotimaan- jaulkomaanmatkakustannukset ml. päivärahat jamajoituskulutHankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiinja seminaareihin

Hankehenkilöstön työterveyskustannukset

TarjoilukustannuksetKaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilut

Ohjausryhmän kustannuksetSis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmä palkkiot,ohjausryhmän tarjoilut


Flat rate 15 %Välittömät

PalkkakustannuksetPalkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeenPalkkiotMatkakustannuksetHankkeen kaikki kotimaan- jaulkomaanmatkakustannukset ml. majoituskulut. Myöshankehenkilöstön matkakustannukset ml. päivärahatVuokratUlkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus tai info-tilaisuuteenOstopalvelutAsiantuntijapalvelut, kouluttajat, ulkopuolisilta ostetuthankinnatMuut välittömät kustannuksetviestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet,lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet,esim. kynät, karkit)

Välilliset

Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista jakoneista ja laitteista aiheutuvat kustannuksetToimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat,puhelinkulut ja puhelimetToimistokustannuksetToimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti,tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarke- jakalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimistonvakuutuksetHankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiinja seminaareihinVain hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin jaseminaareihinHankehenkilöstön työterveyskustannukset

TarjoilukustannuksetKaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilutOhjausryhmän kustannuksetSis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmä palkkiot,ohjausryhmän tarjoilut


Matkakustannukset

• Matkakustannukset hyväksytään valtionmatkustussäännön mukaisesti

• Ulkomaanmatkat mainittava ja perusteltavahankesuunnitelmassa ja matkat hyväksytäänhankepäätöksessä- Pääsääntöisesti ELY-keskus ei tee erillisiä

ulkomaanmatkojen hyväksymisiä


ALV käsittely

• Tukea ei myönnetä arvonlisäveroon, joka ei jää hakijanlopulliseksi kustannukseksi

• Jos hakija on liiketoiminnasta ALV velvollinen ja haluaakuitenkin sisällyttää arvonlinäveron hankkeenkustannuksiin tulee olla selvitys (pääsääntöisestiverottajan ohjaus) että kustannuksesta ei ole mahdollistasaada arvonlisäveron palautusta


Ohjausryhmä

Ohjausryhmä on asetettava valtakunnallista ja alueidenvälistä toimintaa koskevaa hanketta varten sekä sellaistalaaja-alaista hanketta varten, jonka hyväksyttävätkustannukset ovat vähintään 300 000 euroa ja johonmyönnetään tukea 100 prosenttia. Ohjausryhmä voidaanasettaa muuta hanketta varten, jos:• 1) hankkeen hyväksytty kustannusarvio on vähintään 50

000 euroa; ja• 2) hankkeella on laajoja vaikutuksia yritystoimintaan,

alueen elinkeinonharjoittajien toimintaedellytyksiin taialueelliseen hyvinvointiin.

• Painavasta syystä ohjausryhmä voidaan asettaa myöshankkeelle, jonka hyväksyttävät kustannukset ovatvähemmän kuin 50 000 euroa.


Ohjausryhmän tehtävät

• Ohjausryhmän on:• 3) kokoonnuttava vähintään kerran vuodessa

seuraamaan hankkeen toteutumista;• 4) käsiteltävä asiat, jotka koskevat hankkeen

toteutumista hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti;• 5) toimitettava ohjausryhmän kokouksen pöytäkirja

tiedoksi ELY-keskukselle• 6) annettava lausunto hankkeen toteutuksesta ja

loppuraportista ELY-keskukselle


Hankkeen muu rahoitus

• Hankkeen toteuttaja laskuttaa hankkeen muilta rahoittajilta heidänrahoitusosuutensa

• On helpointa että rahoituksen laskuttaa aina päätoteuttaja, eituensiirronsaajat

• Jos hankkeessa on hakijan omaa rahoitusta sitä ei tarvitsekirjanpitoon todentaa

• Rahoitusta voi kerätä osallistumismaksuilla koulutuksiin, matkoille,tilaisuuksiin sponsoreilla


Ennakot

Tukea voidaan maksaa ennakkona yksityisoikeudelliselleyleishyödylliselle yhteisölle, jos:• 1) hakijalla ei ole merkittäviä omia tuloja tai hankkeen

väliaikaisrahoitukseen käytettävissä olevaa varallisuutta;• 2) vaara hankkeen toteutumatta jäämisestä on vähäinen; ja• 3) ennakon maksaminen ei vaikeuta tuen käytön

tarkoituksenmukaista valvontaa.• Tuesta voidaan maksaa ennakkona enintään 20 prosenttia

myönnetyn tuen määrästä. Ennakko on kuitenkin enintään 100000 euroa. Ennakon määrässä on otettava huomioonhankkeen kesto ja laajuus sekä hankkeen toteuttamisenajoitus. Ennakon maksamiseksi voidaan edellyttää vakuudenasettamista. Tukea voidaan maksaa ennakkona vain kerranhankkeen aikana.


Tiedotus

• Tuensaajan viestintäohjeet

• Hankehakemus vaiheessa hankkeelle tulee tehdätiedotussuunnitelma, josta näkyy kenelle, miten ja missävaiheessa hankkeesta tiedotetaan

• Hakijalla on vastuu siitä että tieto hankkeesta, sentoiminnasta ja tuloksista tavoittaa kohderyhmän


https://www.maaseutu.fi/fi/maaseutuohjelma/viestinta/viestintaohjeita/Sivut/default.aspx

Hankkeen raportointi

• Muutos edelliseen ohjelmakauteen: Enää ei tarvitsetoimittaa vuosiraporttia, tämä korvataan antamallaselvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelmantoteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta.

• Tähän ei ole vielä lomakepohjaa, mutta voi käyttääsoveltuvin osin loppuraportin mallia

• Loppuraportti toimitetaan loppumaksun yhteydessämaksuhakemuksen liitteenä. Loppumaksua eihyväksytä ennen kuin rahoittaja on hyväksynytloppuraportin.


• Loppuraportti pitää sisältää ainakin seuraavat tiedot:1. Toteuttajan nimi2. Hankkeen nimi ja hanketunnus3. Yhteenveto hankkeista4. Raportti

4.1 Hankkeen tavoitteeta. ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke onb. hankkeen tavoitteet

4.2 Toteutusa. toimenpiteetb. aikatauluc. resurssitd. toteutuksen organisaatioe. kustannukset ja rahoitusf. raportointi ja seurantag. toteutusoletukset ja riskit

4.3 Yhteistyökumppanit4.4 Tulokset ja vaikutukset

5. Esitykset jatkotoimenpiteiksi6. Allekirjoittajat ja päiväys


Seurantatiedot (määrälliset tavoitteet)

• Seurantatiedot tallennetaan sähköiseen hyrrä-asiointipalveluuntammikuun loppuun mennessä raportointijakson osalta.Raportointijakso on yleensä kalenterivuosi. Alle vuodenkestävissä hankkeissa viimeistään loppumaksun yhteydessä

• Pääsääntöisesti ensimmäisen kerran seurantatietoja ilmoitetaanvuoden 2017 tammikuussa


maaseuturahaston hankekoulutus 14.1.2016

Government & Nonprofit