machtiging vervanging oss
DESCRIPTION
Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.TRANSCRIPT
Machtiging vervanging Oss
Hoe ging de provincie Noord-Brabant
daar mee om?
Ingmar Koch
11 november 2008
I.K.
KochIngmar
Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
www.brabant.nl/archiefinspectie
Onderwerpen
Aanpak beoordeling Oss
Bijzondere aandachtspunten
Hoe nu verder?
Aanpak beoordeling Oss
Eerste indruk
- Breder dan alleen vervanging
- Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten
- Structuur ≠ structuur Beleidsregel
- Mag, maar lastig voor PAI
Inhoudelijke beoordeling
Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting
Beoordeling Handboek (1)
• Inhoud, structuur en vorm
– Zeer beknopt
• Tijdstip en taak
– Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)
• Samenhang met andere archiefbescheiden
– Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven
Beoordeling Handboek (2)
• Waarde voor cultureel erfgoed
– Inherent aan de waardering in selectielijst
• Belang van de informatie
– Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?
Beoordeling Handboek (3)
• Selectieproces
– Archiefstukken
– Kleur
• Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn.
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
Beoordeling Handboek (4)
• Registratieprocedure
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid
– Volledigheid
– Leesbaarheid
– Terugvindbaarheid
Beoordeling Handboek (5)
• Vernietigingsprocedure
–Vernietigingstermijn onduidelijk:
“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”
Beoordeling Handboek (6)
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
– Niet vermeld
Vervolg
- Bespreking commentaar
- Oss, archiefdienst, PAI
- Fysiek controleren werkwijze
- Oss, PAI
- Aangepaste versie: april 2008
- Positief advies archivaris, met kanttekeningen
- Machtigingsaanvraag 11 april 2008
Machtiging: 19 mei 2008
• Nogmaals fysieke controle
• Kanttekeningen
– Kleur vs zwart-wit
– Terminologie
Bijzondere aandachtspunten
Controles
Formuleringen
Bewaaromstandigheden
Juistheid
Terugvind-baarheid
Lees-baarheid
Volledigheid
Controles
Volledigheid
Leesbaarheid
Terugvindbaarheid
Juistheid
Controlesystematiek
Controlesystematiek
• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden
Precies en helder formuleren
• Vernietiging:
– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”
– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”
Precies en helder formuleren
• Volledigheid / taak:
– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”
Precies en helder formuleren
• Correcties:
– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”
Bewaaromstandigheden
• Eisen uit de Archiefwet
• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie
Hoe nu verder?
Wat als het Handboek moet wijzigen?
Nieuwe aanvragen?
Wijzigen Beleidsregel?
Afbeelding: Sclera Picto's
www.slideshare.net/ingmario